You are on page 1of 11

UNIVERSITATEA DE VEST TIMIŞOARA FACULTATEA DE ECONOMIE ŞI ADMINISTRAREA AFACERILOR SECŢIA: INFORMATICĂ ECONOMICĂ

Metodologii de implementare a sistemelor ERP
Îndrumător: Conferentiar Univ. Dr. Hurbean Luminita Realizator: grupa 1

2009/2010

acesta trebuie susţinut printr-un management bine fundamentat. prin reducerea timpului de implementare şi îmbunatăţirea calităţii acestora. - - AcceleratedSAP (ASAP) de la SAP 2 . metodologiile descriu fazele de parcurs în desfăşurarea acestuia. Clarvision de la EBS Romania. Pentru a asigura succesul unui proiect de anvergura care presupune schimbări organizaţionale majore. dar şi firmele de consultanţă au dezvoltat metodologii de implementare a sistemelor proprii. cu respectarea termenelor şi bugetului. Pornind de la cadrul general al activităţilor specifice unui proiect ERP.Metodologii de implementare a sistemelor ERP Cei mai mulţi furnizori ERP. Metodologia de implementare prezintă fazele generale ale proiectului. conţinutul de business şi a specificaţiei de implementare. Exemple de metodologii de implementare: - Total Solution de la Ernst & Young. Charisma Enterprise de la TotalSoft. Metodologia este astfel considerată calea de urmat în realizarea implementării. în general furnizorii din industria software. Metodologia de implementare eficientizează procesul de implementare prin controlul şi urmărirea proceselor. etc. avînd ca obiectiv punerea în lucru a sistemului conform specificaţiilor. AcceleratedSAP (ASAP) de la SAP. Fast Track Workplan de la Deloitte & Touche. Kazier BPM (Business Process Management) de la Zero Paper.

autorizarea datelor. stabilirea viziunii şi a ţintelor de atins. faza de testare. Mai întâi este configurat sistemul de bază. Acesta include tot arealul tehnic pentru a sprijini partea tehnică a managementului de proiect. Aceste elemente sunt denumite „acceleratori” şi se folosesc ca puncte de plecare. apoi se fac reglaje pentru întrunirea tuturor cerinţelor redate de modelul afacerii. reproiectarea. care include planificarea şi organizarea proiectului. conversie a datelor. faza de pregătire a proiectului . care se bazează pe un set complet de procese economice predefinite. 3 . The Fast Track Workplan de la Deloitte & Touche Această abordare de la Deloitte & Touche prezintă următoarele faze: 1. Rezultatul este un mod visual al afacerii. faza de implementare şi sprijinire în mod continuu a schimbărilor Metodologia ASAP foloseşte cu titlu de mostre. 3. şabloane. din dorinţa de a evita „reinventarea roţii”. care asigură pregătirea finală a sistemului pentru punerea în lucru şi intruirea utilizatorilor finali. faza de schiţare a afacerii. 3. liste de verificare pe activităţi. 5. Se stabilesc obiectivele prin anaşiza nevoilor şi propunerea soluţiilor. 2. SAP. 2. referindu-se la aspecte precum interfaţă. care constă în crearea sistemului. ce prezintă toate activităţile ce trebuie urmate în implementarea unui proiect. stabilirea scopului şi planificarea proiectului. faza de execuţie. 4. diverse exemple. când sunt declanşate reproiectarea software şi dezvoltarea unui nou soft.AcceleratedSAP este un proiect detaliat conceput de către liderul de pe piaţa soluţiilor ERP. Utilizând chestioare şi modele. diferenţa fiind ca aceste aspecte se au în vedere mult mai devreme decât în cele mai multe implementări tradiţionale. ASAP presupune următoarele 5 faze: 1. sunt documentate procesele economice ale organizaţiei.

