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Responsvel Tcnico: Ana Cristina Vieira Belm Coordenao de Melhoria Contnua - DIMO Pblico-alvo: Integrantes do Comit Gestor do Programa CCQ VALE, Diretores, Gerentes Gerais, Gerentes de rea, Supervisores, Coordenao do Programa CCQ da Diretoria, Ncleo Regional de Recursos Humanos, Comunicao, participantes dos grupos de CCQ.
1. OBJETIVO
Estabelecer diretrizes para o funcionamento do Programa de Crculos de Controle da Qualidade (CCQ) assegurando o apoio da organizao para sua prtica nos preceitos essenciais da voluntariedade e autonomia.
2. APLICAO
Esse padro aplica-se a todas as unidades operacionais (processos produtivos) da VALE.
3. CONCEITO
Programa para promoo das atividades de grupos voluntrios para soluo de problemas e melhorias, por meio da aplicao da metodologia do PDCA.
4. REFERNCIAS
PRO 0001 DIMO FERRAMENTAS DA QUALIDADE INS 0052 DEEB INSTRUO PARA OS CRCULOS DE CONTROLE DE QUALIDADE
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Atividades de grupos voluntrios, constitudo por no mnimo 3 e no mximo 7 participantes de uma mesma rea de trabalho ou reas afins, com o objetivo de participar na soluo de problemas atuais e potenciais, de forma contnua, e promovendo o crescimento do ser humano.
Circulista
Conveno de CCQ
Evento que visa o reconhecimento pblico dos empregados participantes de grupos de CCQ, que competem entre si por meio da apresentao de seus trabalhos. Somente os trabalhos que utilizaram o mtodo de PDCA completo so apresentados em palco e elegveis s premiaes regulamentadas pela INS 00052.
Pontuao Bnus
Pontuao extra dada nas Convenes de CCQ aos grupos como forma de reconhecimento pela concluso de trabalhos durante o ano. (Ver item 5.4.11)
PDCA
Metodologia utilizada para soluo de problemas. Ciclo de atividades dentro de um sistema, processo ou tarefa para que esses sejam realizados eficazmente: planejamento (P Plan), execuo (D Do), comparao dos resultados com os requisitos estabelecidos (C Check) e implementao de aes corretivas, preventivas ou de melhoria (A Act).
PDCA simplificado
Mtodo utilizado para problemas mais simples que demandam aes de melhorias facilmente identificveis e de fcil implementao cujas causas j so conhecidas. Neste caso, as fases de observao e de anlise no necessitam de aprofundamento analtico.
PDCA completo
Mtodo utilizado para problemas de maior complexidade e/ou de impacto significativo nos resultados da empresa que demandam aes de melhorias que no so facilmente identificveis e/ou as causas fundamentais no so conhecidas. Neste caso, todas as 8 fases devem ser realizadas.
Trabalho Concludo
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Trabalho realizado por um grupo de CCQ, cuja soluo tenha sido implantada. O trabalho ser considerado concludo quando o formulrio de concluso de projeto (Anexos II e III) for preenchido e enviado para a Coordenao do Programa CCQ da Diretoria (anexo VII). Para os trabalhos de PDCA completo tambm dever ser disponibilizada a apresentao final (modelo Anexo IV),que dever ser enviada para a Coordenao do Programa CCQ da Diretoria num prazo de 30 dias aps o envio do formulrio de concluso do projeto.
Problema
Resultado indesejvel de um processo. Problema sempre ser a diferena entre o resultado atual e o esperado.
Reconhecimento
Atos programados pela Empresa, sem valor material, que visam reconhecer os grupos pelos trabalhos realizados.
Trabalho Disseminado
Trabalho Replicado
Premiao
Atos programados pela Empresa, que envolvem fornecimento de bens e/ou servios de valor material, tendo como objetivo reconhecer os grupos pelos trabalhos realizados.
5.3. RESPONSABILIDADES
DIRETOR DE DEPARTAMENTO Apoiar permanentemente o Programa de CCQ; Participar da conveno da Diretoria; Validar as metas do departamento, propostas pela coordenao do programa.
