DISEO Y EVALUACION DE PROYECTOS

1. PROYECTO

Las organizaciones desarrollan trabajos que incluyen operaciones y/o proyectos, ambos son desarrollados por personas, tienen limitaciones de recursos, y deben de ser planeados, ejecutados y controlados

Difieren en que las operaciones son repetitivas y los proyectos son temporales y nicos

Un proyecto puede ser el diseo, la construccin, o una combinacin de diseo y construccin

DEFINICION DE ADMINISTRACION DE PROYECTOS (OBERLENDER) Es el arte y ciencia de coordinar personas, equipo, materiales, dinero, y programas para completar un proyecto a tiempo y dentro del costo autorizado

DEFINICION DE ADMINISTRACION DE PROYECTOS (PM) Es la aplicacin de conocimientos, habilidades, herramientas y tcnicas para proyectar actividades que logren alcanzar o exceder las necesidades y expectativas del propietario del proyecto

PASOS EN UN PROYECTO 1. Definicin 2. Alcance 3. Presupuesto 4. Planeacin 5. Programacin 6. Control 7. Cierre

Definicin del proyecto: Alcanzar cumplir las necesidades del usuario final, es decir el uso que se pretende dar a la instalacin al final de la construccin

Alcance del proyecto: Para alcanzar la definicin del proyecto, define el trabajo a ser desarrollado, identifica cantidades, calidad, y trabajos a ser desarrollados Plan del Proyecto: La estrategia para realizar el trabajo, seleccionar y asignar recursos, identificar las tareas requeridas para hacer el trabajo Presupuesto del Proyecto: Para lograr el alcance y definicin del proyecto se debe definir el presupuesto disponible

Programa del Proyecto: 1. Es el producto del alcance, presupuesto, y planeacin 2. Programa de actividades 3. Relaciona costos y recursos con actividades

Control del Proyecto: 1. Para asegurar que el proyecto avanza segn lo planeado 2. Mide trabajo, tiempo y costos que se gastan 3. Compara el alcance, costo y tiempo actual con lo planeado

Cierre del Proyecto: 1. Terminacin del proyecto a satisfaccin del propietario 2. Incluye pruebas finales e inspeccin, archivo de documentos, y pagos finales

3. Entrega del proyecto al dueo

Relacin Alcance-Presupuesto-Programa:

Responsabilidad de las partes 1. Propietario a. Establecer criterio operacionales del proyecto

2. Diseador a. Producir alternativas de diseo, clculos, planos y especificaciones

3. Constructor a. Desarrollar los trabajos de acuerdo a documentos de construccin

Para quien trabaja el Administrador de Proyectos?

1. Propietario 2. Diseador 3. Constructor

Tipos de administracin 1. Administracin funcional a. Operacin de la empresa u organizacin

b. Departamento de costos, diseo estructural, etc.. 2. Administracin de proyectos a. Organizacin temporal

b. Enfoque multidisciplinario c. Coordinacin de personal

Funciones bsicas del Administrador de Proyectos Planear Organizar Asignar personal Dirigir Controlar

-Planear: Establecer curso de accin para guiar un proyecto a su terminacin -Organizar: Distribuir los recursos de una manera sistemtica de acuerdo al plan del proyecto -Asignar personal: Seleccionar las personas adecuadas para el equipo de proyecto -Dirigir: Guiar el trabajo requerido para ejecutar el proyecto -Controlar: Establecer un sistema de medicin, reporte y pronstico de variaciones en alcance, tiempo y costos Rol del Administrador de Proyectos en planear: Desarrollar el plan de trabajo Establecer objetivos y requerimientos de desempeo Relacionar a encargados de disciplinas y staff en procesos de planeacin

Rol del Administrador de Proyectos en Organizar Desarrollar un desglose estructurado del trabajo (WBS) dividiendo el proyecto en unidades definidas y medibles Establecer el diagrama de organizacin del proyecto Definir lineas de autoridad y responsabilidades de cada miembro del proyecto

Rol del Administrador de Proyectos en Asignar personal: Definir trabajo a ser desarrollado y trabajar con departamentos de apoyo para seleccionar el personal Orientar a los miembros del equipo Clarificar alcance, presupuesto y programa

Rol del Administrador de Proyectos en Direccin Ser un lider efectivo coordinando el proyecto Mostrar inters y entusiasmo

Estar disponible al staff Resolver problemas ASAP Obtener recursos para el equipo de trabajo Construir un equipo de trabajo efectivo

Rol del Administrador de Proyectos en Controlar Documentar informacin de medidas de desempeo del proyecto Controlar Milestones. Llevar documentacin de juntas, minutas, y acuerdos. Mantener informados a los miembros del equipo

Tipos de Proyectos

1. Edificacin y vivienda a. Edificios comerciales y de oficinas, hospitales, complejos habitacionales, etc..

2. Procesos o Industriales a. Plantas industriales, petroquimicas, etc..

3. Infraestructura a. Carreteras, presas, sistemas de transporte, lineas de transmisin, redes de abastecimiento de aguas,etc...