integritatea sistemului şi a proceselor: securitate şi audit. stabilirea bugetului. care schimbare a organizaţiei. adică măsurarea rezultatelor şi sărbătorirea succesului. comunicarea. 5. managementul de risc. echipei de helpdesk. care constă în planificarea procesului de integrare. Dimensiunea succesului. care este reprezentată de construirea procesului de afacere.4. operarea. care implică selecţia componentelor hardware şi de reţea. achiziţia. stabilirea echipei şi asigurarea calităţii. Abordarea aliniată. metode şi stil de management. planificarea. schimbare de leadership: structurarea organizaţiei. care se bazează pe stabilirea aşteptărilor şi a valorii de obţinut pe termen scurt şi pe termen lung. dezvoltarea şi instalarea. proiectarea software. ce include organizarea proiectului. abordare ce conţine 5 componente (faze): 1. 4. monitorizarea. 5. capacităţi. 2. testarea şi livrarea. 4 . pregătirea pentru schimbare. Livrarea valorii. reprezintă faza în care se livrează sistemul Abordarea Fast Track identifică 5 zone care trebuie să fie atinse de-a lungul fazelor de implementare: - managementul de proiect. Propunerea. configurarea. pentru noi politici şi măsuri. astfel că este important pentru succesul proiectului şi îmbinarea corectă de oameni. arhitectura IT. presupune evaluarea disponibilităţii la 3. training şi documentare: asigurarea de training echipei de implementare. conducerii. utilizatorilor finali. Verificarea realităţii. - - The Total Solution de la Ernest & Young Ernst & Young LLP a dezvoltat o abordare de re-construire (reenginnering) a sistemului. instalarea.

6. analiza este faza în care project managerul susţine şcolarizarea de concept a utilizatorilor. configurarea este faza ce asigură configurarea dicţionarelor. importul date presupune analiza fişierelor primite de la client importarea datelor curaţate în baza configurată de project manager. lansarea proiectului are la bază pregătirea de către project manager a dosarului de proiect şi planului de management. şcolarizarea este organizată pe pachete de cursuri şi se realizează utilizând manualul de training. 7. pre-implementarea. Se asigură o şcolarizare specială pentru Administratorul de Aplicaţie. atât în timpul implementării. atributelor şi modelelor de contare. GO LIVE este momentul în care beneficiarul incepe lucrul live când baza este complet configurata. luând în considerare necesităţile şi modul de organizare a fiecărei companii în parte. cât şi upgrade. test acceptance este faza de acceptanţă. 3. 4. şi 9. 5. instalare aplicaţie. care se poate realiza cu sau fară perioada de lucru în paralel. securităţii. 2. La finalul cursului se emit atestate de Utilizator/Administrator Charisma. Nici un proiect nu se startează live dacă utilizatorii cheie ai beneficiarului nu au atestat de utilizator Charisma. tranzacţiilor. 8. KAZIER BPM (Business Process Management) de la Zero Paper 5 . Dezvoltarea soluţiei s-a făcut utilizând tehnologii moderne de analiză şi dezvoltare precum şi tipuri noi de baze de date. centrelor de cost. planului de conturi. Principale faze ale proiectului Charisma Enterprise sunt: 1. presupune o pre-analiză pentru estimarea efortului de implementare. perioada de lucru în paralel fiind de maxim 2 săptămâni.Charisma Enterprise de la TotalSoft Charisma Enterprise este un sistem ERP destinat organizaţiilor din toate sectoarele de activitate. Soluţia integrează întreaga activitate într-un sistem unitar.

prelucrarea. analiza detaliată a businessului. drepturile de acces şi politica de securitate. după care se modelează tipul. sistem care devine un “roadmap” al implementării. Ce se adresează organizatiilor (companii sau alte tipuri de institutii) pentru care sistemul de management si conditiile de aplicabilitate Kazier sunt cel mai bine adaptate: orice firma cu activitati in domeniul serviciilor sau institutie ne/guvernamentala. cantitatea şi modul de introducere a informaţiilor pentru a obţine indicatorii ceruţi de către management. conform unui algoritm prestabilit KAG. cu ajutorul căruia se verifică şi se evaluează corectitudinea şi succesul implementării în toate fazele sale: 1. companii mici sau mari care vand un numar redus de produse insa cu o valoare relativ ridicata si pentru care sunt importante relatiile individuale cu fiecare client in parte. circuit. analiza se face dupa semnarea contractului şi demararea implementării. smoke detectors etc. 3. În această fază se stabileşte modul de introducere a datelor în sistem.) se organizează activităţile şi procesele pe proiecte. subdepartament. securitate. Sistemul de referinţă al Zero Paper în procesul de implementare a soluţiei de management este KAG (Kazier Analysis Grid). avand ca obiect automatizarea şi optimizarea activitatii unei organizatii cu ajutorul propriului sistem KAZIER. 5. inclusiv la nivelul fiecărui user sau grup de useri în parte. Kazier este un sistem de management. arhivarea şi regăsirea lor la nivel de business unit. arhivare. document management: se modelează administrarea principalelor documente ale firmei: tipuri. modelarea activităţii (business process re-engineering): începand de la cerinţele de management report (indicatori financiari şi operaţionali. departamente specifice din corporatii de mari dimensiuni. 2.Zero Paper este o firma de consultanta in Business Process Management.. tipurile de documente folosite şi arhivarea lor etc. aprobarea modelului de business şi a sistemului de procedurizare de către managerul de proiect şi de către alţi factori de decizie din partea firmei. prin care se segmentează activitaţile pe tipuri distincte şi se ierarhizează. procedurizare şi automatizare. exploatarea. 4. pre-analiza este analiza preliminară a compatibilităţii sistemului Kazier cu activitatea organizaţiei vizate. departament. regăsire etc. Este. din orice domeniu de activitate. 6. se depistează redundanţele şi sursele lor. de fapt. cu suport informatic pentru implementarea acestuia. tip de activitate. fluxurile de decizii. 6 .

