PPP Dauy

Projet Professionnel Personnel Octobre 2002
lves bibliothcaires
Mthodologie pour l'laboration d'un Plan de Dveloppement des Collections en sciences conomiques au SCD de Paris 1 Panthon-Sorbonne
Hlne Day
Sous la direction de Anne Meyer
Directrice des ressources documentaires, ENSSIB
Conseiller Professionnel Travier Valrie Conservateur SCD de l'Universit du Maine
Correspondant dtablissement Hamaide Patrick Bibliothcaire SCD Paris 1
Sommaire
INTRODUCTION .......................................................................... 4 PARTIE 1: ETAT DE LEXISTANT ................................................... 6 1. Le contexte
1.1. 1.2. 1.3.
LUniversit Paris 1 ..................................................................... 6 Le SCD de Paris 1 : carte documentaire .......................................... 7 La BU de Paris 1 ......................................................................... 8 1.3.1. Locaux et publics ............................................................ 8 1.3.2. Le personnel .................................................................. 9 1.3.3. Les collections .............................................................. 10
2. Le secteur des sciences conomiques la BU

2.1.
11
2.2. 2.3. 2.4.
Les collections.......................................................................... 11 2.1.1. Les monographies ......................................................... 12 2.1.1.1. Le budget documentaire du secteur ................................12 2.1.1.2. Les collections du secteur PMF ....................................12 2.1.1.3. La bibliothque Broca ..................................................14 2.1.2. Priodiques et ressources lectroniques ............................ 14 Les publics .............................................................................. 17 Les ressources humaines............................................................ 19 Fonctionnement et pratiques....................................................... 20 2.4.1. Les monographies ......................................................... 21 2.4.1.1. A PMF .......................................................................21 2.4.1.2. A lIAE ......................................................................22 2.4.2. Les priodiques ............................................................ 23 2.4.3. Les ressources lectroniques ........................................... 24
3. Le rseau local
3.1. Les bibliothques dUFR ............................................................. 3.1.1. Gnralits .................................................................. 3.1.2. La MSE........................................................................ La Bibliothque interuniversitaire Cujas ........................................
25
25 25 26 29
3.2.
4. Les enjeux en prsence

4.1. 4.2. 4.3. 4.4. Le fonctionnement interne de la BU.............................................. La carte documentaire de Paris 1 ................................................. La documentation lectronique .................................................... Relations avec les enseignants ....................................................
29
30 30 31 32
PARTIE 2 : PROCESSUS ET ORGANISATION ................................ 34 5. Comparaisons et analyses

5.1. 5.2.
34
La Bibliothque de l'universit du Maine........................................ 34 Documents techniques ............................................................... 36
6. Procdures mettre en uvre

6.1. 6.2.
38
Pour les monographies............................................................... 38 Priodiques et ressources lectroniques ........................................ 41
DAUY Hlne | Bibliothcaire | PPP | 2002
7. Mthode pour l'valuation des collections

7.1. 7.2.
41
7.3.
Loutil informatique ................................................................... 41 Evaluation quantitative .............................................................. 42 7.2.1. Les monographies de PMF ............................................... 43 7.2.1.1. Connaissance des publics .............................................43 7.2.1.2. Evaluation des collections .............................................43 7.2.1.3. Couverture gnrale des besoins ...................................44 7.2.1.4. Dclinaison par UFR et par cycles...................................47 7.2.2. Les monographies de l'IAE .............................................. 52 7.2.3. Les priodiques de la BU ................................................ 52 7.2.4. Les cdroms et les bases de donnes en ligne .................. 53 7.2.5. Pour le SCD ................................................................. 55 7.2.5.1. Les BUFR ...................................................................55 7.2.5.2. La BIU Cujas ..............................................................56 7.2.6. les non usagers ............................................................ 56 Evaluation qualitative ................................................................ 57
8. Elaboration doutils de gestion des collections
59
9. Rdaction dune synthse : la politique documentaire du secteur 61 10. Echancier et ressources humaines 11. Lvaluation et le contrle 62 72
CONCLUSION ............................................................................ 74 BIBLIOGRAPHIE........................................................................ 75 TABLE DES ANNEXES ................................................................. 80
Introduction
Les bibliothques acquirent une identit entre la production dun fonds et doutils documentaires et lorganisation de services rpondant aux besoins des usagers. La collection dun tablissement est constitue pour un public qui lui confre tout son sens. Elle est faonne par cet impratif de destination, auquel il faut adjoindre une autre donne structurante : la collectivit comme tutelle. Or, depuis une dcennie, les besoins des usagers se diversifient, que ce soient, en bibliothque universitaire (BU), ceux des tudiants ou ceux des chercheurs. Les exigences saccroissent. Par ailleurs, les supports documentaires se multiplient alors que la production de documents augmente continment. Enfin, linformation reprsente un investissement croissant : les services communautaires sont soumis une exigence accrue de rationalisation dans la gestion des deniers publics alors mme que laugmentation des cots dacquisition, de traitement et de conservation contraint les bibliothques dfinir prcisment leurs priorits. Cette convergence dlments engage les BU construire des politiques documentaires. Une politique documentaire est "un ensemble doutils et de mthodes qui permettent de concrtiser et de contrler le dveloppement des collections et leur adquation aux projets de la bibliothque"1. Au Service Commun de la Documentation (SCD) de Paris 1 - Panthon-Sorbonne, la ralisation dun tel projet est dcide pour le secteur des sciences conomiques, qui comprend les collections dconomie, de gestion, de mathmatiques et dinformatique. La carte documentaire de cet ensemble disciplinaire est en effet complexe au sein de lUniversit. Une valuation des pratiques et des usages est donc ncessaire. Elle permettra, grce une connaissance approfondie du fonds et des publics, une optimisation du travail accompli dont dcoulera une matrise accrue du dveloppement des collections et une adquation raffirme aux missions de ltablissement. Les documents produits au terme de cette valuation seront des
1 Calenge, Bertrand, Conduire une politique documentaire, Electre-Ed. du Cercle de la Librairie, 1993 (Collection Bibliothques), p. 11
instruments de dcision pour la direction de la bibliothque et dargumentation face aux tutelles. Le projet est initi par la BU, laquelle sera consacr lessentiel de notre propos : laction nest directement possible que dans cette structure. Les bibliothques dUnit(s) de formation et de recherche (BUFR), en particulier la Maison des sciences conomiques (MSE), et la Bibliothque interuniversitaire (BIU) Cujas seront cependant voques. Un document de politique documentaire se conoit en effet pour lensemble du SCD : la BU se dfinit en partie par rapport ces partenaires. La dmarche choisie par la direction a t de construire, dans un premier temps, les outils de gestion des collections, notamment un plan de dveloppement des collections (PDC). Il convenait donc dlaborer une mthodologie qui permettrait datteindre cet objectif. Les procdures opratoires et le processus pour valuer les collections, le temps et les moyens ncessaires pour mettre en uvre le projet sont ainsi tudis. Cette dmarche est sous-tendue par la proccupation constante de la conformit aux missions et de la recherche dadquation aux publics travers lvaluation des usages. La charte documentaire, outil politique, sera ensuite ralise partir de ces travaux techniques. Au pralable, une pr-analyse de lexistant permet dancrer la mthode propose dans la ralit de l'tablissement.
Partie 1 : Etat de l'existant
Partie 1: Etat de lexistant
Ce travail de pr-analyse est fondamental pour le projet : la mthodologie propose dcoule dun contexte spcifique. Cette approche inclut une prsentation de ltablissement, du cadre fonctionnel, des ressources disponibles, des attentes et des besoins des diffrents acteurs et partenaires, des contraintes et des enjeux.
1.
Le contexte
Les spcificits, les choix et les orientations de linstitution ne peuvent tre ngligs : la rflexion sur les collections est au cur du problme de lintgration de la bibliothque dans luniversit.
1.1.
LUniversit Paris 1
Hritire de la Facult des lettres de la Sorbonne et de la Facult de droit et de sciences conomiques du Panthon, Paris 1 propose un nombre important de formations dans les domaines du droit et de la science politique, des sciences conomiques et de la gestion, des sciences humaines. La communaut universitaire comprend en 2002 prs de 40 000 tudiants rpartis en 14 Units de formation et de recherche et 5 instituts, 1 100 enseignants et 630 ingnieurs, agents administratifs et personnels techniques. Ces chiffres en font la plus grande universit de France. Lactivit de luniversit est rpartie en 19 sites : Paris 1 est reprsentative des difficults parisiennes en termes despace et de locaux. La recherche y est essentielle. La part des tudiants inscrits en troisime cycle est nettement suprieure la moyenne nationale : 24% contre 14%. Cette performance
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est galement qualitative : Paris 1 occupe la premire place des universits franaises dans plusieurs domaines de recherche. Paris 1 cumule lextrme atouts et handicaps. Cette universit prestigieuse bnficie de ressources humaines importantes et de budgets proportionnels sa dmesure. Nanmoins, les difficults saccumulent. Les locaux fractionns et notablement insuffisants, le volume de la communaut et le manque de personnel alourdissent considrablement le fonctionnement de lensemble. La mise en place dune politique globale est gne par limportance des problmes rgler ponctuellement. Le projet prend son sens dans ce contexte : structurer la politique des diffrents services est dautant plus ncessaire.
1.2.
Le SCD de Paris 1 : carte documentaire
Cest dans ce cadre et conformment aux dispositions de la loi n84-52 du 26 janvier 1984, du dcret 85-694 du 4 juillet 1985, du dcret 91-321 du 27 mars 1991, des statuts de lUniversit de Paris 1 Panthon-Sorbonne crant des services communs, quil a t institu un Service commun de la documentation lUniversit de Paris 1. La carte documentaire du SCD de Paris 1 est complexe. Le service comprend la BU, elle-mme constitue de trois ensembles : la bibliothque du centre Pierre Mends France (PMF, Tolbiac), la bibliothque Broca (5e arrondissement) et la bibliothque de lUFR de philosophie, situe en Sorbonne. Le SCD englobe galement 59 bibliothques dUFR, tablissements associs. Deux BIU sont places sous la tutelle de Paris 1 : Cujas et la Sorbonne. Enfin, lUniversit est cocontractante pour la bibliothque Sainte-Genevive. Seule une partie de ces tablissements est directement concerne par notre projet. La BU en est llment principal. Parmi les bibliothques dUFR, la MSE est incontournable dans le cadre de notre tude : la spcialisation disciplinaire, limportance de son fonds, le niveau recherche en font un partenaire privilgi. Dautres bibliothques dUFR, telles lObservatoire des stratgies dentreprises
(OSES), lInstitut dhistoire conomique et sociale, la salle de finances publiques pourraient tre prises en compte. Leur importance est cependant variable. La BIU Cujas est implique pour ses collections dconomie. Si laction ne peut tre directement entreprise que pour la BU, les autres bibliothques seront nanmoins intgres dans la mthodologie : il leur appartiendra de mener le projet dans leur structure. Cette restriction vaut en particulier pour Cujas, dont les problmatiques sont diffrentes de celles de la BU. Avec les bibliothques dUFR, la coopration pourrait sans doute tre davantage approfondie.
1.3.
La BU de Paris 1
Les statistiques ci-dessous, fournies en mars 2002 dans le cadre de lESGBU pour 2001, concernent PMF et Broca. En effet, la bibliothque de philosophie nayant t intgre quen septembre 2001, les chiffres consults ne la prennent pas en compte. Puisque aucune interfrence nexiste avec le secteur des sciences conomiques, nous pouvons admettre cette situation. Notons que la bibliothque Broca a ouvert en mai 2001 : les donnes fournies doivent tre analyses en fonction de cette restriction. Lobjectif de notre projet justifie que nous ayons davantage dvelopp les donnes qui concernent directement les collections. Les plus pertinentes pour notre tude seront en outre prcises dans la prsentation du secteur.
1.3.1.
Locaux et publics
Locaux de la BU de Paris 1 PMF
Broca (depuis mai 2001) 620 125 57
Locaux
Surface Places assises Ouverture hebdomadaire
3400 600 50
Public
Publics de la BU de Paris 1 Inscriptions principales lUniversit Inscrits la BU
37 910 13 342 (35.2%)
A la BU de Paris 1, le principal problme est la place : les locaux sont notablement insuffisants. La surface est drisoire par rapport au nombre dusagers : 0.1 m par personne potentielle, 0.3 m par personne inscrite. Ces questions ne sont pas ngligeables pour notre projet : le manque despace et la surpopulation influencent simultanment laccroissement et lusage des collections, le plan de classement, la localisation des documents, latmosphre gnrale, bruyante, souvent difficile. Une caractristique de la BU est de ne pas accepter dutilisateurs extrieurs, except pour les thses, en consultation sur place : lexigut des locaux ne permet pas daccueillir des publics autres que prioritaires. Cette donne fait par ailleurs du stockage un problme rcurrent. Plus de 80% des collections sont en libre accs dans des salles satures. Trois petits magasins, dans les locaux mme de la bibliothque, contiennent les priodiques de seconde vole et les thses les plus rcentes ou les plus demandes. Le reste se trouve au sous-sol, dans des espaces nettement insuffisants. Cette contrainte doit tre prise en compte dans tous les aspects de la gestion des fonds : acquisitions, dsherbage et conservation en dpendent en partie. La matrise du dveloppement des collections est dautant plus ncessaire : elle permettrait doptimiser la gestion de lespace disponible.
1.3.2.
Le personnel
Composition du personnel la BU de Paris 1 PMF
Broca 4.5 2.8 7.3
Personnel
Des bibliothques Autres Total par tablissement Total gnral
22.3 23.6 45.9 53.2
Le personnel du SCD est nombreux mais reste insuffisant. Le recours de nombreux contractuels est devenu une ncessit. De fait, lensemble fonctionne mais la marge de manuvre est restreinte : une partie non ngligeable de lactivit consiste grer lurgence en constant sous-effectif. Mettre en uvre une politique documentaire imposera donc de hirarchiser les priorits.
Organisation du travail la BU de Paris 1 Direction 3 secteurs transversaux Priodiques Informatique Thses et PEB Sciences conomiques Adjoint de direction Responsable du service public
3 secteurs disciplinaires Droit Sciences politiques
Sciences humaines
Ce mode de fonctionnement nest pas sans incidence sur llaboration dun PDC en sciences conomiques. Limplication de tous les services et secteurs est ncessaire : la ralisation du projet dpend en partie de son appropriation par les diffrents partenaires. Laspect transversal de la rflexion sur les collections sera ainsi loccasion dune concertation entre les quipes et dun renforcement de la cohsion globale. Consquemment, des rorganisations et des innovations pourront tre envisages sur lensemble de la BU.
1.3.3.
Les collections
Le budget documentaire du SCD est relativement important : les contraintes financires y sont moins lourdes que dans dautres tablissements
Budget documentaire (en francs pour 2001) PMF Budget acquisitions Budget conservation Total 2 264 975 384 712 3 163 365
Broca (mai 2001) 491 352 22 326
Les collections sont constitues ainsi :

