MANUAL DE FUNCIONES CONTABILIDAD DATOS GENERALES NOMBRE DEL CARGO CONTABILIDAD AREA FINANCIERA CIUDAD BOGOTÁ PERSONAS QUE

SE DESEMPEÑAN EN EL CARGO CARGO AL QUE REPORTA DIRECTAMENTE CARGOS QUE COORDINA

1 Gerente General

OBJETIVO DEL CARGO Analizar las diferentes cuentas que conforman los balances y estados financieros de diferentes dependencias de la Institución, revisando y analizando la información, a fin de determinar la correcta procedencia de los movimientos efectuados y levantar los informes correspondientes. PROPÓSITO CLAVE DEL CARGO Analizar los mercados de valores, calculando el precio de los distintos activos financieros en función de su situación patrimonial actual y sus perspectivas futuras de rentabilidad y riesgo. FUNCIONES PRINCIPALES DEL CARGO Funciones y responsabilidades (¿qué hace?)

Analiza la información financiera suministrada por las diferentes unidades. Analiza los saldos mensuales de las diferentes cuentas que conforman los estados financieros para comprobar su razonabilidad. Analiza las cuentas que conforman los estados financieros y elabora los informes correspondientes. Analiza los informes y anexos resultantes de la depuración mensual de los saldos en las diferentes cuentas de los estados financieros. Analiza los listados especiales enviados por el Departamento de Informática sobre los diversos movimientos de los registros contables. Analiza los libros mayores auxiliares y los listados de cuentas para verificar la ubicación de la información dentro de los informes parciales. Calcula y lleva el control de los ingresos propios de la Institución. Efectúa los cálculos necesarios para el análisis de los estados financieros. Elabora estados financieros. Mantiene registro actualizado de las modificaciones y/o rectificaciones al presupuesto. Coordina y supervisa el proceso de recolección de información. Verifica la disponibilidad presupuestaria e informa a unidades solicitantes. Realiza conversiones monetarias. Efectúa ajustes al presupuesto de caja, en caso de ser necesario. Efectúa auditorías internas. Lleva el control de las ganancias generadas por diferentes conceptos. Lleva el control posterior de las reposiciones de las cajas chicas de las unidades. Elabora puntos de cuentas. Asesora y evacúa consultas técnicas en el área de su competencia. Elabora proyectos de normas para la creación y/o administración de cajas chicas, fondos especiales y otros. Reporta al supervisor inmediato las irregularidades detectadas en el análisis de cuentas. Transcribe y accesa información operando un microcomputador. Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidos por la organización. Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía. Elabora informes periódicos de las actividades realizadas.

COMITES Tipo de Comité COMITÉ DE ANALISIS FINANCIERO COMITÉ DE APROBACION DEL PRESUPUESTO COMITÉ DE ESTADOS Y RESULTADOS Dirige Participa Participa AUTONOMIA Decisiones tomadas por sí mismo (No requieren aprobación de superior inmediato) .Las decisiones que se toman se basan en políticas específicas, en procedimientos definidos para lograr objetivos específicos, mejorar métodos y/o establecer técnicas y estándares, a nivel operativo. Decisiones que se toman consultando al superior El cargo recibe supervisión general de manera directa y constante, y ejerce supervisión específica de manera directa y constante. Rol Frecuencia Mensual Mensual Mensual

DATOS GENERALES NOMBRE DEL CARGO AREA CIUDAD PERSONAS QUE SE DESEMPEÑAN EN EL CARGO CARGO AL QUE REPORTA DIRECTAMENTE CARGOS QUE COORDINA Ejecutivo de cuenta. Comercial Bogotá 1 Gerente general - Vendedores. OBJETIVO DEL CARGO Garantizar el cumplimiento de las metas establecidas por el área comercial PROPÓSITO CLAVE DEL CARGO Garantizar el cumplimiento de las ventas bajo un excelente servicio al cliente, personal capaz de conformar un equipo humano con un esquema integro en el logro de las metas establecidas por la empresa.

FUNCIONES PRINCIPALES DEL CARGO Funciones y responsabilidades      (¿qué hace?)

Prospección del mercado para detectar nuevos clientes Presentación y ventas de los productos y servicios por medio de técnicas de negociación. Recogida de pedidos, (si es política de la empresa) Seguimiento y cobros de moros, (si es política de la compañía) Evaluar nuevos usos o necesidades de consumo de los clientes activos.

 Preparar pronósticos de venta en función del área asignada para ser evaluados por el supervisor.  Definir las necesidades de material promocional y soporte técnico para su zona. Programar el trabajo en su área, anticipando los objetivos de cada gestión.   Vender todos los productos que la empresa determine, en el orden de prioridades por ella establecidos.   Visitar a todos los clientes (activos y/o potenciales) de acuerdo a la zona o cartera establecida.  Mantener a los clientes informados sobre novedades, posibles demoras de entrega y cualquier otro tipo de cambio significativo.  Diligenciar los formularios y procedimientos para registrar las operaciones de venta.   Asistir a las reuniones de trabajo a que fuera convocado.  Colaborar en la distribución y/o colocación de material promocional en los locales.  Asesorar técnica, comercial y promocionalmente a sus clientes.  Actuar como vínculo activo entre la Empresa y sus clientes para gestionar y desarrollar nuevas propuestas de negocios de promoción.  Realizar permanentemente tareas de Relaciones Públicas y manejo de invitaciones a eventos.  Participación en todas las etapas vinculadas con Exposiciones y Congresos.  Llevar un control detallado de las operaciones de cada cliente.  Programar semanalmente las actividades de visitas a realizar diariamente.  Informar diariamente a la Empresa los resultados de sus visitas.  Concurrir puntualmente a reuniones, charlas o cursos de capacitación a los que fuera convocado por la empresa.  Apoyar y capacitar al cliente con demostraciones de productos y servicios.  Actuar como instructor de otros vendedores cuando la Empresa se lo solicite.  Promover las visitas de los Clientes a la Empresa cuando le fuera solicitado. COMITÉS Tipo de Comité Rol Frecuencia

 Comité de supervisores.  Comité de vendedores.

 Participa.  Lidera.

 Mensual.  Quincenal.

AUTONOMÍA

Decisiones tomadas por sí mismo (No requieren aprobación de superior inmediato)

Decisiones que se toman consultando al superior  Pago de bonificaciones para los vendedores.   Proyectos para mejorar las ventas de la compañía.  Incrementos salariales a vendedores.

Negociaciones con el cliente. Desarrollar programas de capacitación y bienestar para el personal. Evaluación del desarrollo de vendedores.

RELACIÓN CON CLIENTE Cliente interno (con quién) (para qué) Verifica el bienestar de los empleados. (con quién) Cliente Externo (para qué)

Vendedores

Clientes

Satisfacer las necesidades de los clientes. Verifica el cumplimiento en la entrega de

Gerente general

Entregar informes de las ventas mensualmente.

sus pedidos.

Supervisores

Diseña estrategias de ventas.