GERENTE GERAL Apoiar permanentemente o Programa de CCQ; Participar das convenes da sua rea; Sugerir o alinhamento dos projetos s metas da sua rea; - 3 de 15 -
Criar ambiente favorvel para adeso dos empregados e a manuteno e melhoria do Programa de CCQ;
GERENTE DE REA Apoiar permanentemente o Programa de CCQ Valorizar, promover e divulgar as atividades dos grupos; Participar das convenes da sua rea; Criar ambiente favorvel para adeso dos empregados e a manuteno e melhoria do Programa de CCQ; Sugerir o alinhamento dos projetos s metas da sua rea; Estimular a produtividade dos grupos; Integrar o programa na gesto da sua rea; Acompanhar e avaliar as atividades e a evoluo do Programa do CCQ na sua gerncia; Apoiar a disseminao dos trabalhos que podem ser aplicados em outras reas da empresa; Avaliar a possibilidade de implantao de projetos aplicveis em sua rea; Propor temas para serem desenvolvidos pelos grupos; Incentivar e liberar os circulistas para os treinamentos.
SUPERVISOR Apoiar permanentemente o Programa de CCQ; Sugerir o alinhamento dos projetos s metas da sua rea; Valorizar, promover e divulgar as atividades dos grupos; Criar ambiente favorvel para adeso dos empregados e a manuteno e melhoria do Programa de CCQ; Estimular a produtividade dos grupos; Aprovar o problema a ser trabalhado pelo grupo; Acompanhar o desenvolvimento dos grupos de CCQ; Acompanhar e avaliar as atividades e a evoluo do Programa do CCQ na sua rea; Incentivar e liberar os circulistas para os treinamentos.
Observao: De acordo com as caractersticas de cada rea, a gerncia poder definir Facilitadores para o programa, que ter a seguinte responsabilidade: Apoiar a formao dos grupos na sua gerncia; Incentivar a expanso do Programa CCQ em sua gerncia; - 4 de 15 -
Participar e dar suporte nas reunies dos grupos, quando solicitado. Orientar e auxiliar os grupos no preenchimento dos PRO`s, FAIA (patente), Documento de Cesso, etc; Organizar e realizar as convenes de CCQ de sua rea/gerncia; Manter todas as informaes do Programa CCQ atualizadas no sistema de controle; (na definio j consta que pode ser uma ferramenta web ou software, como Excel.) Orientar os grupos na aplicao da metodologia PDCA.
COORDENAO DO PROGRAMA CCQ DA DIRETORIA Participar do grupo de Educadores dos treinamentos para os circulistas; Melhorar e manter atualizados os materiais didticos, os PRO`s, etc; Manter os Gerentes e Supervisores atualizados com o programa; Acompanhar e avaliar a evoluo do Programa CCQ na sua Unidade; Realizar as convenes de CCQ da sua Unidade (Diretoria); Apoiar a realizao das convenes das Gerncias de rea e Gerncias Gerais; Orientar os grupos na aplicao da metodologia PDCA; Reportar os resultados dos indicadores do programa para a Coordenao do programa CCQ na Vale no prazo determinado
NCLEO REGIONAL DE RECURSOS HUMANOS Apoiar a implantao do programa CCQ; Promover e apoiar os treinamentos dos gerentes e circulistas, nos aspectos tcnicos e comportamentais.
COMUNICAO Divulgar o Programa no mbito da VALE; Criar, produzir e distribuir material de divulgao; Promover a divulgao de fatos e eventos do Programa.
Avaliar e revisar periodicamente o regulamento; Promover a melhoria contnua no Programa Consolidar os dados corporativos do Programa; Manter o Sistema de Premiao padronizado para toda empresa; - 5 de 15 -
Atualizar periodicamente e manter padronizados os treinamentos, materiais didticos e de apresentao do programa; Realizar a conveno anual VALE.
LDER DO GRUPO Conduzir e encorajar a equipe de maneira participativa, promovendo a sua integrao; Providenciar para que as reunies aconteam de forma organizada, com foco nos seus objetivos; Buscar o constante entrosamento do grupo com o gerente, lderes de outros grupos e a Coordenao do Programa CCQ na Diretoria; Encaminhar ao superior imediato as propostas decorrentes dos estudos realizados pelo grupo; Representar o grupo quando necessrio; Conduzir os trabalhos de acordo com a filosofia, mtodos e tcnicas especficas do CCQ.
SECRETRIO DO GRUPO Elaborar, em consenso com o grupo, o cronograma das reunies; Convocar os membros para as reunies; Garantir previamente o local e os recursos necessrios para realizao das reunies; Manter atualizadas as informaes do grupo; Substituir o lder em sua ausncia; Registrar os assuntos tratados nas reunies; Repassar as informaes solicitadas pela Coordenao do Programa CCQ na Diretoria..
