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GESTIN DE LOS DATOS

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Producido por: Departamento de Pesca Ttulo: Directrices para la recopilacin sistemtica de datos relativos a la pesca de ... Versin PDF

7. GESTIN DE LOS DATOS

Los datos sobre la pesca deben almacenarse de forma segura, pero su acceso con fines de anlisis debe ser sencillo. El diseo de un sistema de gestin de la informacin debera ajustarse a los principios bsicos de la elaboracin de datos. En la base de datos deberan almacenar los datos originales en bruto. El sistema de gestin de datos debera integrarse asimismo con el sistema de recopilacin de datos en la medida de lo posible. El diseo de la base de datos y la elaboracin del programa informtico correspondiente pueden tener un enfoque diferente que va desde la adaptacin de un sistema ya existente al diseo de un sistema nuevo partiendo de cero. En cualquier caso, el sistema debera estar bien documentado. La interfaz hombre-ordenador debe guiar al usuario para aprovechar al mximo el sistema, con ayudas y prestaciones en el idioma local. La introduccin de datos debera integrar funciones de importacin y controles de validacin, la elaboracin debera emplear funciones integradas para los procedimientos comunes, y la presentacin de informes debera ser flexible e incluir mecanismos de exportacin. La autoridad responsable debe destinar recursos financieros y de personal suficientes para el mantenimiento, la realizacin de archivos normales para proteger los datos y la reevaluacin peridica del diseo con el fin de asegurarse de que el sistema est logrando sus objetivos. Debe controlarse el acceso para asegurar la integridad y confidencialidad, pero interferiendo lo menos posible en el acceso legtimo.

7.1 NECESIDAD DE LA GESTIN DE LOS DATOS

La toma de decisiones para la formulacin de polticas pesqueras y la planificacin y la gestin en este mbito depende en gran medida de la informacin elaborada, no de los datos brutos. Los datos deben interpretarse antes de que puedan utilizarse. El volumen de datos primarios brutos a menudo es muy grande, y stos slo pueden utilizarse de manera efectiva en el marco de un sistema de gestin de bases de datos (SGBD). Las funciones de un sistema de este tipo son: Asegurar que los datos se ajustan a las clasificaciones estndar; Asegurar la validez de los datos; Asegurar la integridad de los datos y su coherencia interna; Asegurar y mantener los datos originales; Permitir un fcil acceso a los datos originales; Elaborar los datos de forma eficiente segn sea necesario; Permitir la integracin de distintos conjuntos de datos, aumentando as su utilidad general. Un principio fundamental consiste en conservar todos los datos tal y como se

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recopilaron, en su formato original. Esto aporta flexibilidad a la forma en que pueden elaborarse los datos (es decir, filtrarse, agregarse, elaborarse), y asegura que todos los clculos se reproduzcan a partir de los datos de origen con todas las revisiones. Teniendo en cuenta la considerable inversin en la recopilacin de datos y el bajo coste del almacenamiento y elaboracin, hay pocos motivos para no conservar los datos completos en su formato original.

7.2 DISEO DE LA BASE DE DATOS

7.2.1 Metodologa
La tecnologa de la informacin es variada y cambia con rapidez, as que es importante buscar el asesoramiento ms actualizado antes de seleccionar un sistema o elaborar una aplicacin. Lo ideal sera que quienes desarrollan la base de datos participaran no slo en la gestin de los datos, sino tambin en el sistema de muestreo. Aunque los expertos de pesca pueden estar familiarizados con la tecnologa informtica, no deberan ocuparse de la ejecucin real del sistema de base de datos. Del mismo modo, los profesionales informticos no deben participar en la elaboracin de un sistema de muestreo pesquero. Sin embargo, cuando las dos actividades se producen a la vez, cada una puede complementar a la otra en beneficio mutuo, aumentando las posibilidades de xito. Se debera considerar la posibilidad de elaborar una base de datos descentralizada para facilitar la gestin de la base y la validacin de los datos. En un sistema distribuido, los datos se introducen y se validan localmente, pero se vinculan a otras bases de datos para su anlisis. Puede accederse a los datos para su anlisis a travs de una base de datos centralizada, preferiblemente mantenida en una institucin nacional. Al estudiar el enfoque que se debe adoptar para crear un nuevo sistema de recopilacin de datos, existen varias posibilidades: Tomar un programa informtico disponible en el mercado y adaptarlo a nuevas necesidades; Crear un sistema a partir de distintos componentes de un programa informtico; Crear un sistema personalizado partiendo de cero. Las ventajas y desventajas de cada uno de estos enfoques varan y deben sopesarse cuidadosamente antes de destinar recursos. Los sistemas de bases de datos personalizadas se basan en la presencia y la participacin continua de los elaboradores de sistemas. Deben establecerse planes para imprevistos con objeto de minimizar el riesgo de que se produzca un fallo en el sistema en caso de que los elaboradores no estn disponibles. En cualquier caso, el sistema debe estar totalmente documentado. Sin embargo, los sistemas personalizados todava suelen ser mejores que la adaptacin in situ de un sistema disponible en el mercado, puesto que las modificaciones significativas de un sistema ya existente pueden en ocasiones comprometer la funcionalidad prevista. Si bien adaptar un sistema tiene un coste inicial inferior, a veces resulta ms caro al final debido a las mayores necesidades de mantenimiento.

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Una importante ventaja del desarrollo personalizado es que ste puede configurarse de forma que se ajuste estrechamente a la metodologa de muestreo de datos, con lo que el sistema ser ms eficiente y fcilmente aceptado. Otra posible ventaja consiste en que el diseo de la base de datos puede emplearse tambin como instrumento para ayudar a elaborar el programa de recopilacin de datos. Si las dos fases de elaboracin se producen a la vez, la utilizacin de una terminologa (por ejemplo, identificacin de las especies, tcnicas de muestreo) y de unas instrumentos (por ejemplo, diagramas de flujo de datos, anlisis de tareas) comunes pueden resultar mutuamente beneficiosas para ambos sistemas. En funcin de la cantidad de datos y de la disponibilidad de recursos, las aplicaciones informticas comerciales pueden presentar limitaciones a largo plazo. En el caso de las pesqueras ms grandes, slo deben utilizarse para iniciar programas de recopilacin de datos y para crear prototipos (como situaciones hipotticas, guiones). Es preciso conocer las limitaciones de estos instrumentos para el muestreo a gran escala, por lo que la metodologa de recopilacin de datos deber migrar al final a un sistema ms metdico y robusto. Entre las ventajas de la creacin de prototipos se incluye una mejor identificacin de los flujos de datos y de los componentes del sistema, lo que puede ayudar a integrar la metodologa de recopilacin de datos y el diseo de su almacenamiento. Figure 7.1 Ejemplos de ciclos establecidos de elaboracin de programas informticos: la metodologa Cascada (izquierda) y la metodologa Ciclo en estrella (derecha), que constituye un enfoque ms reciente de la ingeniera de programas informticos. Debe utilizarse un ciclo de vida establecido de elaboracin de programas informticos a la hora de disear y elaborar un sistema de base de datos (Fig. 7.1). El hecho de no aplicar una metodologa estndar de elaboracin de programas informticos constituye un factor que contribuye en gran medida al fracaso del sistema o que comporta importantes costes y retrasos en el mismo.

7.2.2 Interfaz hombre-ordenador

Un aspecto importante para la aceptabilidad general del sistema de gestin de bases de datos es la interfaz hombre-ordenador. Los usuarios del sistema de gestin de bases de datos (por ejemplo, los encargados de codificar los datos, los cientficos, los responsables de tomar las decisiones y de planificar polticas) deben participar en el desarrollo de la interfaz. Estos son algunos principios bsicos que pueden utilizarse para elaborar interfaces hombre-ordenador eficaces: Procedimientos automatizados para orientar a los usuarios sobre cmo proceder al utilizar el sistema; Utilizacin de estructuras grficas, como botones de comando en la interfaz, preferiblemente con iconos de aplicacin comn, para facilitar el acceso a funciones frecuentemente utilizadas; Utilizacin de mens para indicar la lista de comandos; Teclas de fcil acceso a la Ayuda o un botn de comando para acceder a mensajes de ayuda en lnea. Siempre que sea posible, debern procurarse que las interfaces estn en el idioma local. Esto hace que el sistema sea ms fcil de entender a los usuarios

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locales, aumentado las tasas de conocimiento por parte de los operadores y la calidad general de los datos.

7.2.3 Documentacin informatizada

La ayuda en lnea, la documentacin, las ayudas guiadas y la formacin son factores que contribuyen a la sostenibilidad de una base de datos. Debe prestarse especial atencin al desarrollo de estos componentes dentro del sistema. Preferiblemente, el desarrollo de estos componentes debe hacerse en paralelo al desarrollo de las interfaces entre programa informtico y usuario. Sin embargo, esto no elimina la necesidad de disponer con la documentacin impresa.

7.2.4 Introduccin de datos

Al crear o modificar un sistema de introduccin de datos, a menudo es preciso incorporar datos histricos que se han almacenado en medios no informticos. En ese caso, deben tenerse en cuenta todos los mtodos posibles para convertir los datos brutos (escaneado, mano de obra local barata, etc.) a un formato compatible. Esto permite la integracin de datos, que es necesaria para realizar un anlisis adecuado. Adems, debe existir una funcin de importacin para incorporar datos que se suelen presentar en formatos alternativos (por ejemplo, procesador de textos u hojas de clculo). Esta funcin debe asegurar que se mantenga la integridad y la calidad de los datos. Cuando sean aplicables, deben elaborarse estructuras especiales o enlaces de programas informticos para facilitar la recuperacin de datos de otras fuentes informticas, como libros de a bordo electrnicos. Una vez ms, debe procurarse mantener la integridad de los datos y la correcta validacin de los mismos. La validacin de los datos puede llevarse a cabo a varios niveles: la recopilacin, compilacin e introduccin de datos en un sistema de gestin de bases de datos, la elaboracin de los datos y su anlisis. Las interfaces de usuario para la introduccin de datos deben estructurarse de forma que ejecuten conjuntos de normas aplicadas para validar las entradas.

7.2.5 Elaboracin de datos

Una prestacin de la tecnologa del sistema de gestin de bases de datos que conviene explotar a la hora de elaborar o modificar un sistema de recopilacin de datos es la capacidad de integrar el control y la elaboracin en la base de datos utilizando procedimientos y solicitudes almacenados. Este enfoque presenta las siguientes ventajas: Reduce la cantidad de elaboracin externa necesaria; Ofrece una validacin de los datos ms inmediata; Aumenta la flexibilidad del sistema para futuras modificaciones del mismo. Una consideracin importante que hay que tener en cuenta al elaborar datos es la necesidad de mantener un registro de control de todas las medidas adoptadas para permitir una posterior revisin de la calidad de la informacin.

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Siempre que sea posible, deben utilizarse parmetros para que el sistema sea ms flexible. Los parmetros son valores fciles de cambiar que alteran la estructura y la funcin del sistema. A menudo, las necesidades cambian a lo largo de la vida de un sistema, y el hecho de poder ampliarlo y modificarlo sin realizar grandes cambios de configuracin puede salvaguardar la viabilidad del sistema de recopilacin de datos.

7.2.6 Notificacin de datos

La flexibilidad en la preparacin de informes a partir de los datos es importante. Con frecuencia, los usos potenciales de los datos no se reconocen plenamente antes de que un sistema sea operativo. La facilidad de recuperacin/preparacin de informes de los datos evita que se tengan que realizar innecesarias modificaciones secundarias en el sistema. Para facilitar la flexibilidad de los informes, debe contarse con una funcin de exportacin con fines generales. Las prestaciones con las que debe contar esta funcin son: La identificacin de campos de nombre para todos los atributos de los datos exportados; un resumen de los tipos de datos y de sus formatos; registros de longitud variable con delimitadores de campo seleccionados por el usuario (por ejemplo, archivos ASCII con comas o tabuladores).

7.2.7 Sistemas de informacin geogrfica (SIG)

Conviene presentar datos espaciales en formato geogrfico. La presentacin grfica de datos referenciados geogrficamente ofrece la ventaja de permitir visualizar los datos relativos a otros datos geogrficos, como la posicin de ros, manglares, arrecifes y otras caractersticas que se sabe que afectan a la produccin pesquera. Los sistemas disponibles en el mercado deben poder de acceder a datos referenciados geogrficamente del sistema de gestin de bases de datos, aunque la gestin de la base de datos siga siendo responsabilidad del sistema de gestin de bases de datos.

7.3 ACTIVIDADES DE GESTIN DE DATOS Y MANTENIMIENTO

7.3.1 Compromiso
Para sostener el uso de la base de datos, es preciso realizar un compromiso a largo plazo para respaldar la aplicacin de la gestin de datos. Debe contarse con personal adecuado no slo para las actividades habituales, sino tambin para modificar el sistema a medida que surja la necesidad de hacerlo. De no proporcionarse dicho respaldo, es muy probable que se produzca una prdida paulatina de capacidades del sistema que finalmente puede contribuir a colapsarlo.

7.3.2 Archivo
Deben hacerse peridicamente copias de seguridad de la base de datos. El

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sistema debe estar siempre preparado para problemas graves de equipo y programas informticos y de prdida de datos. Para asegurar que se realicen copias de seguridad con regularidad los procedimientos deben ser lo ms sencillos posible. Dado que la base de datos evoluciona con el tiempo y se producen cambios en la tecnologa de la informacin, el archivo de datos es fundamental para permitir la recuperacin de los datos histricos almacenados en la estructura o el diseo anterior. El archivo de datos debe realizarse utilizando un medio no voltil (por ejemplo, CD-ROM) y un formato de datos independiente del sistema.

7.3.3 Reevaluacin del diseo

Como resultado de los mecanismos de retroinformacin establecidos y para asegurarse de que el sistema de gestin de datos est logrando sus objetivos (es decir, que da respuesta a las necesidades de los clientes), deben llevarse a cabo evaluaciones peridicas con la presencia de representantes de los usuarios del sistema. Se recomienda un programa continuado de evaluacin del diseo para asegurar que el sistema aproveche los ltimos avances de la tecnologa de la informacin. Debe prestarse especial atencin al establecimiento de procedimientos de actualizacin de los datos archivados de forma que se pueda seguir accediendo a los datos anteriores almacenados.

7.4 ACCESO A LOS DATOS Y DIFUSIN

7.4.1 Propiedad y control de los datos
El estado o el organismo en el que se generaron los datos es el principal propietario de los mismos. Reconociendo que los datos constituyen una fuente y que por tanto tienen valor econmico o de otro tipo, el gobierno debe ejercer su derecho a mantener, asegurar y controlar el acceso. El control es el limite impuesto a la capacidad de una persona, o de un grupo de personas, organizaciones u otro estado a tener acceso parcial o pleno a los datos que contiene una base de datos. El acceso parcial a los datos significa impedir lo siguiente: i) ver la totalidad de los datos introducidos y almacenados en el sistema, ii) aadir datos, iii) corregir datos, iv) copiar datos, o v) distribuir/compartir los datos a travs de cualquier medio. Deben aplicarse controles para limitar el acceso de forma coherente con cualquier obligacin de confidencialidad y proteger los datos frente a cambios no autorizados. La proteccin de los datos originales contra su corrupcin accidental reviste la mxima importancia. La copia maestra de los datos debe estar siempre protegida contra escritura. No obstante, aunque el control y la seguridad son importantes, no deben impedir el acceso legtimo. En concreto, las caractersticas de seguridad y control del sistema de control de bases de datos nunca deben entorpecer el acceso a los datos por parte de instituciones de investigacin reconocidas por el Estado para investigar la ordenacin de los recursos. Deben adoptarse disposiciones especiales en el sistema de control de bases de datos para, en su caso, facilitar el intercambio de datos con otros Estados y organizaciones regionales. El Acuerdo de las Naciones Unidas sobre las reservas

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de peces insta a los Estados a intercambiar informacin para la ordenacin de las poblaciones de peces transzonales y altamente migratorios. El intercambio de datos se ve facilitado si las normas y las clasificaciones nacionales comparten un cuerpo comn regional o interregional de normas estadsticas, ms concretamente a los ms altos niveles de agregacin.

7.4.2 Redes de comunicacin

Los avances en la tecnologa de la comunicacin abren un nuevo abanico de posibilidades con respecto a la distribucin de datos. Siempre que sea posible y apropiado, el sistema de gestin de bases de datos debe incluir estructuras que faciliten la distribucin, o que permitan el acceso directo a los datos desde localizaciones remotas.

7.4.3 Publicacin informatizada

La elaboracin de programas informticos para ayudas guiadas, demostraciones y documentos conexos (por ejemplo, texto de ayuda en lnea, manuales de usuario informatizados) es fundamental para la viabilidad a largo plazo de la base de datos. Estos documentos pueden ser regionales o, lo que es mejor, nacionales y presentar un formato que permita el acceso en red. A la hora de difundir estadsticas debe considerarse tambin la utilizacin de medios digitales. Por ejemplo, Internet ofrece un mtodo poco costoso para compartir informacin, permitiendo un acceso seguro a los datos y resultados analticos.

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