Instctivo Mi Mundo de Fantasia

TU MUNDO DE FANTASIA NIT.
80890911-2 REGIMEN COMUN
INSTRUCTIVO NORMAS APLICABLES A LA PRODUCCION DOCUMENTAL

VERSIN: 01 FECHA: 6 /12 / 2010 PAGINA:1 DE 35
CODIGO:
TU MUNDO DE FANTASIA
INSTRUCTIVO NORMAS APLICABLES A LA PRODUCCION DE DOCUMENTOS
TU MUNDO DE FANTASIA NIT. 80890911-2 REGIMEN COMUN

CODIGO:
CONTENIDO
Pgina 1. OBJETIVO4 2. ALCANCES Y RESPONSABLES4 3. DEFINICIONES.4 4. BASE LEGAL / NORMATIVA6 5. LINEAMIENTOS A NIVEL INTERNO Y EXTERNO......6 5.1. 5.2. 5.3. 5.4. 5.5. 5.6. 5.7. CARACTERISTICAS DE REDACCION YPRESENTACION7 ZONAS.8 MARGENES8 ESTILO8 TIPO FUENTE O LETRA Y TAMAO8 LINEAS ESPECIALES..9 OTROS ASPECTOS........10
6. DESARROLLO........13 6.1. 6.2. 6.3. CIRCULAR.........13 CARTA17 MEMORANDO22

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6.4. CERTIFICADO Y CONSTANCIAS.27 7. PROCEDIMIENTO.33 7.1. ELABORACION DE COMUNICACIONES OFICIALES33
FIGURAS Figura 1. Ejemplo de distribucin de Circular estilo bloque extremo.16 Figura 2. Ejemplo de distribucin de Carta estilo bloque extremo.21 Figura 3. Ejemplo de distribucin de Memorando estilo bloque extremo.26 Figura 4 Ejemplo de distribucin de Certificado estilo bloque extremo...31 Figura 5. Ejemplo de distribucin de constancia estilo bloque extremo...32

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1. OBJETIVO Facilitar la generacin de documentos en cumplimiento con las funciones, atendiendo los estndares y polticas documentales de la empresa MI MUNDO DE FANTASIA. 2. ALCANCE Y RESPONSABLES Aplica para los Archivos de Gestin desde determinar la elaboracin del documento hasta establecer forma de envi del documento de la empresa MI MUNDO DE FANTASIA y es de obligatorio cumplimiento. 3. DEFINICIONES: Abreviatura. Representacin de una palabra o grupo de palabras, obtenida por eliminacin de algunas de las letras, silabas finales o centrales de su escritura completa, y que siempre se cierra con punto. Anexo. Documento o elemento que se adjunta a la comunicacin o al informe; sirve para complementar y aclarar. Asunto. Sntesis del contenido de la comunicacin. Cargo. Nombre de la posicin que ocupa la persona responsable de expedir el documento. Cdigo. Sistema convencional que identifica el departamento, el rea o la seccin que produce el documento con su respectiva serie. Hace referencia a la identificacin numrica, alfabtica y alfanumrica y otros de la dependencia en la organizacin, seguida de la serie documental, en caso de que exista. Copia. Fiel reproduccin del documento. Desarrollo. Descripcin de los asuntos tratados en una reunin.

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Encabezado. Titulo de la de la comunicacin que se realiza. Lnea de identificacin para indicar la continuidad del documento. Encabezamiento. Conjunto de palabras con que se inicia un documento, segn el tipo de comunicacin. Palabras fijas que sirven de gua para establecer el inicio de un documento. Espacio. Distancia horizontal de la escritura, entre palabras o cifras o ambas. Estilo. Distribucin de las diferentes lneas que conforman la comunicacin. Folio. Hoja Interlinea. Distancia vertical entre dos renglones. Interlinea libre. Rengln sin escritura. Lneas especiales. Lnea de anexos, copia e identificacin del transcriptor. Logotipo. Smbolo que representa la organizacin. Proyecta la imagen corporativa y hace fcil la identificacin de la entidad que genera o produce la comunicacin. Mrgenes. Distancia que queda en blanco en cada uno de los cuatro lados de una pgina impresa. Membrete. Inscripcin impresa del conjunto de datos que identifican a una persona natural o jurdica. Radicacin. Procedimiento por el cual las entidades asignan un nmero consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o envi, con el propsito de oficializar el trmite y cumplir con los trminos de vencimiento que establezca la ley. Estos trminos empiezan a contar a partir del da siguiente de radicado el documento.

