AUDIT SISTEM KEPASTIAN MUTU

QUALITY ASSURANCE SYSTEM AUDITS
Judi Suharsono. SE., Ak., MM., SPsi

1

The International Standard For Terminology in Quality Management, ISO 8402,
Audit mutu merupakan suatu pengujian yang sistematis dan independen untuk menentukan apakah aktivitas mutu dan hasil sesuai dengan pengaturan yang direncanakan dan apakah pengaturan tersebut diimplementasi secara efektif dan cocok untuk mencapai tujuan.

DEFINISI

Auditor menguji kesesuaian terhadap standar sistem mutu yang berlaku dan mengidentifikasi perbaikan yang mungkin. Audit mutu (Quality Audit) kadang-kadang dinamakan penilaian (assessment).
2

ISO 10011 lebih jauh menjelaskan dalam suatu catatan karateristik utama dari audit mutu, yang merupakan suatu audit mengenai sistem kepastian mutu dan unsur-unsur individualnya : "adalah tidak

terbataspada audit suatu sistem, akan tetapi termasuk proses, produk, dan jasa, ini dapat dipertimbangkan sebagai sub sistem ...... ". Surveillance merupakan suatu supervisi aktivitas umum, dan inspection merupakan verifikasi teknis
atas produk, atau spesifikasi jasa.

Audit berarti suatu aktivitas terdokumentasi yang dilakukan sesuai dengan prosedur tertulis dengan dasar berkala untuk memverifikasi, pengujian dan evaluasi atas bukti obyektif, sesuai dengan unsur-unsur dari program kepastian mutu yang dibawah penelaahan tersebut sebab itu, suatu audit tidak termasuk aktivitas surveillance atau inspection untuk tujuan melaksanakan suatu program kepastian mutu atau melaksanakan penyelidikan mutu atau melaksanakan 3 penyelidikan keluhan atau analisis kegagalan dari suatu alat.

dan ketersediaan sumber daya. Lokasi. dan Organisasional. perubahan perubahan. 4 . Hasil dari audit sering dibagi oleh perusahaan yang diaudit dan pelanggan yang melakukan audit. Audit reguler (regular audits) dapat diperluas dengan audit khusus atau audit ac hoc dengan alasan seperti kerusakan yang banyak. Baseline audit biasanya lebih menyeluruh dan intensif. Sistem. Garis dasar (baseline) dan reguler. audit eksternal dilakukan oleh orang luar terhadap perusahaan. Produk. 2.TIPE AUDIT MUTU 1. Internal dan eksternal Tergantung pada siapa auditornya. Proses. Audit ini mensyaratkan keahlian teknologi auditor. 3.

Dalam gambar dibawah ini. audit tampak secara hirarki dan juga mendekatkan dengan cara tingkat wewenang dan tanggungjawab yang berbeda dalam organisasi. operasi. juga dinamakan subsistem. Audit khusus (special audits). Disini. pemasaran. seperti audit mutu. manajemen senior mungkin juga menerima satu copy laporan. manajemen penyeliaan dan sebagian pekerja adalah auditee dan penerima utama dari pengamatan dan laporan audit. Ketaatan dengan standar audit generik memudahkan audit simultan dan gabungan audit mutu dapat dilihat sebagai suatu sistem audit. sedangkan audit komprehensif (comprehensive audits) mencakup area-area lain seperti akuntansi.TIPE AUDIT MUTU 4. 5 . Baik audit proses (process audit) ataupun audit produk (product audit) memfokus pada eselon yang lebih bawah dan berurusan dengan unsur-unsur sistem khusus. Suatu audit sistem (systems audit) diprakarsai oleh manajemen eksekutif yang menerima laporan audit. adalah terbatas.

SISTEM MUTU DAN AUDIT 6 .

