5

2.7

Standar Operating Procedure (SOP) SOP adalah suatu perangat instruksi atau langkah yang dibakukan untuk

menyelesaikan suatu proses kerja rutin tertentu. SOP memberikan langkah yang benar dan terbaik untuk melaksanakan berbagai kegiatan dan fungsi. SOP merupakan konsensus bersama untuk jalan terbaik dalam memberikan pelayanan (Lumenta, 2011 ). 2.7.1 Tujuan Umum SOP Menjaga proses kerja rutin terlaksana dengan efisien, efektif, konsisten atau uniform dan aman sehingga mutu pelayanan dapat ditingkatkan melalui pemenuhan standar yang berlaku (Lumenta, 2011).

2.7.2

Tujuan Khusus SOP

Tujuan khusus SOP meliputi antara lain. 1. Menjaga konsistensi tingkat penampilan kinerja atau kondisi tertentu dan keamanan petugas dan lingkungan dalam melaksanakan sesuatu tugas atau pekerjaan tertentu. 2. Sebagai acuan (check list) dalam pelaksanaan kegiatan tertentu bagi sesama pekerja, supervisor, surveyor, dsb. 3. Menghindari kegagalan atau kesalahan, keraguan, duplikasi serta

pemborosan dalam proses pelaksanaan kegiatan. 4. 5. 6. Sebagai parameter untuk menilai mutu pelayanan. Menjamin penggunaan tenaga dan sumber daya secara efisien dan efektif. Menjelaskan alur tugas, wewenang dan tanggung jawab dari petugas terkait.

7.

Sebagai dokumen yang akan menjelaskan dan menilai pelaksanaan proses kerja bila terjadi suatu kesalahan atau dugaan malpraktek dan kesalahan administratif.

8. 9.

Sebagai dokumen yang digunakan untuk pelatihan. Sebagai dokumen sejarah bila telah dibuat revisi SOP yang baru (Lumenta, 2011).

2.7.3

Manfaat SOP SOP banyak memberikan manfaat bagi sebuah organisasi atau instansi,

diantaranya (Lumenta, 2011). a. Sangat penting untuk mencapai keberhasilan pencapaian sistem mutu dengan menyediakan informasi bagi petugas dalam melakukan tugas secara efektif, serta menghasilkan standardisasi mutu dan produktivitas (output) yang terpadu. b. Meminimalkan variasi (perbedaan) proses dan mendorong pencapaian mutu sehingga pelaksanaan proses kerja atau prosedur menjadi baku. c. Mengurangi terjadinya miskomunikasi, sehingga faktor keamanan dan keselamatan menjadi lebih terjamin dan terkendali. d. Dapat digunakan sebagai perangkat audit. 2.7.4 Kriteria Dokumen SOP Dokumen SOP (Standard Operating Procedures) memiliki beberapa kriteria, diantaranya (Lumenta, 2011). a. b. c. d. Spesific (spesifik). Complete (lengkap). Understandable (mudah diketahui atau dipahami). Applicable (mudah diaplikasikan).

e. f. g.

Controllable (terkendali atau terkontrol). Auditable (mudah dilakukan audit). Changeable (mudah berubah untuk disesuaikan). Teknik Penulisan SOP Dalam pembuatan SOP (Standard Operating Procedures) terdapat teknik

2.7.5

penulisan.

Adapun

teknik

penulisan

dalam

SOP

(Standard

Operating

Procedures), diantaranya (Lumenta, 2011). a. b. c. d. Ringkas, rinci, runtut, mudah dibaca, dan dipahami. Tidak ambigu (makna ganda) dan jelas. Tidak mengandung istilah anda, kamu. Tahapan prosedur tidak bertele-tele atau terlalu panjang, diupayakan sederhana dan pendek (maksimal 20-25 tahapan, bila lebih dibuat dalam SOP baru). e. f. 2.7.6 Dapat ditambahkan flowchart untuk menggambarkan prosedur. Gunakan standar penulisan yang telah ditentukan organisasi (bila ada). Jenis dan Ruang Lingkup SOP

