Factura Electrónica: Manual de La

Manual de la factura electrnica
Adaptarse a los cambios es una capacidad de primer orden. La facturacin est cambiando, al igual que muchos procesos en el mbito de la empresa, y con esta manual te damos las claves para ayudarte a mejorar.
factura electrnica
Todas las claves dirigidas a las pymes para dominar el proceso de facturacin electrnica
Manual de la
factura electrnica
Manual de la
LA FACTURA ELECTRNICA
EDITORIAL
BIENVENIDO A LA FACTURACIN ELECTRNICA La introduccin de la sociedad del conocimiento y de las Tecnologas de la Informacin (TICs) constituye un vector de incremento de la productividad con resultados destacados en la pequea y mediana empresa. Por ello, desde la patronal catalana de la pequea y mediana empresa, FEPIME-Catalunya, tenemos el propsito de potenciar la penetracin de la TICs a travs de la bsqueda de instrumentos que favorezcan la competitividad de nuestras empresas. Reejamos esta intencin a travs del presente Manual de la factura electrnica, en el que de forma detallada y didctica se explican las ventajas de su incorporacin en el quehacer diario de la empresa. No sera adecuado detallar dichas ventajas de la facturacin electrnica en estas primeras palabras introductorias, cuando en el presente texto se realiza tan exquisitamente, pero s resulta necesario manifestar la necesidad de aproximacin de las nuevas tecnologas de la informacin en la gestin empresarial de las pymes. Esta idea va vinculada no tanto en su versin ms tcnica, sino en la vertiente de analizar las oportunidades de ahorro de costes y de eciencia en la gestin empresarial. Todo ello, desde la perspectiva de facilitar la comprensin de este instrumento al empresariado, a n de que ayude a la toma de decisin empresarial. Este es unos de los principales objetivos donde la patronal de pymes catalana pone nfasis, es decir, en facilitar la toma de decisiones de los responsables de la empresa en sus diferentes reas de actuacin. Adems, consideramos prioritario en este reto llevar a cabo una defensa de sus intereses ante el conjunto de agentes econmicos y sociales. Este Manual de la factura electrnica, sin lugar a dudas, constituye un ejemplo de accin informativa y formativa que permitir su comprensin y asimilacin, facilitando la toma de decisiones en este mbito por parte de la pequea y mediana empresa.
EUSEBI CIMA I MOLLET Presidente de FEPIME Catalunya
TRABAJAR CON LA FACTURA ELECTRNICA
BENEFICIOS DE LA FACTURA ELECTRNICA
9 > Qu es una factura electrnica 11 > Cundo no es factura electrnica 11 > Conservacin de la factura electrnica 12 > Cmo se debe vericar una factura electrnica? 13 > El test de la factura electrnica
15 > Cmo funciona 17 > Qu se necesita 19 > Recibir la ayuda de un tercero 20 > Quines participan
25 > Ventajas para el emisor 26 > Ventajas para el receptor 27 > Reduccin de costes 28 > Ventajas para el medio ambiente 29 > Ventajas para la sociedad 30 > Mltiples benecios para todos
LA FACTURA ELECTRNICA HOY
ASPECTOS LEGALES
EN BREVE
33 > Perspectivas inmediatas de implantacin 34 >Alternativas de implantacin 36 > Cunto cuesta implantar la factura electrnica? 37 > Experiencias
43 >Validez jurdica de la facturacin electrnica 44 >Art. 7 Digitalizacin de facturas recibidas y de otros documentos o justicantes 44 >Requisitos para la digitalizacin de documentos 45 >Normativa comunitaria sobre Internet 45 >Normativa espaola sobre Internet 47 > Normativa espaola sobre facturacin electrnica 47 > Proyectos de ley y leyes en desarrollo
49 >Las respuestas ms sencillas
La facturacin electrnica, tambin denominada factura-e, es un proceso administrativo generador de ahorro en costes y aumento de productividad para las organizaciones, que est siendo implantado con gran xito en las empresas espaolas. Por este motivo, tanto la normativa espaola como la europea ofrecen todas las garantas legales para su puesta en funcionamiento. Sin embargo, slo la correcta gestin de este novedoso proceso permitir reducir las tareas administrativas y ahorrar tiempo en la gestin diaria de clientes y proveedores.
ELECTRNICA
1. LA FACTURA
1.1.
QU ES UNA FACTURA ELECTRNICA Una factura electrnica es un documento digital que sustituye a la factura tradicional y que tiene un valor legal idntico al de sta. Cualquier chero en soporte electromagntico u ptico legible con medios informticos, que contenga la misma informacin legalmente exigida a la factura de papel y que est rmada digitalmente con certicados reconocidos, es una factura electrnica legal. En el proceso de facturacin electrnica se transmiten las ANTECEDENTES DE LA FACTURA ELECTRNICA
CLAVES DE LA FACTURA ELECTRNICA

Formato: se admite cualquier formato de archivo para la factura (PDF, XLS, DOC, XML, etc.). Se debe asegurar legibilidad en el formato original. Archivo: no es necesario conservar las facturas emitidas en papel, sino la matriz o base de datos que permite generarlas. El receptor debe conservar la factura electrnica y el medio para vericar la rma. Transmisin: se acepta cualquier medio de transmisin electrnica, desde Internet, correo electrnico a redes de valor aadido. Contenido: los datos que debe contener un factura electrnica son los mismos que los de una factura tradicional. Certicados: la rma electrnica, reconocida por una entidad de certicacin, es el elemento que otorga validez legal a la factura electrnica. Homologacin: si est basada en un certicado reconocido no requiere ningn tipo de homologacin o autorizacin. Acceso datos: se debe garantizar el acceso completo a las facturas (visualizacin, bsqueda selectiva, copia o descarga en lnea o impresin).
1970
Mediados de los aos 70 CUADERNOS CSB Normalizacin de rdenes de cobros y pagos Soporte de cintas/ disquetes Finales de los 80
1980
Finales de los 90 EDI Sistema caro y elitista, poco accesible a las pymes Gran implantacin en algunos sectores como gran distribucin y automocin
1990
INTERNET Se populariza el comercio electrnico (B2B, B2C) Poca normalizacin
2003
2003 FIRMA ELECTRNICA Primer impulsor: Administracin Facturacin electrnica 2004
2004
2006 IMPLANTACIN DE LA FACTURA ELECTRNICA EN EMPRESAS GRANDES
2006
EMPIEZA LA IMPLANTACIN DE LA FACTURA ELECTRNICA EN LAS PYMES
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facturas a travs de medios electrnicos y evitando costes de consumo de papel, manipulacin y envo y ahorrando tiempo, pues la recepcin de la factura electrnica es inmediata. No obstante, los plazos legales para la emisin y envo de las facturas son los mismos que para las facturas en papel. MUESTRA DE LA FACTURA ELECTRNICA
Denominacin social CIF Nmero de factura Fecha de emisin Concepto Operacin referida Firma electrnica avanzada
11
1.2.
CUNDO NO ES FACTURA ELECTRNICA Es importante diferenciar entre una factura electrnica con validez legal y scal y una factura enviada en formato electrnico ya que, si esta ltima no contiene rma electrnica, no deja de ser un chero que contiene una factura, pero que para que sea legal el envo y almacenamiento del original deber ser en papel. As, si una empresa recibe una factura por correo electrnico en formato electrnico (PDF, DOC, Excel, etc.) que no contiene rma electrnica avanzada, no es una factura electrnica vlida. Tampoco tiene ninguna validez legal la impresin de la factura por el receptor.
Una factura enviada en formato electrnico que no contiene rma electrnica avanzada, no tiene valor legal
1.3.
CONSERVACIN DE LA FACTURA ELECTRNICA El receptor de la factura electrnica deber conservarla tal como le ha sido transmitida, en un soporte electromagntico u ptico y deber disponer de medios informticos que permitan vericar su autenticidad e integridad. Por otro lado, la obligacin de conservar el chero en formato digital, siempre que el receptor est interesado, podr ser sustituida por la impresin de la factura que en este caso deber incluir: los datos de la propia factura y dos cdigos PDF-417 como marcas grcas de autenticacin (datos scales y de emisin y la rma electrnica). Esta opcin se recomienda, sobe todo, para empresas que gestionan un volumen reducido de facturas. QU ES LA FIRMA DIGITAL?
Es un proceso informtico en el que se genera un nuevo chero que contiene toda la informacin del documento original y garantiza la autenticidad del rmante, emisor de la factura y la integridad de lo rmado, asegurando que no ha sido modicado desde el momento en que se rm. Para poder utilizarla, el rmante debe disponer de un certicado digital que le permita asegurar tanto su identidad como la integridad del documento.
CASOS QUE NO SON FACTURA ELECTRNICA