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Razn social. Nombre que identifica a una organizacin. Redactor. Persona que genera y plasma ideas en una comunicacin. Registro. Procedimiento por medio del cual las entidades ingresan en sus sistemas de correspondencia, todas las comunicaciones producidas o recibidas, registrando datos tales como: nombre del funcionario responsable del trmite, anexos y tiempo de respuesta (si lo amerita), entre otros. Texto. En las comunicaciones organizacionales, es el contenido del mensaje. Transcriptor. Persona responsable de elaborar, digitar o transcribir la comunicacin. Vieta. Smbolo que se coloca para separar series o prrafos que no estn numerados en un trabajo escrito. Zona. Espacio predeterminado para ubicacin de un conjunto de datos impresos o escritos. 4. BASE LEGAL / NORMATIVA: y GTC 185 Gua Tcnica Colombiana Organizacional de 30 de septiembre del 2009.
Documentacin
5. LINEAMIENTOS A NIVEL INTERNO Y EXTERNO PARA LA EMPRESA MI MUNDO DE FANTASIA. Para la elaboracin de comunicaciones oficiales se debe tener en cuenta lo estipulado en la Gua Tcnica Colombiana de 30 de septiembre de 2009, en el caso de la EMPRESA MI MUNDO DE FANTASIA aplicaran las siguientes: y y Todas las comunicaciones sin excepcin deben ir en hoja membreteada. Todas las comunicaciones deben ir justificadas

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y y y y y
y y
y y
Abrir Microsoft Word seleccionar hoja, tamao carta. Dejar la zona 3 sin escritura porque este es solo para registro y radicacin del documento y es complemento de la zona 1 destinado para el membrete. Fecha, debe ir en este orden, primero da, mes, ao. No usar negrilla en ningn tipo de comunicacin. Lugar de origen y fecha de elaboracin, debe ir en el siguiente orden: lugar de origen, da, mes (minscula), ao sin separar con punto ejemplo, Bogot D.C. 11 de febrero de 2009 El cuerpo del texto debe ir en forma clara, cortes, sencilla, breve, concreta, concisa y directa. Sin abreviaturas, Ejemplo Seor Sr Datos del remitente, (mayscula sostenida) nombre, cargo (minscula). Ejemplo JORGE SANCHEZ Gerente general Iniciar y finalizar el texto con una frase de cortesa Firma, todos los documentos deben ir firmados
5.1. CARACTERSTICAS DE REDACCIN Y PRESENTACIN La carta u oficio tiene como objetivos fundamentales informar y persuadir a su destinatario, para ello se recomienda tener en cuenta: Tratar un solo tema por comunicacin Redactar en forma clara, precisa, concreta y concisa Usar un tratamiento respetuoso y corts Redactar en primera persona del plural y usar el tratamiento de usted en singular o plural Emplear estilo gramatical natural, sencillo y continuo Distribuir el texto de acuerdo a su extensin Es importante que las comunicaciones no presenten errores tcnicos, ortogrficos, gramaticales ni de puntuacin. La presentacin de originales y copias debe ser impecable, sin borrones ni repisados.
y y y y y y y y

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5.2. ZONAS 5.2.1. Zona 1 Espacio destinado para el membrete que incluye: razn social, sigla o acrnimo, logotipo y el nmero de identificacin tributaria (NIT). 5.2.2. Zona 2 Espacio destinado para la impresin de direccin, apartado, correo electrnico, sitio web, fax, telfono, lugar de origen y pas. 5.2.3. Zona 3 Espacio superior derecho destinado al registro y radicacin del documento; es complementaria de la zona 1.
5.3. MRGENES: Se utilizar las siguientes mrgenes. Superior 4 cm Inferior 3cm Lateral izquierdo 4cm Lateral derecho 3cm
5.4. ESTILO Para la distribucin del contenido se utilizara el estilo bloque extremo.
5.5. TIPO DE FUENTE O LETRA Y TAMAO Tipo Arial, tamao 12, y para lneas especiales (redactor, transcriptor, copias, anexos) usar Arial, tamao 10

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5.6. LNEAS ESPECIALES Las lneas especiales se escriben a dos interlineas libres de los datos del remitente, para fuente y tamao ver punto 5.4 de este instructivo. El bloque de anexos y copias se ubica a interlineado sencillo, sin abreviar y alineado. El bloque correspondiente a redactor y transcriptor se deja a una interlinea libre del anterior y tambin alineado. 5.6.1. Anexos Se detallan en el texto y al final de la comunicacin. La palabra Anexo o Anexos segn el caso, se escribe con mayscula inicial, seguida de dos puntos (:). A un espacio se enuncia la cantidad; entre parntesis se relaciona el numero de hojas, folios y el tipo de anexo, escritos en forma continua horizontalmente y separados por coma (,). Ejemplo 1
Anexo: uno (10 folios)
Ejemplo 2 Anexos: dos (7 folios, y un CD-ROM)

