Gua para la Preparacin y Presentacin de Seminarios- Jos A.

Mari Mutt- 2004

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Cmo Preparar y Presentar un Seminario

Jos A. Mari Mutt
Departamento de Biologa, Universidad de Puerto Rico Mayagez, Puerto Rico Jmari@uprm.edu

Very few people have a natural talent for delivering outstanding presentations, but foresight, hard work, and practice can carry most of us into the very good level of presentation skills. --SIU web site

Introduccin
La mayora del estudiantado se alegrara si el curso de seminario se eliminase del currculo, pues son pocos los estudiantes que desean pararse ante un pblico para hacer una o ms presentaciones sobre temas que no dominan a la perfeccin. Ante tal posibilidad es normal que se produzca el consabido temor, la ansiedad y el nerviosismo. Sin embargo, el seminario es uno de los cursos ms amenos que tomars en la universidad. Cada presentacin trata sobre algo distinto y se aprende mucho sobre diversos temas. El clima es ms relajado e informal (por lo menos para la audiencia) y hay ms camaradera entre los estudiantes, y entre stos y el profesor. Adems, como el curso no tiene exmenes, el estudiante por lo general recibe el beneficio de la duda cuando el profesor otorga las calificaciones. Si te preparas para hacer un trabajo excelente seguramente obtendrs una buena calificacin. El propsito principal del seminario es practicar el proceso de conseguir, leer, analizar e integrar informacin para comunicarla por medio de una charla clara, amena e interesante. Este curso te ayudar a desarrollar tres destrezas muy importantes para cualquier profesional: conseguir informacin detallada sobre un tema, seleccionar y organizar la informacin ms importante y usar el tiempo eficazmente. El seminario tambin te ensear a seleccionar recursos audiovisuales, vestir adecuadamente para causar una buena impresin, usar tcnicas exitosas para ofrecer una charla efectiva, desempearte adecuadamente ante una audiencia y comportarte correctamente como parte del pblico. Si todo lo anterior te causa estrs, reljate, porque ningn profesor espera que en una o dos oportunidades logres presentar una charla impecable; toma mucho ms tiempo acostumbrarse a hablar ante un pblico y desarrollar un estilo efectivo.

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Preparacin del Seminario

Cmo prepararse adecuadamente
Muchos estudiantes piensan que preparar el seminario es una tarea sencilla que pueden comenzar y terminar en pocos das. Este es un gran error. Si dejas el seminario para ltimo momento entrars en pnico ante la magnitud de la tarea y hars a la carrera un trabajo deficiente. No podrs conseguir toda la informacin que necesitas, ni practicar adecuadamente la presentacin, ni resolver los problemas que surgen a ltimo momento. Escoge el tema temprano y comienza a buscar informacin inmediatamente. Estars mucho ms relajado si la presentacin est lista varios das antes de la fecha asignada. Es imposible preparar un buen seminario si slo consultas uno o dos libros de texto, un par de enciclopedias y dos o tres artculos generales. Estos seminarios son invariablemente superficiales y el profesor lo nota inmediatamente. Busca informacin en varios libros, revistas profesionales, pginas de Internet y peridicos recientes. Lee vorazmente sobre el tema. Mientras ms conozcas sobre el tema, ms completa ser la presentacin y mejor papel hars durante la seccin de preguntas. Recuerda este dicho: El que no se prepara, se prepara para fracasar.

Cmo Escoger el Tema

Escoge un tema interesante, de actualidad (quizs incluso controversial) y que toda la audiencia puede entender. Evita los temas muy detallados o complejos; recuerda que los miembros de la audiencia no tienen tu misma preparacin ni comparten tus mismos intereses. Comienza la bsqueda del tema consultando libros de texto. Casi todos los textos modernos contienen ensayos (essays, boxes) que discuten temas de actualidad e investigaciones recientes. Tambin puedes examinar revistas de inters general, como Discover, National Geographic, Natural History y Scientific American. Algunos programas de televisin, como los de Discovery Channel y The Learning Channel, son una buena fuente de temas interesantes. Estos programas no proveen suficiente informacin para preparar el seminario, pero te ayudarn a encontrar un tema de actualidad y de inters general. La Internet es otro recurso muy importante; utiliza varios sistemas de bsqueda (Google, Yahoo, etc.) para encontrar informacin sobre el tema que deseas explorar. Casi todas las revistas tcnicas y las de inters general tienen una pgina de Internet y algunas proveen acceso gratis a sus artculos. La coleccin de revistas profesionales de la biblioteca es una fuente principal de literatura primaria (artculos que informan por primera vez los resultados de las investigaciones). Examina el catlogo de revistas para identificar cules publican sobre el tema que te interesa. Consulta tambin los