Collections de la BU de Paris 1 (ESGBU 2002) Monographies imprimes m. linaires Dont libre accs Titres Volumes Total PMF 3 060 2 530 89 800 106 800 Titres Volumes 103 627 114 980 Broca 273 147 13 827 8 180
10
Priodiques imprims
m. linaires Dont libre accs Abonnements en cours Titres morts ou vivants Total Papier m. linaires Titres Volumes Microformes Nombre de titres Dont : sur support physique Nombre dunits matrielles correspondantes
1 158 458 1 449 2 420 2 675 466 7 335 11 856 89 635 31 28 40 32 050 967
196 70 217 255
Thses
Documents lectroniques
Microformes (hors thses) Documents cartographiques
Il faut ajouter ces donnes les sites internet rfrencs, que lon intgre par convention dans les collections courantes des priodiques. Ces sites sont consultables sur le site de lUniversit2. Par ailleurs, ces statistiques sont complter par rapport aux volutions de 2002. Lessentiel est lintroduction des priodiques lectroniques en fvrier. En 2002, les abonnements sont coupls, 286 titres sont concerns (fournisseur : EBSCO online). Llaboration doutils de gestion des collections en sciences conomiques sinscrit donc dans cette BU. Dans le cadre de notre projet, il est cependant ncessaire dapprofondir notre connaissance du secteur.
2.
Le secteur des sciences conomiques la BU
2.1.
Les collections
http://www.univ-paris1.fr/
11
2.1.1.
Les monographies
2.1.1.1.
Le budget documentaire du secteur
Le budget dacquisitions est un outil fondamental prendre en compte pour la gestion des collections. Il doit tre envisag sur plusieurs annes afin dacqurir une vision dynamique du secteur.
Dpenses dacquisition en sciences conomiques PMF (en francs) 1999 2000 2001 Valeur Rpartition en Valeur Rpartition en Valeur Rpartition en % % % 400 864.91 81.9 451 496.05 83.8 333 333.71 92.25 88 525.89 489 390.80 18.1 100 87 218.77 538 714.82 16.2 100 25 818.65 359 152.36 7.75 100
Monographies franaises Monographies trangres Total
Le budget consacr la conservation concerne les trois secteurs runis : pour les monographies, il a t de 440 000 francs en 2001. Il est rparti selon les besoins. La diminution des dpenses documentaires en 2001 nest pas due une rduction des crdits mais des problmes de personnel : les postes du secteur tant vacants depuis septembre 2001, les acquisitions ont t rduites. Par ailleurs, le passage leuro a bloqu les acquisitions ds la mi-octobre. Lvaluation des collections permettra danalyser les consquences de cette priode creuse pour le fonds et de proposer ventuellement des rattrapages, en particulier dans le domaine tranger. A titre indicatif 11 285.6 francs, soit 1 720.48 euros ont t dpenss Broca entre juin et septembre 2001. Pour 2002, 9 777.52 euros avaient t dpenss au 30/06/02 et 2 060 euros engags pour 15 000 euros prvus.
2.1.1.2. Les collections du secteur PMF
Les collections du secteur dpendent directement des enseignements du ple. En tout tat de cause, les formations proposes et les diplmes dlivrs sont des
12
lments essentiels prendre en compte dans une rflexion sur un PDC en BU3. Ils permettent dapprhender un champs pr-dfini pour la gestion des collections, bien quils soient notablement insuffisants en tant que tels pour dfinir des axes dacquisition. La liste des disciplines pour lesquelles les thses sont dposes, ainsi que celle des mmoires de DEA et de DESS est galement intressante : PMF reoit les thses dconomie, de gestion, de mathmatiques et dinformatique, ainsi que les mmoires de 18 DEA et de 7 DESS4. Notons que les 5 instituts mentionns dans ces listes prparent un certain nombre de diplmes qui ncessitent parfois ltude de plusieurs disciplines : certains sont directement intgrs dans les formations de sciences conomiques, dautres recourent plus indirectement de la documentation en ces domaines. Il faut tenir compte de ces filires et de leurs spcificits. Etat des collections :
Volumtrie des collections, Secteur dconomie PMF, juin 2002 Nombre de titres Nombre de volumes Monographies Thses Mmoires DEA Mmoire DESS 26758 Impossible actuellement Impossible actuellement Impossible actuellement 47529 2527 3207 1645
Laccroissement des collections permet dvaluer la vitalit du secteur. L encore, lapproche pluriannuelle est ncessaire :
Ouvrages reus et pays dans le secteur, PMF, 2001 1999 2000 Nombre % acq. Nombre % acq. Par titres Franais 1114 80.7 1325 86.2 Etranger 183 13.2 192 12.4 Dons 84 6 21 1.4 Total 1381 1538 Par volumes Franais 4013 91.7 4586 93.7 Etranger 276 6.3 280 5.5 Dons 87 2 26 0.8 Total 4376 4892 Moyenne Franais 3.6 3.5 dexemplaires Etranger 1.5 1.5 Pilon 2339 3500 Accroissement (volumes) 2037 1392 Mode de comptabilisation
2001 Nombre 890 79 18 987 2780 100 19 2899 3.1 1.3 1633 1266
% acq. 90 8.1 1.9 95.9 3.45 0.65
3 4
La liste complte peut en tre consulte en annexe : Annexe 1 La liste figure en annexe : Annexe 2
13
Les chiffres de 2001 sont conformes lvolution du budget : les raisons de la diminution sont identiques. Deux faits peuvent tre immdiatement nots : la dominante croissante des ouvrages en franais et la continuit de la politique dexemplaire. Lvaluation des collections permettrait dapprofondir ces deux points.
2.1.1.3. La bibliothque Broca
Les ressources documentaires de la BU comprennent galement les fonds de la bibliothque Broca. Les collections incluent les documents ncessaires aux premiers cycles de droit. Celles-ci, cependant, ne concernent pas notre tude. La partie qui nous intresse directement est constitue des fonds de niveau deuxime, troisime cycles et recherche en gestion dentreprise. Ce fonds reprsente 82% des titres de la bibliothque et 63.4% des volumes. Les donnes concernant lvolution des collections ne sont pas encore disponibles tant donne la date douverture de cet tablissement.
Volumtrie des collections, IAE, juin 2002 Nombre de titres Monographies Mmoires (en libre accs) 6831 1100
Nombre de volumes 7986 Imprcis
Les collections de gestion de lIAE figurent au catalogue de la BU et les tudiants sont inscrits PMF. Cependant, les restrictions daccs empchent de parler de complmentarit, malgr lintgration, alors mme que des demandes existent de la part des tudiants de PMF : une valuation permettrait de considrer la ncessit de dupliquer les fonds de lIAE. Les PDC prendraient alors en compte cet axe de dveloppement. 2.1.2. Priodiques et ressources lectroniques
Les chiffres concernant les priodiques peuvent tre envisags sur une anne : les modifications des dernires annes sont peu significatives. Cest lintroduction, en 2002, de la documentation lectronique qui changera les donnes.
14
Priodiques franais Priodiques trangers Total
Budget documentaire de la BU pour les priodiques, 2001 (ESGBU 2002) Budget dacquisition pour %, pour le secteur, du budget Budget conservation le secteur priodiques de la BU pour le secteur 147 940.57 23.6 294 446.57 442 387.14 75.5 43.5 126 613.65
Soulignons ds maintenant le poids de la documentation en sciences conomiques puisque 43.5 % du budget global du service des priodiques concerne le secteur. A titre indicatif, 35.5% du mme budget est consacr aux priodiques du droit, 21% ceux de sciences humaines. Par ailleurs, 75.5% des sommes dvolues aux abonnements trangers sont consacres ces mmes disciplines : la desserte dun public de troisime cycle explique ce dsquilibre, prendre en compte. Il est probable que le poids financier du ple ne fera en outre que se renforcer avec lintroduction des priodiques lectroniques, en cot rel et par rapport aux autres secteurs. La documentation en ces domaines est donc onreuse. Limportance du budget consacr impose d'autant plus la rflexion et la concertation. Les collections papier
Abts en cours Frais Etrangers PMF Nbre % IAE Nbre % Total En % 280 68.8 84 69.5 364 69 127 31.2 37 30.5 164 31 Total abts en cours 407 121 528 Dons en cours Frais Etrangers 71 79.8 3 100 74 80.5 18 20.2 0 0 18 19.5 Total dons en cours 89 3 92 Titres morts Frs Etr. 394 87 8 47 402 85.5 59 13 9 53 68 14.5 Total titres morts 453 17 470 Total gnral 949 141 1090
Le secteur comprend 36.5% des abonnements en cours, dont 28% pour PMF. 40.8% du total gnral des abonnements concerne le secteur. Ces collections reprsentent 113 mtres linaires (24.68% de lensemble du fonds de priodiques). Les deux tiers de lensemble sont des abonnements franais, contre un tiers pour les abonnements trangers. Le poids budgtaire, en revanche, de ces collections
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trangres nest pas ngligeable : un tiers des titres, mais deux tiers du budget. Ces donnes confirment le cot de la documentation en sciences conomiques pour la BU. Il serait donc dautant plus intressant de formaliser les pratiques et les choix effectus : cette dmarche permettrait danalyser, de justifier les choix effectus et, ventuellement, de procder des ajustements. La documentation lectronique :
Sur les 286 abonnements coupls , 179, soit 62.06%, sont des priodiques qui se rapportent au ple. En outre, la BU, les ressources lectroniques en gnral dpendent du service des priodiques en raison de leurs caractristiques de gestion. Au total, le SCD est abonn une trentaine de cdroms et bases en ligne. La liste jour est consultable dans le catalogue5. Les titres disponibles, pour les sciences conomiques sont [rf. au 30 septembre2002] :
ABInform ; Chelem ; Comext ; Delphes ; Econlit ; Econbase ; Fonds Montaire International et donnes franaises ; Francis ; Helecon International, versions 1999 et 2001 ; Kompass ; OCDE Compendium
Par ailleurs, la mme date, une trentaine de signets concernent directement le secteur. L'analyse du contenu et des caractristiques des ressources doit cependant tre complte par une description de l'utilisation de la collection et de son efficacit par rapport cette utilisation. Ces moyens documentaires et humains en effet sont destins des utilisateurs : les publics de la BU sont partie prenante de notre tude puisquils seront incontournables dans lvaluation.
http://corneille.univ-paris1.fr
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2.2.
Les publics
Les donnes fournies ici dterminent le public potentiel du secteur. Les chiffres de 2000-2001 peuvent suffire car il ny a pas eu de modification essentielle par rapport aux annes antrieures. Seules les inscriptions principales lUniversit ont t prises en compte puisque chaque personne ne sinscrit quune fois la bibliothque. UFR 02 : Economie UFR 06 : Gestion UFR 27 : Mathmatiques et informatique
Les tudiants dAES (UFR 12) sont galement comptabiliss, bien quils relvent du secteur droit, car ils sont largement utilisateurs des collections du secteur conomie. Dans un souci de clart, les rpartitions en pourcentage sont arrondies au dixime.
Inscriptions lUniversit, 2001-2002 2 e cycle 3 e cycle Divers 965 1150 111 2226 474 2700 30.2 884 437 117 1438 34 1472 16.4 107 129 0 236 29 265 3
Secteur Economie 02 06 27 Total AES Total par cycles Rpartition en %
1 er cycle 1840 1556 386 3782 729 4511 50.4
Total par UFR 3796 3272 614 7682 1266 8948
Rpartition en % 42.4 36.6 6.9 14.1
Il faut ajouter ces chiffres les tudiants de lIAE : 1760 personnes qui sont aussi inscrites PMF :
Inscriptions principales 2000-2001, IAE 2 e cycle 3 e cycle e 2 anne Total Thses DEA
IAE
1 re anne 52
Total Total 1680 1760
DESS
28 80 1647 33
Les enseignants et les chercheurs autres que doctorants ne sont pas comptabiliss dans ces donnes. On peut donc extrapoler environ 11 000 les utilisateurs potentiels des fonds.
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Ces publics potentiels doivent tre compars avec les publics actifs, inscrits la BU, afin de connatre les utilisateurs rels des collections. Les usagers sur place non inscrits peuvent tre considrs comme peu nombreux tant donn lexigut des locaux et le statut empruntable de la majorit des documents (seuls les premiers exemplaires sont en libre accs) : les fichiers dinscription fournissent donc une image assez fidle des usagers.
Inscriptions la BU, 2000-2001 2 e cycle 3 e cycle Nbre %public Nbre %public actif actif 587 693 70 1350 350 1700 60.8 60.3 63.1 60.7 7308 63 503 188 38 729 13 742 56.9 43 32.5 50.7 38.2 50.4
Secteur Economie 02 06 27 Total AES Total par cycles
1 er cycle Nbre %public actif 1086 1159 219 2464 566 3030 59 74.5 56.7 65.2 77.6 67.2
Enseignantschercheurs 27 8 11 46 13 59
Total par UFR Nbre %public actif 2203 2048 338 4589 942 5531 58 62.6 55 59.7 74.4 61.8
Quelques lments sur les emprunts peuvent galement tre nots, extraits des statistiques de prt pour lanne 2001, ils permettent en effet de constater lactivit des publics par cycles :
1 er cycle Nombre demprunts Rpartition en % 27 698 52.7 2 e cycle 12 142 23.1 3e cycle 9 828 18.7 Double cursus 1 796 3.4 Enseignants Chercheurs 621 1.2 Autres 300 0.6 Total 52 563
Les statistiques de prt par UFR permettent en outre de calculer que, pour ces prts des collections du secteur, les emprunteurs sont 40% inscrits en conomie, 35% en gestion, 7.5% en AES, 7% en MASS. Ainsi, 90% des emprunts des collections sont faits par les publics dfinis ci-dessus, ce qui permet de confirmer la viabilit des chiffres produits et leur intrt pour ltude des publics. Pendant le premier semestre 2001, 1142 documents ont t prts Broca. Le nombre atteignait 1766 au deuxime semestre. Rappelons cependant que la bibliothque na ouvert quen mai : les chiffres de 2002 seront sans doute plus importants. Ces renseignements devront tre confirmes et approfondis en
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dissociant, en particulier, les emprunts sur les collections de gestion et sur celles de droit, ainsi quen tudiant les usages des publics. Si ces donnes permettent de dessiner une carte des utilisateurs du secteur et de la pression sur les collections, elles restent en effet insuffisamment prcises : lvaluation permettra dapprofondir selon les besoins la connaissance de ces publics et de leurs usages documentaires. Ltude des lments structurants du secteur doit tre complte par un examen des ressources humaines disponibles : aucun projet ne sera men sans personnel.
2.3.
Les ressources humaines
Le personnel affect au secteur : Un conservateur, dtach de la Ville de Paris depuis le 01/01/2002 Une bibliothcaire, nomme le 01/11/2001 mais rellement en poste partir du 01/09/2002 Une contractuelle, matrise de documentation, employe la BU depuis 6 ans, "sapinisable". Elle est affecte au secteur depuis le 01/01/2002 et effectue un travail de bibliothcaire adjoint spcialise. Pour notre projet, dautres professionnels doivent tre mentionns en fonction de la ncessaire transversalit du dossier : Le bibliothcaire charg des priodiques sera partie prenante. En revanche, sa charge de travail semble avoir atteint son maximum. Sans doute faudra-t-il envisager une nouvelle rpartition des tches, en particulier par rapport au dveloppement des ressources lectroniques. Le conservateur charg du secteur droit consacre une partie de son temps la gestion des collections de lIAE. En outre, la filire AES dpend de ce secteur. Cette personne devra donc tre implique.
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Un conservateur du service informatique prend en charge les signets, dans la mesure du temps disponible. Il serait souhaitable de le dcharger dune partie de cette tche en reprenant dans le secteur la slection et le contrle des sites, tout en lui confiant la maintenance des liens. La mise en uvre dune politique documentaire serait loccasion dune rflexion sur cette question.
Le service informatique en gnral est un partenaire incontournable pour lvaluation des collections grce au paramtrage des donnes statistiques et pour le dveloppement des ressources lectroniques.
Le conservateur responsable des sciences humaines est charg de lextraction des statistiques sous Gac. Le service des thses participe galement la constitution des collections : les possibilits daction sont moindres sur ce secteur captif, mais les orientations des recherches en cours sont fondamentales.
Les moyens rpertoris ne prennent cependant tout leur sens que mis en perspective avec un fonctionnement et des pratique spcifiques qui conditionnent leur utilisation.
2.4.
Fonctionnement et pratiques
Les donnes fournies ici ont t rassembles grce des priodes dobservation (cinq semaines au total) et au cours dentretiens exploratoires et relationnels avec le personnel du SCD. La gestion des collections de la BU nest pas formalise : il nexiste pas de document valid pour la totalit de la BU. Le fonctionnement est organis par secteurs et par services. En sciences humaines et en sciences conomiques, les usages priment. En droit, un guide dacquisition a t rdig pour les codes et pour les manuels ainsi quune charte dacquisition pour les ouvrages trangers. Une
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charte a galement t constitue pour les collections de lIAE. Ces documents ont t labors en interne par la personne responsable du secteur. Lorsquun doute apparat, une concertation est organise, le plus souvent de faon informelle, entre les services. Les responsables de service se retrouvent galement rgulirement en runion de direction.
2.4.1.
Les monographies
2.4.1.1.
A PMF
De septembre dcembre 2001, les postes du secteur taient tous vacants. Un conservateur a assum les achats durgence (manuels de premier cycle, bibliographies de rentre universitaire, rditions incontournables) dans la limite du temps disponible. En janvier 2002, le conservateur dtach de la Ville de Paris a t nomm responsable du secteur. Il a repris les acquisitions courantes et a entrepris de complter les achats de lautomne par des acquisitions rtrospectives. Ce travail a t achev au printemps 2002. Paralllement, une contractuelle a t affecte au service : le traitement des documents a galement pu reprendre, dautant que lentre dans le Systme Universitaire (SU), au 1er mai 2001, a permis dacclrer cette tche grce la rcupration des notices. Arrive en septembre, la bibliothcaire nomme dans le secteur s'est vue confier la responsabilit de la documentation lectronique pour les disciplines concernes. Les outils de slection sont essentiellement : Livres-Hebdo ; les catalogues des diteurs franais et trangers ; les bibliographies de revues de troisime cycle. Les suggestions des lecteurs sont peu nombreuses actuellement. Un renforcement des relations avec les enseignants permettrait peut-tre damliorer la communication sur les acquisitions. Les lecteurs ont leur disposition un cahier de suggestions, le module ntant pas activ dans Advance : le cahier permet le dialogue et, parfois, la rcupration de bibliographies. Les demandes sont examines en fonction de la qualit de louvrage, de lutilit pour les usagers et de la cohrence du fonds.
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Ces principes de slection sont galement appliqus aux dons. Le rcolement des collections en libre accs et le dsherbage systmatique des fonds sont t entrepris partir du printemps 2002 : ils n'avaient pas t faits compltement depuis plusieurs annes. La priorit, dans un premier temps, est de grer l'urgence. A terme, il faudra affiner cette pratique pour rationaliser les choix intellectuels et prendre une dcision pour les pilons plus dlicats. Cette question est indissociable dune rflexion sur les PDC.
2.4.1.2.
A lIAE
La politique dacquisition de lIAE se dcompose en trois axes : Achats en plusieurs exemplaires de manuels universitaires et douvrages fondamentaux en fonction des bibliographies. Achat des documents demands par les enseignants-chercheurs, systmatiquement satisfaits. Ces enseignants prescripteurs sont peu nombreux mais ils sont trs demandeurs. Achat douvrages franais correspondant aux disciplines denseignement et de recherche de lIAE, partir des revues professionnelles, des catalogues dditeurs et des annonces ditoriales Le dsherbage et la conservation sont toujours des questions dlicates, dans la mesure o lIAE reste propritaire de son fonds. La ngociation est ncessaire. Lexprience permet donc la gestion correcte des fonds. La mise en uvre du projet fournirait nanmoins loccasion dune rflexion sur les procdures et sur les principes dacquisition. Une gestion pluriannuelle des collections pourrait tre instaure : elle permettrait de contrler plus rigoureusement le dveloppement de lensemble.
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2.4.2. Acquisitions:
Les priodiques
Un principe essentiel : dans la limite du budget, tout ce que demandent les enseignants est achet. Une concertation avec les secteurs est organise quand les limites budgtaires sont atteintes ou quand l'importance de l'investissement ncessite un ajustement des rpartitions. Les demandes des tudiants sont satisfaites si elles sont pertinentes. Outils d'acquisition : Les publicits reues, en particulier les annonces des diteurs. La croissance des publications et les mouvements des titres sont exponentiels dans tous les domaines : 50 % des annonces sont jetes directement, le reste est conserv pour secteurs. Les suggestions des tudiants (cahier). Les propositions des agences d'abonnement, qui collaborent avec les diteurs. De plus en plus : usage d'internet. Le responsable est inscrit une cinquantaine de lettres d'diteurs, ce qui lui donne un accs direct aux nouveauts en fonction des profils dfinis. Cet outil serait peut-tre dvelopper dans les secteurs, en particulier en sciences conomiques : nouveau et intressant, son importance s'accrot. Dsherbage : La notion de "collection complte" reste primordiale. En 1995 les collections d'hebdomadaires ont t massivement pilonnes : rien n'avait t jet depuis 1970. A ce moment, des critres ont t fixs : 2, 3 ou 5 annes de conservation avant pilon, rgle qui serait peut-tre remettre en cause en raison du manque de place et du faible usage constat ds la fin de la deuxime anne de parution (pour les publications de statistiques par exemple). Ce travail a t poursuivi lors de la rtroconversion, en 1999-2000. une concertation avec les
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Dons : Ils proviennent de la Sorbonne, de Cujas, de Sainte-Genevive et sont essentiellement fonds sur le relationnel. La BnF propose galement certaines collections, examiner en fonction de la cohrence globale. Conservation : La reliure est importante pour le service en gnral et systmatique pour les collections en libre accs. Une formalisation de ces pratiques serait une valeur ajoute pour le service dans la perspective dune coopration renforce avec le secteur et dune communication vers lextrieur.
2.4.3.
Les ressources lectroniques
La slection des ressources lectroniques dpend du responsable des priodiques et des responsables de secteur. Lvolution vers les abonnements coupls a fait lobjet dune concertation globale. Les achats de cdroms et de bases en ligne sont dcids aprs une priode de test. En principe, pour les signets, chaque secteur propose une liste, un conservateur du service informatique ayant pour tche dassurer la gestion de lensemble mais non la slection des sites, do nos propos antrieurs sur la rpartition du travail en ce domaine. La personne dclare manquer de temps pour cette fonction qui ne relve pas en outre de sa spcialisation au sein de ltablissement. En consquence, les liens sont contrls mais les contenus ne sont pas rellement valus. La pratique actuelle propose les signets comme ressource extrieure, surtout partir du deuxime cycle. Lvaluation serait loccasion de prciser les orientations, les contenus, les responsabilits, et de dfinir une relle politique en la matire.
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C'est donc dans ce contexte que s'organise la rflexion sur une politique documentaire: llaboration de PDC sera loccasion dune valuation de lexistant. Le projet implique cependant des partenaires extrieurs la BU.
3.
Le rseau local
3.1.
Les bibliothques dUFR
3.1.1.
Gnralits
Les bibliothques dUFR appartiennent au SCD. Un recensement exhaustif de ces structures a t effectu. Les donnes rcoltes sont rpertories dans un guide et mises jour annuellement. Cependant, eu gard leur multiplicit, nous n'voquerons ici que les bibliothques dUFR ayant un lien direct avec le secteur. Limportance de la MSE pour notre projet justifie une prsentation plus complte de cet tablissement. En effet, la diversit des BUFR rend peu pertinente une prsentation globale de ces structures. Trois dentre elles ont dj t mentionnes : lObservatoire des Stratgies dEntreprises (OSES), lInstitut dHistoire Economique et Sociale et la Salle de Finances publiques. Les collections de ces tablissements concernent les disciplines considres dans notre tude. LOSES, en particulier, est utile pour les gestionnaires. Des collections de Marketing, de Stratgie industrielle, de Finances, de Ressources humaines y sont proposes. Or les publics de lUFR 06 sont dlocaliss par rapport aux sources documentaires : la satisfaction de leurs besoins est parfois problmatique. En ce sens, lvaluation permettrait de mieux cerner leurs stratgies documentaires. Plus gnralement, la prise en compte de la spcialisation des BUFR pourrait tre envisage et formalise.
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La bibliothque dUFR qui doit tre prise en compte en priorit pour notre projet reste cependant le Centre de Documentation de la Maison des Sciences Economiques et Sociales, Unit Mixte de Service CNRS-Universit Paris 1 (UMS 1814). 3.1.2. La MSE
La MSE a t constitue par la runion de 9 laboratoires de recherche de Paris 1, la plupart affilis au CNRS. Ces structures sont rattaches aux UFR 02 et 27. Le regroupement des activits de recherche et la mise en commun des moyens devaient permettre le dveloppement de projets et le renforcement des relations scientifiques. Pour la documentation, lobjectif tait la rationalisation budgtaire et le partage des comptences. La bibliothque a ouvert en dcembre 1997 (priodiques) et en 1998 (monographies et working papers). Les lments quantitatifs proviennent de lESGBU 2002. Des entretiens ont permis de complter cette approche.
Donnes sur la MSE, ESGBU 2002 Surface en m 900 Places de lecture 100 Ouverture 45 Professionnels 7 Autres 3 Professionnels 14 Publics 11 m. linaires 3000 Volumes 72000 Priodiques 800 36000 ouvrages en libre accs Fonds prcieux du XVII/XVIII e sicles Priodiques : 430 vivants, 287 morts Priodiques lectroniques du SCD 360 thses en conomie (depuis 1998) Cdroms bibliographiques, cdroms conomiques 280 working papers des centres de recherche partenaires Ouvrages Abts en cours Dpenses 600 275 1 115 000 francs Niveau 3 e cycle recherche dans tous les domaines de lconomie ; petit fonds de mathmatiques. Enseignants-chercheurs, Chercheurs ATER, Allocataires Doctorants Etudiants des DEA de Paris 1 et de Paris 2 Candidats lagrgation du Suprieur
Locaux
Personnel Postes informatiques Collections
Acquisitions 2001
Domaines couverts Publics autoriss
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Le projet de la MSE a suscit beaucoup dencouragements, y compris pour son volet documentaire. En effet, auparavant, les laboratoires les plus riches avaient un centre de documentation, les autres avaient un fonds plus ou moins important, en gnral confi un thsard. Dans ce contexte, le Centre de documentation de la MSE a t peru comme un progrs . Laccs la bibliothque de la MSE est rserv : le badge dlivr par la direction de la MSE est obligatoire. Par ailleurs, le prt nest possible que pour les chercheurs et pour les enseignants. Le public potentiel est de 700 personnes environ. Les relations avec le SCD sont complexes. A partir de 1997, la constitution des collections a t lobjet de rencontres entre la directrice du SCD, la responsable du secteur dconomie, les documentalistes des laboratoires et la responsable de lancienne salle dtudes conomiques et de statistiques (Panthon). Linformatisation a t pilote par SCD. Le choix sest port sur C2, avec un protocole de communication Z39-50 avec le SIGB du SCD. La rtroconversion a t faite en mme temps que celle du SCD, par drivation BN Opale. Un certain nombre dlments sont cependant dvelopper : le bulletinage, le prt aux tudiants, lOPAC nont pas t activs. En outre, la maintenance de la base est alatoire depuis le dpart de lancienne responsable en septembre 2001. La question pose actuellement est celle de lentre de la MSE dans le SUDOC . Le budget est parfois un point de crispation entre le SCD et le Centre de Documentation. La part de Paris 1 est prise sur les crdits de DEA. Paris 1 a financ les locaux et prend en charge une part de la logistique ainsi que le Bonus Qualit Recherche. Le reste provient du CNRS. Le problme essentiel reste cependant la volont de cooprer, qui fait souvent dfaut. Le personnel comprend 10 personnes, 3 de lUniversit - 2 magasiniers et un ingnieur dtudes - 7 du CNRS. La direction du Centre de Documentation est
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confie un professeur : le caractre honorifique du poste induit des relations qui dpendent quelque peu de lintrt personnel du titulaire. Lun des membres de lquipe tait responsable de la bibliothque jusquen septembre 2001. Aprs sa mutation, le poste a t ouvert au concours interne des ingnieurs de recherche du CNRS. La priode intrimaire est assure par lancienne responsable de la salle d'conomie et statistiques du Panthon. Ce statut transitoire nuit la mise en uvre de projets. En outre, ces personnes ont connu des modifications importantes de leurs conditions de travail et apprhendent une ventuelle intgration : les relations sont parfois tendues. En ce qui concerne les collections, soulignons que la MSE possde un grand nombre de publications trangres : 80% des collections environ, surtout anglosaxonnes. Les working papers constituent un fonds spcifique. La classification adopte est celle du JOEL (Journal of economic literature), car les publications ont majoritairement lieu dans des revues anglo-saxonnes. La MSE bnficie de la documentation lectronique de la BU, qui prend de plus en charge la gestion. En revanche, la MSE ngocie par ailleurs l'accs des ressources qui lui restent propres. Lvaluation pourrait inclure une rflexion autour de la fourniture rciproques de ces fonds. Le travail concert avec la BU semble en principe envisageable, eu gard aux statuts respectifs, et ncessaire par rapport aux collections : lassociation de forces diffrentes serait une valeur ajoute pour chacun des partenaires. les difficults existantes depuis la cration du Centre de documentation imposent cependant de prvoir une ngociation efficace. Le projet de politique documentaire pourrait s'avrer particulirement porteur pour cette approche.