a. Jenis SOP Jenis SOP antara lain : 1. SOP profesi (keilmuan atau teknis) : merupakan SOP keilmuan atau teknis untuk profesi medis, keperawatan, dan profesi lainnya. SOP memuat proses kerja untuk diagnostik, terapi, tindakan, asuhan. SOP pelayanan (manajerial) : merupakan SOP pelayanan medis, keperawatan, penunjang medis yang berumah sakitifat manajerial atau administratif atau berhubungan dengan pelayanan pasien

SOP administratif : mengatur tata cara kegiatan dalam organisasi termasuk hubungan antar unit kerja, dan kegiatan non-medis (Lumenta, 2011). b. Ruang Lingkup SOP Ruang lingkup pelaksanaan SOP meliputi : 1. Pelayanan medis, meliputi : Komite medis atau SMF, rawat inap, rawat jalan, pelayanan gawat darurat, ICCU atau ICU, kamar bedah, dsb. 2. Pelayanan keperawatan Contoh : SOP atau standar asuhan keperawatan, standar peralatan keperawatan, SOP persiapan pasien operasi, dsb. 3. Pelayanan profesi lain meliputi : Laboratorium, radiologi, rehabilitas medis, farmasi, dsb. Contoh : SOP pemeriksaan (teknis) laboratorium, standar pelayanan radiologi, dsb. 4. SOP pelayanan (manajerial) mencakup pelayanan medis secara umum : Contoh : Prosedur dokter jaga ruangan, prosedur konsultasi medis, prosedur rujukan keluarga rumah sakit, prosedur masuk atau keluar ICU, pertemuan kilinik, seleksi staf medik, pemilihan ketua SMF, prosedur visite atau ronde, prosedur pengadaan obat atau alkes, prosedur pelayanan perbekalan farmasi, prosedur pengelolaan perbekalan farmasi yang kedaluarsa, dsb. 5. SOP administrasi umumnya mencakup kegiatan di unit non-medis :

Contoh : Prosedur pendaftaran pasien, petunjuk teknis penyelenggaraan rekam medis, penerimaan pegawai, mutasi pegawai, prosedur asuransi, dsb (Lumenta, 2011). 2.7.7 Langkah dan Prinsip Penulisan SOP

Langkah dan prinsip penulisan SOP meliputi. 1. 2. Tetapkan telaah kebijakan yang mendasari suatu prosedur atau proses kerja. Pertimbangan prosedur merupakan suatu prosedur menyeluruh atau terdiri dari kumpulan beberapa prosedur yang lebih kecil. 3. SOP dibuat sebelum suatu proses kerja dilaksanakan dengan berpedoman berdasarkan literatur dan masukan informasi dari staf atau petugas terkait. 4. Tetapkan prosedur sebagai prosedur wajib dan sebagai dokumen pedoman wajib, harus jelas bahwa SOP tersebut harus dilaksanakan dengan langkah alternatif untuk sebagian atau seluru langkah. 5. 6. 7. 8. Tetapkan hasil atau out come yang diharapkan. Tuliskan peralatan atau fasilitas yang diperlukan. Tetapkan siapa yang berwenang untuk melaksanakan prosedur tersebut. Tulis indikasi dan kontraindikasi baik berupa resiko, peringatan dan hal-hal yang perlu diwaspadai. 9. Langkah disusun berdasarkan logika untuk menyelesaikan proses kerja secara efektif, efisien dan aman. 10. Dapat disertai dengan bagan atau flow chart untuk mempermudah atau mempercepat pemahaman uraian tahapan kegiatan. 11. SOP dibuat secar terorganisir dan independen.

10

12.

Bahasa yang digunakan merupakan bahasa yang biasa digunakan seharihari, susunan pendek, sederhana, tidak bermakna ambigu.