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servicios bibliogrficos que resumen la informacin publicada en los distintos campos del saber; por ejemplo, Biological Abstracts contiene los resmenes de la mayora de los artculos publicados en el campo de la Biologa. Algunas revistas cientficas se publican exclusivamente en la Internet y la informacin que contienen slo se consigue en este medio.

Cmo Organizar la Presentacin

Cada estudiante tiene su sistema para organizar la informacin que consigue. Algunos usan tarjetas y escriben por un lado la ficha bibliogrfica del artculo y por el otro resumen el contenido. Otros usan hojas sueltas, libretas o un procesador de textos. El mtodo no importa, siempre que puedas conseguir la informacin rpidamente. Comienza preparando un bosquejo de los temas primarios y secundarios que discutirs. Algunos conferenciantes reparten el bosquejo (usualmente con una lista de referencias), mientras que otros lo escriben en la pizarra, lo presentan en la primera ayuda audiovisual o lo reservan para su uso exclusivo. Si decides repartir el bosquejo (o si el profesor as lo exige), verifica que las copias estn limpias y que el texto no contenga errores. El bosquejo debe ser general para que la audiencia no reciba demasiado detalle y pierda inters en el contenido de la charla. El ttulo del seminario debe describir claramente el contenido de la presentacin. Si alguien ve el ttulo de tu charla en un tabln de edictos, obtendr una idea precisa y clara de su contenido? Cul de estos dos ttulos es ms preciso? 1. Biologa de los Murcilagos. 2. Anatoma y Funcin del Sistema de Ecolocalizacin de los Murcilagos. La presentacin oral se divide en tres partes. El tiempo sugerido para cada seccin corresponde al seminario tradicional de 50 minutos. Acorta el tiempo proporcionalmente para seminarios cortos. 1. Introduccin- comienza agradeciendo la presencia de los asistentes. Este acto de cortesa ayuda a establecer el clima positivo y cordial que debe prevalecer durante la presentacin. Informa luego el propsito de la charla, enfatiza la importancia del tema y presenta los puntos principales que discutirs. Si es posible menciona una noticia o evento reciente que evidencie la importancia del tema. Duracin sugerida: 5 minutos. 2. Cuerpo- esta seccin es una exposicin lgica y organizada del tema. Sigue el bosquejo al pie de la letra y discute cada tema en la secuencia planificada. Mira el reloj ocasionalmente para verificar que ests cubriendo cada tema segn pautado durante las sesiones de prctica. Duracin sugerida: 40 minutos. 3. Conclusin- la atencin de los asistentes aumenta cuando perciben que se acerca el final de la charla, as que anuncia el fin con una frase como Para concluir esta charla... o Para terminar esta presentacin... y repite a

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continuacin los puntos ms importantes del seminario. Finalmente, agradece la atencin de los asistentes e invtalos a participar en la seccin de preguntas. Duracin sugerida: 5 minutos. Si terminas el seminario antes de tiempo, no trates de alargarlo con comentarios improvisados o presentando material que decidiste omitir. Tampoco pidas excusas por lo que haya salido mal durante la presentacin ni por lo que hayas olvidado mencionar; la audiencia probablemente ya sabe lo primero y lo segundo no tiene porque saberlo. Los comentarios finales de la charla son los ms duraderos; por lo tanto, deben ser positivos y tener el mayor impacto posible.

