GUA DE CONVERSIN DE DATOS

SUBSISTEMA ADMINISTRACIN DE PERSONAL

INTRODUCCIN El Sistema de Recursos Humanos posee como una de sus caractersticas fundamentales una altsima flexibilidad y manejabilidad de la informacin. Para lograrlo el sistema se vale del uso de cdigos y parmetros qu, definidos por el usuario, permiten optimizar su uso. El presente documento es una gua que tiene por objeto: 1. 2. METODOLOGA A travs de esta gua el Usuario puede llegar a conocer todos y cada uno de los registros de informacin que el sistema gestiona. Para cada registro se indicar en detalle el tamao, el tipo de datos, la opcionalidad de estos, y para cada caso se proporcionarn ejemplos adecuados. La gua trata de ajustarse al funcionamiento lgico del sistema, esto es, a la secuencia que requiere el sistema que se ingresen los datos para trabajar. Por ejemplo, primero debe se codificar los Niveles acadmicos para luego utilizar estos datos en la definicin de Estudios realizados. As, la gua tiene dos partes principales: 1. Codificaciones Se presentan todos aquellos datos que son susceptibles de tener un cdigo y que a travs de ste se los reconozca en el sistema, por ejemplo Provincias 2. Registros de Informacin Se presentan todos aquellos datos que generalmente usan a los codificados. Estos pueden tener un cdigo y tienen adems datos informativos, por ejemplo una persona tiene un cdigo que es su Nmero de Cdula y tiene datos como Direccin, Fecha de Nacimiento, etc.. En general, se crea un registro por cada persona ingresada al sistema. El Usuario del sistema deber utilizar esta gua para llevar a cabo labores de recoleccin y depuracin de sus datos, si es necesario, buscando la informacin en los registro de su compaa. Nota Los ejemplos que aqu constan son nicamente ilustrativos. El Usuario sabr decidir dentro de las facilidades del sistema que cdigos son los ms indicados para su compaa. Facilitar la ubicacin de la informacin que requiere el sistema para su ptimo funcionamiento Proveer al usuario de los formatos de los datos

codificaciones
TIPOS DE CARGAS FAMILIARES Se refiere a los tipos de dependencias familiar , como: Hijos, Madre, etc. Y se registra s aplican a la distribucin de utilidades. Formato CDIGO: Descripcin: Utilidad: Ej.: MONEDAS Se refiere a las monedas que de alguna manera se har mencin en el sistema. Se provee la capacidad de registrar hasta tres cotizaciones con respecto a la moneda nacional, como: Sucre, Dlar, etc.. 001 Numrico Alfanumrico Alfabtico 03 posiciones 20 posiciones 01 posiciones (valores permitidos: S, N)

Hijo menor de edad S

Formato

CDIGO: Descripcin: Abreviacin: Cotizacin 1: Cotizacin 2: Cotizacin 3: Ej.: M02

Alfanumrico Alfanumrico Alfanumrico Numrico Numrico Numrico Peso colombiano

03 posiciones 30 posiciones 04 posiciones 08 con 02 posiciones decimales 08 con 02 posiciones decimales 08 con 02 posiciones decimales PESC 2.50 2.65 2.55

TIPOS DE IDENTIFICACIN Se refiere a los documentos que sirven de identificacin a las personas, como: Cdula de Identidad, Pasaporte, etc.. Formato CDIGO: Descripcin: Ej.: NACIONALIDAD Se refiere a las nacionalidades que pueden tener los empleados o prospectos de empleados, como: Ecuatoriana, Colombiana, etc.. Formato CDIGO: Descripcin: Ej.: NIVELES ACADMICOS Se refiere a los niveles educacionales por los que han pasado los empleados o prospectos, como: Primaria, Secundaria, etc.. Formato CDIGO: Descripcin: Ej.: ESTADO CIVIL Se refiere al estado civil en el que se encuentran los empleados o prospectos, como: Soltero, Casado, etc.. Formato CDIGO: Descripcin: Ej.: PROVINCIA Se refiere a las provincias de las que pueden provenir los empleados o prospectos, como: Pichincha, Guayas, etc.. Formato CDIGO: Descripcin: Ej.: TIPOS DE VIVIENDA Se refiere a los distintas tipos de residencia en los que habitan los empleados o prospectos, como: Propia, Arrendada, etc.. Formato CDIGO: Descripcin: Ej.: PROFESIONES Se refiere a las profesiones u oficios que pueden tener los empleados o prospectos, como: Ingeniero Civil, Carpintero, etc.. 003 Alfanumrico Alfanumrico Anticresis 03 posiciones 25 posiciones 17 Numrico Alfanumrico Pichincha 03 posiciones 25 posiciones 001 Numrico Alfanumrico Soltero 03 posiciones 25 posiciones 005 Numrico Alfanumrico Superior 03 posiciones 25 posiciones 593 Numrico Alfanumrico Ecuatoriana 03 posiciones 25 posiciones 001 Numrico Alfanumrico Cdula de Identidad 03 posiciones 25 posiciones

Formato

CDIGO: Descripcin: Ej.: 201

Alfanumrico Alfanumrico Ingeniero Qumico

03 posiciones 25 posiciones

TIPOS DE INCIDENCIAS Se refiere a los tipos de novedades en las que pueden incurrir los empleados, como: Positiva, Indisciplina, etc.. Formato CDIGO: Descripcin: Ej.: 003 Alfanumrico Alfanumrico Positiva Mandatoria 03 posiciones 25 posiciones