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3.2.
La Bibliothque interuniversitaire Cujas
Tout comme la Sorbonne, la BIU Cujas et place sous la tutelle de Paris 1. Elle touche ce titre une partie des droits de bibliothques. Les caractristiques de cet tablissement sont trs diffrentes de celles de la BU. Pourtant, le Projet dtablissement 2002-2005 rappelle que les bibliothques interuniversitaires font partie intgrantes de lUniversit et (que) leurs projets sont formuls conjointement 6. Or Cujas possde un fonds important dconomie : elle est donc partie prenante dune rflexion sur les collections en ces domaines au SCD. En principe, Cujas doit desservir les besoins documentaires du 2e cycle en conomie. Le bilan du Contrat dtablissement 1998-2001 souligne ce titre le renforcement des collections en histoire de la pense conomique et en thorie conomique. Pourtant, cet tablissement, satur, cartel entre des missions parfois peu compatibles, cherche se dsengager de la discipline pour se recentrer sur sa mission de CADIST en droit. Cette problmatique devra donc tre approfondie et prise en compte dans le cadre de notre projet. Consquemment, une rflexion pourrait tre engage sur le service aux publics : les usagers dconomie de Cujas pourraient, terme, tre redirigs vers PMF. A PMF, laffirmation renforce de la desserte des troisimes cycles aurait alors des consquences sur les axes de dveloppement des collections et, en principe, sur le budget. Pour approfondir ces questions, lvaluation est ncessaire : les enjeux sont donc multiples.
4.
Les enjeux en prsence
Avant de dfinir une mthodologie pour llaboration doutils de gestion des collections, il est ncessaire de prciser les attentes et les doutes des diffrents
Projet d'Etablissement 2002-2005 de l'Universit Paris 1 Panthon-Sorbonne
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acteurs, les questions et les problmes en suspend. Le projet est loccasion dune rflexion globale sur des problmes spcifiques mais en interaction. Certains points ont dj t voqus tout au long de notre propos : ils induisent en partie la rflexion ci-dessous, qui les complte.
4.1.
Le fonctionnement interne de la BU
Lattitude des personnes sur ce projet ne peut tre ignore. Leur engagement conditionne en grande partie la qualit des changes, du travail et, par l-mme, des rsultats. Le principe de la concertation informelle lie peut-tre trop la rflexion professionnelle et les affinits personnelles. La formalisation serait, en ce sens, un outil intressant, d'autant plus que la ngociation induite par ce travail favoriserait les changes. La problmatique du nombre dexemplaires, question aussi difficile que rcurrente, pourrait galement tre rsolue en grande partie. La matrise des collections et laffirmation des choix sont essentiels pour ce problme. Plus gnralement, et pour l'ensemble des questions lies aux collections, le personnel de la BU a conscience des enjeux gnraux voqus dans ce dossier. Il soutient donc le projet. En revanche, il souhaite viter une formalisation excessive, source de formalisme, voire de rigidit. Les relations entre bibliothques, au sein du SCD, sont parfois dlicates. Cette situation dcoule en grande partie de la structure de lUniversit, de la dispersion des ressources documentaires. Une rflexion globale sur les collections pourrait tre loccasion de parvenir un consensus.
4.2.
La carte documentaire de Paris 1 A lintrieur de la BU, Broca est en accs rserv aux tudiants de lIAE et du 1er cycle de droit. Sur cette question, des divergences sont apparues entre les professionnels de la BU : certains estiment que
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laccs devrait tre tendu, la responsable souligne au contraire que lintgration nest pas une uniformisation, que lIAE a dj consenti des efforts importants, que les publics et les formations restent spcifiques et que, en tout tat de cause, lexigut des locaux conditionne toute rflexion sur cette question. Parmi les BUFR, la MSE est un accs rserv aux tudiants dont les cours dpendent de cet tablissement : or la plupart des DESS et certains DEA sont rests PMF, de mme que le sige de lUFR 02. LUFR de gestion (06) est localise en Sorbonne : comment les publics satisfont-ils leurs besoins documentaires ? Quelles sont les spcialisations des BUFR concernes par notre tude ? Cujas veut se dsengager de lconomie pour se recentrer sur ses missions de CADIST de droit. O iront les tudiants de deuxime cycle ? La bibliothque Sainte-Barbe doit galement comprendre un fonds dconomie, probablement centr sur le deuxime cycle : comment vat-elle se positionner sur la carte documentaire de la discipline, en particulier par rapport Cujas ?
4.3.
La documentation lectronique
La mise disposition de priodiques lectroniques induit plusieurs rflexions. La premire concerne la ngociation des accs. En effet, EBSCO propose un certain nombre de revues en abonnement coupl et a une politique daccs assez souple, qui permet lensemble de luniversit de bnficier des abonnements souscrits. En revanche, pour 30% des revues, EBSCO nest quun portail. La concertation est ncessaire, dautant plus que, en dpit du NCMP, tous les centres documentaires de Paris 1 nont pas EBSCO comme fournisseur. Lvolution vers les priodiques lectroniques pose galement la question du partage des tches : nous avons soulign que la MSE, en particulier, est trs demandeuse mais peu active en ce domaine. Pourtant, la coopration pourrait tre
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renforce. Le tout lectronique semble peu souhaitable actuellement : le dveloppement de ces collections pose des problmes communs lensemble des bibliothques, essentiellement lis aux conditions juridiques dexploitation et la conservation des collections. Nanmoins, la documentation lectronique ouvre de nouvelles possibilits d'change et de renforcement des rseaux. En filigrane se profile la ralisation dun systme dinformation pour lUniversit : celui-ci est programm pour 2003. Enfin, le choix des signets pourrait faire l'objet d'une rflexion concerte afin de parvenir une vritable politique en ce domaine. La perspective dun gain de place dans les locaux est galement loin dtre ngligeable. En tout tat de cause, le cot de la documentation lectronique et donc la part du budget documentaire consacre ces ressources justifie la rationalisation et la formalisation en ces domaines.
4.4.
Relations avec les enseignants
Si les tudiants disposent d'un cahier de suggestions, les enseignants sont invits passer dans les services internes, tlphoner ou utiliser la messagerie lectronique. Les acqureurs encouragent vivement cette relation. Ils tentent davoir pour chaque discipline un interlocuteur privilgi, contacter. Ds la fin de lanne universitaire, les enseignants sont sollicits par courrier pour fournir leur bibliographie de lanne suivante, ou au moins leur programme, afin que les ouvrages soient disponibles ds la rentre. Cette demande est renouvele lors des runions de pr-rentre. Le courrier lectronique a amlior la communication : les bibliographies sont plus facilement expdies en fichiers-joints quelles ne ltaient auparavant ; les bibliothcaires posent plus aisment des questions directes aux professeurs sur leur messagerie quils ne le faisaient par tlphone. Ceci tant, la collaboration avec ces collgues nest pas toujours aussi dveloppe que les professionnels de la documentation le souhaiteraient. Lvaluation serait loccasion dune vritable rflexion partage. Les documents pour la gestion des
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collections peuvent galement tre des instruments de dialogue avec les partenaires. Ainsi, l'analyse de l'existant permet d'identifier le contexte, les moyens, les contraintes et les enjeux qui sous-tendent la concrtisation du projet. L'intrt de la dmarche est mis en vidence : l'valuation aboutira l'obtention d'outils ncessaires pour une matrise rationnelle du dveloppement de la collection. A terme, un document de politique gnrale aura pour objet l'expos des problmes de la BU et des solutions globales envisageables, ainsi que la clarification de la carte documentaire du SCD.
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Partie 2 : Processus et organisation
Formaliser une politique documentaire demande du temps et limplication de tous les services concerns, do la ncessit de fixer une mthode suivre. Les propositions formules dcoulent des principes gnraux issus de la connaissance professionnelle en ce domaine et des expriences menes dans dautres bibliothques, adaptes aux spcificits de Paris 1.
5.
Comparaisons et analyses
Analyser la pratique d'autres tablissements autour de projets comparables tait intressant : la mthode propose a t en partie dfinie grce l'apport de rfrences extrieures. 5.1. La Bibliothque de l'universit du Maine
Les bibliothques de l'universit du Maine et de Paris 1 sont de proportions notablement diffrentes. Les conditions de travail divergent, les enjeux en prsence sont distincts. En revanche, les projets sont proches. Au Mans, la mthode de l'valuation en droit et en sciences conomiques a t labore en 2001-2002 et les premiers rsultats ont t obtenus en 2002 : l'exprience est relle et rcente ; la dmarche adopte est similaire puisqu'une mthodologie a t rdige avant la mise en uvre. Par ailleurs, les tablissements franais dont les donnes en sciences conomiques eussent t plus proches de celles de Paris 1 n'ont pas rellement entrepris ce travail. Enfin, la comptence de Valrie Travier, responsable de ce projet la BU du Maine, est reconnue : auteur de Une politique d'acquisition pour une bibliothque d'Etude et de Recherche (Bibliothque
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interuniversitaire Lyon 2 - Lyon 3), son exprience en la matire devait tre particulirement intressante pour le SCD de Paris1. La BU centrale est llment principal du SCD de luniversit du Maine. Une brve prsentation permet de situer le contexte de lvaluation.
BU Centrale de lUniversit du Maine, 2002 Surface en m 3 500 Places de lecture 545 Ouverture hebdomadaire 59 h 30 Professionnels 31 Autres 5 (administrs) Inscriptions principales luniversit 8 000 Inscriptions au SCD (y compris personnel 5 850 (73.1%) de l'Universit) Inscriptions la BU Centrale 3 188 (40%)
Locaux
Personnel Publics
La BU centrale, selon les missions de luniversit du Maine, est pluridisciplinaire. La section concerne par lvaluation est celle de droit/sciences conomiques/gestion, laquelle est ajoute une salle de travail, bibliothque associe de lUFR de droit.
Collections values Monographies (par Priodiques exemplaires) 21183 451 10374 156
Localisation Section Salle de travail
Monographies (par titres) 17400 8240
Dont vivants 204 102
Ressources lectroniques Cdroms juridiques Documentation en ligne : Doctrinal, Econlit, Kompass
Soulignons que 44% de la collection a moins de 5 ans, ce qui reflte leffort de modernisation documentaire entrepris.
Budget documentaire Section droit/sciences conomiques Budget 2001 Budget primitif 2002 Monographies 195228 francs (29762 euros) 34560 euros (226700 francs) Priodiques (dont cdroms) 446400 francs (68053 euros) 62580 euros (410500 francs) Ressources lectroniques en ligne 73433 francs (11195 euros) 4276 euros (31000 francs) Total 715061 francs (109010 euros) 101866 euros (668200 francs)
Notons enfin que 1347 lecteurs sont inscrits dans la section, soit 23% des inscrits du SCD. Parmi eux, 588 sont inscrits en sciences conomiques (soit 43,7%, chiffres arrts au 15/02/02).
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Llment fort de lanalyse de cette bibliothque, qui justifie le choix effectu, a t ltude de la mthode mise au point par Valrie Travier pour lvaluation quantitative des collections dans la section considre. Ce document inclut : Une prsentation de la collection : volumtrie et budget Une valuation des publics : public potentiel, public actif Une valuation quantitative des collections par segments de la classification Dewey : conomie (33x), droit (34x, 35x), comptabilit (657), gestion (658) Evaluation quantitative de la collection de priodiques (papier et cdroms) Bien entendu, les procdures proposes pour Paris 1 ne sont pas identiques. En particulier, le droit n'est pas concern, lampleur de lvaluation a d tre module en fonction des proportions respectives des tablissements, la diffrence de SIGB a influ sur le choix des indicateurs de performance. Cependant, lenseignement pour ce projet a t riche : le travail ralis la BU centrale, la dcision initiale, le choix de la dmarche, la mise en pratique, les difficults rencontres et droulement du projet mettre en oeuvre. Cette analyse a t complte par ltude de documents diffuss en ligne. 5.2. Documents techniques les rsultats obtenus ont permis denvisager de faon concrte la prparation et le
Le site internet Poldoc7 rassemble des documents labors par les bibliothques pour la gestion de leurs collections : certains d'entre eux ont t exploits au titre de rfrences extrieures. Si une prsentation exhaustive des tablissements concerns est difficilement concevable dans le cadre de ce travail, une synthse des apports spcifiques semble pertinente.
http://www.enssib.fr/autres-sites/poldoc/
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Documents diffuss sur le site Poldoc et exploits Etablissement BM de Fresnes BM dOrlans Document diffus et exploit Plan de dveloppement ces collections de philosophie Tableau dvaluation quantitative des collections et Tableaux de bord Apport pour le projet Utilisation de loutil Conspectus pour la dtermination dobjectifs quantitatifs et qualitatifs Evaluation simple des collections partir du volume par sujet et du nombre de prts Prise en compte ds cette tape du march de ldition Objectifs gnraux, grands principes de constitution de la collection, mode dorganisation gnral : exemple de document destin la communication interne et externe et non plus lusage technique Exemple doutils utilis pour lanalyse de loffre documentaire et du taux dutilisation des fonds Outil danalyse de laccroissement des collections par cote Dewey la troisime dcimale (XXX) Organisation possible dun PDC Le tableau propos est vide : est-il utilis ? Critique ventuelle Proportion sans commune mesure avec le SCD de Paris 1 Les propositions formules noncent des orientations gnrales par sujet : elles ne comportent pas dindications prcises en matire de volumtrie et de budget
BM de la Rochelle
Charte de dveloppement des collections
BU dOrlans
Fiches dvaluation des collections Evaluation statistique des collections de la section sciences Fiche dobjectifs - Plan sur 4 ans
BU Paris 8
Grille dvaluation de la salle rose
Utilisation de loutil Conspectus pour lvaluation Outil polyvalent : synthse et mise en Introduction des donnes sur les publics et des niveaux de relation des donnes rcoltes priorit dans les outils de gestion Introduction des critres de slection par type de document. Stratgie de dveloppement lie aux modes de slection PDC dvelopps dans les disciplines concernes par notre projet Introduction des principes dexclusion dans un PDC Niveau ingal en France en terme doutils de gestion des collections
Bibliothque de lUniversit de Laval Bibliothque cantonale et universitaire de Lausanne
Dveloppement des ressources documentaires, politique gnrale Politique de dveloppement des collections relatives aux sciences conomiques
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Signalons enfin le recours aux guides d'acquisitions raliss dans le secteur droit de la BU.
Dmarche adopte Etude pluriannuelle du nombre de prt par titre et par exemplaire, en valeur absolue et en moyenne, compare l'volution de l'dition par collection et pour ce titre
Document obtenu Guide de suivi et de renouvellement par titre pour les codes, les manuels et les ouvrages trangers
Apport pour le projet - Phrases d'interrogation statistiques pralablement rpertories - Base pour une concertation l'chelle de la BU - Sensibilisation des collgues aux questions et la pratique de documents rdigs pour la gestion des collections
Limite d'exploitation - Le conservateur responsable du secteur a labor seul ces outils - Ces documents sont plus prcis que ceux envisags dans notre projet
Les expriences analyses ont ainsi permis de complter les principes gnraux rassembls partir de la connaissance professionnelle. Des procdures adquates ont ensuite pu tre dfinies.
6.
Procdures mettre en uvre
Dfinir ces procdures avant de proposer une mthode dvaluation est ncessaire en raison de la taille de ltablissement et de la complexit des problmes traiter : une dmarche globale et une hirarchisation des priorits sont ainsi dtermines. 6.1. Pour les monographies
Des regroupements sont concevables. Ainsi, les tudiants des premiers cycles peuvent tre traits de la mme faon puisquils prsentent des caractristiques communes en matire de stratgie documentaire : tous recourent aux collections de PMF. En fonction de ces similitudes, les procdures mettre en uvre ont t fixes par bibliothque et par niveau dtudes. Les questions complmentaires indiquent des problmatiques ponctuelles, traiter spcifiquement. Lobjectif gnral pour les monographies est de parvenir, au terme de lvaluation, un tat des lieux global.
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Etablissement
Cycle
Objectif BU
Procdure mettre en oeuvre
Questions approfondir
PMF
Premier cycle
Approfondir la connaissance des usages Identifier les cotes et les documents les plus sollicits Approfondir la connaissance des usages Identifier les cotes et les documents les plus sollicits
Evaluation globale des collections Envisager le public dans son ensemble en considrant que les utilisateurs du fonds sont essentiellement les inscrits dans les filires Une mthode identique peut tre adopte. Les donnes plus fines pourront tre dduites de ltude dtaille des troisimes cycles. Quelle est la frquentation des tudiants dconomie Cujas ? Usages rels des deuximes cycles de gestion : viennent-ils PMF, pourquoi ? Quelles sont leurs stratgies documentaires complmentaires ?
Deuxime cycle
Troisime cycle
Dfinir le public potentiel tous cursus confondus (par rapport au public potentiel global et au public inscrit). Affiner ainsi les donnes sur lusage des collections.
Inclure un dpouillement systmatique des programmes
Economie : tudier la frquentation PMF des DEA localiss la MSE, ainsi que des doctorants. En tablir les usages. Gestion : mme question que pour deuxime cycle.
Enseignants Chercheurs IAE Deuxime et troisime cycles
Que viennent-ils chercher PMF ? Quutilisent-ils ? Pourquoi frquentent-ils PMF ? Quy utilisent-ils ?
Distinguer par UFR Mme procdure que pour les troisimes cycles de PMF
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Etablissement
Cycle
Objectif
Procdure mettre en oeuvre Dans le SCD
Questions approfondir
BUFR
Identifier les spcialisations Dfinir puis formaliser les complmentarits et la coopration. Cerner les stratgies documentaires des troisimes cycles de gestion afin damliorer le service propos ces publics. Parvenir une connaissance plus fine des collections proposes, des usages et des publics Dfinir puis formaliser les complmentarits et la coopration.
Convaincre de lintrt et de la ncessit du projet Evaluation globale des collections proposes, des usages et des publics rels
A complter par des entretiens
Dont MSE
Evaluation des collections et de leur cohrence pour rpondre la demande de publics prdfinis (accs rserv) Dpouillement des enseignements et des axes de recherche
Comparer avec les usages de ces publics PMF. Objectif : reprer d'ventuelles lacunes. Comparer les collections
BIU Cujas
Une valuation globale des collections ne relve pas de lautorit de la BU. Cependant, dans le cadre de notre projet, un travail de ngociation sera ncessaire, dont lobjectif sera dobtenir et de dfinir la coopration des collgues de Cujas. Identifier dventuelles lacunes la BU Dfinir puis formaliser les complmentarits et la coopration. Rflchir sur la desserte du public, actuellement et moyen terme. Une valuation des usages serait ncessaire : dans quelle mesure les deuximes et troisimes cycles dconomie frquentent-ils cette bibliothque ? Quelles collections utilisent-ils ?
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La question des thses et des mmoires doit tre aborde diffremment. En principe et puisque ces documents sont localiss en magasin, une valuation des communications serait ncessaire. A la BU de Paris 1, il est cependant exclu de mettre ces documents en libre accs : la place manque dj pour les collections prioritaires. Il est donc inutile, pour linstant, de prvoir une valuation de ce fonds.
6.2.
Priodiques et ressources lectroniques
Une valuation gnrale ne semble pas ncessaire. La procdure dcoule de cette restriction. En ce sens, un traitement par type de document parat plus pertinent que par niveau.
Type de document Priodiques Ressources lectroniques Procdure Evaluation de la consultation sur place et des communications Rassemblement des statistiques de consultation pour chaque document li au secteur
7.
Mthode pour l'valuation des collections
En fonction des procdures ainsi dtermines, nous pouvons prciser la mthode dvaluation.
7.1.
Loutil informatique
Le pralable toute valuation des collections est le paramtrage de loutil informatique, dont dpend en grande partie le choix des indicateurs.
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Le SIGB permet dobtenir certaines donnes : linventaire a t fait8. Le croisement de ces modes dinterrogation entre eux doit permettre dobtenir un des renseignements pertinents. A partir de l, on peut choisir des indicateurs pour chaque ensemble identifi. Lextraction de ces statistiques ncessite cependant du temps. Sil est ncessaire de crer dautres index, ce temps est accru et doit tre pris en compte. En tout tat de cause, la base doit tre assez propre, sur les champs interrogs, pour garantir la fiabilit des statistiques extraites. Les indicateurs proposs ci-dessous prennent en compte les possibilits inventories ou les possibilits de paramtrage.
7.2.
Evaluation quantitative
Pour Paris 1, seul le niveau intermdiaire est envisageable : il nest pas possible, tant donne la taille de ltablissement et les ressources humaines disponibles, de prvoir une valuation complte des collections, lessentiel tant dtre raliste. Pour le mme motif, les outils existants devront tre exploits au mieux afin de limiter le temps imparti lvaluation. En fonction des procdures proposes, le travail pourrait tre organis, dune part pour la BU, en commenant par PMF et en poursuivant sur les collections de lIAE, dautre part pour les autres bibliothques du SCD. Les monographies seraient traites dans un premier temps, selon les objectifs dfinis plus haut, les priodiques et les ressources lectroniques seraient considrs ensuite.
Inventaire de l'outil informatique : Annexe 3
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7.2.1.
Les monographies de PMF
7.2.1.1.
Connaissance des publics
Des donnes sont disponibles actuellement, dont certaines ont dj t utilises pour la prsentation du secteur : Public potentiel par cursus principal, selon lUFR et lanne dtude (fichier fourni par la scolarit) Public inscrit la bibliothque, par UFR et par anne dtude Rpartition des emprunts par UFR et par anne dtudes, qui permet de connatre lactivit de ces diffrents publics (par semestre) Rpartition des emprunts par anne dtude, par UFR et par cote (par semestre) Ces chiffres doivent tre utiliss : ils permettent une connaissance assez prcise des usagers, dautant plus quil est possible ensuite daffiner ponctuellement ces donnes. Une rpartition par pourcentage serait sans doute plus vocatrice quune rpartition mensuelle et donnerait une ide plus prcise des flux documentaires.
7.2.1.2.
Evaluation des collections
Des donnes gnrales, que nous avons mentionnes en premire partie, ont dj pu tre extraites du SIGB : Nombre de titres et de volumes en libre accs Nombre de titres et de volumes en magasin
Actuellement, ces chiffres ne sont pas tout fait exacts : il conviendrait donc de reparamtrer le logiciel pour les prciser. Il donnent nanmoins ds maintenant un ordre dide assez clair. En particulier, la proportion des ouvrages en libre accs
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autorise se concentrer dans un premier temps sur ces collections, dautant plus que la fermeture des magasins pendant toute lanne universitaire 2001-2002 (dsamiantage) fausserait quelque peu les statistiques. En ce qui concerne lvolution annuelle des collections du secteur, un certain nombre de statistiques sont dites tous les ans : budgets documentaires, acquisitions et traitement des documents, pilons. Certaines de ces donnes ont t utilises pour la prsentation du secteur. Elles devront tre exploites pour la phase dvaluation en prenant en compte par exemple, les trois dernires annes, plutt que de crer un nouvel outil9. Il serait en outre intressant de complter ces donnes par : Le nombre de titres en langue trangre L'ge moyen des collections L'ge mdian des collections (somme des dates / 2) Le pourcentage des volumes antrieurs x ans (5 ans semble une chance pertinente pour les disciplines considres) Les deux ges sont ncessaires car si la moyenne est la mesure la plus reprsentative au sens mathmatiques (centre de gravit de la distribution), elle peut conduire de mauvaises interprtations dans le cas des distributions asymtriques qui sont ventuellement normales selon le sujet de la collection tudie. Lindicateur dge doit cependant tre pondr en fonction du type et des usages du document .
7.2.1.3. Couverture gnrale des besoins
Evaluation des collections en libre accs segmentes par discipline
Lobjectif de cette tape est dvaluer le poids des diffrentes disciplines lintrieur du secteur, mettre en relation avec le poids respectif des publics potentiels et rels de ces diffrentes disciplines, avec loffre ditoriale pour chaque discipline et avec les pratiques documentaires selon les filires. L'analyse serait mene par cote10.
10
Prsentation des statistiques dites annuellement pour le secteur : Annexe 4 Classification : Annexe 5
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Discipline
Cotes concernes
Nombre de titres
Nombre de volumes
% par rapport aux collections du secteur
% du public potentiel (en fonction des inscriptions par UFR)
Economie Gestion MASS Informatique NB : Les tudiants dAES pourraient tre comptabiliss avec l'conomie (UFR 02 et 12)
Analyse de lutilisation de la collection
Ltude par segment est possible, sur la base des cotes, au moins pour les collections en libre accs. Lobjectif de cette tude serait dvaluer limportance de chaque cote par rapport la pression de la demande et den dduire les sous ou sur reprsentations, les cotes pour lesquelles ltude doit tre approfondie, les priorits dans les acquisitions et le dsherbage. Un tableau permettrait de synthtiser les donnes rassembles :
Cote Nombre de volumes % / volumes pour le secteur Nombre de prts Nombre % / prts pour le moyen de prts secteur Age moyen du segment Age mdian
Taux moyen de rotation (nombre de prts / nombre de documents en stock, en %)
Lintrt de cette tude est de fournir des repres pour les acquisitions et le dsherbage. Les cotes remarques seraient ensuite values plus prcisment. Ainsi, la cote Lb correspond aux mthodes quantitatives appliques l'conomie. Or, la sous-cote Lb3 rassemble les ouvrages d'informatique. Cette sous-cote devrait sans doute tre value spcifiquement, en lui appliquant la mthode prcdente. En fonction des rsultats obtenus, on peut ensuite affiner davantage l'analyse en considrant particulirement, par exemple, les ouvrages de rfrence en informatique (Lb3 (03)), une valuation des consultations tant alors concevable en complment. Ensuite, les rgles dacquisition pourraient tre fixes partir des renseignements collects. Par exemple, le nombre moyen de prt peut permettre de dterminer le seuil partir duquel il est ncessaire dacheter un nouvel exemplaire dun titre : ds que le nombre de prts pour ce titre atteint la moyenne des prts pour la cote, lachat est fait. En outre, ldition de la liste des titres dont le nombre de prts est suprieur ou gal celui du segment correspondant peut tre dit pour examen et complment des collections. Cette
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donne pourrait ainsi tre utile pour rsoudre en partie le problme rcurrent de la politique dexemplaire. Cette tape peut tre complte par une analyse par ouvrage. Le volume de la collection impose de recourir lchantillonage : les X% douvrages les plus emprunts pourraient tre analyss plus finement, leur valeur reprsentative tant admise. En tout tat de cause, il est difficile dimaginer tudier plus de 5 % du fonds. Lensemble examiner peut tre cern en ditant la liste des titres les plus emprunts dans le secteur :
Cote
Nombre de notices concernes Age moyen des documents

