Manuales administrativos. Franklin, Fincowsky, E. 2009, Organizacin de Empresas, Tercera Edicin, Mc.

Graw Hill, Mxico, Capitulo 6, Manuales administrativos, pgs. 244- 267. Cynthia Gabriela Polo Hernndez. SINPSIS 1. Conceptos. 2. Objetivos. 3. Clasificacin bsica. 3.1 Por su naturaleza o rea de aplicacin. Micro administrativos. Macro administrativos. Meso administrativos.

3.2 Por su contenido. De organizacin. De procedimiento. De gestin y calidad. De historia de las organizaciones. De polticas. De contenido mltiple. De puestos. De tcnicas. De ventas. De produccin. De finanzas. De personal. De operacin. De sistemas.

3.3 Por sus mbitos.

Generales. Especficos.

4. Manual de organizacin. Identificacin. Contenido. Prlogo, introduccin o ambas. Antecedentes histricos. Legislacin o base legal. Atribuciones. Estructura orgnica. Organigrama. Misin. Funciones. Descripcin de puestos. Directorio.

5. Procedimientos generales para la elaboracin de manuales administrativos. 5.1 Diseo de proyecto. Responsables. Delimitacin del universo de estudio. Estudio preliminar. Fuentes de informacin. Preparacin del proyecto.

Resumen 1. Concepto. Los manuales administrativos son documentos que sirven como medios de comunicacin y coordinacin para registrar y transmitir en forma ordenada y sistemtica tanto la informacin de una organizacin por ejemplo: antecedents, legislacin, estructura, objetivos, polticas, sistemas, procedimientos, elementos de calidad, as como las instrucciones y lineamientos necesarios para que desempee mejor sus tareas. 2. Objetivos. A continuacin se presentan los objetivos que tienen los manuales administrativos. Presentar una visin conjunta de la organizacin (individual, grupal, o sectorial). Precisar las funciones asignadas a cada unidad administrativa, para definir responsabilidades, evitar duplicaciones y detectar omisiones. Mostrar claramente el grado de autoridad y responsabilidad de los distintos niveles jerrquicos que la componen. Ahorrar tiempo y esfuerzo en la realizacin de funciones pues evitan la repeticin de instrucciones y criterios de actuacin Relacionar las estructuras jerrquicas funcionales con los procesos de negocio. Coadyuvar a la correcta realizacin y uniformidad de las labores encomendadas a todo el personal. Promover el aprovechamiento racional de los recursos humanos, materiales, financieros y tecnolgicos disponibles. Fortalecer la cadena de valor de la organizacin. Facilitar el reclutamiento, seleccin, induccin, socializacin, capacitacin y desarrollo del personal.

Servir como una fuente de informacin para conocer la organizacin. Funcionar como medio de relacin y coordinacin con otras organizaciones.

3. Clasificacin bsica. a. Por su naturaleza o rea de aplicacin. Micro administrativos.

Son los manuales que corresponden a una sola organizacin, que se refieren a ella de modo general o se circunscriben a alguna de sus reas en forma especfica. Macro administrativos.

Son los documentos que contienen informacin de mas de una organizacin. Meso administrativos.

Incluyen a una o mas organizaciones de un mismo sector de actividad o ramo especfico. El trmino mesoadministrativo se usa normalmente en el sector pblico, aunque tambin puede emplearse en el sector privado. b. Por su contenido. De organizacin.

Estos manuales contienen informacin detallada sobre los antecedentes, legislacin, atribuciones, estructura organica, organigrama, misin y funciones organizacionales. Cuando corresponden a un rea especifica comprenden la descripcin de puestos; de manera opcional pueden presentar el directorio de las organizaciones. De procedimiento.

Es un documento tcnico que incluye informacin sobre la sucesin cronolgica y secuencial de operaciones concatenadas entre s, que se constituyen en una unidad para la realizacin de una funcin. Debe incluir los tiempos de ejecucin, el uso de recursos materiales y tecnolgicos as como los mtodos de trabajo. De gestin y calidad.

Documentos que describen los elementos del sistema de gestin de la calidad, el cual incluye informacin sobre los alcances directrices y exclusiones de la calidad. De historia de las organizaciones.

Este manual incluye lainformacin de la organizacin histrica, creacin, crecimiento, logros, evolucin, situacin y composicin. Esta informacin puede servir para enriquecer otros manuales. De polticas.

O tambin conocidos como de normas, incluyen informacin bsica que sirve como marco de actuacin para realizare acciones, disear sistemas e implementar estrategias en una organizacin. De contenido mltiple.

Estos contienen informacin de diferentes temas que se agrupa en un solo manual para que sea ms fcil consultarla, que sea mas viable econmicamente, que sea un instructivo del nivel directivo, etc. De puestos.

Precisa la identificacin, relaciones, funciones y responsabilidades asignadas a los puestos de una organizacin.

De tcnicas.

Detalla los principios y criterios necesarios para emplear las herramientas tcnicas que apoyan la ejecucin de procesos o funciones. De ventas.