ANEXOS

registros de informacin
Bsicamente, se sigue un orden de acuerdo a la presentacin de las funciones en el sistema. Aqu un par de definiciones tiles. Un CAMPO es la unidad ms pequea de informacin que maneja el sistema, un campo puede ser el nmero telefnico. Un REGISTRO es el conjunto de campos, por ejemplo el nmero de cdulas, los nombres y apellidos, la direccin, etc. constituyen un registro de informacin que representa a un individuo con todas sus caractersticas. En cada uno de los registros, que se presentan a continuacin, se proporciona informacin similar al caso de Codificaciones, ms referencias que indican si el dato que se registrar en el campo fue previamente codificada. DATOS DE IDENTIFICACIN Se refiere a los datos personales de cada individuo que es registrado en el sistema. Se utiliza informacin previamente codificada. Campos IDENTIFICACIN: Alfanumrico 13 posiciones Tipo: Numrico 03 posiciones (ver Tipo de Identificacin) Apellidos: Alfanumrico 30 posiciones Nombres: Alfanumrico 30 posiciones Sexo: Valores permitidos: Femenino, Masculino Nacimiento Fecha: Numrico 08 posiciones (formato DD/MM/AAAA) Provincia: Numrico 03 posiciones (ver Provincia) Ciudad: Alfanumrico 15 posiciones Nacionalidad: Numrico 03 posiciones (ver Nacionalidad) Estado Civil: Numrico 03 posiciones (ver Estado Civil) Direccin Domiciliaria Ciudad: Alfanumrico 15 posiciones Direccin: Alfanumrico 40 posiciones Telfonos: Alfanumrico 16 posiciones Tipo de Vivienda: Numrico 03 posiciones (ver Tipo de Vivienda) Otros Datos No. Afiliacin de Seguro Social: Alfanumrico 10 posiciones No. Certificado de Votacin: Alfanumrico 10 posiciones Nivel Acadmico Actual: Numrico 03 posiciones (ver Niveles Acadmicos) Profesin/Oficio: Numrico 03 posiciones (ver Profesiones) Ej.: IDENTIFICACIN: 170104254-7 Tipo: 001 Apellidos: Gonzlez Mendoza Nombres: Juan Fernando Sexo: Masculino Nacimiento Fecha: 28/05/1994 Provincia: 17 Ciudad: Quito Nacionalidad: 593 Estado Civil: 001 Direccin Domiciliaria Ciudad: Quito Direccin: Av. Naciones Unidas 1111y Av. Amazonas Telfonos: 582698 596325 Tipo de Vivienda: 003 Otros Datos No. Afiliacin de Seguro Social: 95-5689-22 No. Certificado de Votacin: 235678988 Nivel Acadmico Actual: 005 Profesin/Oficio: 201 MDICOS

ANEXOS

Se refiere a los datos de antecedentes mdicos de cada individuo registrado en el sistema. Campos Tipo de Sangre: Alfanumrico 03 posiciones E STATURA (Mts.): Numrico 05 con 02 posiciones decimales P ESO (Kg.): Numrico 05 con 02 posiciones decimales A LERGIAS: Alfanumrico Formato libre hasta 4000 posiciones E NFERMEDADES: Alfanumrico Formato libre hasta 4000 posiciones V ACUNAS: Alfanumrico Formato libre hasta 4000 posiciones Observaciones: Alfanumrico Formato libre hasta 4000 posiciones Ej.: Tipo de Sangre: A+ E STATURA (Mts.): 1.75 P ESO (Kg.): 75.3 A LERGIAS: E NFERMEDADES: VACUNAS: O BSERVACIONES: CARGAS FAMILIARES Se refiere a los datos de personas que tienen dependencia con los individuos que estn registrados en el sistema. La fecha de inicio es aquella en la cual empieza el dependiente a ser considerado como tal, esto es, para un nio ser la fecha de nacimiento, y para una esposa que no trabaja ser la fecha de matrimonio, etc.. Se utiliza informacin previamente codificada. Campos Tipo: Apellidos y Nombres: Sexo: Fecha de Inicio: Nivel Acadmico Actual: Ej.: Tipo: Apellidos y Nombres: Sexo: Fecha de Inicio: Nivel Acadmico Actual: Numrico 03 posiciones (ver Tipos de Cargas Familiares) Alfanumrico 30 posiciones Valores permitidos: Femenino, Masculino Numrico 08 posiciones (formato DD/MM/AAAA) Numrico 03 posiciones (ver Niveles Acadmicos)

A productos qumicos que contienen Sulfato ferroso Ninguna Tod as en edad escolar, ms la anti- D ifteria Existen certificados en el archivo

ESTUDIOS

001 Gonzlez Garca Jos Luis Masculino 15/10/1991 999

Se refiere a los datos de estudios realizados por los individuos que estn registrados en el sistema. Se utiliza informacin previamente codificada. Campos DESDE: Hasta: Nivel Acadmico: Entidad Educativa: Especializacin/Ttulo: Observaciones: Ej.: DESDE: Hasta: Nivel Acadmico: Entidad Educativa: Especializacin/Ttulo: Observaciones: EXPERIENCIA Se refiere a la experiencia profesional adquirida por los individuos que estn registrados en el sistema. Se utiliza informacin previamente codificada. Campos FECHA DESDE: Fecha Hasta: Empresa: Cargo: ltimo ingreso: Cdigo de Moneda: Observaciones: Numrico Numrico Alfanumrico Alfanumrico Numrico Numrico Alfanumrico 08 posiciones (formato DD/MM/AAAA) 08 posiciones (formato DD/MM/AAAA) 30 posiciones 45 posiciones 10 posiciones 03 posiciones (ver Monedas) 40 posiciones Numrico 06 posiciones (formato AAAA/MM) Numrico 06 posiciones (formato AAAA/MM) Numrico 03 posiciones (ver Niveles Acadmicos) Alfanumrico 40 posiciones Alfanumrico 50 posiciones Alfanumrico 40 posiciones 1985/10 1993/07 005 Escuela Politcnica Nacional Facultad de Ingeniera Civil Ingeniero Civil Especializacin Hidrulica Ninguna