Anexos: tres (cinco en 20 folios, un disco compacto, un cheque, una bolsa con afiches y un video).
Ejemplo 3
5.6.2. Copia La palabra copia se escribe con mayscula inicial, sin abreviar y seguida de dos puntos (:). Se ubica a dos interlineas libres del cargo del firmante o a interlineado sencillo de anexos, si los hay, contra el margen izquierdo. A un espacio se relacionan los destinatarios alineados as: Tratamiento de cortesa o titulo, cargo y organizacin. Si se dirige a un funcionario de la misma entidad, se omite el nombre de la organizacin. Ejemplo 1 En lnea separada Copia:
Seor Julio Montoya, Gerente AMS Seor Carlos Salazar Gmez, Gerente Nacional, Textiles S.A Doctor Bernardo Murcia Vlez, Jefe de Aseguramiento de la Calidad, COPAV

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Ejemplo 2 para dependencias Copia: Gerencia

Gestin Humana Direccin Financiera
5.6.3. Identificacin del redactor, transcriptor y otros participantes en la elaboracin de las comunicaciones A dos interlineas libres del remitente o a una interlinea libre de anexos y copias se escribe el nombre y el apellido de las personas que participaron en la redaccin, transcriptor y dems actividades relacionadas con la elaboracin de la comunicacin, todo debidamente alineado. Cuando sea necesario se debe aclarar el papel desempeado por cada uno de los participantes. Si la persona que firma es la misma que redacta y transcribe o dems actividades, no se requiere su identificacin. Ejemplo
Redactor: Juan Camilo Crdenas Garca Transcriptor: Daniela Andrea Ramrez Calero
5.7. OTROS ASPECTOS 5.7.1. Uso de Maysculas y minsculas Los nombres propios de personas, lugares organizaciones, nombres de cargos y dependencias se escriben con mayscula inicial. En espaol se escriben en minscula los das, los meses, los puntos cardinales y las estaciones del ao, excepto despus de punto y al comienzo del prrafo. Se deben tildar todas las vocales escritas en mayscula sostenidas, cuando as se requiera. 5.7.2. Escritura de Fecha, Horas y Nmeros 5.7.2.1. Fechas y hora
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5.7.2.2. Aos Los nmeros de cuatro cifras que representan aos no se separan con espacios ni con punto. Ejemplos Ao 2008 Ao 2009 Ao 2010
5.7.2.3. Fechas completas Cuando dentro de un texto o documento se escribe la fecha completa, se representa en orden de da, mes y ao. Los nueve primeros das de cada mes se escriben sin escribir cero antes. Ejemplos 1 de mayo de 2009 4 de diciembre de 2008 La reunin se realizara el 6 de enero de 2010
5.7.2.4. Hora La hora del da est basada en el sistema internacional de 24 horas y despus de la cifra se escribe la palabra horas. Ejemplo La reunin del comit de evaluacin ser a las 09:30 horas El almuerzo se sirve a las 17:30 horas
5.7.3. Cantidades, Cifras y otras expresiones Las cantidades dentro de un texto del uno al nueve se escriben en letras y del 10 en adelante, en cifras. Ejemplo enviamos tres folletos con nueve hojas cada uno Cuando estos nmeros forman parte de un rango, de un grupo o serie, se escriben en cifras. Ejemplo La poblacin que se va a evaluar comprende tres grupos de nios entre los 7 y los 12 aos; jvenes entre los 13 y los 18.
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5.7.3.1. Cantidades en letras Cuando sea necesario expresar cantidades en letras, se tiene en cuenta que desde el diecisis al veintinueve se escribe una sola palabra y del treinta y uno en adelante se escribe en tres palabras. Ejemplo 15 quince 28 veintiocho 35 treinta y cinco 45 cuarenta y cinco
5.7.3.2. Cifras que representan dinero Las unidades de mil se separan con punto. Los decimales se separan con coma. Ejemplo 1 840.500,00 754,80
No es necesario escribir la palabra pesos. No se deja espacio entre el signo pesos y los nmeros. En el caso de documentos jurdicos, las cifras se escriben en nmeros y luego en letras. Ejemplo $55.000.000,00 (cincuenta y cinco millones)
5.7.3.3. Nmeros telefnicos Al escribir se separan por grupos y con espacios; el indicativo debe ir en parntesis. Ejemplos Telfono Celular o mvil (91) 236 11 84 315 638 46 41
5.7.3.4. Documento de identificacin Los nmeros se escriben separando las cifras en grupos con puntos o guiones Ejemplo Cedula C.C. 31.657.208 Nmero del Nit NIT 31.657.208-9
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6. DESARROLLO 6.1. CIRCULAR Es una comunicacin escrita de inters comn, con el mismo contenido o texto dirigido a un grupo especfico de personas tanto interna como externamente. La circular se clasifica en dos, circular interna y circular externa. 6.1.1. Circular interna Es aquella que da a conocer internamente normas generales, cambios, Disposiciones y dems actividades que consideren la entidad o empresa. 6.1.2. Circular externa Es aquella que da a conocer a sus clientes, proveedores o distribuidores, Nuevos productos o servicios. 6.1.3. CARACTERISTICAS DE REDACCION Y PRESENTACION Para las caractersticas de redaccin y presentacin, mrgenes, estilo, tipo de Fuente y tamao y lneas especiales, ver el punto 5 de este instructivo. 6.1.4. PARTES 6.1.4.1. Encabezado De cero a una interlinea libre de la zona 1 se escribe la palabra circular en Mayscula sostenida y centrada. 6.1.4.2. Cdigo Se recomienda escribirlo a 3 cm o 4 cm del borde superior, dejando de cero a Una interlinea libre cuando el papel tiene el logotipo o membrete segn el estilo.
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6.1.4.3. Lugar de origen y fecha de elaboracin Se aconseja escribir estos datos a una o dos interlneas libres del cdigo y en Forma completa en orden de; nombre de lugar de origen, da, mes . (En minscula) y ao (sin separarlo por un punto), segn el estilo. Ejemplo: Santiago de Cali, 4 de diciembre de 2010