Sirve especficamente para apoyar a la funcin de ventas incluye: Definicin de estrategias de comercializacin Descripcin de productos o ambos servicios Mecanismos de negacin Polticas de funcionamiento Estructura de la fuerza de ventas Anlisis de la competencia Divisin territorial por responsable, cliente, producto y/o servicio Forma de evaluar el desempeo.

De produccin.

Elemento de soporte para dirigir y coordinar procesos de produccin en todas fases. Constituye un auxiliar valioso para uniformar criterios y sistematizar lneas de trabajo en reas de fabricacin. De finanzas.

Respaldan el manej y distribucin de los recursos econmicos de una organizacin en todos sus niveles.. De personal.

Estos hacen referencia a las condiciones del trabajo, organizacin y control de personal, capacitacin y desarrollo, normatividad, higiene y seguridad,

prestaciones.

De operacin.

Estos manuales son utilizados para orientar el uso de equipo y apoyar funciones altamente especializadas o cuyo desarrollo demanda un conocimiento muy especifico. De sistemas.

Es un instrumento de apoyo para conocer el funcionamiento de sistemas de informacin, administrativos, informticos entre algunos otros aspectos de una organizacin. c. Por sus mbitos. Generales.

Son los documentos que llevan la informacin ms general de una organizacin, segn su naturaleza sector o giro industrial, estructura, forma, tipo de personal y mbito de operacin. Especficos.

Estos manuales concentran informacin detallada de un rea o unidad administracin de una organizacin; por convencin, incluye la descripcin de puestos. 4. Manual de organizacin. Identificacin.

Esta parte del manual contiene los datos de la organizacin y los datos del manual como el logotipo de la organizacin, nombre denominacin y extencin del manual.

Contenido.

Relacin de los captulos o apartados que constituyen el cuerpo del documento. Prlogo, introduccin o ambas.

El prologo es la presentacin del manual principalmente lo hace alguna autoridad de la organizacin. La introduccin es una explicacin breve del manual y su contenido. Antecedentes histricos.

Esta parte habla de los inicios de la organizacin origen, evolucin, y cambios significativos registrados. Legislacin o base legal.

Esta parte contiene todos los ttulos jurdicos que norman las actividades de la organizacin: constitucin, tratados, leyes, convenios, reglamentos, decretos, acuerdos, y circulares. Atribuciones.

Es la transcripcin textual que explica las facultades conferidas a la organizacin. Estructura orgnica.

Es la descripcin ordenada de las unidades adinistrativas de una organizacin en funcin de sus relaciones jerrquicas. Organigrama.

Es la representacin grafica de la estructura orgnica de una organizacin o bien de alguna de sus reas, la cual muestra que unidades administrativas la integran y sus relaciones as como los niveles jerrquicos.

Misin.

Es la gua o marco de referencia que sirve a la organizacin para orientar sus acciones y enlazar lo deseado con lo posible. Funciones.

Es la especificacin de las tareas inherentes a cada una de las unidades administrativas que forman la estructura organica. Descripcin de puestos.

Es la resea del contenido bsico de los puestos que componen cada unidad administrativa, debe de incluir la informacin siguiente: Identificacin del puesto, relaciones de autoridad, funciones generales y especificas, responsabilidades o deberes, especificacin del puesto en cuanto a conocimientos, experiencia, iniciativa y personalidad. Directorio.

Es el documento en el que se encuentran los nombres des nombres, puestos, nmeros telefnicos, y correo electrnico de cada persona comprendida en el manual. 5. Procedimientos generales para la elaboracin de manuales administrativos. a. Diseo de proyecto. Esta parte se refiere a la forma de preparar los manuales administrativos y como se va a integrar toda la informacin esta parte contiene toda la informacin para la buena ejecucin del trabajo. Responsables.

Aqu se nos dice que para integrar un manual administrativo se debe de nombrar un coordinador general que se encargara de conjuntar toda la informacin acompaado de un equipo tcnico que lo apoyara en el diseo, implementacin y actualizacin. Delimitacin del universo de estudio.

Se refiere a delimitar el rea de estudio evaluando el nivel tcnico requerido para elmanejo de contenidos, las cargas de trabajo y la jerarqua de necesidades de acuerdo con las cargas de trabajo y contenidos y la jerarqua de necesidades de acuerdo con las prioridades de la organizacin. Estudio preliminar.

Es el paso indispensable para conocer las funciones y actividades que se realizaran. Fuentes de informacin.

Esta parte incluye todas las referencias de donde se puede obtener informacin para la investigacin. Preparacin del proyecto.

Esta parte de la preparacin del proyecto de refiere a cuando ya se tienen todos los datos e informacin reunida como presentar el manual. Se deben de tomar en cuenta muchos aspectos por ejemplo, costo, naturaleza, alcance, justificacin, antecedentes, objetivos , estrategia, etc.