ANEXOS

Ej.: FECHA DESDE: Fecha Hasta: Empresa: Cargo: ltimo ingreso: Cdigo de Moneda: Observaciones: CURSOS

02/05/1989 02/06/1993 Electrnica latinoamericana C. A. Inspector de Instalaciones 100.000 001 Ninguna

Se refiere a los datos de cursos y seminarios a los que han asistido los individuos que estn registrados en el sistema. Campos FECHA DEL CURSO: Descripcin: Institucin: Duracin (Hrs.): Costo (moneda nal.): Observaciones: Ej.: FECHA DEL CURSO: Descripcin: Institucin: Duracin: Costo: Observaciones: HABILIDADES Se refiere a las habilidades y destrezas excepcionales que posean los individuo registrados en el sistema. Campos Habilidades/Conocimientos Generales: Ej.: Habilidades/Conocimientos Generales: REFERENCIAS PERSONALES Se refiere a aquellas personas que pueden avalizar la informacin proporcionada por los individuos que estn registrados en el sistema. Campos NOMBRES: Telfonos: Empresa: Cargo: Observaciones: Ej.: NOMBRES: Telfonos: Empresa: Cargo: Observaciones: CNYUGE Se refiere a los datos personales del cnyuge del individuo que es registrado en el sistema. Se utiliza informacin previamente codificada. Campos IDENTIFICACIN: Tipo: Apellidos y Nombres: Fecha de Nacimiento: Fecha de Matrimonio: Nivel Acadmico Actual: No. Afiliacin de Seguro Social: Si el cnyuge trabaja: Alfanumrico Numrico Alfanumrico Numrico Numrico Numrico Alfanumrico 13 posiciones 03 posiciones (ver Tipo de Identificacin) 30 posiciones 08 posiciones (formato DD/MM/AAAA) 08 posiciones (formato DD/MM/AAAA) 03 posiciones (ver Niveles Acadmicos) 10 posiciones Alfanumrico Alfanumrico Alfanumrico Alfanumrico Alfanumrico 35 posiciones 20 posiciones 30 posiciones 30 posiciones 40 posiciones Alfanumrico Formato libre hasta 4000 posiciones Numrico Alfanumrico Alfanumrico Numrico Numrico Alfanumrico 08 posiciones (formato DD/MM/AAAA) 40 posiciones 20 posiciones 04 posiciones 06 posiciones 40 posiciones

18/10/1992 Contabilidad Avanzada Colegio de Contadores Pblicos 20 60.000 Aprobado con honores

Manejo de computadoras personales. Miembro de la Cruz Roja.

Castellanos Romero Joaqun 600123 523001 Qumica Internacional Ca. Ltda. Jefe de Personal Muy buena referencia

ANEXOS

Empresa: Telfonos: Fecha de Ingreso: Cargo: Direccin trabajo: Observaciones: Ej.: IDENTIFICACIN: Tipo: Apellidos y Nombres: Fecha de Nacimiento: Fecha de Matrimonio: Nivel Acadmico Actual: No. Afiliacin de Seguro Social: Si el cnyuge trabaja: Empresa: Telfonos: Fecha de Ingreso: Cargo: Direccin trabajo: Observaciones: INCIDENCIAS

Alfanumrico Alfanumrico Numrico Alfanumrico Alfanumrico Numrico

30 posiciones 06 posiciones 08 posiciones (formato DD/MM/AAAA) 45 posiciones 40 posiciones 50 posiciones

170906002-4 001 Prez Salvador Mara Mercedes 30/12/1980 30/09/1993 005 1234569870 Qumicos del Sur S. A. 562051 04/08/1990 Contadora Av. Los lamos 987 Segundo trabajo en 4 aos

Se refiere a las novedades generadas como consecuencia de las acciones que realiza una persona en su trabajo diario. Se utiliza informacin previamente codificada. Campos FECHA: Tipo: Descripcin: Ej.: FECHA: Tipo: Descripcin: Numrico Alfanumrico Alfanumrico 08 posiciones (formato DD/MM/AAAA) 03 posiciones (ver Incidencias) 40 posiciones

01/12/1994 003 Cumplimiento de Contratos con Buenos Clientes C. A.

ANEXOS

GUA DE CONVERSIN DE DATOS

SUBSISTEMA CONTRATACIN
INTRODUCCIN El Sistema de Recursos Humanos posee como una de sus caractersticas fundamentales una altsima flexibilidad y manejabilidad de la informacin. Para lograrlo el sistema se vale del uso de cdigos y parmetros qu, definidos por el usuario, permiten optimizar su uso. El presente documento es una gua que tiene por objeto: 1. 2. METODOLOGA A travs de esta gua el Usuario puede llegar a conocer todos y cada uno de los registros de informacin que el sistema gestiona. Para cada registro se indicar en detalle el tamao, el tipo de datos, y para cada caso se proporcionarn ejemplos adecuados. La gua trata de ajustarse al funcionamiento lgico del sistema, esto es, a la secuencia que requiere el sistema que se ingresen los datos para trabajar. Por ejemplo, primero se deben codificar los Tipos de Relacin Laboral para luego utilizar estos datos en la definicin de una Contratacin. As, la gua tiene dos partes principales: 1. Codificaciones Se presentan todos aquellos datos que son susceptibles de tener un cdigo y que a travs de ste se los reconozca en el sistema, por ejemplo el cdigo 20010 identifica el puestos de trabajo Supervisor de Planta. 2. Registros de Informacin Se presentan todos aquellos datos que generalmente usan a los codificados. Estos pueden tener un cdigo y tienen adems datos informativos, por ejemplo una compaa tiene un cdigo y tiene datos como Direccin, Representante legal, etc.. En general, se crea un registro por cada compaa que es ingresada al sistema. El Usuario del sistema deber utilizar esta gua para llevar a cabo labores de recoleccin y depuracin de sus datos, si es necesario, buscando la informacin en los registros de su compaa. Se adjuntan formularios como ayuda adicional. Nota Los ejemplos que aqu constan son nicamente ilustrativos. El Usuario sabr seleccionar, dentro de las facilidades del sistema, los cdigos ms indicados para su compaa. Facilitar la ubicacin de la informacin que requiere el sistema para su ptimo funcionamiento Proveer al usuario de los formatos de los datos