6.1.4.4. Encabezamiento y destinatarios De dos a tres interlineas libres de la fecha, se escribe la palabra para, en Mayscula sostenida, seguida del grupo destinatario de la circular y su Ubicacin, de acuerdo con el estilo utilizado. La preposicin para, no va seguida de dos puntos (:).
Ejemplo: PARA TODO EL PERSONAL
6.1.4.5. Asunto Se escribe a dos interlineas libres de los datos del destinatario contra el margen izquierdo. 6.1.4.6. Saludo Se incluye en el inicio del texto se escribe a dos interlineas libres del asunto. 6.1.4.7. Texto Se inicia de dos a tres interlineas libres del asunto. Se escribe a interlineacin sencilla y cada prrafo se separa del anterior con una interlineal libre. En circulares de uno a dos prrafos se puede dejar interlineacin de uno y medio entre renglones y doble entre prrafos.
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6.1.4.8. Despedida Se escribe de una a dos interlineas libres del texto. Expresin de cortesa que se presenta en dos alternativas. Existen despedidas breves seguidas De coma (,). Ejemplos Atentamente, Cordialmente, Sinceramente, Respetuosamente, Tambin se presentan despedidas con frase de cortesa terminada en punto (.). Ejemplos y y y y y Agradecemos su gentil colaboracin. Nos despedimos atentamente y esperamos su respuesta antes de cuatro das. Muchas gracias por su amabilidad y rpida accin. Para nosotros es un gusto servirle. Hasta una nueva comunicacin.
6.1.4.9. Remitente y firmas responsables Los datos del remitente estn conformados por el nombre y el cargo. El nombre se sita de cuatro a cinco interlineas de la despedida en mayscula sostenida y el cargo se escribe en la lnea siguiente con mayscula iniciar sin centrar. 6.1.4.10Lneas especiales Ver punto 5.5. De este instructivo.
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CIRCULAR
DC-6-0158
Guadalajara de Buga, 10 de diciembre de 2010
PARA TODO EL PERSONAL
ASUNTO: Capacitacin de recursos humanos
Con nuestro cordial saludo, me complace informarle al personal que del 11 al 15 de febrero de 2011 se recibirn las inscripciones para la capacitacin interna de recursos humanos del segundo trimestre del 2011, cuyos temas se describirn en el anexo. En el departamento de recursos humanos se estarn recibiendo las inscripciones, nicamente en la maana y una vez conformados los grupos, los listados se publicaran en todas las carteleras de la empresa. La capacitacin es la base del desarrollo y esperamos contar con su participacin.
HILDA RAQUEL RAMIREZ CALERO Gerenta General
Anexos: uno (un folio) Transcriptor: John Freddy Crdenas Garca
Figura 1. Ejemplo de distribucin de circular estilo bloque extremo
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6.2. CARTA Comunicacin escrita que se utiliza en las relaciones entre organizaciones y personas naturales; igualmente, en las relaciones entre las organizaciones y sus empleados. En algunas entidades se denomina oficio. 6.2.1. CARACTERISTICAS DE REDACCION Y PRESENTACION Para las caractersticas de redaccin y presentacin, mrgenes, estilo, tipo de fuente y tamao y lneas especiales, ver el punto 5 de este instructivo. 6.2.2. PARTES 6.2.2.1. Cdigo Se recomienda escribirlo a 3 cm o 4 cm del borde superior, dejando de cero a una interlinea libre cuando el papel tiene el logotipo o membrete segn el estilo. 6.2.2.2. Lugar de origen y fecha de elaboracin Se aconseja escribir estos datos a una o dos interlneas libres del cdigo y en forma completa en orden de; nombre de lugar de origen, da, mes. (En minscula) y ao (sin separarlo por un punto), segn el estilo. Ejemplo Santiago de Cali, 6 de diciembre de 2010
6.2.2.3. Destinatario A partir del lugar de origen y la fecha de elaboracin, se recomienda dejar de dos a tres interlineas libres, segn la extensin de la comunicacin. Estos datos pueden ocupar varias lneas, de acuerdo con el tipo de documento.
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Es importante que los datos del destinatario se dirijan en forma personalizada, es decir, a un funcionario especifico. Si no es posible obtener el nombre, se enva a la oficina o dependencia responsable Est conformado por los siguientes componentes: 6.2.2.3.1. Denominacin o ttulo acadmico Se escribe en la primera interlinea libre. 6.2.2.3.2. Nombre del destinatario Se ubica en la segunda interlinea libre. 6.2.2.3.3. Cargo Se ubica en la tercera interlinea libre. 6.2.2.3.4. Organizacin Se escribe en la interlinea libre siguiente al cargo, con la denominacin ms ampliamente conocida, es decir, razn social, sigla o acrnimo. 6.2.2.3.5. Direccin De acuerdo con el medio atreves del cual se realce el envo de la comunicacin, en este espacio se escribe la direccin de nomenclatura, el apartado, el fax o el correo electrnico. No se utilizan abreviaturas. 6.2.2.3.6. Nombre del lugar de origen Se identifica el lugar de origen, como ciudad, municipios u otros, por su nombre y se escribe el departamento separado por una coma. Aunque el destino de la carta sea el lugar de origen de la misma, es necesario escribir el nombre del lugar de origen. No se utilizan los trminos la ciudad o presente.
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6.2.2.3.7. Pas Si la carta va dirigida al exterior, se escribe el nombre del pas en la misma interlinea libre del lugar de origen (cuidad o municipio) o en la interlinea libre siguiente, dependiendo de la extensin de los datos.
Ejemplo: Doctor JHON EDUARDO CARDENAS RAMIREZ Gerente General Carreras Tcnicas Profesionales TEPA Carrera 13 con calle 26 esquina Guadalajara de Buga, Valle del Cauca
6.2.2.4.
ASUNTO
