Sistema MED

Tabla de Contenido
GUA PARA INSTALAR Y EJECUTAR EL SOFTWARE..............................................................5 PREPARATIVOS PREVIOS A LA INSTALACIN.................................................................................................. 5 REQUERIMIENTOS MNIMOS DEL EQUIPO PARA INSTALAR EL SOFTWARE........................................................... 5 INSTALACIN DEL SISTEMA MED............................................................................................................... 5 LISTA DE DIRECTORIOS CARPETA MED6.................................................................................................... 6 LISTA DE ARCHIVOS EJECUTABLES.............................................................................................................. 7 COMENTARIOS A LA INSTALACIN................................................................................................................7 REGISTRO Y ACTIVACIN DE LA LICENCIA.................................................................................................... 8 INTRODUCCIN..................................................................................................................................9 ENFOQUE GENERAL DEL TEMA.....................................................................................................................9 Circunstancias actuales................................................................................................................... 9 Principales necesidades medico administrativas............................................................................ 9 CARACTERSTICAS GENERALES DEL SISTEMA MED..................................................................................... 10 Archivo de Pacientes......................................................................................................................10 Agenda de Actividades...................................................................................................................11 Cuentas Mdicas............................................................................................................................ 11 Generador de Informes y Estadsticas........................................................................................... 11 Produccin de RIPS.......................................................................................................................12 GENERALIDADES SOBRE EL MANEJO DEL SISTEMA.......................................................... 13 REPASO DEL MANEJO DEL TECLADO..........................................................................................................13 NAVEGADOR O BARRA DE NAVEGACIN ................................................................................................... 13 PARAMETRIZACIN DEL SISTEMA MED................................................................................. 15 SERVIDOR Y ESTACIONES DE RED............................................................................................................. 15 Introduccin...................................................................................................................................15 Ajustes en la Configuracin Regional de las Estaciones.............................................................. 15 PARAMETRIZACIN DEL BORLAND DATABASE ENGINE (BDE)...................................................................... 16 Preparativos...................................................................................................................................16 AJUSTE DE LOS PARMETROS DEL MOTOR DE LA BASE DE DATOS BDE........................................................... 16 PRUEBA DE LA PARAMETRIZACIN DEL BDE...............................................................................................18 ELIMINAR CARPETAS NO UTILIZADAS...........................................................................................................18 PARAMETRIZACIN DE VARIABLES GLOBALES..................................................................19 INTRODUCCIN....................................................................................................................................... 19 RTULOS DE LOS CAMPOS OPCIONALES..................................................................................................... 19 CONDICIONES PARA VALIDACIN DE RIPS.................................................................................................20 ENTIDADES ADMINISTRADORAS................................................................................................................. 20 NMINA DE PROFESIONALES..................................................................................................................... 20 PLANES O REGMENES TARIFARIOS............................................................................................................ 21 CDIGOS Y DESCRIPCIONES DE LOS PROCEDIMIENTOS REALIZADOS.................................................................21 USUARIOS DEL SISTEMA...........................................................................................................................21
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VENTANA AGENDA ......................................................................................................................... 23 MEN VER............................................................................................................................................23 MEN CALENDARIO................................................................................................................................ 24 MEN EDICIN...................................................................................................................................... 24 MEN ACTIVIDAD.................................................................................................................................. 25 MEN BUSCAR...................................................................................................................................... 26 PROGRAMACIN DEL HORARIO DE CITAS....................................................................................................26 PARA CREAR LAS CITAS............................................................................................................................ 27 CAMBIAR DE AGENDA............................................................................................................................. 28 LLENAR LA CELDA DE TIPO DE DIAGNSTICO...............................................................................................28 ASIGNAR CITAS A PACIENTES ANTIGUOS....................................................................................................28 CAMBIAR LA CITA DE UN PACIENTE...........................................................................................................29 LLENAR LA CELDA DEL DIAGNSTICO........................................................................................................30 VENTANA DE CUENTAS..................................................................................................................32 MEN VER............................................................................................................................................32 MEN EDICIN...................................................................................................................................... 32 MEN ACTIVIDAD.................................................................................................................................. 33 MEN BUSCAR...................................................................................................................................... 33 CREAR UNA CUENTA............................................................................................................................... 34 CREAR UN NUEVO ITEM EN LA CUENTA.....................................................................................................34 EN CASO DE UN COPAGO.........................................................................................................................34 INGRESAR EL NMERO DEL BONO O AUTORIZACIN.................................................................................... 35 ANULAR UNA CUENTA.............................................................................................................................35 ELIMINAR UN PAGO.................................................................................................................................35 ESTADOS DE UNA CUENTA........................................................................................................................36 IMPRIMIR UNA CUENTA............................................................................................................................ 36 VENTANA DE RIPS............................................................................................................................36 LLENAR LA CELDA DEL DIAGNSTICO........................................................................................................37 LOS SONRIAS..................................................................................................................................... 38 PROGRAMACIN DE UN SONRIA...............................................................................................................38 LOS SONRIAS EN LA PRCTICA DIARIA.................................................................................................... 39 REVISAR RIPS...................................................................................................................................... 39 ARCHIVO DE PACIENTES.............................................................................................................. 41 MEN PACIENTE.................................................................................................................................... 41 MEN OPCIONES.................................................................................................................................... 41 VER PGINA.......................................................................................................................................... 42 REGISTRAR UN PACIENTE NUEVO..............................................................................................................42 SELECCIONAR LAS CITAS DE UN PACIENTE.................................................................................................. 44 SELECCIONAR LAS CUENTAS DE UN PACIENTE............................................................................................. 44 IMPRIMIR UN EVENTO DE UN PACIENTE...................................................................................................... 44 IMPRIMIR LA HISTORIA CLNICA DE UN PACIENTE........................................................................................ 45 BUSCAR PACIENTES........................................................................................................................45
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Sistema MED BUSCAR UN PACIENTE ANTIGUO............................................................................................................... 45 DIAGNSTICOS................................................................................................................................. 47 COLOCAR EL CDIGO DEL DIAGNSTICO.................................................................................................... 47 PESO Y TALLA....................................................................................................................................... 48 INMUNIZACIONES.....................................................................................................................................49 CONTROLES PRENATALES......................................................................................................................... 49 Consulta primera vez..................................................................................................................... 49 Consulta de Control o Seguimiento............................................................................................... 50 VENTANA DE IMGENES...........................................................................................................................51 Men Imagen................................................................................................................................. 51 Como Ingresar una Imagen Nueva................................................................................................ 51 VENTANA MODELOS DE EVENTOS............................................................................................ 53 MEN MODELO..................................................................................................................................... 53 CREAR MODELOS DE INFORMES................................................................................................................53 VENTANA DE TARIFAS................................................................................................................... 55 MEN TARIFAS...................................................................................................................................... 55 MEN REGISTRO.................................................................................................................................... 56 CREAR NUEVOS PLANES DE TARIFAS.........................................................................................................56 DEFINICIN DE LOS PLANES DE TARIFAS.....................................................................................................57 Nombre...........................................................................................................................................57 Valor Uvr....................................................................................................................................... 58 Esquema......................................................................................................................................... 58 PROCEDIMIENTO PARA LIQUIDAR EL VALOR DE LAS TARIFAS UTILIZANDO UVRS............................................ 58 CREACIN DE DESCRIPCIONES...................................................................................................................59 DEFINICIN DE TARIFAS...........................................................................................................................60 VENTANA DE NOTAS............................................................................................................................... 61 DEFINIR O CAMBIAR EL VALOR DE LAS TARIFAS......................................................................................... 61 AJUSTAR PLANES DE TARIFAS...................................................................................................................62 DUPLICAR UN PLAN DE TARIFAS............................................................................................................... 63 IMPRIMIR LISTADOS DE TARIFAS................................................................................................................64 VENTANA DE DIAGNSTICOS......................................................................................................65 MEN DIAGNSTICOS..............................................................................................................................65 BUSCAR UN DIAGNSTICO........................................................................................................................65 Buscar por Cdigo.........................................................................................................................66 Bsqueda Inespecfica................................................................................................................... 67 UBICAR LA TABLA DE DIAGNSTICOS........................................................................................................ 68 INGRESAR UN DIAGNSTICO NUEVO.......................................................................................................... 68 ENTIDADES ADMINISTRADORAS................................................................................................70 MEN ENTIDAD..................................................................................................................................... 70 CREAR LAS ENTIDADES ADMINISTRADORAS.................................................................................................70 BUSCAR ENTIDADES ADMINISTRADORAS.....................................................................................................71 VENTANA IPSS PROFESIONALES................................................................................................ 72
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MEN REGISTRO.................................................................................................................................... 72 INGRESAR O CAMBIAR LOS DATOS DE LOS PROFESIONALES........................................................................... 72 VENTANA DE ADMINISTRACIN DE USUARIOS.................................................................... 74 AGREGAR UN USUARIO............................................................................................................................74 BORRAR UN USUARIO..............................................................................................................................74 MEN USUARIO..................................................................................................................................... 75 CAMBIAR LA CLAVE DE ACCESO AL SISTEMA............................................................................................. 75 SMBOLOS DE ARROBA..................................................................................................................77 MDULO DE PARAMETRIZACIN..............................................................................................79 INTRODUCCIN....................................................................................................................................... 79 PARMETROS GENERALES........................................................................................................................ 79 PARMETROS DEL ARCHIVO DE PACIENTES.................................................................................................81 PARMETROS DEL ARCHIVO DE ESTUDIOS.................................................................................................. 82 PARMETROS DEL SISTEMA DE CUENTAS....................................................................................................83 PARMETROS DE VALIDACIN DE RIPS.................................................................................................... 84 MDULO DE INFORMES................................................................................................................ 85 EJECUCIN DEL MDULO DE INFORMES..................................................................................................... 85 OPCIONES DEL MEN LISTADO................................................................................................................. 86 ELEMENTOS DEL MDULO DE INFORMES.................................................................................................... 86 Perodo de Tiempo.........................................................................................................................87 Grupo de Edad a Utilizar.............................................................................................................. 87 Variables a Utilizar........................................................................................................................88 Informes Disponibles..................................................................................................................... 88 EJEMPLO DE COMO GENERAR UN LISTADO.................................................................................................89 INTERCAMBIO DE DATOS CON OTRAS APLICACIONES....................................................................................89 COMENTARIOS FINALES............................................................................................................................90 COPIAS DE RESPALDO - BACKUP DE DATOS.......................................................................... 91 GLOSARIO DE TRMINOS............................................................................................................. 92

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Gua Para Instalar y Ejecutar el Software

Preparativos Previos a la Instalacin
Antes de proceder con la instalacin se recomienda cerrar todas las aplicaciones que se estn ejecutando. En caso que el Sistema MED vaya a ser instalado para correr en un ambiente cliente servidor basado en una red Windows NT 4.0 y en motores de bases de datos relacionales (por ejemplo Interbase 6.0 o MS-SQL Server 6.5), antes de instalar el software hay que asegurarse que la estacin est operando correctamente, que est parametrizada como estacin Windows 98, Windows Me o Windows 2000. Es necesario verificar que en la estacin de red haya sido instalado el software cliente que corresponde al motor de la base de datos que se vaya a utilizar y que se est conectndose correctamente con el servidor del caso.

Requerimientos Mnimos del Equipo Para Instalar el Software

Procesador Pentium III a 800 Mhz Memoria RAM 128 Mb o ms. Monitor SVGA 800x600 256 Colores. Fax/Mdem V90 de 56 Kbps o superior. Unidad de CD-ROM de 32x o superior. Espacio disponible en disco de 200 MB. Sistema operacional Windows 98 SE, Windows Xp o Windows 2000. Impresora.

Instalacin del Sistema MED

Para instalar el software, se deber ejecutar el archivo "D:\Instalar.Bat" que se encuentra en el CDROM de instalacin. Despus de iniciado el proceso, basta con seguir las indicaciones que aparecen en la pantalla. Nota. En algunas ocasiones la unidad de CD-ROM de la computadora tiene una denominacin diferente a "D:", en ese caso para iniciar la ejecucin del programa de instalacin reemplace la letra "D:" por la letra a que haya lugar. Despus de instalar el software en la computadora, deber encontrarse la siguiente estructura de directorios en el disco duro (pueden observarse discretas variaciones segn las caractersticas propias del rbol de directorios de cada equipo):

Lista de Directorios Carpeta MED6

Directorio C:\Med6. Contiene los subdirectorios que se describen a continuacin, archivos ejecutables y dems elementos de software propios de la aplicacin. Directorio C:\Med6\BackUp. Utilizado para guardar copias de respaldo de la base de datos. Directorio C:\Med6\IbData. Contiene las tablas y dems archivos que forman la base de datos del sistema. Directorio C:\Med6\Ordenes. Destinado a almacenar las plantillas de las Ordenes Mdicas se producen con el Sistema MED. Directorio C:\Med6\Modelos. Destinado a contener las plantillas de texto enriquecido (archivos tipo RTF) utilizadas como modelos para imprimir los informes de los estudios o procedimientos. Directorio C:\Med6\NetDir. Destinado a contener archivos que controlan el movimiento de datos durante la ejecucin compartida de la aplicacin. Este directorio solamente se encuentra en el servidor de datos. Directorio C:\Med6\Querys. Contiene consultas SQL (querys) que se utilizan con propsitos administrativos o de mantenimiento de la base de datos. Algunos archivos se pueden ejecutar para obtener informacin adicional a partir de la base de datos del Sistema MED. Directorio C:\Med6\Temp. Utilizado para almacenar archivos temporales.
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Sistema MED Directorio C:\Med6\Rips. Ruta predeterminada para almacenar archivos con RIPS.

Lista de Archivos Ejecutables

A continuacin se enumeran los archivos ejecutables que forman parte del software instalado: Dbu.Exe. Aplicacin utilitaria para mantenimiento de tablas. Med60s.Exe. Aplicacin que representa el mdulo principal del MED v.6.0. M6_Infor.Exe. Aplicacin que representa el mdulo utilizado para la generar informes. MedTools.Exe. Aplicacin utilitaria del Sistema MED. M6_Rips.Exe. Aplicacin que representa el mdulo para generar RIPS. M6_Params.Exe. Aplicacin que representa el mdulo de parametrizacin del sistema. TUtil32.Exe. Aplicacin que se utiliza para revisar y dar mantenimiento a las tablas y los ndices de la base de datos. Solamente aplica cuando se utilizan tablas Paradox. Una vez instalado el software, para ejecutar cualquiera de las aplicaciones que forman los diferentes mdulos, basta con activar el men Inicio, seleccionar Programas y luego la opcin Sistema MED. Aparecern los conos ejecutables del sistema.

Comentarios a la Instalacin
El proceso de instalacin del software se deber hacer en todas y cada una de las computadoras en las que se vaya a ejecutar cualquiera de los mdulos que forman el Sistema MED. En todas las computadoras en donde se haya realizado la instalacin es necesario hacer la parametrizacin de los "Alias" y la configuracin regional. Adicionalmente en el servidor de datos se deber hacer la Parametrizacin de Variables Globales (vea los detalles en el captulo correspondiente). Al ejecutar la aplicacin por primera vez el usuario se deber identificar con el Login MED (sin escribir las comillas) y la clave o contrasea de acceso es 1234 (sin escribir las comillas). Esta clave de entrada corresponde a la del Usuario Administrador. Siendo as, es importante cambiarla oportunamente por otra para evitar que intrusos hagan uso del software y tengan acceso a informacin confidencial.

Registro y Activacin de la Licencia

Antes de entrar a utilizar el Sistema MED por primera vez, es preciso Registrar y Activar la Licencia de utilizacin del software. Este es un proceso sencillo que se inicia al activar el icono correspondiente. Para Registrar y Activar la Licencia se necesita tener a mano los siguientes datos: No. de Licencia Llave de Activacin No. de Usuarios Autorizados Estos datos sern suministrados por el proveedor del software en el momento de hacer la instalacin y hay que conservarlos en un lugar seguro, porque sern solicitados cada vez que se instale el sistema.

Sistema MED

Introduccin
El Sistema MED es un software de gestin mdica diseado para los profesionales de la salud y las entidades vinculadas con el sector, que ofrece una solucin integral para resolver las dificultades que se presentan durante el ejercicio diario. Es el resultado de un exhaustivo anlisis y estudio de las necesidades mdico administrativas de consultorios, centros mdicos e IPSs de primero y segundo nivel.

Enfoque general del tema

Circunstancias actuales.

La gestin en salud tiende a ser cada da mas institucional y menos particular. Esto hace que el nmero de pacientes que tienen que atender los profesionales independientes o las entidades que ofrecen servicios de salud vaya en aumento, lo cual implica mayor cantidad de informacin y de documentos que tramitar y procesar en un mismo tiempo. El personal mdico, paramdico y administrativo que presta sus servicios, cada da se ve ms agobiado por un nmero creciente de pacientes por atender, una gran cantidad de documentos no solamente mdicos sino administrativos por diligenciar y un escalafn salarial deteriorndose hasta niveles nunca antes pensados. Las nuevas disposiciones legales obligan a los profesionales independientes y a las entidades que prestan servicios de salud, a llevar la informacin mdico asistencial en medios magnticos digitales y a enviarla a los entes administradores utilizando formatos normalizados en la ley (resolucin 3374 Minsalud y relacionadas). La necesidad de permanecer en el mercado siendo productivas, hace que las entidades deban ser eficientes al mximo para que los costos operativos y de funcionamiento no consuman todos los recursos que se generan durante la prestacin de los servicios de salud.
Principales necesidades medico administrativas.