codificaciones
TIPOS DE RELACIN LABORAL Se refiere a los tipos de relaciones laborales que pueden mantener las compaas con sus empleados, como: Definitivo, Perodo de prueba, etc. Y la duracin de cada uno de ellos. Formato CDIGO: Alfanumrico 03 posiciones Descripcin: Alfanumrico 30 posiciones Meses de Duracin: Numrico 02 posiciones Terminacin Planificada: Valores permitidos: SI, NO Nmina Asociada: Alfanumrico 06 posiciones (Este cdigo se establecer cuando se codifiquen las diferentes nminas que maneja la compaa, en el Subsistema de Nmina) Ej.: DEF Contrato definitivo 0 Si NOM001

ANEXOS

PUESTOS DE TRABAJO Se refiere a los cargos disponibles en la compaas, Gerente General, Secretaria, Contador, etc.. Se pueden detallar las funciones por cada cargo. Formato CDIGO: Descripcin: Funciones Ej.: CAUSAS DE SALIDA Se refiere a los mecanismos por los cuales un empleado deja una compaa, como: Renuncia, Despido, etc.. Formato CDIGO: Descripcin: Ej.: 001 Numrico Alfanumrico 03 posiciones 30 posiciones 100000 Alfanumrico Alfanumrico Alfanumrico 06 posiciones 30 posiciones Formato libre hasta 4000 posiciones a. Presidir la Junta Directiva b. Llevar el control de . . .

Gerente General

Renuncia Voluntaria

MODELOS DE CONTRATOS DE TRABAJO Se refiere a los modelos de contratos de trabajo que maneja la compaa de acuerdo a las modalidades que sta mantenga, como: Contrato segn Cdigo de Trabajo, etc.. Formato CDIGO: Alfanumrico 04 posiciones Relacin laboral: Alfanumrico 03 posiciones (ver Tipos de Relacin laboral) Descripcin: Alfanumrico 40 posiciones Archivo texto Asociado: Alfanumrico 08 posiciones (El sistema asigna por omisin los caracteres del cdigo como nombre del archivo asociado) Ej.: C001 DEF Contrato Normal C001.TXT

Nota Se recomienda tener redactados los modelos de contratos que usa la compaa para transcribirlos en el Editor del sistema. MODELOS DE CERTIFICADOS DE TRABAJO Se refiere a las certificaciones que emite la compaa a pedido de sus empleados, como: Certificado de ingresos, de perodo de servicios, etc.. Formato CDIGO: Alfanumrico 04 posiciones Descripcin: Alfanumrico 40 posiciones Archivo texto Asociado: Alfanumrico 08 posiciones (El sistema asigna por omisin los caracteres del cdigo como nombre del archivo asociado) Ej.: C002 Certificado de Ingresos C002.TXT

NotaSe recomienda tener redactados los modelos de certificados que da la compaa para transcribirlos en el Editor del sistema. NIVELES ORGANIZACIONALES Se refiere a los niveles de jerarqua y de responsabilidad dentro de la compaa, como: Gerencia, Jefatura, Supervisin, etc.. Formato CDIGO: Descripcin detallada: Descripcin corta: Ej.: ESTRUCTURA DE NIVEL Se refiere a los componentes de cada nivel de la compaa, como: Gerencia de Ventas, Gerencia de Produccin, etc. dependientes del nivel Gerencia. Formato CDIGO: Numrico 03 posiciones 01 Numrico Alfanumrico Alfanumrico 02 posiciones 35 posiciones 15 posiciones PRE-EJE

Presidencia Ejecutiva

ANEXOS

Descripcin detallada: Descripcin corta: Nivel padre: Estructura padre: Ej.: 001

Alfanumrico Alfanumrico Numrico Numrico

35 posiciones 15 posiciones 02 posiciones (ver Niveles Organizacionales) 03 posiciones (ver Estructura de Nivel) GVENTAS 01 000

Gerencia de Ventas

NIVELES DE CENTROS DE COSTOS Se refiere a la estructura del cdigo de los C/C. El sistema maneja una codificacin de 8 (ocho) dgitos y un mximo de cuatro niveles, esto es, centro, subcentro, sub-subcentro y sub-sub-subcentro de costos. El usuario debe escoger cuantos dgitos corresponden a cada nivel de acuerdo a su compaa. Se ilustra lo indicado con un ejemplo: Niveles de Centro de Costos Nivel Dgitos 1 2 2 2 3 3 Cdigo 00000000 00000000 00000000

El ejemplo indica que en la compaa existen 4 niveles, dentro del cdigo total el nmero de dgitos y su posicin en el cdigo se indican en negrilla. CENTROS DE COSTOS Se refiere a la definicin propiamente dicha de los C/C (y el resto de subcentros que se hayan definido), como: Ingeniera, Administracin, etc.. Formato CDIGO: Descripcin detallada: Ej.: 28500000 Numrico Alfanumrico hasta 08 posiciones (ver Niveles de C/C) 35 posiciones

Gerencia de Ventas

Se proporciona un ejemplo adicional para una mejor ilustracin: Definicin de Niveles: Nivel 1 2 3 Nivel 1 Nivel 2 Nivel 3 Dgitos 3 2 3 Est. del cdigo 00000000 00000000 00000000 Nivel Anterior: Ninguno Nivel Anterior: Nivel Anterior 1 2

58900000 Ingeniera 58911000 Planificacin 58911321 Secretara

Significa que el C/C Ingeniera tiene el subc/C Planificacin, y este a su vez tiene el subc/C Secretara.