Se escribe la palabra asunto, con mayscula inicial seguida de dos puntos, sin negrilla y sin subrayar. Se recomienda escribirla a dos interlineas libres, a partir del ltimo dato del destinatario. 6.2.2.5. SALUDO
Como saludo independiente, se escribe a una o dos interlineas libres despus del asunto. Se utiliza precedido del ttulo: para las damas, el nombre sencillo o compuesto, segn aparece en el destinatario; para los caballeros los apellidos. Si el saludo es breve y finaliza en dos puntos, se recomienda la despedida seguida de coma; si el saludo es extenso, se recomienda que la despedida termine en punto.
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CODIGO:
Ejemplo
Apreciado seor Ramrez Calero Respetada ingeniera Daniela Andrea Ramrez Crdenas Seora Jueza Cordial saludo, seor Lozano Holgun
6.2.2.6.
TEXTO
Comienza a una o dos interlineas libres del asunto o del saludo independiente, cuando lo hay. Se escribe a interlineado sencillo; a una interlinea libre entre prrafos. 6.2.2.7. DESPEDIDA
Ver punto 6.1.4.8. De este instructivo
6.2.2.8.
REMITENTE Y FIRMAS RESPONSABLES: REMITENTE Y FIRMAS RESPONSABLES
Los datos del remitente estn conformados por el nombre y el cargo. El nombre se sita de cuatro a cinco interlineas de la despedida en mayscula sostenida y el cargo se escribe en la lnea siguiente con mayscula iniciar sin centrar.
6.2.2.9.
LINEAS ESPECIALES: Ver punto 5.5. de este instructivo.
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CODIGO:
Guadalajara de Buga, 10 de marzo de 2010 Seora MARIA MONICA CALERO Gerenta General Compaa nacional de Chocolates S.A Carrera 40 81-56 Santiago de Cali, Valle del Cauca
Asunto: Nuevo producto
Cordial saludo, Seora Mara Mnica:
Complacida le informo que su producto ha tenido una gran aceptacin en el mercado, desde que se hizo su lanzamiento por los distintos medios publicitarios ha sido de gran aceptacin. Por tanto nuestra empresa est interesada en encargarse en forma exclusiva, de la distribucin de su producto a nivel nacional. Si ustedes tienen inters en nuestra propuesta les agradecemos nos permitan conocer sus parmetros de negociacin lo antes posible. Cordialmente, HILDA RAQUEL RAMIREZ CALERO Gerenta General
Anexo: uno (cuatro hojas) Copia: Recursos Humanos Redactor: Jefferson Carvajal Duque Transcriptor: Ana Milena Holgun
Figura 2. Ejemplo. De distribucin de carta estilo bloque extremo
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6.3. MEMORANDO Son comunicaciones escritas que se utilizan para transmitir informacin, orientaciones y pautas entre las dependencias locales, regionales, nacionales e internacionales y las lneas de coordinacin jerrquica de la organizacin.
6.3.1. UTILIZACION DEL MEMORANDO El memorando puede tener uno de los siguientes objetivos eventos ocurridos y y y y y y y y y y y Informar sobre un hecho en forma breve; Expresar necesidades; Hacer requerimientos; Regular o aclarar una situacin; Tramitar o agilizar un asunto; Dar respuesta a una comunicacin recibida; Reiterar informacin, requerimiento o solicitud urgente; Impugnar o corregir una situacin; Confirmar eventos ocurridos o pendientes; Felicitar, invitar o convocar a reuniones no protocolarias, Hacer llamados de atencin, entre otros.
6.3.2. CARACTERISTICAS DE REDACCION Y PRESENTACION Para las caractersticas de redaccin y presentacin, mrgenes, estilo, tipo de fuente y tamao y lneas especiales, ver el punto 5 de este instructivo. 6.3.3. PARTES 6.3.4. Encabezado 6.3.5. Denominacin del documento
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CODIGO:
De cero a una interlinea libre de la zona 1 o margen superior, se escribe la palabra memorando en mayscula sostenida y centrada.
6.3.6. Cdigo Vase el numeral 6.2.2.1.
6.3.7. Fecha Vase el numeral 6.2.2.2
6.3.8.
Encabezamiento
Est conformado por las palabras para (es decir, destinatario), de (es decir, remitente) y asunto, todas escritas en mayscula sostenida, las cuales pueden ir impresas o digitadas a dos interlineas libres y seguidas de dos puntos (:).
6.3.9.
Destinatario y remitente
A dos o tres interlineas libres de la fecha de elaboracin y contra el margen izquierdo, se ubica la preposicin para en mayscula sostenida, seguida de dos puntos (:) y al frente se escriben los datos del destinatario con mayscula inicial, a una interlinea se ubica la preposicin de, en mayscula sostenida, seguida de dos puntos (:) y al frente se escriben los datos del remitente con mayscula inicial.
Opciones: a) primera opcin. Destinatario: denominado o titulo, nombre y cargo. Este ultimo separado por coma. Remitente: nombre y cargo separados por coma.
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CODIGO:
En este caso se omite al final del texto el nombre mecanografiado o digitado del remitente y solo aparece su firma. No se traza raya para firmar. Ejemplo PARA: Doctora Mara Gmez, Secretaria DE: Alberto Serrano, Director
b) segunda opcin. Destinatario: denominacin o titulo, nombre y cargo. Ultimo separado por coma. Remitente: cargo y dependencia o cargo solamente. En este segundo caso, la firma del remitente aparece sobre el nombre mecanografiado o digitado al final del texto, con mayscula inicial y conservando el estilo elegido. Ejemplo PARA: DE: Seora Carmen Osorio, Secretaria General Jefe Oficina Jurdica
c) tercera opcin. Destinatario: cargo y dependencia o cargo solamente. Remitente: cargo y dependencia o cargo solamente. En esta opcin, la firma del remitente se escribe sobre el nombre mecanografiado o digitado al final del texto con mayscula inicial y conservando el estilo elegido. Ejemplo PARA: De: Jefe Divisin Financiera Jefe de Contabilidad
6.3.10.
Asunto
Esta palabra se escribe en mayscula sostenida a una interlinea libre de la preposicin de (remitente).