Menunjukkan perhatian manajemen untuk mutu terhadap pemasok dan pelanggan serta memperoleh perlindungan terhadap tuntutan liabilitas produk (Product Liability Claims).1. 10. Menilai ketaatan prosedur pengendalian dan standar program mutu. 6. 5. menunjukkan perhatian manajemen untuk mutu. dan masalah lain. Memperbaiki efektivitas dari program manajemen mutu. 7. 9. Menilai proses pengambilan keputusan untuk keabsahan. 4. Mengarahkan dan memotivasi staf dalam masalah mutu. 8. dan menciptakan kesadaran mutu. 7 Tujuan dan manfaat potensial audit mutu yang direncanakan dengan baik . keluhan pelanggan. Memperkenalkan suatu formalitas yang perlu dan konsistensi dalam program mutu usaha yang kecil. 3. Mengeksplorasi penyebab kerusakan. 2. Menilai karateristik mutu dari produk serta proses yang berkaitan dengan spesifikasi dari pelanggan atau pendisain melalui pengendalian dari inspeksi reguler. Melakukan pelatihan dan memberikan pengetahuan teknis. Memperoleh sertifikasi formal dari program manajemen mutu.

2. 8 . memenuhi persyaratan peraturan. 5. Memudahkan registrasi atas sistem Mutu. 4. Menentukan efektivitas sistem mutu. Menilai dan memverifikasi sistem mutu perusahaan sendiri. Menilai dan memverifikasi sistem mutu pemasok 7. Menentukan ketidaksesuaian (Nonconformities). Memberikan peluang untuk perbaikan sistem. 3. 6.MAKSUD DAN TUJUAN AUDIT MENURUT ISO 10011 1.

Auditor harus menindak lanjuti tindakan perbaikan. 5. Maksud & tujuan audit harus diklarifikasi & disetujui. Audit harus direncanakan & dipersiapkan secara memadai. Auditor harus berkualifikasi dan independen. 2. Penilaian terhadap standar harus obyektif. kuantitatif. 7. 9 dan apabila mungkin. 4. Orang yang bertanggungjawab atas aktivitas yang akan diaudit harus secara baik dan diberitahu sebelum dan setelah audit. 6.faktual. 3. Rencana audit dan laporan akhir harus tertulis. .PRINSIP AUDIT YANG SEHAT 1.

9. 10 . 11. Uji petik untuk mengumpulkan bukti harus tidak memihak dan dapat dipercaya (sampel yang cukup besar). Kertas kerja dan dokumen -dokumen lain dari audit harus disimpan dalam bentuk yang baik dan teratur. kuantitatif. Audit harus tidak terlalu mengganggu operasi yang berjalan. Penilaian terhadap standar harus obyektif. Frekwensi audit harus bervariasi dengan kebutuhan aktual dan demikian juga intensitas dan luas dari audit. 8.PRINSIP AUDIT YANG SEHAT 7. dan apabila mungkin. faktual. 10.

AUDITOR. AUDITEE 11 .KLIEN.

Memverifikasi tindakan korektif 5. Mencatat observasi dan melaporkan 4. Menaati persyaratan-persyaratan. Memelihara kerahasiaan. yaitu standar audit.dan berkomunikasi dan mengklarifikasi ini dengan mitra audit yang lain 2. Merencanakan dan melaksanakan penugasan audit dengan baik 3. 7. Mengamankan dokumen audit 6. Bekerja sama dengan auditor yang memimpin.BAGAIMANA SBG AUDITOR ? 1. 12 .

PERAN LEAD AUDITOR 1. Membantu dalam menetapkan rencana audit 2. Menyampaikan laporan audit 13 . Mewakili tim audit 3.

Menerima laporan audit 3.PERAN KLIEN 1. Menentukan kebutuhan untuk suatu audit dan memprakarsai audit. Menentukan tindaklanjut audit 14 . 2.

Memberikan dukungan dan sumber lain untuk auditor 3. 4. Bekerjasama dengan auditor 5. Memberitahu staf mengenai audit 2.BAGAIMANA AUDITEE 1. Memberikan akses terhadap fasilitas dan material pembuktian. Melakukan tindakan korektif 15 .

LANGKAH POKOK AUDIT 16 .

17 .

PELAKSANAAN AUDIT 18 .

PELAPORAN & TINDAKLANJUT 19 .