13. 14. 15. 16. 17.

Jelaskan bahan bacaan acuan yang perlu dibaca termasuk SOP lainnya. Harus ada tahap uji coba SOP. Evaluasi hasil uji coba pelaksanaan SOP. Sosialisasi SOP. Sebaiknya SOP disusun oleh suatu tim yang terdiri dari petugas yang akan melaksanakan proses kerja, petugas yang akan melaksanakan pemeliharaan alat yang digunakan dalam proses kerja tersebut, petugas penulis SOP, petugas kesehatan lingkungan atau K3 atau Infeksi nosokomial (Lumenta, 2011).

2.7.8

Prioritas SOP Proses kerja untuk SOP perlu dipilih dan dikaji untuk informasi tentang :

1. 2. 3.

dampak yang akan timbul terhadap pelayanan pasien; dampak masalah kepada petugas; apakah proses kerja tersebut menciptakan limbah, masalah waktu, keperluan peralatan baru, pengulangan pekerjaan;

4. 2.7.9

dampak spesifik lainnya untuk rumah sakit (Lumenta, 2011). Format SOP dan Petunjuk Pengisian SOP

1. Format SOP Format SOP yang digunakan adalah sesuai dengan surat edaran dari direktur pelayanan medis spesialistik tentang bentuk Standar Operating Procedur (SOP). Format ini bisa dikembangkan sesuai dengan ketentuan rumah sakit yang bersangkutan.

11

2.Petunjuk Pengisian SOP : a. kotak heading : terdiri dari kotak-kotak rumah sakit, judul SOP, nomor dokumen, nomor revisi, halaman, prosedur tetap, tanggal terbit, ditetapkan direktur; b. heading dicetak pada setiap halaman; c. kotak rumah sakit diberi nama rumah sakit, dapat diberi logo; d. judul SOP disesuaikan dengan proses kerjanya, misal : prosedur pengadaan bahan logistik; e. nomor dokumen disesuaikan dengan ketentuan rumah sakit, dibuat secara sistematis dan seragam; f. nomor revisi merupakan status revisi, dianjurkan menggunakan huruf, dokumen baru diberi huruf A, dokumen revisi pertama diberi huruf B. dokumen revisi juga dapat disertai dengan angka. Untuk dokumen baru pemberian dapat diberi nomor 0, dokumen revision diberi nomor 1, dst; g. halaman diisi nomor halaman yang bersangkutan atau total halaman, contoh : halaman pertama : 1-5, dst; h. prosedur tetap diberi penamaan sesuai ketentuan rumah sakit, misalnya : prosedur, prosedur tetap, petunjuk pelaksanaan, prosedur kerja, dsb; i. tanggal terbit diberi sesuai tanggal terbitnya; j. ditetapkan direktur diberi tanggal direktur, tanda tangan dan nama lengkap; k. kotak heading pada halaman hanya memuat : kotak nama rumah sakit, judul SOP, nomor dokumen, nomor revisi dan halaman. 3. Unsur SOP SOP berisi tentang :

12

1. Pengertian berisi penjelasan tentang istilah yang mungkin sulit dipahami dan atau definisi 2. Tujuan berisi tujuan spesifik dari pelaksanaan SOP 3. Kebijakan berisi tentang kebijakan rumah sakit atau bidang atau departemen, yang menjadi garis besar dan dasar bagi SOP tersebut. Dapat berisi satu atau beberapa kebijakan. 4. Prosedur berisikan dengan uraikan tentang langkah kegiatan untuk menyelesaikan proses kerja tertentu, dan staf atau petugas yang berwenang. Dapat dicantumkan alat atau formulir atau fasilitas yang digunakan, waktu, frekuensi dalam proses kerja tersebut dan dilengkapi dengan unsur who, what, where, when, dan how. 5. Unit terkait berisi tentang unit yang bersangkutan dan atau prosedur terkait dalam proses kerja tersebut (Lumenta, 2011).