Professional Documents
Culture Documents
DEFINISI
Auditor menguji kesesuaian terhadap standar sistem mutu yang berlaku dan mengidentifikasi perbaikan yang mungkin. Audit mutu (Quality Audit) kadang-kadang dinamakan penilaian (assessment).
2
ISO 10011 lebih jauh menjelaskan dalam suatu catatan karateristik utama dari audit mutu, yang merupakan suatu audit mengenai sistem kepastian mutu dan unsur-unsur individualnya : "adalah tidak
terbataspada audit suatu sistem, akan tetapi termasuk proses, produk, dan jasa, ini dapat dipertimbangkan sebagai sub sistem ...... ". Surveillance merupakan suatu supervisi aktivitas umum, dan inspection merupakan verifikasi teknis
atas produk, atau spesifikasi jasa.
Audit berarti suatu aktivitas terdokumentasi yang dilakukan sesuai dengan prosedur tertulis dengan dasar berkala untuk memverifikasi, pengujian dan evaluasi atas bukti obyektif, sesuai dengan unsur-unsur dari program kepastian mutu yang dibawah penelaahan tersebut sebab itu, suatu audit tidak termasuk aktivitas surveillance atau inspection untuk tujuan melaksanakan suatu program kepastian mutu atau melaksanakan penyelidikan mutu atau melaksanakan 3 penyelidikan keluhan atau analisis kegagalan dari suatu alat.
1. Menilai ketaatan prosedur pengendalian dan standar program mutu. 2. Menilai proses pengambilan keputusan untuk keabsahan. 3. Menilai karateristik mutu dari produk serta proses yang berkaitan dengan spesifikasi dari pelanggan atau pendisain melalui pengendalian dari inspeksi reguler. 4. Memperbaiki efektivitas dari program manajemen mutu. 5. Mengeksplorasi penyebab kerusakan, keluhan pelanggan, dan masalah lain. 6. Memperoleh sertifikasi formal dari program manajemen mutu. 7. Mengarahkan dan memotivasi staf dalam masalah mutu, menunjukkan perhatian manajemen untuk mutu, dan menciptakan kesadaran mutu. 8. Menunjukkan perhatian manajemen untuk mutu terhadap pemasok dan pelanggan serta memperoleh perlindungan terhadap tuntutan liabilitas produk (Product Liability Claims). 9. Memperkenalkan suatu formalitas yang perlu dan konsistensi dalam program mutu usaha yang kecil. 10. Melakukan pelatihan dan memberikan pengetahuan teknis. 7
Tujuan dan manfaat potensial audit mutu yang direncanakan dengan baik
8. Audit harus tidak terlalu mengganggu operasi yang berjalan. 9. Frekwensi audit harus bervariasi dengan kebutuhan aktual dan demikian juga intensitas dan luas dari audit. 10. Kertas kerja dan dokumen -dokumen lain dari audit harus disimpan dalam bentuk yang baik dan teratur. 11. Uji petik untuk mengumpulkan bukti harus tidak memihak dan dapat dipercaya (sampel yang cukup besar). 10
11
13
PERAN KLIEN
1. Menentukan kebutuhan untuk suatu audit dan memprakarsai audit. 2. Menerima laporan audit 3. Menentukan tindaklanjut audit
14
BAGAIMANA AUDITEE
1. Memberitahu staf mengenai audit
2. Memberikan dukungan dan sumber lain untuk auditor 3. Memberikan akses terhadap fasilitas dan material pembuktian. 4. Bekerjasama dengan auditor 5. Melakukan tindakan korektif
15
16
17
PELAKSANAAN AUDIT
18
19
PERENCANAAN AUDIT
Rencana audit memberitahu dan menuntun klien, manajemen audit, auditor, dan auditee. Dokumen ini dideskripsikan dalam ISO 10011; 1. Rencana audit harus disetujui oleh klien dan dikomunikasikan kepada auditor dan auditee. 2. Rencana audit harus memungkinkan perubahan - perubahan atas informasi yang dikumpulkan selama audit dan memungkinkan penggunaan yang efektif atas sumber daya.
20
Daftar pertanyaan yang digunakan, 2. Formulir untuk melaporkan pengamatan audit, 3. Formulir untuk mendokumentasikan bukti pendukung untuk simpulan.
1.
22
2.
Sebagai dasar untuk merencanakan audit, auditor harus men kecukupan deskripsi sistem yang tercatat dari auditee, seperti manual mutu, Apabila sistem yang dideskripsikan oleh auditor tidak memadai/cukup memenuhi persyaratan, sumber day a yang lebih jauh seharusnya tidak diperluas atas audit.
24
25
Melaksanakan Audit
Melakukan suatu audit di lokasi auditee mencakup: 1. Pemberitahuan kepada auditee. 2. Orientasi tim audit. 3. Pertemuan tim audit. 4. Unsur-unsur sistem auditing. 5. Pertemuan wawancara harian. 6. Pertemuan Penutupan
26
30
Menangani Pengamatan
Perilaku auditor khususnya ketika melakukan observasi harus kalem, sopan, wajar, dan sudah tentu tidak memihak, faktual, dan independen. Menurut ISO 10011 auditor harus: 1. Tetap dalam ruang lingkup audit; 2. Menggunakan obyektivitas. 3. Mengumpulkan & menganalisis bukti yang relevan & cukup untuk memungkinkan penarikan simpulan yg berhubungan dengan sistem mutu yg diaudit. 4. Tetap bersiap-siap untuk setiap indikasi bukti yang dapat mempengaruhi hasil audit dan mungkin memerlukan auditing yang lebih ekstensif.
31
Beberapa tindakan korektif sudah dapat dilakukan segera selama audit dan dicatat dalam laporan. ISO 10011 menetapkan:
1. Laporan audit haras dikirim kepada klien oleh auditor kepala. Merupa-kan tanggungjawab klien untuk menyediakan manajemen senior dari auditee dengan suatu copy laporan audit. Setiap distribusi tambahan harus ditetukan dengan konsultasi auditee. 2. Laporan audit yang mencakup infomasi rahasia dan pnbadi haras secara tepat diamankan oleh organisasi auditing dan klien. 3. Laporan audit haras diterbitkan segera mungkin. Apabila laporan audit tidak dapat diterbitkan dalam suatu periode waktu yang disepakati, alasan untuk penundaan haras diberikan baik kepada klien ataupun auditee dan suatu tanggal penerbitan yang direvisi ditetapkan.
36
Penyelesaian Audit
1 . Auditee bertanggang jawab menentukan dan memprakarsai tindakan korektif yang diperlukan untuk memperbaiki ketidaksesuaian atau mengoreksi penyebab suatu ketidaksesuaian. 2. Auditor hanya bertanggung jawab mengidentifikasi ketidaksesuaian. 3. Tindakan korektif dan audit tindaklanjut kemudian harus diselesaikan dalam suatu periode waktu yang disetujui klien dan auditee dengan konsultasi dengan organisasi auditing. 4. Organisasi auditing harus memberitahu klien status dari tindakan korektif dan audit tindaklanjut. 5. Setelah verifikasi dari implementasi tindakan korektif, organisasi auditing dapat menyiapkan suatu laporan tindaklanjut dan mendistribusikan laporan tersebut dengan cara yang sama seperti laporan audit orisinil.
37