Nombre de volumes concerns % des prts / chantillon
Lobjectif de ce travail est de confirmer quelles sont les cotes les plus sollicites par le public actif. Les titres les plus emprunts seront galement, de cette faon, repertoris, ce qui permettra dapprofondir une politique dexemplaires, en compltant les donnes de la faon suivante :
Titre Nombre dexemplaires Nombre de prts par exemplaire Ex 1 Ex 2 Ex n Taux de rotation Ex 1 Ex 2 Ex n
Cet indicateur peut en outre tre retenu en priorit car il a t choisi pour llaboration des guides dacquisition pour les codes et les manuels dans le secteur droit : il permet ainsi de comparer les approches, lment qui sera utile au moment de la synthse de la politique documentaire. En droit, ltude a t mene sur trois ans. Le guide pour les acquisitions a t rdig en conclusion de cette valuation : son utilit est avre, aprs 3 ans dusage, car il a permis un gain de temps et defficacit apprciable. Le responsable souligne que cet outil permet un suivi rellement fin de la collection : chaque ouvrage examin est replac dans son
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environnement documentaire, ce qui permet de renforcer la cohrence du fonds. La dmarche est donc reconductible, dautant plus que dautres outils peuvent tre dduits de ces premiers documents tels que des tableaux de renouvellement pour un type douvrages : le suivi du renouvellement des dictionnaires par exemple peut alors tre dlgu, ventuellement, un catgorie B. Les rsultats de lvaluation sont ainsi tout fait concrets.
Les communications et les consultations
Ces modes dutilisation des collections doivent galement tre pris en compte. Une valuation des consultations reprsenterait trop de temps et de ressources humaines. Il convient donc de restreindre cette valuation la rsolution de problmes trs prcis : par exemple, lhistoire de la pense conomique pourrait tre tudie de cette faon si lon subodore que, en ce domaine, les emprunts ne rendent pas compte de lusage rel de la collection. En ce cas, une signaltique particulire indique aux usagers de ne pas ranger les documents des tablettes concernes mais de les dposer sur le chariot ct, partir duquel lquipe de magasiniers pourrait les comptabiliser. Par ailleurs, une enqute a t effectue en lan 2000 auprs dun chantillon de 50 usagers par mois : le taux de consultation a alors t valu 2.6 (2.6 documents consults pour 1 document emprunt). Cet indicateur peut tre retenu pour une approche globale : lexploitation des rsultats de lenqute est plus intressante que laccumulation de donnes successives sur un mme sujet, dautant plus que le recours des travaux antrieurs autorise se concentrer sur des donnes nouvelles. Les communications, en revanche, peuvent tre values en les comptabilisant au fur et mesure dans un fichier Excel pendant une priode donne. Deux ou trois priodes diffrentes de lanne, dune semaine, pourraient tre choisies. Lobjectif serait de vrifier ladquation entre la localisation et la demande.
7.2.1.4. Dclinaison par UFR et par cycles
Selon les procdures dfinies auparavant :
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Une valuation gnrale est suffisante pour les premiers cycles : mme si ce public est majoritaire, ses besoins sont globalement connus. Seuls quelques lments pourraient tre approfondis.
Lanalyse, pour les deuximes cycles, en particulier pour les matrises, peut tre extrapole partir des tudes menes pour le troisime cycle : la continuit semble logique.
Lvaluation doit tre approfondie pour les troisimes cycles car, dune part, la rponse la demande doit tre plus prcise, dautre part les interrogations sont plus nombreuses autour de ce public.
Premier cycle
Nous disposons du nombre dinscrits par anne dtude et par UFR ainsi que du nombre de prts pour le secteur de ces tudiants de premier cycle. Ces lments peuvent complter lvaluation gnrale, dautant plus que nous avons montr que lessentiel des emprunteurs de premier cycle pour les collections du secteur sont inscrits dans lune des UFR considres, ce qui rapproche le public rel du public inscrit tous cursus confondus. Une rpartition des prts par cote ou, au moins, par sujet, serait cependant intressante. Lobjectif serait de dterminer les besoins prioritaires de ces tudiants de premier cycle et les lacunes ou les inadaptations dans la documentation, dtermins par un sur ou par un sous emprunt. Si le SIGB peut tre paramtr en ce sens, le temps ncessaire ne sera pas excessif. Pour ce public majoritaire de la bibliothque (52.7 % du total des emprunts en 2001), lattention doit tre porte particulirement sur les ouvrages de base.
Deuxime cycle
Une dmarche identique peut tre suivie pour le deuxime cycle. Les donnes rassembles seront complter en fonction des lments apports par ltude des troisimes cycles. Deux spcificits cependant :
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Pour lconomie, les informations obtenues de Cujas devront tre intgres. Pour les matrises de gestion, il convient de moduler lextension des pratiques documentaires des troisimes cycles en fonction des accs aux diffrentes bibliothques.
Troisime cycle
La ncessit dune connaissance fine impose un dpouillement systmatique des programmes : quels sont les enseignements ? Combien dtudiants concernent-ils ? Ces chiffres permettent de cerner le public potentiel tous cursus confondus, qui rassemble toutes les personnes intresses un titre ou un autre par les collections du secteur quelque soit le cursus et lUFR : Public potentiel cursus principal : comptabilise les tudiants inscrits dans les cursus pour lesquels les collections sont constitues en priorit Public actif : comptabilise les inscrits la bibliothque. Public potentiel tous cursus confondus : comptabilise tous les tudiants susceptibles, en fonction des enseignements, davoir besoin des ouvrages de la collection. En effet, ce public est minoritaire en nombre mais ses exigences sont plus fortes, les slections et les acquisitions sont plus dlicates, le cot de la documentation est plus lev.
Analyse dtaille des besoins
La procdure suivre consiste relever systmatiquement les programmes de tous les diplmes et formations de troisime cycle assurs Paris 1. Les informations sont rpertories dans un fichier Excel. Il faut ensuite rassembler ces enseignements en fonction des intituls des cotes (ou des sujets) et mettre en relation ces donnes avec le nombre dtudiants inscrits dans chacun des diplmes concerns.
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La mention du niveau Conspectus permet daffiner la connaissance du public et, ainsi, le niveau de collection ncessaire11.
Discipline Cote (ou sujet) correspondant Cursus concerns Public potentiel par diplme Total : public potentiel tous cursus confondus Niveau conspectus
Lobjectif est de parvenir une mise en valeur des usages rels par rapport aux usages supposs de la collection, ce qui nest pas sans incidence, en particulier, sur le nombre dexemplaires et sur les prvisions dextension des diffrentes cotes.
Pour lconomie :
Lexistence de la MSE impose de complter lvaluation de cette discipline par des donnes spcifiques. La rpartition des localisations du public entre les deux centres doit tre tablie :
Intitul du diplme Localisation (PMF ou MSE) Public concern (cursus principal)
A partir de l, il serait intressant de connatre la frquentation de la BU par les tudiants de la MSE : son importance, lusage des collections. Lobjectif serait mettre en valeur les diffrences et les complmentarits et, ventuellement, de moduler lextension des cotes en consquence mme si toutes les filires, localises ou non la MSE, doivent tre prises en compte par PMF, ne serait-ce quen raison des restrictions daccs au centre de documentation de la MSE. Ce travail pourrait tre relay par une valuation du fonds de la MSE. Si tel nest pas le cas, cette tude perdrait en grande partie sa pertinence. Ltude de ces publics serait mener en fonction des inscriptions la BU :
Localisation la MSE DEA Doctorants Enseignants-chercheurs Public potentiel Public inscrit la BU % dinscrits
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Prsentation de l'outil Conspectus : Annexe 6
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En fonction des rsultats de ces diffrentes tapes, une tude des usages devrait tre envisage. En effet, il est difficile de prciser en amont la dmarche suivre. Par exemple, ltude des DEA pourrait amener penser que lessentiel des DEA des UFR 02, peut-tre de lUFR 27, est localis la MSE : les prts pourraient alors tre tudis par UFR ; ils permettraient une bonne connaissance des usages. Les emprunts gnraux des publics localiss la MSE pourraient galement tre examins. En revanche, si de telles synthses sont inadaptes, il faudrait plutt opter pour des entretiens ou des questionnaires. Ainsi, la mthode suivre sera dcide en fonction des premiers rsultats.
Pour la gestion :
Une tude prcise des stratgies documentaires de ces publics doit tre prvue. Un questionnaire pourrait tre soumis, avec la problmatique suivante : o allez-vous chercher quoi ? Quelles ressources documentaires utilisez-vous hors bibliothques ? Une question prcise pourrait porter sur les tudes de march et sur la documentation dentreprise en gnral . Cette tude, en soulignant ce qui ne relve pas de notre comptence, permettrait peut-tre PMF de dfinir une politique dacquisition strictement centre sur ses missions universitaires et de fournir ces publics la documentation spcifique dont ils ont besoin.
Pour lIAE :
Les collections de la bibliothque Broca concernent aussi bien les premiers cycles de droit que les tudiants de lIAE. Il nest tenu compte ici que de cette seconde partie des collections et du public, ce qui justifie lappellation IAE plutt que Broca afin que nulle ambigut ne subsiste. Les tudiants inscrits lIAE peuvent galement recourir PMF. Une tude peut tre mene de la faon suivante :
IAE Deuxime cycle Troisime cycle Public potentiel Public inscrit la BU Nombre de prts % / ensemble des prts
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Lobjectif serait de dterminer lactivit des tudiants de lIAE la BU. Une rpartition des prts par cote permettrait ensuite de dfinir les domaines privilgis par ces publics. Le corollaire pourrait tre lajustement des collections de la bibliothque Broca. La prise en compte du manque de place dans cet tablissement et des restrictions daccs pourrait aussi faire opter pour le doublement systmatique des collections et le renforcement ventuel des cotes utilises en priorit par ces tudiants. En complment, les besoins documentaires des tudiants de lIAE pourraient tre analyss de la mme faon que pour les gestionnaires.
7.2.2.
Les monographies de l'IAE
Les collections de lIAE peuvent tre values selon la mthode globale propose pour les monographies de PMF. Au moment de la dclinaison par cycle, une tude approfondie, sur le mode du troisime cycle, devrait complter ces donnes. Lobjectif est doptimiser la gestion des collections de lIAE afin de mieux satisfaire les publics. En ce sens, les donnes extraites PMF devraient tre utilises. La charte dacquisition dj rdige sera un outil trs utile au moment de la synthse de ces donnes dans un PDC.
7.2.3.
Les priodiques de la BU
Pour les priodiques, les pratiques actuelles apportent dj des lments forts : leur formalisation pourrait suffire. Ainsi, la rpartition des collections entre les magasins et la salle en libre accs et les motifs de relgation dun titre pourraient tre formaliss : quels sont les critres retenus ? Une procdure dvaluation des priodiques du secteur pourrait cependant tre mene en complment : lobjectif serait dvaluer les collections les plus utilises dans les disciplines concernes, de vrifier ladquation entre le libre accs et la demande et d'optimiser les ressources budgtaires. De fait, l'augmentation continue des prix devient un facteur dterminant pour la gestion de la bibliothque et pour
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la valorisation des collections : la valeur relative d'un priodique doit tre dtermine en fonction de l'utilit obtenue. Les communications peuvent tre values en les comptabilisant au fur et mesure dans un fichier Excel. L'valuation de la consultation des collections en libre accs, pour le secteur, pourrait se faire ainsi : deux ou trois semaines dans lanne (trois selon les normes IFLA), des priodes daffluence diffrentes, une signaltique particulire indiquerait aux usagers de ne pas ranger les documents de sciences conomiques consults. Ceux-ci seraient alors comptabiliss. Des valuations pourraient galement tre programmes pour rpondre des problmatiques prcises. Les priodiques lectroniques, en particulier, engendrent de nouvelles questions, que nous avons voques prcdemment. Par exemple, certains titres dconomie sont achets la fois par PMF, lIAE, la MSE et Cujas : une valuation prcise des usages pourrait tre mene pour dcider sil est utile, maintenant que la version lectronique est disponible, de conserver les versions papiers en quatre exemplaires, tant donn les problmes de locaux. En ditant la liste des titres communs et en tudiant, selon le cas, soit les consultations, soit les communications de ces versions papiers dans chaque tablissement, on peut dcider den conserver plusieurs si lutilisation continue du papier perdure ou de nen garder quune, mais en dterminant objectivement o, selon ltablissement o elle est le plus ncessaire et en dfinissant les modalits de conservation et de fourniture aux autres bibliothques du SCD. Le rapport entre l'accs et l'accessibilit est dsormais une question essentielle rsoudre en matire de dveloppement des collections. La gestion d'une collection de priodiques implique d'avoir toujours entre un et cinq ans d'avance : davantage encore que pour les monographies, il est ncessaire de planifier et de programmer. 7.2.4. Les cdroms et les bases de donnes en ligne
Lobjectif dune valuation de ces documents serait de connatre la diffusion de ces ressources, de vrifier leur pertinence par rapport aux besoins du public et de
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formaliser les axes de dveloppement de ces collections. Les valuations devraient tre engages sur des problmatiques prcises, par exemple avant de remplacer un cdrom par la version en ligne ou pour tudier lintrt dun investissement en matriel en fonction de lutilisation de ces ressources. Seuls les titres du secteur seraient concerns. Lessentiel de la procdure consisterait rassembler les statistiques de consultation pour chaque document li au secteur : nombre et dure des connexions, transactions tlcharges (stockage local ou impression), nombre de documents visualiss. On peut obtenir en complment, ventuellement, la dure de la recherche et le nombre de connexions rejetes (pour valuer la limite des connexions simultanes). Il faudra cependant interprter ces rsultats en fonction des problmes lis ce type de statistiques, la priode pendant laquelle lutilisation est possible tant toujours notablement infrieure la priode fixe pour lvaluation en raison de problmes techniques multiples. Notons que, alors que la plupart des statistiques traditionnelles peuvent tre rcoltes par la bibliothque elle-mme, les donnes statistiques pour les ressources lectroniques proviennent de sources multiples : vendeurs, fournisseurs, services informatiques, seront impliqus dans leur collecte. Toutes les donnes ne sont pas ncessairement disponibles ; cependant, la ngociation de leur fourniture semble ncessaire. Afin dvaluer ces collections, qui ont des formes dusage spcifiques, des questionnaires ou quelques entretiens pourraient galement tre prvus. Ils devraient tre remplis immdiatement aprs lutilisation dun service lectronique ou faire suite une visite de la bibliothque. Les alternatives sont : Un questionnaire remis aux usagers lorsquils quittent un poste de travail de la bibliothque. Un entretien avec les usagers au moment o ils quittent un poste de consultation de la bibliothque. Une consultation en ligne disponible la suite dune dconnexion un service lectronique.
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Lintroduction des ressources lectroniques Paris 1 est cependant toute rcente. Linterprtation doit tenir compte de ce fait : les dcisions devront tre nuances et modules en consquence, en veillant na pas trancher prmaturment.
7.2.5.
Pour le SCD
7.2.5.1.
Les BUFR
Les BUFR dont le fonds concerne les sciences conomiques devraient tre values, en particulier celles mentionnes au cours de la pr-analyse. Des entretiens avec les responsables pourraient permettre de parvenir un accord sur la procdure engager. Pour ces bibliothques, la politique documentaire prcderait ventuellement lvaluation quantitative : les fonds sont peu importants et, surtout, la spcialisation peut tre dtermine assez clairement en fonction des publics (laboratoires). De fait, il serait utile de formaliser les orientations identifies : la bibliothque dUFR ninvestirait alors quen ce(s) domaine(s) et la BU pourrait tirer des consquences de cette spcialisation pour ses axes dacquisition. Lvaluation proprement dite ninterviendrait que dans un second temps. En ce qui concerne la MSE, la premire tche sera, davantage encore que dans les autres BUFR, de convaincre le personnel de la ncessit dentreprendre ce travail. Ladoption de la mthode suivie par la BU permettrait un gain de temps apprciable, dautant plus que le dpouillement des programmes de troisime cycle serait commun. Cependant, si les fonctionnalits de leur SIGB ne le permettaient pas, les indicateurs devraient tre modifis. Les caractristiques de ce centre de documentation devraient galement tre prises en compte par une adaptation de la mthode. Une connaissance approfondie des collections, des publics et des usages profiterait chacun des partenaires et permettrait de dfinir une politique complmentaire entre la BU et les BUFR. Les enjeux sont notables : rationalisation budgtaire pour les acquisitions, voire pour la conservation, amlioration du service aux usagers
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par un dveloppement harmonieux des collections et grce une orientation rendue plus efficace par lamlioration de la connaissance rciproque, renforcement du rseau local.
7.2.5.2. La BIU Cujas
Les caractristiques de cet tablissement ne permettent pas la BU, objectivement, dinfluer sur ses choix. Les problmatiques sont diffrentes. Nanmoins, la clarification de la carte documentaire de Paris 1 est un enjeu commun. En consquence, la mise en uvre du projet la BU demanderait tre relaye Cujas. Le soutien de la direction de Cujas et du responsable du fonds dconomie semble donc ncessaire. Les donnes utiles, en particulier sur les publics qui recourent aux collections dconomie de cet tablissement, pourraient ainsi tre intgres par la BU au moment des choix. Par ailleurs, les priorits et les volutions de chacun pourraient tre envisages en concertation, notamment le thme du dsengagement de la BIU en conomie. Il appartiendrait la direction de la BU de sensibiliser ses homologues cette problmatique.
7.2.6.
les non- usagers
En principe, ces publics devraient tre pris en compte. Cependant, ils ne sont pas prioritaires actuellement pour la BU : la frquentation dj excessive de ltablissement et le manque de personnel imposent de repousser une priode plus propice la recherche et l'tude de ces non-usagers. Ils ne seront donc pas traits dans cette valuation. Les techniques bibliomtriques permettent de dcrire ltat de la collection. Cependant, elles ne rendent pas compte, elles seules, de sa qualit et de sa continuit. Or, lobjectif global nest pas tant datteindre un degr quantitatif dacquisitions matrielles que de parvenir un niveau de connaissance, impratif de politique publique fond sur la proposition dune slection pertinente en regard
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des attentes formules et des missions prdfinies. Une valuation qualitative permet donc de complter le travail entrepris.
7.3.
Evaluation qualitative
Lobjectif de lvaluation qualitative est dapprcier la pertinence de la collection, de dterminer la satisfaction des usagers, didentifier plus prcisment les besoins et de rechercher les titres recommands. Elle repose sur la confrontation de plusieurs collections et sur lexpertise mene par des spcialistes de la discipline ou de la sous-discipline. Les mthodes qualitatives sont multiples. Il semblerait peu raliste de choisir ds prsent parmi les options possibles : la dcision sappuira en partie sur les rsultats obtenus au terme de ltape prcdente ; en outre, elle ne pourra tre prise quen concertation. Une synthse des possibles peut cependant tre prsente ds ce stade du projet.
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Mthodes qualitatives dvaluation des collections Mthode Evaluation par expertise : - Experts locaux (enseignants, chercheurs). - Professionnels exerant dans des bibliothques de mme type. - Consultants extrieurs. Objectif Evaluer intellectuellement un segment documentaire partir de considrations propres aux besoins de la connaissance de la discipline ou du sujet. Moyen - Examen direct de la collection, telle quelle se prsente aux yeux des usagers. - Evaluation pour chantillonage dune partie reprsentative de la collection selon diffrents paramtres : ge, % des titres recommands dans une liste type... Avantages - Association de comptences complmentaires : le recours des spcialistes quand lvolution de sa propre formation conduit le bibliothcaire un profil plus gnraliste semble pertinent. De plus, cette mthode permet de renouer le dialogue entre universitaires et professionnels de la documentation autour dun objectif commun. - Mise en valeur de la collection grce la validation de personnalits qualifies. - Mthode formatrice pour le bibliothcaire. - Peu coteuse. - Suivi des acquisitions dune bibliothque de rfrence. Limites - Risque dtre dpass par des courants de pense exclusifs introduits dans la bibliothque sans matriser les objectifs - Sensibilisation la documentation diffrente selon les disciplines
Recours des manuels de rfrence. Proportion des titres recommands.
- Sassurer de la prsence des incontournables dans la collection - Evaluer la proportion dans un segment documentaire des titres recommands dans une liste bibliographique ou possds par une bibliothque de rfrence
- Slectionner des manuels diffrents et varis - Relever systmatiquement les titres-cls dans les manuels de base de la discipline - Compter partir du catalogue, aprs ddoublonnage, le nombre de titres cits dans la liste de rfrence et en calculer le pourcentage (taux de recouvrement)
- Mthode assez longue mettre en oeuvre qui ne rpond pas des objectifs court terme - Listes rapidement obsoltes
Enqute de satisfaction auprs des usagers.
Evaluer la qualit du point de vue de lattente des usagers
Questionnaire simple avec une - Participation des usagers au projet chelle d'valuation (par exemple de - Articulation directe sur les besoins 1 4) qui doit viser une finalit prcise
Le temps de lorganisation, du dpouillement et de linterprtation peut tre important