Si revisamos los requisitos legales que debe cumplir la factura electrnica, podemos deducir que no es: 1 Un archivo en formato digital (PDF, DOC, Excel, etc.) con la imagen de la factura enviada por correo electrnico a los clientes. 2 Una factura rmada electrnicamente con una rma digital no avanzada como la que se genera con el certicado personal que utilizamos para la presentacin de la renta a la Agencia Estatal de Administracin Tributaria (AEAT). 3 Una factura que contiene una rma electrnica con un certicado homologado por la AEAT caducado o anulado.
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SE LA CONOCE COMO:
Factura telemtica Factura electrnica E-factura Factura digital Factura desmaterializada Factura-e
1.4.
CMO SE DEBE VERIFICAR UNA FACTURA ELECTRNICA? Para garantizar la autenticidad del origen de las facturas electrnicas y la integridad de su contenido:
El receptor de facturas electrnicas debe disponer de un procedimiento de vericacin de la rma que le ser facilitado de forma obligada por el emisor. Se deben conservar las facturas emitidas y recibidas, asegurando la legibilidad en el formato original en que se hayan transmitido, conservar los datos asociados, as como los mecanismos de vericacin de rmas. Si la factura es conservada de forma impresa, debe constar en ella una marca grca de autenticacin que deber ser generada por dispositivos de vericacin de rma electrnica. Los dispositivos de vericacin de rma deben controlar que la rma electrnica que acompaa a la factura electrnica se corresponde con los datos de vericacin existentes en el certicado del rmante. Adicionalmente, debern arbitrar un procedimiento que les permita conocer la validez del certicado. Las entidades certicadoras son las responsables de facilitar los servicios de consulta a sus bases o directorios de certicados revocados (CRL). Existen certicados con sello de tiempo que eximen al receptor de la obligacin de vericar la validez del certicado porque realizan la vericacin en origen en el momento de la rma.
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1.5.
EL TEST DE LA FACTURA ELECTRNICA La factura electrnica trae mltiples benecios a las grandes, medianas y pequeas empresas que la implantan en sus procesos administrativos. Si quiere saber si su empresa puede estar interesada en utilizar este nuevo sistema responda este sencillo test. Si la gran mayora de preguntas las responde con un S, usted necesita implantar en su empresa la facturacin electrnica.
Su empresa sigue teniendo un proceso de facturacin en papel? Tiene un gasto por cada factura en papel enviada o recibida cercano a 1 euro? Tiene al menos 1 persona ocupada de la facturacin en papel? En ocasiones se le retrasa el cobro debido a errores, perdidas, duplicados de su factura en papel?
S S S S No No No No
RECUERDA...
Archivo informtico: cualquier tipo de archivo como, por ejemplo, PDF, Word, Excel, XML o EDI, entre otros. Firma electrnica: es el conjunto de datos generados electrnicamente, consignados junto con otros datos asociados a ellos, que pueden ser utilizados como medio de identicacin del rmante. La rma electrnica permite identicar al remitente de un mensaje en forma dedigna, asegurando su imputabilidad. Firma electrnica avanzada: es la rma electrnica que permite identicar al rmante y detectar cualquier cambio de los datos rmados, que est vinculada al rmante de manera nica y a los datos a que se reere y que ha sido creada por medios que el rmante puede mantener bajo su exclusivo control. Firma electrnica reconocida: es la rma electrnica avanzada basada en un certicado reconocido y generada mediante un dispositivo seguro de creacin de rma. Sello de tiempo: es un documento que indica la fecha y hora en que se ha producido un acto, mediante una fuente de tiempo able. De este modo, se pueden obtener evidencias (tcnicas y jurdicas) de que tal acto se ha producido en un determinado momento. Pdf 417: mtodo de transporte de datos capturados por scanner. Puede almacenar hasta 1.800 caracteres alfanumricos o 1.100 cdigos binarios por cada smbolo.
A DESTACAR
Una factura electrnica debe estar rmada electrnicamente con una rma legalmente apta para ello (avanzada). No es necesario estar autorizado por la Agencia Tributaria ni rmar ningn contrato. Tampoco es necesaria la homologacin de las soluciones informticas y las noticaciones. Podemos enviar las facturas a travs de una Red de Valor Aadido (RVA), a travs de Internet o de un correo electrnico, cuya rma digital avanzada garantiza la inalterabilidad de los datos. Es necesaria la conformidad del receptor para enviarle la factura electrnica. La factura electrnica est sujeta a los mismos requisitos y obligaciones que la factura en papel.
OK
El principal objetivo de la factura electrnica es la simplicacin de los procesos administrativos de las empresas. La implantacin de la factura electrnica generar grandes benecios a las compaas que la utilizan, tanto por el lado del emisor como del receptor, que se traducen, entre otros, en el ahorro de tiempo, dinero y papel. En denitiva, una mayor calidad de servicio que repercute a su vez en una mayor competitividad, a travs de un proceso de facturacin electrnica ms sencilla que la facturacin en papel y que est al alcance de cualquier empresa.
2. TRABAJAR CON
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2.1.
CMO FUNCIONA El proceso de factura electrnica consta de dos momentos diferenciados que corresponden a los dos interlocutores del proceso: el proveedor (emisor de la factura electrnica) y el cliente (receptor). Durante la emisin, el proveedor, que debe contar con la conformidad de su cliente, transmite a ste a travs de medios telemticos la factura electrnica y conserva una copia o matriz. Por su parte, el cliente recibe electrnicamente la factura en formato digital y la conserva en soporte informtico (o eventualmente impresa en papel segn el formato PDF417) para, en caso de que fuese necesario, su futura consulta e impresin. Adems, la factura electrnica es un documento rmado electrnicamente, por lo que el receptor debe guardar la informacin relativa a la comprobacin de la validez de la rma electrnica.
El proceso de factura electrnica consta de dos momentos que corresponden a los dos interlocutores del proceso: el proveedor (emisor de la factura electrnica) y el cliente (receptor)
LOS PASOS QUE HAY QUE SEGUIR

Los usuarios (emisor-receptor) llevan a cabo toda la operacin de la factura electrnica a travs de medios informticos.
EMISOR
El proveedor (emisor), tras elaborar y validar la factura electrnica en su ordenador la enva telemticamente al ordenador del cliente (receptor). En ese mismo momento el emisor archiva la factura electrnica que ha enviado al cliente en su sistema.
RECEPTOR
El cliente (receptor), tras recibir la factura electrnica, verica su vigencia y la archiva en formato original en su ordenador (o eventualmente impresa en formato PDF417).
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MAYOR AGILIDAD CON LA FACTURA ELECTRNICA

Con la factura electrnica las empresas consiguen una mayor agilidad en la tramitacin de sus facturas y un ahorro de tiempo muy valioso que se puede emplear en otras actividades ms productivas.
TRATAMIENTO ACTUAL DE FACTURAS
TRATAMIENTO FACTURA ELECTRNICA
Generacin de la factura manual (imprimir, doblar, ensobrar) 1 minuto
Generacin de la factura electrnica

35 segundos
2
Envo y entrega (por correo) de 1 a 5 das
Envo y entrega (telemticamente)

Inmediato
3 4
Recepcin (abrir la carta) 1 minuto
Recepcin (en el ordenador mediante correo electrnico, FTP, etc.)