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CODIGO:
6.3.10.1. Texto Se escribe de dos a tres interlineas libres del asunto, puesto que el saludo est incluido en el primer prrafo, dejando una interlinea libre entre prrafos. Para efectos de presentacin y redaccin.
6.3.10.2. Despedida Se recomienda escribirla a una o dos interlineas libres del texto; su ubicacin vara segn el estilo elegido.
6.3.10.3. Remitente y firmas responsables: cuando se aplican las opciones segunda y tercera en el encabezamiento se escribe el nombre del remitente de cuatro a cinco interlineas libres de despedida con mayscula sostenida la firma se ubica en la parte superior del nombre del remitente estos dos elementos se escriben de acuerdo con el estilo elegido cuando se aplica la primera opcin, solo debera aparecer la firma del remitente.
6.3.10.4. Lneas especiales Ver punto 5.5. De este instructivo
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CODIGO:
MEMORANDO
DC-6-056
Guadalajara de Buga, 25 de mayo de 2010
PARA: DE:
Seor Luis Eduardo Ramrez Girn, operario Doctor Juan Jos Camelo, Jefe de Personal
ASUNTO:
Invitacin de capacitacin
Tengo el gusto de saludarlo y convocarlo a la capacitacin que se llevara a cabo el viernes 20 al 25 de junio a las 15:00 horas la cual se llevara a cabo en la sede principal de Comfenalco. Estoy segura que esta capacitacin contribuir a hacer ms productivo su trabajo y brindarles mayor satisfaccin a nuestros clientes.
Le agradecer su participacin,
EULIANA FLOREZ
Copia: coordinacin Instructores Transcriptor: Sofa Ramrez
Figura 3. Ejemplo. De distribucin de memorando estilo bloque extremo
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CODIGO:
6.4. CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS
6.4.1 CERTIFICADOS El certificado es un documento de carcter probatorio, pblico o privado, que asegura la veracidad y la legalidad de un hecho o acto solemne (acontecimiento acompaado de formalidades necesarias para la validez de un acto judicial, juramento, ceremonia, norma y requiere registro notarial). Con base en el hecho o acto que se prueba, pueden emitirse certificados de: y y y calificaciones obtenidas dentro de periodos acadmicos; registro civil o parroquial de nacimiento, bautizo o defuncin, y becas, donaciones, exenciones, crditos, paz y salvos, resultados mdicos, documentos de identidad, entre otros.
6.4.2 CONSTANCIAS La constancia es un documento de carcter probatorio, que no requiere solemnidad, puede ser personal. Segn el hecho o el acto, se clasifican en constancias para: y y y y y y tiempo de servicio, experiencia, salarios u honorarios, jornada laboral, cumplimiento de comisiones y comportamiento del trabajador, entre otros
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CODIGO:
6.4.3. CARACTERISTICAS DE REDACCION Y PRESENTACION y y y suministrar la informacin en forma personalizada expedir en original Para las caractersticas de redaccin y presentacin, mrgenes, estilo, tipo de fuente y tamao y lneas especiales, ver el punto 5 de este instructivo.
6.4.4 Cdigo Es opcional; se escribe entre cero y una interlinea libre del margen superior para los tres casos: y y y En el papel sin membrete, De la zona 1 si tiene membrete, o Del encabezado dado por el procesador del texto.
Para su presentacin ver punto 6.2.2.2.1
6.4.5 Lugar de origen y fecha de elaboracin Puede ir al comienzo del documento, despus del cdigo o al final del texto. En cualquier caso, se escribe a dos interlineas libres del texto que lo precede.
Cuando la fecha se ubica al comienzo
Ejemplo 1
Medelln, 4 de noviembre de 2010
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CODIGO:
Cuando la fecha se ubica al final
Ejemplo 2 dada en Bogot D.C., a los 5 (cinco) das del mes de mayo de 2010 (dos mil diez).
6.4.6 Cargo El cargo de la persona responsable, se escribe en mayscula sostenida, centrado precedido de los artculos l o la, tambin en mayscula sostenida, a una distancia de entre cuatro o cinco interlineas libres de la fecha y lugar de elaboracin (dependiendo de la extensin del texto).
Ejemplo LA GERENTE DEL DEPARTAMENTO DE DESARROLLO HUMANO
6.4.7 Identificacin del documento Las expresiones certifica o hace constar, segn sea el caso, se escriben seguidas de dos puntos (:). se ubican a cuatro o cinco interlineas libres del cargo, centradas y en maysculas sostenida.
6.4.8 Texto Cada prrafo del texto se inicia con la conjuncin que, escrita en mayscula inicial, a dos interlineas libres de la identificacin.
En el primer prrafo debe incluirse el tratamiento, nombre completo del solicitante, en mayscula sostenida y el nmero del documento de identidad.
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CODIGO:
En los siguientes prrafos, al referirse al solicitante, se debe hacer por el tratamiento y el apellido.
En el ltimo prrafo se especifica el motivo por el cual se expide la certificacin o la constancia y de preferencia se incluye el destinatario.
Los prrafos se separan entre si, por una o dos interlineas, segn la extensin del texto.
6.4.9 Remitente y firmas responsables Ver el punto 6.2.2.8
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CODIGO:
D-103 (opcional)
Barranquilla, 27 de agosto de 2009
LA RECTORA Y EL SECRETARIO
CERTIFICA:
Que la seor JOHN FREDDY CARDENAS RAMIREZ identificado con Cedula de Ciudadana 14.899.418 de Guadalajara de Buga, curso y aprob la carrera de ADMINISTRACION DE EMPRESAS Y EL DIPLOMADO EN PEDAGOGIA dictado en nuestra universidad. Esta certificacin se expide para trmites laborales. MANUELA ROLDAN R. JUAN CAMILO ARANA F.
Transcriptor: Sara Vanessa Ramrez
Figura 4. Ejemplo de distribucin de certificado estilo bloque extremo
31