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Chacune de ces mthodes peut tre utilise seule ou en association. Notons ds prsent que ce travail ncessite une responsabilisation de la personne qui la tche est confie et le dgagement de temps pour sen occuper. Une bibliothcaire, par exemple, peut tre charge dtablir les bibliographies de rfrence. Pour les priodiques, le Science Citation Index, le Journal of Citation Reports, les listes de rang A du CNRS pourraient tre utiliss mais ces outils semblent surtout pertinents pour les analyses de collections spcialises. En revanche, les listes dautres tablissements, les bibliographies des manuels, des thses, des concours, de sites internet sont largement exploitables. Pour les tudes comparatives, des tablissements de la carte documentaire parisienne peuvent ds maintenant tre signals : Paris IX Dauphine, la Bibliothque nationale de France, lINSEAD, lINSEE, les coles de commerce sont des rfrences pour les disciplines concernes par notre projet, ainsi que Paris X Nanterre dont les problmatiques sont assez proches de celles de Paris 1. Une fois ce travail effectu, les dcisions prendre en fonction, par exemple, des taux de recouvrement obtenus, relvent davantage de la politique gnrale du secteur. Elles renvoient alors aux critres de gestion de la collection et aux outils correspondants.
8.
Elaboration doutils de gestion des collections
Tout comme la prcdente, cette tape dcoule du travail effectu auparavant. Cependant, ds prsent, quelques donnes peuvent tre notes afin de conserver prsent lesprit lobjectif atteindre. Les outils de gestion de la collection sont destins lusage interne, mme sils peuvent tre communiquables, sur demande, aux personnes intresses : ce sont des documents de travail. Il nen existe donc pas de modle : ils sont propres chaque tablissement. Le but dun PDC est de dterminer, sur 3 ou 5 ans, les rgles et les objectifs de dveloppement de la collection en intgrant notamment les donnes budgtaires.
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Les documents induits ou dduits par ces PDC sont multiples. En tout tat de cause, la cration doutils doit tre soumise lutilisation qui en sera faite : les contraintes de Paris 1 incitent se concentrer sur lessentiel. Les lments suivants sont la fois essentiels et suffisants :
- Profil gnral de la politique dacquisition du secteur sciences conomiques de la bibliothque : - Publics - Missions - Environnement documentaire - Orientation du fonds - Couverture linguistique, gographique, chronologique - Profil dacquisition par sous-discipline (la gestion par exemple) - Mthodes et outils de slection utiliss - Orientation de ce fonds prcis, qualit de lexistant - Estimation quantitative de lexistant et objectifs quantitatifs (fourchettes) - Typologie, niveaux retenus, couverture linguistique, gographique, chronologique - Traitement des suggestions dachat - Articulation avec dautres sous-disciplines ou dautres disciplines (Droit en particulier) - Mode dorganisation du fonds (critres de relgation en magasin, par exemple) - Bibliothques partenaires - Enonc des rgles de dsherbage : un PDC sinscrit dans la dure dusage des documents acquis et proposs au public. - Dfinition de la politique des dons (rgles adoptes) - Mention de la politique de conservation (principes) - Rpartition budgtaire annuelle (Protocoles annuels dacquisition)
Les PDC des sciences conomiques la BU de Paris 1 pourraient tre conus par tablissement et par type de document :
Proposion dorganisation pour le(s) PDC du Secteur des sciences conomiques de la BU de Paris 1 Monographies Priodiques Ressources lectroniques PMF IAE
Les lments concernant les bibliothques dUFR, en particulier la MSE, et Cujas devraient galement tre pris en compte :
Proposition dorganisation pour les PDC en sciences conomiques au SCD de Paris 1 SCD Monographies Priodiques Ressources lectroniques BUFR Dont MSE Cujas
Ces documents fonctionneraient en interaction, les dcisions tant prises les unes par rapport aux autres. Chaque PDC pourrait inclure un paragraphe qui prciserait les relations entre cet outil et les autres. Les enjeux en prsence et le contexte global seraient rappels en introduction gnrale.
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Les outils ainsi labors prennent en compte une organisation du travail et des comptences qui trouvent leur place diffrents niveaux de la bibliothque. Cependant, ces documents acquerraient tout leur sens comme mise en pratique dune politique documentaire dfinie qui fixerait les principaux objectifs du secteur et qui relverait de la direction, en troite relation avec les autorits de tutelle.
9.
Rdaction dune synthse : la politique documentaire du secteur
La Charte documentaire est un document public destin faire connatre les principes de constitution dune collection adopts par la bibliothque. Fonde sur le bilan stratgique effectu, cette charte pourrait comprendre une dfinition gnrale de la bibliothque qui insisterait sur le secteur des sciences conomiques : collections, publics, grands besoins de la communaut, rseaux. Les objectifs du secteur mentionneraient ensuite les priorits dacquisition, les exclusions, les politiques par support, la question du nombre dexemplaires. Enfin, le document aborderait les problmatiques de la conservation, des dons et du dsherbage. Le secteur devrait tre mis en perspective dans la BU et lintrieur du SCD. Un tel document serait un cadre dorientation pour laction et pour la programmation. Il servirait de base, une fois le projet men son terme, pour la rvision des outils de gestion de la collection. En outre, il permettrait de mettre en valeur les rsultats de lvaluation susceptibles de justifier les demandes. Il serait enfin un outil de rfrence et de dialogue avec lautorit de tutelle, avec les usagers et avec le personnel. En effet, la gestion dune collection doit sintgrer dans une stratgie cohrente qui consiste en lapplication doptions politiques une situation concrte, puis en la
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dfinition dactions. Le choix des missions et des objectifs gnraux est une dcision dordre politique. Il revient par consquent lautorit comptente, cest-dire la direction du SCD, den dfinir les orientations et den arrter les modalits dapplication dans le cadre de ses prrogatives et des obligations imposes par la tutelle. La rdaction de cette charte fournirait loccasion dune rflexion et dun examen critique, par les instances de luniversit, de la carte documentaire en sciences conomiques de Paris 1. Une rationalisation de la situation et une dfinition des actions entreprendre permettraient alors, par exemple, de ngocier auprs du ministre des moyens supplmentaires en personnel ou en locaux, arguments lappui.
10.
Echancier et ressources humaines
Lobjectif est de parvenir llaboration dun document de politique documentaire pour le secteur dconomie de Paris 1. Stratgiquement, la fin de lvaluation devrait correspondre lchance de la prparation du prochain contrat : loutil serait dcisif pour llaboration du projet dtablissement. Le projet devra donc avoir abouti pour lautomne 2005. Pour ce projet, les moyens sont essentiellement humains. Le budget principal est celui des salaires du personnel et du temps consacr cette activit. Il napparat donc pas ici, encore que sa ralit impose lefficacit dans lemploi des ressources humaines. Lorganisation propose prend en compte la pression continue de lactivit quotidienne et annuelle. Nanmoins, ce projet est essentiel pour la matrise et la valorisation des collections. Or la ralisation est conditionne par lattribution dun volume horaire pour chaque acteur impliqu : il doit donc tre ajout aux activits traditionnelles de l'tablissement. Dgager du temps sera ncessaire : il sagit dun choix dactivit. Dans ce contexte, en tenant compte des sous-effectifs et du fonctionnement actuel de la BU, essentiellement fond sur le relationnel, la mise en uvre dune gestion
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de projet assouplie semble approprie. Elle consisterait former un groupe de travail ouvert aux responsables de secteur. Une bibliothcaire, travers ce dossier, rflchit au projet ; la dcision de la mise en uvre ne peut provenir que de la direction ; une prsentation globale serait faite aux diffrents acteurs dans la BU afin de sassurer de laccord potentiel de chacun et du partage dune vision densemble du projet et de ses objectifs. Au fur et mesure de lavancement du projet, chaque acteur interviendrait dans son domaine : direction, secteur des sciences conomiques, priodiques, ressources lectroniques, service informatique. Une revue de projet implique lensemble de ces partenaires. Une runion, en revanche, concerne essentiellement le groupe de travail : la direction nest pas prsente. A ce stade du projet, il est peu concevable dattribuer prcisment les tches et de saccorder sur les chances intermdiaires. Nanmoins, notons que les questions suivantes devront tre abordes chaque tape de la ralisation :
- Qui va faire quoi, quand ? - Quelle est exactement la tche confie ? - Quelle est lestimation de la charge de travail ? - Quelles contraintes doivent tre respectes ? - Quel est le niveau dautonomie ? - En quoi la participation au projet influera-t-elle sur les activits habituelles ? - Quels sont les niveaux de priorit des diffrentes activits propres au service ou la personne pendant la priode concerne ?
La gestion des ressources humaines est en effet essentielle pour le projet : progressivement, les partenaires impliqus devront pouvoir situer leur rle dans une perspective densemble, saccorder sur les contributions respectives et sur le mode de fonctionnement dans lquipe. Deux lments doivent galement tre pris en compte. Le changement de SIGB est programm pour 2004 : les dates sont encore imprcises, mais cette donne conditionne lorganisation de lvaluation quantitative en imposant une date limite lextraction des statistiques. Tout ce qui concerne le SCD est soumis laccord des intresss, cest pourquoi la BU et le SCD sont dissocis dans lchancier. La coopration au sein du SCD ne sera en effet rellement possible que si chaque partenaire a exprim ses choix, fix les limites de sa collection et formalis son/ses
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PDC. Le conditionnel sous-tend donc continment les prvisions en ce domaine : les objectifs et lorganisation devront tre ajusts progressivement. Un chancier gnral est propos. Il est ensuite dclin par phases en associant les ressources humaines (RH) ncessaires. Lvaluation interne au projet est incluse dans lchancier. En revanche, lvaluation des rsultats et les mises jour prvoir seront traites ultrieurement. Lorganisation est propose en mois. Lanne civile est rythme par lanne universitaire : de janvier aux vacances de printemps, puis jusqu' la fin de mois de juin, enfin la priode estivale est le premier trimestre de lanne universitaire. La BU est ferme Nol, pendant les vacances de printemps et la premire quinzaine daot.
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Echancier gnral du projet 2003 01/01/03 Avant - projet : mise au point de la procdure 31/05/03 Evaluation quantitative 30/04/04 Evaluation qualitative 30/11/04 Elaboration des outils de gestion de la collection 31/05/05 Rdaction de la politique documentaire du secteur 30/10/05 2004 2005
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Premire phase : Avant-projet - Mise au point de la procdure 1 er janvier 2003 - 31 mai 2003, du premier au cinquime mois Objectif Problmatique Remarques Prparation des lments ncessaires pour la ralisation du projet Que va-t-on faire ? Comment ? Pourquoi ? Cette partie de lchancier est dtermine par 4 lments : - La charge de travail du premier trimestre de lanne universitaire - La date de dpt et de soutenance du prsent dossier : octobre 2002 - Lexistence de ce dossier, qui permet davancer le projet - Le recours, ds que cela est possible, des outils dj labors et utiliss Janvier Fvrier Revue de projet : dcision de mettre en uvre le projet, objectifs, planification gnrale, dsignation dun coordinateur Direction + Groupe de travail Choix des indicateurs Runion : objectifs de la premire phase et planification : qui fait quoi ? Quand ? Pourquoi ? Groupe de travail Paramtrage de loutil informatique (vrification des possibles, cration dindex nouveaux si ncessaire) Catgorie A du secteur + Service informatique Prsentation de la mthode adopte aux professionnels impliqus dans ces tablissements Cat. A du secteur Elaboration dun guide dextraction des statistiques souhaites (rcapitulatif des phrases dinterrogation utiles pour le projet) Catgorie A du secteur Echange sur le travail accompli . Dtermination des objectifs communs atteindre la fin des deux phases dvaluation et du mode de fonctionnement lintrieur du SCD pour ce projet. Catgorie A du secteur Bilan de la premire phase, valuation des rsultats obtenus auprs du SCD, ajustement en consquence, planification de la deuxime phase. Direction + Groupe de travail
Echancier Runions
Mars
Avril
Mai
RH BU
RH SCD
Catgorie A du secteur Prsentation du projet Cujas, la MSE et aux autres bibliothques dUFR concernes. Accord sur les objectifs
RH Revue de projet RH
Direction
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Deuxime phase : Evaluation quantitative des collections 1 er juin 2003 - 30 avril 2004, du sixime au seizime mois Objectif Problmatique Remarques Echancier Monographies PMF Collecte et synthse des renseignements quantitatifs. Hirarchisation des priorits pour la suite du projet. Extraire les statistiques, les traiter et les exploiter Rappel : changement de SIGB en 2004, do une premire phase centre sur la collecte des renseignements la BU, ncessairement rapide. Juin Juillet Aot Septembre Octobre Novembre Dcembre Janvier Fvrier Mars Connaissance des publics : Analyse de lutilisation rassemblement des des collections : par donnes disponibles. discipline (conomie, gestion, mathmatiques, Extraction des statistiques informatique) et par cote gnrales sur la collection. (valuation segmente). Dpouillement des programmes de troisime cycle Rpartition PMF / MSE. Evaluation plus fine : - Cotes problmatiques (par rapport aux rsultats antrieurs). - Etude des ouvrages de base pour le premier cycle. - Intgration des donnes recueillies pour le troisime cycle : report par discipline et par cote de la pression sur la collection ; tude par cote en consquence. - Intgration des inscriptions de la rentre. Extraction des statistiques sur les titres les plus demands. Publics : tude sur les tudiants de l'IAE et de la MSE PMF. Elaboration dun questionnaire pour les tudiants en gestion et organisation de lenqute. Entretiens avec les enseignants ESGBU.
Avril
Rassemblement des donnes rcoltes Exploitation et traitement avec rdaction dun document de synthse mettant en valeur les apports principaux de lvaluation quantitative et les lments les plus pertinents pour llaboration doutils de gestion. Communication aux partenaires de la BU et du SCD.
RH Monographies IAE Mme dmarche que pour PMF. 1 AB Analyse de lutilisation des collections par cote Dewey pour lIAE.
Un catgorie A du secteur Extraction des statistiques - Cotes problmatiques (par rapport sur les titres aux rsultats antrieurs). les plus Dpouillement des - Intgration des donnes recueillies demands. programmes de troisime pour le troisime cycle : report par cycle. discipline et par cote de la pression sur la collection ; tude par cote en consquence. Un catgorie A (responsable de lIAE) 1 AB Evaluation plus fine : 1 AB Elaboration dun questionnaire pour les tudiants en gestion et organisation de lenqute. Entretiens avec les enseignants.
RH
1 AB
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Priodiques PMF + IAE en libre accs RH Collections en magasin RH Ressources lectroniques RH SCD
Choix des priodes dvaluation des consultations du secteur
Formalisation des pratiques actuelles : acquisitions, dsherbage, conservation des Collecte et intgration priodiques du secteur - dclinaison par cycles. des donnes rcoltes Rpartition libre accs / magasin + volution . par les Comptabilisation des consultations. comptabilisations. Un catgorie A (responsable des priodiques) Equipe de rangement : magasiniers, contractuels et moniteurs tudiants Comptabilisation des communications pour les monographies et pour les Collecte et intgration priodiques du secteur. des donnes rcoltes Eventuellement : pour les cotes pour lesquelles cette valuation a t juge par les ncessaire. comptabilisations. Equipe du bureau des communications : AB + magasiniers Catgorie A Edition des statistiques de consultation sur lanne civile antrieure Interprtation en tenant compte des restrictions dues aux problmes techniques. Catgorie A (responsable ressources lectroniques) Contacter partenaires. Bilan de ce qui a t fait et changes des rsultats obtenus. Formalisation des spcialisations des BUFR Cat. A du secteur (2 - 3 journes)
Choix des priodes dvaluation. Catgorie A
RH
Cat. A du secteur
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Troisime phase : Evaluation qualitative 1 er mai 2004 - 30 novembre 2004, du dix-septime mois au vingt-troisime mois Objectif Problmatique Echancier Runion Complter les renseignements obtenus lors de la phase dvaluation quantitative Confronter la collection des bibliographies de rfrence Mai Juin Juillet Aot Evaluation miparcours du droulement du projet, ventuels ajustements. Bilan de lvaluation quantitative, choix de la mthode pour lvaluation qualitative, planification. Groupe de travail Approfondissement de la carte documentaire parisienne : qui possde quoi ? Choix des rfrences par segment de collection : qui comparer ? Quels outils utiliser ? Qui solliciter ? Etablissement des bibliographies partir Calcul des taux de dautres bibliothques, de manuels, de recouvrement. bibliographies de chercheurs, de Pointages. bibliographies de concours, dentretiens avec les enseignants. Examen des rsultats : quel degr de couverture par segment ? Rassemblement dlments pour la gestion des collections. Groupe de travail Production dun document de synthse. Communication aux partenaires.
Septembre
Octobre
Novembre
RH BU
RH SCD
Eventuellement, visite in situ des experts sollicits. Catgorie A du secteur Reprendre contact avec les partenaires. Prsentation nouvelle phase et concertation pour llaboration des bibliographies.
AB
Communication : change des produits bibliographiques raliss en fonction des besoins et des recoupements.
Catgorie A du secteur Echange des rsultats Selon l'avancement Si le travail n'a pas du travail : runion t ralis : prise en de partage et de compte des donnes concertation. disponibles.
RH
Catgorie A du secteur
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Quatrime phase : Elaboration de documents pour la gestion des collections 1 er dcembre 2005 -31 mai 2005, du vingt-quatrime au vingt-neuvime mois Objectif Problmatique Remarques Echancier Runion Obtenir des outils pour la gestion des collections. Synthse des valuations et concrtisation des efforts consentis. Seule la BU est concerne par cette phase : il sagit doutils internes, pour le fonctionnement. Lchancier est peu dtaill : lorganisation et le contenu dpendent des rsultats pralables. Dcembre Janvier Fvrier Mars Evaluation du droulement du projet, ventuels ajustements. Bilan de lvaluation qualitative, bilan de l'valuation globale. Planification de la quatrime phase. Groupe de travail Elaboration des outils de gestion de la collection : PDC, Protocoles de slection et dacquisitions, Tableaux de bord des acqureurs, Guides de dsherbage et de conservation. Dcisions en concertation dans le groupe de travail. Formalisation par services : responsable du secteur, responsable des priodiques, responsable des ressources lectroniques. Harmonisation et validation par le groupe de travail Rdaction dun document de synthse : prsentation des outils et relations entre eux Catgorie A du secteur
Avril
Mai
RH BU RH
SCD
Communiquer aux partenaires les dcisions prises pour le dveloppement des collections. Eventuellement : changes. Catgorie A du secteur
RH
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Cinquime phase : Politique documentaire du secteur 1 er juin 2005 - 30 octobre 2006, du trentime au trente-quatrime mois Objectif Problmatique Remarque Echancier Revue de projet Parvenir un document de politique gnrale. Exploitation des rsultats pour la communication avec lextrieur. Obtenir un outil dargumentation et daide la dcision. Il est impossible de prsenter un chancier dtaill ds ce moment du projet : programmation approfondir en fonction des rsultats antrieurs. Juin Juillet Aot Septembre Octobre Evaluation du droulement du projet : tat davancement et ventuels ajustements. Bilan des outils obtenus. Planification de la cinquime phase. Direction + Groupe de travail Rflexion et rdaction du document. Direction + Groupe de travail Implication des directeurs et responsables des BUFR et de la BIU Cujas Concertation. Direction + Groupe de travail Prsentation du document obtenu et communication finale. Bilan du projet : facteurs dchec et facteurs de russite. Mise disposition des rsultats de lvaluation pour le contrat dtablissement 2006-2011. Direction + Groupe de travail
RH BU RH SCD RH Revue de projet
RH
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11.
Lvaluation et le contrle
Lvaluation proprement dite du projet sorganise deux niveaux. Le premier concerne ltat davancement du projet, de sa faisabilit et de sa ralisation : cette valuation continue et les ajustements qui en dcoulent sont pris en compte dans lchancier propos. A un second niveau, lvaluation a pour objectif, lorsque le projet a t men son terme, de comparer les rsultats obtenus aux moyens mis en oeuvre et aux objectifs initialement fixs : il sagit dune estimation de la cohrence, de lefficience et de lefficacit. Les indicateurs contrler doivent tre limits : il est inutile de les multiplier. Par exemple, un calcul de temps pourrait tre fait en comparant le temps consacr au projet (investissement initial), le temps ncessaire pour la maintenance des documents produits et le gain de temps ralis pour lactivit quotidienne dans la bibliothque (gestion des acquisitions, des liminations). On voit immdiatement que lvaluation doit tre programme ds lorigine du projet : dans cet exemple, certaines des mesures devraient tre prises lors de la concrtisation. De fait, l'valuation fait partie de la politique de gestion de la bibliothque : la qualit des rsultats obtenus est directement lie la qualit des objectifs fixs et des questions poses au dpart. Cette tche ne peut pourtant pas tre entreprise ds la fin de la ralisation : une phase dexprimentation est ncessaire, sans doute de trois mois un an, selon les indicateurs choisis. Ce dlai est indispensable pour apprcier, de manire gnrale, lefficacit et la pertinence des outils produits. Il convient enfin de distinguer les rsultats quantitatifs et ce qui relve de lintangible. Le projet sinscrit dans une dmarche-qualit globale. Lapport auprs des autorits de tutelle relve de leffet produit, mais l'impact du travail entrepris au regard des vises de politique gnrale nest pas directement mesurable. Des entretiens relationnels avec les interlocuteurs universitaires seraient ventuellement un moyen dapprhender de telles donnes.
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Lvaluation est complte par lintroduction de la notion de contrle :