Inmediato
4
7 minutos
Revisin de la factura
2 minutos (el registro en el sistema es automtico)
Revisin y registro de la factura en el sistema
Archivo (guardar la factura con el resto de facturas) 1 minuto
Registro y archivo electrnico (mediante el software necesario en el ordenador)

30 segundos
Total tiempo requerido para envo-recepcin de factura tradicional: entre 1 y 5 das y 10 minutos
Total tiempo requerido para envorecepcin de factura electrnica:
3 minutos y 5 segundos
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2.2.
QU SE NECESITA? En primer lugar, tanto el emisor como el receptor de las facturas electrnicas deben contar con un equipo informtico con conexin a Internet para poder enviarlas y recibirlas telemticamente. El emisor debe realizar la factura generando un formato digital (PDF, XML, DOC, XLS, etc.), contar con el consentimiento del receptor y garantizar la autenticidad del origen y la integridad de las facturas mediante el uso de la rma electrnica avanzada. Adems, aunque no es necesario que almacene copia de las facturas, ste deber ser capaz de reconstruir una factura a travs de la informacin guardada en su base de datos. El requisito bsico del receptor es ser capaz, mediante el software adecuado, de vericar la rma electrnica, almacenar la factura digitalmente y conservarla en su formato original. REQUISITOS QUE SE DEBEN CUMPLIR PARA LA UTILIZACIN DE LA FACTURA ELECTRNICA
El receptor de la factura debe aceptar explcitamente que se le enven las facturas en formato electrnico. La factura debe enviarse al destinatario por medios electrnicos: correo electrnico, emisin por radio, medios pticos, CD, EDI, PDF417, etc. La factura electrnica debe rmarse mediante un certicado electrnico de identicacin, en vigor y admitido por la Agencia Tributaria. El destinatario debe disponer de medios capaces de vericar la validez de la rma y la identidad del emisor. La factura electrnica debe conservarse, por medios electrnicos, durante todo el periodo de prescripcin del IVA y los plazos establecidos por el cdigo de comercio, es decir, 6 aos.
El requisito bsico del emisor es rmar electrnicamente la factura y el del receptor es vericar la rma de la factura y conservarla en su formato original
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REQUISITOS PARA
El emisor y el receptor son las dos partes implicadas e interesadas en el proceso de la factura electrnica. Para poder llevarlo a cabo deben cumplir una serie de requisitos:
EMISOR:
Disponer de ordenador con conexin a Internet. Utilizar un formato de archivo digital para realizar la factura (PDF, XLS, DOC, XML, etc.). La factura electrnica debe contar con los mismos datos que una factura tradicional. Contar con el consentimiento previo del receptor. Garantizar la autenticidad de las facturas con el uso de la rma electrnica. Almacenar copias de las facturas si no es capaz de reconstruir una factura a partir de la informacin guardada en la base de datos de la empresa.
RECEPTOR:
Disponer de un ordenador con conexin a Internet. Disponer del software necesario para la validacin de la rma electrnica. Almacenar las facturas recibidas digitalmente (factura y rma) en su formato original. Las facturas almacenadas deben contener elementos que faciliten su bsqueda, visualizacin e impresin en caso de inspeccin (acceso completo a los datos).
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2.3.
RECIBIR LA AYUDA DE UN TERCERO En la normativa actual se reconoce expresamente la posibilidad de delegar la ejecucin material de la facturacin bien en los destinatarios la denominada autofactura o en un tercero mediante la subcontratacin de sus servicios facturacin por terceros o subfacturacin. No obstante, independientemente del modelo adoptado, el empresario o profesional sigue siendo el nico responsable del cumplimiento de las obligaciones establecidas por la ley en relacin a la facturacin. Por este motivo, debern ser cuidadosos a la hora de elegir a su proveedor. PUEDO CONTAR CON LA AYUDA DE UN TERCERO?
La respuesta es s, pero siempre y cuando se cumpla con los siguientes requisitos: 1. Un acuerdo previo documentado por escrito entre el obligado tributario emisor y la entidad que gestionar la expedicin de la factura, ya sea un tercero o el obligado tributario receptor (autofactura). 2. En caso de delegar la ejecucin material de la factura al receptor de la misma (autofactura), el emisor tendr 15 das desde la recepcin de la copia o del acceso telemtico a ella, para aceptar o rechazar la emisin de cada factura concreta. 3. Las facturas sern expedidas en nombre y por cuenta del empresario o profesional que haya suministrado los conceptos que en ellas se documentan. 4. Cuando se usan servicios externos o autofactura, se debe asignar una serie especca por cada entidad que gestiona facturas por cuenta del obligado emisor.
Pilar Franquet (Rble. del Servicio de Facturacin Electrnica de la Caixa)
CUANDO SE UTILIZA EL SERVICIO NADIE EST DISPUESTO A RETROCEDER AL PAPEL

La factura electrnica posibilita la eliminacin de la factura en papel entre proveedores y clientes y permite enviar y recibir facturas de forma inmediata y ms segura por llevar incorporada la rma electrnica, autorizada por la Agencia Tributaria. Asimismo, ofrece servicios de archivo y custodia que aportan grandes ventajas respecto al archivo tradicional en papel. la Caixa, a travs de CaixaFactura ofrece a sus clientes la gestin del cobro, pago y nanciacin de las facturas va factoring y conrming, un servicio que se adapta a las necesidades reales de sus clientes, ya que permite integrar sus facturas con los sistemas informticos de cada empresa. Actualmente, el principal inconveniente en la implantacin de la factura electrnica es la reticencia al cambio por parte de los usuarios pero, una vez que se utiliza el servicio, nadie est dispuesto a retroceder a la factura en papel, al comprobar las ventajas que supone la utilizacin de la factura electrnica. Lo ms importante es que la empresa tenga como objetivo reducir costes y mejorar la eciencia de sus procesos de facturacin. El servicio CaixaFactura que ofrece la Caixa se dirige a cualquier sector: administracin pblica, empresarial, autnomos. Puede implantarse en cualquier tipo de organizacin, ya sea una gran empresa, pymes o microempresas.
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SOLUCIONES SOFTWARE
Numerosos fabricantes de software estn ofreciendo a los interesados en implantar el sistema de facturacin electrnica en su empresa, plataformas de software que permiten el manejo y control integral de todo el ciclo de la factura electrnica. De esta manera, el proveedor puede emitir, distribuir, almacenar y consultar de manera electrnica y segura todas sus facturas.
2.4
QUINES PARTICIPAN La Unin Europea ha impulsado la facturacin electrnica estableciendo, as, un marco nico para todos los pases miembros. Con esta nueva medida se pretende aumentar el nivel de competitividad de los pases europeos que ha decrecido, en los ltimos aos, como consecuencia del reducido nivel de adopcin de las nuevas tecnologas en las pymes, entre otros motivos. Por su parte, las organizaciones y empresas tienen en su mano la oportunidad de reducir costes y tiempo a travs de la factura electrnica y, adems, pueden contar con la ayuda y el asesoramiento de las entidades nancieras que estn trabajando en su implantacin, as como de los fabricantes de plataformas de software que permiten gestionar fcilmente el proceso de facturacin electrnica. En Espaa el sector nanciero de acuerdo con la Agencia Tributaria (AEAT) ha promovido un formato estndar de chero de factura electrnica para intercambios con la Administracin denominado factura-e (antiguo AEAT-CCI).
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BENEFICIOS DE LA FACTURA ELECTRNICA PARA

ADMINISTRACIN Impulso del uso de las TIC en las pymes Optimizacin de sus procesos administrativos Mejora de la accesibilidad a la informacin Contribucin a polticas de conservacin medioambiental y desarrollo sostenible EMPRESAS Reduccin de costes en emisin y recepcin Optimizacin de la gestin administrativa Ahorro de espacio y gestin ms rpida de archivo Mejora de la relacin con los clientes (recepcin inmediata de las facturas) Seguridad (disminucin del riesgo de fraude) PYMES Contar con la ayuda de un tercero es de vital importancia para la gran mayora de pymes. Los proveedores de software ofrecen soluciones adaptadas a ellas y a las diferentes alternativas de utilizacin de la factura electrnica, tanto si la empresa enva directamente la factura electrnica a su cliente nal o bien lo hace a travs de un tercero como una entidad nanciera, un proveedor EDI, etc. que, mediante plataformas externas de facturacin, liberan a la empresa de las partes ms complejas de la misma.
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A DESTACAR
El proceso de la factura electrnica se da entre dos interlocutores: el proveedor (emisor) que enva electrnicamente la factura al cliente (receptor). El emisor debe contar previamente con la conformidad del receptor en cuanto al formato electrnico de la factura para poderla enviar. El receptor debe vericar la autenticidad de la factura mediante la rma electrnica y la vigencia del certicado digital y archivarla. Tanto el emisor como el receptor de las facturas electrnicas pueden contar con la ayuda y el asesoramiento de un tercero (entidades nancieras, fabricantes de software, etc.).
RECUERDA...
Certicado electrnico de identicacin: documento digital mediante el cual una autoridad de certicacin garantiza la vinculacin entre la identidad de un sujeto o entidad y su clave pblica. EDI: intercambio electrnico de datos (en ingls, Electronic Data Interchange). Se trata de un software que permite la conexin a distintos sistemas empresariales (ERP, CRM, etc.) y que puede realizarSe en distintos formatos (EDIFACT, XML, ANSI, ASC, etc.). Autofactura: procedimiento mediante el cual se delega la ejecucin material de la facturacin en el receptor de la factura (cliente).
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La factura electrnica es una representacin informtica de un documento tributario, generado electrnicamente, que reemplaza al documento emitido en papel y que trae consigo un sinfn de benecios, como la disminucin de los costes del proceso de facturacin, la minimizacin del tiempo empleado en la emisin y recepcin de las facturas y la contribucin hacia un desarrollo ms sostenible de la sociedad.
3.
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PRINCIPALES VENTAJAS PARA EL EMISOR