Cmo Preparar la Bibliografa

Algunos profesores piden que el conferenciante reparta el bosquejo de la presentacin y la bibliografa consultada para preparar el seminario. Otros exigen un informe escrito como complemento de la charla. En ambos casos tienes que redactar y organizar correctamente las referencias. Los ejemplos siguientes (el segundo y el ltimo son ficticios) siguen un estilo adoptado por muchas revistas cientficas. 1. Artculo: Nelson, J. W. 1986. Ecological notes on the behavior of male Mydas xanthopterus in Hawaii. Pan-Pacific Entomologist 62(4): 311-316. 2. Artculo en un libro: Peters, E. H. y J. Candela. 1993. Bat dispersal after an attack by the Peregrine Falcon. En: E. Gordy (ed.). Bat ecology and behavior. pp. 334-359. Smith & Harper Publishing Company, New York. 3. Libro: Rivero, J. A. 1980. Los anfibios y reptiles de Puerto Rico. Editorial de la Universidad de Puerto Rico, San Juan, Puerto Rico. 399 pp. 4. Documento de Internet: Mari Mutt, J. A. 2004. Manual de Redaccin Cientfica. Caribbean Journal of Science, Special Publication No. 3. http://caribjsci.org/epub1. 5. Artculo de peridico: Michaels, A. D. 1993. The diversity of Puerto Rican Bats. The San Juan Star, San Juan, Puerto Rico, Feb. 20, 1995, p. 56.

Sigue estas reglas para alfabetizar las referencias: 1. Segrega los artculos por el apellido del primer autor. Por ejemplo, saca a parte los artculos de Forbes, los de Salmon y los de Vzquez. 2. Toma los artculos de cada autor solo y colcalos en orden cronolgico. Por ejemplo, Forbes 1978, Forbes 1989 y Forbes 1992. 3. Toma los artculos de cada autor con otro autor y ordnalos por el apellido del segundo autor. Por ejemplo, Forbes y Quinn 1984, Forbes y Ramos

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1981, Forbes y Smith 1996. 4. Toma los artculos de cada autor con dos o ms autores y colcalos en orden cronolgico, sin importar el apellido del tercero o dems autores ni el nmero de autores. Por ejemplo: Forbes, Smith, Kline y Boerner, 1985; Forbes, Smith y Quintana, 1987; Forbes, Kirk y Gaztambide, 1992.

Cmo Escoger las Ayudas Audiovisuales

Las ayudas audiovisuales son esenciales porque transmiten la informacin eficazmente, aaden variedad a la presentacin y ayudan a mantener el inters de la audiencia. Las tcnicas, los procesos y los conceptos complejos deben explicarse con la ayuda de recursos audiovisuales. Las ayudas audiovisuales deben ser sencillas, de buena calidad y grandes. Los errores gramaticales, las faltas de acentuacin, el texto diminuto, las tablas y las grficas que contienen demasiados datos, las fotografas desenfocadas y las ilustraciones muy plidas u obscuras, deslucen la presentacin y la imagen del conferenciante. Las ayudas audiovisuales innecesarias tambin perjudican la charla; cada recurso audiovisual debe contribuir significativamente al contenido de la presentacin. Diapositivas (filminas 35 mm) Este recurso audiovisual ha sido substituido casi completamente por las presentaciones computarizadas. Su uso actual se limita mayormente a la proyeccin de imgenes que existen en dicho medio y que no se han digitalizado. Transparencias (overheads) Las transparencias se preparan fcilmente con una fotocopiadora o con una computadora y una impresora de chorro de tinta (inkjet). El material ilustrado debe ser grande porque la nica forma de aumentar el tamao de la imagen es alejando el proyector del teln y esto reduce la intensidad de la iluminacin. Este recurso audiovisual est siendo substituido rpidamente por las presentaciones computarizadas.

Grabaciones y pelculas Las grabaciones de sonido o de vdeo pueden ser recursos muy valiosos. Por ejemplo, la grabacin del canto de un ave complementara muy bien una charla sobre comportamiento reproductor, mientras que un vdeo sobre la extraccin y amplificacin del ADN sera idneo para un seminario sobre sistemtica molecular. Sin embargo, es importante que ambos recursos duren poco tiempo para que no asuman un papel protagnico en el seminario. Las grabaciones digitales pueden incorporarse a las presentaciones computarizadas.

