CLASIFICACION DE LOS EVENTOS Existen muchas maneras de clasificar los eventos, por su tamao (micro, medio, grande o mega

evento); por su lugar de desarrollo (al aire libre, en espacios cerrados, en la ciudad, en el campo) o por su rea de competencia o temtica. Pueden ser: sociales, populares, religiosos, culturales, deportivos, entre otros y empresariales o corporativos FESTEJOS POPULARES Nacionales: caractersticos de cada provincia (festivales, fiestas, ferias, concursos, desfiles) Internacionales: idem pero de regiones de diferentes pases. EVENTOS EMPRESARIALES: Tienen el fin de lograr beneficios empresariales, imagen institucional, clientes, posicionamiento en el mercado, consumo de bienes y servicios: - Ferias - Congresos. - Exposiciones. - Seminarios. - Lanzamientos de productos. - Conferencias de Prensa. - Visita de Ejecutivos Extranjeros a la Empresa. - Inauguraciones. - Aniversarios de Empresa. - Desayunos de trabajo. - Almuerzos de Trabajo. - Cena de Trabajo. - Jornadas de Lluvia de Ideas (con un entorno y actividades que estimulen la creatividad) - Encuentros de negocios. - Fiesta de Logros de Objetivos. - Incentivos y Fidelizacin para Fuerzas de Ventas. - Eventos de integracin. - Eventos Recreativos. - Jornadas de Capacitacin. EVENTOS CULTURALES: - Festivales. - Actos Culturales. - Conmemoraciones. - Espectculos artsticos. - Muestras de arte - Inauguraciones de Centros Culturales. - Presentacin de un libro. - Presentacin de una Obras - Espectculos callejeros.

- Exposiciones. - Congresos - Ferias - Concursos. - Mesas de debate. EVENTOS RELIGIOSOS Caractersticos de cada religin: - Bautismo. - Comunin. - Casamiento. - Navidad. - Pascuas. - Retiros Religiosos. - Convivencias. - Estadas de descanso. - Cursillos religiosos. - Seminarios religiosos. - Campamentos religiosos. - Ceremonias religiosas (casamientos, bautismos, aniversarios) EVENTOS SOCIALES: - Nacimientos. - Cumpleaos. - Casamientos - Aniversarios. - Fiestas Benficas. - Desfiles. - Fiestas Temticas (Halloween, Tropical, Disfraces, entre otros) - Fiestas de Egresados. - Fiestas de Grupos de Pertenencia (Solos y Solas, Gays, Gordos, entre otros.) - Fiestas de despedida. - Eventos infantiles. - Despedidas de solteros. - Fiestas de Reencuentros. - Cumpleaos de 15. - Cumpleaos de 18. EVENTOS ESCOLARES: - Inicio del ciclo lectivo. - Cierre del ciclo lectivo. - Fiestas Patrias. - Torneos y Encuentros Deportivos. - Festivales. - Ferias. - Fiestas para recaudar fondos para viaje de egresados. - Reunin de ex-alumnos. - Aniversario de la Institucin - Fiesta de Graduacin.

EVENTOS POLITICOS: - Lanzamiento de Campaa. - Nombramiento de Funcionarios - Debates. - Congresos. - Cierre de campaa. - Reuniones de trabajo. - Desayuno, almuerzos y cenas proselitistas. - Inauguraciones. - Firmas de Acuerdo. - Actos Conmemorativos. - Viajes polticos. - Recepciones diplomticas. - Distinciones. - Entrega de premios, diplomas. - Homenajes y Reconocimientos. - Conferencias de prensa. EVENTOS DEPORTIVOS: - Torneos. - Competencias. - Olimpadas. - Intercolegiales. - Campeonatos nter empresarios. - Mundiales. A continuacin expongo una clasificacin de eventos para organizaciones y entidades: 1. Eventos promocionales (presentaciones de nuevos productos o servicios o proyectos, inauguraciones de nuevas instalaciones, aniversarios para conmemorar la fecha en que se cre la organizacin, exposiciones histricas, o de productos en ferias y salones de corte profesional e industrial) 2. Eventos informativos (ruedas de prensa, ...) 3. Eventos de intercambio de experiencias 3.1. Congresos 3.2. Jornadas 3.3. Encuentros 3.4. Simposio 4. Eventos formativos-didcticos 4.1. Seminarios 4.2. Conferencias 4.3. Mesas redondas 4.4. Foro/Coloquio 4.5. Charlas 5. Eventos de refuerzo de relaciones sociales 5.1. Ccteles y recepciones 6. Eventos de relaciones internas (los reconocimientos, las reuniones internas, generales o especficas)