1 Disminucin de costes por factura emitida (papel/ impresora/tinta/ manipulacin/envo) 2 Mayor seguridad del envo electrnico 3 Optimizacin de la gestin administrativa en la empresa 4 Eliminacin de tareas de poco valor aadido 5 Mayor eciencia en la gestin, auditora e inspeccin 6 Inmediatez del envo de la factura por medios electrnicos 7 Agilidad en la toma de decisiones 8 Mejora y consolidacin de la relacin con los clientes 9 Recepcin inmediata de la factura 10 Seguridad 11 Disminucin de fraude
3.1.
VENTAJAS PARA EL EMISOR La factura electrnica aporta grandes ventajas respecto a la factura tradicional de papel. En primer lugar, desaparecen todos los costes directos e indirectos vinculados a la emisin de facturas impresas (papel, sobres, impresin, sellos, manipulado, etc.). Pero, ms all de los costes econmicos, la factura electrnica brinda ecacia e inmediatez, ya que al ser enviada por medios electrnicos no se pierde tiempo y se evitan los retrasos y posibles extravos de la correspondencia postal, y una mayor simplicacin de la gestin y seguridad en el sistema contable de la empresa. AHORRO DE TIEMPO
Con la factura electrnica las empresas consiguen una mayor agilidad en la tramitacin de sus facturas y un tiempo muy valioso que se puede emplear en otras actividades ms productivas.
EMISOR
FACTURA EN PAPEL
3 30 5 das 1 minuto
Manipulacin y ensobrado Creacin Impresin de factura de factura
Envo
Archivo
Tiempo manual por factura: 1 minuto y 33 segundos
FACTURA ELECTRNICA
30
Creacin de factura, envo y archivo Tiempo manual por factura electrnica: 30 segundos
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PRINCIPALES VENTAJAS PARA EL RECEPTOR

Disminucin de costes por factura recibida Mejora de la eciencia administrativa Mejor gestin de tesorera Visibilidad sobre el ujo de factura Minimizacin de incidencias en la recepcin Ahorro de espacio y gestin ms rpida y efectiva de archivo Seguridad 1
3.2.
2
VENTAJAS PARA EL RECEPTOR Para la empresa o profesional que recibe las facturas en soporte electrnico las ventajas tambin son reales: desaparece el tiempo de manipulado de las facturas impresas, se puede automatizar el proceso de introduccin en el programa de gestin nanciera y contable y se elimina la necesidad de conservar las facturas impresas durante el periodo scal, dado que stas pueden ser conservadas en el formato electrnico en que se reciben. En resumen: benecios econmicos y de tiempo para la empresa. RECEPTOR
FACTURA EN PAPEL
1 minuto 2 minutos
3 4 5
Recepcin
Manipulacin del correo

5 minutos
Vericacin y revisin de la factura
Entrada de datos y registro de la factura en el sistema

1 minuto
Archivo manual Tiempo manual por factura: 9 minutos
FACTURA ELECTRNICA
2 minutos 30
Recepcin on line
Vericacin y revisin de la factura
Registro en el sistema y archivo
Tiempo manual por factura electrnica: 2 minutos y 30 segundos
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3.3.
REDUCCIN DE COSTES La implantacin de la facturacin electrnica comporta un signicativo ahorro de costes para las dos partes implicadas en el proceso, tanto el emisor como el receptor. As, mientras el ahorro de costes en la emisin pasa por la eliminacin y gestin de la factura en papel, en la recepcin se produce por la integracin de la factura electrnica en el circuito de validacin y gestin de facturas por parte del receptor. A continuacin mostramos un clculo aproximado del ahorro generado por la utilizacin de la factura electrnica. CUNTO CUESTA?
APORTA BENEFICIOS A LA EMPRESA LA FACTURA ELECTRNICA?
FACTURACIN CONVENCIONAL
VS.
FACTURACIN TELEMTICA
Coste convencional
Coste factura electrnica
1,50
EMISOR
0,15
por factura
por factura (*)
Ahorro por factura 1,35 Los costes convencionales de emisin incluyen: Impresin, manipulado, sobre y sello postal.
(*)Fuente: Unin Europea
Coste convencional
Coste factura electrnica
1,18
RECEPTOR
0,02
por factura
por factura
Ahorro por factura 1,16 Los costes convencionales de recepcin incluyen: Manipulado recepcin, introduccin datos
Fuente: Consorcio Digital (Enero 2007)
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UN RETO DE MODERNIDAD
El Gobierno balear ha puesto en marcha la Factura Solidaria, una iniciativa pionera en Espaa que presenta importantes ventajas para el sector privado. As, a la vez que el tejido empresarial balear incorpora las nuevas tecnologas en el trabajo diario, los empresarios y profesionales de Baleares pueden facturar de un modo ms fcil, barato y gil. La factura electrnica solidaria abre un nuevo escenario legal, scal y tecnolgico y deriva, adems, un porcentaje de los ingresos generados por el nuevo sistema de facturacin a la Fundacin para el Desarrollo Sostenible de las Islas Baleares.
3.4.
VENTAJAS PARA EL MEDIO AMBIENTE El uso de los soportes electrnicos, para la generacin de facturas y los medios electrnicos para su envo, generan una serie de benecios a nivel medioambiental como consecuencia de la supresin del papel y las necesidades del servicio de mensajera. La supresin de un milln de facturas equivale a ms de 10.000 kilos de madera que se suman al ahorro del consumo de agua necesaria para la transformacin de la madera en pasta de papel y la consiguiente disminucin de contaminacin del proceso productivo. BENEFICIO MEDIOAMBIENTAL
El hecho de que la factura ya no tenga que ser de papel para ser vlida tiene un impacto medioambiental muy positivo.
=
1 RBOL (PINO) 179 KG DE MADERA
=
1 MILLN DE FACTURAS
La utilizacin de la factura electrnica aportar a las empresas, sobre todo a las pymes, un gran ahorro de costes y una importante mejora de su productividad y eciencia
10.000 KG DE MADERA QUE NO SE TENDRN QUE TALAR
10.000/179 = 55,8 PINOS NO SERN TALADOS POR CADA MILLN DE FACTURAS NO IMPRESAS
1.000.000
= 56
Cada milln de facturas electrnicas salvar a 56 rboles
29
3.5.
VENTAJAS PARA LA SOCIEDAD Desde el ao 1996, y como consecuencia del reducido nivel de adopcin de las nuevas tecnologas por parte de la pequea y mediana empresa, el nivel de competitividad en Europa frente a Estados Unidos ha descendido. Ante esta situacin, la Unin Europea ha visto en la factura electrnica una medida idnea para impulsar el uso de las nuevas tecnologas en el contexto empresarial y para hacer crecer la competitividad de las empresas y organizaciones europeas, con un sistema de gestin contable que les ayuda a ahorrar tiempo, dinero y mucho papel. LOS 3 PILARES DE LA FACTURA ELECTRNICA
La gestin electrnica de las facturas permite eliminar costes econmicos y hacer ms ecaz la gestin de la facturacin en un entorno ms fcil y seguro. AHORRO De costes: papel, sobres, envos, espacio de archivo. De tiempo: eliminacin de la entrada de datos, de validacin manual y gestin de las facturas en papel, reduccin de las tareas administrativas. Ecolgico: el ahorro de papel contribuye a la conservacin de los bosques. SEGURIDAD Y CONFIDENCIALIDAD Control de acceso: slo puede acceder a las facturas el destinatario asignado. Disminucin de errores: resolucin de situaciones como prdida de la factura o no reemisin del original. FIABILIDAD Justicantes de la recepcin: el emisor puede saber cundo recibe el cliente la factura. Vericacin de la identidad del emisor. Autenticidad legal gracias al certicado digital y a la rma electrnica.