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Presentaciones computarizadas
PowerPoint is truly a revolutionary "killer app" that will one day supersede all other teaching aids.Richard A. Davies

Este es el nico recurso audiovisual que se usa en simposios, congresos y dems reuniones profesionales. La presentacin se prepara con un programa de computadora (usualmente PowerPoint) capaz de integrar texto, tablas, figuras, sonido y vdeo. El programa permite hacer cambios en cualquier momento, producir un bosquejo para repartirlo a la audiencia y convertir la presentacin en un documento HTML o PDF publicable en la Internet. Sugerencias para hacer una buena presentacin PowerPoint: 1. El componente ms importante es el contenido. No dediques demasiado tiempo a experimentar con fondos de distintos colores, con sonidos variados, o con patrones diversos de entrada y salida del contenido. Los diseos ms sencillos son a menudo los ms efectivos. 2. Usa letras, tablas e ilustraciones grandes. Los tamaos sugeridos por el ayudante (wizard) de PowerPoint han sido seleccionados por expertos y no conviene reducirlos. El tamao ms pequeo sugerido para el texto es 24 puntos. 3. Copia la presentacin al disco duro de la computadora para que proceda con mayor rapidez. 4. Coloca la computadora de tal forma que la audiencia no se distraiga con la pantalla. Si no puedes evitar que la audiencia vea la pantalla, presiona la tecla F5 (F8 en algunas computadoras) hasta que la imagen se vea en el teln pero no en la computadora. 5. Para usar el cursor como puntero debes lograr que se mantenga visible en la pantalla (la opcin estndar de PowerPoint es que el cursor desaparezca luego de varios segundos de inactividad). El cursor se mantendr visible si al comienzo de la presentacin presionas el botn derecho de ratn y escoges Pointer Options, Arrow. 6. Usa el sistema de ayuda (Help- F1) para aprender sobre el programa y experimenta con las opciones. La Internet contiene mucha informacin sobre el uso de PowerPoint; para encontrar algunas de las ms tiles, visita a Google o a Yahoo y busca usando la frase effective PowerPoint presentation.

Presentacin del Seminario

Cmo crear un ambiente adecuado
El ambiente es uno de los muchos factores que afectan el xito de la presentacin oral. Si puedes escoger el saln, busca uno amplio, con sillas cmodas y con aire acondicionado. El saln ideal est aislado del bullicio, tiene un atril elegante, tiene un control adecuado de la iluminacin y posee el equipo necesario para proyectar las ayudas audiovisuales. Si te asignan un saln, llega

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temprano y verifica que los asientos estn en orden, que la pizarra est borrada y que no haya papeles en el piso. La puntualidad del conferenciante influye sobre el nimo de la audiencia. Muy pocos asistentes resentirn que el seminario termine un poco antes de la hora pautada, pero todos se molestarn si te pasas de la hora lmite. Las presentaciones muy cortas o muy largas denotan falta de control y de organizacin. Si vas muy rpido, reljate y habla ms despacio. Si vas muy lento, acelera gradualmente para terminar a tiempo.

Cmo controlar los nervios

Los dos remedios ms tiles para controlar los nervios son prepararse muy bien y practicar la presentacin. Si ests convencido de que nadie en la audiencia (incluyendo al profesor) conoce el tema mejor que t, el nerviosismo inicial durar pocos minutos y pronto tendrs control pleno de la presentacin. Para reducir la tensin, llega temprano y conversa con el profesor o con algunos compaeros de clase; platicar brevemente sobre otros temas te alejar de la preocupacin del seminario y proyectars una imagen de confianza y tranquilidad. Ocasionalmente, algunos estudiantes se ponen tan nerviosos que tiemblan de pies a cabeza, se les traba la lengua y olvidan por completo el comienzo de la charla. Si crees que esto puede sucederte, escribe el material de la introduccin y lelo pausadamente. Esto te calmar y recobrars la compostura necesaria para continuar la presentacin. Recuerda que ests frente a una audiencia amistosa. Todos te deseamos xito!

Cmo practicar la charla

Si prefieres practicar solo, ten a la vista un reloj y anota en el bosquejo cunto dura cada seccin del seminario. Graba la presentacin en vdeo o practica frente a un espejo o para evaluar tus gestos, movimientos y dems componentes del lenguaje corporal. Si prefieres practicar con amigos, pdeles que lleven el tiempo y que contribuyan sugerencias para mejorar la presentacin. Pregntales si la charla fue interesante, convincente y si enfatizaste adecuadamente los puntos ms importantes. Escoge la audiencia cuidadosamente; tus amigos no ayudarn si te interrumpen frecuentemente con bromas y comentarios fuera de orden.

