Manual de usuario de Sistema de Archivo General Municipalidad Distrital de El Porvenir

Por: Pierre Rosales Benites Contacto: 044-949215803

Manual de Usuario del Sistema de Control de Archivo General 2

INDICE GENERAL

1. Ejecutar el Sistema de Archivo General

2. Iniciar Sesin

3. Pantalla Principal y Men

4. Men Archivo

5. Men Paquetes

6. Men Contribuyentes

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7. Men Expedientes

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8. Men Reportes

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9. Men Ayuda

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1. Ejecutar el Sistema de Archivo General Para ejecutar el Sistema de Archivo General se debe hacer click derecho en el botn del mouse y escoger la opcin Abrir con OpenJDK Java 6 Runtime.

2. Iniciar Sesin Para poder ingresar y utilizar el sistema para el control de expedientes y paquete de expedientes es necesario autenticarse, es decir iniciar sesin, para lo cual al administrador del sistema se le brinda un USUARIO y una CLAVE DE ACCESO con los cuales podr ingresar y hacer uso del sistema. A continuacin la figura-1 se muestra la ventana inicial en la cual el administrador debe identificarse:

Figura-1. Ventana iniciar sesin.

3. Pantalla Principal y Men En la pantalla principal se muestra principalmente el men con las funciones que realiza el sistema. A continuacin se presenta un listado de las opciones de la barra de men: Men Archivo Men Paquetes Men Contribuyentes Men Expedientes Men Reportes Men Ayuda

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La figura-2 que muestra la Pantalla Principal con el men y las funciones que posee el sistema:

Figura-2. Pantalla principal del sistema

4. Men Archivo En el men archivo podemos encontrar la opcin SALIR (ctrl+s) que al ser activada cierra el sistema. La figura-3 muestra dicha opcin:

Figura-3. Opcin Salir en el men Archivo

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5. Men Paquetes El men paquetes contiene la opcin operaciones con paquetes el cual muestra una ventana con 4 operaciones con los paquetes de expedientes: crear, examinar, modificar y eliminar paquete.

Figura-4. Opcin Operaciones con paquetes en el men Paquetes

La figura-5 muestra la ventana de las operaciones que se realizan con los paquetes de expedientes:

Figura-5. Ventana con las operaciones de los paquetes

CREAR UN PAQUETE.- Esta opcin muestra una ventana donde se escoge la oficina a la que pertenecer el nuevo paquete de expedientes que se desea crear, el nmero del paquete de acuerdo a la oficina (el nmero del paquete lo asigna el sistema automticamente), y la fecha en que se registr el paquete en el sistema, en este campo la fecha que aparece por defecto es la actual, pero se puede modificar teniendo en cuenta que para escribir la fecha solo se tiene que escribir los nmeros del da, mes

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y ao en el orden nombrado, ya que el sistema le aade las barras oblicuas automticamente (esto es as para todos los campos de fecha en el sistema).

Figura-6. Ventana crear paquete Luego de escoger la oficina, y escribir la fecha de registro del paquete y si hizo clic en Registrar aparece la siguiente ventana k muestra los datos del paquete que se acaba de crear pero aun sin expedientes como se aprecia en la figura-7 para lo cual existen cuatro botones (Agregar, Modificar, Examinar y Eliminar expediente) debajo de la Tabla que mostrar los expedientes del paquete. Por otro lado en la parte inferior izquierda de la ventana se muestra el nmero total de expedientes del paquete, el nmero de expedientes presentes y si hubiese el nmero de expedientes faltantes.

Figura-7 ventana para registrar los expedientes del paquete creado

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Si hacemos clic en el botn Agregar aparecer la ventana que se muestra en la figura-8 donde se llenan los datos del expediente y se hace clic en Agregar para registrar el expediente en el paquete recin creado.

Figura-8. Ventana para agregar un expediente al paquete creado

Para usar los botones examinar, modificar y eliminar expedientes se tiene que seleccionar previamente con el mouse un expediente de la lista de expedientes y ejecutar el botn que se desea usar.

EXAMINAR PAQUETE.-Esta opcin escogida de la ventana de la figura-5 muestra una ventana donde se escoge el paquete segn su nmero y la oficina a la cual pertenece.

Figura-9. Ventana para escoger el paquete a examinar

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Luego de aceptar los parmetros de bsqueda del expediente el sistema nos muestra la siguiente ventana con los datos del paquete encontrado y solo el botn Examinar activado para poder examinar los expedientes que forman el paquete consultado:

Figura-10. Ventana examinar paquete de expedientes Si seleccionamos un expediente y hacemos clic en el botn examinar aparece una ventana con los datos del expediente seleccionado, como muestra la figura-11:

Figura-11. Ventana examinar expediente

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MODIFICAR EXPEDIENTE.- Esta opcin escogida de la ventana de la figura-5 muestra una ventana igual a la figura-9 donde se escoge el paquete segn su nmero y la oficina a la cual pertenece. Luego de aceptar los parmetros de bsqueda del expediente el sistema nos muestra la siguiente ventana con los datos del paquete encontrado con todos los botones activados para poder modificar el paquete consultado as como tambin los expedientes que forman el paquete:

Figura-12. Ventana modificar paquete de expedientes mostrando la ventana modificar expediente con los datos de un expediente seleccionado para ser hacer modificaciones en sus datos.