Rencana audit harus memungkinkan perubahan .PERENCANAAN AUDIT Rencana audit memberitahu dan menuntun klien. dan auditee. manajemen audit. 20 . auditor. Dokumen ini dideskripsikan dalam ISO 10011. Rencana audit harus disetujui oleh klien dan dikomunikasikan kepada auditor dan auditee.perubahan atas informasi yang dikumpulkan selama audit dan memungkinkan penggunaan yang efektif atas sumber daya. 1. 2.

3. Identifikasi partisipan audit.Rencana Audit Mencakup 1. 21 . Jadwal pertemuan manajemen. . 6. 4.. 9... Identifikasi dari dokumen referensi seperti standar sistem mutu berlaku dan manual mutu auditee. Waktu yang diharapkan dari audit serta aktivitas 8. Bahasa audit. Persyaratan kerahasiaan. Distribusi laporan audit dan tanggal penerbitan yang diharapkan. 2.. Tujuan dan ruanglingkup audit. Unit organisasional yang diaudit. 10. 5. Tanggal dan tempat audit. 7..

Formulir untuk melaporkan pengamatan audit. 2. 22 . ISO 10011 menspesifikasi kertas kerja untuk seorang auditor sebagai berikut: Daftar pertanyaan yang digunakan. 1. 3.Menyiapkan kertas kerja Pemimpin proyek secara normal akan menyetujui kertas kerja dari auditor karena kertas kerja tersebut akan menjadi dokumen resmi kemudian. Formulir untuk mendokumentasikan bukti pendukung untuk simpulan.

Tipe A ditambah ukuran sampel &kriteria akseptasi. & referensi standar sistem mutu yang berlaku. 23 . e. termasuk periksa. Tipe B ditambah kriteria akseptasi & penilaian. kriteria yang diaudit. d. Daftar butir audit yang sederhana.Tipe daftar pertanyaan a. Tipe A ditambah pertanyaan yg akan ditanyakan c. b. Kumpulan instruksi untuk mengaudit suatu elemen.

Sebagai dasar untuk merencanakan audit. seperti manual mutu. Apabila sistem yang dideskripsikan oleh auditor tidak memadai/cukup memenuhi persyaratan.Penelaahan Pra Audit dari Sistem Mutu: Menilai Dokumentasi Sistem 1. auditor harus men kecukupan deskripsi sistem yang tercatat dari auditee. sumber day a yang lebih jauh seharusnya tidak diperluas atas audit. 2. 24 .

2. Memberikan semua sb daya yang diperlukan tim audit. 25 . 6. Menurut ISO 10011. 4.Persiapan untuk Melakukan Audit : Tim Audit Baik auditor ataupun auditee perlu secara baik dipersiapkan untuk permulaan yang sebenarnya dari pelaksanaan audit. Bekerja sama dengan auditor dalam mencapai tujuan audit. Memberitahukan karyawan yang relevan mengenai audit yg akan datang. 5. Menentukan dan memprakarsai tindakan korektif. Memberikan akses terhadap fasilitas dan material pembuktian. Menunjuk staf yg bertanggungjawab u/ menemani auditor. 3. auditee harus: 1.

4. Pertemuan Penutupan 26 . Pertemuan wawancara harian.Melaksanakan Audit Melakukan suatu audit di lokasi auditee mencakup: 1. Orientasi tim audit. 6. Pemberitahuan kepada auditee. Pertemuan tim audit. 2. 5. 3. Unsur-unsur sistem auditing.

6. 5. Mengklarifikasi setiap rincian yang tidak jelas dari rencana audit. Mengkonfirmasikan bahwa sumber daya dan fasilitas yang diperlukan oleh tim audit tersedia. 3. Memperkenalkan anggota tim audit kepada manajemen senior auditee. Menelaah ruanglingkup dan tujuan audit. 4.Tujuan Pertemuan Auditor & Auditee sesuai ISO 10011 1. 27 . Menetapkan kaitan komunikasi yang resmi antara tim audit dan auditee. Memberikan ikhtisar yang ringkas mengenai metode dan prosedur audit. 2.

