Menari di Tengah Perubahan

Menggagas Komunikasi Perubahan bagi Korporat MOCHAMAD TAUFIQ HIDAYAT

Dunia komunikasi dan informasi saat ini berkembang semakin pesat, implikasinya dalam kehidupan sehari-hari pun nyata kita rasakan. Alfin dan Heidi Toffler dalam artikelnya di New York Times, menggambarkan situasi saat ini sebagai Masyarakat dalam Kecepatan Sangat Tinggi. Perkembangan teknologi pun telah mengubah cara orang berinteraksi. Mudahnya akses terhadap media dan menipisnya batas antar negara karena berbagai jaringan komunikasi dan telekomunikasi, telah mendorong dan mengembangkan demokrasi di seluruh penjuru dunia. Persoalan yang dihadapi dalam demokratisasi yang tengah berlangsung, bagaimana setiap organisasi korporat bisa beradaptasi dalam setiap percepatan yang ada? Strategi komunikasi yang mana mesti ditempuh untuk meletakkan relasi antara pemerintah sebagai kebijakan, dan masyarakat serta organisasi publik lain agar bisa mencapai kemajuan. Mempelajari organisasi adalah mempelajari perilaku pengorganisasian, dan inti perilaku tersebut adalah komunikasi. Organisasi berbicara agar menjadi tahu dan mampu menyesuaikan diri. Lewat komunikasi pula organisasi membentuk pemahaman dan pembuatan keputusan. Tantangan Korporat Lingkup pekerjaan yang semakin kompleks menuntut koordinasi serta interaksi yang lebih intensif di antara para karyawan dalam sebuah korporasi (perusahaan) (Kurnia, 2010: 104). Belum lagi jalannya pekerjaan yang semakin cepat, lokasi karyawan yang semakin tersebar, proses pekerjaan yang tersebar dan serentak, tentu membutuhkan penanganan agar peran pengetahuan dan inovasi yang menjadi lebih kritis bagi keunggulan organisasi dapat dimanfaatkan untuk mengatasi kompetisi yang ada. Beruntung ada bantuan teknteknologi dan jaringan komunikasi yang semakin esensial bagi struktur dan strategi organisasi. Namun demikian, peran komunikasi jelas tidak bisa diabaikan. Dua tantangan terberat yang dihadapi para pengelola komunikasi dalam perusahaan sebesar TELKOM menyangkut dua hal yang datang dari dua sisi yaitu eksternal dan internal. Dari eksternal adalah kompetisi yang hyperaktif sementara TELKOM berada pada posisi incumbent. Di samping itu ekspektasi stake holder yang semakin besar menjadikan kemasan komunikasi makin sensitif. Tantangan kedua datang dari dalam. Era reformasi yang kemudian mendorong lahirnya Sekar yang militan membuat unit PMC sering salah tingkah. Sikap kritis Sekar terhadap kebijakan

manajemen menjalar ke para pensiunan yang dimotori FKPT (Forum Komunikasi Pensiunan TELKOM) (Kurnia, 2010: 79). Pendekatan Korporat New Public Management sebenarnya merupakan manajemen pelayanan publik dengan ciri yang lebih mengarah pada inside the organization yaitu (1) memfokuskan aktifitasnya hanya pada kegiatan manajemen, tidak pada aktifitas kebijakan; (2) New Public Management mencoba melihat manajemen pelayanan publik dari segi kinerja (performance appraisal) dan efisiensi, tidak dari segi politis. Untuk itu dilakukan (3) pemecahan manajemen pelayanan publik menjadi badanbadan kecil dan sederhana yang berkaitan langsung dengan kepentingan dasar pengguna jasa (user-pay bases); (4) menggunakan landasan pasar (quasimarkets) sebagai daya dorong bagi terciptanya kompetisi; (5) pemangkasan ekonomi biaya tinggi sehingga ongkos untuk memperoleh pelayanan menjadi lebih murah. New Public Management menurut Rhodes (1994: 2) juga ditandai dengan gaya manajemen yang berorientasi pada output, cara tersingkat, penggunaan insentif moneter, dan kebebasan pengelolaan. Denhardt dan Denhardt (2003) menawarkan pendekatan new public services, sebuah pendekatan yang berfokus pada tujuh pokok pikiran yakni: (1) serve citizens, not customers; (2) seek the public interest; (3) value citizenship over entrepreneurship; (4) think strategically, act democratically; (5) recognize that accountability is not simple; (6) serve than steer; dan (7) value people, not just productivity (Denhardt dan Denhardt, 2003: 42-43). Weick (1979) menyatakan bahwa kata organisasi merupakan kata benda yang juga merupakan suatu mitos. Kita tak akan menemukan organisasi bila mencarinya. Kita hanya bisa menemukan sejumlah peristiwa yang terjalin secara bersama-sama, yang berlangsung dalam kawasan nyata; di mana urutan-urutan peristiwa tersebut, jalur-jalurnya, dan pengaturan temponya, merupakan bentukbentuk yang seringkali dinyatakan secara tidak tepat bila membicarakan organisasi. (Littlejohn dan Foss, 2009: 238). Pengorganisasian yang menghasilkan apa yang dinamakan organisasi. Penekanannya terletak pada aktivitas dan proses. Organisasi sendiri memiliki struktur dan merupakan sistem perilaku yang saling bertautan serta saling menyesuaikan dan menopang dengan mengurangi ketidakpastian yang dihadapinya. Ada 3 tahap utama dalam proses pengorganisasian menurut Weick, antara lain: a. Tahap pemeranan (Enactment) Anggota organisasi menciptakan ulang lingkungan mereka dengan merundingkan makna khusus sebuah peristiwa. Contoh : Organisasi harus menyeleksi sumber informasi untuk mengurangi jumlah ketidakjelasan informasi yang akan beredar di kalangan anggotanya. b. Tahap seleksi Pengugnaan aturan dan siklus komunikasi untuk mengurangi ketidakpastian.

Contoh : Apabila menghadapi bebagai macam pilihan dan informasi yang didapat masih kurang jelas, organisasi harus melihat pada sumber-sumber yang terepercaya, yang mampu membuat informasi jadi lebih jelas. c. Retensi Saat mendapatkan informasi, tidak semua informasi yang didapatkan akan digunakan semuanya. Kita akan memilah-milahnya, mana yang akan digunakan sekarang, nanti ataupun ditinggalkan sama sekali. Tahap ini dimaksudkan sebagai tahap penyimpanan informasi sekunder yang mungkin akan kita gunakan nanti, atau tidak sama sekali. Salah satu kajian korporasi yang cukup menarik ketika dilihat dari Teori Sistem Informasi yang memfokuskan diri pada jenis-jenis informasi apa yang dibutuhkan oleh perusahaan dalam menjalankan bisnis sehari-hari (demand oriented) dan hal-hal lain yang berkaitan dengannya, seperti : Ahli strategi sistem informasi merupakan pakar utama yang dibutuhkan tim untuk mendefinisikan jenis-jenis informasi yang harus dihasilkan dengan segala karakteristiknya bagi perusahaan; Pakar manajemen resiko akan melihat resiko bisnis yang mungkin dihadapi seandainya terjadi kesalahan atau hal-hal lain dalam sistem informasi yang dibangun; Ahli contingency planning akan mempersiapkan prosedur yang harus dilakukan perusahaan jika ada gangguan teknis sistem yang dapat menggangu aktivitas perusahaan; Pakar manajemen proyek akan mempersiapkan strategi dalam menjalankan portfolio proyek sistem informasi yang beragam berdasarkan skala prioritas dan keterbatasan sumber daya; Spesialisasi suports dan services yang akan mengajukan usulan bagaimana memelihara sistem informasi setelah proyek selesai dilaksanakan (pasca implementasi), termasuk di dalamnya kemungkinan outsourcing, usulan pembangunan infrastruktur khusus (call center, helpdesk, dan lain-lain), sampai dengan prosedur-prosedur yang harus dilakukan. Information Technology yang merupakan jawaban atas kebutuhan sistem informasi yang telah didefinisikan (supply oriented). Semua rencana strategis yang telah disusun oleh kedua tim sebelumnya pada akhirnya harus diimplementasikan secara teknis. Menjajak Publik Hubungan antara sebuah organisasi dengan publiknya tidak dapat terpisahkan, karena suatu organisasi tumbuh dan berkembang di dalam suatu masyarakat dan akan selalu dihadapkan oleh tekanan, baik politik yang berasal dari luar maupun dalam organisasi. Meskipun publik memiliki arti yang sangat luas namun public dalam konteks organisasi menyangkut segmen yang spesifik yakni stakeholder yang mana masing-masing segmen mempunyai kepentingan yang

berbeda. Berbagai stakeholder pada perusahaan dapat dibagi menjadi inside stakeholders dan outside stakeholders.

Inside Stakeholders
Executive officers Boards of Directors Stockholders Employees Company Mission

Outside stakeholders
Customers Suppliers Creditors Goverments General public Competitors Community

(Sumber : Pearce dan Robinson, 2007:52) Publik di organisasi dapat digolongkan menjadi publik internal dan eksternal. Publik internal yaitu publik yang memiliki pengaruh secara langsung terhadap organisasi sedangkan publik eksternal yaitu publik yang memiliki pengaruh terhadap organisasi namun tidak secara langsung. Kepada publik-publik ini organisasi senantiasa melakukan komunikasi. Grunig dan Hunt membagi publik ke dalam beberapa tipe , yakni : 1. Latent Publik : yaitu kelompok orang yang mengahadapi suatu masalah yang diciptakan oleh konsekuensi organisasi tetapi mereka tidak mengetahui adanya masalah tersebut. 2. Aware Publik : yakni sekelompok orang yang menghadapi masalah yang sama dan mereka menyadari adanya masalah tersebut 3. Active Publik : kelompok orang atau anggota komunitas yang mengorganisir diri untuk mendiskusikan dan melakukan sesuatu dengan masalah tersebut. Mengelola Komunikasi dan Informasi Sejalan dengan perkembangan teknologi, peran komunikasi publik menjadi makin penting dalam usaha mencerdaskan dan memberdayakan masyarakat dan membentuk opini publik. Bagi Amartya Sen (1999), keberadaan informasi yang berkualitas bagi masyarakat juga menjadi salah satu upaya mengatasi kemiskinan. Masyarakat menjadi lebih berdaya dan pintar ketika memiliki akses terhadap informasi. Berkaitan dengan informasi dalam setiap organisasi selalu ada sistem informasi dasar yang memfasilitasi komunikasi dan pengambilan keputusan suatu komunitas atau masyarakat. Sistem informasi lokal tersebut umumnya bersifat dinamis karena dipengaruhi kreativitas internal masyarakat maupun pembelajaran masyarakat terhadap pengetahuan eksternal yang kemudian disosialisasikan secara berkesinambungan dari suatu generasi kepada generasi berikutnya (Flavier et al. 1995: 479).

Apapaun sistemnya, menurut OBrien hal terpenting adalah memastikan agar kualitas informasi bisa sejalan dengan karakteristik sebagaimana terdapat dalam matriks berikut ini: Matriks Atribut Kualitas Informasi
Dimensi Waktu Tak Terbatas Waktu Terkini Frekwensi Periode Waktu Dimensi Isi Akurasi Relevansi Kelengkapan Singkat (Conciseness) Cakupan Performa Dimensi Bentuk Kejelasan Detil Urutan Tampilan Media Informasi harus disediakan ketika diperlukan Informasi harus ter up date saat disediakan Informasi harus disediakan sesering diperlukan Informasi dapat disediakan mengenai situasi yang lalu, terkini, dan waktu yang akan datang Informasi harus bebas dari kesalahan Informasi harus terkait dengan kebutuhan publik spesifik dalam waktu yang spesifik pula Semua informasi yang diperlukan harus disediakan Hanya informasi yang diperlukan harus disediakan Informasi dapat memiliki cakupan luas tertentu atau fokus internal atau eksternal Performa Informasi dapat dilacak dengan mengukur aktivitas yang terpenuhi, kemajuan yang ada, atau akumulasi sumber daya Informasi harus disediakan dalam bentuk yang mudah dimengerti Informasi dapat disediakan secara lengkap atau dalam bentuk ringkasan Informasi dapat disusun dalam urutan yang jelas/tertentu Informasi dapat disajikan dalam bentuk narasi, angka, grafis, atau bentuk lain Informasi dapat disediakan dalam bentuk dokumen tercetak, tampilan video atau media lain

Sumber: OBrien (1998: 26) Dimensi waktu, isi dan bentuk menjadi unsur yang penting dalam kualitas informasi. Karena informasi yang berkualitas tentunya sangat diperlukan dan memainkan peranan yang krusial dalam pengambilan keputusan pelayanan publik. Ketika keputusan didukung oleh informasi berkualitas rendah, atau bahkan tanpa dukungan informasi sama sekali, dapat dipastikan akan memberikan keputusan yang keliru atau risiko kegagalan implementasi di lapangan (OBrien, 1998: 26). Mungkin pada tahap awal membangun jejaring komunikasi dalam artian infrastruktur fisik akan bisa sangat mudah dilakukan. Akan tetapi persoalannya kemudian adalah bagaimana menyediakan konten informasi yang sesuai dengan kebutuhan masyarakat, dalam artian bisa mencerdaskan dan mendorong setiap warga masyarakat agar lebih berdaya dalam menjalani kehidupan sehari-hari, atau bahkan meningkatkan kualitas hidupnya. Hal ini bisa dikembangkan melalui penyediaan akses dan diseminasi informasi.

Menemukan Kajian Komunikasi Perubahan dalam Korporat Organisasi bergerak dari proses pengorganisasian ke proses lain dengan cara yang sudah terpola yakni penentuan, seleksi, penyimpanan. Sub-subkelompok individual dalam organisasi terus menerus melakukan kegiatan di dalam prosesproses ini untuk menemukan aspek-aspek lainnya dari lingkungan. Walaupun segmen-segmen tertentu dari organisasi mungkin mengkhususkan pada satu atau lebih dari proses-proses organisasi, hampir semua orang terlibat dalam setiap bagian setiap saat. Pendek kata di dalam organisasi terdapat siklus perilaku. Siklus perilaku adalah kumpulan-kumpulan perilaku yang saling bersambungan yang memungkinkan kelompok untuk mencapai pemahaman tentang pengertian-pengertian apa yang harus dimasukkan dan apa yang ditolak. Di dalam siklus perilaku, tindakan-tindakan anggota dikendalikan oleh aturan-aturan yang memandu pilihan-pilihan ntuk menyelesaikan proses yang tengah dilaksanakan (penentuan, seleksi, atau penyimpanan). Salah satu pilar utama manajemen komunkasi yang baik adalah keterbukaan. Dengan dasar itu maka publik dapat mengakses dan menanfaatkan kebijakan organisasi. Dalam hemat saya, hal iitu bisa tercapai dengan adanya accessibility. Accessibility ini dipengaruhi oleh tiga hal, yaitu infrastruktur, keterjangkauan atau affordability, dan e-readiness. Meskipun ada infrastruktur komunikasi dan ketersediaan konten informasi, tapi kalau membayar terlalu mahal juga tidak akan bisa berjalan dengan baik. Begitu juga dengan e-readiness, meskipun ada infrastuktur dan harga terjangkau, tapi kalau masyarakat masih belum memiliki e-readiness, juga belum bisa berjalan. Maka, untuk membangun masyarakat berbasis informasi, ketiga hal tersebut harus ada. Dengan demikian ada dua sisi yang harus dikembangkan agar hubungan antara pemerintah dan publik berjalan dengan baik. Tantangan terbesar adalah bagaimana mengembangkan komitmen yang dibangun bersama. Sisi pertama adalah di korporat. Setiap perubahan dan pemberian akses akan sangat bergantung terhadap political will lembaga untuk membuka diri. Toby Mendel (2004) menyatakan bahwa membuka akses informasi merupakan kewajiban bagi lembaga yang melakukan layanan atau berkaitan dengan badan publik. Secara fundamental, sebuah informasi adalah milik publik, bukan milik korporat akan tetapi keseimbangan antara menutup informasi dan kepentingan publik harus seimbang. Sementara di sisi kedua, pendidikan menjadi salah satu kunci pokok pengembangan bidang komunikasi dan informatika. Persoalan kemampuan dalam menggunakan informasi (literasi informasi) juga merupakan salah satu hal krusial dalam proses pendidikan kepada publik yang bisa dimainkan oleh korporat. Tak berlebihan jika pendidikan literasi informasi sangat penting dilakukan. Setiap pertukaran informasi di kalangan publik haruslah memperhatikan berbagai pertimbangan informasi yang layak untuk publik, yaitu mendidik, mencerahkan, dan memberdayakan.

Pada tahap awal, hal itu bisa dilakukan dengan melibatkan publik dan mengidentifikasi kebutuhan mereka. Oleh karena itu sistem komunikasi yang masih berlangsung satu arah harus mulai dikembangkan dua arah. Bagaimanapun juga persoalan komunikasi merupakan salah satu faktor pendorong perubahan sosial di masyarakat. Sehingga perlu dirancang strategi komunikasi yang sesuai dengan karakteristik publik.
Bahan Bacaan: Denhardt, J.V. and R.B. Denhardt. 2003. The New Public Service: Serving, not Steering. New York: ME Sharpe. Kurnia, Eddy. 2010. Komunikasi dalam Pusaran Kompetisi. Jakarta: Republika. Littlejohn, Stephen W. Dan Foss, Karen A. 2009. Teori Komunikasi. Theories of Human Communications Edisi Sembilan. Jakarta: Salemba Humanika. OBrien, James A, 2003, Introduction to Information System, New York: Irwin/McGraw-Hill. Pace, R. Wayne dan Faules, Don F. 2001. Komunikasi Organisasi, Strategi Meningkatkan Kinerja Perusahaan. Bandung: Rosda Sen, Amartya. 2002. Globalization: Past and Present. Lecture 1, Ishizaka Lectures. Tokyo, 18 February 2002. West, Richard and Turner, Lynn H. 2008. Pengantar Teori Komunikasi: Analisis dan Aplikasi. Buku 1. Jakarta: Salemba Humanika.