INFORME DE AUDITORÍA M-03-21 14 de enero de 2003 MUNICIPIO DE SAN JUAN CESIÓN DE RECURSOS A LA COMISIÓN PUERTORRIQUEÑA PARA LA CELEBRACIÓN DEL AÑO

2000 EN LA CIUDAD DE SAN JUAN, INC. (Unidad 4065)

Período auditado: 12 de enero de 1999 al 31 de diciembre de 2000

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CONTENIDO Página INFORMACIÓN SOBRE LA UNIDAD AUDITADA................................................................... 4 RESPONSABILIDAD DE LA GERENCIA ................................................................................... 8 ALCANCE Y METODOLOGÍA ..................................................................................................... 9 OPINIÓN ............................................................................................................................................10 RECOMENDACIONES ...................................................................................................................10 A LA SECRETARIA DE JUSTICIA ......................................................................................10 AL DIRECTOR EJECUTIVO DE LA OFICINA DE ÉTICA GUBERNAMENTAL...........10 A LA COMISIONADA DE ASUNTOS MUNICIPALES .....................................................11 AL ALCALDE.........................................................................................................................11 A LA PRESIDENTA DE LA LEGISLATURA MUNICIPAL ..............................................12 CARTAS A LA GERENCIA ............................................................................................................12 COMENTARIOS DE LA GERENCIA ...........................................................................................13 AGRADECIMIENTO .......................................................................................................................13 RELACIÓN DETALLADA DE HALLAZGOS .............................................................................14 CLASIFICACIÓN Y CONTENIDO DE UN HALLAZGO ...................................................14

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HALLAZGOS EN EL MUNICIPIO DE SAN JUAN – CESIÓN DE RECURSOS A LA COMISIÓN PUERTORRIQUEÑA PARA LA CELEBRACIÓN DEL AÑO 2000 EN LA CIUDAD DE SAN JUAN, INC..................................................................................15 1 – Cesión ilegal de recursos municipales a la Comisión San Juan 2000 por ésta no haberse creado como una Corporación Especial ....................................15 2 – Posibles conflictos de intereses por parte de funcionarios y legisladores municipales y por miembros de la Comisión San Juan 2000 ...................................20 3 – Donaciones y auspicios ilegales de la Comisión San Juan 2000 al Municipio y a otras entidades privadas ......................................................................................24 4 – Donativos ilegales por parte del Municipio a la Comisión San Juan 2000 ...............26 5 – Gastos extravagantes, excesivos e innecesarios incurridos por la Comisión San Juan 2000 ...........................................................................................................29 6 – Compras y servicios adjudicados sin el debido proceso de competencia ..................31 7 – Contrataciones conflictivas hechas por una compañía que a su vez fue contratada por la Comisión San Juan 2000 ................................................................................33 8 – Irregularidades en la contratación y los pagos a dos agencias de publicidad por parte de la Comisión San Juan 2000...................................................................36 9 – Pagos sin comprobantes de desembolso y justificantes de pago sin ser marcados como pagados y sin ser preintervenidos, compras y servicios sin emitirse las requisiciones y las órdenes de compra, y falta de certificaciones y de facturas originales en los desembolsos efectuados por la Comisión San Juan 2000..............39 10 – Ausencia de cláusulas y de información importantes en los contratos de servicios profesionales y consultivos, y servicios prestados sin formalizar contratos escritos por parte de la Comisión San Juan 2000 .....................................................41 11 – Portafolios adquiridos con fondos de la Comisión San Juan 2000 que no se pudieron encontrar ....................................................................................................44

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12 – Deficiencias relacionadas con las conciliaciones bancarias y las recaudaciones y cargos por sobregiros en una cuenta bancaria de la Comisión San Juan 2000 ...........................................................................................................45 13 – Ausencia de reglamentación para regular los procedimientos administrativos y fiscales de la Comisión San Juan 2000, funcionarios con tareas conflictivas y deficiencias relacionadas con los controles y procedimientos...............................47 ANEJO 1 – FUNCIONARIOS PRINCIPALES DEL NIVEL EJECUTIVO QUE ACTUARON DURANTE EL PERÍODO AUDITADO............................................50 ANEJO 2 – FUNCIONARIOS PRINCIPALES DE LA LEGISLATURA MUNICIPAL QUE ACTUARON DURANTE EL PERÍODO AUDITADO ..................................51 ANEJO 3 – MIEMBROS DE LA JUNTA DE DIRECTORES DE LA COMISIÓN SAN JUAN 2000 QUE ACTUARON DURANTE EL PERÍODO AUDITADO.....52 ANEJO 4 – MIEMBROS DEL COMITÉ EJECUTIVO DE LA COMISIÓN SAN JUAN 2000 QUE ACTUARON DURANTE EL PERÍODO AUDITADO.....53

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Estado Libre Asociado de Puerto Rico OFICINA DEL CONTRALOR San Juan, Puerto Rico 14 de enero de 2003 A la Gobernadora y a los presidentes del Senado y de la Cámara de Representantes Realizamos una auditoría de las operaciones fiscales del Municipio de San Juan (Municipio) en relación con la cesión de recursos municipales a la Comisión Puertorriqueña para la Celebración del Año 2000 en la Ciudad de San Juan, Inc. (Comisión San Juan 2000) para determinar si se hicieron de acuerdo con la ley y la reglamentación aplicables. Efectuamos la misma a base de la facultad que se nos confiere en la Sección 22 del Artículo III de la Constitución del Estado Libre Asociado de Puerto Rico y en la Ley Núm. 9 del 24 de julio de 1952, según enmendada.

INFORMACIÓN SOBRE LA UNIDAD AUDITADA

El Municipio es una entidad del Gobierno del Estado Libre Asociado de Puerto Rico con personalidad jurídica. Sus operaciones se rigen por la Ley Núm. 81 del 30 de agosto de 1991, Ley de Municipios Autónomos del Estado Libre Asociado de Puerto Rico de 1991, según enmendada, por el Reglamento Revisado sobre Normas Básicas para los Municipios de Puerto Rico. Éste fue aprobado por el Comisionado de Asuntos Municipales el 30 de junio de 1995 y comenzó a regir el 31 de julio de 1995. Las operaciones objeto de este informe estuvieron cubiertas por la Ley Núm. 81, y por dicho Reglamento y por las normas de sana administración y de control interno.

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El Municipio tiene plenas facultades ejecutivas y legislativas en cuanto a su jurisdicción. Es una entidad jurídica con carácter permanente. Además, tiene existencia y personalidad legal independiente a la del Gobierno Estatal.

El sistema gubernamental del Municipio está compuesto por dos poderes: el Ejecutivo y el Legislativo. El Alcalde, como funcionario ejecutivo, ejerce las funciones administrativas. Es electo cada cuatro años en las elecciones generales de Puerto Rico. El ANEJO 1 contiene una relación de los funcionarios principales del nivel ejecutivo que actuaron durante el período auditado. La Legislatura Municipal ejerce las funciones legislativas y está compuesta

por 17 miembros, quienes también son electos en dichas elecciones. El ANEJO 2 contiene una relación de los funcionarios principales de la Legislatura Municipal que actuaron durante el período auditado.

El Municipio provee servicios a sus habitantes, tales como: ornato, educación, desarrollo de obras públicas y viviendas, programas de recreación y deportes y seguridad. Para ofrecer dichos servicios cuenta con dependencias, tales como: Obras Públicas y Ambiente, Salud de la Capital, Servicios a la Familia, Servicios a la Juventud, Asuntos de la Mujer, Recreación y Deportes, Control de Emergencias y Preparación Civil, Guardia Municipal, Desarrollo Cultural y Desarrollo Comunal, entre otras.

El presupuesto del Municipio ascendió a $563,606,845 en el 1998-99, $563,204,507 en el 1999-00 y $482,278,945 en el 2000-01. El Municipio tenía preparados los estados financieros auditados correspondientes a dichos años fiscales.

De mayo de 1999 a diciembre de 2000 el Municipio hizo aportaciones por $5,164,564 a la Comisión San Juan 2000. Ésta se incorporó como una corporación sin fines de lucro el 12 de enero de 1999 en el Departamento de Estado, creada con el propósito de celebrar la llegada del

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nuevo milenio en la Ciudad de San Juan, con el auspicio del Municipio. Sus operaciones se regían por una Junta de Directores (Junta) compuesta por 17 miembros [ANEJO 3] y un Comité Ejecutivo (Comité) compuesto por 3 miembros de la Junta, una funcionaria del Municipio, un Coordinador General y una Secretaria Ejecutiva [ANEJO 4]. La Comisión San Juan 2000 realizó operaciones de enero de 1999 a noviembre de 2000 y durante dicho período recibió recursos por $6,051,776. De esta cantidad, $5,164,564 fueron aportaciones del Municipio, $310,000 de auspicios privados y $251,051 de ingresos obtenidos en sus operaciones. Además, el Municipio asumió deudas contraídas por la Comisión La

San Juan 2000 por $326,161, cuando ésta cesó operaciones en noviembre de 2000.

Comisión San Juan 2000 utilizó dichos recursos para realizar actividades relacionadas con el recibimiento del año 2000, para efectuar donativos y auspiciar actividades del Municipio de San Juan y de otras entidades privadas y para sus gastos operacionales. Cuando la Comisión San Juan 2000 cesó operaciones, el Municipio aceptó el traspaso de los activos y pasivos de la misma. La Comisión San Juan 2000 realizó funciones de índole cultural y recreativa. Así lo demuestra la evidencia obtenida. La Comisión San Juan 2000 contrató los servicios de cantantes y orquestas para amenizar actividades, y para realizar espectáculos musicales. Contrató los servicios de una compañía internacional, en más de una ocasión, para ofrecer espectáculos de fuegos artificiales. Contrató a una compañía para realizar talleres de arte, teatro y música en algunas comunidades especiales, además, inició y se involucró en el proceso de publicación, distribución y venta de varios libros. Las funciones de la Comisión San Juan 2000 no eran meramente cívicas o comunitarias. Ésta organizó proyectos y actividades relacionadas con la pintura, la arquitectura, el teatro, entretenimiento colectivo, proyectos educativos, de promoción y venta de libros.