CODIGO:
DC-5-T48
Santiago de Cali, 5 de junio de 2010
LA GERENTA DE RELACIONES PBLICAS
HACE CONSTAR:
Que el seor JUAN JOSE CAMELO FLOREZ, identificado con Cedula de Ciudadana 38.811.678 de Santiago de Cali, adquiri una cuenta de ahorros en nuestro banco, dicha suma es de, $35000.000,00 (treinta y cinco millones de pesos).
Esta constancia se expide para efectos legales de trmites de solicitud de crdito de vivienda.
GLORIA RODRIGUEZ OROZCO
Transcriptor: Doris Aguado
Figura 5. Ejemplo de distribucin de constancia estilo bloque extremo
32

CODIGO:
7. PROCEDIMIENTO
Las actividades de control son las normas y procedimientos (actividades necesarias para implementar las polticas), que contribuyen a proveer certeza de que los lineamientos se lleven a cabo. Estas actividades incluyen: y y y y y y y Aprobaciones Autorizaciones Verificaciones Conciliaciones revisiones del desempeo seguridad segregacin de funciones.
Estas actividades contribuyen al control interno o respaldan su efectividad
7.1.
ELABORACIN DE COMUNICACIONES OFICIALES
33

CODIGO:
ETAPA
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
REGISTROS
1. Seleccionar Papelera
A- Emplear papelera pre-impresa o diseada en el computador de acuerdo Funcionario de la con el modelo del estndar de Circular, Unidad Carta, Memorando, certificado y Administrativa constancia.
N/A
2. Elegir el tipo de documento a elaborar
A- Establecer el tipo de documento a elaborar ya sea, Comunicacin, Circular, Funcionario de la carta, memorando, certificado y Documento que Unidad constancia u otra, si se desconoce la aplique Administrativa forma de elaboracin ver el punto 5 de este instructivo. A- Elaborar la comunicacin de acuerdo a los requisitos de presentacin y firmarla. B- Impresin Comunicacin Original Fotocopias de la Comunicacin Original Comunicacin Original y Fotocopias
3. Elaboracin, impresin y entrega de la comunicacin oficial
C- Sacar una o varias fotocopias Funcionario de la dependiendo del nmero de destinatarios Unidad a los que vaya dirigido el documento. Administrativa D- Entregar la comunicacin con sus fotocopias en la Unidad de Correspondencia para su radicacin y posterior distribucin. D- Archivar la comunicacin en la Unidad Administrativa que corresponda.
Unidad de correspondencia
Documentos Foliados
34