Proyectos de Procesos

1. Proyectos Industriales 2. Etapas: a. Ingeniera conceptual. i. Alta interaccin interdisciplinara. b. Procuracin i. Requerimientos de equipo para la instalacin c. Ingeniera de detalle i. Generacin de planos y especificaciones

Proyectos Industriales de Construccin

Proyectos de Edificacin y Vivienda

1. Proyecto de arquitectura 2. Etapas: a. Diseo esquemtico: apariencia bsica, elevaciones, distribuciones de pisos, etc.. b. Dueo debe autorizar antes de proceder a la siguiente fase de desarrollo del diseo c. El diseo definitivo producir los planos y especificaciones para construccin

Proyecto de Infraestructura

1. Proyectos Pblicos 2. Etapas a. Ingeniera conceptual. Estudios Socieconmicos

b. Ingeniera de detalle. Concluida prevo a la construccin.

Proyectos Pblicos vs Privados

1. Proyectos Privados: a. Proyectos comerciales, industriales, etc..

b. Flexibilidad para escoger esquema de contratacin que se desee. 2. Proyectos Pblicos: a. Ciudades, Estados, Federacin, Paraestatales...

b. Ingeniera otorgada calificacin... c. Construccin por concurso

ESQUEMAS DE CONTRATACION

1. Contrato General de Construccin 2. Contratos Parciales de Construccin 3. Propietario Constructor 4. Diseo - Construccin (Design/Build) 5. Gerencia de Proyectos o de Construccin a. Agencia

b. Con riesgo

Contrato General de Construccin

Contratos Parciales

Diseo-Construccin (Design-Build)

Gerencia de Proyectos o de Construccin (Agencia)

Gerencia de Proyectos o de Construccin (Con riesgo)

Mtodo de contratacin

El dueo debe seleccionar un proceso a seguir para manejar sus proyectos

1. Recursos Disponibles 2. Grado de Control que se quiera tener 3. Grado de involucramiento 4. Riesgo que se desee compartir entre el dueo y el contratista 5. Importancia del costo y del programa

ETAPAS TPICAS DE LOS PROYECTOS

Factibilidad Planeacin y Diseo Construccin y Procuracin Cierre o Terminacin

Fases del proyecto A medida que se avanza en un proyecto se tienen ms participantes y se obtiene ms informacin para definir el alcance, presupuesto y programa El administrador de proyectos es responsable de mantener el proyecto dentro del alcance, presupuesto y programa Una opcin de control es enlazar alcance, presupuesto y programa. Eficiente para controlar cambios. Durante la etapa conceptual el dueo debe participar activamente ya que el costo de la operacin y mantenimiento son un factor de mayor importancia en el proyecto Es responsabilidad del Administrador de Proyectos asegurar durante el desarrollo del proyecto que se alcancen las expectativas del cliente La calidad y lo completo de los documentos de contratacin tienen una gran influencia en el costo del proyecto En grandes proyectos, la procuracin de equipamiento y grandes volumenes de materiales tienen un fuerte impacto en el programa del proyecto El tipo de contratacin juega un papel muy importante en el costo, tiempo y calidad del proyecto El administrador de proyectos juega un papel muy importante en el proceso de precalificar al contratista, evaluar propuestas y recomendaciones del otorgamiento del contrato de construccin

Estudios iniciales de parte del dueo

El proyecto empieza con una necesidad del dueo de disear y construir una instalacin para producir un producto o dar un servicio

El primer requerimiento del dueo es fijar objetivos, debiendo buscar una optimizacin de costo, tiempo y calidad

Estos estudios deben concluir con unos objetivos bien definidos del proyecto y sus necesidades, requerimientos mnimos de calidad y desempeo, un presupuesto mximo autorizado, y una fecha requerida de terminacin del proyecto.

En ocasiones estos estudios se hacen externamente a la organizacin del dueo

Necesidades del dueo y objetivos del proyecto

Definir las necesidades del dueo es el primer paso para definir el alcance del proyecto.

No se debe formar el equipo del proyecto sin tener bien definido el alcance Es importante separar lo que se necesita de lo que se quiere.. Debido a que siempre hay restricciones de tiempo y costo, el dueo debe desarrollar una definicin del proyecto basado en necesidades

La organizacin del dueo debe de resolver todos sus asuntos relacionados con necesidades y objetivos del proyecto antes de asignarlo al administrador del proyecto

No es responsabilidad del administrador de proyectos el definir las necesidades del dueo.