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En el Artículo 2.001(s) de la Ley Núm. 81 se faculta a los municipios a conceder y otorgar subvenciones, donativos o cualquier otra clase de ayuda en dinero o en servicios a entidades sin fines de lucro constituidas de acuerdo a las leyes de Puerto Rico, sujeto a que sean para fines y actividades de interés público y previo cumplimiento con las disposiciones de esta ley. En el Artículo 17.001 de la Ley Núm. 81 se faculta a los municipios a autorizar la creación de Corporaciones Especiales para el Desarrollo Municipal, con el propósito primordial de promover en el municipio cualesquiera actividades, empresas y programas municipales, estatales y federales dirigidos al desarrollo integral y que redunden en el bienestar general de los habitantes del municipio a través del crecimiento y ampliación de diversas áreas tales como servicios de tipo social, el desarrollo de terrenos públicos, la vivienda de tipo social, el comercio, la industria, la agricultura, la recreación, la salud, el ambiente, el deporte y la cultura. Quedan eximidas de la aplicación de este Artículo las corporaciones u organizaciones que son estrictamente sin fines de lucro organizadas bajo las leyes de Puerto Rico, cuyas funciones son estrictamente cívicas y comunitarias. En el Artículo 17.015 de la Ley Núm. 81 se dispone que las corporaciones sin fines de lucro creadas con el propósito de promover el desarrollo de algún aspecto de un municipio, existentes, al momento de la vigencia de esta Ley y que hubieren recibido o estén recibiendo bienes muebles o inmuebles, fondos o donaciones anuales recurrentes o no, procedentes de un municipio, deberán acogerse a las disposiciones de este Capítulo, para convertirse en Corporaciones Especiales enmendando el certificado de incorporación para reestructurar su configuración bajo las normas establecidas en este Capítulo y registrándolo ante el Secretario de Estado previa aprobación de la enmienda por la Legislatura. Conforme con la legislación vigente al momento de su existencia, la Comisión San Juan 2000 no estaba apta legalmente para recibir los fondos asignados por el Municpio.

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Además, el Municipio incurrió en una actuación ultravires al auspiciar a la Comisión San Juan 2000 por $5,490,725 e ignorar las disposiciones legales que regían la autorización y auspicio de corporaciones especiales para el desarrollo municipal. En una fecha posterior a la disolución de la Comisión San Juan 2000 se aprobó la Ley Núm. 137 de 9 de agosto de 2002 la cual añadió el Artículo 17.016 a la Ley Núm. 81 para facultar a los municipios a formar parte, participar, auspiciar y patrocinar corporaciones sin fines de lucro organizadas bajo la Ley General de Corporaciones de 19951, según enmendada, organizadas con el fin de promover el desarrollo económico, cultural o el mejoramiento social de un municipio o de la región de la cual éste forma parte y la corporación cuente con la participación y el compromiso, además de los municipios, de los sectores compuestos por instituciones educativas a nivel superior y empresas comerciales e industriales, incluyendo asociaciones que agrupan comercios e industrias. RESPONSABILIDAD DE LA GERENCIA Con el propósito de lograr una administración eficaz, regida por principios de calidad, la gerencia de todo organismo gubernamental y de toda entidad que administre recursos públicos, entre otras cosas, es responsable de: 1. 2. 3. 4. 5. Adoptar normas y procedimientos escritos que contengan controles internos de administración y de contabilidad eficaces, y observar que se cumpla con los mismos Mantener una oficina de auditoría interna competente Cumplir con los requisitos impuestos por las agencias reguladoras Adoptar un plan estratégico para las operaciones Mantener el control presupuestario

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Ley Núm. 144 del 10 de agosto de 1995.

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6. 7. 8. 9.

Mantenerse al día con los avances tecnológicos Mantener sistemas adecuados de archivo y de control de documentos Cumplir con el Plan de Acción Correctiva de la Oficina del Contralor de Puerto Rico, y atender las recomendaciones de los auditores externos Mantener un sistema adecuado de administración de personal que incluya la evaluación del desempeño, y un programa de educación continua para todo el personal

10. Cumplir con la Ley de Ética Gubernamental, lo cual incluye divulgar sus disposiciones a todo el personal ALCANCE Y METODOLOGÍA La auditoría del Municipio de San Juan con relación a la Cesión de Recursos a la Comisión San Juan 2000 cubrió del 12 de enero de 1999 al 31 de diciembre de 2000. El examen lo efectuamos de acuerdo con las normas de auditoría del Contralor de Puerto Rico en lo que concierne a los aspectos financieros y del desempeño o ejecución. Realizamos las pruebas que consideramos necesarias, basándose en muestras y de acuerdo con las circunstancias. Para efectuar la auditoría utilizamos la siguiente metodología: h h h h h h Entrevistas a funcionarios, a empleados y a particulares Inspecciones físicas Examen y análisis de informes y de documentos generados por la unidad auditada Análisis de información suministrada por fuentes externas Pruebas y análisis de información financiera, de procedimientos de control interno y de otros procesos Confirmaciones de cuentas y de otra información pertinente

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OPINIÓN Las pruebas efectuadas revelaron la comisión de serias desviaciones de disposiciones de ley y de reglamentación y de normas de sana administración pública en cuanto a la Cesión de Recursos a la Comisión San Juan 2000 (Hallazgo 1), conflictos de intereses de funcionarios del Municipio y su participación en las operaciones de la Comisión San Juan 2000 (Hallazgo 2) y los donativos de fondos ilegales por parte del Municipio y la Comisión San Juan 2000. (Hallazgos 3 y 4) Por ello, en nuestra opinión, dichas operaciones no se realizaron de acuerdo con la ley, la reglamentación y las normas de sana administración pública aplicables. Las pruebas efectuadas también reflejaron que las demás operaciones objeto de este informe se realizaron sustancialmente de acuerdo con la ley, la reglamentación y las normas de sana administración pública, excepto por las situaciones que se comentan en los hallazgos 5 y 6. En la parte del informe titulada RELACIÓN DETALLADA DE HALLAZGOS, comentamos los hallazgos clasificados como principales y secundarios. Los hallazgos 1 al 6 se clasifican como principales. Se consideran secundarios los que se enumeran del 7 al 13. RECOMENDACIONES

A LA SECRETARIA DE JUSTICIA

1.

Considerar las situaciones que se comentan en este informe y tomar las medidas correspondientes.

AL DIRECTOR EJECUTIVO DE LA OFICINA DE ÉTICA GUBERNAMENTAL 2. Considerar la situación que se comenta en el Hallazgo 2 y tomar las medidas correspondientes.

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A LA COMISIONADA DE ASUNTOS MUNICIPALES 3. Ver que el Municipio cumpla con el Plan de Acción Correctiva establecido por esta Oficina y con las disposiciones del Boletín Administrativo 1998-16 aprobado por el Gobernador el 13 de junio de 1998. [Hallazgos 1 al 13] AL ALCALDE 4. Asegurarse que se cumpla con la Ley Núm. 81 en lo referente a ceder recursos municipales a las corporaciones sin fines de lucro. [Hallazgo 1] 5. Tomar las medidas necesarias para asegurarse que los funcionarios municipales cumplan con las disposiciones de ley y de reglamento para que se evite incurrir en posibles conflictos de intereses. [Hallazgo 2] 6. Ver que a las corporaciones sin fines de lucro a las que se les ceden fondos públicos utilicen dichos recursos en asuntos legítimos, de acuerdo con los propósitos para los cuales se crearon. [Hallazgo 3] 7. Obtener previamente la autorización de la Legislatura Municipal para la concesión de donativos de fondos a entidades sin fines de lucro. [Hallazgo 4] 8. Requerir de las entidades sin fines de lucro a las que se les otorgan donativos de fondos que no incurran en gastos extravagantes e innecesarios, de manera que los recursos se utilicen en servicios que resulten en beneficio del interés público. [Hallazgo 5]

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9.

Tomar las medidas pertinentes para que no se repitan situaciones similares a las señaladas en los hallazgos 6 al 13 relacionados con la administración y uso de los recursos que el Municipio le cedió a la Comisión San Juan 2000.

10. Tomar cualesquiera otras medidas que estime pertinentes respecto a las situaciones que se comentan en este Informe. [Hallazgos 1 al 13] A LA PRESIDENTA DE LA LEGISLATURA MUNICIPAL 11. Informar a la Legislatura Municipal sobre las situaciones que se comentan en los hallazgos 1 al 13, de modo que se adopten las medidas correctivas que procedan. CARTAS A LA GERENCIA Los hallazgos de este informe se sometieron para comentarios por carta del 3 de julio de 2002 a la ex Alcaldesa, Hon. Sila M. Calderón Serra. El Hallazgo 1 se sometió en la misma fecha para comentarios a los ex presidentes de la Legislatura Municipal, Lic. Carlos J. López Feliciano y Hon. Ramón Cantero Frau, y a la ex Presidenta, Lic. Rosa N. Bell Bayrón, quienes estuvieron en funciones durante el período auditado.

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COMENTARIOS DE LA GERENCIA

La Lic. Melba 1. Acosta Febo, CPA, pasada Coordinadora del Programa de Gobierno del Municipio de San Juan, en representación de la ex Alcaldesa, y conjuntamente con el Coordinador General de la Comisión San Juan 2000 sometieron sus comentarios sobre nuestros hallazgos en carta del 3 de septiembre de 2002. Los ex presidentes de la Legislatura Municipal, Sr. Ramón Cantero Frau y Lic. Carlos J. López Feliciano, sometieron sus observaciones mediante cartas del 20 de agosto y 3 de septiembre de 2002, respectivamente. Sus observaciones se incluyen en la parte de este informe bajo RELACIÓN DETALLADA DE HALLAZGOS. La Lic. Rosa N. Be11 Bayrón no contestó.

AGRADECIMIENTO

A los funcionarios y empleados del Municipio de San Juan y de la Comisión San Juan 2000 les agradecemos la cooperación que nos prestaron durante nuestra auditoría.

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RELACIÓN DETALLADA DE HALLAZGOS CLASIFICACIÓN Y CONTENIDO DE UN HALLAZGO En nuestros informes de auditoría se incluyen los hallazgos significativos determinados por las pruebas realizadas. Éstos se clasifican como principales o secundarios. Los principales incluyen desviaciones de disposiciones sobre las operaciones de la unidad auditada que tienen un efecto material, tanto en el aspecto cuantitativo como en el cualitativo. Los secundarios son los que consisten en faltas o errores que no han tenido consecuencias graves. Los hallazgos del informe se presentan según los atributos establecidos conforme a las normas de redacción de informes de nuestra Oficina. El propósito es facilitar al lector una mejor comprensión de la información ofrecida. Cada uno de ellos consta de las siguientes partes: Situación - Los hechos encontrados en la auditoría indicativos de que no se cumplió con uno o más criterios. Criterio - El marco de referencia para evaluar la situación. Es principalmente una ley, reglamento, carta circular, memorando, procedimiento, norma de control interno, norma de sana administración, principio de contabilidad generalmente aceptado, opinión de un experto o juicio del auditor. Efecto - Lo que significa, real o potencialmente, no cumplir con el criterio. Causa - La razón fundamental por la cual ocurrió la situación. Al final de cada hallazgo se hace referencia a las recomendaciones que se incluyen en el informe para que se tomen las medidas necesarias sobre los errores, irregularidades o actos ilegales señalados.