7. Eventos de relaciones externas (reuniones para negociacin, jornadas de puertas abiertas/visitas organizadas, la comisin, ...) Pero para realizar todas estas reuniones de colectivos de organizaciones y entidades hay que llevar a cabo un plan, que se subdivide en varias partes a lo largo del tiempo: 1. Fase preparatoria o prerreunin 1.1. Anlisis previo 1.2. Planificacin. 2. Fase de la celebracin 3. Fase de posreunin AGENTES QUE INTERVIENEN EN UN EVENTO 1. ORGANIZADORES Son las personas que se encargan de la organizacin, son los directos responsables de la ejecucin del evento y dependiendo de la magnitud del mismo, se constituyen comits para alcanzar el xito deseado. 2. CONFERENCISTAS Quienes tienen a su cargo la parte tcnica o acadmica 3. PARTICIPANTES O INVITADOS Quienes asisten como receptores y a quienes van dirigidos todos los esfuerzos.

VARIABLES QUE INTERVIENEN AL MOMENTO DE PLANEAR UN EVENTO Planificacin de eventos Toda planeacin de un evento debe considerar los siguientes aspectos: 1. Definir los objetivos Del fin que se persiga con la realizacin del mismo, depende la fase de preparacin. Por eso es indispensable definir sus objetivos generales y especficos. 2. Programacin acadmica y social Una vez establecidos los objetivos se entra a definir un programa acadmico con el cual se pueda alcanzar el propsito del mismo. Como parte integral de todo evento es necesario definir tambin las posibles actividades culturales y sociales que se realizarn, con el fin de elaborar un cronograma. 3. Duracin La programacin acadmica y las actividades culturales, son la base para determinar el tiempo que se requiere para realizar el evento y una fecha aproximada de realizacin, la cual no debe ser inferior a seis meses para eventos nacionales. En ocasiones, se definen los objetivos y se establece de

una vez la duracin del evento, tiempo dentro del cual se deben enmarcar las actividades acadmicas, culturales y sociales. 4. Nmero de asistentes Para seleccionar el sitio del evento es necesario hacer un anlisis objetivo de los posibles asistentes. Aun cuando estos eventos generalmente son abiertos, habr que fijar un tope mximo de participantes. Presupuesto general de un evento El costo total del evento y el valor de la inscripcin se determinan con base en los presupuestos elaborados por los distintos comits, a los cuales se les asignar stas y otras funciones a cumplir durante la realizacin del evento. El nmero de comits y sus integrantes depender de la magnitud del evento y de la disponibilidad de los recursos que la organizacin pueda dedicar para este fin. Las siguientes son las actividades mnimas que deben considerarse, para definir los costos del evento y los comits que deben conformarse: Salones de conferencia. Actos sociales. Material impreso. Transporte terrestre y areo para desplazamiento de los participantes en las ocasiones determinadas en el programa. Invitados especiales. Se refiere a los conferencistas que asistirn al evento, para los cuales deben prever tiquetes, alojamiento, transporte individual, honorarios y obsequios. Alquiler de recursos fsicos como sonido, fax entre otros. Una vez conocidos los costos anteriores, se puede tener una aproximacin objetiva al valor total del evento. Se debe prever adems una partida adicional para imprevistos y gastos varios, de disponibilidad inmediata. Definida la viabilidad del evento, se acuerda la fecha definitiva de realizacin. Organizacin del evento En primera instancia debe haber un coordinador general del evento con autonoma para autorizar gastos y un comit organizador conformado por cada uno de los responsables de los comits definidos, quienes conjuntamente asignarn funciones y elaborarn el plan general de trabajo, como mnimo con cuatro meses de anticipacin, el cual servir de base para el plan individual de cada comit. Comit de administracin Tiene a su cargo la parte financiera del evento (movimiento de cuentas, pagaos, facturas, recaudos por inscripcin) y el apoyo logstico en general, el cual incluye sitios para los actos de instalacin y clausura, sitios de reuniones, recursos fsicos: mesa principal, micrfonos, sonido, fax, computadores, mquinas de escribir, fotocopiadoras, mesas, sillas, casetes, atril, papelgrafos, medios audiovisuales y elementos de oficina entre otros.