1 Incremento de la eciencia: 80% 2 Reduccin de costes: 70% 3 Rapidez de cobro: 40% 4 Menos conicto con el cliente: 25% 5 Adaptado al proveedor: 21% 6 Adaptado a las preferencias del cliente: 18% 7 Incremento de la seguridad: 6% 8 Reduccin de personal: 2% 9 Mejora en seguridad: 2% 10 Mejor control y comunicacin: 1% 11 Ventajas medioambientales: 1% 12 Sincronizacin automtica: 1% 13 Incremento de transparencia: 1% 14 Ecacia para impuestos: 1% 15 Otros: 2%
Fuente: Informe e-Invoicing and e-Archiving taking the next step PriceWaterhouseCoopers
30
3.6.
Jess Blanco (director de marketing de Sage Logic Control)
MLTIPLES BENEFICIOS PARA TODOS ES NECESARIO QUE LAS PEQUEAS Y MEDIANAS EMPRESAS EMPIECEN A UTILIZAR LAS TIC
La factura electrnica es un claro ejemplo de cmo la utilizacin de las tecnologas de la informacin y la comunicacin mejora la eciencia y permite incrementar la productividad de la empresa. Pero, por qu no ir ms all? Las pequeas y medianas empresas que tienen, en muchos casos, las mismas necesidades que las grandes compaas pero cuentan con menos recursos, pueden y deben aprovechar todas las posibilidades que ofrecen las TIC en general y el software de gestin (ERP) en particular. Todo ello para optimizar sus recursos, mejorar sus resultados, ser ms competitivas, delizar a sus clientes y empleados y acertar en la toma de decisiones. Ms de 35 aos trabajando con las pymes y ms de 24.000 clientes nos permiten conocer a la perfeccin las necesidades de nuestros clientes y, por lo tanto, ofrecer la solucin ERP que mejor se adapta a sus necesidades, Logic Class. SAGE Logic Control y Logic Class ofrecen unos valores diferenciales que responden a las necesidades reales de las pymes: es de rpida y fcil instalacin, escalabilidad y amigabilidad, y tiene posibilidades de personalizacin y facilidad de uso, integracin y trazabilidad de la informacin. Adems, garantizamos una atencin personalizada y un servicio de primer nivel, que proporcionamos a travs de nuestras 22 delegaciones y 140 distribuidores.
Como hemos ido explicando a lo largo de este captulo, la implantacin de la factura electrnica comporta importantes ventajas para todos los actores implicados en el proceso. A continuacin, enumeramos las 10 principales ventajas que trae consigo este sistema de facturacin. 1- Ahorro de costes: debido a la supresin del papel, hay un abaratamiento de los medios de comunicacin electrnicos respecto al envo postal, adems de la eliminacin de los gastos de franqueo, de los gastos derivados de la introduccin manual de datos, etc. 2- Mejora de la eciencia: la liberacin de las tareas administrativas permite destinar los recursos humanos a aspectos ms productivos en las compaas. 3- Integracin con ERP propios: con un simple clic el emisor enva la factura y el receptor puede introducir los datos automticamente en sus aplicaciones. 4- Optimizacin de la tesorera: la automatizacin permite cuadrar los apuntes contables y comparar documentos, minimizando as el margen de error humano. 5- Obtencin de informacin en tiempo real: permite vericar el estado en que se encuentra una factura de forma exacta y en tiempo real.
31
6- Reduccin de tiempos de gestin: al ser enviada y recibida al momento, el tiempo de tramitacin prcticamente desaparece. 7- Menor impacto medioambiental: menor tala de rboles, menor consumo de agua, menor contaminacin y supresin del consumo energtico de los servicios de mensajera. 8- Administracin y contabilidad automatizadas: la integracin en los sistemas de la empresa permite que toda la insercin de los datos y las operaciones contables requieran menos participacin humana. 9- Control de errores a travs de sistemas de alertas que detectan discrepancias entre operaciones de contabilidad y facturacin o en la aplicacin de tipos errneos. 10- Uso ecaz de recursos nancieros: la adopcin de la factura electrnica favorece el acceso a medios de nanciacin como el factoring o el conrming y agiliza la gestin del cobro y pago de facturas.
A DESTACAR
La implantacin de la factura electrnica en el sistema de contabilidad de las empresas mejora signicativamente su productividad y eciencia. La factura electrnica benecia signicativamente a 4 actores principales: 1. Emisor de la factura 2. Receptor de la factura 3. Medio ambiente 4. Sociedad en general La factura electrnica ayuda a ahorrar dinero y tiempo a las empresas, mejora su seguridad y contribuye al desarrollo de una sociedad ms sostenible y ms competitiva.
RECUERDA...
ERP: conjunto o paquete de aplicaciones software, diseadas para cubrir las exigencias de cada rea funcional de la empresa, de tal manera que crea un ujo de trabajo entre los distintos usuarios. Trco: circulacin de datos a travs de la Red.
En el ao 2005 unas 3.900 empresas utilizaron la factura electrnica en Espaa. Se emitieron unos dos millones de facturas al mes, segn estimaciones de la Asociacin Multisectorial de Empresas Espaolas de Electrnica y Comunicaciones (Asimelec), cifra que duplicaba el milln de facturas electrnicas mensuales emitidas en 2004. Actualmente, ms de 5.000 compaas de todos los mbitos sectoriales utilizan este mtodo electrnico para la gestin de sus facturas. Un balance espectacular para los primeros cuatro aos de implantacin de la factura electrnica en Espaa.
LA FACTURA ELECTRNICA HOY
4.
33
4.1.
PERSPECTIVAS INMEDIATAS DE IMPLANTACIN En nuestro pas, los sectores que lideran la introduccin de la factura electrnica en los procesos administrativos son el de la distribucin, la automocin, la banca y el turismo. A da de hoy, en Espaa se emiten ms de cinco millones de estas facturas al mes, con un crecimiento mensual del 5%, una cifra de penetracin que ofrece un panorama optimista. Y es que cada da nuevas empresas incorporan la factura electrnica, convencidas de las ventajas que supone; agilizacin de los trmites administrativos y reduccin de costes. Basta con decir que el ahorro estimado en 2005 por la utilizacin de la factura electrnica ascendi a 29 millones de euros, segn clculos facilitados por Asimelec. EVOLUCIN DE LA IMPLANTACIN DE LA FACTURA ELECTRNICA EN ESPAA
FACTURAS ELECTRNICAS EMITIDAS MENSUALES
4.800.000 5.100.000
Actualmente, los sectores de la distribucin, la banca, el turismo y la automocin son los que estn liderando la implantacin de la facturacin electrnica en nuestro pas
6.000.000 5.000.000 4.000.000 3.000.000 2.000.000 1.000.000
2.000.000 1.000.000
2004
2005
2006
2007
5.500 4.000 2.500 1.000 0
N EMPRESAS QUE UTILIZAN FACTURAS ELECTRNICAS

3.900 1.950 5.000 5.212
2004
2005
2006
2007
34
PRINCIPALES SECTORES QUE LA HAN IMPLANTADO:

1. Distribucin (el 25% de toda la facturacin electrnica anual corresponde a este sector) 2. Automocin 3. Banca 4. Turismo
Fuente: ASIMELEC
IMPLANTACIN DE LA FACTURA ELECTRNICA EN EUROPA