CODIGO:
35

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6. DESARROLLO........13 6.1. 6.2. 6.3. CIRCULAR.........13 CARTA17 MEMORANDO22

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6.4. CERTIFICADO Y CONSTANCIAS.27 7. PROCEDIMIENTO.33 7.1. ELABORACION DE COMUNICACIONES OFICIALES33

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Ejemplo 2 Anexos: dos (7 folios, y un CD-ROM)

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Ejemplo 2 para dependencias Copia: Gerencia

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Ejemplo: PARA TODO EL PERSONAL

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Guadalajara de Buga, 10 de diciembre de 2010

PARA TODO EL PERSONAL

ASUNTO: Capacitacin de recursos humanos

HILDA RAQUEL RAMIREZ CALERO Gerenta General

Anexos: uno (un folio) Transcriptor: John Freddy Crdenas Garca

Figura 1. Ejemplo de distribucin de circular estilo bloque extremo

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Ver punto 6.1.4.8. De este instructivo

REMITENTE Y FIRMAS RESPONSABLES: REMITENTE Y FIRMAS RESPONSABLES

LINEAS ESPECIALES: Ver punto 5.5. de este instructivo.

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Asunto: Nuevo producto

Cordial saludo, Seora Mara Mnica:

Figura 2. Ejemplo. De distribucin de carta estilo bloque extremo

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