Hay que llevar un registro minucioso y preciso de los todos los pacientes, incluyendo informacin administrativa e informacin clnica que facilite el seguimiento y control de los mismos, as como el tipo servicio prestados, el profesional que lo atendi, etc. Se debe organizar eficientemente la disponibilidad de consultorios y el tiempo de los profesionales que prestan sus servicios, para optimizar el tiempo de permanencia de los pacientes en la entidad, as como el tiempo que emplean los profesionales en la atencin de los mismos sin detrimento de la calidad de la atencin prestada. Hay que contar con mtodos que permitan elaborar cuentas en forma rpida y precisa, que faciliten el control de la cartera, y que tengan la posibilidad de generar los distintos documentos de control contable, fiscal y de control de gestin en forma oportuna.
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Se requieren herramientas que faciliten hacer anlisis de costos y que incluyan la posibilidad de evaluar la productividad de los profesionales que prestan sus servicios en la entidad. La obtencin de informacin con propsitos estadsticos y epidemiolgicos es una obligacin impuesta no solo por los entes controladores sino tambin por la necesidad de poder evaluar de manera objetiva y rpida, la manera de invertir recursos de acuerdo con necesidades particulares de la poblacin que est siendo atendida.

Caractersticas Generales del Sistema MED

El Sistema MED est formado por un mdulo principal o bsico que es el "Archivo de Pacientes" y representa la columna vertebral del sistema, este mdulo almacena en una base de datos toda la informacin de los pacientes. El sistema cuenta con tres mdulos adicionales integrados al primero y que lo complementan funcional y operativamente: el mdulo "Agenda de Actividades", el mdulo "Cuentas Mdicas" el mdulo "Generador de Informes" y el mdulo "Generador de RIPS".
Archivo de Pacientes

Este mdulo principal del programa es el eje sobre el cual gira todo el sistema y es el que permite llevar una completa base de datos de pacientes, que incluye toda la informacin demogrfica, informacin administrativa e historia clnica completa. El formato de la historia clnica es totalmente parametrizable, lo cual hace que se pueda adaptar adecuadamente para todas las especialidades. Se pueden tener un nmero ilimitado de modelos de historia clnica o eventos mdicos. El sistema registra para cada paciente, la fecha y hora de las diferentes visitas, as como el nombre del profesional que atiende y naturalmente las anotaciones o comentarios que haya lugar para cada evento. Esto en un formato de texto de escritura libre sin limitaciones de espacio. Adicionalmente a toda la informacin mdica, se pueden guardar imgenes diversas como parte del registro del paciente, dando un gran surtido de posibilidades de aplicacin. La base de datos que se incluye como parte del sistema, cuenta con ltima clasificacin internacional de enfermedades definida por el Ministerio de Salud. A partir de los diagnsticos hechos a los pacientes tomando como base esta clasificacin de enfermedades, la obtencin de informes epidemiolgicos dejar de ser una tarea penosa y demorada, para pasar a ser un proceso automatizado y totalmente confiable. Este mdulo incluye adems herramientas para generar e imprimir automticamente documentos anexos a la historia clnica como son frmulas mdicas, certificados, incapacidades, solicitudes de exmenes paraclnicos, informes y en fin cualquier documento que se pueda relacionar con el manejo y administracin de los pacientes. Al automatizar la elaboracin de estos documentos, estamos evitando que el escaso tiempo de los profesionales se malgaste llenando papelera. Dada la estructura del sistema, la obtencin de la informacin es gil y rpida. El manejo del archivo se hace simple y seguro, al tiempo que permite que el personal de salud y
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Sistema MED administrativo pueda dedicar mas tiempo a la atencin de los pacientes, facilitando el seguimiento y control.
Agenda de Actividades

Este mdulo es de gran utilidad para automatizar la organizacin, asignacin y control de citas mdicas en centros mdicos o IPSs en donde labora un grupo multidisciplinario de profesionales. Se pueden crear un nmero ilimitado de agendas por consultorio o especialidad. El administrador del sistema define los intervalos de tiempo y los horarios de asignacin de citas. Una vez creada las agendas, estas se pueden modificar con facilidad, para adaptar los horarios a cambios que se puedan presentar en el ultimo momento. A partir de la Agenda de Actividades se puede ubicar rpidamente la historia de un paciente, conocer su estado clnico y administrativo, lo cual evita demoras al agilizar la prestacin de los servicios. Con el esquema utilizado en la Agenda de Actividades se hace fcil el control de pacientes institucionales, ya que registra detalladamente datos como son la asignacin de incapacidades, formulacin, remisiones y solicitud de exmenes entre otros Con base en los datos registrados en la Agenda de Actividades se producen informes como el Registro Individual de Atencin en Salud (RIPS) exigido por el Ministerio de Salud en el marco del Sistema Integral de Informacin en Salud (SIIS) del Sistema General de Salud y Seguridad Social (SGSSS).
Cuentas Mdicas

Este es uno de los mdulos imprescindibles del Sistema MED, puesto que lleva un control minucioso de las cuentas y la cartera por pacientes y por entidades mdicas. Adems est diseado para cumplir las normas que se definen los manuales de procedimientos y tarifas del ISS, el SOAT y CUPS. El sistema puede manejar un nmero ilimitado de planes o regmenes de tarifas, que a su vez pueden ser utilizados para facturar servicios mdicos, procedimientos quirrgicos, exmenes radiolgicos y de laboratorio. El diseo del sistema hace que no haya lugar a confusiones, en cuanto a las tarifas que se deben aplicar en un momento dado segn la categora del paciente o la entidad que lo remite. Cualquier persona puede realizar la cuenta sin tener que estar consultando los diversos manuales de procedimientos y tarifas de las entidades mdicas. El mtodo fcil de elaboracin de las cuentas en el mismo instante en que el paciente est siendo atendido, hace que llegado el momento, se pueda generar un informe con todos los cargos a que haya lugar.
Generador de Informes y Estadsticas

El Sistema MED trae predefinidos mas de 40 informes (listados o reportes) diferentes que pueden ser vistos en pantalla tal como apareceran impresos y llegado el momento de imprimirlos, esto se puede realizar en cualquier tipo de impresora. Si se desea, los datos de los informes se pueden exportar a otras aplicaciones como por ejemplo Excel (*.Xls), dBase (*.Dbf) o en archivo planos.
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Adicionalmente, gracias a que se utiliza tecnologa SQL para la generacin de informes, en cualquier momento se pueden crear nuevos modelos o cambiar las caractersticas de los ya existentes para ajustarlos fcilmente a las necesidades particulares de un usuario. Para aumentar an ms las posibilidades de anlisis de informacin, el sistema incluye el Dbu (Data Base Utility), una potente herramienta utilitaria con la cual se pueden realizar infinidad de consultas en la base de datos utilizando sentencias SQL.
Produccin de RIPS

Con la forma como se maneja la informacin, se facilita y automatiza la captura de datos para RIPS hasta en un 80%. Una vez se han diligenciado en el da a da los datos propios de la gestin mdico asistencial, el mdulo Producir RIPS se encarga de producir en disquete el archivo plano con los RIPS de Consulta y los RIPS de Procedimientos de acuerdo con las normas vigentes a partir de la resolucin 3374 y relacionadas. El software cuenta con un validador de datos para RIPS integrado, con lo cual se puede garantizar que a medida que se van tramitando los datos de las actividades mdico asistenciales, los RIPS van quedando listos para ser exportados al disquete en cualquier momento. Esto naturalmente, en perfecta armona con las cuentas por cobrar durante el perodo de facturacin que el profesional o la entidad defina.

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Generalidades Sobre el Manejo del Sistema

Repaso del Manejo del Teclado
A continuacin se describen algunas teclas de uso general en Windows:
Utilice

F1 Alt + F4 F10 MAYUS + F10 Ctrl + ESC Alt + Tab Ctrl + F4 Ctrl + Tab Ctrl + MAYUS + Tab Tab MAYUS + Tab Ctrl + X Ctrl + C Ctrl + V Ctrl + Z SUPR Alt + ABAJO

Para

Ver la ayuda en lnea de una aplicacin. Salir o terminar la ejecucin de un programa. Activa la barra de mens de la ventana. Ver el men de mtodo abreviado para el elemento seleccionado. Activar el men Inicio. Cambiar al programa utilizado en ltimo lugar (cuando hay varios programas activos) Cierra la ventana activa. Avanzar a la siguiente ventana activa (cuando hay varias ventanas activas) Regresar a la anterior ventana activa (cuando hay varias ventanas activas) Mover hacia adelante por las opciones de una ventana. Mover hacia atrs por las opciones de una ventana. Cortar texto seleccionado. Copiar texto seleccionado. Pegar texto. Deshacer ltimo cambio realizado a un texto. Eliminar texto seleccionado. Mostrar elementos de una lista.

Navegador o Barra de Navegacin

Este elemento de uso comn que usted podr observar en la mayora de las ventanas (por ejemplo en la ventana de Archivo de Estudios), est formado por varios rectngulos que representan botones que son utilizados para "navegar" por los registros de una tabla de la base de datos. A continuacin se describe su utilizacin:

Primero. Pasa al primer registro activo. Anterior. Pasa al registro anterior. En algunas ventanas se obtiene el mismo resultado pulsando la combinacin de teclas Ctrl + A.
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Siguiente. Avanza al siguiente registro. En algunas ventanas se obtiene el mismo resultado pulsando la combinacin de teclas Ctrl + S. Ultimo. Avanza al ultimo registro activo. Insertar. Inserta o agrega un registro nuevo. En algunas ventanas se obtiene el mismo resultado pulsando la combinacin de teclas Ctrl + N. Se debe tener en cuenta que segn la ventana activa el resultado al utilizar este botn puede ser diferente. Por ejemplo, si estamos trabajando en la ventana de Empresas, al accionar el botn Insertar, crearemos una cartula nueva para una Empresa. Mientras que si estamos trabajando en la ventana Registro al accionar este botn, estaremos definiendo un nuevo registro para un estudio o procedimiento nuevo. Eliminar. Borrar definitivamente el registro actual. En algunas ventanas se obtiene el mismo resultado pulsando la combinacin de teclas Ctrl + Supr. Modificar. Hacer cambios en el registro actual. En algunas ventanas se obtiene el mismo resultado pulsando la combinacin de teclas Ctrl + M. Guardar. Aceptar y grabar los cambios que hayan sido realizados sobre el registro actual. En algunas ventanas se obtiene el mismo resultado pulsando la combinacin de teclas Ctrl + G. Cancelar. Abandonar los cambios que hayan sido realizados sobre el registro actual. Comentarios No siempre estarn presentes todos los botones que se han descrito. Segn las circunstancias que se estn desarrollando en el programa podrn aparecer unos u otros. No siempre estarn activos todos los botones presentes en una ventana. Segn las circunstancias se pueden activar o desactivar. Por ejemplo, los botones Guardar y Cancelar aparecern activos solamente cuando haya ocurrido algn cambio en los datos de una ventana, de lo contrario aparecern inactivos.

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Parametrizacin Del Sistema MED

Servidor y Estaciones de Red
Introduccin

La parametrizacin del Sistema MED incluye los siguientes aspectos: 1) Ajustes en la configuracin regional de las estaciones, 2) Parametrizacin del Borland Database Engine (BDE) en el servidor de datos y las estaciones de red para que tengan acceso a la base de datos y, 3) Parametrizacin variables globales del sistema. En este captulo se explican los dos primeros aspectos y en el captulo correspondiente se explica la parametrizacin de las variables globales.
Ajustes en la Configuracin Regional de las Estaciones

Entrar a la Configuracin Regional del Panel de Control y ajustar los siguientes parmetros

Nmero Smbolo decimal No. de dgitos decimales Smbolo de separacin de miles Moneda Smbolo de moneda Smbolo decimal No. de dgitos despus del decimal Smbolo de separacin de miles Fecha Formato de fecha corta : dd/MM/aaaa (Da/Mes/Ao)
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: . (el punto) : 0 (el cero) : , (la coma) : $ (o el signo que aplique segn el pas) : . (el punto) : 0 (el cero) : , (la coma)

Para un correcto funcionamiento del software es indispensable que se parametrice el formato de la fecha en la Configuracin Regional del Panel de Control de Windows a uno de los siguientes formatos: dd/MM/aaaa (da, mes, ao), aaaa/MM/dd (ao, mes, da) o MM/dd/aaaa (mes, da, ao). Observe como con cualquiera de estos formatos estaremos utilizando siempre dos dgitos para el da y el mes, y cuatro dgitos para el ao.

Parametrizacin del Borland Database Engine (BDE)

A continuacin se describen los pasos que se deben seguir para parametrizar el Borland Database Engine (BDE) y el Sistema MED en el servidor y en las estaciones de red local. Los procedimientos que se describen a continuacin aplican en aquellos casos en que se est utilizando tablas Paradox. Con las indicaciones que se describen a continuacin, se da por hecho que la red local se encuentra instalada, parametrizada y funcionando correctamente. Que existe un computador personal que denominaremos "MEDSERVER" en cuyo disco duro se almacenarn los datos de la base de datos del Sistema MED, y uno o ms computadores personales conectados fsica y lgicamente al servidor, los cuales denominaremos "ESTACIONES" de la red (Cada estacin deber tener un nombre nico que la identifique en la red). Tanto el MEDSERVER como las ESTACIONES, debern estar compartiendo el mismo DOMINIO o GRUPO DE TRABAJO. El proceso que se describe a continuacin se debe realizar en el servidor de datos y en todas las estaciones de la red que vayan a ejecutar el Sistema MED.
Preparativos

Identifique los nombres con los cuales se van a reconocer en la red cada una de las ESTACIONES que van a compartir la base de datos del Sistema MED. Para efectos de la descripcin que haremos a continuacin, asumiremos que el nombre del servidor es MEDSERVER pero podra utilizarse cualquier otro nombre vlido. Instale el Sistema MED y Cliente del motor de la Base de Datos (SQL o INTERBASE) en todos y cada uno de los equipos, excepto la mquina principal a la cual se instalar como SERVIDOR de la Base de Datos. Luego ubique en la ruta C:\Med6\IbData la Base de Datos que se llamar Sistmed6.gdb.

Ajuste de los parmetros del motor de la base de datos BDE.

Abra el Administrador de la Base de Datos, que se encuentra por Panel de Control. Cree el Alias que identificara la ruta de la Base de Datos, as. Teniendo como punto de partida la ventana principal del BDE Administrator, ubique el men Object y seleccione la opcin New

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Sistema MED

Este le mostrara el cuadro de dialogo New Database Alias, all usted deber escoger el Nombre de Driver, segn su motor de Base de Datos. Si es SQL la opcin ser MSSQL y si es INTERBASE ser INTRBASE.

Cambie el nombre de cualquiera de ellos por BD_MED60

Y ajuste los siguientes parmetros en el ventana de DEFINITION SERVER NAME : Ruta de la Base de Datos. C:\MED6\IBDATA\SISTMED6.GDB USER NAME: Usuario del Motor de la Base de Datos MEDUSER

Guarde los cambios dando un clic sobre el botn de Apply, que se representa por una flecha azul en semicrculo de la parte izquierda de la ventana.

Ahora pase a la ventana de CONFIGURATION, despliegue la opcin Configuration, Drivers y Native all encontrar la opcin PARADOX la cual deber tener la ruta C:\MED6\TEMP.

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Guarde y prosiga con la opcin DBASE que deber tener en su definicin el LEVEL en 3.

Por ultimo ubique el Submen System, despliegue y all encontrar la opcin INIT que deber tener su parmetro LOCAL SHARE en TRUE.

Para guardar los cambios realizados en la aplicacin active el botn de comando Apply. Comentario. El nombre del servidor de datos "MEDSERVER" se deber reemplazar por cualquiera que sea el nombre real del servidor de datos que se est utilizando en la red.

Prueba de la parametrizacin del BDE

Para probar que la instalacin y la parametrizacin de la estacin de trabajo ha concluido con xito, se sugiere utilizar el programa utilitario Dbu.Exe. Esta aplicacin puede ser utilizado para explorar los diferentes "Alias" (MedW95, BD_MED60) que representan las bases de datos y las tablas que contienen. Para poder hacer esta prueba, el usuario deber tener derechos suficientes para el acceso a las tablas en la base de datos.

Eliminar carpetas no utilizadas.

Cuando se trabaja el Sistema MED en redes locales, las carpetas C:\Med6\Datos que se encuentran en las estaciones de la red no son necesarias puesto que toda la informacin ser almacenada en el MEDSERVER. Se recomienda eliminar dichas carpetas pon la intencin de ganar espacio en el disco duro de las estaciones y evitar posibles confusiones por parte de los usuarios del sistema.

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Parametrizacin de Variables Globales

Introduccin
Por medio de la Parametrizacin de Variables Globales se definen en el MED v.6.0 las caractersticas y el comportamiento particular que cada entidad le quiere dar al sistema. La mayora de los parmetros que se describen en esta seccin solamente se deben ajustar una sola vez y antes que el sistema entre en produccin. Otros se pueden ajustar inicialmente y cambiar luego de acuerdo a las circunstancias. Para hacer la Parametrizacin de Variables Globales se utilizan diferentes mdulos del sistema y en algunos casos procesadores de textos convencionales. Se entiende que el usuario que se encarga de la tarea de parametrizacin es el Usuario Administrador, es decir aquel usuario que tiene una serie de privilegios y de criterios que le dan la autonoma para hacerlo. A continuacin se presenta una lista con los principales tems que hay que parametrizar en el sistema: - Rtulos de los Campos Opcionales - Textos con Modelos de los Informes de los Eventos - Condiciones para Validacin de RIPS - Entidades Administradoras - Nmina de Profesionales - Planes o Regmenes Tarifarios - Cdigos y Descripciones de los Procedimientos Realizados - Usuarios del Sistema En este captulo solamente se describe la forma de hacer la parametrizacin para algunos de los tems, mientras que para otros la descripcin se encuentra en captulos dedicados al tema.

Rtulos de los Campos Opcionales

Adems de los datos que permiten identificar un paciente, en la tabla de pacientes se encuentran definidos entre otros los siguientes campos: - Remitente - Dato1 - Dato3 - Dato5 - Notas - DxClin - Dato2 - Dato4 - Dato6

Segn la conveniencia de cada entidad, el sistema acepta que los rtulos que definen la informacin ingresada a estos campos sean definidos por el usuario. Esta caracterstica permite que cada entidad defina los datos que quiere utilizar posteriormente para hacer tabulacin de datos o cruces de informacin. Para definir los rtulos de los campos descritos se deber ejecutar el mdulo de parametrizacin (aplicacin MEParams.Exe), seleccionar la pestaa Pacientes y diligenciar el nombre deseado para
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cada rtulo. El nombre que se defina para cada rtulo ser el que aparece asociado al campo respectivo a lo largo de la aplicacin.

Condiciones para Validacin de RIPS

Teniendo en cuenta las caractersticas de los servicios prestados y la diversidad de posibilidades que surgen, las normas que reglamentan la produccin del Registro Individual de Prestacin de Servicios (RIPS) exoneran de tramitar algunos datos a ciertas especialidades. Con base en esto se debern definir las reglas que utiliza el Sistema MED para validar la captura de los datos propios para generar los archivos con RIPS. Si desea ms informacin sobre las normas expedidas al respecto, puede visitar www.minsalud.gov.co.

Para definir los criterios que aplican a la validacin de datos para generar RIPS se deber ejecutar el mdulo de parametrizacin (aplicacin MEParams.Exe), seleccionar la pestaa Rips y marcar apropiadamente las cajas de verificacin correspondientes.

Entidades Administradoras
Para poder registrar estudios o procedimientos ligados a una entidad remitente, es necesario que la entidad est registrada en la "Tabla de Entidades Mdicas" del sistema. Por lo tanto el sistema requiere el ingreso de los datos de las entidades a las cuales se les prestan servicios. El registro se hace en la ventana "Entidades Administradoras". Para activar esta ventana hay que ingresar al mdulo principal del sistema (Med60.Exe), seleccionar el men Archivo a continuacin Mantenimiento y luego Entidades Mdicas. Los siguientes son los datos mnimos que se debern ingresar para cada una de las entidades a registrar: - Nombre - Nmero del Nit - Cdigo de la entidad

Nmina de Profesionales
Para poder registrar estudios o procedimientos ligados a un profesional responsable, es necesario que el profesional est registrado en la Nmina de Profesionales del sistema. Por lo tanto el sistema requiere el ingreso de los datos de los o profesionales o entidades que van a generar RIPS. El registro se hace en la ventana "IPSs - Profesionales". Para activar esta ventana hay que ingresar al mdulo principal del sistema (Med60.Exe), seleccionar el men Archivo a continuacin Mantenimiento y luego IPSs - Profesionales. Los siguientes son los datos mnimos que se debern ingresar para cada uno de los profesionales:
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Sistema MED - Nombre - Nmero de la cdula o del Nit - Especialidad - Cdigo de prestador (requisitos esenciales)

Planes o Regmenes Tarifarios

Antes poner en funcionamiento las opciones de facturacin y cartera que ofrece el sistema, se deben definir los "Planes de Tarifas" que se van a manejar con el software. Esta definicin es una decisin administrativa que deber tomar el gerente o el director utilizando como criterio los diferentes pactos o contratos realizados con las entidades a las cuales presta servicios profesionales. Detalles sobre el manejo de este aspecto se encuentran en la ventana de Mantenimiento de Tarifas.

Cdigos y Descripciones de los Procedimientos Realizados

Con base en los convenios o acuerdos que se hagan con las Entidades Administradoras, se hace necesario definir cdigos que se van a utilizar para identificar los diferentes servicios o procedimientos que se realizan a los pacientes. Para poner en marcha las funciones de facturacin de procedimientos y servicios es necesario haber definido previamente todos los cdigos que se quiere utilizar. Detalles sobre el manejo de este aspecto se encuentran en la ventana de Mantenimiento de Tarifas.

Usuarios del Sistema

Para su seguridad y la de su informacin, el Sistema MED controla minuciosamente los lugares por donde se pueden mover los diferentes usuarios del sistema. Por ello es necesario que cada uno tenga su propio Login y maneje su propia Clave o contrasea de entrada. Es importante que la clave inicial que viene con el programa, sea cambiada por el Usuario Administrador tan pronto entre por primera vez al sistema. Recordemos que el login inicial con el que viene el sistema es "MED" y la clave es "1234" (por favor no escriba las comillas). El registro de los usuarios del sistema se hace en la ventana de Administracin de Usuarios. Para activar esta ventana hay que ingresar al mdulo principal del sistema (MedEstud.Exe), seleccionar el men Archivo a continuacin Mantenimiento y luego Usuarios del Sistema. Para crear usuarios en el sistema hay que diligenciar los siguientes datos: Login de entrada. Una palabra formada por 4 a 14 caracteres. Se debe escribir siempre en maysculas. Nombre completo. Nombres y Apellidos del usuario. Opcionalmente se puede escribir tambin el cargo que ocupa en la entidad. Tipo y nmero del documento de identidad. Nivel de acceso. Un valor de 0 a 9 en donde 9 representa nivel de Usuario Administrador. Los niveles 0 a 8 no aplican en esta edicin del Sistema MED.
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Opciones del usuario. Una coleccin de opciones que limitan o dan acceso al usuario para ejecutar diferentes acciones dentro del sistema. Cuando se registra un nuevo usuario, el sistema siempre le asigna la clave de entrada o contrasea 1234. Siendo as, cada usuario ser responsable de cambiar dicha clave cuando haga su ingreso al sistema por primera vez.

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Sistema MED

Ventana Agenda
La ventana de Agenda es utilizada para administrar los horarios de los diferentes profesionales que atienden en una entidad o consultorio. La ventana Agenda tiene aspectos comunes con la ventana Cuentas y Rips con la que va ntimamente relacionada (ver Ventana de Cuentas y Rips)

Men Ver
Pgina de la Cuenta. Activa la ventana de Cuentas. Pgina de Risp. Activa la ventana Rips. Columnas Activas Ver Fecha. Hace visible en la rejilla de la agenda la columna correspondiente a la fecha de la cita, de esta manera, se podr editar el dato fecha y as cambiar fcilmente una cita de un da para otro. Ver Estado de la Actividad. Activa la columna Estado de la Actividad. Ver Centro de Costos. Activa la columna Centro de Costos. Ver Finalidad Consulta. Activa la columna Finalidad de la Consulta. Ver Datos Procedimientos. Activa las columnas Ambito de Realizacin, Finalidad Procedimientos y Persona que Atiende. Ver Colorear Toda la Fila. Permite asignar un color a la fila segn el estado de la actividad. Ver Test de Atencin. Activa la columna que controla el horario de atencin.

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Ver Cantidad Activa la columna que lleva la cantidad de servicios o procedimientos, estando en la ventana Cuenta. Ver Valor Copagos. Activa la columna de Copagos, estando en la ventana Cuenta. Ver Forma de Realizacin. Activa la columna de la Forma de Realizacin del Procedimiento. Ver Nombre IPS. Activa la casilla de IPS. Ver Panel Conducta. Activa el Panel de Conducta. Cambiar Agenda. Activa el cuadro de dialogo Abrir Agenda. Todo el Mes. Muestra todas las citas asignadas en la agenda de citas. Historia del Paciente. Muestra en la ventana del Archivo de Pacientes los datos del paciente a quin se encuentra asignada la cita. Esta misma accin se puede realizar haciendo doble clic en la columna Nombre, o haciendo clic sobre el botn Historia. SonRIAs. Muestra la ventana Definir SonRIAs los datos del SonRIA o cartula para ser diligenciada. Refrescar Ventana. Actualiza los datos. Registro de Cambios. Activa la ventana de Control de Cambios con el usuario que lo realizo.

Men Calendario
Hoy. Muestra la agenda del da de hoy. Da Anterior. Muestra la agenda del da anterior al da actual. Da Siguiente. Muestra la agenda del da posterior al da actual. Mes anterior. Muestra la agenda del mes anterior al mes actual. Mes siguiente. Muestra la agenda del mes posterior al mes actual. Ao anterior. Muestra la agenda del ao anterior al ao actual. Ao siguiente. Muestra la agenda del ao posterior al ao actual.

Men Edicin
Copiar. Toma los datos de la cita actual y los copia al portapapeles.
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Sistema MED Cortar. Toma los datos de la cita actual, los copia al portapapeles y deja libre la cita. Pegar. Toma los datos de una cita que se encuentre en el portapapeles y los coloca en la cita actual. Hora llegada. Coloca la hora del sistema en la columna Llegada. Esta misma accin se puede realizar haciendo doble clic en dicha columna. Test de Atencin. Coloca la hora del sistema en la columna de Test de Atencin, que le permite saber la hora en la cual fue atendido el paciente. Asignar un Paciente. Asigna la cita al paciente que se encuentre activo en la ventana del Archivo de Pacientes. Esta misma accin se puede realizar haciendo doble clic en la columna Nombre, o haciendo clic sobre el botn Asignar. Despejar Actividad. Borra los datos de la cita. Mover otra Agenda. Activa la ventana de Agendas para pasar la actividad a una de ellas. Definir Horario. Muestra en la pantalla el cuadro de dialogo Definicin del Horario de Atencin. Aqu se define el horario de atencin que ser utilizado para crear las citas para el profesional o dependencia a quien corresponde la agenda. El horario de atencin se puede definir para cualquier DIA de la semana y con intervalos de tiempo de hasta 20 minutos entre cita y cita. Crear Citas. Crea en la agenda todas las citas del mes de acuerdo con la definicin del horario para el profesional o dependencia a quin corresponde la agenda.

Men Actividad
Anterior. Muestra la cita anterior. Siguiente. Muestra la cita siguiente. Grabar Datos. Guarda los cambios realizados. Nueva. Crea un registro nuevo. Eliminar. Elimina un Registro de la Agenda. Imprimir. Imprime la ventana activa. Ordenes. Activa la Ventana de Ordenes Mdicas. Revisar Rips. Revisa los datos del Registro Individual de Prestacin de Servicios de Salud. Fin Tratamiento. Activa el cuadro de dialogo Resultado del Proceso. Esta propiedad es de utilidad para profesionales como por ejemplo los odontlogos, o terapeutas que deben
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presentar los RIPS relacionados con un mismo nmero de autorizacin y solamente cuando hayan concluido el tratamiento. Pagos a la Cuenta. Activa la ventana de pagos, que permite descontar del Valor Total , estando en la ventana de Cuenta. Actividad Concluida. Cierra la Actividad dndola por concluida.

Men Buscar
Paciente. Activa el cuadro de dilogo Buscar un Paciente y asigna la cita al paciente que resulte seleccionado. Cuentas. Activa el cuadro Buscar Cuenta, que se utiliza para mirar el registro de las cuentas del paciente cualquiera. Otras Citas. Activa el cuadro de dialogo Citas de, que se utiliza para mirar el registro histrico de citas asignadas a un paciente cualquiera. Cdigo. Activa el cuadro de dialogo para la bsqueda de Cdigos CUPS.

Programacin del Horario de Citas

1. 2. 3. Tomando como punto de partida la Agenda de Citas del profesional a quin se le va a programar el horario de citas. Active el men Edicin, luego seleccione la opcin Definir Horario.... Aparece el cuadro de dialogo Definicin del Horario de Atencin.

4.

Hay que tener en cuenta los siguientes aspectos: Hora de la primera cita. Intervalos de tiempo entre citas.
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Sistema MED Los das y horas en que se van a crear las citas. Defina el valor correspondiente a la Hora Inicial. Defina el valor correspondiente al Intervalo Entre Citas. Este valor podr ser cualquier nmero entre 1 y 20 minutos. En caso que quiera crear citas con un intervalo de tiempo mayor, el nmero que escriba deber ser una fraccin exacta del tiempo deseado. Por ejemplo, si quiere crear citas cada 30 minutos, escriba un intervalo de 15 minutos. O si quiere crear citas cada 40 minutos escriba un intervalo de 20 minutos y marque con SI un rengln de por medio. 7. Marque con "SI" las celdas correspondientes a cada una de las citas que quiera crear para cada uno de los das de la semana en que vaya a trabajar. Para marcar una celda, selela y toque la tecla ESPACIO o haga doble clic sobre ella. Puede marcar bloques de celdas si lo desea. 8. Cuando tenga listo el cuadro de dialogo Definicin del Horario de Atencin, Active el botn de comando Actualizar. 5. 6. De esta manera quedar programado el sistema para que cada vez que se ejecute el comando de creacin de citas (opcin Crear Citas del men Edicin), se definan citas de acuerdo con lo deseado.

Para crear las citas

1. Busque el mes para el cual desea crear las citas utilizando las opciones necesarias del men Calendario.

2. 3.

Active el men Edicin, luego seleccione la opcin Crear Citas. El sistema crear las citas para todo el mes, de acuerdo a la Programacin del Horario de Citas que haya realizado. Aparece el cuadro de dialogo Citas nuevas, que le muestra el nmero citas creadas.

4.

Active el botn de comando OK.

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Estos pasos se deben realizar con cada una de las Agendas de Actividades que se programen en la entidad.

Cambiar de Agenda
1. 2. 3. 4. 5. Tomando como punto de partida el Escritorio de Trabajo del MED. Active el men Archivo, luego seleccione la opcin Agenda. Aparece la ventana Agenda. Active el men Ver, luego seleccione la opcin Cambiar Agenda. Aparece el cuadro de dialogo Abrir agenda.

6. 7.

Seleccione de la lista el nombre del profesional cuya agenda quiere activar. Active el botn de comando OK.

Comentario: Si desea mantener varias agendas activas simultneamente, abra la ventana de la Agenda de Citas tantas veces como agendas activas quiera tener.

Llenar la celda de Tipo de diagnstico.

1. 2. Despus de haber colocado el diagnstico en la columna de Dx 1 o si es el caso en las siguientes columnas Dx 2, Dx 3 y Dx4. Seleccione en la columna Tipo de Dx 1 que tipo de diagnstico es: Confirmado Nuevo Confirmado Repetido. Impresin Diagnstica. Para guardar los cambios realizados Active el botn Aceptar cambios, que se encuentra en la Barra de navegacin.

3.

Asignar Citas a Pacientes Antiguos

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Sistema MED A continuacin se describe la forma como se asigna una cita a un paciente antiguo. Se entiende por "Paciente Antiguo", aquel paciente cuyo registro ya existe en la base de datos: 1. Para comenzar, deber tener abiertas la ventana de la Agenda de Citas y la ventana del Archivo de Pacientes.

2. 3. 4.

Suponemos que el paciente a quin se asignar la cita es el que aparece en la ventana del Archivo de Pacientes. Active la ventana de la Agenda de Citas y localice la fecha y hora a la cual quiere citar el paciente. Suponemos que se trata de una cita libre. A continuacin ejecute el comando Asignar Cita que se puede hacer de varias maneras: a) Con la opcin Asignar Cita del men Edicin, b) Haciendo clic en el botn Asignar esta cita al paciente actual, c) Haciendo doble clic sobre la columna Nombre en la cita seleccionada o d) Con la opcin Paciente del men Buscar. El sistema colocar automticamente los datos Nombre, Telfonos y Entidad Mdica.

El mtodo descrito anteriormente, tiene la ventaja de que cuando se llegue el da de la cita y el paciente entre para ser atendido, bastar solo con ejecutar el comando Historia del Paciente para que el sistema automticamente nos muestre en la ventana del Archivo de Pacientes los datos del mismo. El comando Historia del Paciente se puede ejecutar de varias maneras: a) Con la opcin Historia del Paciente del men Ver, b) Haciendo clic en el botn Ver la historia del paciente, o c) Haciendo doble clic sobre la columna Nombre en donde se encuentra el paciente.

Cambiar la Cita de un Paciente

A continuacin se describen dos mtodos que permiten mover los datos de un paciente, desde una cita a otra o de una fecha a otra:

Mtodo A
1. 2. Active la ventana de la Agenda de Citas utilizando la opcin Agenda del men Archivo. Busque la cita que quiere mover para otra fecha u hora.

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3. 4.

Ejecute el comando Cortar Cita con la opcin Cortar del men Edicin. Observar que el sistema limpia los datos que se encontraban en la cita correspondiente. A continuacin busque la cita a la cual quiere llevar los datos del paciente, y luego ejecute el comando Pegar Cita con la opcin Pegar del men Edicin. Observar como aparecen all los datos que haba en la cita inicial.

Comentarios. 1. 2. Tenga en cuenta que al ejecutar el comando Pegar Cita sobre una cita previamente asignada, los datos a pegar borrarn los datos de la cita asignada con anterioridad. Si lo desea, podr ejecutar el comando Pegar Cita tantas veces como sea necesario, inclusive sobre agendas diferentes a la agenda desde donde se obtuvieron los datos. Una agenda diferente es aquella utilizada por otro profesional.

Mtodo B
1. 2. Active la ventana de la Agenda de Citas utilizando la opcin Agenda del men Archivo. Ejecute el comando Ver Fecha con la opcin del men Ver a continuacin seleccione Columnas Activas.

3. 4.

Observar como aparece en la rejilla de la agenda, la columna Fecha y Hora. En el campo correspondiente a la fecha, escriba la fecha para la cual desea mover la cita y luego Active el botn Aceptar cambios del navegador.

Llenar la Celda del Diagnstico

A continuacin se describe la forma como se asignan los cdigos de diagnsticos a partir de la Tabla de Diagnsticos: 1. 2. Active la ventana de la Agenda de Citas. Ubique el cursor en la columna Dx 1, a continuacin haga doble clic o seleccione la opcin Cdigo del men Buscar.

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Sistema MED 3. Aparece la ventana Buscar Cdigos. A continuacin haga la bsqueda del diagnsticos. La manera de buscar un diagnstico se describe en el capitulo Buscar un Diagnstico.

Comentario. Si ya sabe el cdigo puede escribirlo, el sistema lo aceptara si es valido.

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Ventana de Cuentas
La ventana de Cuentas se utiliza para registrar aquellos conceptos que generan cargos a un estudio o procedimiento. Esta ventana se puede asimilar a una ventana de facturacin de procedimientos, servicios o actividades.

Men Ver
Pgina de la Agenda. Activa la ventana de Agenda. Pgina de Risp. Activa la ventana Rips. Columnas Activas Ver Cantidad. Activa las columnas Cnt y Vr. Total. Ver Valor Copago. Activa la columna Vr. Copago. Ver Forma Realizacin. Activa las columnas Forma de Realizacin Procedimiento. Ver Nombre IPS. Activa la columna Atendi. Ver Panel Conducta. Activa el Panel de Conducta. Cambiar Agenda. Activa el cuadro de dialogo Abrir Agenda. Historia del Paciente. Muestra en la ventana del Archivo de Pacientes los datos del paciente a quin se encuentra asignada la cita. Esta misma accin se puede realizar haciendo doble clic en la columna Nombre, o haciendo clic sobre el botn Historia. SonRIAs. Muestra la ventana Definir SonRIAs los datos del SonRIA o cartula para ser diligenciada. Refrescar Ventana. Actualiza los datos.

Men Edicin
Copiar. Toma los datos de la cita actual y los copia al portapapeles. Cortar. Toma los datos de la cita actual, los copia al portapapeles y deja libre la cita. Pegar. Toma los datos de una cita que se encuentre en el portapapeles y los coloca en la cita actual.

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Sistema MED Asignar Cita. Asigna la cita al paciente que se encuentre activo en la ventana del Archivo de Pacientes. Esta misma accin se puede realizar haciendo doble clic en la columna Nombre, o haciendo clic sobre el botn Asignar. Despejar Cita. Borra los datos de la cita. Definir Horario. Muestra en la pantalla el cuadro de dialogo Definicin del Horario de Atencin. Aqu se define el horario de atencin que ser utilizado para crear las citas para el profesional o dependencia a quien corresponde la agenda. El horario de atencin se puede definir para cualquier DIA de la semana y con intervalos de tiempo de hasta 20 minutos entre cita y cita. Crear Citas. Crea en la agenda todas las citas del mes de acuerdo con la definicin del horario para el profesional o dependencia a quin corresponde la agenda.

Men Actividad
Anterior. Muestra la cuenta anterior. Siguiente. Muestra la c cuenta siguiente. Grabar Datos. Guarda los cambios realizados. Nueva. Crea un registro nuevo. Eliminar. Elimina el registro seleccionado. Imprimir. Imprime la ventana activa. Revisar Rips. Revisa los datos del Registro Individual de Prestacin de Servicios de Salud. Fin Tratamiento. Activa el cuadro de dialogo Resultado del Proceso. Esta propiedad es de utilidad para profesionales como por ejemplo los odontlogos, o terapeutas que deben presentar los RIPS relacionados con un mismo nmero de autorizacin y solamente cuando hayan concluido el tratamiento. Pagos a la Cuenta. Activa el cuadro de dialogo Pagos.

Men Buscar
Paciente. Activa el cuadro de dilogo Buscar un Paciente y asigna la cita al paciente que resulte seleccionado. Cuentas. Activa el cuadro Buscar Cuenta, que se utiliza para mirar el registro de las cuentas del paciente cualquiera.

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Otras Citas. Activa el cuadro de dialogo Citas de, que se utiliza para mirar el registro histrico de citas asignadas a un paciente cualquiera. Cdigo. Activa la ventana Cdigos del Plan de Tarifas.

Crear una Cuenta

1. 2. 3. Tomando como punto de partida la ventana Agenda. Active la pestaa Cuenta. A continuacin aparece la ventana de Cuenta.

4. 5. 6. 7. 8.

Active el men Buscar, a continuacin seleccione Cdigo. A continuacin aparece la ventana de Cdigos del Plan de Tarifas. Seleccione de la lista el procedimiento. Active el botn de comando Ok. Aparece en la ventana de cuentas medicas el procedimiento seleccionado.

Nota. Si de ante mano sabe el cdigo del procedimiento simplemente escrbalo en la columna cdigo.

Crear un Nuevo Item en la Cuenta

1. 2. 3. Oprimir la tecla Insert del teclado o la tecla Fecha Abajo. Aparece un nuevo rengln en la cuenta. Diligencia el nuevo procedimiento.

En Caso de un Copago
1. 2. Active el men Actividad, a continuacin seleccione Pago a la Cuenta.... Aparece el cuadro de dialogo Pagos.

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Sistema MED 3. Escriba el valor correspondiente, luego active OK.

Ingresar el Nmero del Bono o Autorizacin

1. 2. Ubique la casilla # Doc. Escriba el nmero de la autorizacin.

3.

Para guardar los cambios realizados active el botn Aceptar cambios, que se encuentra ubicado en la Barra de Navegacin.

Comentarios. El consecutivo que aparece en cada una de las cuentas es creado por el sistema automticamente, este consecutivo no puede ser modificado por el usuario.

Anular una Cuenta

Para poder anular una cuenta de un paciente se deben tener en cuenta los siguientes aspectos:

La casilla Pagos su valor debe estar en cero. Tener derechos para eliminar tems.

Eliminar un Pago
1. 2. 3. 4. Tomando como punto de partida la cuenta del paciente Active el men Actividad, a continuacin seleccione Pago a la Cuenta.... Aparece el cuadro de dialogo Pagos. Escriba menos el valor del copago real, como se ilustra a continuacin.

5. 6.

La casilla pagos que da en ceros. Active la casilla de verificacin Anulada.

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7.

Para guardar los cambios realizados active el botn Aceptar cambios, que se encuentra ubicado en la Barra de Navegacin.

Nota. Despus que se anula una cuenta todos sus datos quedan anulados.

Estados de una Cuenta

Los estados de las cuentas son activados por el sistema, mostrando la casilla de verificacin activada. Activa. Nos indica que la cuenta se encuentra activa en el sistema. Pagada. Nos indica que esta cuenta ya fue cancelada totalmente. Anulada. Nos indica que esta cuenta esta anulada.

Imprimir una Cuenta

1. 2. 3. Tomado como punto de partida la cuenta del paciente. Active el men Actividad. Selecciones la opcin Actividad.

Ventana de Rips
La ventana de Agenda y la ventana Rips son complementarias, es decir que lo que se puede encontrar en la una tambin se encuentra en la otra, y los datos que se capturan en la una tambin aparecen en la otra. De la misma manera el manejo de estas dos ventanas es anlogo. La manera de utilizarlas vara de acuerdo con las circunstancias y con las preferencias individuales de cada usuario. La ventana Rips tiene aspectos comunes con la ventana Agenda con la que va ntimamente relacionada (ver Ventana Rips), sin embargo como su nombre lo indica, en esta ventana aparecen todos los detalles de los datos de los Rips.

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Sistema MED

La ventana de Rips ha sido diseada para capturar datos especficos para el diligenciamiento de los RIPS.

Llenar la Celda del Diagnstico

A continuacin se describe la forma como se asignan los cdigos de diagnsticos a partir de la Ventana de Diagnsticos: 4. Para comenzar, debe hacer doble clic en el campo Dx Principal para traer la ventana de Diagnsticos.

5. 6.

A continuacin muestra la ventana Buscar Cdigos y localice el diagnstico que desea colocar al paciente. La manera de buscar un diagnstico se describe en el captulo "Buscar un Diagnstico". Seleccione el diagnostico y active el botn de comando Ok.

Comentario. Si usted conoce de antemano el cdigo del diagnstico que desea colocar al paciente, simplemente escrbalo en la celda correspondiente en la ventana de Rips.

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Los SonRIAs
Los SonRIAs son diez "macros" que se pueden utilizar para diligenciar rpidamente los datos del RIPS en el momento de registrar los pacientes en la Agenda de Citas. Cada SonRIA (o sea cada "macro") se relaciona con una tecla numrica, del cero (0) al nueve (9), de manera que el SonRIA que se encuentra relacionado con la tecla cero (0) se llama el SonRIA Cero, el que se encuentra relacionado con la tecla uno (1) se llama el SonRIA Uno y as sucesivamente hasta nueve. Antes de poder utilizar cualquiera de los SonRIAs, usted deber haberlo programado en el sistema de acuerdo con sus necesidades particulares. En los SonRIAs se pueden programar en cualquier combinacin cualquiera de los siguientes datos: Cdigo Municipio, Tipo de Residencia, Cdigo CUPS del Servicio, Cdigo del Diagnstico, Tipo de Diagnstico, Tipo de Afiliado, Tipo de Usuario, Finalidad de la Consulta, Causa Externa, Clase de Procedimiento, Tipo de Procedimiento, Persona que Atiende, y cualquiera de las cajas de verificacin de la conducta. Los SonRIAs son particularmente tiles cuando al desarrollar ciertas actividades, por ejemplo en Consulta Externa, se encuentra que los datos que se diligencian en los RIPS de los pacientes son muy repetitivos. Al automatizar el diligenciamiento de esos datos repetitivos se puede ganar tiempo valioso en la atencin de los pacientes.

Programacin de un SonRIA
A continuacin se muestra con un ejemplo la forma de programar un SonRIA. Haremos de cuenta que se desea programar el SonRIA Cuatro (es decir aquel que se encuentra relacionado con la tecla 4): 1. 2. 3. Tomando como punto de partida la Agenda de Citas. Haga clic en el men Ver y seleccione SonRIAs. A continuacin aparece la ventana Definir SonRIAs tal como se ilustra a continuacin:

4. 5.

6.

Haga clic en el men SonRIA y seleccione Siguiente hasta que aparezca en el recuadro al lado derecho la leyenda "Datos del SonRIA No.4". Diligencie las casillas con los datos que quiere que aparezcan automticamente en la Agenda de Citas cada vez que utilice el SonRIA Cuatro que es el que estamos programando. Usted puede elegir entre diligenciar todos o solamente algunos de los datos susceptibles de ser programados para un SonRIA en particular. Despus de haber diligenciado cada una de las casillas deseadas, haga clic en el men SonRIA y seleccione Guardar Cambios.
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Sistema MED

El SonRIA Cuatro ha quedado programado Nota. Estos pasos los debe realizar para programar cada uno de los diez posibles SonRIAs que se pueden utilizar.

Los SonRIAs en la Prctica Diaria

A continuacin se describe paso a paso la manera como se utilizan los datos programados en un SonRIA para diligenciar el registro de un paciente en la Agenda de Citas. Para esta descripcin, suponemos que la Agenda de Citas est diligenciada con los datos que habitualmente se capturan para asignar una cita a un paciente. 1. 2. 3. 4. Tomando como punto de partida la Agenda de Citas, seleccione el paciente al cual le va a diligenciar los datos del RIPS utilizando el SonRIA. Ubique el cursor en el nombre del paciente. Oprima las teclas ALT + "n". En donde "n" representa la tecla del teclado con el nmero (1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9 o 0) del SonRIA correspondiente. Por ejemplo, si va a aplicar el SonRIA Cuatro, deber utilizan la combinacin de teclas ALT + 4. A continuacin aparecern automticamente diligenciadas las casillas correspondientes con los datos que hubieren sido programados en el SonRIA correspondiente.

Nota: Las teclas con las cuales se activan los SonRIAs son las teclas numricas del componente alfabtico del teclado del computador.

Revisar RIPS
Esta funcin nos sirve para verificar que se estn diligenciados todos los datos necesarios para producir el RIPS de un paciente. A continuacin se ilustra con un ejemplo la forma de revisar los datos del RIPS. 1. 2. 3. Tomando como punto de partida la ventana de Agenda. Utilizar la combinacin de teclas Control + K A continuacin aparece el cuadro de dialogo MED v.6.0.

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40

Sistema MED

Archivo de Pacientes
La ventana del Archivo de Pacientes es el lugar del Sistema MED en donde se visualizan todos los datos que tienen que ver con un paciente:

Men Paciente
Anterior. Muestra el registro anterior. Siguiente. Muestra el siguiente registro Nuevo. Crear un registro para un paciente nuevo. Despus de ejecutar este comando, el cursor se posicionar en la casilla Nombres. Modificar Datos. Activa la opcin Modificar datos del paciente. Guardar Cambios. Guarda los cambios realizados. Buscar. Activa la ventana Buscar un Paciente, que se utiliza para buscar el registro de un paciente cualquiera. Cuentas. Activa el cuadro Buscar Cuenta, que se utiliza para mirar el registro de las cuentas del paciente cualquiera. Citas. Activa el cuadro de dialogo Citas de, que se utiliza para mirar el registro histrico de citas asignadas a un paciente cualquiera. Recientes. Activa la ventana Bsquedas Recientes, en la cual aparecern los nombres de los ltimos pacientes que fueron buscados con la opcin Buscar. Una vez activa esta ventana, al sealar un nombre y pulsar ENTER o hacer doble clic aparecer en la ventana del Archivo de Pacientes el registro correspondiente.

Men Opciones
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Fotografa. Activa el cuadro de dialogo Importar Fotografa del Paciente. Texto del Evento. Activa la ventana con el Texto del Evento que se encuentre sealado en ese momento. Ver Imagen. Activa la ventana con la Imagen del Evento que se encuentre sealado en ese momento. Ordenes. Activa la ventana de Ordenes Mdicas con el contenido del formato predefinido para frmulas mdicas (archivo Fromula.Rtf) Imprimir Imprimir Historia. Activa la ventana de impresin de historias con el contenido del formato predefinido para la impresin de historias clnicas (archivo HistPrnt.Rtf) Imprimir Evento. Activa la ventana de impresin de eventos con el contenido del formato predefinido para la impresin de eventos mdicos (archivo EvenPrnt.Rtf) Imprimir Inmunizaciones. Activa la ventana de impresin de inmunizaciones con el contenido del formato predefinido para la impresin de historias clnicas (archivo HistPrnt.Rtf) y con el texto de las inmunizaciones del paciente. Imprimir Prenatal. Activa la ventana de impresin de controles prenatales con el contenido del formato predefinido para la impresin de historias clnicas (archivo HistPrnt.Rtf) y con el texto de los controles prenatales de la paciente. Crear Evento. Activa el cuadro de dilogo Modelos Disponibles, en el cual se puede seleccionar cualquiera de los modelos de eventos que hayan sido definidos por el usuario. Una vez escogido un modelo, activa la ventana del texto del evento correspondiente.

Ver Pgina
Notas. Activa la ventana de Notas. Datos Generales. Activa la pestaa de Datos Generales. Eventos. Activa la pestaa de Eventos. Peso y Talla. Activa la pestaa de Peso y Talla. Inmunizaciones. Activa la pestaa de Inmunizaciones. Control Prenatal. Activa la pestaa de Control Prenatal. Diagnsticos. Activa la pestaa de Diagnsticos. Imgenes. Activa la pestaa de Imgenes.

Registrar un Paciente Nuevo

A continuacin se describe la forma como se crea un registro para un paciente nuevo (un paciente nuevo es aquel que no existe en la base de datos):
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Sistema MED 1. Para comenzar, deber tener abierta la ventana del Archivo de Pacientes y la pgina activa ha de ser la de Datos Generales.

2.

Active el men Paciente y seleccione la opcin Nuevo, tal como se ilustra a continuacin:

3.

Observe como aparece un registro en blanco con el nmero de historia asignado automticamente por el sistema y el cursor en el campo Nombres.

4. 5.

Llene cada uno de los campos con los datos del paciente. Para pasar de un campo al siguiente utilice la tecla TAB. Para regresar de un campo al anterior utilice las teclas MAYUS+TAB. Los campos Nombres, Apellidos, Documento de Id. y No. Documento con requeridos, esto quiere decir que es obligatorio llenarlos con un dato vlido. Algunos campos como por ejemplo Empresa o Tipo de Paciente, contienen listas. Para desplegar las opciones de una lista, utilice las teclas ALT+ABAJO. Una vez haya completado la captura de datos, proceda a grabar los cambios haciendo clic sobre el botn Aceptar cambios del navegador.

Nota. Si aparece el aviso que se muestra ms abajo, quiere decir que ya existe registrado un paciente con el mismo No. del Documento de Identificacin que se ha introducido para el paciente nuevo. El sistema no permite que se ingresen dos pacientes con el mismo No. del Documento de Identificacin.
43

Para solucionar este inconveniente, deber asignar un No. de Documento diferente al que tiene escrito. O si es el caso, cancelar la creacin del registro del paciente como paciente nuevo, y buscarlo como un paciente antiguo.

Seleccionar las Citas de un Paciente

1. 2. 3. Tomando como punto de partida la ventana Archivo de Pacientes. Active el men Paciente, seleccione Citas. Aparece el cuadro dialogo Citas de, como se ilustra a continuacin:

Seleccionar las Cuentas de un Paciente

1. 2. 3. Tomando como punto de partida la ventana Archivo de Pacientes. Active el men Paciente, luego seleccione Cuentas. Aparece el cuadro dialogo Buscar Cuenta como se ilustra a continuacin:

Imprimir un Evento de un Paciente

1. 2. Tomando como punto de partida la ventana Archivo de Pacientes. Busque la cartula de la historia del paciente.
44

Sistema MED 3. 4. 5. Active la pestaa de Eventos. Active el men Opciones, luego seleccione Imprimir. Aparecen dos opciones: Historia: Imprime toda la historia clnica del paciente. Evento: Imprime el evento seleccionado por el profesional

6.

Seleccione la opcin Evento.

Imprimir la Historia Clnica de un Paciente

1. 2. 3. 4. 5. Tomando como punto de partida la ventana Archivo de Pacientes. Busque la cartula de la historia del paciente. Active la pestaa de Eventos. Active el men Opciones, luego seleccione Imprimir. Aparecen dos opciones: Historia: Imprime todo la historia clnica del paciente. Evento: Imprime el evento seleccionado por el profesional. Seleccione la opcin Historia.

6.

Buscar Pacientes
El sistema permite hacer bsquedas rpidas de pacientes utilizando como criterio cualquiera de los siguientes datos: Nmero de historia, Apellidos del paciente, Nmero del documento de identidad o el Nmero de afiliacin, carnet o contrato. Estando en la ventana del Archivo de Pacientes, haga clic sobre el botn Buscar (identificado con unos binculos) o pulse la tecla F5. A continuacin aparecer en su pantalla el cuadro de dialogo Buscar un Paciente. En la lista Buscar por indique el criterio que desea utilizar para buscar el paciente (Historia, Apellidos, No. de Identificacin o Afiliacin), luego en la casilla Buscar escriba el dato que est buscando. A continuacin haga clic en el botn Buscar. Una vez ubicado el paciente que se desea, pulse la tecla ENTER o Active el botn Ok. Si desea suspender el proceso de buscar un paciente, pulse la tecla ESC o Active el botn Cancelar.

Buscar un Paciente Antiguo

45

A continuacin se describe la forma como se busca un paciente antiguo (un paciente antiguo es aquel cuyos datos ya se encuentran registrados en la base de datos): 1. 2. 3. 4. Para comenzar, deber tener abierta la ventana del Archivo de Pacientes. Ejecute el comando Buscar Paciente con la opcin Buscar del men Paciente o haga clic sobre el botn Buscar. Aparecer el cuadro de dilogo Buscar un Paciente. Escriba los apellidos del paciente que busca. A continuacin active el botn de comando Buscar. Cuando haya localizado el paciente que estaba buscando haga clic sobre el botn de comando Ok. En la ventana del Archivo de Pacientes aparecer el registro del paciente seleccionado.

Comentario Usted podr hacer bsquedas similares utilizando como criterio el No. del Documento de Identidad, el No. del Carn o el No. de la historia clnica del paciente. Para ello, active la opcin deseada en la lista Buscar Por:

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Sistema MED

Diagnsticos
La pgina "Diagnsticos" se utiliza para registrar datos que se generan en cada una de las consultas a las que acuden los pacientes. Esta pgina es un complemento a las anotaciones en forma de texto que hacen parte de la historia clnica y que se realizan en la pgina de Eventos. 1. 2. 3. Tomando como punto de partida la cartula del paciente. Active la pestaa Diagnsticos. A continuacin el sistema muestra la pestaa de Diagnsticos.

Colocar el Cdigo del Diagnstico

A continuacin se describe la forma como se coloca un diagnstico.

1. Para comenzar, deber tener abierta la ventana del Archivo de Pacientes y la pgina
activa ha de ser la de Diagnsticos.

2. Agregue un nuevo rengln utilizando el botn Crear Registro de la barra de navegacin. 3. Para activar la ventana de Diagnsticos haga doble clic encima de la casilla Cdigo. A
continuacin aparece la ventana Buscar Cdigos.

47

4. Busque el diagnstico que desea colocar al paciente, a continuacin active el botn de

comando Ok.

5. Por ltimo guarde haciendo clic sobre el botn Aceptar cambios del navegador.
Peso y Talla
La pgina "Peso y Talla" se utiliza para registrar datos que se generan en cada una de las consultas a las que acuden los pacientes. Esta pgina es un complemento a las anotaciones en forma de texto que hacen parte de la historia clnica y que se realizan en la pgina de Eventos. 1. 2. 3. 4. Tomando como punto de partida la cartula del paciente. Active la pestaa Peso y Talla. Para agregar un nuevo rengln active el botn Crear Registro, se encuentra ubicada en la Barra de Navegacin. Diligencie los siguientes datos en la cartula: - Peso Kg. - Talla Cm. - P Cef. - Torax. - Estado Nutricional. - Des. Motriz. - Des. Lenguaje. - Des. Social. - Des. Afectivo. - Concepto.

48

Sistema MED

5.

Para guardar los cambios realizados active el botn Guardar, se encuentra ubicada en la Barra de Navegacin.

Inmunizaciones
La pgina "Inmunizaciones" se utiliza para registrar datos que se generan en cada una de las consultas a las que acuden los pacientes. Esta pgina es un complemento a las anotaciones en forma de texto que hacen parte de la historia clnica y que se realizan en la pgina de Eventos. 4. 5. 6. 7. Tomando como punto de partida la cartula del paciente. Active la pestaa Inmunizaciones. A continuacin el sistema muestra la tabla de inmunizaciones que fue parametrizada con anterioridad. Diligencie los siguientes datos correspondientes.

Controles Prenatales
Consulta primera vez.

1. 2. 3. 4.

Tomando como punto de partida la cartula del paciente. Active la pestaa Control Prenatal. Active la opcin HC Obsttrica. Escriba la fecha de la ltima menstruacin FUM.
49

5. 6.

El Sistema automticamente muestra los siguientes datos en la cartula. - Fecha posterior al parto FPP. - Edad Gestacional en Semanas y Das. Diligencie los siguientes datos en la cartula: - G-P-A-V-X-C-E-M-O - F. de Parto. - Tipo de Parto. - Edad Gestacional. - Peso Rn.

7.

Para agregar un nuevo rengln active el botn Crear Registro, se encuentra ubicada en la Barra de Navegacin.

Consulta de Control o Seguimiento

1. 2. 3. 4.

5.

Active la opcin Controles. Para agregar un nuevo rengln active el botn Crear Registro, se encuentra ubicada en la Barra de Navegacin. A continuacin aparece un nuevo registro en la cartula de controles. Diligencie los siguientes datos: - Peso. - TA. - AU. - FCF. - Mov Fetales. - Otros/Presentacin. - Consulta. - Riesgo. - Remisin. - DX. - Descripcin. Para guardar los cambios realizados active el botn Aceptar Cambios, se encuentra ubicada en la Barra de Navegacin.

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Sistema MED

Ventana de Imgenes
Men Imagen

Anterior. Muestra la imagen anterior del paciente. Siguiente. Muestra la siguiente imagen del paciente. El orden en que avanzan o retroceden las imgenes depende de la opcin sealada en el grupo Ordenar Por de la pgina de Eventos en la ventana del Archivo de Pacientes. Eliminar. Elimina la imagen en pantalla. Opcin Escala 1:1. Muestra la imagen tal cual fue exportada al programa. Opcin Escala 1:2. Muestra la imagen reducida a la mitad de su tamao normal. Opcin Escala 1:3. Muestra la imagen reducida a la tercera parte de su tamao normal. Opcin Escala 1:4.Muestra la imagen reducida a la cuarta parte de su tamao normal. Importar.... Activa el cuadro de dilogo que permite seleccionar un archivo con una imagen tipo mapa de bits, para ser incorporada al registro del paciente. Exportar.... Activa el cuadro de dilogo que permite seleccionar un archivo al cual exportar una copia de la imagen.
Como Ingresar una Imagen Nueva

1. 2.

Tomando como punto de partida la cartula del paciente. Active la pestaa Imgenes.

3. 4. 5. 6.

Para agregar un nuevo rengln active el botn Crear Registro, se encuentra ubicada en la Barra de Navegacin. Escriba el nombre de la imagen en la columna descripcin. Activar men Opciones, a continuacin seleccionar Ver Imagen. Aparece la ventana de imagen.
51

7. 8. 9.

Activar el men Imagen, a continuacin seleccionar Importar. Aparece el cuadro de dialogo Importar Imagen. A continuacin busque la ruta donde esta la imagen. Para agregar un nuevo rengln active el botn Crear Registro, se encuentra ubicada en la Barra de Navegacin.

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Sistema MED

Ventana Modelos de Eventos

La ventana Modelos de Eventos, es el lugar donde se crean o disean los modelos para cada uno de los eventos o informes, en esta ventana puede crear, modificar los modelos.

Men Modelo
Anterior. Muestra el modelo anterior. Siguiente. Muestra el modelo siguiente. Nuevo. Crea una plantilla nueva. Modificar Datos. Activa la opcin de modificar modelos. Guardar Cambios. Guarda los cambios realizados. Buscar. Activa el cuadro de dilogo Modelos Disponibles, que se utiliza para efectuar diferentes modalidades de bsquedas. Fuente. Muestra el cuadro de dialogo Fuente, que se utiliza para cambiar la fuente del informe en pantalla.

Crear Modelos de Informes

1. 2. 3. Tomando como punto de partida el escritorio de Trabajo del Sistema MED v.6.0. Active el men Archivo, seleccione Mantenimiento, a continuacin seleccione Modelos de Eventos. Aparece la ventana Modelos de Eventos / Estudio.

4. 5. 6.

Active el men Modelo, seleccione Nuevo. Aparece la ventana en blanco. Seleccione los siguientes datos:
53

7.

Tipo de Modelo Nombre del Modelo Cree el nuevo modelo.

54

Sistema MED

Ventana de Tarifas
La ventana de Tarifas, es el mdulo del Sistema MED v.6.0 en donde se ingresan a la base de datos las descripciones, los cdigos y las tarifas de los diferentes procedimientos, servicios o actividades que se realizan a los pacientes. Con el mdulo de Tarifas usted puede: 1. 2. 3. 4. 5. 6. Crear o modificar el cdigo o la descripcin de un procedimiento, servicio o actividad. Crear o modificar la lista de Planes de Tarifas. Crear o modificar la tarifa (valor) de un procedimiento, servicio o actividad de cualquiera de los planes de tarifas. Imprimir listados de las tarifas de los diferentes planes de tarifas. Actualizar (aumentar o disminuir) porcentualmente las tarifas de un plan de tarifas. Copiar de uno a otro las tarifas de un plan de tarifas.

Men Tarifas
Descripciones. Activa la tabla de descripciones. La tabla de descripciones es el lugar de la base de datos en donde se almacenan los cdigos y las descripciones de todos los procedimientos, servicios y actividades que se manejan en el sistema. Para poder crear o modificar estas descripciones, se deber activar dicha tabla con esta opcin del men. La opcin Descripciones es mutuamente excluyente con la opcin Valores. Valores. Activa la tabla de tarifas del plan activo. La tabla de tarifas es el lugar de la base de datos en donde se almacenan los valores de los diferentes procedimientos, servicios y actividades para un plan de tarifas cualquiera. Para poder modificar estos datos, se deber activar dicha tabla con esta opcin del men. La opcin Valores es mutuamente excluyente con la opcin Descripciones. Planes de Tarifas. Activa la ventana con los diferentes planes de tarifas que existen en la base de datos. Utilice esta opcin cada vez que quiera crear o actualizar el nombre de un plan de tarifas.
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Ajustar Tarifas. Activa el cuadro de dilogo Mantenimiento - Ajustar Tarifas. Utilice las opciones de este cuadro de dilogo para aumentar, disminuir o dejar en ceros las tarifas (valores) de cualquiera de los planes de tarifas. Duplicar Plan de Tarifas. Activa el cuadro de dilogo Mantenimiento - Duplicar Plan de Tarifas. Utilice las opciones de este cuadro de dilogo para duplicar las tarifas de un plan de tarifas que ya esta creado a otro plan de tarifas. Liquidar Valor Tarifas. Liquidar el valor de las tarifas cuando se utiliza un plan de tarifas basado en UVRs, Grupos o Puntos. Actualizar Valores Facturados. Este proceso reemplaza TODOS los valores del Plan de Tarifas de acuerdo a lo indicado anteriormente Imprimir Tarifas. Imprime el listado de las tarifas del plan activo.

Men Registro
Anterior. Pasa al procedimiento anterior. Siguiente. Pasa al procedimiento siguiente. Nuevo. Crea un registro para definir un procedimiento nuevo. Se deben llenar los datos Cdigo, Tipo y Descripcin. El sistema no permitir que se repitan cdigos de procedimientos. Modificar Datos. Activa la opcin para cambiar o modificar algunos de los datos de los procedimientos o servicios. Guardar Cambios. Guarda los cambios realizados en la tabla de tarifas. Crear Tarifa. Define el procedimiento seleccionado dentro del Plan de Tarifas. Buscar. Activa el proceso de bsqueda de procedimientos de acuerdo a los parmetros definidos en la pantalla. Ver Notas. Muestra el cuadro de dialogo Notas donde muestra mas informacin del procedimiento o servicio seleccionado en la tabla. Estas notas son importante para saber que incluye o excluye dentro de este procedimiento.

Crear Nuevos Planes de Tarifas.

Un Plan de Tarifas es un nombre que define un conjunto de descripciones, cdigos y valores que se utilizan en el sistema para llevar las cuentas de una o varias entidades. Por ejemplo el plan de tarifas del I.S.S. o el plan de tarifas de la Sociedad de Patologa. Con el Sistema MED v.6.0 se pueden crear todos los planes de tarifas que sean necesarios.
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Sistema MED 1. 2. 3. Tomando como punto de partida la ventana de Tarifas. Active el men Tarifas, luego seleccione Mantenimiento, a continuacin la opcin Planes de Tarifas. Aparece el cuadro de dialogo Planes de Tarifas.

4. 5. 6. 7.

Haga clic en el botn Crear nuevo registro, que se encuentra ubicado en la Barra de Navegacin. A continuacin aparece un nuevo rengln. Escriba el nombre que desea para el nuevo plan de tarifas, el Uvr y seleccione el esquema. Haga clic en el botn Aceptar cambios, que se encuentra ubicado en la Barra de Navegacin

Los anteriores pasos los debe repetir para crear tantos planes de tarifas como sean necesarios. A continuacin se explican los aspectos relacionados con la creacin de los Planes de Tarifas y el diligenciamiento de los datos mnimos requeridos en cada uno.

Definicin de los Planes de Tarifas

Nombre.

Representa el nombre que identifica al Plan de Tarifas y debe ser nico, es decir que no se puede repetir. Bajo este nombre se van a agrupar o a asociar los precios que se cobran por un conjunto de servicios o procedimientos a una o ms Entidades Mdicas. Por ejemplo, un plan de tarifas puede agrupar los precios que se cobran por servicios y procedimientos a pacientes particulares, mientras que otro plan de tarifas puede agrupar los precios que se cobran por servicios y procedimientos a pacientes afiliados a una aseguradora. La diferencia entre los dos planes consiste que siendo procedimientos y servicios similares identificados con el mismo cdigo tienen diferentes precios. Se pueden crear tantos planes de tarifas como las necesidades del usuario as lo requieran.
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Valor Uvr.

En esta columna se debe anotar el precio de la UVR que se va a utilizar para liquidar el valor de las tarifas cuando se utiliza un plan de tarifas basado en UVRs, Grupos o Puntos. En algunos casos las entidades utilizan "Unidades de Valor Relativo" (UVR) o "Puntos" para valorizan las tarifas de los procedimientos y servicios. De esta manera para calcular el valor a cobrar por un procedimiento cualquiera, se debe multiplicar el precio de la UVR por el nmero de UVRs asignadas al procedimiento. Por ejemplo, supongamos que la Empresa XX tiene el precio de la UVR en $150.oo y le asign 12 UVRs a la CONSULTA DE PRIMERA VEZ POR MEDICINA GENERAL, de esta manera el valor a cobrar por cada consulta es de $150.oo x 12 o sea $1,800.oo (para ingresar las UVRs de los procedimientos y servicios se utiliza la columna Uvr/Grp de la ventana Tarifas -Valores).
Esquema.

En esta columna se deber ingresar el esquema que se desea utilizar (valores "1" o "2") para liquidar las tarifas de la siguiente manera: Esquema Simple. Cuando se ingresa el dato "1" representa un esquema "Simple". Es decir que el valor a cobrar por cada procedimiento es el valor ingresado en la ventana Tarifas Valores. Esquema por UVRs o Puntos. Cuando se ingresa el dato "2" representa un esquema por "UVRs o Puntos". Es decir que el valor a cobrar por cada procedimiento se calcula con base en el precio de la UVR y el nmero de UVRs asignado a cada procedimiento en la ventana Tarifas - Valores. Cuando se define un esquema por UVRs o Puntos se debe ingresar tambin el precio de la UVR en la columna "Valor Uvr".

Procedimiento para Liquidar el Valor de las Tarifas Utilizando UVRs.

A continuacin se describe el procedimiento a seguir para liquidar el valor de las tarifas cuando el Plan de Tarifas utiliza el esquema por UVRs o Puntos. Se toma como punto de partida el hecho que el Plan de Tarifas ya tiene correctamente diligenciados los datos Nombre, Valor Uvr y Esquema = 2, y tambin que en la ventana Tarifas - Valores ya se encuentran definidos los cdigos y las UVRs de todos los procedimientos y servicios. 1. 2. 3. Tome como punto de partida la ventana Tarifas - Descripciones. Seleccione en la lista Plan de Tarifas Activo el plan de tarifas que desea procesar. Active el men Tarifas, seleccione Mantenimiento y a continuacin Liquidar Valor Tarifas.

En este momento se inicia un proceso en el que el sistema recorre todos los cdigos definidos en el Plan de Tarifas y llena automticamente la columna valor con el resultado de multiplicar el precio de
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Sistema MED la UVR del Plan de Tarifas por el nmero de UVRs asignados a cada cdigo. El valor resultante es el que el sistema llevar a la ventana de Cuentas Mdicas para efectos de la elaboracin de cuentas o facturas. Advertencia. Este proceso reemplaza TODOS los valores del Plan de Tarifas de acuerdo a lo indicado anteriormente. Si lo que desea es cambiar solamente algunos de los valores, entonces deber hacerlo individualmente de uno en uno en la ventana Tarifas - Valores escribiendo manualmente el valor que corresponda. "Tarifas - Mantenimiento - Liquidar Valor Tarifas"

Creacin de Descripciones
Las descripciones son el conjunto de tems que nombran los procedimientos, servicios y actividades que se desarrollan a los pacientes que acuden a la entidad. Para crear descripciones: 1. 2. 3. 4. Tomando como punto de partida la ventana de Tarifas. Active el men Tarifas y luego Descripciones. Active el men Registro y luego seleccione Nuevo. A continuacin aparece un rengln nuevo en la rejilla de descripciones. En el espacio donde aparece habitualmente la descripcin, escriba la descripcin del procedimiento, servicio o actividad que desea crear. La descripcin no podr tener una longitud mayor de 255 caracteres. Se sugiere que escriba la descripcin siempre en maysculas. En la rejilla de descripciones en la casilla correspondiente al cdigo, escriba el cdigo que identificar en lo sucesivo a la descripcin que est creando. Debe tener en cuenta que el cdigo debe ser nico, es decir que no se permiten cdigos repetidos. Haga clic en el botn Aceptar cambios, que se encuentra ubicado en la Barra de Navegacin

5. 6.

Observe como cada descripcin pertenece a un Tipo. Al agrupar las descripciones por tipo se facilita la tarea de dar mantenimiento a estas cuando en la empresa se maneja un nmero importante de distintos procedimientos y servicios. Si quiere cambiar el tipo de una descripcin, lo puede hacer de la siguiente manera: a) Active el men Tipo de Cdigo y seleccione Modificar, b) Seleccione el tipo deseado y haga clic en el botn Aceptar cambios de la Barra de Navegacin. Comentario. Es Sistema MED trae predefinidos en la base de datos los cdigos y descripciones de la Clasificacin Unica de Procedimientos en Salud (CUPS) del Ministerio de Salud de Colombia. En este orden de ideas quizs no sea necesario crear nuevas descripciones, se recomienda homologar o asimilar las que necesita la entidad con las que trae el CUPS.
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Definicin de Tarifas
Despus de haber creado los nombres de los planes de tarifas y haber creado las descripciones de los procedimientos, servicios y actividades, podemos seleccionar los cdigos para cada uno de los planes de tarifas de la siguiente manera: 1. 2. 3. 4. 5. Tomando como punto de partida la ventana de Tarifas. Active el men Tarifas y luego Descripciones. Seleccione el plan de tarifas de la lista Plan de Tarifas Activo. Seleccin el grupo de procedimientos de la lista Grupo de Tarifas. Active el botn de comando Ejecutar la bsqueda.

6. 7.

A continuacin el sistema muestra los procedimientos de la bsqueda seleccionada. Observe como a la derecha de la columna del Tipo la (columna +) se encuentra en blanco. Esto quiere decir que para el Plan Activo no se han definido los cdigos correspondientes a las descripciones existentes.

8.

Seleccione la descripcin para la cual desea crear una tarifa y haga clic sobre el botn Usar el cdigo para crear tarifa del plan activo. Note como a la derecha de la columna del Tipo (columna +) muestra el dato X. Cuando aparece una X, quiere decir que para el Plan de Tarifas activo ya se encuentra definido el cdigo correspondiente a la descripcin seleccionada. Repita este paso para todas aquellas descripciones que apliquen al plan de tarifas con el cual est trabajando.

60

Sistema MED

Comentario. Hasta tanto no haya sido realizado el proceso descrito anteriormente no se van a poder valorizar las tarifas de los diferentes planes de tarifas. Nota. Cuando la casilla de verificacin Tiene Comentarios se encuentra activa nos indica que este procedimiento o estudio incluye mas procedimientos dentro del mismo cdigo o puede ser el caso que excluya algunos procedimientos.

Ventana de Notas
1. 2. Active el men Registro y seleccione Ver Notas. A continuacin muestra el cuadro de dialogo Notas.

Definir o Cambiar el Valor de las Tarifas.

Luego de haber definido el grupo de cdigos pertenecientes a cada uno de los planes de tarifas, se proceder a registrar los valores para cada cdigo de la siguiente manera: 1. 2. Tomando como punto de partida la ventana de Tarifas. Active el men Tarifas y luego Valores.

61

3. 4.

Seleccione el plan de tarifas de la lista Plan de Tarifas Activo. Ubique el cursor en la casilla de Valor. Escriba el dato apropiado para cada uno de los cdigos. El valor que se registre durante este proceso ser el que aparecer posteriormente en el momento de crear una cuenta en la ventana de Cuentas en el mdulo principal del Sistema MED. 5. Active el botn Aceptar cambios, que se encuentra ubicado en la Barra de Navegacin. 6. Repita este procedimiento para todos los cdigos que sean necesarios.

Ajustar Planes de Tarifas

En algunas circunstancias es necesario hacer ajustes a las tarifas de un plan de tarifas, bien sea aumentar o disminuir en conjunto todos los valores. En ese caso proceda como se indica a continuacin: 1. 2. 3. Tomando como punto de partida la ventana de Tarifas. Active el men Tarifas, luego seleccione Mantenimiento y a continuacin la opcin Ajustar Tarifas. Aparece el cuadro de dialogo Mantenimiento Ajustar Tarifas.

4. 5.

6. 7.

Haga clic en ficha de despliegue Plan de Tarifas DESTINO y seleccione el plan de tarifas al cual quiere aplicar el incremento o descuento. Escriba el porcentaje del incremento o del descuento en la casilla Porcentaje de INCREMENTO o DESCUENTO en las tarifas finales. Para aplicar incrementos escriba +nn.n y para aplicar descuentos escriba -nn.n, en donde nn.n es el porcentaje y el signo indica incremento o descuento. Haga clic en el botn de comando Ok. Al final del proceso aparece un mensaje informativo.

62

Sistema MED

8.

Haga clic en el botn de comando OK.

Duplicar un Plan de Tarifas

Cuando se tiene definido minuciosamente un plan de tarifas, algunas circunstancias se desea duplicar el mismo conjunto en otro plan. En ese caso proceda como se indica a continuacin: 1. 2. 3. Tomando como punto de partida la ventana de Tarifas. Active el men Tarifas, luego seleccione Mantenimiento y a continuacin la opcin Duplicar Plan de Tarifas. Aparece el cuadro de dialogo Mantenimiento Duplicar Plan de Tarifas.

4.

5. 6.

A continuacin indique los siguientes datos: Plan de Tarifas ORIGEN. El plan de tarifas que ya se encuentra definido y que se desea duplicar. Plan de tarifas DESTINO. El plan de tarifas cuyas tarifas quiere definir utilizando como modelo el plan de tarifas ORIGEN. Porcentaje de INCREMENTO o DESCUENTO en las tarifas finales. Escriba el porcentaje de incremento o descuento que quiere obtener en las tarifas del plan de tarifas DESTINO, tomando como punto de referencia los valores existentes en el plan de tarifas ORIGEN. Primero ELIMINAR las tarifas existentes del plan de tarifas destino. Active esta caja de verificacin si desea que el proceso elimine cualquier definicin previa que exista en el plan de tarifas DESTINO, de manera que queden nicamente los mismos cdigos que existen en el plan de tarifas ORIGEN. Dejar en CERO los valores de las tarifas del plan de tarifas destino: Active esta caja de verificacin si desea que los valores en el plan de tarifas DESTINO permanezcan en CERO. Haga clic en el botn de comando Ok. Al final del proceso aparece un mensaje informativo.

63

7.

Haga clic en el botn de comando OK.

Imprimir Listados de Tarifas

Cuando se haga necesario imprimir copias de las tarifas de un determinado plan de tarifas, proceda como se indica a continuacin: 1. 2. 3. 4. Tomando como punto de partida el mdulo de Tarifas. Seleccione el plan de tarifas. Active el men Tarifas y a continuacin la opcin Imprimir Tarifas. Aparecer el listado con las tarifas del plan de tarifas activo.

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Sistema MED

Ventana de Diagnsticos
El sistema incluye una tabla con la clasificacin internacional de enfermedades. Esta clasificacin se utiliza para asignar los cdigos de los diagnsticos a los pacientes. Del correcto mantenimiento de esta tabla depende el xito que se obtendr al hacer anlisis y tabulaciones. Cada registro de la tabla est formado por un cdigo y una descripcin. Adicionalmente y para darle ms posibilidades al sistema, cada uno estar asignado a un tipo o categora diferente.

Men Diagnsticos
Anterior. Pasa al diagnstico anterior. Siguiente. Pasa al siguiente diagnstico Nuevo. Crea un registro para definir un diagnstico nuevo. Se deben llenar los datos Cdigo, Tipo de Diagnstico y Descripcin. El sistema no permitir que se repitan cdigos de diagnsticos. Modificar Datos. Activa la opcin de modificar los datos de un diagnstico en las columnas Cdigo, Tipo de Diagnstico y Descripcin.. Guardar Cambios. Guarda los cambios realizados en la tabla de diagnsticos. Buscar. Activa el proceso de bsqueda de diagnsticos de acuerdo a los parmetros definidos en la pantalla. El sistema ofrece diferentes mecanismos de bsqueda sobre la tabla de diagnsticos. Ver Tipo. Muestra en la ventana de Diagnsticos la columna Tipo Dx.

Buscar un Diagnstico
Cuando se trata de localizar un diagnstico en el Tabla de Diagnsticos se puede hacer de tres maneras: Por Cdigo, Descripcin o en forma Inespecfica por palabra.
65

Buscar por Cdigo

1.

Asegrese que en la lista Busca est activa la opcin Por Cdigo.

2. 3.

Escriba en la casilla Dato a Buscar el cdigo que busca o escriba los primeros nmeros del cdigo. A continuacin active el botn de comando Busca el dato anotado en Dato a Buscar.

4.

A continuacin aparece el diagnstico o la lista de diagnsticos relacionados con los nmeros escritos en la casilla Dato a Buscar.

Nota: Si no aparece ningn dato en la ventana es por que el nmero escrito anteriormente no se encuentra en la Tabla de Diagnsticos. 1. Asegrese que en la lista Busca est activa la opcin Descripcin.

2. 3.

Escriba en la casilla Dato a Buscar la descripcin que busca. A continuacin active el botn de comando Buscar el dato anotado en Dato a Buscar.

66

Sistema MED

4.

A continuacin aparecen los diagnsticos que contiene la descripcin anotada.

Bsqueda Inespecfica

La diferencia entre la bsqueda inespecfica y la bsqueda Descripcin, consiste en que la inespecfica busca la palabra que aparece en la casilla Buscar sin importar la posicin que ocupa en la descripcin del diagnstico. Por ejemplo al hacer una bsqueda inespecfica utilizando la palabra "ua", encontraremos los diagnsticos "Dermatofitosis de la ua", "Candidiasis de piel y uas" as como "Otras enfermedades de las uas". Para ejecutar una bsqueda inespecfica proceda as: 1. Asegrese que en la casilla de verificacin Bsqueda inespecfica de una palabra este activa.

2. 3.

Escriba en la casilla Dato a Buscar escriba la palabra que busca. Haga clic sobre el botn de comando Buscar el dato anotado en Dato a Buscar o pulse la tecla F5. El sistema recorrer toda la tabla de diagnsticos buscando las descripciones que contengan la palabra escrita, hasta encontrar los diagnsticos que contengan esta palabra.

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Ubicar la Tabla de Diagnsticos

1. 2. 3. Tomando como punto de partida el Escritorio de Trabajo del MED v.6.0. Active el men Archivo, a continuacin seleccione Mantenimiento luego seleccione la opcin Diagnsticos. Aparece la ventana Diagnsticos.

4.

Como se puede buscar un diagnstico: Descripcin Por cdigo. Inespecfico.

Ingresar un Diagnstico Nuevo

1. 2. 3. 4. 5. Tomando como punto de partida el Escritorio de Trabajo del MED v.6.0. Active el men Archivo, a continuacin seleccione Mantenimiento luego seleccione la opcin Diagnsticos. Aparece la ventana Diagnsticos. Active el men Diagnsticos, luego seleccione la opcin Nuevo. Aparece un nuevo rengln en la tabla de diagnsticos.

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Sistema MED

6.

Escriba el nombre del diagnstico teniendo en cuenta los siguientes aspectos: Cdigo: Escriba el cdigo del diagnstico nuevo. Descripcin: Escriba el nombre completo del diagnstico. Tipo. Seleccione el tipo de diagnstico.

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Entidades Administradoras
La ventana de Entidades Administradoras es la ventana que se utiliza para ingresar al sistema los datos de las empresas a quienes se prestan servicios mdicos asistenciales.

Men Entidad
Anterior. Muestra el registro de la entidad anterior. Siguiente. Muestra el registro de la siguiente entidad. Nueva. Crea un registro para una entidad nueva. Modificar Datos. Activa la opcin para cambiar o modificar algunos de los datos de las entidades. Guardar Cambios. Guarda los cambios realizados en la ventana de entidades. Buscar. Activa el cuadro de dilogo Buscar Entidad.

Crear las Entidades Administradoras

1. 2. 3. Tomando como punto de partida el Escritorio de Trabajo del MED v.6.0. Active el men Archivo, luego seleccione la opcin Mantenimiento, a continuacin seleccione Entidades Mdicas. Aparece la ventana Entidades Administradoras.

70

Sistema MED

4.

Hay que tener en cuenta los siguientes datos: Nombre o razn social. Escriba el nombre completo de la Entidad Administradora. Tipo doc. Tipo de documento de identidad. Nmero del Documento. Nmero del documento de identidad. Cdigo RIPS: Escriba el cdigo de la entidad segn la tabla Entidades Mdicas que publico el Ministerio de salud. Plan de Tarifas Predefinido. Plan de tarifas que traen ms frecuentemente los afiliados a esta entidad. Direccin. Direccin del lugar donde esta ubicada la entidad. Telfonos. Nmeros telefnicos donde se pueda comunicarse con la entidad. Ciudad. Lugar donde esta ubicada la Entidad Administradora.

5. 6. 7. 8. 9.

Los otros datos no son de obligatorio diligenciamiento. Para agregar una nueva Entidad Administradora, Active el botn Crear nueva empresa que se encuentra ubicado en la Barra de Navegacin. Aparecen en blanco los campos de la forma, para que sean diligenciados con los datos de la entidad nueva. Escriba los datos de la nueva entidad. Active el botn Aceptar cambios que se encuentra ubicado en la Barra de Navegacin.

Buscar Entidades Administradoras

1. 2. 3. 4. Tomando como punto de partida la ventana Entidades Administradoras. Active el botn Buscar. A continuacin aparece el cuadro de dialogo Buscar Entidad. Seleccione la empresa, a continuacin active el botn de comando Ok.

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Ventana IPSs Profesionales

La ventana de IPSs Profesionales es la ventana que se utiliza para ingresar al sistema los datos de los Profesionales o Personal Mdico.

Men Registro
Anterior. Muestra el profesional anterior. Siguiente. Muestra el siguiente profesional. Nuevo. Crea un registro para un nuevo profesional. Modificar Datos. Activa la opcin para cambiar o modificar algunos de los datos de las IPSs Profesionales. Guardar Cambios. Guarda los cambios realizados en la ventana de IPSs Profesionales. Buscar. Activa el cuadro de dilogo Buscar Nombre.

Ingresar o Cambiar los Datos de los Profesionales

1. 2. 3. Tomando como punto de partida el Escritorio de Trabajo del Sistema MED v.6.0. Active el men Archivo, luego seleccione Mantenimiento, a continuacin seleccione IPSs Profesionales. A continuacin aparece la ventana IPSs Profesionales.

4.

Aparece la tabla donde usted debe registrar los siguientes datos: Nombre. Nombre completo del profesional. Tipo Documento Id. Tipo de documento de identidad. No Documento Id. Nmero del documento de identidad.
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Sistema MED Especialidad. Cargo o especialidad del profesional. Cdigo RIPS. Con este cdigo usted esta identificado en el sistema del RIPS del Ministerio de Salud. Los dems datos no son obligatorios de diligenciar. Active el botn Aceptar cambios, se encuentra ubicado en la Barra de Navegacin. Para agregar un nuevo rengln, Active el botn Crear nuevo registro que se encuentra ubicado en la Barra de Navegacin.

5. 6. 7.

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Ventana de Administracin de Usuarios

La ventana Administracin de Usuarios se utiliza para agregar y/o borrar usuarios del sistema, para definir el nivel de acceso, los derechos y las opciones que ellos tienen sobre la informacin que se mantiene la base de datos.

Agregar un Usuario
Para agregar un usuario en el sistema se puede hacer de varias maneras: a) Utilizando la tecla Insert, b) Ubicando el cursor en el ltimo rengln de la rejilla de usuarios y utilizando la tecla Flecha Abajo. Nota: Para poder agregar un usuario se debe tener cualidades de "Administrador del Sistema". Los administradores del sistema son aquellos usuarios que poseen un nivel 9. A cada nuevo usuario se le deber asignar un nombre de entrada o Login que ha de ser nico en el sistema. Por favor tenga en cuenta que el nombre de entrada se debe escribir siempre en maysculas. En la celda "Nombre" deber ir el nombre completo del usuario que estamos agregando. Si el usuario va a tener cualidades de Administrador del Sistema se le colocar un nivel 9 (Los niveles 0 a 8 no tienen diferencia en esta edicin del programa) Todo nuevo usuario del sistema tendr como clave de acceso "1234", clave que tendr que ser cambiada cuando ella o l entre por primera vez al sistema. Importante: Despus de agregar el usuario, asegrese de asignarle derechos y opciones sobre las diferentes reas que se manejan con el sistema de lo contrario el nuevo usuario no podr agregar ni modificar ningn dato (vea ms adelante "Asignar Derechos" y Asignar Opciones)

Borrar un Usuario
Aviso Importante: Los usuarios que hayan generado eventos NO deben ser borrados del sistema. Si lo que desea es inactivar la entrada vea ms adelante "Inactivar Login". Para borrar un usuario en el sistema primero que todo se debe sealar en la rejilla de usuarios aquel que se desea borrar. Luego utilizando las teclas Ctrl+Supr. Nota: Para poder borrar un usuario se debe tener cualidades de "Administrador del Sistema". Los administradores del sistema son aquellos usuarios que poseen un nivel 9.
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Sistema MED

Men Usuario
Las opciones del men Usuario hacen referencia y se aplican siempre al usuario cuyo registro se encuentra sealado en la rejilla de usuarios. Cambiar Clave. Muestra en la pantalla el cuadro de dialogo "Cambio de clave". Para cambiar la clave de acceso, el usuario debe seguir los siguientes pasos: 1) Entrar la clave actual, 2) Entrar la nueva clave, y 3) Confirmar la nueva clave. Nota. El botn "Ok" del cuadro de dialogo "Cambio de clave" no se pondr activo mientras no se hayan cumplido los tres pasos descritos anteriormente. Si el usuario ha olvidado la clave actual, la nica manera de asignarle una nueva clave de acceso es eliminndolo de la lista de usuarios y volvindolo a crear. Derechos. Muestra en la pantalla el cuadro de dialogo "Asignacin de Derechos del Usuario". Este cuadro de dialogo contiene una rejilla con las columnas Derechos a Asignar, "Editar", "Insertar" y "Borrar". En cada una de las celdas de la rejilla puede ir el dato "Si" o "No", que hace referencia al derecho que tiene el usuario de Editar, Insertar o Borrar informacin en las reas definidas en la primera columna. Para cambiar una celda de "Si" a "No" o viceversa, se puede hacer de varias maneras: a) Haciendo doble clic sobre la celda, o b) Utilizando la barra espaciadora. Se puede marcar un bloque de celdas y colocarles el mismo dato. Opciones. Muestra en la pantalla el cuadro de dialogo Asignacin de Opciones del Usuario. En la rejilla de este cuadro de dialogo, el Administrador del Sistema habilita o inhabilita al usuario para ejecutar o no, las distintas opciones que aparecen definidas en la primera columna. Inactivar login. Esta opcin se utiliza cuando por alguna razn o circunstancia se desea inhabilitar la entrada de un usuario al sistema. Para que un usuario pueda entrar al sistema, su estado debe ser "Activo". En la rejilla de usuarios se puede ver el estado de cada uno de los usuarios. Reactivar login. Esta opcin se utiliza cuando se quiere reactivar un usuario del sistema, cuyo estado se encuentra "Inactivo". Para que un usuario pueda entrar al sistema, su estado debe ser "Activo". En la rejilla de usuarios se puede ver el estado de cada uno de ellos.

Cambiar la Clave de Acceso al Sistema

El Login inicial para entrar al sistema es "MED", y la Clave es "1234". Esta clave debe ser cambiada por el usuario lo ms pronto posible. 1. Tomando como punto de partida el Escritorio de Trabajo del MED.
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2. 3. 4. 5. 6.

Active el men Archivo, luego seleccione la opcin Mantenimiento, a continuacin seleccione la opcin Usuarios. Aparece la ventana Administracin de Usuarios. En la lista seleccione el nombre del usuario el cual va a cambiar la clave. Active el men Usuario, luego seleccione la opcin Cambiar Clave. Aparece el cuadro de dialogo Cambio de clave.

7.

Los pasos para el cambio de la clave son los siguientes: Escriba la Clave actual. Escriba su Nueva clave. Confirme su Nueva clave. 8. Active el botn de comando OK. 9. Aparece el cuadro de dialogo, El cambio de clave se realiz con xito. 10. Active el botn de comando OK.

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Sistema MED

Smbolos de Arroba
Los smbolos de arroba son un conjunto de caracteres que se utilizan para combinar datos que se encuentran en la base de datos, con textos escritos en las plantillas que se utilizan como modelo (archivos RTF) para imprimir los informes de los estudios. A continuacin se encuentra relacionado el conjunto de smbolos susceptibles de ser utilizados:
Arroba

@CA. @CC. @CE. @CF. @CL. @CN. @CS. @CV. @D1. @D2. @D3. @D4. @D5. @D6. @DC @DX. @EC. @ED. @EI. @ES. @F1. @F2. @F3. @FS. @FO. @FR. @FE. @GD. @GP. @GS. @H1. @H2. @H3. @H4. @H5. @HA. @HC. @HE.

P P P P P P P P P P

C C C C C C C C C C C C C

Dato que combina

P P P P P P P P P P P

C C C C C C C -

Pagos o abonos a la cuenta. Centro de costos. Estado de la cuenta. Nmero del la factura. Valor en letras de la cuenta / factura. Nmero de la cuenta / autorizacin. Saldo pendiente de pago. Valor de la cuenta / factura. Dato 1. Dato 2. Dato 3. Dato 4. Dato 5. Dato 6. Diagnstico clnico. Diagnsticos del paciente / estudio. Cdigo CUPS de la entidad administradora Edad del paciente. Nit de la entidad administradora. Estrato del paciente. Fecha 1. Fecha 2. Fecha 3. Fecha del sistema. Fecha en que se registra un estudio. Fecha en que se genera el resultado. Fecha en que se entrega el informe. Edad gestacional das. Fecha probable del parto (dd/mmm/yyyy). Edad gestacional semanas. Campo 1. Campo 2. Campo 3. Campo 4. Campo 5. Apellidos del paciente Nmero del carnet o contrato del paciente. Entidad mdica
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@HH. @HI. @HL. @HM. @HN. @HO. @HP. @HT. @HU. @HV. @HX. @IN. @IR. @IT. @MC. @MD. @MI. @MN. @MT. @NC. @PC. @PA. @TD. @TE. @TF. @TI. @TP. @UD. @UM. @VA. @ZI. @ZN.

P P P P P P P P P P P P P P P P P P P P P P P P P -

C C C C C C C C C C -

Nmero de historia clnica. Nmero del documento de identidad del paciente. Direccin del paciente. Estado civil del paciente. Nombres del paciente. Otro. Fecha de nacimiento del paciente. Telfonos del paciente. Ciudad de residencia del paciente. Edad calculada. Sexo del paciente. Nmero del informe del estudio. Remitente. Tipo del estudio. Cdigo RIPS del mdico tratante o profesional encargado. Direccin del mdico tratante o profesional encargado. Nmero del documento de identidad del profesional encargado. Nombre del mdico tratante o profesional encargado. Telfono del mdico tratante o profesional encargado. Nombre completo del paciente. Tabla de controles prenatales. Parentesco del paciente con relacin al cotizante. Tipo de documento de identidad del paciente (formato corto). Ttulo del evento (cuando se imprimen eventos). Fecha del del evento (cuando se imprimen eventos). Tipo de documento de identidad del paciente (formato largo). Tipo de paciente. Ultimo diagnstico del paciente. Fecha ltima menstruacin (dd/mmm/yyyy). Tabla de inmunizaciones. Texto del informe del estudio. Texto de las notas del estudio.

P: Archivo de Pacientes. C: Cuentas Mdicas. Al crear una plantilla que servir de modelo para imprimir un tipo de informe especfico, se pueden combinar en cualquier orden los smbolos de arroba descritos. Para ilustrar mejor este concepto, al instalar el Sistema MED quedaron en la carpeta C:\Med6\Modelos algunas plantillas (archivos tipo RTF) que se pueden utilizar como ejemplo o como punto de partida para crear nuevas plantillas. Para crear o modificar plantillas con modelos de Informes se puede utilizar cualquier procesador de textos.

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Sistema MED

Mdulo de Parametrizacin
Introduccin
Este mdulo se utiliza para definir o modificar las Variables Globales del Sistema MED. Por medio de la Parametrizacin de Variables Globales se definen en el sistema las caractersticas y el comportamiento particular que cada entidad le quiere dar al software. La mayora de los parmetros que se describen en esta seccin solamente se deben ajustar una sola vez y antes que el sistema entre en produccin. Otros se pueden ajustar inicialmente y cambiar luego de acuerdo a las circunstancias. Para ejecutar el Mdulo de Parametrizacin active el icono "Parametrizacin" en el grupo de iconos del Sistema MED. El sistema solicitar un "Login" y una "Clave" que deben ser suministrados por el usuario para poder tener acceso a las opciones del mdulo. Se entiende que el usuario que se encarga de la tarea de parametrizacin es el Usuario Administrador, es decir aquel usuario que tiene una serie de privilegios y de criterios que le dan la autonoma para hacerlo. La ventana del mdulo ofrece al usuario una serie de pginas o pestaas en las cuales se encuentran agrupados temticamente los datos que se pueden parametrizar.

Parmetros Generales

Maximizar ventanas al abrirlas. Cada vez que el usuario activa a partir del men Archivo una de las ventanas sta aparecer maximizada. No existe un criterio especfico para activar o inactivar este parmetro. Depende de las preferencias individuales de cada usuario.
Mostrar ayuda en el puntero del ratn. Hace que aparezcan leyendas de texto asociadas con el puntero

del ratn a medida que se desplaza por diferentes objetos de la pantalla. No existe un criterio especfico para activar o inactivar este parmetro. Depende de las preferencias individuales de cada usuario, sin embargo es de gran utilidad al comienzo, mientras se familiariza con los diferentes componentes del software. Abrir varias ventanas del mismo tipo al mismo tiempo. En algunas ediciones del Sistema MED se puede activar simultneamente dos o ms ventanas del mismo tipo. Este parmetro impide o facilita que eso suceda. Por ejemplo, cuando se manejan varias agendas de actividades diferentes, para poderlas activar simultneamente es necesario tener activo este parmetro.
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Esperar la tecla ENTER antes de ejecutar bsquedas. Cuando se hacen montajes en ambiente cliente servidor es mejor dejar activo este parmetro para evitar retardos innecesarios mientras se estn buscando datos en tablas que contienen un gran nmero de registros. Mostrar caja de verificacin que indica Fin de Tratamiento. En algunas ocasiones los profesionales deben generar RIPS que no corresponden exactamente a perodos sucesivos sino a perodos traslapados. Es el caso por ejemplo, de odontlogos o terapeutas que solamente producen los RIPS de un paciente cuando han terminado un tratamiento que puede durar varias semanas. Para que el software opere correctamente y no genere conflictos al producir los RIPS en casos como estos, se debe dejar activo este parmetro. Mostrar el panel de Conducta en la ventana de la Agenda. Muestra el conjunto de datos que forman el panel de Conducta en la Agenda de Actividades. Cuando por cualquier circunstancia no se desea capturar los datos all presentes no hay entonces ninguna razn para visualizarlos en la pantalla. Siendo as se sugiere inactivar este parmetro. Archivo modelo para impresin de eventos. Este parmetro define el nombre del archivo que se utiliza como modelo para imprimir eventos cada vez que se da la orden de imprimir uno de los eventos mdicos asociados con un paciente. Archivo modelo para impresin de historias. Este parmetro define el nombre del archivo que se utiliza como modelo para imprimir historias clnicas cada vez que se da la orden de imprimir una de ellas. Archivo modelo para crear ordenes mdicas. Este parmetro define el nombre del archivo que se utiliza como modelo predeterminado para imprimir ordenes cada vez que se da la orden de imprimir una orden mdica. Prefijo del archivo de los modelos de informes. Este parmetro define el prefijo utilizado en los nombres de los archivos que contienen las plantillas que se utilizan cuando se van a imprimir informes de estudios. Vea ms informacin sobre las plantillas en el captulo de Parametrizacin de Variables Globales. Prefijo del archivo para informes de estudios. Este parmetro define el prefijo utilizado en los nombres de los archivos que se producen al imprimir informes de estudios. Ruta para importar imgenes. Este parmetro indica la ruta predeterminada en donde se van a localizar imgenes que se van a importar a la base de datos del Sistema MED. Ruta para modelos de impresin de historias. Este parmetro indica la ruta predeterminada en donde se van a localizar los archivos que se utilizan como modelo para imprimir eventos e historias clnicas. Ruta para modelos de ordenes mdicas. Este parmetro indica la ruta predeterminada en donde se van a localizar los archivos que se utilizan como modelo para crear ordenes mdicas. Ruta para guardar informes de estudios. Este parmetro indica la ruta predeterminada en donde se van a guardar los archivos que se producen al imprimir informes de estudios.
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Sistema MED Ruta para modelos de informes de estudios. Este parmetro indica la ruta predeterminada en donde se van a localizar los archivos que contienen las plantillas que se utilizan como modelo para imprimir informes de estudios. Ruta para procesamiento temporal. Este parmetro indica la ruta predeterminada que se debe utilizar para ubicar archivos temporales que resultan durante algunos procesos ejecutados por el sistema. Ruta para archivos de consultas SQL. Este parmetro indica la ruta predeterminada en donde se van a localizar archivos que contienen consultas SQL que van a ser utilizadas por el sistema. Ruta para guardar configuracin de rejillas. Este parmetro indica la ruta predeterminada que se debe utilizar para ubicar los archivos que contienen la configuracin de las rejillas de datos.

Parmetros del Archivo de Pacientes

Validacin de Datos. El Sistema MED incorpora la caracterstica de validar el contenido de los datos que se capturan en algunos campos a medida que se van ingresando. Para activar esa funcin hay que marcar las cajas de verificacin correspondientes. Los datos susceptibles de recibir ese tratamiento son los siguientes: Campo 1, Campo 2, Campo 3, Campo 4 y Campo 5 Hacer pausa antes de imprimir historias. Cuando est habilitado este parmetro, cada vez que se da la orden de imprimir uno de los eventos mdicos asociados con un paciente o de imprimir una historia clnica, el Sistema MED abre un archivo y lo liga al procesador de textos instalado en la computadora. Esto da la oportunidad de revisar el texto antes de imprimirlo. Si el usuario no quiere detenerse en el procesador de textos deber desactivar este parmetro. Numerar automticamente las historias. En caso que el usuario vaya a ingresar manualmente los nmeros de las historias clnicas nuevas, debe dejar inactivo este parmetro. De lo contrario, el software numerar consecutivamente todas las historias clnicas nuevas a medida que se van creando. Visualizar la columna Nombre de la pgina de Eventos. Cuando este se encuentra activo, aparece el nombre del responsable del paciente en la pgina de eventos del Archivo de Pacientes. Rtulos del Archivo de Pacientes. El Sistema MED permite que los rtulos que definen la informacin ingresada algunos campos sean parametrizados por el usuario. Esta caracterstica hace
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que cada entidad defina los datos que quiere utilizar posteriormente para hacer tabulacin de datos o cruces de informacin. Los campos susceptibles de recibir este tratamiento son los siguientes: No. Historia, Entidad, Carnet, Vencimiento, Tipo de Afiliado, Tipo de Usuario, Otro Documento, Plan de Tarifas, Parentesco, Telfonos y Direccin, Campo 1, Campo 2, Campo 3, Campo 4 y Campo 5.

Parmetros del Archivo de Estudios

Validacin de Datos. El Sistema MED incorpora la caracterstica de validar el contenido de los datos que se capturan en algunos campos a medida que se van ingresando. Para activar esa funcin hay que marcar las cajas de verificacin correspondientes. Los datos susceptibles de recibir ese tratamiento son los siguientes: Dato 1, Dato 2, Dato 3, Dato 4, Dato 5, Dato 6, Dx Clin y Remitente. Utilizar propiedad AutoCalcFields tabla M_ArECta. Este parmetro se debe dejar siempre activo. Utilizar propiedad AutoCalcFields tabla M_ArEstu. Este parmetro se debe dejar siempre activo. Permitir editar estudios despus de impresos. Habilita o restringe la edicin del informe del estudio una vez se ha realizado la impresin del mismo. Llenar nmero de autorizacin con el nmero del estudio. Para algunas entidades es deseable que el nmero de autorizacin coincida con el nmero de estudio. Al habilitar este parmetro el sistema llena automticamente el campo mencionado evitando as tener que digitar dos veces el mismo dato. Utilizar un contador de estudios comn para todos. Cuando se estn registrando estudios y el usuario no ingresa un nmero de estudio, entonces el sistema le asigna un nmero automticamente. El nmero que el Sistema MED asigna depende del esquema de numeracin que se haya escogido al instalar el software. El esquema de numeracin automtico puede ser: A) Un consecutivo nico para todos los estudios sin importar el tipo de estudio o B) Un consecutivo distinto para cada tipo de estudio. Para activar el esquema de numeracin elegido se deber ejecutar el mdulo de parametrizacin (aplicacin MEParams.Exe), seleccionar la pestaa Estudios y marcar la caja de verificacin Utilizar un contador de estudios comn para todos para que opere el esquema A o de lo contrario, dejar sin marcar para que opere el esquema B. Si se desea, en cualquiera de los dos esquemas se pueden ajustar los contadores para que comiencen a partir de un nmero determinado.
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Sistema MED Una vez que se haya definido cualquier esquema de numeracin y el sistema entre en produccin, este parmetro ya no deber ser modificado. Formato del nmero del estudio. Este parmetro define la forma como el sistema debe llenar el dato Nmero del Estudio. %6.d significa que debe colocar un formato de 6 dgitos. Si se desea utilizar un formato, por ejemplo de 4 dgitos mas un guin y un valor constante, el parmetro deber ser %4.d-02. Plan de tarifas predeterminado. En esta lista el usuario debe seleccionar el plan de tarifas que deber colocarse en todos los estudios a los cuales no se les asigne ninguno. Municipio predeterminado. En esta lista el usuario debe seleccionar el municipio que deber colocarse en todos los estudios a los cuales no se les asigne ninguno. Rtulos del Archivo de Estudios. El Sistema MED permite que los rtulos que definen la informacin ingresada algunos campos sean parametrizados por el usuario. Esta caracterstica hace que cada entidad defina los datos que quiere utilizar posteriormente para hacer tabulacin de datos o cruces de informacin. Los campos susceptibles de recibir este tratamiento son los siguientes: Tipo de Estudio, Nmero del Estudio, Dato 1, Dato 2, Dato 3, Dato 4, Dato 5, Dato 6, Dx Clin, Remite, Notas, Fecha 1, Fecha 2,y Fecha 3.

Parmetros del Sistema de Cuentas

Campos y Rtulos de la Ventana de Cuentas. Con la intencin de dejar visibles y habilitados solamente aquellos campos que van a ser utilizados en los procesos de facturacin y cuentas, el Sistema MED permite que el usuario oculte aquellos campos que no le resultan tiles. Los campos susceptibles de recibir este tratamiento son los siguientes: Valor de la cuenta, Porcentaje del IVA, Valor del IVA, Valor final y Suma de copagos. Nombre de la moneda a utilizar. Este parmetro define el nombre de la moneda que debe aparecer cuando se imprimen cantidades en letras. Porcentaje del I.V.A... Cuando hay necesidad de liquidar el valor del I.V.A., este parmetro define el porcentaje a utilizar para hacer la liquidacin correspondiente. El valor de referencia para hacer la liquidacin es el Valor de la Cuenta.

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Formato del nmero de la cuenta. Este parmetro define la forma como el sistema debe llenar el dato Nmero de la Cuenta. %6.d significa que debe colocar un formato de 6 dgitos. Si se desea utilizar un formato, por ejemplo de 4 dgitos, el parmetro deber ser %4.d.

Parmetros de Validacin de RIPS

Teniendo en cuenta las caractersticas de los servicios prestados y la diversidad de posibilidades que surgen, las normas que reglamentan la produccin del Registro Individual de Prestacin de Servicios (RIPS) exoneran de tramitar algunos datos a ciertas especialidades. Con base en esto se debern definir las reglas que utiliza el Sistema MED para validar la captura de los datos propios para generar los archivos con RIPS. Si desea ms informacin sobre las normas expedidas al respecto, puede visitar www.minsalud.gov.co.

Validacin de Datos. Para definir si el sistema tiene en cuenta o no la captura de algunos de los datos que se utilizarn posteriormente para generar RIPS, se debern activar o inactivar las cajas de verificacin correspondientes. Los datos susceptibles de recibir ese tratamiento so los siguientes: Finalidad de la consulta, Valor de la cuota moderadora o copago, Diagnstico principal, Nmero de autorizacin, Forma de realizacin del acto quirrgico y Valor del procedimiento quirrgico. Usar propiedad que controla la finalizacin del tratamiento. En algunas ocasiones los profesionales deben generar RIPS que no corresponden exactamente a perodos sucesivos sino a perodos traslapados. Es el caso por ejemplo, de odontlogos o terapeutas que solamente producen los RIPS de un paciente cuando han terminado un tratamiento que puede durar varias semanas. Para que el software opere correctamente y no genere conflictos al producir los RIPS en casos como estos, se debe dejar activo este parmetro. Ruta para grabar archivos con RIPS. Este parmetro indica la ruta predeterminada en donde se van a localizar los archivos que forman los RIPS. Prefijo que identifica a los cdigos del tipo Consulta. Los usuarios que tengan instalada y estn usando el Sistema MED v.6.0 no deben tramitar este parmetro, ya que solamente se utiliza para compatibilidad con la versiones anteriores del software.

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Sistema MED

Mdulo de Informes
Ejecucin del Mdulo de Informes
Este es uno de los mdulos ms importantes del Sistema MED ya que con este se pueden hacer una gran variedad de consultas en la base de datos. La informacin que se obtiene con este mdulo se presenta en forma de listados. Para ejecutar el Mdulo de Informes, active el icono "Informes" en el grupo de iconos del Sistema MED. El sistema solicitar un "Login" y una "Clave" que deben ser suministrados por el usuario para poder tener acceso a los informes disponibles. Una vez haya entrado al Mdulo de Informes aparecer la ventana inicial que tiene un aspecto como el que se muestra a continuacin:

Todos los listados se encuentran agrupados en forma de un "rbol de listados", en donde a partir de la rama principal "Informes Disponibles" se van desprendiendo ramificaciones que agrupan listados relacionados entre si. Estas ramificaciones a su vez se subdividen en ms ramas que dan la posibilidad de producir nuevos listados. Para ver cualquiera de los listados predefinidos active la rama principal y haga clic en el signo "+". Observar como aparecen las sub-ramas con los grupos y subgrupos de listados. Para generar un listado cualquiera se selecciona la rama o sub-rama deseada, se marca el perodo de tiempo (Fecha Inicial y Fecha Final) para el cual se desea obtener el listado y se definen las "Variables a Utilizar". Luego basta con hacer clic en el botn "Generar" o utilizar la opcin "Generar" del men "Listado".
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A partir de una misma rama o sub-rama se pueden producir diferentes listados si se utilizan diferentes combinaciones de "Fecha Inicial", "Fecha Final" y "Variables a Utilizar". Esto da como resultado un gran surtido de posibilidades dependiendo la informacin y las necesidades que tenga el usuario.

Opciones del Men Listado

Generar. Genera el listado seleccionado. Ajustar Perodo. Segn la opcin seleccionada ajusta el perodo de tiempo al mes pasado, a la semana pasada o de ayer a hoy. Despejar Variables. Quita las marcas en todas las cajas de verificacin asociadas a las variables a utilizar. Opciones de Seleccin. Actividades Concluidas. Selecciona solo las cuentas concluidas. Todas las Cuentas Activa la opcin de mostrar todas las cuentas. Al producir listados de Cuentas o Servicios Prestados, aparecen los registros de las todas las cuentas sin importar el estado en que se encuentren. Cuentas Vigentes Activa la opcin de mostrar las cuentas "Activas". Al producir listados de Cuentas o Servicios Prestados, solamente aparecen los registros de las cuentas que se encuentren en estado Activa. Cuentas Pagadas: Activa la opcin de mostrar las cuentas "Pagadas". Al producir listados de Cuentas o Servicios Prestados, solamente aparecen los registros de las cuentas que se encuentren en estado Pagada. Cuentas Anuladas: Activa la opcin de mostrar las cuentas "Anuladas". Al producir listados de Cuentas o Servicios Prestados, solamente aparecen los registros de las cuentas que se encuentren en estado Anulada. Tratamientos Terminados: Selecciona solo los tratamientos terminados. Exportar Resultado. Se utiliza para exportar datos a otras aplicaciones como Excel o Word. Especificar Impresora. Permite seleccionar una impresora para la impresin de los listados. Salir. Salir del mdulo informes.

Elementos del Mdulo de Informes

De la ventana inicial del Mdulo de Informes vale la pena destacar los siguientes elementos. Perodo de Tiempo
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Sistema MED Grupo de Edad a Utilizar Variables a Utilizar Informes Disponibles Cuando se trata de definir el contenido de uno de los informes disponibles, usted deber hacer uso de los diferentes elementos de la ventana inicial, y de acuerdo a los parmetros que defina se obtendrn resultados diferentes. A continuacin se explica cual es el propsito de cada uno de los elementos de la ventana inicial, y la manera como se sugiere hacer uso de ellos.
Perodo de Tiempo

Todos los informes disponibles estn SIEMPRE enmarcados en un perodo de tiempo. Dicho perodo de tiempo puede ir desde un da, pasando por semanas, meses o aos. El perodo de tiempo entonces est definido por dos parmetros: 1) la Fecha Inicial, y 2) la Fecha Final. Siempre que se genere un informe, el sistema utilizar la Fecha Inicial y la Fecha Final como criterio para seleccionar los datos que aparecern en el informe. Para definir la Fecha Inicial o la Fecha Final, basta con seleccionar el elemento deseado y escribir la fecha o utilizar el calendario que tiene vinculado cada elemento. Se debe tener en cuenta que el sistema no permitir que usted seleccione un perodo de tiempo en el cual la fecha final sea anterior a la fecha inicial. El formato de las fechas depender de la forma como tenga definida la Configuracin Regional el equipo donde usted est trabajando. Con la intencin de automatizar la definicin del perodo de tiempo, en el men Listado Ajustar Perodo se han incluido las opciones Mes Pasado, Semana Pasada y Desde Ayer. Se sugiere que usted pruebe dichas opciones y observe el resultado en los parmetros Fecha Inicial y Fecha Final. Para generar informes es obligatorio definir siempre un perodo de tiempo.
Grupo de Edad a Utilizar

Los informes que se producen utilizando como criterio grupos de edad, utilizan el elemento Grupo de Edad para definir los rangos de edad que se utilizarn para agrupar los pacientes. El Sistema MED trae predefinidos dos grupos de edad cada uno con diferentes rangos, un grupo denominado ADULTOS y otro grupo denominado MENORES. El grupo ADULTOS est definido por los siguientes rangos de edad: A- Menores de 20 B- De 20 a 30 aos C- De 30 a 40 aos D- De 40 a 50 aos E- De 50 a 60 aos F- Mayores de 60 El grupo MENORES est definido por los siguientes rangos de edad:
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A- Menores de 1 ao B- De 1 a 2 aos C- De 2 a 5 aos D- De 5 a 10 aos E- Mayores de 10 aos Los rangos de edad que se utilizan para definir cada grupo se encuentran almacenados en la base de datos del Sistema MED en la tabla M_EdaPar, y pueden ser modificados o si lo prefiere, usted puede crear nuevos grupos de edad con rangos variables de acuerdo con sus necesidades individuales (para ver ms informacin sobre este aspecto consulte el captulo Parametrizacin del Sistema MED).
Variables a Utilizar

El elemento Variables a Utilizar, se utiliza para definir diferentes posibilidades (cruces de variables) en los informes que ofrece el Mdulo de Informes. Las diferentes variables se pueden utilizar combinndolas en cualquier nmero de posibilidades. No obstante, podr ocurrir que en un momento dado una combinacin dada no produzca un informe coherente. Para generar informes no es obligatorio definir ninguna de las Variables a Utilizar. Con la intencin de agilizar el despeje de las variables que se encuentren definidas en un momento dado se puede utilizar el men Listado - Despejar Variables. Esta opcin quita la marca de las cajas de verificacin que se encuentren activas.
Informes Disponibles

El elemento Informes Disponibles est formado por el conjunto de todos los posibles informes que se pueden producir con el Mdulo Informes. Este elemento ha sido organizado con una estructura tal que facilita la generacin de informes al agruparlos temticamente de la siguiente manera: Listados de Asistencia. Los listados agrupados en esta rama muestran datos obtenidos a partir de la ventana de Registro de Estudios. Listados de Cuentas. Los Listados de Cuentas agrupados en esta rama muestran datos obtenidos a partir de la ventana de Cuentas. Con estos listados podr saber cuanto se ha facturado en un perodo, por entidad, por paciente o puede obtener datos resumidos. Listados de Servicios Prestados. En los listados de Servicios Prestados encontrara la informacin de los servicios que se le prestaron a los diferentes pacientes y entidades, de acuerdo con el cdigo registrado en la cuenta y con base en la tabla de tarifas. Listados de Estadsticas. Los listados agrupados en esta rama le mostrarn casustica por edad, sexo o grupo de edad.
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Sistema MED Listados de Diagnsticos. Con los listados agrupados en esta rama podr obtener la informacin de los diagnsticos, casos por edad y por sexo. Listados Administrativos. En los listados de administracin podr obtener la informacin de las empresas, nomina, usuarios y planes de tarifas. Nota. Por razones de diseo, en el grupo de Listados Administrativos no aplican la "Fecha Inicial", la "Fecha Final" ni las "Variables a Utilizar". Otros ListadosVale la pena recordar en este lugar, que adems de los listados relacionados anteriormente, el sistema permite obtener otros listados: A) En la pgina de Registro de la Ventana de Estudios, se puede obtener un listado con los registros seleccionados despus de la ltima bsqueda realizada, y B) en la Ventana de Tarifas, con la Opcin - Imprimir Tarifas, se obtiene un listado de las tarifas del Plan Activo.

Ejemplo de Como Generar un Listado

A continuacin se ilustra con un ejemplo la forma de programar las variables y generar un listado: 1. Active Informes Disponibles, a continuacin aparecen las diferentes opciones de listados. 2. Active la rama Asistencia. 3. Seleccione el periodo de tiempo. 4. Active el botn Generar. 5. A continuacin aparece el listado en pantalla. Supongamos en este punto, que usted quiere ahora obtener el mismo listado pero solamente de los datos de una entidad. En ese caso proceda como se indica a continuacin: 6. Active la lista Entidad Mdica y a continuacin seleccione la entidad que usted quiera. Observe como el sistema automticamente activa la casilla de verificacin Solo Esta Entidad Mdica. 7. Active el botn Generar. 8. A continuacin aparece el listado en pantalla.

Intercambio de Datos con Otras Aplicaciones

Los datos de cualquiera de los informes que genera el Mdulo de Informes del Sistema MED pueden ser exportados a otra aplicacin, como por ejemplo a Word o Excel. Para realizar este procedimiento, simplemente defina los parmetros que desea utilizar para generar el informe cualquiera como si fuera a verlo en pantalla o a imprimirlo, pero en vez de utilizar la opcin Generar del men Listado, utilice la opcin Exportar Resultado.
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Al seleccionar la opcin Exportar Resultado, aparecer un cuadro de dilogo en el cual usted deber definir la ruta en donde desea guardar el archivo con los datos generados y el tipo de archivo que desea crear. El tipo de archivo a crear depende de la aplicacin a la cual desea exportar los datos. Por ejemplo, si usted desea exportar los datos a Word, quiz le resultar ms conveniente exportar el resultado en forma de archivo de texto (*.Txt). En cambio si lo que usted desea es exportar los datos a Excel, quizs le resulte ms fcil leerlos desde Excel si los ha guardado en un archivo tipo DBase (*.Dbf).

Comentarios Finales
Todo sistema informtico para procesamiento de informacin depende para su correcto funcionamiento no solamente de una definicin y programacin correcta por parte de sus creadores, sino tambin de una alimentacin correcta, con datos correctos por parte de los usuarios. Esto quiere decir que los resultados que arrojar en los informes el Mdulo de Informes del Sistema MED, sern altamente confiables en la medida que los datos que se ingresaron a la base de datos sean altamente confiables. Para finalizar, estamos haciendo una invitacin para que usted explore por su propia cuenta las posibilidades que ofrece el Mdulo de Informes. Nadie mejor que usted para darse cuenta cuales informes le muestran la informacin que necesita en un momento dado.

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Sistema MED

Copias de Respaldo - BackUp de Datos

Cualquier sistema para procesamiento electrnico de informacin es susceptible de fallar, as mismo, la informacin que se encuentra en la base de datos del disco duro puede perderse en forma accidental al destruirse o borrarse uno de los archivos que la conforman. Por estos motivos, es preciso mantener SIEMPRE en Memoria USB, CD-ROM, o cintas, una o ms copias de respaldo de los archivos del disco duro que almacenan datos crticos. Las copias de respaldo que se obtienen a partir de informacin que se encuentra en el disco duro del computador se llaman comnmente BackUp. El sistema MED v. 6.0 incluye entre sus herramientas archivos por lotes para realizar BackUp. Este proceso el fcil de realizar y deber hacerse por lo menos una vez a la semana. Para efectos de hacer el BackUp, se debe tener en cuenta que la informacin crtica que maneja el Sistema MED se encuentra almacenada en las carpetas C:\Med6\IbData, C:\Med6\Modelos y C:\Med6\Ordenes (Es posible que en algunos sistemas se utilice un sitio diferente), de manera que el contenido de estas carpetas es el que deber quedar siempre respaldado en un BackUp. La ejecucin de estos archivos para copia de seguridad es muy sencillo, basta con ejecutar uno de los accesos directos que quedaran en el escritorio de la maquina Carpeta MED6\Backup. All encontrara los archivos correspondientes a cada uno de los das de la semana y nombrados as: Lunes, Martes, Mircoles, Jueves, Viernes, Sbado y adicionalmente Copia Externa y Mensual. Despus de haber seleccionado el archivo, ejectelo dando doble clic sobre el y observe como aparece una pantalla de color negro realizando el BackUp, esta desaparecer automticamente y podr ir a la ruta C:\Med6\Backup\Nombre del Archivo y ver la carpeta que contiene la Copia de Seguridad. Es de advertir que los archivos creados quedarn localmente en la mquina, es por ello que se recomienda realizar una Copia de Seguridad Externa. Para ejecutarla realice los mismos pasos y siga las indicaciones insertando los disquetes solicitados. Es una buena idea mantener dos juegos diferentes de medios con BackUp de datos, los cuales se van alternando de una sesin a otra. Nota: Es responsabilidad del usuario hacer las copias de respaldo de sus datos con la mayor frecuencia posible.

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Glosario de Trminos
Usuario Administrador: Usuario del sistema que tiene cualidades especiales que le permiten agregar, modificar o borrar informacin crtica para el funcionamiento del programa. Los administradores del sistema son aquellos usuarios que tienen un nivel 9. Barra de botones: Conjunto de objetos en la pantalla con apariencia generalmente rectangular, que se utilizan para activar ventanas o procesos. Cada botn se identifica con una imagen y algunas veces con una palabra que representa la accin que se puede ejecutar. Botn activo: Un botn activo es aquel que est disponible para ser utilizado en un momento dado. Los botones activos se diferencian de los inactivos, porque estos ltimos aparecen en un color atenuado. Bsqueda incremental: Tcnica de bsqueda de datos que consiste en ir escribiendo el dato a encontrar, en secuencias de caracteres cada vez ms largas. Por ejemplo, para buscar el dato "Luxemburgo", escribiremos inicialmente "Lu", ejecutamos la bsqueda; luego escribimos "Luxe", ejecutamos la bsqueda; y as sucesivamente hasta hallar el dato que buscamos. Bsqueda inespecfica: Se refiere a buscar la descripcin de un diagnstico, procedimiento, servicio o tarifa, escribiendo solamente algunas letras que formen parte de una de las palabras de dicha descripcin, sin importar que la secuencia buscada se localice al comienzo, en el medio o al final de la misma. Bsquedas rpidas (Indexadas): Mecanismo de bsqueda rpida de datos que utiliza tcnicas basadas en archivos llamados ndices, que permiten ubicar un registro en forma directa, sin tener que recorrerlos todos de principio a fin. Cuadro de dialogo: Ventana en la que el sistema solicita informacin con base en la cual se va a ejecutar un proceso. El usuario deber interactuar con el cuadro de dialogo y no podr continuar con la ejecucin del sistema hasta no cerrarlo. Derechos: Conjunto de atributos que tiene un usuario del sistema, que le confieren autorizacin para ejecutar ciertas acciones, como por ejemplo crear registros o modificar datos. Informe: Un informe es un listado o reporte que contiene informacin tabulada y generalmente organizada en columnas. Algunos informes contienen grupos de datos relacionados entre si, y pueden mostrar subtotales y totales de acuerdo a los datos que presentan. Los informes se pueden consultar en pantalla y si se desea, tambin se pueden imprimir. Login. El nombre de entrada o "Login", es un nombre corto que identifica a un usuario en el sistema. El Login deber ser nico para cada usuario y estar siembre asociado con una clave de acceso. Parametrizar: Definir una serie de parmetros o variables que pueden ser diferentes de un usuario a otro y que ajustados correctamente le dan un perfil de funcionamiento particular al sistema.
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Sistema MED Plan Activo: Se refiere al plan de tarifas con el cual estamos trabajando en un momento dado. Cada plan de tarifas tiene sus propios cdigos y valores para los servicios o procedimientos que se prestan. Programa utilitario: programa secundario o accesorio, generalmente anexo a un sistema informtico grande que se utiliza para realizar ciertos procesos o funciones complementarias que no estn disponibles en el sistema principal. Rejilla: Una rejilla es un rea de la pantalla que est formada por un grupo de Celdas dispuestas a manera de cuadrcula y que se agrupan en renglones y columnas. En cada una de las celdas de la rejilla va un dato. El tipo de dato que se puede almacenar en una celda, es especfico de la celda.

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