Comit acadmico Se encargar de hacer los contactos con los conferencistas, ponentes, participantes en mesas redondas y de coordinar la recepcin de las ponencias, conferencias, discursos y conclusiones, las cuales harn parte de las memorias del evento. Deber acordar con el subcomit de Recepcin y Alojamiento, los detalles del desplazamiento y permanencia de los conferencistas. Comit de relaciones pblicas Aun cuando el xito del evento depende del buen funcionamiento de todos los comits, ste es quizs el de mayor incidencia para una imagen positiva del evento, puesto que tiene a su cargo las actividades de promocin, divulgacin y atencin directa a los participantes y es por esto que debe constituir internamente subcomits as: promocin y divulgacin Es el encargado de promover el evento, de enviar a sitios estratgicos y con la debida anticipacin los afiches del evento, previamente definidos tambin por este comit. As mismo debe hacer llegar a los posibles asistentes, segn anlisis realizado, folletos con toda la informacin, los cuales deben contener como mnimo los siguientes datos: fecha y sede del evento, objetivos, programa acadmico, programa social, expositores, tarifas de hoteles, solicitud, valor y direccin de la inscripcin, fecha mxima de confirmacin e integrantes del comit organizador. Esta promocin debe hacerse de manera escalonada y sostenida, por lo menos con cinco meses de anticipacin, hasta la realizacin del evento. Cuando sea necesario har los contactos con la radio, la prensa y la televisin, para su divulgacin por estos medios. Es el encargado tambin de elaborar y colocar pancartas de bienvenida en sitios estratgicos como aeropuerto, hoteles y salas de reunin y de la impresin del material necesario: programa definitivo, escarapelas, tarjetas de invitacin, carpetas, distintivos de salones, programas generales, planillas, talonarios de recibo, certificados del evento, plegables y en general toda la papelera que se considere debe ir impresa. Los siguientes son algunos de los formatos de mayor utilizacin. a. Inscripciones En este momento se recogen las primeras impresiones. Si el procedimiento es funcional y gil, se establece un sentimiento de confianza y si, por el contrario, los trmites son confusos y desordenados, los participantes se forman, de entrada, una imagen negativa y de descontento, lo que dificultar el desarrollo normal del evento. El sitio de la inscripcin debe estar ubicado en un lugar visible con suficiente espacio, de manera que pueda agrupar un buen nmero de asistentes. Segn