Principios de organizacin Franklin, Fincowsky, E. 2009, Organizacin de Empresas, Tercera Edicin, Mc. Graw Hill, Mxico, Capitulo 8, Principios de organizacin, pgs. 244- 267. Cynthia Gabriela Polo Hernndez. SINPSIS 1. Departamentalizacin. 1.1 Objetivo. 1.2 Elementos principales. Operacin. Actividad. Funcin.

2. Jerarquizacin. 3. Lnea de mando. 4. Unidad de mando. 5. Autoridad. 6. Responsabilidad. 7. Autoridad funcional. 8. Tramo de control. 9. Comunicacin. 9.1 Formal. 9.2 Informal. 10. Caractersticas de los niveles administrativos. 10.1 Funciones que caracterizan al nivel operativo. 10.2 Funciones que caracterizan al nivel directivo. 10.3 Funciones que caracterizan al nivel superior.

Resumen 1. Departamentalizacin El termino departamentalizacin se refiere a la especializacin del trabajo de acuerdo con el lugar, producto, servicio, cliente o proceso que resulta de una divisin o combinacin del personal, las operaciones y sus actividades en grupos o unidades relacionadas entre s. El objetivo es buscar agrupar en unidades definidas las funciones con objetos afines que se orientan hacia el mismo propsito. La departamentalizacin tiene varios elementos: a) Operacin.- Cada una de las acciones, pasos o etapas fsicas o mentales necesarias para llevar acabo una o varias tareas. Divisin minima del trabajo. b) Actividad.- Conjunto de operaciones organizadas secuencialmente para lograr una finalidad establecida. c) Funcin.- Grupo de actividades afines necesarias para alcanzar los objetivos de una organizacin. Jerarquizacin ES establecer las lneas de autoridad siempre de arriba hacia abajo atravez de los distintos niveles organizacionales y delimitar las responsablidades ante un solo superior inmediato. Linea de mando Estas lneas simbolizan el enlace entre las unidades y constituyen el elemento estructural de los organigramas ya que representan grficamente la delegacin de autoridad mediante niveles jerrquicos.

Unidad de mando Se refiere al titular de la unidad a la que nos referimos para evitar la duplicidad de mando y posibles conflictos. Autoridad Es la facultad de dirigir las acciones, adoptar decisiones y girar rdenes para que se realice alguna actividad. Responsabilidad Es la exigencia que tiene todo individuo u rgano administrativo de cumplir las acciones encomendadas y de rendir cuentas de su ejecucin a la autoridad correspondiente. Autoridad Funcional Es la que se basa en el conocimiento experto, se asigna principalmente a las unidades de apoyo y asesora. La lnea de mando no depende jerarqicamente de una unidad de lnea. Tramo de control Es el numero de unidades adinistrativas que dependen directamente de un rgano superior. Hay algunos factores que deterinaran el numero de subordinados directos que puede atender un rgano, por ejemplo: la naturaleza, la complejidad e importancia de las funciones. Comunicacin

Es un proceso recproco en que las unidades y las personas intercambian informacin con un propsito determinado. Comunicacin Formal Esta ocurre entre individuos o unidades y se basa en el puesto o la jerarqua que ocupan, las actividades encomendadas o los niveles jerrquicos. Comunicacin Informal Es el intercambio de informacin fuera de los canales y procedimientos que dispone la organizacin. Caracteristicas de los niveles administrativos Son los elementos de decisin til para saber que funciones debe realizar cada nivel administrativo y es til para evitar omisiones o duplicaciones. Funciones del nivel directivo Definir el marco de actualizacin de la organizacin Formular las estrategias corporativas y de negocio de la organizacin Establecer polticas para la toma de decisiones en todos los niveles de la organizacin. Definir las prioridades de la organizacin a corto,mediano y largo plazo. Manejar la imagen de la organizacin. Interrelacionar las acciones de las unidades de la organizacin. Prever el financiamiento de la organizacin Fomentar el espritu de equipo y el respeto a los valores de la organizacin Mantener el rumbo de la organizacin de acuerdo con los objetivos y prioridades establecidas Funciones que caracterizan al nivel superior

Definir las estrategias funcionales de la organizacin Coadyuvar en la puesta en marcha de las estrategias corporativas y de negocios Elaborar y ejecutar programas, y establecer objetivos y metas a corto, mediano y largo plazo Coordinar la implementacin de las funciones sustantivas y de apoyo Establecer sistemas de control, supervisin y evaluacin de las acciones Interpretar y aplicar las polticas y estrategias establecidas Asumir la responsabilidad del desarrollo de sistemas, procesos, funciones, procedimientos, programas o proyectos Orientar y aplicar los recursos necesarios en el cumplimiento de los objetivos de la organizacin.

Funciones que caracteriza al nivel operativo Alcanzar las metas de trabajo en sus reas Organizar, coordinar y dirigir el desarrollo de las actividades bajo su responsabilidad Aplicar los sistemas, procesos, funciones, procedimientos, programas, proyectos mediante mtodos especficos de trabajo. Atender el desarrollo del trabajo segn los criterios establecidos. Impulsar la productividad y promover la calidad en el trabajo Proponer medidas y ajustes a sus actividades e informar a los mandos superiores.