- Pour lavenir : Vrifier lusage rel des outils produits. Vrifier lapplication rgulire de la politique lgard des collections grer. - Pour le pass : Remettre en question les commandes permanentes et les abonnements. Application rtrospective dune politique de dveloppement et, simultanment, lagage des documents exclus de la politique documentaire.
Enfin, la rvision doit tre organise. Les rsultats obtenus au terme de lvaluation et les outils labors ne sont pas dfinitivement acquis : le rexamen et le rajustement priodiques sont ncessaires. Toute politique de dveloppement des ressources documentaires revt un caractre volutif. Lapplication rgulire de la politique lgard des ouvrages et des collections grer devra pouvoir sajuster ces situations ou ces besoins nouveaux. Ainsi, le texte de la charte devra tre vrifi ponctuellement pour dtecter les inadquations et pour intgrer les changements (volutions budgtaires, modification des programmes universitaires, thmatiques nouvelles, introduction de nouveaux supports ou renforcement de lun dentre eux). Cette rvision systmatique de la politique documentaire pourrait concider avec la ngociation quadriennale du contrat dtablissement puisque la rflexion sur les objectifs de la bibliothque doit logiquement prcder les orientations du dveloppement de la collection. De plus, la charte serait ainsi valide dans le cadre du projet global de luniversit. Les PDC doivent tre confronts annuellement aux statistiques extraites, pour lESGBU par exemple, des ajustements simples pouvant alors tre effectus. Si lon excepte cette restriction, ce sont des documents de programmation pluriannuels. La priodicit choisie peut galement tre 4 ans, ce qui permettrait la mise en adquation rgulire avec la charte documentaire. La ralisation dun chancier dvaluation, de contrle et de rvision conclura donc le travail entrepris.
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CONCLUSION
Lobjectif premier de la bibliothque est de slectionner, de donner accs et de conserver les documents pertinents eu gard aux missions qui lui sont dvolues. Llaboration doutils de gestion de la collection et la formalisation dune politique documentaire pour le secteur des sciences conomiques du SCD de Paris 1 se traduira par le choix d'une structure et de tout un ensemble de paramtres dans lesquels le personnel, les usagers et les utilisateurs seront impliqus. Ces indicateurs, outre la fonction doutils de slection, permettront aux professionnels de revoir les objectifs de lorganisation documentaire, court et long termes, et de reconsidrer les priorits lies chaque activit. Ils seront une aide pour lvaluation budgtaire et un moyen de communication aussi bien en interne quen externe. De plus, ils seront un atout prcieux pour le dveloppement des collections en coopration, empcheront la censure et seront dune grande utilit pour toutes les activits lies la gestion des collections. La politique de dveloppement de la collection qui en dcoule constitue un outil qui permettra dorienter les efforts selon des axes dfinis et de faciliter ainsi les prises de dcision. Cependant, cette politique ne rompra pas avec les pratiques dj existantes : elle viendra plutt la clarifier et la prciser. Ainsi, le projet sera men son terme. Peut-tre sera-t-il alors possible, au terme de cette premire tape, denvisager des actions similaires dans dautres secteurs disciplinaires de la BU et lchelle du SCD. A terme, la formalisation de la politique documentaire de lUniversit Paris 1 - Panthon-Sorbonne est un objectif ambitieux mais motivant.
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Bibliographie
Il a sembl judicieux de dissocier les ouvrages thoriques, connaissances professionnelles autour du dveloppement des collections, et les documents techniques : les apports et les usages sont en effet diffrents, quoique complmentaires. Cette bibliographie est slective : la documentation sur le thme des politiques documentaires est importante, seuls ont t mentionns les documents qui ont rellement t utiliss pour la ralisation du projet. Les rfrences sont commentes afin de souligner les apports respectifs pour notre tude, les complmentarits et les interelations.
OUVRAGES ET ARTICLES SUR LE MANAGEMENT DES COLLECTIONS, SUR LES POLITIQUES DOCUMENTAIRES ET SUR LES POLITIQUES DACQUISITION Acquisitions et gestion des collections , Bulletin dinformations de lAssociation des Bibliothcaires Franais, 2000, n189. Une rflexion sur lorganisation et sur la division du travail tout au long du cycle du document, sur larticulation ente cette organisation et lorganisation densemble de ltablissement, sur les moyens des dcisions et de leur ralisation (outils professionnels, relations avec les fournisseurs, prise en compte de la demande explicite des usagers). Collection des bibliothques : dossier , Bulletin des Bibliothques de France, 1995, n3. Disponible sur le Web : [http://www.enssib.fr/bbf] Faisceau dapproches du concept de management des collections : dveloppement des collections patrimoniales, gestion prvisionnelle de lespace, processus de slection. Politiques documentaires : dossier , Bulletin des Bibliothques de France, 1999, n2. Disponible sur le Web : [http://www.enssib.fr/bbf] Ensemble darticles sur les expriences concrtes de plusieurs tablissements. Notamment, propos de la dmarche dvaluation : Hecquard, Franoise, Bibliothque Dpartementale des Yvelines, Mettre en place une valuation des collections .
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Truc, Sylvie, Bibliothque Municipale de Grenoble, Politique des collections Grenoble . Entre offre et demande : dossier , Bulletin des Bibliothques de France, 2001, n2. Disponible sur le Web : [http://www.enssib.fr/bbf] A partir dun thme rcurrent en bibliothque, une rflexion sur la dfinition dune collection, sur les choix effectus et sur leurs consquences en terme dorientation et de dveloppement documentaires. Notamment : Calenge, Bertrand, La collection entre offre et demande ? . De quelques collections : dossier, Bulletin des Bibliothques de France, 2002, n4. Notamment : Calenge, Bertrand, A la recherche de linterdisciplinarit . Propositions de fonctionnement pour un renforcement de la transversalit dans les bibliothques franaises. Girard-Billon, Aline, Les bibliothques publiques des grandes villes franaises et trangres : politiques documentaires . Rsultats de lenqute mene en aot-octobre 2001 par lObservatoire Permanent de la Lecture Publique Paris auprs des membres de lIntamel loccasion du Colloque organis le 6 dcembre 2001 la Bibliothque nationale de France : Les collections des bibliothques Paris, mieux les connatre, mieux les partager . Eclairage sur les pratiques internationales en matire de politique documentaire, en particulier sur le niveau de formalisation et sur le degr dapplication atteint. ABCDEF (dir.), Diriger une bibliothque dEnseignement suprieur, avec la collaboration de l'EBSI et l'enssib. Coordonnateurs : Bertrand Calenge, Sylvie Delorme, Jean-Michel Salan et Rjean Savard, Presses de l'Universit du Qubec, 1995 (Gestion de l'Information), 496 p. Notamment : Tabah, Albert, Lvaluation des collections . Prsentation de mthodes pratiques dvaluation des collections. Tesnire,Valrie, Du bon usage dune politique dacquisition . Expos des principes illustrs de cas concrets pour dfinir et construire une politique dacquisition dans un tablissement denseignement suprieur. Belbenoit-Avich, Pierre-Marie (dir.), Grer le dveloppement dune collection de priodiques, Institut de Formation des Bibliothcaires, 1998 (Collection La bote outils), 183 p. Rflexion et mthodologie pour la matrise du dveloppement des collections de priodiques, sous leurs formes diverses.
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Calenge, Bertrand, Les politiques dacquisition : constituer une collection dans une bibliothque, Electre-Ed. du Cercle de la Librairie, 1993 (Collection Bibliothques), 408 p. Calenge, Bertrand, Conduire une politique documentaire, Electre-Ed. du Cercle de la Librairie, 1999 (Collection Bibliothques), 386 p. Conception et utilisation doutils et de mthodes permettant de concrtiser et de contrler le dveloppement des collections et leur adquation aux projets de la bibliothque. Caraco, Alain (dir.), Intgrer les ressources dInternet dans les collections, Ecole Nationale Suprieure des Sciences de lInformation et des Bibliothques, 2001 (Collection La bote outils), 223 p. Analyse des tapes qui jalonnent llaboration dune politique documentaire applique aux ressources de lInternet. Gaudet, Franoise et Lieber, Claudine, Dsherber en bibliothque : manuel pratique de rvision des collections, Electre-Ed. du Cercle de la Librairie, 1996 (Collection Bibliothques), 262 p. Principes et procdures pour le dsherbage, ncessaire corollaire des acquisitions, prendre en compte dans la politique documentaire. Giappiconi Thierry et Carbone, Pierre, Management des bibliothques : programmer, organiser, conduire et valuer la politique documentaire et les services des bibliothques de service public , Electre-Ed. du Cercle de la Librairie, 1997 (Collection Bibliothques), 264 p. Essai sur le marketing des bibliothques. Pour une activit de recherche et dexpertise. Giappiconi, Thierry, Manuel thorique et pratique dvaluation des bibliothques et centres documentaires, Electre-Ed. du Cercle de la Librairie, 2001 (Collection Bibliothques), 223 p. Expos dune mthode : identification des orientations, dtermination des objectifs, mesure des effets de laction et interrogation sur le bien-fond des options et des procdures mises en oeuvre pour y parvenir. Notamment : II : Dfinir les orientations et les objectifs . III : Dfinir les choix stratgiques en matire dorganisation , dont 2 : Les collections . VI : Mettre en uvre , dont 2 : Grer les relations avec les publics . VII : Evaluation et contrle . Jenkins,Claire et Morley, Mary (dir.), Collection management in academic libraries, 2e dition, Gower, 1999. Ouvrage collectif de rfrence. Manuel pratique pour les gestionnaires de collection dans les bibliothques denseignement suprieur, outil de rflexion sur
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les mutations en cours, tant ditoriales quconomiques et organisationnelles. Etat des lieux de la ralit anglo-saxonne. Mosher, Paul H., Quality and library collections : News Directions in Research and Practice in Collection Evaluation, Advance in Librarianship, 1984, n13, p.211-238. Un article dont la pertinence demeure malgr sa date de parution. Puech, Christian et Tesnire, Valrie, Expertise scientifique et valuation des collections : une mthode applique aux fonds de linguistique de la BnF, Bulletin des Bibliothques de France, 2000, n4, p. 96-104. Introduction du recours lexpert, dans un domaine prcis, en complment des techniques quantitatives dvaluation des collections. DOCUMENTS TECHNIQUES Enqute probatoire de lAgence Franaise de Normalisation, Information et documentation, Statistiques internationales de bibliothques, AFNOR GF22A : GPN22 - Informatique et EDI, AFNOR CG46/CN8 - Evaluation des rsultats, Rvision de la deuxime dition (ISO 2789 : 1991), 2001. Prsentation des rgles gnrales de tenue des statistiques de bibliothques en vue de leur compilation nationale puis de ltablissement de synthses internationales. Lafouge, Thierry, Le Coadic, Yves-Franois et Michel, Christine, Elments de statistiques et de mathmatiques de linformation, Infomtrie, Bibliomtrie, Mdiamtrie, Scientomtrie, Musomtrie, Webomtrie, Les cahiers de lenssib, Villeurbanne, 2002, 319 p. Description des applications des principales mthodes statistiques et des principaux outils mathmatiques ltude des distributions et des rgularits des processus informationnels. Exercices, exemples et corrigs. Pouilloux, Hlne, Des outils bibliomtriques au service de lvaluation des fonds, Ecole Nationale Suprieure des Sciences de lInformation et des Bibliothques, DCB, 1993, 60 p. Etude de modles bibliomtriques fonds sur lobservation exprimentale de la circulation douvrages. Application de deux modles de microvaluation, Morse et Larbre-Dousset, un fonds de Sciences Sociales. Analyse dans ce cadre. Travier, Valrie, Une politique d'acquisition pour une bibliothque d'tude et de recherche, Presses de l'enssib, Ecole Nationale Suprieure des Sciences de l'Information et des Bibliothques, Villeurbanne, 2001, 185 p. Etude de cas : reconstitution des collections aprs lincendie de la Bibliothque Centrale de Lyon. Dveloppement matris des collections sous laspect dune politique dacquisition sectorielle.
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Acqweb, [en ligne], [rf. du 15.09.02]. Disponible sur le Web : [http://www.library.vanderbilt.edu/law/acqs/acqs.html] Recense des informations, des dbats, des listes, des textes autour des politiques documentaires et des pratiques dacquisition, ainsi que des adresses utiles. Poldoc (Groupe de recherche bibliothconomique applique aux outils des politiques documentaires), [en ligne], enssib, [rf. du 01.09.02]. Disponible sur le Web : [http://www.enssib.fr/autres-sites/poldoc/] Site qui propose un ensemble de travaux de bibliothques, darticles et de recherches concernant des outils de politique documentaire. Notamment pour cette tude : Bibliothque municipale de Fresnes, Plan de Dveloppement des Collections de Philosophie . Bibliothque municipale dOrlans, Tableau dvaluation quantitative des collections et Tableaux de bord . Bibliothque municipale de La Rochelle, Charte des Collections . Bibliothque universitaire dOrlans, Fiche dvaluation des collections , Evaluation statistique des collections de la section Sciences , Fiche dobjectifs , Plan sur 4 ans . Bibliothque universitaire Paris 8, Grille dvaluation de la salle rose . Bibliothque cantonale et universitaire de Lausanne, Politique de dveloppement des collections relatives aux Sciences Economiques . Bibliothque de lUniversit de Laval, Dveloppement des Ressources documentaires : politique gnrale . Icweb (Collection development and the internet), [en ligne], [rf. du 01.09.02]. Disponible sur le Web : [http://Icweb.loc.gov/acq/colldev/handbook.html] Recensement par la bibliothque du Congrs des sites intressant le dveloppement des collections. Les travaux collectifs raliss par les lves conservateurs sous lappellation Dossier collection ont galement t consults. Ces documents ne sont pas catalogus mais ils sont disponibles en accs indirect la Bibliothque de l'ENSSIB sur le site de La Doua. Notamment : Chevraut-Breton, Philippe, Desjardins, Jrmie, Ernouf, Aude, Fargier, Nathalie, Julien, Odile et Planche, Marion, Le fonds de Droit de la BM de Vnissieux : tudes et propositions, DCB 9, 2001. Mthodologie comprenant une valuation de lexistant permettant une partie prospective avec lmission de propositions relatives aux critres dacquisition pour la constitution de la collection. Bernard, Luc (de), Dive, Olivier, Fourget, Delphine, Le Duigou, Lnak, Marcil, Myriam et Queinnec, Guenola, Evaluation du fonds de Gestion de la bibliothque de la Manufacture des Tabacs (SCD Lyon III), DCB 10, 2002. Mise en oeuvre dune valuation qualitative applique une discipline incluse dans le projet du SCD Paris 1.
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Table des annexes