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En la sección sobre los COMENTARIOS DE LA GERENCIA se indica si el funcionario principal de la unidad auditada efectuó comentarios sobre los hallazgos incluidos en el borrador del informe que le envía nuestra Oficina. Dichos comentarios se consideran al revisar el borrador del informe y se incluyen al final del hallazgo correspondiente en la sección de HALLAZGOS EN EL MUNICIPIO DE SAN JUAN – CESIÓN DE RECURSOS A LA COMISIÓN PUERTORRIQUEÑA PARA LA CELEBRACIÓN DEL AÑO 2000 EN LA CIUDAD DE SAN JUAN, INC. de forma objetiva y conforme a las normas de nuestra Oficina. Cuando la gerencia no provee evidencia competente, suficiente y relevante para refutar un hallazgo, éste prevalece y se añade al final del mismo la siguiente aseveración: Consideramos las alegaciones de la gerencia, pero determinamos que el hallazgo prevalece. HALLAZGOS EN EL MUNICIPIO DE SAN JUAN – CESIÓN DE RECURSOS A LA COMISIÓN PUERTORRIQUEÑA PARA LA CELEBRACIÓN DEL AÑO 2000 EN LA CIUDAD DE SAN JUAN, INC. Los hallazgos 1 al 6 se clasifican como principales, y los demás como secundarios.

Hallazgo 1 – Cesión ilegal de recursos municipales a la Comisión San Juan 2000 por ésta no haberse creado como una Corporación Especial a. De mayo de 1999 a diciembre de 2000 el Municipio ilegalmente, subvencionó el 91 por ciento de las operaciones de la Comisión San Juan 2000 mediante la asignación de fondos públicos por $5,097,250, la cesión de espacio, equipo y mobiliario de oficina por valor estimado de $67,300 y el pago de deudas contraídas por ésta por $326,161. Dichas

aportaciones se hicieron a pesar de que la Comisión San Juan 2000 no se creó como una corporación especial para el desarrollo municipal ni se inscribió como tal en el Departamento de Estado. Ésta operó como una corporación sin fines de lucro desde su creación en enero de 1999 bajo el régimen legal de la Ley General de Corporaciones.

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La Legislatura Municipal, a través de la Resolución Núm. 115, Serie 1998-99, del 21 de abril de 1999 autorizó al Municipio a auspiciar económicamente a la Comisión San Juan 2000 mediante una asignación de recursos inicial por $1,500,000 y posteriormente por $3,500,000. Para efectuar dicha asignación el Municipio formalizó un contrato y una enmienda con la Comisión San Juan 2000. Además, autorizó a cederle espacio para oficinas, equipo y mobiliario. De mayo a septiembre de 1999 el Municipio cedió fondos públicos por $4,976,000 y cedió espacio, equipo y mobiliario de oficina por valor estimado de $67,300. Además, mediante la Resolución Núm. 134, Serie 1999-00, del 20 de junio de 2000, la Legislatura Municipal autorizó al Municipio a efectuar una cesión de fondos adicionales por $121,250 a la Comisión San Juan 2000. En julio de 2000 el Municipio efectuó la referida cesión, mediante un contrato. En febrero de 1999 y mayo de 2000 el Municipio asumió obligaciones de la Comisión San Juan 2000 por $232,524 mediante la formalización de dos contratos. [Véase el Hallazgo 4] En noviembre de 2000 la Comisión San Juan 2000 terminó sus operaciones. En ese mismo mes la Legislatura Municipal, mediante la Resolución Núm. 51, Serie 2000-01, del 29 de noviembre de 2000 autorizó al Municipio a aceptar los activos y pasivos de la Comisión San Juan 2000 como parte de la disolución de ésta. El Municipio recibió fondos por $24,857 y pagó deudas por $93,6372. Además, el Municipio recibió 108 portafolios La Ciudad Infinita, Versiones de San Juan adquiridos a un costo de $647 cada uno, para un total de $69,876. A diciembre de 2001 dichos portafolios se mantenían bajo la custodia del Departamento de Cultura del Municipio.

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Esta cantidad sumada a los $232,524 mencionados en el párrafo anterior asciende a los $326,161 que representan las deudas asumidas por el Municipio.

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En la Ley Núm. 81 se dispone lo siguiente: • Se faculta a los municipios a autorizar la creación de Corporaciones Especiales para el Desarrollo Municipal, con el propósito primordial de promover en el municipio cualesquiera actividades, empresas y programas municipales, estatales y federales dirigidos al desarrollo integral y que redunden en el bienestar general de los habitantes del municipio a través del crecimiento y ampliación de diversas áreas tales como servicios de tipo social, el desarrollo de terrenos públicos, la vivienda de tipo social, el comercio, la industria, la agricultura, la recreación, la salud, el ambiente, el deporte y la cultura. [Artículo 17.001] • Las corporaciones sin fines de lucro creadas para promover el desarrollo de algún aspecto de un municipio existente al momento de la vigencia de esta ley y que hubieren recibido o estén recibiendo bienes muebles o inmuebles, fondos o donaciones anuales recurrentes o no, procedentes de un municipio, deberán acogerse a las disposiciones de este Capítulo, para convertirse en Corporaciones Especiales enmendando el certificado de incorporación para reestructurar su configuración bajo las normas establecidas en este Capítulo y registrándolo ante el Secretario de Estado previa aprobación de la enmienda por la Legislatura Municipal. Esta conversión deberá completarse en un plazo de

120 días desde la vigencia de esta Ley. A partir de la fecha de aprobación de esta Ley, ningún municipio podrá auspiciar o patrocinar corporación sin fines de lucro alguna para promover el desarrollo de algún fin público municipal, a menos que ésta se constituya, organice, convalide y opere con sujeción a las disposiciones de este Capítulo. Las corporaciones sin fines de lucro, creadas bajo la Ley General de Corporaciones para promover algún fin público municipal, operando a la fecha de vigencia de esta Ley, que no opten por acogerse a las disposiciones de este Capítulo, podrán continuar funcionando exclusivamente bajo el régimen legal de la Ley General de Corporaciones. En este caso, previa notificación a la Junta de Directores de la

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Corporación, el municipio queda facultado para cancelar todo acuerdo o contrato que le obligue a ceder propiedades o fondos a partir de la aprobación de esta Ley, cuando la corporación no se acoja a las disposiciones de este Capítulo. [Artículo 17.015] • El Alcalde, los funcionarios y empleados en quienes éste delegue y cualquier representante autorizado del mismo o del municipio serán responsables de la legalidad, exactitud, propiedad, necesidad y corrección de todos los gastos que se autoricen para el pago de cualquier concepto. [Artículo 8.005] En el Capítulo IV, Sección 6 del Reglamento Revisado sobre Normas Básicas se incluye una disposición similar respecto a la responsabilidad del Director de Finanzas sobre los desembolsos. Dado que la Comisión San Juan 2000 no se creó como una Corporación Especial conforme a la Ley Núm. 81, el desembolso de fondos públicos conforme a las disposiciones citadas propició que el Municipio cediera ilegalmente fondos públicos por $5,398,5543 y espacio, equipo y mobiliario de oficina por $67,300 a la Comisión San Juan 2000. La ex Alcaldesa y la Legislatura Municipal no cumplieron con las disposiciones citadas. La pasada Coordinadora del Programa de Gobierno del Municipio y el Coordinador General de la Comisión San Juan 2000, en la carta que nos enviaron, nos indicaron lo siguiente: La Comisión San Juan 2000 no era ni fue creada para los fines para los que se crean las corporaciones especiales según la Ley de Municipios Autónomos. La Comisión San Juan 2000 fue una corporación sin fines de lucro y como tal operó durante el tiempo en que fue creada. Además, la Legislatura Municipal tuvo oportunidad de discutir la procedencia de que la Comisión San Juan 2000 fuera una corporación especial bajo la Ley de Municipios Autónomos. La discusión en la Legislatura Municipal deja meridianamente claro que el asunto fue considerado y siempre hubo un convencimiento de que la existencia de la Comisión San Juan 2000 como corporación
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En la determinación de esta cantidad no consideramos el costo de los 108 portafolios La Ciudad Infinita, Versiones de San Juan adquiridas a un costo de $69,876 por el Municipio.

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sin fines de lucro era legal y válida. Dado la conclusión de la Opinión Legal que se acompaña y que nos preparara un Bufete de Abogados, las operaciones de la Comisión San Juan 2000 y del Municipio de San Juan cumplieron con las leyes y reglamentos aplicables. El ex Presidente de la Legislatura Municipal, Sr. Ramón Cantero Frau, en la carta que nos envió, nos indicó lo siguiente: La Legislatura Municipal actuó en el mejor interés del Municipio. Es evidente que la estructura corporativa seleccionada para establecer la Comisión San Juan 2000 era la de mayor legitimidad y corrección para cumplir la política pública trazada, esto en armonía con las leyes, reglamentos y ordenanzas en vigor. De los informes y documentos existentes queda meridianamente claro que la Comisión San Juan 2000 se creó con un propósito estrictamente cultural y cívico que hacen legítima toda asignación de fondos al amparo de la Ley Núm. 81. Las conclusiones del Informe de Auditoría, en nuestra opinión, contienen una interpretación legal errónea, ya que consideraron la Comisión San Juan 2000 como una corporación especial de desarrollo municipal, cuando no lo era tal como se desprende de la evidencia existente, nunca fue la intención de que lo fuera. El ex Presidente de la Legislatura Municipal, Lic. Carlos J. López Feliciano, en la carta que nos envió, nos indicó lo siguiente: La Ley de Municipios Autónomos autoriza a los municipios a ceder o donar fondos o bienes de su propiedad a cualquier entidad no partidista que opere sin fines de lucro y se dedique a gestiones o actividades de interés público que promuevan el bienestar general de la comunidad. Dentro del proceso legislativo, la Legislatura Municipal comprobó que la corporación sin fines de lucro creada para la celebración del Año 2000 era un mecanismo adecuado para dicha actividad, tratándose de que la misma era una estrictamente cívica y comunitaria, a celebrarse durante un tiempo determinado, y no una dirigida a promover y mantener actividades de desarrollo con carácter permanente, como son las actividades para las cuales se crean las llamadas “Corporaciones Especiales de Desarrollo Municipal”. Por las razones antes expuestas, entendemos que el Hallazgo es improcedente y debe descartarse, bajo el entendimiento de que tanto la ex Alcaldesa y la Legislatura Municipal actuaron dentro del marco de la Ley y en la protección del interés público.