Menyiapkan dan memimpin pertemuan adalah tanggungjawab yang krusial dari aktivitas bagi auditor yang memimpin dan seluruh tim audit.lJK«ini: 4. tim audit harus melakukan suatu pertemuan dengan manajemen senior auditee dan orang yang bertanggungjawab untuk fungsi yang bersangkutan. 6.Pertemuan Sebelum Penutupan 1. Pengetahuan. 3. . 7. auditor dapat juga melakukan rekomendasi untuk perbaikan sistem mutu pada auditee Rekomendasi tidak mengikat auditee. cara-cara dan alat-untuk tindakan memperbaiki sistem mutu. Catatan pertemuan penutupan harus disimpan. Tujuan utama dari pertemuan ini adalah untuk menyajikan observasi audit kepada manajemen senior dengan keadaan sedemikian rupa untuk memastikan bahwa mereka secara jelas memahami hasil audit. Pada akhir audit. keterampilan dan pengalaman diperlukan. 28 . Auditor yang memimpin harus memberikan simpulan tim audit yang berkaitan dengan efektivitas sistem mutu untuk memastikan bahwa tujuan mutu tercapai. Auditor yang memimpin harus menyajikan observasi dengan memper-timbangkan signifikansi menurut pandangan mereka. 5. sebelum menyiapkan laporan audit. Tergantung auditee untuk menentukan sejauhmana. 2. Apabila diminta.

Apakah semua dokumen dan informasi lain digunakan untuk mendeskripsikan sistem mutu yang cukup untuk mencapai tujuan mutu yang diperlukan 29 . dipahami. Pertanyaan yang dimaksud adalah: 1.Mengumpulkan dan Menilai Bukti yang Obyektif Standar ISO 10011 (1990). Apakah prosedur. tersedia. dan digunakan oleh personel auditee? 2. dokumen dan informasi lain mendeskripsikan atau menyokong unsur-unsur yang diperlukan oleh sistem mutu diketahui. mendeskripsikan aktivitas auditor dan memuat beberapa pertanyaan tipikal yang auditor harus dapat menjawab setelah suatu pengujian atas unsur audit.

Menentukan informasi yang dicari (menggunakan daftar periksa atau pedoman lain). atau mengutarakan kembali pertanyaan tersebut. 3. Auditor yang memimpin (lead auditor) mengawasi semua aktivitas audit. Mencatat dan memverifikasi. Menilai situasi dan mengutarakan dan/atau mengarah pada pertanyaan. Menilai informasi yang diterima. Memberikan waktu untuk tanggapan dan kemudian mendengarkan secara teliti. 2. 30 . Mengajukan pertanyaan dan mengkonfirmasikan bahwa pertanyaan tersebut dipahami. 5. mungkin mengklarifikasi dan mengulangi tanggapan atau pertanyaan orisinil. 4.Arus & Urutan Wawancara : 1. 6.

Menangani Pengamatan Perilaku auditor khususnya ketika melakukan observasi harus kalem. Menggunakan obyektivitas. sopan. faktual. 2. Tetap dalam ruang lingkup audit. 4. dan independen. Tetap bersiap-siap untuk setiap indikasi bukti yang dapat mempengaruhi hasil audit dan mungkin memerlukan auditing yang lebih ekstensif. Mengumpulkan & menganalisis bukti yang relevan & cukup untuk memungkinkan penarikan simpulan yg berhubungan dengan sistem mutu yg diaudit. wajar. dan sudah tentu tidak memihak. Menurut ISO 10011 auditor harus: 1. 3. 31 .

Semua observasi audit harus didokumentasikan. Observasi harus ditelaah oleh auditor yang memimpin dengan manajer auditee yang bertanggungjawab. Ketidaksesuaian (Non-Comformities) harus diidentifikasi dalam segi l pertanyaan khusus dari standar atau dokumen lain yang berhubungan terhadap audit mana yang telah dilakukan. 4. 6. Semua observasi atas ketidaksesuaian harus diakui oleh manajemen auditee. tim audit harus menelaah semua ketidaksesuaian mereka. Tim audit kemudian harus memastikan bahwa ketidaksesuaian didokumentasikan dalam keadaan yang jelas dan singkat dan didukung oleh bukti. 5. 2. 3. 32 . Setelah semua aktivitas diaudit.ISO 10011 menetapkan : 1.