ANEXOS

ANEXOS

registros de informacin
Bsicamente, se sigue un orden de acuerdo a la presentacin de las funciones en el sistema. Aqu un par de definiciones tiles. Un CAMPO es la unidad ms pequea de informacin que maneja el sistema, un campo puede ser el nmero telefnico. Un REGISTRO es el conjunto de campos, por ejemplo el nmero de cdula, los nombres y apellidos, la direccin, etc. constituyen un registro de informacin que representa a un individuo con todas sus caractersticas. En cada uno de los registros, que se presentan a continuacin, se proporciona informacin similar al caso de Codificaciones, ms referencias que indican si el dato que se registrar en el campo fue previamente codificada. DATOS DE IDENTIFICACIN DE LA COMPAA Se refiere a los datos generales de cada compaa que es registrada en el sistema. Se utiliza informacin previamente codificada. Campos CDIGO: Alfanumrico 06 posiciones Nombre: Alfanumrico 30 posiciones Direccin: Alfanumrico 40 posiciones Provincia: Numrico 03 posiciones (ver Provincia en Administracin de Personal) Zona/Cantn: Alfanumrico 15 posiciones Ciudad: Alfanumrico 15 posiciones Casilla Postal: Alfanumrico 10 posiciones Telfonos: Alfanumrico 20 posiciones Fax: Alfanumrico 10 posiciones R.U.C.: Alfanumrico 10 posiciones Nmero Patronal: Alfanumrico 10 posiciones Patrono Nombre: Alfanumrico 30 posiciones Identificacin: Alfanumrico 13 posiciones Representante Legal Apellidos y Nombres: Alfanumrico 30 posiciones Identificacin : Alfanumrico 13 posiciones Cargo: Alfanumrico 30 posiciones Ej.: CDIGO: 000001 Nombre: MARKET Corp. Direccin: San Ignacio 346 y Caamao Provincia: 017 Zona/Cantn: Quito Distrito Metropolitano Ciudad: Quito Casilla Postal: 1234567890 Telfonos: 123456 789012 345678 Fax: 98765432 R.U.C.: 11223344556 Nmero Patronal: 999666333 Patrono Nombre: Pedro Lpez Identificacin: 170504095-4 Representante Legal Apellidos y Nombres: Juan Prez Identificacin : 190706321-5 Cargo: Gerente General INGRESO DE PERSONAL Se refiere a los datos que deben registrarse por cada individuo para que el sistema establezca la relacin laboral. Se utiliza informacin previamente codificada. Campos CDIGO: Numrico 06 posiciones Identificacin: Alfanumrico 13 posiciones de Personal) Puesto de trabajo Alfanumrico 05 posiciones Nivel Organizacional: Alfanumrico 02 posiciones Estructura Organiza.: Alfanumrico 03 posiciones Fecha Contratacin: Numrico 08 posiciones Relacin laboral: Alfanumrico 03 posiciones Si se define una relacin con tiempo definido (ver Datos de Identificacin en Administracin (ver Puesto de trabajo) (ver Niveles Organizacionales) (ver Estructura de Nivel) (formato DD/MM/AAAA) (ver Tipo de Relacin laboral)

ANEXOS

Fin de Contrato: Numrico 08 posiciones (formato DD/MM/AAAA) Modelo de Contrato: Alfanumrico 04 posiciones (ver Modelos de Contratos) Remuneracin: Numrico 08 posiciones Cdigo de Moneda: Alfanumrico 03 posiciones (ver Monedas) Das dispon. vacacin: Numrico 02 posiciones Parmetros Forma de Pago: Valores posibles: Transferencia, Cheque, Efectivo Derecho vacaciones: Valores posibles: Si, No Gana Horas Extras: Valores posibles: Si, No Derecho a Utilidades: Valores posibles: Si, No Ej.: CDIGO: 000236 Identificacin: 170509001-6 Puesto de trabajo 20001 Nivel Organizacional: 02 Estructura Organiza.: 102 Fecha Contratacin: 01/11/1994 Relacin laboral: PR3 Fin de Contrato: 01/02/1995 Modelo de Contrato: C001 Remuneracin: 1230000 Cdigo de Moneda: SUC Das dispon. vacacin: 12 Parmetros Forma de Pago: Cheque Derecho vacaciones: Si Gana Horas Extras: No Derecho a Utilidades: Si CENTROS DE COSTOS ASIGNADOS Se refiere a los centros y/o subcentros a los cuales se distribuye el costo de los empleados. Campos CDIGO: Descripcin: % Reparticin: Numrico Alfanumrico Numrico 08 posiciones (ver Centros de Costos) 30 posiciones 05 con 02 posiciones decimales

Ej.: CDIGO: Descripcin: % Reparticin:

10010002 Divisin de Acabados 100

ANEXOS

GUA DE CONVERSIN DE DATOS

SUBSISTEMA NMINA
INTRODUCCIN El Sistema de Recursos Humanos posee como una de sus caractersticas fundamentales una altsima flexibilidad y manejabilidad de la informacin. Para lograrlo el sistema se vale del uso de cdigos y parmetros qu, definidos por el usuario, permiten optimizar su uso. El presente documento es una gua que tiene por objeto: 1. 2. METODOLOGA A travs de esta gua el Usuario puede llegar a conocer todos y cada uno de los registros de informacin que el sistema gestiona. Para cada registro se indicar en detalle el tamao, el tipo de datos, y para cada caso se proporcionarn ejemplos adecuados. La gua trata de ajustarse al funcionamiento lgico del sistema, esto es, a la secuencia que requiere el sistema que se ingresen los datos para trabajar. Por ejemplo, primero se deben codificar los Rubros para luego utilizar estos datos en la definicin de una Nmina. As, la gua tiene dos partes principales: 1. Codificaciones Se presentan todos aquellos datos que son susceptibles de tener un cdigo y que a travs de ste se los reconozca en el sistema, por ejemplo el cdigo DXIII identifica el Dcimo Tercer Sueldo. 2. Registros de Informacin Se presentan todos aquellos datos que generalmente usan a los codificados. Estos pueden tener un cdigo y tienen adems datos informativos, por ejemplo una nmina tiene un cdigo y tiene datos como una descripcin, un valor mnimo a liquidar, rubros asociados, etc.. En general, se crea un registro por cada nmina que es ingresada al sistema. El Usuario del sistema deber utilizar esta gua para llevar a cabo labores de recoleccin y depuracin de sus datos, si es necesario, buscando la informacin en los registros de su compaa. Se adjuntan formularios como ayuda adicional. Nota Los ejemplos que aqu constan son nicamente ilustrativos. El Usuario sabr seleccionar, dentro de las facilidades del sistema, los cdigos ms indicados para su compaa. Facilitar la ubicacin de la informacin que requiere el sistema para su ptimo funcionamiento Proveer al usuario de los formatos de los datos

codificaciones
CONSTANTES Se refiere a los valores que permancen sin variacin en el transcurso del tiempo, o que varan muy espordicamente, stas se usan en la liquidacin de una nmina, como: Jornada de trabajo del da, Das del mes, Lmite de compensacin del Costo de Vida, etc.. Formato CDIGO: Descripcin detallada: Descripcin corta: Valor: Ej.: BCOMP Alfanumrico Alfanumrico Alfanumrico Numrico 05 posiciones 40 posiciones 17 posiciones 07 ms 05 posiciones decimales Val.Bonif 600,000.00000

Bonificacin Complementaria

NOTA: Nomtrexmaneja tres constantes, llamadas del sistema. Esto quiere decir que el Usuario no puede editar sus valores. Los valores son tomados desde las definiciones que se realiza en el sistema.

ANEXOS

stas son Sueldo acordado, Jornada de trabajo del perodo, Jornada de trabajo del da y Mes del sistema. Sus codificaciones son $SUEC, $JTP, $JTD y $MESS, respectivamente. Las constantes del sistema no son creadas por el usuario y el sistema las usa para clculos en los procesos de nmina. Sueldo acordado se define en el proceso de contratacin, Las jornadas de trabajo se definen en nmina, y el mes del sistema se calcula a partir de la fecha del sistema. CONDICIONANTES Se refiere a ciertas condiciones que se aplican a los rubros con el fin de relacionarlos con determinados pagos, por ejemplo: si el rubro sueldo bsico interviene en los clculos de aportes al IESS, entonces ese rubro se lo relacionar con el condicionante que determina la intervencin en clculos de aportes al IESS, etc.. Formato CDIGO: Descripcin: Ej.: TIPOS DE RUBROS Se refiere al comportamiento que tienen los rubros en relacin a la forma como intervienen en la liquidacin de un nmina, por ejemplo existen rubros de clculo, de ingreso, de egreso, de provisin, etc.. Formato CDIGO: Descripcin: Ej.: RUBROS Se refiere a los conceptos de pago (y a las variables necesarias para el clculo) que intervienen en la liquidacin de una nmina, como: bonificacin complementaria, compensacin costo de vida, sueldo acordado, etc.. Formato CDIGO: Descripcin larga: Descripcin corta: Tipo de rubro: Cabeceras de impresin: Nivel de acceso: Ej.: CDIGO: Descripcin larga: Descripcin corta: Tipo de rubro: Cabeceras de impresin: Nivel de acceso: FRMULAS DEL RUBRO Se refiere a la frmula de clculo del rubro. Una caracterstica excepcional del sistema es contar con un procedimiento que permite escribir frmulas que se calculan en base a condiciones. Por ejemplo, el monto del rubro Dcimo Sexto Sueldo es equivalente a la octava parte del sueldo mensual, nadie puede percibir por este concepto menos de la doceava parte de dos salarios mnimos generales, los empleados o trabajadores que reciban sueldo o salario mayor a 8 salarios mnimos vitales generales percibirn la octava parte mensual de 8 salarios mnimos vitales generales. El sistema permite que, a travs de la combinacin de frmulas matemticas y de condiciones, se pueda calcular el monto del rubro. As, para el ejemplo tendramos: Constantes definidas: Cdigo Descripcin $SUEC Sueldo Acordado SMV Salario Mnimo Vital N8 Nmero ocho N12 Nmero doce N2 Nmero dos Rubro: DXVI Valor depende de cada empleado 75.000 8.0 12.0 2.0 Alfanumrico Alfanumrico Alfanumrico Alfanumrico Alfanumrico Numrico 05 posiciones 35 posiciones 17 posiciones 04 posiciones (ver Tipos de Rubros) 20 posiciones 01 posiciones INGR Alfanumrico Alfanumrico Ingreso 04 posiciones 30 posiciones IIR Alfanumrico Alfanumrico 03 posiciones 35 posiciones

Interviene en Impuesto a la Renta

IMPRE Impuesto a la Renta Imp.Renta Egre Impuesta a la renta 5

Dcimo Sexto Sueldo

El monto del rubro DXVI se determinar mediante la frmula de clculo:

ANEXOS

1. 2. 3. 4. 5. 6.