el tipo de evento y su magnitud, se deben ubicar tantos puestos de trabajo como los exija el mismo. La distribucin de estos puestos puede hacerse por delegaciones, por regiones o simplemente por grupos de letras en orden alfabtico. Hoy da la utilizacin del computador para esta actividad ha agilizado y organizado el proceso de inscripcin. b. Escarapelas y materiales La organizacin de esta seccin debe estar de acuerdo con la utilizada para las inscripciones puesto que los participantes ya se han familiarizado con ella. La escarapela debe contener el nombre completo del participante, procedencia y el cargo; se le debe entregar la carpeta con toda la informacin relativa al evento, entre otra: circular de bienvenida, carta de organizacin, copia de las conferencias, programacin acadmica y social, tarjetas de invitacin para las actividades sociales, gua turstica y gua de espectculos. Como constancia de entrega del material, debe dejar copia del recibo de inscripcin, el cual servir a su vez para la elaboracin del listado de participantes y de los respectivos certificados de asistencia. Para las personas que se hayan inscrito previamente enviando desprendibles y valor de la inscripcin, se debe tener un sitio independiente para la entrega de estos documentos. c. Recepcin, alojamiento e informacin Es el encargado de hacer las reservaciones hoteleras, a medida que van llegando las confirmaciones de los asistentes; es importante solicitar con anterioridad dicha confirmacin para no correr el riesgo de tener dificultades con alojamiento. Son tambin los integrantes de este comit quienes se encargan de la recepcin de los asistentes en el aeropuerto, si as los establece el reglamento del evento, ya que por tratarse de asistentes de otras regiones, confirmaron fecha y hora de llegada; adems, conoce los datos de alojamiento para coordinar con el subcomit de transporte las ubicaciones en los respectivos hoteles. Cuando los asistentes de otras regiones sea un nmero considerable, es aconsejable ubicar un puesto de informacin en el aeropuerto, para facilitar la labor de recepcin, adems de suministrar la primera informacin y brindarle la ayuda necesaria a los asistentes. Igualmente, en cada uno de los hoteles debe ubicarse permanentemente una persona de este subcomit, quien se encargar de agilizarlo concerniente a hospedaje y estar en condiciones de dar informacin particular sobre el evento, como programa general, horario de reuniones, expositores, alojamiento de todos los asistentes, cambios en el programa. Es la encargada de recibir el pasaje para la respectiva confirmacin del vuelo de regreso. d. Transporte

Es el responsable de coordinar la movilizacin de los asistentes, funcionarios y personal en general que forme parte del evento. Debe prever la contratacin de vehculos para transporte individual, para asuntos relacionados directamente con la organizacin y coordinacin del evento, y transporte colectivo para los asistentes, segn programacin definida. Adems de prever todo lo relacionado con el servicio de parqueaderos. e. Actos sociales Corresponde a este subcomit la coordinacin del programa social general del evento. Estos programas generalmente incluyen actos de instalacin y clausura, actos culturales, visitas a sitios tursticos, refrigerios. Los eventos sociales requieren el mximo de atencin y por eso para cada uno de ellos se debe elaborar el respectivo men, contratar la animacin segn el caso y mantenerse en contacto permanentemente con los dems subcomits. f. Protocolo Vela por la elaboracin anticipada de la lista de invitados especiales y por hacerles llegar la documentacin necesaria sobre el evento. Es el responsable de la organizacin de la mesa principal, la ubicacin de las personas y la colocacin de sus nombres, para cada uno de los eventos. Est pendiente de banderas, himnos y elementos decorativos y es el responsable adems de enviar las invitaciones a autoridades civiles y eclesisticas, y de velar por el orden de los oradores en la inauguracin y clausura del evento. Coordinar adems en envo de flores, a la habitacin del hotel, para las seoras de los invitados especiales y conferencistas y la consecucin de souvenirs para los asistentes. Secretara del evento Es el comit responsable de la recoleccin, elaboracin de originales, correccin, impresin, armada, distribucin y archivo de la totalidad de las ponencias, conferencias, discursos y conclusiones del evento. Debe recopilar, clasificar y conservar todo documento que produzca el evento para la elaboracin de las memorias. Atiende adems el eventual diligenciamiento, envo, recibo y tramitacin de correspondencia de los asistentes al evento, as como la recepcin y realizacin de llamadas de los participantes. Son funciones tambin elaborar circulares de promocin e invitacin al evento, actualizacin de listas y confrontacin de direcciones, elaborar fichas de inscripcin, cuadro de alojamiento, certificados de asistencia y dems trabajos mecanogrficos que surjan durante el evento. Colocar en la cartelera, que para tal fin se instale a la entrada del saln de conferencias, toda la informacin que aparece en los diarios sobre el evento, as como el programa del da y los cambios en la programacin. Segn la importancia, la magnitud del evento y la disponibilidad de recursos

humanos, pueden existir otros comits como el de prensa, publicaciones, stand de exhibicin y servicios generales. Etapa post-evento El objetivo de esta fase es analizar los resultados obtenidos y elaborar un informe final sobre aspectos positivos y negativos relevantes a nivel de evaluacin y como pauta para futuros eventos. La manera ms objetiva de realizarlo es a travs de una reunin con todos los integrantes de los comits.