Las empresas espaolas estn a la cabeza de Europa en la utilizacin de facturas electrnicas.
25,8% 18,2%
26,1% 18,2%
17,4%
FINLANDIA
REINO UNIDO ALEMANIA FRANCIA
8,2%
REP. CHECA
6,6% ITALIA
ESPAA
Fuente: Direccin General de Industria y Empresas de la Comisin Europea
Existen dos alternativas de implantacin de la factura electrnica en la empresa emisora: la solucin propia y la externa
4.2.
ALTERNATIVAS DE IMPLANTACIN Existen dos alternativas de implantacin de la factura electrnica en la empresa que las emite: la solucin propia y la externa. La solucin propia consiste en adaptar la solucin informtica de la empresa con una programacin a medida o con una versin estndar, que genere
35
el archivo electrnico con la informacin de la factura, rmarla con un certicado homologado, enviarla rmada por correo electrnico al cliente y archivarla en el sistema. Con la solucin externa se adapta la aplicacin actual que tiene la empresa con una programacin a medida o con una versin estndar para generar el archivo de las facturas electrnicas. Despus se envan los archivos a la plataforma web de un tercero que ayuda a la empresa y que se encargar de rmar, enviar y archivarlas.
DIFERENCIAS ENTRE LAS ALTERNATIVAS DE IMPLANTACIN
SOLUCIN PROPIA SOLUCIN EXTERNA
VENTAJAS QUE PRESENTA LA SOLUCIN EXTERNA

1 Menores costes de adaptacin si es a medida, aunque aade costes recurrentes por utilizacin de la plataforma externa 2 No requiere tareas de mantenimiento por parte de la empresa emisora de las facturas 3 Si se utilizan plataformas de entidades nancieras, facilita la posterior gestin del cobro de las facturas (factoring, conrming,...) 4 Si la plataforma incluye el servicio de custodia de las facturas electrnicas, el empresario se evita los procesos necesarios para mantener actualizados y legibles las rma y los formatos.
1
Adaptar la aplicacin actual con programacin estndar o a medida para generar el archivo electrnico de la factura
1
Adaptar la aplicacin actual con programacin estndar o a medida para la generacin de archivo XML de las facturas
2
Firmar el archivo con un certicado homologado
2
Enviar las facturas a la plataforma web del tercero que gestiona el proceso de facturacin de la empresa
3
Enviar la factura electrnica por correo electrnico al cliente
@
3
Firma electrnica*
4
Envo al cliente*
4
Archivarla en el sistema
5
Archivo de las facturas*
VENTAJAS QUE PRESENTA LA SOLUCIN PROPIA