ANNEXE 1 : LISTE DES ENSEIGNEMENTS DU POLE DES SCIENCES ECONOMIQUES DE L'UNIVERSITE PARIS 1 .................................... I ANNEXE 2 : LISTE DES THESES ET DES MEMOIRES DEPOSES A LA BU .................................................................................................. V ANNEXE 3 : LOUTIL INFORMATIQUE GEAC ADVANCE : INVENTAIRE 2002 DES POSSIBILITES STATISTIQUES IDENTIFIEES ................VI ANNEXE 4 : PRESENTATION DES STATISTIQUES EDITEES CHAQUE ANNEE DANS LE SECTEUR DES SCIENCES ECONOMIQUES DE LA BU DU SCD PARIS 1 ........................................................................... VIII ANNEXE 5 : CLASSIFICATION DU SECTEUR DES SCIENCES ECONOMIQUES A LA BU DU SCD PARIS 1 ....................................XI ANNEXE 6 : PRESENTATION SYNTHETIQUE DE LOUTIL CONSPECTUS ............................................................................................... XII
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ANNEXE 1 : Liste des enseignements du ple des sciences conomiques de l'universit Paris 1
La liste suivante comprend les diplmes qui relvent du ple proprement dit. La filire AES a t incluse car le recours des tudiants de cette UFR aux collections du secteur est indniable. Les tudiants des instituts doivent galement tre pris en compte. Enfin, dans la perspective d'une programmation pluriannuelle du dveloppement des collections, la liste des filires dont la cration a t demande par l'universit ne peut tre nglige.
Cycle 1
Cycle 2
Cycle 3
Unit de formation et de recherche en sciences conomiques et gestion DEUG Economie, DEUG Gestion Diplmes d'Universit DEUG MASS Certificat prparatoire aux tudes de gestion DEUG Banque, finance et assurance (IUP Gestion financire) Certificat prparatoire la MST spcialit Comptables et Financires Bi-DEUG Droit-cconomie Diplme dAssistant spcialis en gestion des ressources humaines Licence dconomtrie Matrise dconomtrie Diplmes d'Universit Licence de sciences conomiques Matrise de sciences conomiques Diplme de Fonction encadrement, de Formation Licence MASS, option conomie Matrise MASS, option conomie action cadre (DUFAC), de Logistique internationale, Licence Banque, gestion et assurance (IUP Matrise Banque, gestion et assurance MST Commerce dIngnirie de formation, de Technicien suprieur en Gestion financire) extrieur gestion des ressources humaines, de Management des MST comptables et financires ressources humaines, de Systme de sant et gestion Matrise de sciences de gestion des tablissements, d'Ergonomie et cologie humaine, M.I.A.G.E. de Direction dtablissement pour personnes ges Magistre dconomie, Magistre Finances et gestion dpendantes DESS Administration et gestion de lemploi DEA Analyse conomique des dcisions publiques Doctorats et HDR Diplmes d'Universit Banque et finance Analyse et modlisation conomiques : applications aux Informatique DESUP Etude et Commerce extrieur politiques structurelles Mathmatiques appliques prvention des risques Dveloppement et gestion des entreprises Economie de la transition ; analyse comparative Sciences de gestion professionnels patrimoniales Economie de lindustrie et des services Sciences conomiques Economie de lamnagement et dveloppement Economie des ressources humaines et des politiques sociales local Economie internationale, conomie du Dveloppement Economie et gestion des systmes de sant Economie industrielle, micro-conomie et conomtrie Economie et langues trangres appliques pistmologie conomique Ergonomie et conception des systmes de Finance de march production Gestion des ressources humaines et des relations sociales Gestion des entreprises Histoire de la pense conomique Gestion des ressources humaines dans le secteur Information, interaction, intelligence public Macroconomie Gestion et stratgie industrielle de limmobilier Mathmatiques, informatique et applications aux sciences de Gestion europenne et internationale lhomme Gestion financire et fiscalit Microconomie et conomtrie appliques Ingnirie financire Modlisation et mthodes mathmatiques en conomie : Logistique optimisation et analyse stratgique Marketing Monnaie, finance, banque Ressources humaines Sant publique Techniques de dcision dans lentreprise Sciences de gestion : option finance, option marketing Transports internationaux Statistiques et modles alatoires en conomie et finance Vente et ngociation Stratgie industrielle
II
Cycle 1 Cycle 2
Cycle 3
Unit de formation et de recherche de sciences juridiques et politiques DEUG AES option gnrale DEUG AES option gestion de lentreprise et travail Licences AES mention ressources humaines AES mention dveloppement social Matrises AES mention ressources humaines mention dveloppement social DESS Administration et gestion de lemploi (en collaboration avec lUFR dconomie) DEA Politiques sociales et socit (en collaboration avec ISST) Doctorat Science sociale, sociologie
Cycle 1 Cycle 2
Cycle 3
Filires dont la cration a t demande dans le cadre du projet dtablissement 2002-2005 Economie-gestion Dmographie Mathmatiques et Centre dducation informatique Permanente Bi-DEUG Droit-gestion Licences Droit-conomie Licence de IUP Ingnirie Licence Droit-gestion dmographie scientifique pour les professionnelle Commerce extrieur (professionnelle) Matrise de mtiers de logistique - gestion Licence et matrise de sociologie en double cursus avec les dmographie lconomie et de la des oprations licences et matrise dconomie, mention sciences finance ( ltude) conomiques et sociales Matrises Droit-conomie Droit-gestion IUP Ingnirie conomique MIAGE (intgrant la Matrise MIAGE) DESS DEA Systme DESS Scurit et Audit conseil - finance - stratgie conomique dinformation et de sant au travail Comptabilit - contrle - audit dcision Gestion de portefeuille et des risques DEA Economie des organisations
IAE
Administration conomique et sociale Licence professionnelle dveloppement du social
DESS Fusions acquisitions Affaires internationales Comptabilit finances
DESS Administration et gestion du social
III
Annexes
Institut de dmographie Cycle 2 Diplmes d'Universit : Diplme de dmographie gnrale Certificat de dmographie pour conomistes DESS Expert dmographie DEA Dmographie : dynamique et biologie des populations humaines Doctorat dmographie
Institut dtudes du dveloppement conomique et social
Instituts Institut des sciences sociales du travail
Institut de recherche et dtudes suprieures du tourisme Diplmes d'Universit : Management du tourisme maritime international
Institut dadministration des entreprises de Paris Matrises MIAGE : Filire en apprentissage Matrise des mthodes informatiques appliques la gestion Diplmes d'Universit DISTECH : Diplme de Techniques de Distribution Formation non diplmante MSE Management et stratgie dentreprises (formation continue) DESS Certificat daptitude ladministration des entreprises Contrle de gestion et audit Finance Management avanc des ressources humaines et des relations demploi Pratique commerciale et marketing Systmes dinformation et de communication DEA Organisation applique Doctorat Sciences de gestion Diplmes d'Universit DESUP Formation au management DESUP Formation au management affaires internationales MBA international Paris (en partenariat avec Paris-Dauphine)
Cycle 3
DESS Analyse des politiques et des conjonctures conomiques des Pays en Voie de Dveloppement Amnagement local et dynamique territoriale dans les PED Crises : interventions humanitaires et actions de dveloppement Dveloppement agricole Dveloppement industriel et valuation de projets Pratiques sociales du dveloppement DEA Anthropologie, sociologie du politique et du dveloppement Doctorat Science sociale, sociologie DHERS Economie du dveloppement Sociologie du dveloppement Sciences sociales appliques lalimentation
DEA Politique sociales et socit option politiques demploi et de formation option politiques compares de protection sociale (12) Doctorat Science sociale, sociologie
DESS Europen culture Tourisme : conomie et gestion des activits culturelles et touristiques Management touristique et htellerie internationale Diplmes d'Universit DESUP Politique et conomie du tourisme DHERS Tourisme
IV
Annexes
Annexe 2 : Liste des thses et des mmoires dposs la BU
Liste des disciplines pour les thses