CIRCULISTA Participar ativamente dos trabalhos em grupo seguindo a metodologia; Contribuir para o crescimento do grupo e do Programa CCQ; Compartilhar o conhecimento e buscar o auto-desenvolvimento.
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Para a capacitao de circulistas, obrigatrio o treinamento nos mdulos 1, 2, 3 e 5. O circulista ser considerado formado caso tenha concludo os 4 (quatro) mdulos obrigatrios. Fica estabelecido pela figura acima a carga horria mnima obrigatria para treinamento, que poder ser adequada para mais caso a diretoria assim optar. O gestor imediato est dispensado dos mdulos do treinamento de CCQ, porm dever realizar o treinamento on line de Process Owner, disponvel no Sistema de Gesto Educacional (SGE Valer), como forma de conhecer os objetivos e a metodologia do Programa CCQ visando auxili-lo no apoio aos grupos. Para este pblico fica como recomendada a capacitao nos mdulos 3 e 4.
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5.4.4. REUNIES
O grupo dever elaborar um cronograma anual de reunies, preferencialmente contemplando reunies com periodicidade mensal. Os assuntos tratados devero ser registrados em ata. Como as atividades dos grupos de CCQ so atividades de trabalho, as mesmas devero ser realizadas dentro do horrio de trabalho.
Implementao da Ao
Difcil
Fcil
Aps a concluso dos projetos de CCQ, o grupo deve preencher o Formulrio de Concluso e Disseminao, disponvel nos Anexos II e III, e enviar para a Coordenao do Programa CCQ da Diretoria (anexo 7). Somente ser considerado trabalho concludo aquele que tiver enviado o formulrio de Concluso e disseminao para a Coordenao do Programa CCQ da Diretoria. Os projetos de CCQ devem ser avaliados pela rea tcnica matricial, a fim de se verificar as possveis reas compatveis para disseminao do projeto.
5.4.8. DISSEMINAO
A implantao dos projetos de melhoria contnua, indicados disseminao, ficar sob a deciso e responsabilidade da rea receptora dos projetos. O acompanhamento da disseminao/implantao dos projetos nas reas receptoras deve ser realizado pela Gesto da Qualidade da Diretoria. * Obs.: Sero considerados como projetos disseminados aqueles que possurem junto Gesto da Qualidade da Diretoria: A formalizao do projeto, conforme especificidade de cada programa; A apresentao do projeto; A evidncia de envio do projeto para a rea de Gesto da Qualidade da rea receptora, isto , onde o projeto pode ser disseminado (quando aplicvel); A evidncia do parecer da rea receptora do projeto, informando se ir implantar o projeto ou no.
5.4.9. RECONHECIMENTO
Os seguintes processos de reconhecimentos formais podero ser utilizados:
Apresentaes internas dos grupos em reunies de desempenho da rea, a visitantes, em convenes das reas ou em feiras de CCQ paralelas s convenes. Apresentaes externas em convenes promovidas por rgos e/ou entidades externas. Divulgao dos trabalhos em peridicos da empresa de circulao regional e nacional. - 9 de 15 -
O critrio utilizado para seleo do grupo que ir representar a Unidade em convenes externas a classificao na conveno interna.
5.4.10. CONVENES
Anualmente, onde for aplicvel, devero ser realizadas as seguintes convenes: Gerncia de rea Gerncia Geral Departamento (Unidade de Negcio) Corporativa Vale
O calendrio das Convenes de todos os departamentos participantes do programa deve ser estabelecido e amplamente divulgado para todos em conjunto com o Comit Gestor do Programa, de forma a incentivar a troca de experincias atravs da participao de outros departamentos. As apresentaes dos trabalhos de CCQ participantes da Conveno podero ter a durao de at 20 (vinte) minutos, conforme a orientao da coordenao do Departamento. Os trabalhos sero julgados e classificados por uma comisso julgadora formada por especialistas e conhecedores da metodologia, utilizando a Ficha de Avaliao de Trabalhos de CCQ (Anexo 1). O critrio para participao dos grupos nas convenes sero os destaques por categoria das convenes de nvel inferior ou classificao de 1, 2 e 3 Lugares. Dessa forma, os grupos destaques nas Convenes das Gerncias de rea participaro das Convenes das Gerncias Gerais e assim por diante. Na Conveno Corporativa VALE e do Departamento, o grupo classificado em 1 Lugar ser o Destaque Geral da Conveno e ser o representante da VALE e do respectivo Departamento nos eventos externos. O grupo de CCQ que obtiver o maior nmero de trabalhos concludos durante o ano em toda a Vale - somando todos os trabalhos que utilizaram o PDCA simples e completo ser automaticamente classificado para o Encontro Anual de Melhoria Contnua Vale. As evidncias de concluso de projeto devero respeitar a definio do presente regulamento e devem ser enviadas assim que solicitadas pela Coordenao do Programa CCQ Vale, sob pena de desclassificao.