1 No existen costes recurrentes 2 La informacin de las facturas no sale del entorno de la empresa
*LOS PASOS MARCADOS LOS REALIZA EL TERCERO A TRAVS DE LA PLATAFORMA WEB (ENTIDADES FINANCIERAS, PROVEEDORES DE SERVICIOS EDI)
36
4.3.
CUNTO CUESTA IMPLANTAR LA FACTURA ELECTRNICA? Es difcil contabilizar el precio de la implantacin de la factura electrnica en sentido amplio. No obstante, a mayor grado de automatizacin de la plataforma y del proceso, ms puede crecer el coste de la puesta en marcha, a la vez que se lograrn mayores ahorros por cada factura emitida y recibida. Por otro lado, el coste de adopcin de la factura electrnica ser prcticamente nulo si empleamos elementos ya existentes en la empresa herramientas omticas, correo electrnico, aunque tambin los benecios de su uso sern menores.
37
4.4.
EXPERIENCIAS Estos son los testimonios de las experiencias de algunas de las empresas que ya han puesto en funcionamiento la facturacin electrnica en sus sistemas de contabilidad. Joan Pedregosa, gerente de la empresa EDS Qu les impuls a decidirse por la facturacin electrnica? Diversas razones entre las que destacamos la reduccin de los costes, simplicando la gestin e incrementando la seguridad, el aumento de la agilidad en la tramitacin de las facturas, as como la integracin de las facturas electrnicas con los sistemas de gestin de la empresa. Por otro lado, gracias a la facturacin electrnica se reducen considerablemente las tareas administrativas, externalizando tareas de poco valor aadido, pudiendo dedicar nuestro personal a tareas ms orientadas al negocio. Cmo ha sido el proceso de la implantacin de la factura electrnica? Han contado con ayuda? Para EDS ha sido muy sencillo puesto que a nivel corporativo se dispone de procedimientos automatizados de gestin de documentos que nos han facilitado la traduccin de las facturas al formato de la Agencia Tributaria. Ha signicado el desarrollo de un anlisis sobre los requerimientos de AEAT (Agencia Tributaria) para su aplicacin en nuestros procesos de facturacin, consiguiendo una integracin entre nuestra plataforma Corporativa EDS y CaixaFactura, la plataforma que EDS ha escogido para llevar a cabo la facturacin electrnica. La experiencia ha sido favorable? S, pues ha mejorado sustancialmente el proceso de intercambio de facturas con nuestros clientes, adems de los benecios expuestos anteriormente. Cules son los principales benecios obtenidos a travs de la utilizacin de la factura electrnica? Los esperados del planteamiento inicial. Adems de los ya mencionados, aadira el ahorro de espacio y la gestin ms efectiva de archivo, mayor eciencia de la gestin, auditoria e inspeccin y
38
que dicha aplicacin soporta estndares nacionales y europeos de la facturacin electrnica asegurando su evolucin. Animarais a otras empresas a implantar este sistema de facturacin? S, sobre todo a aquellas empresas con un volumen de facturas que lo justiquen o que quieran estar preparadas para cuando sus clientes les requieran el envo de las facturas electrnicamente. Tambin lo recomendaramos a aquellas entidades que quieran ser competitivas en el mercado y para empresas interesadas en obtener nanciacin ms gil mediante el factoring y el conrming. La factura electrnica facilita el acceso a otros servicios nancieros, mejora los procedimientos administrativos de los departamentos que lo utilizan (mejora de la gestin del cobro/pago de facturas) y signica un gran ahorro de costes y tiempo. Josep Bombard, Bombardo S.A. Qu les impuls a decidirse por implantar la facturacin electrnica? En principio fue por un tema de ahorro de tiempo y dinero, as como por comodidad y seguridad. Cmo ha sido el proceso de la implantacin de la factura electrnica? Han contado con ayuda? El proceso de implantacin ha sido bueno, pero an tiene que pasar algn tiempo para que la gente se acostumbre, confe en el sistema y pueda ver los grandes benecios que aporta tanto para el emisor como para el receptor. Por otro lado, hay sectores que estn ms dispuestos a ir implantando las nuevas tecnologas que otros y, en este caso, el textil es un sector al que siempre le ha costado un poco ms ir adaptndose a las nuevas tecnologas. Hemos contado con la ayuda de SAGE Logic Control, pero hemos asesorado nosotros mismos a nuestros clientes para guiarles en algunos aspectos, como instalar el e-visor. La experiencia ha sido favorable? En la mayora de los casos la experiencia ha sido positiva, pero an hay varios clientes que lo ven complicado y a los que la factura electrnica les provoca desconanza. Por eso creemos que es mejor no presionarles ya que, poco a poco, la irn aplicando.
39
Cules son los principales benecios obtenidos a travs de la utilizacin de la factura electrnica? Ahorro de tiempo y papel, lo que lleva a un ahorro de dinero y tambin a una mejor organizacin administrativa. Animarais a otras empresas a implantar este sistema de facturacin? S, las principales razones son el ahorro de costes en papel, tiempo y burocracia administrativa, y mucha seguridad, ya que en todo momento puedes saber si el cliente ha recibido la factura. Jordi Vila Cabr, director nanciero, Grupo Manpower, Espaa. Qu les impuls a decidirse por la facturacin electrnica? Las principales razones fueron las demandas de nuestros clientes y los benecios que nos aporta. El hecho de que est aceptada legalmente es otro factor a favor. Cmo ha sido el proceso de la implantacin de la factura electrnica? Han contado con ayuda? Actualmente estamos en la fase de implementacin. Hemos empezado poniendo la solucin con toda la facturacin que tenemos entre las empresas del grupo. Lo estamos implantando con nuestro equipo informtico y la colaboracin de la Caixa. La experiencia ha sido favorable? Los primeros resultados estn siendo satisfactorios. Esperamos estar funcionando con plena normalidad con nuestros clientes antes de nal de ao.
40
Cules son los principales benecios obtenidos a travs de la utilizacin de la factura electrnica? Los benecios que nos aporta esta solucin los agrupara en tres categoras: eciencia, ecacia e imagen. Todo ello se traduce en un notable ahorro de tiempo, de espacio y en costes de impresin. Tambin en la mejor gestin del cobro y, por ltimo, en la apuesta por la innovacin, de la que se benecian tanto nuestros clientes como nuestros proveedores. Adems, la factura electrnica es la puerta hacia un segundo paso, la integracin con los sistemas del cliente. Animarais a otras empresas a implantar este sistema de facturacin? Sin duda, puesto que es un benecio tanto para el cliente como para el proveedor. Cuantos ms seamos los que utilicemos este sistema, mayores sern estos benecios. La facturacin electrnica es claramente una de aquellas soluciones tecnolgicas que slo suman y no restan.
A DESTACAR
El balance de implantacin de la factura electrnica durante estos primeros cuatro aos es importante, pero todava queda mucho por hacer, sobre todo en las pymes. Actualmente ms de 5.000 empresas en Espaa facturan electrnicamente un volumen de 5,1 millones de facturas electrnicas al mes.
RECUERDA...
Solucin propia: solucin adoptada por la empresa para que ella misma gestione todo el proceso de la factura electrnica (creacin, rma, envo y archivo de la factura electrnica). Solucin externa: solucin adoptada por la empresa para que una parte del proceso de la factura electrnica se la realice un tercero. Factoring: operacin nanciera en que una empresa contrata con una entidad nanciera la gestin de sus cobros y el adelanto de los mismos a cambio de un inters.
Los sectores que lideran la introduccin de la factura electrnica en los procesos de negocio son el de la distribucin, la automocin, la banca y el turismo. Existen dos alternativas de implantacin de la factura electrnica en la empresa emisora de las facturas: la solucin propia y la solucin externa.
Como no poda ser de otra manera, el marco regulador especial de la facturacin electrnica se deriva y entrecruza con la normativa europea y con la legislacin espaola que regula Internet en sentido amplio.
ASPECTOS LEGALES
5.
43
5.1.
VALIDEZ JURDICA DE LA FACTURACIN ELECTRNICA Cabe destacar que nuestra regulacin puede considerarse antigua ya que las lneas generales datan de hace ms de tres aos, y hasta la fecha se estn cuidando aspectos tan importantes para el buen funcionamiento del sistema como la neutralidad tecnolgica, es decir, un acceso completo y abierto a la informacin. La importancia de la rma electrnica en la validez jurdica de la factura electrnica se deriva del llamado principio de equivalencia funcional de la rma electrnica, que se congura en el art.3, apartados 4) y 8) de la Ley 59/2003 de rma electrnica. Art. 3. 4) La rma electrnica reconocida tendr respecto de los datos consignados en forma electrnica el mismo valor que la rma manuscrita en relacin con los consignados en papel (no repudio). El soporte en que se hallen los datos rmados electrnicamente ser admisible como prueba documental en juicio (). Si se impugna la autenticidad de la rma electrnica avanzada, con la que se hayan rmado los datos incorporados al documento electrnico, se estar incumpliendo lo establecido en el apartado 2) Art. 326 de la LEC (inversin de la carga de la prueba).
Art. 3.8)
La Orden EHA/962/2007 resulta de especial relevancia a nuestros efectos por cuanto desarrolla todos los protocolos para la correcta gestin de la transitoriedad del papel al formato electrnico de la factura. Especial inters tiene su art.7 porque abre el camino para la digitalizacin de cualquier documento en papel, conservando su ecacia jurdica.
44
5.2.
DIGITALIZACIN DE FACTURAS RECIBIDAS Y DE OTROS DOCUMENTOS O JUSTIFICANTES Concepto de digitalizacin certicada 1. Los obligados tributarios podrn proceder a la digitalizacin certicada de las facturas, documentos sustitutivos y cualesquiera otros documentos que conserven en papel que tengan el carcter de originales. Las facturas, documentos sustitutivos y otros documentos as digitalizados permitirn que el obligado tributario pueda prescindir de los originales en papel que les sirvieron de base. 2. Se entiende por digitalizacin certicada el proceso tecnolgico que permite, mediante la aplicacin de tcnicas fotoelctricas o de escner, convertir la imagen contenida en un documento en papel en una imagen digital codicada conforme a alguno de los formatos estndares de uso comn y con un nivel de resolucin que sean admitidos por la Agencia Estatal de Administracin Tributaria.
5.3.
REQUISITOS PARA LA DIGITALIZACIN DE DOCUMENTOS Que est realizada por el obligado tributario o un tercero en nombre y por cuenta de ste (contrato). Que el resultado de la digitalizacin garantice una imagen el e ntegra de cada documento digitalizado y que la imagen se rme con rma electrnica en base a un certicado instalado en el sistema de digitalizacin. Que el resultado de la digitalizacin certicada se organice en torno a una base de datos ordenada y que se conserve un registro de datos con todos los campos que exige el RD 1624/92, adems de un campo con la imagen binaria del documento. Homologacin de entidades desarrolladoras de software de digitalizacin; requisitos y procedimiento.
45
5.4.
NORMATIVA COMUNITARIA SOBRE INTERNET Directiva 1999/93/CE del Parlamento Europeo y Consejo, de 13 de diciembre de 1999, por el que se establece un marco comunitario para la rma electrnica. Directiva 2000/31/CE sobre el comercio electrnico. Directiva 2001/115/CE del Consejo, de 20 de diciembre de 2001 por la que se modica la directiva 77/388/CEE con objeto de simplicar, modernizar y armonizar las condiciones impuestas a la facturacin en relacin con el impuesto sobre el valor aadido. Directiva 2002/58/CE sobre la privacidad y las comunicaciones electrnicas. Directiva 1995/46/CE del Parlamento Europeo y del Consejo, de 24 de octubre de 1995, relativa a la proteccin de las personas fsicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulacin de estos datos. Directiva 2002/58/CE del Parlamento Europeo y del Consejo, de 12 de julio de 2002, relativa al tratamiento de los datos personales y a la proteccin de la intimidad en el sector de las comunicaciones electrnicas.
5.5.
NORMATIVA ESPAOLA SOBRE INTERNET Ley 34/2002, de 11 de julio, de servicios de la sociedad de la informacin y de comercio electrnico Ley 7/1998, de 13 de abril, sobre condiciones generales de la contratacin. Ley 7/1996 de ordenacin del comercio minorista. Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de rma electrnica.
46
Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrnico de los ciudadanos a los servicios pblicos Real Decreto 424/2005 de condiciones de prestacin de servicios de comunicaciones electrnicas. Real Decreto 1163/2005 que regula el distintivo pblico de conanza en los servicios de la sociedad de la informacin y comercio electrnico. Ley Orgnica 15/1999, de 13 de diciembre, de proteccin de datos de carcter personal. Real Decreto 994/1999, de 11 de junio, por el que se aprueba el reglamento de medidas de seguridad de los cheros automatizados que contengan datos de carcter personal.
47
5.6.
NORMATIVA ESPAOLA SOBRE FACTURACIN ELECTRNICA Real Decreto 1496/2003, de 28 de noviembre, (BOE 29-11-2003) por el que se aprueba el reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturacin, y se modica el reglamento del impuesto sobre el valor aadido. Orden EHA/962/2007, de 10 de abril, por la que se desarrollan determinadas disposiciones sobre facturacin y conservacin electrnica de facturas, contenidas en el Real Decreto 1496/2003, de 28 de noviembre, por el que se aprueba el reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturacin. Orden HAC/1181/2003, de 12 de mayo, (BOE 15-05-2003) por la que se establecen normas especcas sobre el uso de la rma electrnica en las relaciones tributarias por medios electrnicos, informticos y telemticos con la Agencia Estatal de Administracin Tributaria. Real Decreto 263/1996, de 16 de febrero, por el que se regula la utilizacin de tcnicas electrnicas, informticas y telemticas por la Administracin General del Estado (BOE nm. 52, de 29-2-1996).
5.7.
PROYECTOS DE LEY Y LEYES EN DESARROLLO Proyecto de ley de contratos del sector pblico. Proyecto de ley de impulso de la sociedad de la informacin. Proyecto de reglamento que desarrolla la Ley Orgnica de Proteccin de Datos de Carcter Personal (BOE 30 de abril 2007). Real Decreto 84/2007, de 26 de enero, sobre implantacin en la administracin de justicia del sistema informtico de telecomunicaciones Lexnet para la presentacin de escritos y documentos, el traslado de copias y la realizacin de actos de comunicacin procesal por medios telemticos.
La facturacin electrnica es un proceso simple y generador de importantes benecios en el sistema administrativo de las empresas tanto emisoras como receptoras de las facturas. Con el n de resolver posibles dudas que os hayan quedado tras leer este manual, presentamos una serie de preguntas y respuestas frecuentes que resumen brevemente las principales claves a tener en cuenta sobre este rentable sistema de facturacin.
6. EN BREVE
49
6.1.
LAS RESPUESTAS MS SENCILLAS Si despus de leer este manual an tienes alguna duda, aqu encontrars respuestas directas y sencillas para las preguntas ms frecuentes que pueden surgir en torno a la facturacin electrnica. Qu es la factura electrnica? Es un documento tributario generado por medios informticos en formato electrnico, que reemplaza al documento fsico en papel, pero que conserva el mismo valor legal con unas condiciones de seguridad no observadas en la factura en papel. A quin interesa la factura electrnica? El uso de la factura electrnica no depende directamente del tamao de la empresa y es muy interesante tanto para grandes empresas como para pymes, ya que permite un ahorro importante de costes como son la agilidad en los procesos de mecanizacin y tratamiento de documentos, disminucin de errores por manipulacin humana, ahorro de franqueos, papel y mensajera. Son equivalentes las denominaciones factura electrnica, factura telemtica y factura digital o e-factura? S son equivalentes, e incluso existen otros trminos anlogos. En el lenguaje legal se suele emplear la expresin remisin por medios electrnicos de facturas. Necesito la autorizacin de mi cliente para poder facturarle electrnicamente? Es necesario el consentimiento expreso del destinatario por cualquier medio, verbal o escrito. El destinatario debe estar de acuerdo, adems, en el formato en el que se va a facturar electrnicamente.
50
Quin es el responsable ltimo de la validez de la rma y de su correspondiente certicado? El destinatario de la factura tiene la obligacin de vericar la validez de la rma y, por tanto, el certicado rmante. Para ello dispondr de los medios informticos necesarios, aunque el responsable ltimo es el emisor de la factura. Hay que aplicar la facturacin electrnica a todos los clientes o podra ser slo a unos determinados? Se puede utilizar la facturacin electrnica a slo una parte de los clientes. Tambin se pueden emitir facturas en papel y electrnicamente en un mismo ejercicio para el mismo cliente.
51
Se puede encargar a un tercero el proceso de facturacin electrnica? S. Todo o parte del proceso de facturacin se puede ceder a un tercero, como por ejemplo a las entidades nancieras. En cualquier caso, los responsables ltimos ante las autoridades son los obligados tributarios, es decir, el profesional o empresario que debe expedirla y su cliente destinatario. Qu papel juegan los fabricantes de software en la implantacin de la factura electrnica? Juegan un papel muy importante, sobre todo en el caso de las pymes, que no estn tan preparadas para afrontar este cambio. Ellos analizan las necesidades de las pymes para afrontar este nuevo reto y ofrecen soluciones adaptadas a las mismas, as como a las diferentes posibilidades de utilizacin de la factura electrnica. Cmo se garantiza la autenticidad del emisor y la integridad del contenido? Firmando la factura con una rma electrnica reconocida. En el proceso de rma, se usa un certicado digital avanzado que garantiza la autenticidad del emisor y una huella que garantiza la integridad. Qu formatos son vlidos para la factura electrnica? No existe un formato nico para la factura electrnica. Puede usarse XML, PDF, HTML, DOC, XLS, JPEG, GIF o TXT, entre otros. La Agencia Tributaria, por ejemplo, usa XML con una estructura determinada conocida como formato Factura-e (anteriormente conocida como formato AEAT-CCI). Por qu medios se puede enviar la factura electrnica al receptor? Al igual que ocurre con los formatos, no existe un modo nico. Se puede enviar por correo electrnico, por FTP, ponindolo en una pgina web desde la que se la pueda descargar, mediante un servicio web (Web Service), etc., pero siempre rmada electrnicamente para asegurar la inalterabilidad del contenido. Qu ocurre si se rma con un certicado rmante caducado o revocado? Las facturas remitidas electrnicamente, rmadas con certicados caducados, revocados o suspendidos en el momento de su expedicin no se considerarn vlidamente remitidas a sus destinatarios ni recibidas por stos. Por ello, el software del expedidor debe comprobar la validez del certicado antes de su rma.
Han colaborado: Foment del Treball Nacional Sage Logic Cotrol, S.A. la Caixa
Diseo y realizacin BPMO Edigrup C/ Caballero 79, 7 08014 Barcelona Tel.: 93 363 78 40 Fax: 93 410 84 15 www.grupobpmo.com Diseo grco Rosa Baldrich, Marta Sol Maquetacin David Izquierdo Infograas Francesc Zaragoza Coordinacin editorial Alejandra Vidal Asesoramiento lingstico Ral Pelegrn