portal extranet etc. configurarea şi parametrizarea (proceduri. mediu sau lung.. conform cerinţelor beneficiarului. eliminarea ultimelor redundanţe şi finalizarea optimizării pe situaţia de business real. 10. drepturi de acces. 8. până la o forma optimă. dezvoltări ale sistemului sau ajustari finale pot duce si la modificarea KAG. complementarea sistemului general de raportare furnizat de catre Kazier.7. 11. folosit ca sistem de referinţă. core banking/business. cu deosebirea că focusul cade pe procesele de business ale clientului (BPM). (re)ajustarea modelului de business. şi mai puţin pe contabilitate şi gestiune comercială. Modelul schematic: Metodologia de implementare a unui proiect de tip ERP Clarvision de la EBS Romania Orice proiect de anvergură care generează schimbări organizaţionale trebuie susţinut printr-un management bine fundamentat. server de email. migrarea datelor şi conectarea cu alte sisteme asigură importul datelor din alte sisteme folosite de către firme. finalizarea şi predarea manualului cu proceduri. 9. 13. 14. construirea sistemului specific de raportare cerut de catre managementul firmei. testarea sistemului. contabilitate. monitorizarea funcţionării sistemului pe termen scurt. administratorii de sistem. training cu managerii de proiect. securitate etc. evaluarea şi monitorizarea pe baza KAG. Metodologia standard de implementare practicată de Clarvision prespune parcurgerea următorilor paşi: 7 . 12. construirea legăturilor unidirecţionale sau bidirecţionale dintre Kazier şi alte sisteme folosite de catre firmă: Exchange server. construirea bibliotecilor de tipuri de procese/proiecte specifice activităţii clientului.). Instrumentele şi metodologia folosite sunt cele clasice în cazul implementarii unui ERP. useri etc. implementarea Kazier presupune instalarea sistemului IT. interconectarea lui cu alte sisteme.

Analiza preliminară a. Elaborarea unei variante grafice (tip calendar) a timpilor alocaţi etapelor stabilite în cadrul proiectelor ajută la conştientizarea mai bună de către membrii echipei a termenelor stabilite. şedinţa de demarare a proiectului de implementare Şedinţa de demarare a proiectului trebuie să aibă loc în cel mult 30 de zile de la semnarea contractului de vânzare-cumpărare. Pregătirea unui plan de proiect care îndeplineşte cerinţele şi stabileşte ritmul întregului proiect este un efort de echipă. în care iniţiativa aparţine echipei EBS iar rezultatul final este stabilit de echipa clientului. întocmirea Planului proiectului de implementare În etapa de organizare a proiectului se stabilesc obiective specifice. b. stabilirea echipelor de proiect din partea EBS şi a clientului În urma specificaţiilor trimise beneficiarului. paşii procesului tehnologic şi legăturile interdepartamentale sunt analizate cu atenţie pentru a dezvolta o metodă de lucru logică şi omogenă. Procesele economice identificate. 2. realiste şi definite în timp. Analiza detaliată a. definirea modului de lucru cu sistemul Procesele de afaceri existente la client sunt supuse unei analize detaliate. acesta stabileşte structura echipei de proiect care va lucra împreună cu echipa EBS pe tot parcursul derulării procesului de implementare. 3. b. analiza detaliată a proceselor din activitatea clientului Ghidurile de pregătire pentru analiza detaliată vor fi înmânate Clienţilor pentru a fi completate cu informaţiile cerute. Acestea vor reprezenta baza de discuţie pentru analiza detaliată. instalarea sistemului Clarvision pe server şi staţii de lucru 8 . precum şi cu exemple de rapoarte utilizate de Client în cadrul proceselor detaliate. Rolurile şi responsabilităţile diferiţilor participanţi la proiect sunt evidenţiate pe măsura planificării resurselor. Pregătirea tehnică a sistemului a.1. Obiectivul etapei de analiză detaliată este definirea modului de lucru cu noul sistem. c.