Anthropologie - Art et archologie Cinma Droit - Droit international - Droit priv - Droit public Economie - Ethnologie Gographie Gestion Histoire Informatique Mathmatiques Musicologie Philosophie Prhistoire - Science politique Sociologie Sciences de linformation et de la communication
Liste des disciplines en DEA

DEA en analyse et modlisation conomique - DEA en analyse macroconomique - DEA en dcisions publiques - DEA en conomie de lenvironnement - DEA en conomie de lindustrie DEA en conomie des politiques publiques - DEA en conomie des ressources humaines - DEA en conomie internationale - DEA en conomie mathmatique et conomtrie - DEA en finance de march et gestion bancaire - DEA en gestion option finance - DEA en gestion option marketing DEA en gestion organisation et ressources humaines - DEA en gestion stratgie industrielle - DEA en histoire et pistmologie de la pense conomique - DEA en microconomie applique - DEA en monnaie, finance, banque - DEA en mutations conomiques des Pays de lEst
Liste des disciplines en DESS

DESS DESS DESS DESS DESS DESS DESS en en en en en en en gestion europenne et internationale (1993) gestion financire (1993-1994) ingnirie financire (1994) marketing (1993-1994) organisation et ressources humaines (1993-1994) transports internationaux (1993) vente et ngociation (1993-1994)
Annexes
Annexe 3 : Loutil informatique Gac Advance : inventaire 2002 des possibilits statistiques identifies
Pour lanalyse des collections
Nombre total des monographies du secteur par volumes et par titres Rpartition entre le libre accs et les magasins, par volumes et par titres Nombre des monographies du secteur accessibles au prt Edition des titres rpartis en fonction du nombre dexemplaires Evolution des collections du secteur : acquisitions et liminations, avec la rpartition par supports Nombre de volumes par cote Edition des titres par cote Tri par date ddition des titres dune cote Dpenses dacquisition et nombre dacquisitions, selon une priode donne, par cote Statistiques courantes sur les priodiques : liste des titres vivants, morts, dition des abonnements en cours, rpartitions budgtaires, rpartition par localisation
VI
Annexes
Pour lvaluation de lutilisation des collections
Prts pour le secteur Prts pour le secteur par UFR, par cycle et/ou par anne dtudes Prts pour lIAE (dissoci des statistiques gnrales de Broca) Prts domicile par catgorie de lecteur et pour le secteur Prts par cote Prts par cote, par UFR et par anne dtude
Pour ltude des utilisateurs
A partir des fichiers tudiants fournis par la Scolarit, un grand nombre de combinaisons sont possibles. Par exemple : Inscriptions la BU par rapport aux inscriptions principales luniversit Proportion des tudiants inscrits la BU par UFR et par cycle Rpartition par filire et par cycle des usagers actifs inscrits la BU
Les phrases dinterrogation pour ces statistiques sont rpertories. Lexploration du SIGB sera approfondie en fonction des besoins lors de la mise en oeuvre du projet. Cette rcapitulation est compte par la prsentation des statistiques dites annuellement pour le secteur, propose en annexe 5.
VII
Annexes
Annexe 4 : Prsentation des statistiques dites chaque anne dans le secteur des sciences conomiques de la BU du SCD Paris 1
Acquisitions : ouvrages commands

Ouvrages franais Ouvrages trangers Total Titres Volumes Titres Volumes Titres Volumes
Dpenses documentaires
Total ouvrages franais Total ouvrages trangers Total gnral
Acquisitions : ouvrages reus et pays

Ouvrages franais Ouvrages trangers Dons Total Titres Volumes Titres Volumes Titres Volumes Titres Volumes
VIII
Annexes
Acquisitions: ouvrages reus et pays par sujet
Sujet Organisation de l'espace conomique, environnement Economie publique, finances publiques, budget, secteur public Monnaie, finance, banque Economie de la France, conomie des pays trangers : ouvrages gnraux Divers Economie europenne Economie : ouvrages gnraux, dictionnaires, annuaires ; relations avec les autres sciences sociales Gestion et conomie de lentreprise, comptabilit, marketing, ressources humaines Histoire conomique, histoire de la pense conomique Informatique Economie sociale (conomie du travail, conomie de la sant,) Economie internationale Economie du dveloppement Macroconomie, comptabilit nationale., quilibre, revenu national Mathmatiques, mthodes quantitatives, conomtrie Nouvelle conomie, nouveau modle de croissance, NTIC Production, conomie sectorielle, nergie, transports, tourisme, rseaux Systmes et structures conomiques, mutation et transition conomies socialistes Total
Nombre de titres
Nombre de volumes
1) Ces chiffres sont obtenus partir des codes sujet saisis au moment de la cration des notices dacquisition. 2) Un tableau des traitements douvrages par cote est galement dit : il donne plus de dtails sur le nombre douvrages dans chaque cote.
Pilon
Motif du pilon Dtrior(s) Perdu(s) par lecteur Prim(s) Manque(nt) au rcolement Non consult(s) Dtrior(s) par lecteur Total Nombre dexemplaires pilonns
IX
Annexes
Traitement des documents
Drivations SU
Titres Ouvrages franais et trangers Exemplaires Titres
Crations SU Exemplaires Titres
Total
Exemplaires
Acquisitions : Nombre dexemplaires par titre

Ouvrages commands en 1 exemplaire 2 exemplaires 3 exemplaires 4 exemplaires 5 exemplaires 6 exemplaires 7 exemplaires 8 exemplaires 9 exemplaires 10 exemplaires > 10 exemplaires
Annexes
Annexe 5 : Classification du secteur des sciences conomiques a la BU du SCD Paris 1
La classification adopte Paris 1 est tout fait spcifique. Dans le cadre de lvaluation des collections, il est utile de la prciser puisque la mthode propose recourt lanalyse par cote. Cependant, seules les cotes de premier niveau ont t indiques : une prsentation exhaustive n'a pas sembl ncessaire pour la comprhension de cette mthodologie.
La Lb Lb 3 Lc Ld Le Lf Lg Lh Li Lk Ll Lm Ln Lo Lp Lq Lr Ls Lt Lu
Gnralits Mthodes quantitatives appliques lconomie Informatique Dmographie Organisation de lespace conomique Histoire conomique, Histoire de la pense conomique Systmes et structures Production, conomie sectorielle Microconomie Les organisations Macroconomie Monnaie, finances Croissance, crises, fluctuations - Mouvements conjoncturels Prvision Economie publique Economie du travail - Economie sociale Economie internationale Economie du dveloppement Economie de la France Economie des pays trangers Economie europenne
XI
Annexes
Annexe 6 : Prsentation synthtique de loutil Conspectus
Dans la perspective de mener une politique dacquisition commune, un groupe de grandes bibliothques amricaines, le Research Libraries Group, a mis au point un outil dvaluation des collections : le Conspectus. Le terme Conspectus signifie une vue densemble ou un rsum de la profondeur de la collection ainsi que des forces dorganisation de cette collection par sujet, grande classification ou combinaison des deux, en intgrant des codes standardiss pour les niveaux et les langues des documents acquis. Le Conspectus reprend le cadre de classement de la bibliothque du Congrs. Les diffrents niveaux de collection sont indiqus par un numro dordre allant de 0 5.
0 : Hors sujet, la bibliothque na pas de document dans ce domaine. 1 : Niveau minimum dacquisition, ouvrages de base. 2 : Information de base, choix trs slectifs, collection douvrages jour pour introduire et dfinir un sujet, orientation vers dautres tablissements. 3 : Enseignement, niveau dtude, slection pour les premiers (3a) et les deuximes (3b) cycles. 4 : Niveau recherche, lessentiel des documents ncessaires pour cette activit doit figurer dans la collection. 5 : Exhaustivit dans le domaine, tous les supports et toutes les langues sont reprsents, avec un caractre rtrospectif.
Un deuxime chiffre prcise, pour chaque subdivision, le rythme des acquisitions.
XII
Annexes
La couverture linguistique est galement code :
E : Langue anglaise. F : Slection limite de langue, en sus de la langue nationale. W : Large slection de langues vivantes. Les codes de langue ont t prciss partir de 1986 : P : Franais. V : Franais / Anglais. S : Slection de langues non anglaises, en sus de langlais. T : Slection de langues non franaises, en sus du franais. X : Slection dautres langues, en sus du franais et de langlais.
Le RLG diffuse galement, pour diffrents secteurs documentaires, des lignes directrices complmentaires et propose des rfrences bibliographiques prcises pour apprcier les diffrents niveaux de collection. A lintrieur de chaque tablissement, lanalyse des cotes en fonction de cet outil permet dobtenir une cartographie de la collection. Le regroupement de plusieurs valuations de collections selon cet outil permet de disposer dune carte gnrale donnant, pour chaque sujet, le niveau des collections et la politique dacquisition pratique par diffrents tablissements.
XIII

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Projet Professionnel Personnel Octobre 2002

Sous la direction de Anne Meyer

Directrice des ressources documentaires, ENSSIB

Conseiller Professionnel Travier Valrie Conservateur SCD de l'Universit du Maine

Correspondant dtablissement Hamaide Patrick Bibliothcaire SCD Paris 1

2. Le secteur des sciences conomiques la BU

2.2. 2.3. 2.4.

4. Les enjeux en prsence

PARTIE 2 : PROCESSUS ET ORGANISATION ................................ 34 5. Comparaisons et analyses

La Bibliothque de l'universit du Maine........................................ 34 Documents techniques ............................................................... 36

6. Procdures mettre en uvre

Pour les monographies............................................................... 38 Priodiques et ressources lectroniques ........................................ 41

DAUY Hlne | Bibliothcaire | PPP | 2002

7. Mthode pour l'valuation des collections

8. Elaboration doutils de gestion des collections

CONCLUSION ............................................................................ 74 BIBLIOGRAPHIE........................................................................ 75 TABLE DES ANNEXES ................................................................. 80

DAUY Hlne | Bibliothcaire | PPP | 2002

DAUY Hlne | Bibliothcaire | PPP | 2002

DAUY Hlne | Bibliothcaire | PPP | 2002

Partie 1 : Etat de l'existant

Partie 1: Etat de lexistant

DAUY Hlne| Bibliothcaire | PPP | 2002

Partie 1 : Etat de l'existant

Le SCD de Paris 1 : carte documentaire

DAUY Hlne| Bibliothcaire | PPP | 2002

Partie 1 : Etat de l'existant

Broca (depuis mai 2001) 620 125 57

Surface Places assises Ouverture hebdomadaire

Publics de la BU de Paris 1 Inscriptions principales lUniversit Inscrits la BU

37 910 13 342 (35.2%)

DAUY Hlne| Bibliothcaire | PPP | 2002

Partie 1 : Etat de l'existant

Broca 4.5 2.8 7.3

Des bibliothques Autres Total par tablissement Total gnral

22.3 23.6 45.9 53.2

DAUY Hlne| Bibliothcaire | PPP | 2002

Partie 1 : Etat de l'existant

3 secteurs disciplinaires Droit Sciences politiques

Broca (mai 2001) 491 352 22 326

Les collections sont constitues ainsi :

DAUY Hlne| Bibliothcaire | PPP | 2002

Partie 1 : Etat de l'existant

196 70 217 255

Microformes (hors thses) Documents cartographiques

Le secteur des sciences conomiques la BU

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Partie 1 : Etat de l'existant

Le budget documentaire du secteur

Monographies franaises Monographies trangres Total

DAUY Hlne| Bibliothcaire | PPP | 2002

Partie 1 : Etat de l'existant

% acq. 90 8.1 1.9 95.9 3.45 0.65

DAUY Hlne| Bibliothcaire | PPP | 2002

Partie 1 : Etat de l'existant

Nombre de volumes 7986 Imprcis

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Partie 1 : Etat de l'existant

Priodiques franais Priodiques trangers Total

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Partie 1 : Etat de l'existant

DAUY Hlne| Bibliothcaire | PPP | 2002

Partie 1 : Etat de l'existant

Secteur Economie 02 06 27 Total AES Total par cycles Rpartition en %