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Consideramos las alegaciones de la gerencia, pero determinamos que el Hallazgo prevalece. Véanse las recomendaciones 1, 3, 4, 10 y 11. Hallazgo 2 – Posibles conflictos de intereses por parte de funcionarios y legisladores municipales y por miembros de la Comisión San Juan 2000 a. De enero de 1999 a diciembre de 2000 cuatro funcionarios municipales actuaron como miembros de la Junta de Directores de la Comisión San Juan 2000 y participaron en las reuniones que celebró dicha Junta. Los referidos funcionarios ocupaban en el Municipio los puestos de Directora Ejecutiva del Departamento de Cultura, Director Ejecutivo del Departamento de Recreación y Deportes, Director Ejecutivo del Departamento de Desarrollo Económico y Turismo y Comisionado de la Policía y Seguridad Pública. Entre las funciones de éstos estaban las de firmar los contratos y aprobar los comprobantes de desembolso originados en sus respectivos departamentos. b. Una funcionaria que ocupaba el puesto de Coordinadora del Programa de Gobierno del Municipio era miembro del Comité Ejecutivo de la Comisión San Juan 2000. La referida funcionaria participó en la discusión en la Legislatura Municipal para aprobar la subvención económica de la Comisión San Juan 2000. regularmente en las reuniones que celebró la Junta. c. De enero de 1999 a diciembre de 2000 dos legisladores municipales actuaron como miembros de la Comisión San Juan 2000. Estos legisladores, en su carácter oficial, También, asistió y participó

participaron en la aprobación de las resoluciones que autorizaban la subvención económica de la Comisión San Juan 2000.

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Esta situación le fue informada al Director Ejecutivo de la Oficina de Ética Gubernamental por carta el 17 de abril de 2002.

En la Ley Núm. 12 del 24 de julio de 1985, Ley de Ética Gubernamental se establece lo siguiente: • Ningún funcionario público podrá intervenir en forma alguna en cualquier asunto en el que él o algún miembro de su unidad familiar tenga un conflicto de intereses. [Artículo 3.2-H] • Ningún funcionario o empleado público aceptará o mantendrá un empleo o relaciones contractuales o de negocio, o responsabilidades adicionales a las de su empleo o cargo público, ya sea en el Gobierno o en la esfera privada que, aunque legalmente permitidos, tenga el efecto de menoscabar su independencia de criterio en el desempeño de sus funciones oficiales. [Artículo 3.3-A] • Ningún funcionario o empleado público podrá representar, directa o indirectamente a persona privada alguna para lograr la aprobación de una ley u ordenanza, para obtener un contrato, el pago de una reclamación, un permiso, licencia o autorización ni en cualquier otro asunto, transacción o propuesta, si él o algún miembro de su unidad familiar ha participado o participará o probablemente participe en su capacidad oficial en la disposición del asunto. [Artículo 3.4-A] En la Ley Núm. 81 se dispone lo siguiente: • Los Legisladores Municipales no podrán mantener relaciones de negocios o contractuales de clase alguna con el municipio de cuya Legislatura Municipal sean miembros, ni con ningún otro con el que dicho municipio mantenga un consorcio o

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haya organizado una corporación municipal o entidad intermunicipal.

Como

excepción a lo dispuesto en este inciso, el Gobernador de Puerto Rico podrá conceder una dispensa sólo cuando la situación sea una extrema donde el servicio a ofrecerse no pueda proveerlo otra persona o cuando los costos envueltos lo justifiquen. [Artículo 4.004(c)] • Todos los funcionarios y empleados municipales, independientemente del servicio a que pertenezcan o del estado legal que ostenten, tendrán que cumplir con las normas de conducta de ética y moral establecidas en la Ley Núm. 12 del 24 de julio de 1985, Ley de Ética Gubernamental, y cualquier otra norma establecida por la Oficina de Ética Gubernamental. [Artículo 11.011(a)(9)] La participación de los funcionarios y legisladores municipales como miembros y colaboradores de la Junta de la Comisión San Juan 2000 creó una situación conflictiva con las funciones que éstos desempeñaban en el Municipio y que pudo ser contraria a la Ley. La dualidad de funciones y responsabilidades puede afectar la imparcialidad y objetividad con que dichos funcionarios municipales puedan considerar y resolver en el Municipio los asuntos relacionados con la Comisión San Juan 2000 cuando hayan considerado los mismos como miembros de ésta. La ex Alcaldesa, los funcionarios y legisladores municipales no cumplieron con las disposiciones citadas ni protegieron los intereses del Municipio en lo que respecta a los hechos comentados. d. En mayo de 1999 la Comisión San Juan 2000 formalizó un contrato con una Compañía para prestar servicios de talleres de arte, teatro y música en las comunidades especiales de San Juan. Este proyecto se denominó como EducArte. De junio de 1999 a junio de 2000 la Comisión San Juan 2000 le pagó $1,399,313 a dicha compañía. Uno de los miembros de

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la Comisión San Juan 2000 fue quien diseñó y presentó el proyecto ante la Junta. Además, entrevistó al personal que se contrató para trabajar en el mismo y seleccionó a la persona que lo administró. Es norma de sana administración observar restricciones sobre posibles conflictos de intereses en las operaciones. La participación de un miembro de la Comisión San Juan 2000 como diseñador y creador del proyecto EducArte crea una situación conflictiva con las funciones que éstos desempeñan en la Comisión San Juan 2000. La dualidad de funciones y responsabilidades pueden afectar la imparcialidad y objetividad de dicho miembro al considerar y resolver en la Comisión San Juan 2000 los asuntos relacionados con el Proyecto. El miembro de la Junta mencionado y el Coordinador General no protegieron los intereses de la Comisión San Juan 2000 respecto a la situación señalada. La pasada Coordinadora del Programa de Gobierno del Municipio y el Coordinador General de la Comisión San Juan 2000, en la carta que nos enviaron, nos indicaron lo siguiente: Los directores de la Comisión San Juan 2000 fueron personas independientes del Municipio de San Juan. Una Junta Consultiva asistió en la selección de los proyectos para enriquecer la experiencia. En ningún momento ocurrieron conflictos de intereses o violación alguna de la Ley de Ética. En cuanto al Apartado d. se advierte que el miembro de la Junta Consultiva en cuestión fue el creador intelectual del concepto de proveer experiencias artísticas a las comunidades especiales del Municipio de San Juan. Distinto a esto es el diseño del proyecto particular según fuera eventualmente contratado con una tercera persona. En tales circunstancias no hay base para atribuirle un conflicto de interés. En todo momento fue válida la contribución que realizaban en términos intelectuales y conceptuales los miembros de la Junta Consultiva. De hecho, precisamente ese fue el objetivo de nombrar a este grupo de forma independiente a los directivos corporativos.

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Consideramos las alegaciones de la gerencia, pero determinamos que el Hallazgo prevalece. Véanse las recomendaciones 1, 2, 3, 5, 10 y 11. Hallazgo 3 – Donaciones y auspicios ilegales de la Comisión San Juan 2000 al Municipio y a otras entidades privadas a. La Comisión San Juan 2000, sin facultad legal, concedió donativos de libros por $285,512 a museos, escuelas, entidades públicas y privadas, y a individuos. A continuación un detalle de los libros donados: LIBRO CANTIDAD DONADA COSTO POR LIBRO IMPORTE

Portafolio La Ciudad Infinita, Versiones de San Juan (Incluye 15 serigrafías y 15 poemas) San Juan Siempre Nuevo (Libro de arquitectura de San Juan) San Juan Circa 2000 (Libro de fotografías de San Juan) San Juan Ciudad de Todos (Documental fílmico de San Juan e incluye un Vídeo, CD Rom y libro) Panfleto La Ciudad Infinita (Edición económica del Portafolio) La Diáspora Puertorriqueña (Libro sobre la emigración de los puertorriqueños a Estados Unidos) TOTAL b.

90 503 512

$647 25 26

$58,230 12,575 13,312

275 186

715 9

196,625 1,674

172

18

3,096 $285,512

De mayo de 1999 a febrero de 2000 la Comisión San Juan 2000, auspició económicamente cinco actividades del Municipio de San Juan por $236,665 y cinco de entidades privadas por $70,380, para un total de $307,045, según se detalla a continuación:

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AUSPICIO DE ACTIVIDADES Municipio de San Juan Bici - Remada Fiesta de San Juan Bautista Recordar es Vivir Una Ciudad para Todos Pinta La Paz Subtotal Entidades privadas Pre – Olímpico de Baloncesto Documental Casals Foto Maratón San Juan Cinema Fest Copa San Juan Bosco Subtotal TOTAL

FECHA

IMPORTE

mayo 1999 jun. 1999 sep. 1999 oct. 1999 nov. 1999

$ 2,500 202,410 2,000 29,155 600 $236,665

jul. 1999 ago. 1999 sep. 1999 nov. 1999 feb. 2000

$45,380 5,000 5,000 5,000 10,000 $70,380 $307,045

En el Artículo VI, Sección 9 de la Constitución del Estado Libre Asociado de Puerto Rico se dispone que sólo se dispondrá de las propiedades y los fondos públicos para fines públicos y para el sostenimiento y funcionamiento de las instituciones del Estado, y en todo caso por autoridad de ley. En el Contrato Núm. 99-4384 del 28 de abril de 1999 formalizado entre el Municipio y la Comisión San Juan 2000 que formó parte de la Resolución Núm. 115, Serie 1998-99 se estableció que la Comisión San Juan 2000 recibiría, evaluaría, seleccionaría y asignaría fondos a propuestas de proyectos y eventos como parte del Proyecto San Juan 2000. Los auspicios de las actividades mencionadas no estaban contemplados en el contrato como actividades que pudiera subvencionar la Comisión San Juan 2000.