Consultanţii tehnici EBS verifică interfaţa astfel încât să corespundă cu recomandările făcute în cadrul analizei preliminare. În urma acestei verificări se face instalarea MS SQL Server. verificate de echipa EBS. acestea sunt prelucrate cu ajutorul unei unelte de import care validează datele care vor urma să fie migrate şi care face transferul efectiv din fişierele de migrare în structurile de date interne ale sistemului Clarvision. b. Migrarea datelor a. ocupându-se totodată şi de identificarea utilizatorilor cheie pentru fiecare modul în parte. se va instala sistemul Clarvision atât pe server cât şi pe staţiile de lucru. Scopul acestei etape este de acomodare a utilizatorilor finali cu modul de funcţionare şi cerinţele sistemului. instruirea utilizatorilor Instruirea se face pe module şi constă în prezentarea tuturor funcţionalităţilor existente în sistem cu insistare pe cele care se vor folosi de către client. b. 4. migrarea datelor Odată ce aceste fişiere de migrare sunt completate cu datele din aplicaţia veche. Completarea fişierelor de migrare cade în sarcina clienţilor. verificarea fişierelor EBS pune la dispoziţia clienţilor formatul fişierelor pentru migrarea datelor precum şi informaţiile pe care trebuie să le conţină acestea. În urma acestei verificări se face instalarea MS SQL Server. instalarea sistemului Clarvision pe server şi staţii de lucru Consultanţii tehnici EBS verifică structura hardware şi software astfel încât să corespundă cu recomandările făcute în cadrul analizei preliminare. Instruirea utilizatorilor a. În urma instalării MS SQL Server. verificarea datelor migrate şi a programului 9 . b. 5. întocmirea programei de curs Şeful de proiect EBS împreună cu şeful de proiect de la client programează cursurile şi persoanele care vor participa. 6. Start productiv a. Verificarea fişierelor este în sarcina echipei EBS.

iar al doilea pas se face de către client la instalarea sistemului. începând cu analiza cerinţelor afacerii din prima etapă a procesului de implementare conduc către această etapă. în cadrul căreia clientul utilizează sistemul Clarvision şi îşi gestionează independent procesele şi activităţile zilnice. Predarea sistemului a. predarea sistemului Este momentul în care procesul de implementare este în totalitate finalizat. 8. b. 7. constatarea utilizării productive a sistemului După închiderea primelor 2 luni cu sistemul. 10 .Primul pas de verificare a datelor se face de către echipa EBS. şeful de proiect EBS constată utilizarea productivă a sistemului cu majoritatea modulelor achiziţionate. Începând cu luna următoare semnării actului constatator de utilizare productivă. start productiv Instalarea finală este obiectivul ultim al fiecărui proiect de implementare. Evaluarea implementării (la 6 luni după predare) Evaluarea proiectului de implementare a sistemului Clarvision se face cu scopul de a identifica gradul de mulţumire al clienţilor. În această perioadă EBS va derula o procedură de control calitativ care să verifice dacă implementarea a fost realizată cu respectarea procedurilor standard. asistenţa post implementare Consultanţii EBS acordă asistenţă clientului în rezolvarea problemelor semnalate după începerea startului productiv. clientul trece pe contractul de service urmând să beneficieze de toate prevederile acestui contract. b. c. Toate activităţile. clientul gestionând singur procesele cu ajutorul sistemului.

htm 11 .ro/produse/salarizare2.ro/charisma-software-project- management/article/id_8/Charisma.ro/index.aspx  http://www. Luminita Hurbean – Soluţii informatice pentru gestiunea afacerilor ERP  http://kazier.ro/front/Default.eu/metodologia_de_implementare.Bibliografie:  Doina Fotache.aspx  http://www.ro/front/Metodologii-de-Implementare.charisma.aspx?lg=  http://www.ebsromania.totalsoft.ebsromania.ro/servicii/implementare.html  http://www.charisma.ro/produse/salarizare2.ebsromania.php? option=com_frontpage&Itemid=1  http://www.htm#  http://www.htm  http://www.managementul-riscurilor.