Definicin del Alcance del Proyecto El alcance del proyecto identifica todas aquellas actividades que se requieren para alcanzar las necesidades del cliente

1. Ejemplo: a. Un proyecto necesita tres edificios: oficinas, bodega y taller de

mantenimiento b. Para cada instalacin deber definirse: cantidad de personal, tipo de material a almacenarse, etc... c. En base a la informacin de cada edificio el administrados de proyectos puede definir el alcance para lograr lo que el dueo quiere.

El propsito de definir el alcance es proveer de suficiente informacin para identificar el trabajo a ser desarrollado, Permitir al diseador proceder sin cambios significantes que afecten el presupuesto y programa del proyecto Para asistir al administrador de proyectos se puede usar una lista de verificacin (check list) o una herramienta como el PDRI (ndice de definicin del proyecto) Antes de empezar el diseo el alcance debe de definir adecuadamente los entregable deliverables o sea los documentos que se generarn

Toda esta informacin debe de ser conocida antes de iniciar el diseo porque afecta el programa y presupuesto del proyecto El administrador de proyectos debe de relacionarse con el proyecto lo ms pronto posible.

El administrador del proyecto deber de realizar un presupuesto y programa de acuerdo al alcance del mismo.

Estrategia del Proyecto

Desarrollar un plan para desarrollar todas las actividades a tiempo Incluye entre otras cosas la estrategia de contratacin, los roles y

responsabilidades de su equipo de trabajo, los programas de diseo, procuracin y construccin

El dueo debe de decidir que parte del proyecto la desarrollara con su propio personal y que partes las contratar externamente

El tipo de contratacin definir las responsabilidades y riesgos para cada parte e influye en el programa de construccin

Estimados Iniciales de Costos de Construccin

En que se basan los estimados iniciales? 1. Intuicin 2. Comparacin con proyectos similares 3. Comparacin con datos de la industria (ej: $/m2) 4. Informacin histrica

Mtodos para hacer estimados

1. Mtodos usados en la industria de procesos a. Curvas costo-capacidad

b. Tasas de capacidad elevadas a un exponente c. Costo de la planta por unidad de produccin

d. Estimados factorizando costo del equipo e. Sistemas computacionales

Presupuesto del Proyecto

Definicin Mxima cantidad de dinero que el dueo est dispuesto a gastar en el diseo y construccin para justificar econmicamente un proyecto

Conceptos

Involucra una serie de aproximaciones sucesivas que empiezan desde antes de los estudios de factibilidad y se extienden hasta el diseo y la construccin.

El diseador debe determinar el costo propio del diseo y de producir los documentos de construccin, asi como el costo probable de la construccin El Constructor debe de determinar el costo de todos los insumos de contruccin para ejecutar la construccin

El presupuesto se deriva de la definicin del alcance y se basa en la informacin disponible del proyecto

Presupuesto de Etapa de Diseo 1. Tarea difcil de realizar antes del diseo. 2. El diseo es un proceso creativo que implica evaluar varias alternativas

Formas de compensacin 1. A precio Alzado (Lump-sum) a. Proyectos similares

2. Administracin a. Costo + pago fijo

b. Salarios multiplicado por un % 3. Porcentaje de la construccin

Forma de hacer el presupuesto 1. Definir trabajos 2. Agrupar actividades en una WBS. 3. Para cada trabajo se estimara: a. Cantidad de dibujos, horas de clculo, viajes, y otros gastos.

4. El costo total sera la suma de los costos de todos los paquetes de trabajo. 5. El presupuesto es usualmente dividido por disciplinas 6. Para cada disciplina se subdivide en horas para cada diferente sub-trabajo.

Presupuesto de Etapa de Construccin 1. Presupuesto base. 2. El costo de la construccin es usualmente determinado en base a un concurso previo a la construccin. 3. Dos categorias a. Precio fijo

b. Costos reembolsables

Precio Fijo 1. Precio Alzado (Lump-Sum) a. Projecto terminado

b. Uso de catlogo CSI (Construction Specification Institute) o WBS 2. Precios Unitarios a. Similar al anterior, pero el costo final ser resultado de los productos de cantidades por Precios Unitarios 3. Combinacin de ambos

Costos reembolsables

Inicio de la construccin antes de terminar el diseo. Permitir cambios en el alcance. El constructor prepara un estimado inicial aproximado. El dueo y constructor acuerdan tarifas de costos para Mano de Obra, equipos y otros servicios previos a la construccin

Finalmente el constructor recibe el pago bajo estos dos esquemas: Costos + pago fijo Costos + porcentaje

Para mantener control se recomienda usar incentivos contractuales. GMP (Guaranteed Maximum Price). o o Se acuerda un GMP al arrancar. Durante la construccin se le reembolsan los costos al constructor bajo cuaquiera de los dos esquemas. o Se llega a un acuerdo acerca de la distribucin de los costos si se rebasa o se queda por debajo del GMP.