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Las situaciones comentadas en los apartados a. y b. ocasionaron que la Comisión San Juan 2000 concediera ilegalmente donativos y auspicios por $592,557. Además, propició que se utilizaran los fondos de la Comisión San Juan 2000 para propósitos ajenos a los que fueron asignados. La Junta y el Coordinador General no cumplieron con las disposiciones del contrato de cesión de fondos. La pasada Coordinadora del Programa de Gobierno del Municipio y el Coordinador General de la Comisión San Juan 2000, en la carta que nos enviaron, nos indicaron lo siguiente: Al momento de hacer el Municipio de San Juan sus aportaciones a la Comisión San Juan 2000, siempre fue la intención de que parte de los ejemplares de los proyectos de documentación, permanencia y legado, estuvieran destinados a museos, bibliotecas y escuelas dentro y fuera de Puerto Rico. [Apartado a.] Al crearse la Comisión San Juan 2000 uno de sus propósitos era precisamente fomentar la celebración de actividades y esto nunca supuso que las mismas debían en todo momento ser originadas por la propia Comisión San Juan 2000. Lo cierto es que las actividades señaladas en el Apartado b. respondían a intereses culturales y recreativos de la comunidad de San Juan y acontecieron durante el transcurso del año correspondiente a la celebración promovida por la Comisión San Juan 2000. Consideramos las alegaciones de la gerencia, pero determinamos que el Hallazgo prevalece. Véanse las recomendaciones 1, 3, 6, 10 y 11. Hallazgo 4 - Donativos ilegales por parte del Municipio a la Comisión San Juan 2000 a. En febrero de 1999 el Municipio formalizó un contrato retroactivo al 1 de julio de 1998 con una compañía por $54,500. El propósito del contrato era para asesorar y gestionarle al

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Municipio el desarrollo de un Programa y Manual de Estándares Gráficos que, en primer lugar, analizara las necesidades de comunicación tanto de la Oficina de la Alcaldesa como de las unidades administrativas del Municipio. También que estableciera una estrategia de comunicación que impartiera unidad visual a todas las piezas de comunicación (cartas, memorandos, etc.). De marzo a diciembre de 1999 se le pagó a dicha compañía $54,458 por trabajos facturados al Municipio. La evidencia obtenida reflejó que los trabajos

realizados por la referida compañía consistieron en el desarrollo del logo de la Comisión San Juan 2000 y el diseño y la confección de artículos promocionales alusivos a ésta. b. En mayo de 2000 el Municipio formalizó un contrato por $178,066 con otra compañía. El propósito del contrato fue asumir la deuda que había contraído la Comisión San Juan 2000 con la referida compañía para prestar servicios de talleres de arte, teatro y música en las comunidades especiales de San Juan. La Presidenta de las compañías mencionadas en los apartados a. y b. era la misma persona. La formalización de los contratos mencionados en los apartados a. y b. constituyeron donativos de fondos públicos municipales por $232,524 a la Comisión San Juan 2000 los cuales la Legislatura Municipal no tuvo la oportunidad de evaluar y aprobar. En la Ley Núm. 81 se establece lo siguiente: • El Alcalde, los funcionarios y empleados en quienes éste delegue y cualquier representante autorizado del mismo o del municipio serán responsables de la legalidad, exactitud, propiedad, necesidad y corrección de todos los gastos que se autoricen para el pago por cualquier concepto. [Artículo 8.005] En el Capítulo IV, Sección 6 del Reglamento Revisado sobre Normas Básicas se incluye una

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disposición similar respecto a la responsabilidad del Director de Finanzas sobre los desembolsos. • Toda cesión de bienes o donativos de fondos deberá aprobarla la Legislatura Municipal, mediante resolución al efecto, aprobada por no menos de dos terceras (2/3) partes del total de miembros de la misma, excepto cuando los bienes y fondos municipales sean para la realización de programas auspiciados por cualquier Ley Federal o del Estado Libre Asociado de Puerto Rico. [Artículo 9.014] Las situaciones comentadas impidieron que la Legislatura Municipal cumpliera con la función de pasar juicio sobre dichas transacciones. La ex Alcaldesa y el ex Director de Finanzas no cumplieron con las disposiciones citadas. La pasada Coordinadora del Programa de Gobierno del Municipio y el Coordinador General de la Comisión San Juan 2000, en la carta que nos enviaron, nos indicaron lo siguiente: Las ordenanzas municipales que transfirieron fondos municipales a la Comisión San Juan 2000 especificaban que el Municipio de San Juan podía auspiciar y ayudar a llevar a cabo los trabajos de la Comisión San Juan 2000 de diversas maneras. Además, una vez se iban concluyendo los trabajos de la Comisión San Juan 2000, el Municipio asumió los trabajos relacionados que debían continuar. Consideramos las alegaciones de la gerencia, pero determinamos que el Hallazgo prevalece. Véanse las recomendaciones 1, 3, 7, 10 y 11.

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Hallazgo 5 – Gastos extravagantes, excesivos e innecesarios incurridos por la Comisión San Juan 2000 a. De mayo de 1999 a abril de 2000 la Comisión San Juan 2000 incurrió en gastos por $2,631,237 que, a nuestro juicio, fueron extravagantes, excesivos e innecesarios. A continuación presentamos los datos más relevantes: 1) Se incurrió en gastos por $1,870,376 en las actividades artísticas llevadas a cabo el 31 de diciembre de 1999 y el 1 de enero de 2000 para celebrar la llegada del nuevo milenio. A los artistas contratados para estas actividades se les efectuaron pagos que fluctuaron de $500 hasta $168,107. A continuación se indica el detalle de los gastos: ACTIVIDAD Producción y organización (Incluye fuegos artificiales, alquiler de sistemas de luces y sonido, construcción de tarimas, servicios de escenografía, maestros de ceremonias, entre otros.) Una Voz Mil Historias (Espectáculo artístico el 31 dic. 99) Un Futuro Brillante (Espectáculo artístico el 1 ene. 00 ) IMPORTE

$1,090,105

491,164

289,107

TOTAL 2)

$1,870,376

Se incurrió en gastos por $49,135 en la actividad de un Acto Ecuménico celebrado durante el amanecer del 1 de enero de 2000 en los terrenos del Castillo San Cristóbal en el Viejo San Juan.

3)

De mayo de 1999 a abril de 2000 la Comisión San Juan 2000 incurrió en gastos por $513,839 por servicios de publicidad.

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4)

En febrero de 2000 la Comisión San Juan 2000 pagó $175,537 por los gastos de organización y promoción ($86,287) y por los fuegos artificiales ($89,250) como parte de la Actividad del Día de Logros de las comunidades especiales. El pago por los fuegos artificiales representó el 51 por ciento del costo total de la actividad.

5)

De mayo a julio de 2000 la Comisión San Juan 2000 incurrió en gastos por $22,350 en la actividad para la presentación del portafolio La Ciudad Infinita, Versiones de San Juan.

Como norma de sana administración se debe evitar el gasto extravagante, excesivo e innecesario. El gasto extravagante es uno fuera de orden y de lo común, contra la razón, la ley o costumbre, que no se ajuste a las normas de utilidad y austeridad del momento. Un gasto excesivo significa todo desembolso por artículos, suministros o servicios cuyos precios cotizados sean mayores que aquellos que normalmente se cotizan en el mercado en el momento de la adquisición o compra de los mismos. Un gasto innecesario significa todo desembolso por materiales o servicios que no son indispensables o necesarios para que se puedan desempeñar las funciones que se le han encomendado.

Los gastos mencionados por $2,631,237 rebasaron los límites de austeridad y modestia que deben prevalecer en la erogación de fondos públicos. En nuestra opinión, los mismos no constituían una prioridad para la ciudadanía de San Juan.

La Junta y el Coordinador General no utilizaron eficientemente los recursos cedidos por el Municipio a la Comisión San Juan 2000. La pasada Coordinadora del Programa de Gobierno del Municipio y el Coordinador General de la Comisión San Juan 2000, en la carta que nos enviaron, nos indicaron lo siguiente:

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Los gastos incurridos por la Comisión San Juan 2000 y el Municipio de San Juan en las actividades realizadas se desarrollaron para celebrar de manera especial un evento único en la historia mundial; la llegada del año 2000. Es incorrecto catalogar como extravagante o excesivo el gasto relacionado a la celebración de esta actividad por cuanto fueron varias ciudades del mundo que celebraron este suceso de maneras similares al caso de San Juan. Consideramos las alegaciones de la gerencia, pero determinamos que el Hallazgo prevalece. Véanse las recomendaciones 1, 3, 8, 10 y 11. Hallazgo 6 – Compras y servicios adjudicados sin el debido proceso de competencia a. De septiembre de 1999 a enero de 2000 se ordenaron compras y se adquirieron servicios por $819,021 sin que se obtuvieran propuestas de proveedores representativos en el mercado para la adjudicación de los mismos. En la Comisión San Juan 2000 no había evidencia de los criterios utilizados para dichas adjudicaciones. presentamos el desglose por concepto: CONCEPTO Fuegos artificiales Alquiler de sistema de luces Alquiler de equipo de iluminación Alquiler de sistema de sonido Alquiler de tarimas Alquiler de sistema de pantallas Alquiler de carpas y mesas Servicios de catering TOTAL FECHA sep. a dic. 99 sep. a dic. 99 sep. a dic. 99 oct. a dic. 99 dic. 99 a ene. 00 dic. 99 ene. 00 dic. 99 a ene. 00 IMPORTE $489,250 87,000 86,200 64,610 45,301 21,500 12,810 12,350 $819,021 A continuación

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Es norma de sana administración adjudicar las compras y los servicios mediante un proceso de libre competencia entre proveedores, de manera que se obtengan los precios y las condiciones más ventajosas para la Comisión San Juan 2000. Esta situación evitó que la Comisión San Juan 2000 tuviera a su disposición varias alternativas para seleccionar la mejor oferta. La Junta y el Coordinador General se apartaron de las normas de sana administración y no protegieron los fondos públicos cedidos a la Comisión San Juan 2000. La pasada Coordinadora del Programa de Gobierno del Municipio y el Coordinador General de la Comisión San Juan 2000, en la carta que nos enviaron, nos indicaron lo siguiente: La mayoría de las actividades que se mencionan fueron contratadas para la despedida del milenio el 31 de diciembre de 1999 y para el recibimiento del nuevo milenio. Dado el significado de este evento la Comisión San Juan 2000 no era la única entidad que contrató servicios similares. La realidad en estos casos es que no había otros suplidores disponibles. Por otro lado, la Comisión San Juan 2000 era una entidad sin fines de lucro, razón por lo cual no tenía que someterse al proceso de subasta. Además, la Comisión San Juan 2000, cumpliendo con sus propósitos, desarrolló las actividades de forma responsable y cuidando los fondos públicos que le fueron asignados. Consideramos las alegaciones de la gerencia, pero determinamos que el Hallazgo prevalece. Véanse las recomendaciones 1, 3, 9, 10 y 11.

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Hallazgo 7 – Contrataciones conflictivas hechas por una compañía que a su vez fue contratada por la Comisión San Juan 2000 a. En mayo de 1999 la Comisión San Juan 2000 formalizó un contrato por $1,488,710 con una Compañía (Compañía A) para realizar el proyecto EducArte el cual consistió en talleres de arte, teatro y música en las comunidades especiales de San Juan. Las dos oficiales de la Compañía A eran las únicas personas que tenían firmas autorizadas en la cuenta bancaria de esa corporación. Además, dichas personas eran la Presidenta y

Tesorera-Secretaria de otras tres compañías que realizaron transacciones por $484,395 con la Compañía A, lo que representó un 33 por ciento del mencionado contrato. continuación presentamos los datos más relevantes: 1) En julio de 1999 la Compañía A formalizó dos contratos con otra Compañía (Compañía B) por $111,960 para el arrendamiento de seis vehículos de motor por un año. En agosto de 1999 la Compañía A pagó por adelantado la totalidad del contrato de arrendamiento. La Compañía B adquirió los referidos vehículos después de
A

haberse formalizado el contrato y haber recibido el pago. Además, tres de los seis vehículos arrendados fueron registrados en el Departamento de Transportación y Obras Públicas en diciembre de 2000 a nombre de la Compañía B. De octubre de 2000 a abril de 2001 la Compañía B vendió los referidos vehículos. 2) En julio de 1999 la Compañía A formalizó otro contrato con la Compañía B para el arrendamiento de un edificio por $3,000 mensuales. La Compañía B adquirió el referido edificio el mismo día que se formalizó el contrato. El edificio no cumplía con los requisitos indispensables para ser alquilado por la Compañía A. Se determinó que la Compañía A pagó $58,881 por una remodelación del edificio arrendado para que cumpliera con los requisitos.

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3)

De agosto de 1999 a julio de 2000 la Compañía A pagó $44,854 por el arrendamiento del edificio. Dicho importe excedió por $8,854 la cantidad estipulada en el contrato.

4)

En julio de 1999 la Compañía A formalizó un contrato con otra Compañía (Compañía C) por la prestación de una fianza (performance bond de $1,000,000) firmada a favor de la Compañía A. Dicha fianza era requisito indispensable en el contrato formalizado entre la Compañía A y la Comisión San Juan 2000. En julio de 2000 la Compañía A pagó $20,780 a la Compañía C por el referido contrato. Se determinó que para obtener dicha fianza, la aseguradora requería que los dueños de la Compañía A garantizaran la misma en su carácter personal y con todas sus compañías.

5)

En junio de 1999 la Compañía A formalizó un contrato con otra Compañía (Compañía D) para la coordinación y administración general del proyecto EducArte. De julio de 1999 a junio de 2000 la Compañía A pagó $247,920 a la Compañía D. Sin embargo, el Presupuesto General del proyecto EducArte aprobado por la Comisión San Juan 2000 establecía un gasto administrativo anual de $66,000. Se determinó que la Compañía A pagó $181,920 en exceso a lo aprobado por la Comisión San Juan 2000 para el proyecto EducArte. Además, se determinó que la Compañía D estaba registrada en el Departamento de Estado como una compañía dedicada a la producción y creación de logos.

A marzo de 2002 las compañías B, C y D cerraron todas sus operaciones, según información provista por la Presidenta de las mismas. En la Décimo Séptima cláusula del contrato formalizado entre la Comisión San Juan 2000 y la Compañía A se estableció que toda propiedad adquirida con fondos de la propuesta y utilizada por la Compañía A para la ejecución de la misma, cuya vida útil

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exceda la vigencia de este contrato, continuará bajo la posesión y custodia de la Compañía A sujeto a que dicha propiedad sea utilizada únicamente en las actividades o proyectos en la propuesta. Si la Compañía A dejare de existir como ente corporativo o cesara de realizar sus funciones, la posesión y custodia de las propiedades adquiridas con fondos de la propuesta, pasarán a la Comisión San Juan 2000 o, en su defecto, al Municipio. Es norma de sana administración observar restricciones sobre conflicto de intereses y efectuar los desembolsos con legalidad, exactitud, propiedad, necesidad y corrección. Estas situaciones resultaron perjudiciales a la Comisión San Juan 2000 y afectaron su imagen al permitir un esquema de conflictos de intereses y favoritismo. Además, ocasionó que la Comisión San Juan 2000 dejara de recibir los seis vehículos adquiridos por la Compañía A a través de la Compañía B y que estos vehículos se trasfirieran al Municipio como parte de los activos de la Comisión San Juan 2000. La Junta y el Coordinador General no protegieron los intereses de la Comisión San Juan 2000 y se apartaron de normas de sana administración respecto a las situaciones señaladas. La pasada Coordinadora del Programa de Gobierno del Municipio y el Coordinador General de la Comisión San Juan 2000, en la carta que nos enviaron, nos indicaron lo siguiente: La Comisión San Juan 2000 y el Municipio de San Juan desconocían las transacciones que se señalan. La Comisión San Juan 2000 contrató una compañía para ofrecer unos servicios al proyecto EducArte por una cantidad acordada. El proyecto se llevó a cabo a satisfacción de la Comisión San Juan 2000 y del Municipio de San Juan, según lo estipulado en el contrato. Otras consideraciones adicionales no eran parte de lo acordado entre la Comisión San Juan 2000 y la

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compañía y eran totalmente desconocidas por la Comisión San Juan 2000 y el Municipio. Consideramos las alegaciones de la gerencia, pero determinamos que el Hallazgo prevalece. Véanse las recomendaciones 1, 3, 9, 10 y 11. Hallazgo 8 – Irregularidades en la contratación y los pagos a dos agencias de publicidad por parte de la Comisión San Juan 2000 a. El 1 de mayo de 1999 la Comisión San Juan 2000 formalizó un contrato con una agencia de publicidad por $39,000 para la publicación de anuncios y avisos en los medios de comunicación. de $3,000. Los honorarios se pactaron a base de una compensación fija mensual

Dicho contrato estaría vigente del 1 de mayo de 1999 al 31 de mayo

de 2000. El 30 de enero de 2000 se rescindió el contrato entre las partes y el 1 de febrero de 2000 se formalizó un nuevo contrato, pero estableciendo la compensación a base de $125 por hora. Este nuevo contrato estaría vigente del 1 de febrero al 30 de junio de 2000. En el primer contrato no se especificó la cantidad de horas de servicio que debía rendir el contratista por la compensación pactada. De mayo de 1999 a enero de 2000 se le habían efectuado pagos por $27,000 por servicios profesionales a la referida compañía de publicidad. Además, se le pagó $80,115 por servicios subcontratados El examen de los pagos reveló lo siguiente: 1) El tiempo facturado fluctuó entre 2.5 y 26 horas mensuales. Por lo tanto, el costo de la compensación varió entre $115 y $1,200 por hora, a base de los pagos de $3,000. 2) En tres facturas sometidas al cobro no se indicó la cantidad de horas facturadas y los días en que se prestaron los servicios.

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3)

En ninguna de las facturas sometidas al cobro se detallaron los servicios rendidos por la agencia.

4)

El 31 de enero de 2000 la agencia de publicidad facturó $3,000 por 2.5 horas que utilizó el Presidente de la Agencia para asistir a una cena con el Coordinador General de la Comisión San Juan 2000. Para dicha fecha la Comisión San Juan 2000 había rescindido el contrato con la agencia de publicidad. El 1 de febrero se formalizó un nuevo contrato. En abril de 2000 la Comisión San Juan 2000 pagó los $3,000.

Es norma de sana administración requerir que en los contratos de servicios donde se comprometa a pagar una remuneración a base de una compensación fija mensual u honorarios por horas, se establezca también la cantidad mínima de horas de servicio que razonablemente debe rendir el contratista o la tarea o actividad que deberá rendir como producto del contrato. Además, se deben efectuar los pagos de los compromisos de la Comisión San Juan 2000 después que se haya comprobado y certificado que los servicios se prestaron y se recibieron de conformidad con lo dispuesto en los contratos. Estas situaciones pudieron ocasionar que se cometieran irregularidades con los fondos donados a la Comisión San Juan 2000. Además, la contratación de servicios bajo los términos comentados no protegieron adecuadamente los intereses de la Comisión San Juan 2000, lo que ocasionó que los servicios recibidos no guardasen una proporción razonable con la compensación pagada. La Junta y el Coordinador General no protegieron adecuadamente los intereses de la Comisión San Juan 2000 en estas transacciones y no utilizaron eficientemente los fondos que recibieron del Municipio.

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b.

En octubre de 1999 la Comisión San Juan 2000 pagó 34 facturas por $411,344 a otra agencia publicitaria por servicios prestados al Municipio de mayo a julio de 1999. De dicha cantidad la referida agencia reembolsó $7,620 a la Comisión San Juan 2000. El examen realizado reveló las siguientes situaciones: 1) La Comisión San Juan 2000 no tenía un contrato escrito con la referida agencia de publicidad para obtener servicios publicitarios. 2) Según certificación de la agencia de publicidad, la Comisión San Juan 2000 no solicitó los referidos servicios. Los mismos fueron contratados por la Directora de la Oficina de Asuntos Públicos del Municipio. trabajos realizados. Además, esta persona aprobó los

La agencia de publicidad, como parte del contrato con el

Municipio, realizaba las campañas publicitarias de la Comisión San Juan 2000. Es norma de sana administración y de control interno formalizar contratos por escrito para los servicios necesarios y que los mismos sean otorgados por personal autorizado. Esta situación ocasionó que la Comisión San Juan 2000 pagara $403,724 a la agencia por servicios de publicidad prestados al Municipio. Esto le permitió al Municipio no reflejar en sus libros los referidos gastos de publicidad lo que podría dificultar que dichos gastos se detecten en las auditorías del Municipio. La Junta y el Coordinador General no cumplieron con sus deberes al respecto ni protegieron el interés de la Comisión San Juan 2000 sobre el particular.

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La pasada Coordinadora del Programa de Gobierno del Municipio y el Coordinador General de la Comisión San Juan 2000, en la carta que nos enviaron, nos indicaron lo siguiente: Fue una decisión gerencial de la Comisión San Juan 2000 la de contratar dichos servicios por un precio fijo y no por hora, tomando en consideración la complejidad de todos los eventos y dado el tiempo que la agencia de publicidad iba a brindar a la Comisión San Juan 2000. Además, la agencia de publicidad sometía a la Comisión San Juan 2000 un informe de horas, el cual indicaba en que se habían utilizado las horas trabajadas y se facturó de conformidad con el contrato. Dichos servicios son verificables con la cobertura que tuvo el evento en los medios de comunicación. Una corporación privada no necesita tener un contrato escrito para solicitar servicios de publicidad. El pago puede realizarse contando con una factura. A pesar de que la agencia de publicidad a quien facturó fue al Municipio, se había acordado que la Comisión San Juan 2000 asumiría los costos de la campaña para fomentar que los ciudadanos contribuyeran en mejorar el entorno urbano de la Ciudad Capital para recibir la llegada del nuevo milenio. Consideramos las alegaciones de la gerencia, pero determinamos que el Hallazgo prevalece. Véanse las recomendaciones 1, 3, 9, 10 y 11. Hallazgo 9 – Pagos sin comprobantes de desembolso y justificantes de pago sin ser marcados como pagados y sin ser preintervenidos, compras y servicios sin emitirse las requisiciones y las órdenes de compra, y falta de certificaciones y de facturas originales en los desembolsos efectuados por la Comisión San Juan 2000 a. Los pagos emitidos por la Comisión San Juan 2000 por $5,688,332 se efectuaron sin que se emitieran comprobantes de desembolso aprobados por los funcionarios autorizados. b. No se marcaron como pagadas las facturas o justificantes de los pagos efectuados. Tampoco fueron preintervenidos.

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c.

De mayo de 1999 a enero de 2001 se efectuaron pagos por $2,248,562 por la compra de materiales, equipos y servicios sin la preparación de órdenes de compra.

d.

De mayo de 1999 a julio de 2000 la Comisión San Juan 2000 autorizó 97 pagos por $2,259,908 por servicios sin que las facturas correspondientes estuvieran certificadas por el funcionario o empleado de la Comisión San Juan 2000 que tuvo conocimiento de que los servicios se recibieron de conformidad.

e.

En 43 pagos tramitados de mayo de 1999 a enero de 2000 por $145,689 las facturas no estaban certificadas por los proveedores.

f.

De septiembre de 1999 a febrero de 2000 se tramitaron 90 pagos por $1,411,122 que carecían de la factura del proveedor. Es norma de control interno y de sana administración que al emitir desembolsos se cumpla con todos los controles que hemos señalado en los apartados del a. al f. Las situaciones señaladas en los apartados anteriores nos impidieron verificar, en todos sus detalles, la corrección y propiedad de dichos gastos. Además, propician que se

cometan errores e irregularidades en los desembolsos y en las compras y dificultan detectarlos a tiempo para las medidas correspondientes.

La Junta y el Coordinador General no protegieron adecuadamente los intereses de la Comisión San Juan 2000 y se apartaron de normas de sana administración en cuanto a las situaciones comentadas.

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La pasada Coordinadora del Programa de Gobierno del Municipio y el Coordinador General de la Comisión San Juan 2000, en la carta que nos enviaron, nos indicaron lo siguiente: La Comisión San Juan 2000 era una corporación sin fines de lucro y no un ente gubernamental. De este modo, no estaba regida por las normas recomendadas por la Oficina del Contralor en caso de contratos de agencias, e instrumentalidades de gobierno, incluyendo los municipios. Consideramos las alegaciones de la gerencia, pero determinamos que el Hallazgo prevalece. Véanse las recomendaciones 1, 3, 9, 10 y 11. Hallazgo 10 – Ausencia de cláusulas y de información importantes en los contratos de servicios profesionales y consultivos, y servicios prestados sin formalizar contratos escritos por parte de la Comisión San Juan 2000 a. El examen de 37 contratos de servicios profesionales y consultivos por $3,439,770 formalizados de abril de 1999 a enero de 2000 reveló que en los mismos no se incluyeron cláusulas e información importantes para proteger los intereses de la Comisión San Juan 2000, según se indica:

1)

En 15 contratos (41 por ciento) por $2,205,800 no se incluyó una cláusula que certificara que el contratista no entraría en relaciones contractuales o llevaría a cabo actos que configuren conflicto de intereses.

2)

En 10 contratos (27 por ciento) por $182,460 no se incluyó una cláusula que certificara que ningún miembro de la Comisión San Juan 2000 tenía interés pecuniario directo o indirecto en el contrato.

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3)

En 16 contratos (43 por ciento) por $2,182,950 no se incluyó el número de seguro social de los contratados.

4)

En nueve contratos (24 por ciento) por $189,250 no se incluyó una cláusula que indicara que las personas no tenían compromisos de pago de pensión alimentaria o que de tenerlas estaban al día o tenían un plan de pagos y cumplían con el mismo.

5)

En 14 contratos (38 por ciento) por $443,960 no se incluyó una cláusula que estableciera el estatus contributivo del contratista por los últimos cinco años.

6)

En 14 contratos (38 por ciento) por $944,210 no se incluyó una cláusula que indicara que la Comisión San Juan 2000 podía dejar sin efecto el contrato inmediatamente en caso de negligencia, abandono de deberes o incumplimiento por parte de la persona contratada.

7)

En 29 contratos (78 por ciento) por $1,182,170 no se incluyó una cláusula en la que se indicara que la Comisión San Juan 2000, previo aviso, podría resolver el contrato.

8)

En cuatro contratos (11 por ciento) por $98,400 no se incluyó una cláusula donde se indicara que los contratistas tenían contratos con otros municipios o dependencias del Gobierno y que se establecieran que éstos no eran incompatibles con el contrato otorgado por la Comisión San Juan 2000.

9)

En 12 contratos (32 por ciento) por $762,090 no se incluyó una cláusula que indicara que al contratado se le harían las retenciones correspondientes establecidas en el Código de Rentas Internas de Puerto Rico.

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10) En dos contratos (5 por ciento) por $77,100 no se incluyó la firma del representante autorizado de la Comisión San Juan 2000. 11) A ninguno de los contratos se le asignó un número de identificación.

Es norma de sana administración y de control interno requerir que todo contrato de servicios profesionales y consultivos contenga dichas cláusulas e información.

La exclusión de las cláusulas e información mencionadas pudo resultar perjudicial para la Comisión San Juan 2000. Las mismas son indispensables para llevar a cabo una sana y eficiente administración.

La Junta y el Coordinador General no protegieron adecuadamente los intereses de la Comisión San Juan 2000 respecto a la situación señalada.

b.

De agosto de 1999 a marzo de 2000 la Comisión San Juan 2000 efectuó 69 pagos por $242,525 por servicios profesionales y consultivos sin la formalización de contratos escritos.

Es norma de sana administración formalizar contratos escritos para la prestación de servicios, en los cuales se establezcan claramente los términos y las condiciones que obligan a las partes. En dichos contratos se deben estipular las garantías y los controles necesarios para asegurarse que los servicios se realizarán conforme con lo establecido.

Esta situación no permitió mantener un control adecuado de la prestación de los servicios contratados. Además, pudo resultar perjudicial a la Comisión San Juan 2000, ya que no existían documentos legales que obligaran a los contratistas.

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La Junta y el Coordinador General no protegieron adecuadamente los intereses de la Comisión San Juan 2000 en lo que respecta a la situación comentada.

La pasada Coordinadora del Programa de Gobierno del Municipio y el Coordinador General de la Comisión San Juan 2000, en la carta que nos enviaron, nos indicaron lo siguiente: La Comisión San Juan 2000 era una corporación sin fines de lucro y no un ente gubernamental. De este modo, no estaba regida por las normas recomendadas por la Oficina del Contralor en caso de contratos de agencias, e instrumentalidades de gobierno, incluyendo los municipios. Consideramos las alegaciones de la gerencia, pero determinamos que el Hallazgo prevalece.

Véanse las recomendaciones 1, 3, 9, 10 y 11. Hallazgo 11 – Portafolios adquiridos con fondos de la Comisión San Juan 2000 que no se pudieron encontrar a. No se encontraron seis portafolios de una edición especial de La Ciudad Infinita, Versiones de San Juan adquiridos a un costo de $3,882, los cuales estaban numerados en romano del XCV/C (95) al C/C (100 de 100). Esta edición sería utilizada como parte del pago a los artistas participantes en la producción del portafolio. No se nos proveyó evidencia de la disposición, ubicación o entrega de dichos portafolios. Los miembros de la Comisión San Juan 2000, la Gerente del Proyecto ni el Director y Subdirector del Departamento de Cultura Municipal no pudieron mostrar para examen dicha propiedad. Es norma de sana administración mantener la custodia y el control de las propiedades.

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Esta situación causó la pérdida de seis portafolios adquiridos a un costo de $3,882.

La Junta y el Coordinador General no protegieron adecuadamente dicha propiedad.

La pasada Coordinadora del Programa de Gobierno del Municipio y el Coordinador General de la Comisión San Juan 2000, en la carta que nos enviaron, nos indicaron lo siguiente: La Junta y el Coordinador cesaron sus funciones durante el mes de julio de 2000. En ese momento se entregó todo el inventario al Municipio de San Juan, por conducto de la División de Auditoría Interna. Los libros, portafolios y otra propiedad pasaron a formar parte de la propiedad del Departamento de Cultura del Municipio. En ese sentido no puede constituir un hallazgo el que los miembros de la Comisión San Juan 2000, el Gerente del Proyecto o ex funcionarios municipales, no puedan mostrar para examen dicha propiedad. Consideramos las alegaciones de la gerencia, pero determinamos que el Hallazgo prevalece.

Véanse las recomendaciones 1, 3, 9, 10 y 11. Hallazgo 12 – Deficiencias relacionadas con las conciliaciones bancarias y las recaudaciones y cargos por sobregiros en una cuenta bancaria de la Comisión San Juan 2000 a. Las conciliaciones bancarias de la cuenta corriente se prepararon con tardanzas que fluctuaban de dos a ocho meses. Éstas no fueron firmadas por el empleado que las preparó, ni por los funcionarios que tenían a su cargo la revisión y aprobación de las mismas. b. De mayo de 1999 a enero de 2001 la Comisión San Juan 2000 efectuó recaudaciones por $5,689,356. Los recibos de recaudación expedidos no estaban prenumerados.

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c.

De mayo de 2000 a enero de 2001 un banco comercial efectuó cargos bancarios por $1,024 por cheques pagados sin fondos, por sobregiros y por servicios bancarios a una cuenta bancaria de la Comisión San Juan 2000. Es norma de sana administración y de control interno preparar las conciliaciones bancarias mensualmente y que las mismas sean revisadas y firmadas por el personal autorizado. Además, que se expidan recibos prenumerados para todas las recaudaciones y asegurarse que para la emisión de los cheques se cuente con fondos suficientes en la cuenta bancaria. Estas situaciones pudieron propiciar el que se cometieran irregularidades con los fondos de la Comisión San Juan 2000 y que, de éstas ocurrir, no se descubran a tiempo para fijar responsabilidades. Además, se pagaron innecesariamente $1,024 por cargos bancarios por cheques pagados sin fondos y sobregiros lo que reflejó una imagen negativa de la Comisión San Juan 2000. El Coordinador General no cumplió con su deber ni protegió los intereses de la Comisión San Juan 2000 en lo que respecta a la situación comentada. La pasada Coordinadora del Programa de Gobierno del Municipio y el Coordinador General de la Comisión San Juan 2000, en la carta que nos enviaron, nos indicaron lo siguiente: La Comisión San Juan 2000 como corporación privada, conciliaba las cuentas utilizando el programa “Quick – Book”, acción que se llevaba a cabo mensualmente por el Coordinador General. [Apartado a.] Este es un asunto normal en la conducción diaria de las operaciones de una corporación privada y la Comisión San Juan 2000 no era un ente público. [Apartado b.] La circunstancia descrita constituyó una situación de relevancia menor dada la estructura simple con la que funcionó administrativamente la Comisión

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San Juan 2000 y la misma no es atribuible a la operación fiscal de un ente gubernamental. [Apartado c.] Véanse las recomendaciones 1, 3, 9, 10 y 11. Hallazgo 13 – Ausencia de reglamentación para regular los procedimientos administrativos y fiscales de la Comisión San Juan 2000, funcionarios con tareas conflictivas y deficiencias relacionadas con los controles y procedimientos a. La Comisión San Juan 2000 carecía de reglamentación interna para regular los procedimientos administrativos y fiscales relacionados con los ingresos, los desembolsos, el personal y la propiedad.