Si

$SUEC > (N8 * SMV) Entonces SMV Caso contrario Si ($SUEC / N8) < ((N2 * SMV) / N12) Entonces (N2 * SMV) / N12 Caso contrario $SUEC / N8

En lenguaje normal, se explica cada lnea de la frmula: 1. Si el Sueldo Acordado es mayor a 8 veces el salario mnimo vital 2. Entonces el monto del DXVI ser igual al salario mnimo vital 3. En el caso de que no se cumple la primera condicin 4. Si la octava parte del sueldo acordado es menor a la doceava parte de dos SMV 5. Entonces el monto del DXVI ser igual a la doceava parte de dos SMV 6. En el caso de que la segunda condicin no se cumpla el monto del DXVI ser igual a la octava parte del sueldo acordado. Formato Las frmulas se construyen a partir de los rubros, de acumulados y de las constantes definidas; y de operadores aritmticos (como suma), lgicos (como "y") y relacionales (como mayor que). Se pueden definir expresiones bastante complejas utilizando parntesis para agrupar los operandos. El sistema cuenta con un procedimiento estndar al cual se ajusta cualquier tipo de clculo, as: 1. 2. 3. 4. 5. 6. Si condicin_1 Entonces expresin_1 Caso contrario Si condicin_2 Entonces expresin_2 Caso contrario expresin_3

Las condiciones dan como resultado un valor lgico, verdadero o falso. Y usan los operadores relacionales y lgicos. Por ejemplo: SUEC <= SMV: Sueldo acordado es menor o igual al Salario Mnimo Vital, el resultado de la comparacin es verdadero o falso, necesariamente. Las expresiones dan como resultado un valor que es cargado en el rubro al cual pertenece la frmula. Por ejemplo: SUEC + SMV: El rubro que se calcula tendr el valor correspondiente a la suma del Sueldo acordado ms el Salario Mnimo Vital. A continuacin se presentan los operadores disponibles: Aritmticos: + Suma Resta * Multiplicacin / Divisin Relacionales: > Mayor que >= Mayor o igual que < Menor que <= Menor o igual que = Igual que <> Diferente Lgicos: # Y ! O Agrupacin: ( Parntesis derecho ) Parntesis izquierdo NMINAS Se refiere a la definicin de los procesos de liquidacin de los distintos tipos de haberes que perciben los empleados; y de los datos conexos como: si es especial o normal, el tipo moneda, el valor mnimo que se puede pagar a un empleado, etc.. Formato CDIGO: Alfanumrico 06 posiciones Descripcin: Alfanumrico 30 posiciones Tipo de nmina: Valores posibles: Normal, Especial, Final Si es nmina Especial: Perodo de clculo: Inicio: 04 posiciones (formato MM/DD) Fin: 04 posiciones (formato MM/DD) Valor Mnimo a Recibir: Numrico 08 posiciones ms 02 decimales Jornada de trabajo:

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Del Perodo: Del Da: Cd. moneda base: Tipo cotizacin: Factor redondeo:

Numrico 03 posiciones Numrico 02 posiciones Alfanumrico 03 posiciones (ver Monedas en Contratacin) Valores posibles: 1, 2, 3 Valores posibles: 0, 1, 2

Ej.: CDIGO: DXIII Descripcin: Dcimo Tercer Sueldo Tipo de nmina: Especial Si es nmina Especial: Perodo de clculo: Inicio: 12/01 Fin: 11/30 Valor Mnimo a Recibir: 100,000.00 Jornada de trabajo: Del Perodo: 365 Del Da: 8 Cd. moneda base: SUC Tipo cotizacin: 1 Factor redondeo: 0 MONEDAS Ver la Gua de Conversin De Datos del subsistema de Contratacin. BENEFICIARIOS DE PAGO Se refiere a aquellas personas o instituciones que son beneficiarios del pago de una nmina. Generalmente, esta informacin se utilizar al liquidar valores totalizados (ver Relacionar Rubros). Por ejemplo, se entrega un valor totalizado al sindicato de la empresa por un descuento acordado, a un comisariato o al IESS, etc.. Formato CDIGO: Nombre: Ej.: CDIGO: Nombre: PARMETROS Se refiere a datos requeridos por compaa para el clculo de vacaciones. Formato Ciclos laborales para das adicionales: Nmero de das adicionales: Nmero mximo de ciclos Laborales permitidos de acumulacin: Ej.: Ciclos laborales para das adicionales: Nmero de das adicionales: Nmero mximo de ciclos Laborales permitidos de acumulacin: Numrico Numrico Numrico 5 2 2 02 posiciones 02 posiciones 02 posiciones Numrico Alfanumrico 06 posiciones 35 posiciones

