Tema 9: Obtener informacin de los datos contenidos en una hoja de clculo.

9.1Crear formularios para la captura de datos en una hoja de clculo.

Para hacer esto lo que tenemos que hacer es, primero que nada, capturar los datos y la estructura que quieras que tenga tu formulario; adems de ajustar el tamao de las celdas.

Despus tenemos que darle un relleno de color slido y oscuro; esto se hace principalmente para que tenga un aspecto ms profesional si se va a usar para WEB, en caso de que no se pueden omitir todos los siguientes pasos.

Inicio > M. Office Excel > Inicio > Fuente > Color de Relleno Despus, a cada celda que el aspirante tiene que llenar con sus datos le daremos un aspecto que simule a un botn. Para hacer esto seleccionamos todas las celdas necesarias manteniendo presionado Ctrl. + Click Primario del Mouse. Aplicaremos un color ms tenue al del fondo y despus daremos click secundario y nos iremos a la opcin Formato de Celda.

Saldr una ventana emergente y nos iremos a la pestaita de Bordes, donde haremos esto: Color Negro al Borde Inferior y Derecho; Color Blanco al Borde Superior e Izquierdo.

Blanco

Negro

Formulario Final [Para uso WEB]

9.2 Editar formularios existentes en una de hoja de clculo.

Para editar un formulario existente basta con que cambiemos alguno de sus campos; ya sea su fondo, su letra o su estructura o sus mrgenes de celda. Al hacer esto ya estamos editando el formulario que tenamos anteriormente.

Formulario Existente

Formulario Editado

9.3Buscar datos contenidos en las hojas de clculo.

Para buscar un dato especfico dentro de una hoja de clculo lo que tienes que hacer es dirigirte a la seccin Modificar de la Pestaa Inicio. Despus al apartado Buscar y Seleccionar para despus darle en Buscar. Tambin puedes hacer todo lo anterior con el Shotcut Ctrl. + B. Saldr una ventana emergente en cualquiera de las dos formas, donde anotars el dato que deseas buscar y, automticamente, el software te resaltar la celda donde se encuentra ubicado.

Ctrl. + B

Ventana Emergente

9.4. Crear filtros en las hojas de clculo para consultar datos.

La expresin Crear un Filtro, en Excel, hace referencia a que vamos a reorganizar alguna informacin siguiendo un patn alfabtico. Puede ser de manera Ascendente [A-Z] Descendente [Z-A]. Para hacerlo, seleccionamos una fila ms arriba de donde comienza nuestra informacin tantas columnas como sea necesario para abarcar todos los datos. Posteriormente nos dirigimos a la seccin Modificar de la Pestaa Inicio y nos ubicamos en el cono Ordenar y Filtrar y despus en

Filtro. Arriba de nuestro comienzo de la informacin deben aparecer unos recuadros en la parte derecha de la celda; esos son los filtros, los cuales debemos configurar de manera Ascendente o Descendente. Tambin puedes hacer todo esto presionando el Shotcut Ctrl. + Shift + L

Ctrl. + Shift + L

Filtros Instalados [sin modificar]

9.5 Crear tablas dinmicas con los datos de una hoja de clculo.
Una Tabla Dinmica es una forma rpida de hacer Tablas de Resmenes sin necesidad de frmulas manuales o automticas. Se utiliza principalmente para sacar informacin resumida de tablas con gran extensin o con mucha informacin tediosa; para hacerlo seleccionamos una celda que est dentro de nuestra tabla ya creada. Como siguiente paso, nos dirigimos a la seccin Tablas de la Pestaa Insertar, para despus hacer click en el cono de Tabla Dinmica, para despus salir una ventana emergente donde podemos modificar el Rango de Datos y la Ubicacin. Excel selecciona toda la extensin de la tabla en donde est la celda que elegiste automticamente.

Ventana Emergente

Por consiguiente, se mostrar un objeto multimedia en la hoja de clculo y una columna en la parte derecha de la pantalla para hacer la estructuracin de la Tabla Dinmica, el cual tiene 4 apartados de estructuracin y basta con arrastrar un campo a dicho apartado para hacerlo activo: Filtro de Informe: Funciona como un filtro para ver solo la informacin que cumpla con el campo agregado como filtro. Rtulo de Columna: Divide la informacin en columnas (verticalmente) de acuerdo al campo que fue agregado. Rtulo de Fila: Divide la informacin en filas (horizontalmente) de acuerdo al campo que fue agregado. Valores: Son los resultados que sern expuestos en la Tabla Dinmica; stos pueden ser Suma, Conteo, Promedio, Resultado Mnimo Mximo, Multiplicacin, Divisin o Variable. Columna de Estructuracin Objeto Multimedia

2 1

4 3

 EJEMPLO
En la Tabla Inicial [Tabla Completa] se muestran 7 datos: Nombres de los Alumnos. Sexo. Edad. Promedio. Asistencias. Faltas. Ciudad donde viven.

Despus, se hizo una Tabla Dinmica [Tabla de Resultados] con el promedio de Asistencia que tenan: Los Hombres de 15 aos. Los Hombres de 16 aos. Los Hombres en General. Para hacerla los campos fueron stos. Rtulo de Fila: Sexo (Hombre y Mujer). Rtulo de Columna: Edad (15 y 16). Valores: Asistencia (Mximo: 20 asistencias). Filtro de Informe: Ninguno. Las Mujeres de 15 aos. Las Mujeres de 16 aos. Las Mujeres en general.

Como puedes ver, es una manera muy sencilla de sintetizar la informacin.

9.6 Editar tablas dinmicas existentes en una hoja de clculo.

El editar una tabla dinmica puede ser afectado por cinco maneras distintas: Modificando los valores alfanumricos de la Tabla Completa.

Modificando la estructura de las Filas y/o Columnas de la Tabla Dinmica.

Dando una nueva frmula a algn campo de la Tabla Dinmica.

Asignando un nuevo Filtro de Informe a la Tabla Dinmica.

Dando nuevos Valores a la Tabla Dinmica.