Cmo actuar ante el pblico

La actuacin y la soltura del conferenciante son importantes para el xito de la presentacin. No hables mirando hacia el teln, el techo, el piso o las ventanas. Mantn contacto visual con la audiencia; esto te ayudar a retener la

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atencin del pblico, los har partcipes de la presentacin y proyectars una imagen de confianza y seguridad. Mira a todo el pblico; no concentres tu atencin sobre el profesor o sobre una parte pequea de la audiencia. Emplea tu lenguaje corporal para complementar el idioma hablado y no para distraer a la audiencia. Evita gesticular excesivamente, rascarte a menudo, acomodarte el cabello, jugar con la tiza o el puntero, pasear excesivamente de un lado a otro, o apoyarte contra la pared o el atril. No te escondas todo el tiempo detrs del atril; sal de este refugio psicolgico y muvete pausadamente de un lado a otro para proyectar seguridad y mantener la atencin de la audiencia. Cuando ests quieto mantn las piernas juntas, el cuerpo erecto y la frente en alto. La buena postura tambin proyecta seguridad y dominio del tema. Proyecta entusiasmo, dinamismo e inters por el tema. Si proyectas desgano, letargo y falta de inters perders a la audiencia temprano durante la presentacin.

Cmo hablar ante el pblico

La comunicacin verbal es el componente principal del seminario y por lo tanto hay que dedicarle atencin especial. Algunos estudiantes comienzan con el volumen apropiado pero bajan paulatinamente hasta que casi no se escuchan. Cambia el tono de voz ocasionalmente para romper la monotona o enfatizar un punto importante. Acompaa el tono de voz con gestos complementarios; por ejemplo, la palabra subir puede acompaarse con un movimiento de las manos hacia arriba y la palabra ustedes puede enfatizarse sealando hacia la audiencia. Una pausa breve luego de mencionar algo importante enfatiza el valor de la informacin. Evita el uso excesivo de muletillas tales como eh, bueno, porque, ok, como, pero, o sea y entonces; la repeticin constante de estas voces evidencia nerviosismo e inseguridad. Si te aprendes el seminario de memoria podras parecer un autmata y puedes perderte si hay una interrupcin. Usa el bosquejo y varias palabras clave como gua para transmitir el material con las palabras que surjan en el momento. No uses palabras o frases tales como obviamente, como todos ustedes saben, est claro, es harto conocido, todo el mundo sabe, o se supone que todos ustedes sepan. Recuerda que parte del conocimiento se olvida y que nadie conoce el tema tan bien como t. Adems, este vocabulario agresivo har que algunas personas se resientan, dejen de atender o no participen en la seccin de preguntas. Evita tambin el uso innecesario de anglicismos; busca el equivalente en espaol de los trminos y minimiza las traducciones literales. Ciertas frases del idioma cotidiano no deben emplearse durante el seminario. Expresiones como a todo tren, lo hizo trizas, lo pic en cantitos o esta dichosa cosa no tienen lugar en una charla formal. Usa el vocabulario propio de una conversacin educada.

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Muchos estudiantes terminan el seminario temprano porque hablan muy rpido. Aunque la velocidad ptima para el seminario es de unas cien palabras por minuto, la conversacin cotidiana sucede al doble de esa velocidad. Si hablas demasiado rpido la audiencia no podr seguirte, se perder y se desconectar de la presentacin.

Cmo proyectar una apariencia positiva

La apariencia del orador afecta su credibilidad. Por lo tanto, es importante que la audiencia te perciba como una persona formal, creble y conocedora del tema. Los caballeros no tienen que usar gabn o corbata y las damas no tienen que usar traje formal, pero ambos deben usar ropa ms elegante que la que visten regularmente para asistir a clases. Los caballeros deben estar bien peinados y recin afeitados (o con la barba y el bigote bien acicalados), mientras que las damas deben maquillarse conservadoramente y llevar el pelo bien arreglado. No uses ropa, peinados o joyas que distraigan a la audiencia. Verifica tu apariencia en un espejo antes de comenzar la presentacin. Scate la cara si has sudado o si tienes el cutis aceitoso. Pinate nuevamente. Verifica que tu ropa est derecha, debidamente ajustada y que los botones o cremalleras estn cerrados.