4. 8. 5. 10. 3. 7. Pengerjaan ulang. Prosedur-prosedur tidak ada dan tidak ditaati. Pembelian dilakukan dari pemasok yang tidak disetujui. Material pengemasan yang salah digunakan. 6. Peralatan pengujian tidak secara baik dikalibrasi. instruksi reparasi dan pengendalian tidak memadai. Independensi kepastian mutu tidak memadai. Operator tidak dilatih dan berkualifikasi. Ruang lingkup tanggungjawab & wewenang tidak jelas.Tipikal Yg Sering Dilakukan Auditor 1. 11. 2. 9. Instruksi kerja tidak independen. Deskripsi pekerjaan tidak cukup mengenai mutu. 33 . Audit tidak dilakukan sesuai dengan instruksi. Gambar usang dan perubahan tidak diotoritasi. 12.

yang akan diambil dan memberitahu auditee mengenal hal tersebut. Klien: 1. 34 . Menentukan tindaklanjut. 3. apabila perlu. apakah perlu.HASIL & TINDAKLANJUT AUDIT Auditor Kerpala : 1. Segera melaporkan ketidak sesuaian (Non Comformities) yg kritikal kepada auditee. yang akan diambil dan memberitahu auditee mengenal hal tersebut. 2. 2. Melaporkan setiap rintangan yang ditemui dalam melaksanakan audit. Menentukan tindakan tindaklanjut. Menerima laporan audit.

Isi Laporan Audit Mencakup : 1. 35 . identifikasi dari anggota tim audit dan representatif auditee. 3. 7. Observasi dari ketidaksesuaian (non conformities). 4. tanggal audit. Ruanglingkup dan tujuan audit. Pertimbangan tim audit mengenai sejauhmana ketaatan auditee dengan sistem mutu yang aplikabel dan dokumentasi yang berhubungan. Daftar distribusi laporan audit. Identifikasi dari dokumen referensi yg audit lakukan (standar sistem mutu. Kemampuan sistem untuk mencapai tujuan mutu yang salah didefinisikan. dokumentasi auditee). 5. Rincian dari rencana audit. 6. dan identifikasi dari organisasi khusus yang diaudit. 2.

Beberapa tindakan korektif sudah dapat dilakukan segera selama audit dan dicatat dalam laporan. Laporan audit haras diterbitkan segera mungkin. Laporan audit haras dikirim kepada klien oleh auditor kepala. 36 . Merupa-kan tanggungjawab klien untuk menyediakan manajemen senior dari auditee dengan suatu copy laporan audit. Apabila laporan audit tidak dapat diterbitkan dalam suatu periode waktu yang disepakati. 3. Laporan audit yang mencakup infomasi rahasia dan pnbadi haras secara tepat diamankan oleh organisasi auditing dan klien. 2. Setiap distribusi tambahan harus ditetukan dengan konsultasi auditee. ISO 10011 menetapkan: 1. alasan untuk penundaan haras diberikan baik kepada klien ataupun auditee dan suatu tanggal penerbitan yang direvisi ditetapkan.

3. Organisasi auditing harus memberitahu klien status dari tindakan korektif dan audit tindaklanjut. 2. 37 . Auditee bertanggang jawab menentukan dan memprakarsai tindakan korektif yang diperlukan untuk memperbaiki ketidaksesuaian atau mengoreksi penyebab suatu ketidaksesuaian. organisasi auditing dapat menyiapkan suatu laporan tindaklanjut dan mendistribusikan laporan tersebut dengan cara yang sama seperti laporan audit orisinil. Tindakan korektif dan audit tindaklanjut kemudian harus diselesaikan dalam suatu periode waktu yang disetujui klien dan auditee dengan konsultasi dengan organisasi auditing.Penyelesaian Audit 1 . 5. 4. Auditor hanya bertanggung jawab mengidentifikasi ketidaksesuaian. Setelah verifikasi dari implementasi tindakan korektif.

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful