Documentation : Utiliser Outlook 2007

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Version : 1.0

Sommaire
1. 2. a. b. c. d. e. 3. a. b. c. 4. a. b. 5. a. b. 6. a. b. Prsentation : ............................................................................................................................... 3 Boite de Rception : .................................................................................................................... 3 Consulter ses e-mails :............................................................................................................ 3 Envoyer un e-mail : .................................................................................................................. 6 Archiver ses e-mails : .............................................................................................................. 9 Crer une signature :............................................................................................................. 12 Taille de la boite de rception : ............................................................................................ 14 Calendrier : ................................................................................................................................. 16 Consulter son calendrier : ..................................................................................................... 16 Crer un rendez-vous : ......................................................................................................... 17 Crer une runion avec des participants :.......................................................................... 18 Contacts : .................................................................................................................................... 21 Consulter ses contacts :........................................................................................................ 21 Crer un contact : .................................................................................................................. 22 Tches : ...................................................................................................................................... 23 Consulter ses tches :........................................................................................................... 23 Crer une tche: .................................................................................................................... 24 Note : ........................................................................................................................................... 25 Consulter ses notes :............................................................................................................. 25 Crer une note: ...................................................................................................................... 26

1. Prsentation :
Cette documentation va vous expliquer comment utiliser Microsoft Outlook 2007 afin dexploiter toutes les fonctionnalits dOutlook.

2. Boite de Rception :
a. Consulter ses e-mails :
Pour consulter vos e-mails, vous devez vous rendre dans longlet Courrier dOutlook.

Dans la partie Dossier Courrier, vous allez trouver diffrents dossiers : Boite de Rception : Dossier utilis pour recevoir du courrier. Boite dEnvoi : Ce dossier ne contient que les lments qui vont tre expdis. Brouillons : Ce dossier contient les e-mails de brouillon que vous avez crs. Courrier Indsirable : Ce dossier contient tous les Spam filtrs par Outlook. Elments envoys : Ce dossier contient tous vos e-mails envoys. Elments supprims : Ce dossier contient tous les e-mails que vous avez supprims.

Pour lire un e-mail, vous avez juste aller dans Boite de rception puis dans le volet de droite. Une fois dans ce volet, vous allez trouver la liste des e-mails qui viennent darriver ainsi que vos anciens e-mails.

Lorsque vous cliquez sur un e-mail, vous avez dans la partie de droite son contenu. En fonction de la disposition de votre affichage vous pouvez avoir le contenu de vos e-mails droite ou en bas de votre liste demail.

A droite de la liste :

En bas de la liste :

Pour modifier votre affichage vous devez allez dans Affichage > Volet de lecture > et slectionner votre volet daffichage.

Si toutefois votre volet de lecture est Inactif , vous devez dans la liste de vos e-mails double cliquer sur un e-mail pour en consulter son contenu.

b. Envoyer un e-mail :
Pour envoyer un e-mail avec Outlook, vous devez aller dans un premier temps dans votre boite de rception. Il suffit ensuite de cliquer sur le bouton Nouveau pour lancer lditeur de message.

A : Ce champ correspond ladresse e-mail de votre destinataire. Vous allez pouvoir saisir autant dadresse e-mail que vous le souhaitez avec entre chaque adresse un ; . Cc : Dans ce champ, vous allez indiquer les adresses e-mails que vous souhaitez mettre en copie de ce message. Les destinataires prsents dans ce champ ne seront pas en destination direct mais auront une copie de ce message. Cci : Ce champ la mme fonction que Cc sauf que les destinataires prsent dans A et Cc ne verront pas les destinataires prsents dans Cci .

Si toutefois vous navez pas le champ Cci qui apparait, vous devez cliquer sur Options puis Afficher Cci

Objet : Cest ici que vous allez indiquer lobjet de votre e-mail. Contenu : Cest dans le carr ci-dessous que vous allez indiquer votre message. Vous pourrez mettre en forme votre e-mail avec le panel graphique qui se trouve au dessus des champs dadresse.

Vous pouvez aussi activer la notification de rception et de lecture de votre email. Pour cela il faut se rendre dans Options puis cocher les cases : Demander un accus de rception : Pour savoir si votre e-mail est bien arriv dans la boite du destinataire. Demander un accus de lecture : Pour savoir si votre e-mail a t lu par le destinataire.

c. Archiver ses e-mails :

Pour commencer un archivage, vous devez vous rendre dans votre boite de rception. Vous pouvez ensuite archiver : Un seul dossier. Un dossier avec les sous dossiers quil contient. Cliquez ensuite sur le ou les dossiers que vous souhaitez archiver (Cette mthode consiste dplacer du serveur vers le disque dur de lordinateur vos emails contenu dans le ou les dossiers). Dans notre exemple sous souhaitons archiver le dossier Boite de Rception ainsi que les dossiers qui se trouvent en dessous de Boite de Rception.

On slectionne Boite de Rception puis on clique sur Fichier > Archiver

On slectionne Boite de Rception qui est notre dossier que lon souhaite archiver. Tous les sous dossiers qui se trouvent en dessous de Boite de Rception seront pris en compte.

On choisit ensuite la date darchivage. Dans notre exemple on archive tous les e-mails qui sont dans Boite de Rception avant le 1 er Juin 2010. Slectionnez ensuite lemplacement du fichier Archive. Ici E:\ et cliquez sur Ok. Nous dconseillons denregistrer votre fichier archive sur C:\. Vous pouvez le sauvegarder sur (Ex : D:\, E:\, F:\, ).

Patientez plusieurs minutes le temps que larchivage se termine.

Une fois termin, vous avez un dossier Dossiers darchivage qui contient tous vos mails archivs.

Rajouter des mails dans le fichier darchivage existant : 1er Mthode : Refaire la mme manipulation que prcdemment sauf quil faut bien penser slectionner le dossier darchivage que vous avez cr prcdemment. Cliquez sur Parcourir et slectionnez votre fichier darchive.

2me Mthode : Il suffit de faire glisser vos e-mails qui se trouvent dans votre boite de rception vers votre dossier darchivage.

d. Crer une signature :

Pour crer une signature, vous devez allez dans Outils > Options

Cliquez sur Format du courrier

Pour crer une signature, vous devez cliquer sur le bouton Nouveau puis lui donner un nom. Il ne vous reste plus qua crer votre signature avec le panel graphique.

Ensuite pour appliquer votre signature vos diffrents messages (Nouveau, Rponse, Transfert), il suffit de slectionner votre signature dans le menu Ouvrir une signature par dfaut .

e. Taille de la boite de rception :

Pour consulter la taille de la boite de rception, vous devez cliquer droite de Boite aux lettres XXXXX puis Proprits de Boite aux lettres XXXXX

Cliquez ensuite sur le bouton Taille du dossier

Pour finir, vous avez dans longlet Donnes Locales

La boite actuelle fait donc 254 Mo. Avec cette mthode, vous pouvez surveiller lvolution de la taille de votre boite aux lettres.

3. Calendrier :
a. Consulter son calendrier :
Pour consulter votre calendrier, vous devez vous rendre dans longlet Courrier dOutlook.

Dans la partie de gauche vous avez la liste des calendriers que vous pouvez consulter. Dans la partie droite vous avez vos rendez-vous.

b. Crer un rendez-vous :
Pour crer un rendez-vous, vous devez cliquer sur le bouton Nouveau de longlet Calendrier dOutlook.

Objet : Indiquez ici lobjet de votre rendez-vous Emplacement : Indiquez lemplacement de votre rendez-vous Saisissez ensuite la date et lheure de dbut de votre rendez-vous. Vous pouvez galement mettre un commentaire votre rendez-vous dans le cadre blanc ci-dessous.

Priodicit : La priodicit vous permet de programmer une runion de faon rptitive dans le temps. Afficher comme : Pour rendre votre agenda plus lisible, vous pouvez indiquer un statut votre rendez-vous par exemple (Occup ou Absent du Bureau).

Rappel : Par dfaut Outlook vous rappelle votre rendez-vous 15 minutes avant le dbut de celui-ci. Vous pouvez modifier cette valeur par le menu droulant Rappel . Si vous souhaitez rendre priv votre rendez-vous et donc que le contenu de celui-ci ne soit pas accessible par vos collgues, vous devez cliquer sur le bouton Priv . La disponibilit reste visible pour un rendez-vous priv.

c. Crer une runion avec des participants :

Pour crer une runion avec des participants, vous devez cliquer sur la flche du bouton Nouveau puis Demande de runion de longlet Calendrier.

Sans visibilit sur la disponibilit : Note : Vous ne pouvez voir la disponibilit des utilisateurs quavec un serveur Microsoft Exchange. A : Vous pouvez saisir directement les adresses e-mails des participants ou slectionner vos contacts directement depuis votre carnet dadresse.

Vous pouvez galement rendre Obligatoire ou Facultatif une runion en fonction du participant. A vous de placer au bon endroit votre participant (Obligatoire ou Facultatif). Vous pouvez galement rserver automatiquement vos ressources (Salle de runion, ) en plaant vos objets dans le champ Ressources . Cette option nest fonctionnelle que si vos ressources sont disponibles dans le carnet dadresse.

Objet : Indiquez ensuite lobjet de votre runion Emplacement : Indiquez lemplacement de votre runion Saisissez ensuite la date et lheure de dbut de votre runion. Vous pouvez galement mettre un commentaire votre runion dans le cadre. Pour terminer cliquez sur le bouton Envoyer .

4. Contacts :
a. Consulter ses contacts :
Pour consulter vos contacts personnels, vous devez vous rendre dans longlet Contacts dOutlook.

La liste de vos contacts apparait sur la partie droite. Vous pouvez personnaliser rapidement laffichage de vos contacts via le menu rapide qui se trouve sur la gauche.

b. Crer un contact :
Pour ajouter un contact vous devez cliquer sur le bouton Nouveau de longlet Contacts.

Il ne vous reste plus qua remplir la fiche de votre contact (Nom, prnom, email, ).

5. Tches :
a. Consulter ses tches :
Pour consulter vos tches, vous devez vous rendre dans longlet Contacts dOutlook.

Dans la partie de droite, vous pouvez visualiser lensemble des tches que vous avez raliser. Vous pouvez personnaliser rapidement laffichage de vos tches via le menu rapide qui se trouve sur la gauche.

b. Crer une tche:

Pour crer une tche, vous devez cliquer sur le bouton Nouveau de longlet Tches.

Il ne vous reste plus qua remplir votre tche. Objet : Titre de votre tche. Etat : Etat davancement de votre tche. Priorit : Indiqu la criticit de votre tche ainsi que le pourcentage ralis. Date : Indiquez la date de dbut et de fin de la tche. Vous pouvez mettre un commentaire sur votre tche dans le carr blanc.

6. Note :
a. Consulter ses notes :
Pour consulter vos notes, vous devez vous rendre dans longlet Note dOutlook.

Dans la partie de droite, vous pouvez visualiser lensemble de vos notes. Vous pouvez personnaliser rapidement laffichage de vos notes via le menu rapide qui se trouve sur la gauche.

b. Crer une note:

Pour crer une note dans Outlook, vous devez cliquer sur le bouton Nouveau de longlet Note.

Pour enregistrer votre note, il suffit de cliquer sur la croix bleue.