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ELIMINAR PAQUETE.- Esta opcin escogida de la ventana de la figura-5 muestra una ventana igual a la figura-9 donde se escoge el paquete segn su nmero y la oficina a la cual pertenece. Luego de aceptar los parmetros de bsqueda del expediente el sistema nos muestra una ventana avisando si el paquete se elimin; de lo contrario nos muestra una ventana de error diciendo que el paquete no se pudo eliminar porque no existe:

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Figura-13. Ventana avisando que se elimino el paquete

Figura-14. Ventana avisando que el paquete consultado no existe

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6. Men Contribuyentes El men contribuyentes despliega tres opciones: Registrar, Editar y Buscar contribuyente, tas como se muestra en la figura-15:

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Figura-15. Men Contribuyentes desplegando las tres opciones que posee

REGISTRAR CONTRIBUYENTE.- Para registrar solo se escribe el nombre del nuevo contribuyente dentro de la caja de texto de la ventana.

Figura-16. Ventana registrar contribuyente

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BUSCAR CONTRIBUYENTE.- Luego de escoger esta opcin aparece una ventana tal como se muestra en la figura-17 en donde se tiene que escribir el nombre del contribuyente en el lugar que corresponde. El sistema busca automticamente a los contribuyentes a partir del CUARTO caracter del nombre ingresado, pero el botn de buscar (con el smbolo de unos binoculares) se puede usar a partir del SEGUNDO caracter del nombre escrito. En la ventana donde se busca a los contribuyentes existe un botn que permite registrar un nuevo contribuyente, solo se tiene k hacer clic en l.

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Figura-17. Ventana para buscar contribuyente EDITAR CONTRIBUYENTE.- Para editar un contribuyente aparece una ventana de bsqueda como la figura-17 y luego se cambia el nombre como muestra la figura-18.

Figura-18. Modificacin de un contribuyente Municipalidad Distrital de El Porvenir

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7. Men Expedientes El men expedientes despliega cuatro opciones: Buscar Expedientes en oficinas, Buscar Expedientes en archivo, Editar Expediente y Prestar/Recibir Expediente como se muestra en la figura-19.

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Figura-19. Men Expedientes desplegando sus cuatro opciones

BUSCAR EXPEDIENTES EN OFICINAS.- Esta opcin sirve para buscar expedientes ya sea por nombre del contribuyente o por su correspondiente nmero y de acuerdo a la oficina a la que pertenecen. Para realizar la bsqueda la ventana de bsqueda posee dos listas desplegables para darnos la posibilidad de escoger entre las distintas oficinas de la municipalidad y tambin para buscar de acuerdo al nombre del contribuyente o al nmero de expediente.

Figura-20. Ventana buscar expedientes en oficinas

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BUSCAR EXPEDIENTES EN ARCHIVO.- Esta opcin sirve para buscar expedientes solo por nombre de contribuyente pero no se limita a una sola oficina sino que busca en todos los paquetes de todas las oficinas del sistema de archivo. Para realizar la bsqueda la ventana de bsqueda posee una caja de texto donde debemos escribir el nombre del contribuyente del cual queremos obtener la lista de expedientes que coincida con el criterio de bsqueda. Esta opcin es til cuando se extrava un expediente y no se sabe en qu oficina ni en que paquete se encuentra.

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Figura-21. Ventana buscar expedientes en oficinas

EDITAR EXPEDIENTES.- Para editar un expediente aparece una ventana de bsqueda similar a la Figura-21 siguiendo esos criterios de bsqueda se muestran los resultados, luego se escoge un expediente de la lista y se hace clic en Aceptar para que el sistema muestre la ventana de Modificar expediente como se muestra en la figura-22 donde se modifican los campos del expediente encontrado.

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Figura-22. Ventana modificar expediente

PRESTAR/RECIBIR EXPEDIENTES.- Para prestar/recibir un expediente aparece una ventana de bsqueda similar a la Figura-21 siguiendo esos criterios de bsqueda se muestran los resultados, luego se escoge un expediente de la lista y se hace clic en el botn Prestar o Recibir para registrar ya sea el prstamo o la devolucin del expediente como se muestra en la figura-23.

Figura-23. Ventana prestar/recibir expediente Municipalidad Distrital de El Porvenir

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8. Men Reportes Estas opciones estn deshabilitadas. 9. Men Ayuda Lo que muestra la opcin A cerca de del men Ayuda es una ventana con los datos del sistema de archivo general y con los datos para contactar al desarrollador del sistema en casos de consultas a cerca del sistema o algo relacionado a informtica.

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Figura-24. Men Ayuda desplegando la opcin A cerca de

Figura-24. Ventana A cerca de con los datos del sistema y del desarrollador

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