Estudios de Factibilidad Sin importar el tamao, cualquier proyecto debe de ser econmicamente factible Para proyectos privados el anlisis ecnomico involucra el retorno del dinero Para proyectos pblicos usalmente se hace un anlisis costo/beneficio

Usualmente se usan tres mtodos: a. Retorno de capital

b. Pagos iguales (Periodos para recuperar inversin) c. Tasa interna de retorno

ADMINISTRACIN DEL RIESGO

Riesgo: La posibilidad de que se presenten todas las amenazas (y oportunidades) que pueden afectar (positiva o negativamente) el alcance de los objetivos de una inversin. (Instituto de Ingenieros Civiles, 1998) Incertidumbre: La diferencia entre la informacin que se necesita para estimar un resultado y la informacin que ya tiene el que toma la decisin. (CII, 1989)

Administracin de riesgos: El proceso de identificar, analizar y reaccionar (desarrollo y control de respuesta) al riesgo de un proyecto. (PMI, 1996) Anlisis o evaluacin de riesgos: Una combinacin de procesos de identificacin y cuantificacin de riesgos. Mitigacin de riesgos: El desarrollo de un plan o respuesta para hacer frente al riesgo.

Reserva de contingencia: Una provisin especfica para cubrir elementos imprevistos de costo dentro del alcance definido del proyecto; de particular importancia cuando hay antecedentes de estimaciones y costos reales que demuestran la probabilidad de que se produzcan sucesos imprevisibles que generarn mayores costos.

DEFINICIN 1. Mtodo para identificar y medir riesgos, as como elaborar, seleccionar y manejar opciones para enfrentar los mismos. a. Ayuda al gerente del proyecto a ser proactivo, ms que reactivo.

b. Minimiza los riesgos. c. Distribuye equitativamente. los riesgos

TRES ASPECTOS Las partes deben deliberar y decidir: 1. Qu niveles de riesgo se consideran realistas de asumir? 2. Quin est en las mejores condiciones para asumir cada riesgo? 3. Qu riesgos pueden trasladarse a las empresas de seguro? Qu sucede si no se toman en cuenta estas cuestiones?

FLUJO BSICO DE RIESGOS

INCERTIDUMBRE

1. La forma mas efectiva para hacer frente a la incertidumbre es recopilar mayor informacin y obtener ms conocimientos. 2. Cuando esto resulta ser costoso o imposible, tratamos de cuantificar la incertidumbre por medio de tcnicas analticas.

REACCIN AL RIESGO 1. Decidir las medidas a tomar para responder a los riesgos clave. 2. Estas medidas pueden incluir: a. Reducir la incertidumbre al obtener mayor informacin. (En general esto lleva a una reconsideracin de la probabilidad.) b. Eliminar o evitar el factor de riesgo, por ejemplo mediante el rediseo parcial o total, una estrategia o mtodo diferente, etc.

c.

Transferir el elemento de riesgo al contratar el trabajo afectado a terceros.

d. Contratar seguro para protegerse en caso de que produzca el riesgo. e. Abortar el proyecto si el riesgo es intolerable y no hay ninguna otra medida que pueda tomarse para mitigar sus daos. 3. Planear medidas de reaccin a los riesgos clave. 4. Comunicar la estrategia de mitigacin y plan de reaccin al equipo de anlisis de riesgos

ACCIONES DEL RIESGO Minimizar, cubrir y distribuir los riesgos, No simplemente transferirlos a otra parte! Conceptos: o o Minimizar los riesgos, independientemente de quin ostente la propiedad. Distribucin equitativa de los riesgos entre los diversos participantes del proyecto.

CATEGORAS GENERALES DE RIESGO ASOCIADO CON LA CONSTRUCCIN

1. Clima (imposible controlar) 2. Condiciones imprevistas de trabajo (ej. durante excavacin) 3. Problemas de personal (ej. # insuficiente de obreros) 4. Errores (i.e. de clculo) 5. Demoras (ej. en la entrega de materiales) 6. Dificultades financieras (ej. atraso en el pago de usuarios) 7. Huelgas (ej. mano de obra, proveedores)

CINCO PASOS PARA ELABORAR UNA BUENA ESTRATEGIA PARA LA ADMINISTRACIN DEL RIESGO

1. Anticipar los peligros. 2. Evaluar los riesgos que se presentan para su proyecto. 3. Asignar prioridades a los riesgos. 4. Controlar los riesgos. 5. Determinar el costo.