Cmo presentar las ayudas audiovisuales

Antes de comenzar el seminario debes tener en orden todas las ayudas audiovisuales y verificar que el equipo de proyeccin funcione correctamente. Las ayudas audiovisuales presentadas fuera de orden o al revs causan una mala impresin. Si usas transparencias, sepralas con hojas de papel blanco para apreciar claramente el contenido de cada una y coloca a parte las transparencias que ya hayas proyectado. Si vas a usar la misma transparencia dos o ms veces, es preferible tener un duplicado que buscar entre las transparencias proyectadas. Si vas a usar una computadora, verifica que te entreguen los cables elctricos y los cables que conectan la computadora con el proyector. Si tienes ms de veinte diapositivas o transparencias para una charla de 45 minutos debes reevaluarlas y eliminar las que no son absolutamente necesarias. Los conferenciantes que llevan demasiadas ayudas audiovisuales entran en pnico y comienzan a saltarlas o a presentarlas apresuradamente. No proyectes las ayudas audiovisuales antes de comenzar el seminario porque arruinars el misterio y la anticipacin que stas contribuyen a la presentacin. Usa un puntero corriente si el teln est cerca o uno lser si est lejos. Para usar el cursor de la computadora como puntero, al comienzo de la presentacin pulsa con el botn derecho de ratn sobre la pantalla y escoge Pointer Options, Arrow.

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Obscurece el saln slo lo suficiente para que las ayudas audiovisuales proyecten adecuadamente. Si quedas en tinieblas la pantalla se convertir en el protagonista del seminario y perders la atencin de la audiencia.

Cmo contestar las preguntas

Aunque la seccin de preguntas tiende a causar mucha ansiedad, el conferenciante bien preparado confa en su conocimiento y espera este momento para demostrar nuevamente su dominio del tema. Si te hacen una pregunta en voz baja, reptela para beneficio de la audiencia y para beneficio propio, pues tendrs unos segundos adicionales para ponderar la contestacin. Contesta las preguntas directa y brevemente, sin abundar ms de lo necesario. Si no sabes la contestacin, es preferible admitirlo que inventar algo que te enrede o te delate ante miembros de la audiencia que conocen el tema. Interrumpe al preguntador slo si la pregunta es muy larga o si se desva notablemente del tema; interrumpe cortsmente, con una frase como En otras palabras, lo que usted quiere decir es.... Si alguien levanta la mano durante el seminario, infrmale cortsmente que contestars las preguntas al final de la charla. Si por el contrario, al final la audiencia se queda muda y nadie pregunta, toma la ofensiva haciendo una o dos preguntas (quizs controversiales) que enfaticen los puntos importantes del seminario y que ayuden a comenzar la discusin. No est de ms alagar a la primera persona que pregunte, dicindole por ejemplo, excelente pregunta o ese punto es muy importante. Evita por todos los medios los intercambios prolongados con una persona, las respuestas excesivamente largas y los argumentos contenciosos.

El Papel de la Audiencia
Cmo comportarse durante el seminario
La audiencia afecta el xito del seminario porque su comportamiento puede animar o desanimar al conferenciante. Mantn una postura adecuada y demuestra tu inters por el tema. Toma notas para participar en la seccin de preguntas. El leer o estudiar durante el seminario es una falta de cortesa hacia tu compaero. Acustate temprano la noche antes de los seminarios, porque nada descorazona ms a un conferenciante que ver a miembros de la audiencia soolientos y cabeceando. Llega temprano a todos los seminarios. Si llegas tarde interrumpirs la presentacin y la concentracin de la audiencia. Comprtate como te gustara que tus compaeros se comportaran durante tu presentacin.

Cmo evaluar las presentaciones

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Algunos profesores reparten un formulario para que los estudiantes opinen sobre las presentaciones. Estas evaluaciones slo son tiles si se llenan objetivamente. Seala los puntos positivos y los puntos negativos de cada presentacin. Si todos los comentarios son positivos, sin realmente serlos, el valor del cuestionario para el conferenciante y para el profesor ser nulo.

Publicacin Electrnica 1, Oficina de Publicaciones, Facultad de Artes y Ciencias, RUM Jos A. Mari Mutt, 2004. Revisada el 3 de junio de 2004.

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