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Manual de la factura electrnica

EUSEBI CIMA I MOLLET Presidente de FEPIME Catalunya

TRABAJAR CON LA FACTURA ELECTRNICA

BENEFICIOS DE LA FACTURA ELECTRNICA

LA FACTURA ELECTRNICA HOY

49 >Las respuestas ms sencillas

CLAVES DE LA FACTURA ELECTRNICA

CASOS QUE NO SON FACTURA ELECTRNICA

LOS PASOS QUE HAY QUE SEGUIR

MAYOR AGILIDAD CON LA FACTURA ELECTRNICA

TRATAMIENTO ACTUAL DE FACTURAS

TRATAMIENTO FACTURA ELECTRNICA

Generacin de la factura manual (imprimir, doblar, ensobrar) 1 minuto

Generacin de la factura electrnica

Envo y entrega (telemticamente)

Recepcin (abrir la carta) 1 minuto

Recepcin (en el ordenador mediante correo electrnico, FTP, etc.)

Revisin y registro de la factura en el sistema

Archivo (guardar la factura con el resto de facturas) 1 minuto

Registro y archivo electrnico (mediante el software necesario en el ordenador)

Total tiempo requerido para envorecepcin de factura electrnica:

CUANDO SE UTILIZA EL SERVICIO NADIE EST DISPUESTO A RETROCEDER AL PAPEL

BENEFICIOS DE LA FACTURA ELECTRNICA PARA

BENEFICIOS DE LA FACTURA ELECTRNICA

PRINCIPALES VENTAJAS PARA EL EMISOR

Manipulacin y ensobrado Creacin Impresin de factura de factura

Tiempo manual por factura: 1 minuto y 33 segundos

PRINCIPALES VENTAJAS PARA EL RECEPTOR

Manipulacin del correo

Vericacin y revisin de la factura

Entrada de datos y registro de la factura en el sistema

Archivo manual Tiempo manual por factura: 9 minutos

Vericacin y revisin de la factura

Registro en el sistema y archivo

Tiempo manual por factura electrnica: 2 minutos y 30 segundos

Coste factura electrnica

por factura (*)

Coste factura electrnica

Fuente: Consorcio Digital (Enero 2007)

10.000 KG DE MADERA QUE NO SE TENDRN QUE TALAR

Cada milln de facturas electrnicas salvar a 56 rboles

BENEFICIOS DE LA FACTURA ELECTRNICA

LA FACTURA ELECTRNICA HOY

6.000.000 5.000.000 4.000.000 3.000.000 2.000.000 1.000.000

5.500 4.000 2.500 1.000 0

N EMPRESAS QUE UTILIZAN FACTURAS ELECTRNICAS

PRINCIPALES SECTORES QUE LA HAN IMPLANTADO:

IMPLANTACIN DE LA FACTURA ELECTRNICA EN EUROPA

REINO UNIDO ALEMANIA FRANCIA

Fuente: Direccin General de Industria y Empresas de la Comisin Europea

VENTAJAS QUE PRESENTA LA SOLUCIN EXTERNA

VENTAJAS QUE PRESENTA LA SOLUCIN PROPIA

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