999001 Ministerio de Finanzas

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registros de informacin
Bsicamente, se sigue un orden de acuerdo a la presentacin de las funciones en el sistema. Aqu un par de definiciones tiles. Un CAMPO es la unidad ms pequea de informacin que maneja el sistema, un campo puede ser el nmero telefnico. Un REGISTRO es el conjunto de campos, por ejemplo el cdigo, la descripcin, el valor mnimo a liquidar, el tipo, etc. constituyen un registro de informacin que representa a una nmina con todas sus caractersticas. En cada uno de los registros, que se presentan a continuacin, se proporciona informacin similar al caso de Codificaciones, ms referencias que indican si el dato que se registrar en el campo fue previamente codificada. CONFIGURACIN Se refiere a la configuracin de las nminas. sta consta de 2 pasos principales. El primero es la relacin de rubros a las nminas, y el segundo la relacin del personal. Relacionar Rubros Se refiere al establecimiento de la relacin de cada rubro que intervendr en la liquidacin con cada nmina. Campos Por cada NMINA RUBRO: Alfanumrico 05 posiciones (ver Rubros) Prioridad de clculo: Numrico 03 posiciones Tipo de clculo: Valores posibles: Frmula, Transaccional Cd. moneda base: Alfanumrico 03 posiciones (ver Monedas en Contratacin) Tipo cotizacin: Valores posibles: 1, 2, 3 Secuencia en Reporte General del Rol: Numrico 03 posiciones Tipo de generacin del pago: Valores posibles (No genera, Pago Individual, Totalizado por Nivel Organizacional, Totalizado por Estructura Organizacional, Totalizado por Centro de Costo, Totalizado por Compaa) Si Totalizado por Nivel Organizacional Nivel Organizacional: Alfanumrico 02 posiciones (ver Contratacin) Si Totalizado por Estructura Organizacional Nivel Organizacional: Alfanumrico 02 posiciones (ver Contratacin) Estructura Organiza.: Alfanumrico 03 posiciones (ver Contratacin) Si Totalizado por Centro de Costo Centro de Costo: Numrico 08 posiciones (ver Contratacin) Beneficiario del pago (campo obligatorio para Totalizados) Cdigo: Numrico 06 posiciones (ver Beneficiarios) Ej.: Para la NMINA: NORME RUBRO: APERI (Aportes Personales al IESS) Prioridad de clculo: 080 Tipo de clculo: Frmula Cd. moneda base: SUC Tipo cotizacin: 1 Secuencia en Reporte General del Rol: 14 Tipo de generacin del pago: Totalizado por Compaa Beneficiario del pago 999101 (I.E.S.S.) Relacionar Personal Se refiere al establecimiento de la relacin de cada empleado con las respectivas nminas con las que sern liquidados sus haberes. Campos Por cada NMINA CDIGO de cada empleado relacionado. A cada empleado relacionado se le deber asignar las transacciones Recurrentes Fijas o Variables. Recurrentes Fijas Se refiere a aquellos rubros que tienen un valor preestablecido (no calculado), el cual permanece constante durante un determinado rango de perodos. Campos Por cada Nmina - Empleado:

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CENTRO DE COSTO: RUBRO: Fecha de registro: Descripcin: Estado: Valor: Perodo Inicial: Nmero de Perodos:

Numrico 08 posiciones (ver Contratacin) Alfanumrico 05 posiciones (ver Rubros) Numrico 08 posiciones (formato DD/MM/AAAA) Alfanumrico 30 posiciones Valores posibles: Activo, Inactivo Numrico 11 posiciones ms 02 decimales Numrico 02 posiciones Numrico 02 posiciones

Ej.: Para la nmina NORME - Empleado 170509258-7: CENTRO DE COSTO: 11001002 RUBRO: BONOR Fecha de registro: 01/12/1994 Descripcin: Bono por venta extraordinaria Estado: Activo Valor: 99.9999,99 Perodo Inicial: 01 Nmero de Perodos: 03 Recurrentes Variables Se refiere a aquellos rubros que tienen un valor preestablecido (no calculado), pero que vara de perodo a perodo en un determinado rango de perodos. Campos Por cada Nmina - Empleado: CDIGO: Alfanumrico 05 posiciones Descripcin: Alfanumrico 35 posiciones CENTRO DE COSTO: Numrico 08 posiciones (ver Contratacin) RUBRO: Alfanumrico 05 posiciones (ver Rubros) Estado: Valores posibles: Activo, Inactivo Ej.: Para la nmina NORME - Empleado 170509258-7: CDIGO: DESCS Descripcin: Descuento Sindicato de Obreros CENTRO DE COSTO: 11001002 RUBRO: BONOR Estado: Activo Por cada recurrente variable se debe definir el Detalle. Como se indic anteriormente, los valores varan de perodo a perodo dentro de un rango. En el Detalle se pueden definir los montos para cada perodo. Campos Por cada Nmina - Empleado - Recurrente variable: Perodo: Numrico 02 posiciones Valor a aplicar: Numrico 11 posiciones ms 02 decimales Ej.: Para la Nmina NORME - Empleado 170509258-7 - Recurrente variable DESCS: Perodo: 06 Valor a aplicar: 99.999,99 ACUMULADOS Se refiere a los rubros que sirven para liquidar las remuneraciones adicionales como los dcimos y fondos de reserva. En estos rubros se acumulan los valores ganados en las liquidaciones de nmina normales. Campos CDIGO: Descripcin: Descripcin Corta: Estado: Ej.: CDIGO: Descripcin: Descripcin Corta: Estado: Componentes de Acumulados Alfanumrico 05 posiciones Alfanumrico 35 posiciones Alfanumrico 15 posiciones Valores posibles: Activo, Inactivo AXIII Acumulado para Dcimo Tercero Acum.Dc.XIII Activo

Detalle

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Se refiere a los rubros que son considerados para la acumulacin de determinada remuneracin. Por ejemplo, se debern definir los rubros que se toman en cuenta para la liquidacin del dcimo tercer sueldo. Campos CDIGO DE NMINA: CDIGO DE RUBRO: Ej.: CDIGO DE NMINA: CDIGO DE RUBRO: Acumulados por Empleado Se refiere al establecimiento de la relacin de los empleados a los acumulados. Adicionalmente, se tiene la posibilidad de asignar un valor inicial, el cual se ir sumando a los acumulados resultantes de las liquidaciones subsiguientes. Campos CDIGO EMPLEADO: Valor: Ej.: CDIGO EMPLEADO: Valor: Numrico 06 posiciones (ver Contratacin) Numrico 11 posiciones mas 02 decimales 000152 1.233.444,55 Alfanumrico Alfanumrico 05 posiciones (ver Nminas) 05 posiciones (ver Rubros)

NORME SUELM (sueldo mensual)