Cada grupo entrar na conveno com pontos de partida. Estes pontos so acumulados ao longo do ano por meio da concluso de trabalho. A cada trabalho concludo, o grupo acumula pontos que so computados no banco de dados do programa do departamento. O objetivo da pontuao bnus estimular a produtividade estvel e saudvel, reconhecendo os grupos produtivos com pontos extras nas convenes que daro mais chances de obter melhores colocaes. As seguintes regras foram definidas para sua correta aplicao: -No permitido pontuar mais de uma vez por ms. No existe limite quanto quantidade de projetos que um grupo pode concluir por ms, porm caso o faa, sero creditados somente os pontos correspondentes a 1 projeto de maior valor, quando aplicvel (PDCA completo). -Somente os projetos de PDCA completo podero ser apresentados em palco nas convenes. -Os trabalhos concludos de PDCA simplificado valem 8,5 pontos e os de PDCA completo valem 12 pontos. Exemplo: Dado que a pontuao mxima possvel na conveno so 500 pontos, um grupo que concluir um trabalho de PDCA simples por ms (12 durante o ano) ter 102 pontos de bnus (20%) sobre os demais grupos competidores (ver Anexo 8 Memria de clculo para pontuao bnus das convenes) -Deve ser respeitada a definio de Trabalho Concludo presente neste regulamento, para que os pontos sejam creditados ao grupo. -O formulrio de concluso de projeto (anexos II e III) deve ser enviado para a Coordenao de CCQ da Diretoria at o 4 dia til do ms subseqente ao da concluso do trabalho. Trabalhos enviados fora deste prazo no tero pontos extras creditados para o grupo
-Fica sob responsabilidade da Coordenao de CCQ da Diretoria o controle e aplicao desta pontuao nas convenes. - Os grupos ficam impedidos de pontuar nos 15 dias que antecedem a conveno em que o mesmo participar. Estes sero liberados no dia subsequente realizao da conveno, permitindo o grupo pontuar no perodo entre convenes, at o fechamento do ciclo do ano (abaixo).
- Os pontos de cada grupo voltaro a zero (0) quando o ciclo de convenes do ano da diretoria se encerrar, no ms subsequente ao da realizao da conveno da Diretoria (L4), podendo a partir deste ms novos pontos serem acumulados para o ciclo de convenes do ano seguinte. -Esta regra vlida para todos os nveis de conveno, exceto para o Encontro de Melhoria Contnua Vale, onde os grupos concorrero nica e exclusivamente por seu projeto.
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-Esta regra vlida a partir da data da publicao da reviso 5 do presente regulamento, dada em 08/07/2010. Fica sob responsabilidade de cada diretoria a fiscalizao dos trabalhos concludos antes desta data e crdito de pontos aos grupos de forma retroativa.
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6. ANEXOS
ANEXO 1 Ficha de Avaliao para Trabalhos de CCQ
Caderno CCQ
Indicadores Corporativos_CCQ
Fluxogram CCQ a
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7. ELABORADORES
Empregado Abelardo Bittencourt Adriana Barreto Aline Leo Andr Bacelar Antonio Zacarias Arlene Neto Cntia Sena Daniel Jatahy Digenes Segantini Djana Soares Edna Martins Emiliana Amaral Gerisval Pessoa Hemerson Ventura Jordana Delfino Jos Don Carlos Julis Rodrigues Kleber Sathler Larissa Calmon Mnica Cssia Roberta Lepich Tlio Pacheco Valdene Sousa
rea DITM DINA DIFL DIID DIMA DIVM DION DIBP DIID DIBP DIOC DICF DILN DIOC DIPE DIFS DIID DIID DIMO DIPL DIOP DIMO DIFN
Matrcula 01438507 01855635 01396150 01590943 68476140 01036145 0151317 01975797 01498535 01183319 01125237 30193326 01736439 01675967 01205393 01296657 01311977 01345850 01472500 01729780 01937789 01353243 01144774
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