Los organismos directivos y la gerencia de las entidades tienen la responsabilidad de establecer reglamentación interna que defina claramente las líneas de autoridad y gestión administrativa y financiera, ajustadas a sus necesidades. b. El Coordinador General de la Comisión San Juan 2000 realizaba funciones conflictivas. Entre otras tareas, efectuaba las recaudaciones y depositaba las mismas, efectuaba los pagos y firmaba los cheques de las cuentas bancarias, preparaba y firmaba todos los contratos, llevaba la contabilidad de las operaciones de la Comisión San Juan 2000 y tenía el control y la custodia de todos los documentos fiscales. Es norma de control interno y de sana administración mantener una segregación adecuada de las referidas funciones.

c. No se mantenía un registro de los contratos formalizados por la Comisión San Juan 2000. Es norma de sana administración y de control interno mantener un registro adecuado de los contratos formalizados que contenga información relevante, como el nombre de la parte

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contratada, fecha e importe del contrato y una descripción de los servicios a recibirse o los trabajos a realizarse. d. El Registro de Cheques no era confiable. El mismo era un cartapacio donde se archivaban las hojas que contenían información de los cheques expedidos hasta octubre de 1999. Además, dichas hojas no incluían información relevante, tal como: la fecha y quién entregó el cheque, nombre y firma de la persona que lo recibió o si se envió por correo. Es norma de sana administración mantener un registro de cheques confiable y que el mismo tenga información de la persona que entrega y recibe los cheques. e. El sistema de archivo de la Comisión San Juan 2000 era inadecuado y no permitió encontrar rápidamente los documentos. Algunas hojas de depósitos, facturas, recibos de recaudaciones y otros documentos fiscales no estaban archivados en orden o en alguna secuencia lógica que facilitara encontrarlos. Es norma de sana administración que los documentos estén archivados de forma tal que permita encontrar rápidamente los mismos. f. Las actas de las reuniones celebradas por la Junta y por el Comité Ejecutivo no fueron encuadernadas en forma de libro. Las mismas se archivaron en un cartapacio. Además, dichas actas contenían información de forma general de los asuntos tratados que no permitía conocer los detalles importantes de los mismos. Tampoco, se realizaron grabaciones de las reuniones celebradas. Es norma de sana administración requerir que todos los asuntos tratados en las reuniones consten en actas y que las mismas se encuadernen en forma de libro para darles protección.

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Estas situaciones propician la comisión de irregularidades y que, de ocurrir las mismas, no se puedan detectar a tiempo. Otra consecuencia es que no se mantiene un récord permanente y confiable de los acuerdos adoptados por la Junta y el Comité Ejecutivo.

La Junta y el Coordinador General no protegieron los intereses de la Comisión San Juan 2000 respecto a la situación señalada.

La pasada Coordinadora del Programa de Gobierno del Municipio y el Coordinador General de la Comisión San Juan 2000, en la carta que nos enviaron, nos indicaron lo siguiente:

La Comisión San Juan 2000, como una corporación privada, condujo sus operaciones con el personal mínimo con miras a economizar dinero en nómina y emplear el máximo de los recursos en el desarrollo de los programas. A pesar de que todo lo anterior son prácticas deseables para asegurarse del buen uso de los dineros, las auditorías efectuadas por la Comisión San Juan 2000 denotaron en qué se usaron todos los fondos de la Comisión. Así que a pesar de que no se utilizaron los mecanismos antes indicados, lo cual no era necesario, la Comisión se aseguró del buen manejo de los fondos. [Apartados a. al e.] Las actas se mantuvieron y archivaron de acuerdo a lo requerido por la Corporación. La Corporación no estimó necesario grabar las reuniones de la Junta ni encuadernar las actas en forma de libro. La Comisión San Juan 2000 fue una corporación privada y actuó de acuerdo a su condición privada. La Comisión San Juan 2000 fue auditada por el Municipio, según el contrato firmado entre el Municipio y la Comisión San Juan 2000. Además, fue auditada por un Contador Público Autorizado que confirmó que se siguieron con todas las Normas de Contabilidad generalmente aceptadas por la profesión. [apartado f.] Consideramos las alegaciones de la gerencia, pero determinamos que el Hallazgo prevalece.

Véanse las recomendaciones 1, 3, 9, 10 y 11.

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ANEJO 1 MUNICIPIO DE SAN JUAN CESIÓN DE RECURSOS A LA COMISIÓN PUERTORRIQUEÑA PARA LA CELEBRACIÓN DEL AÑO 2000 EN LA CIUDAD DE SAN JUAN, INC. FUNCIONARIOS PRINCIPALES DEL NIVEL EJECUTIVO QUE ACTUARON DURANTE EL PERÍODO AUDITADO 4

NOMBRE Hon. Sila M. Calderón Serra CPA Juan J. Rodríguez Gilibertys CPA Orlando González Rivera Sra. Carmen E. Lugo Rodríguez Sra. Yolanda Cordero Nieves Sr. Rafael Calderón Santiago Lic. Carlos M. Sánchez

CARGO Alcaldesa Director de Finanzas Director de Auditoría Secretaria Municipal Directora de Recursos Humanos Director de Obras Públicas y Ambiente Director de Asuntos Legales

PERÍODO DESDE HASTA 12 ene. 99 12 ene. 99 12 ene. 99 12 ene. 99 12 ene. 99 12 ene. 99 12 ene. 99 31 dic. 00 31 dic. 00 31 dic. 00 31 dic. 00 31 dic. 00 31 dic. 00 31 dic. 00

4

No se incluyen interinatos menores de 30 días

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ANEJO 2 MUNICIPIO DE SAN JUAN CESIÓN DE RECURSOS A LA COMISIÓN PUERTORRIQUEÑA PARA LA CELEBRACIÓN DEL AÑO 2000 EN LA CIUDAD DE SAN JUAN, INC. FUNCIONARIOS PRINCIPALES DE LA LEGISLATURA MUNICIPAL QUE ACTUARON DURANTE EL PERÍODO AUDITADO

NOMBRE Lic. Rosa N. Bell Bayrón Sr. Ramón Cantero Frau Lic. Carlos J. López Feliciano Lic. María G. Serbiá Santiago

CARGO Presidenta de la Legislatura Municipal Interina Presidente de la Legislatura Municipal Presidente de la Legislatura Municipal Secretaria de la Legislatura Municipal

PERÍODO DESDE HASTA 14 nov. 00 23 jul. 99 12 ene. 99 12 ene. 99 31 dic. 00 13 nov. 00 30 jun. 99 31 dic. 00

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ANEJO 3 MUNICIPIO DE SAN JUAN CESIÓN DE RECURSOS A LA COMISIÓN PUERTORRIQUEÑA PARA LA CELEBRACIÓN DEL AÑO 2000 EN LA CIUDAD DE SAN JUAN, INC. MIEMBROS DE LA JUNTA DE DIRECTORES DE LA COMISIÓN SAN JUAN 2000 QUE ACTUARON DURANTE EL PERÍODO AUDITADO

NOMBRE Sr. Miguel A. Ferrer Bolívar CPA Enrique Vila de Corral Sra. Patricia M. Eaves Sra. Mabel I. Portela de Burckhart Sr. Raúl Bustamante Miller Sra. Marta Casals Istomin Sra. Camille Carrión Enjuto Sra. Luce López Baralt Sr. Antonio Martorell Carbonell Padre S. J. Fernando Picó Sr. José Santiago Reillo Sra. Paquita Vivó Colón Sr. Eduardo Rivero Albino Sr. Jorge L. Rosario Noriega Sr. Jorge L. Collazo Torres Arq. Edward Underwood Ríos Sra. Myrna Casas Busó

CARGO Presidente Vicepresidente Miembro ” ” ” ” ” ” ” ” ” ” ” ” ” ”

PERÍODO DESDE HASTA 12 ene. 99 12 ene. 99 12 ene. 99 12 ene. 99 12 ene. 99 12 ene. 99 12 ene. 99 12 ene. 99 12 ene. 99 12 ene. 99 12 ene. 99 12 ene. 99 12 ene. 99 12 ene. 99 12 ene. 99 12 ene. 99 10 ago. 99 31 dic. 00 31 dic. 00 31 dic. 00 31 dic. 00 31 dic. 00 31 dic. 00 31 dic. 00 31 dic. 00 31 dic. 00 31 dic. 00 31 dic. 00 31 dic. 00 31 ene. 00 31 dic. 00 31 dic. 00 31 dic. 00 31 dic. 00

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ANEJO 4 MUNICIPIO DE SAN JUAN CESIÓN DE RECURSOS A LA COMISIÓN PUERTORRIQUEÑA PARA LA CELEBRACIÓN DEL AÑO 2000 EN LA CIUDAD DE SAN JUAN, INC. MIEMBROS DEL COMITÉ EJECUTIVO DE LA COMISIÓN SAN JUAN 2000 QUE ACTUARON DURANTE EL PERÍODO AUDITADO5

NOMBRE Sr. Miguel A. Ferrer Bolívar CPA Enrique Vila del Corral Sr. Eduardo Rivero Albino Sr. Iván Orlandi Méndez Sra. Maruxa Rosselli Burset Lic. Melba I. Acosta Febo, CPA

CARGO Presidente Vicepresidente Miembro Coordinador General Secretaria Ejecutiva Colaboradora de la Comisión

PERÍODO DESDE HASTA 28 abr. 99 28 abr. 99 28 abr. 99 28 abr. 99 28 abr. 99 28 abr. 99 31 dic. 00 31 dic. 00 31 ene. 00 31 dic. 00 31 dic. 00 31 dic. 00

5

El Comité Ejecutivo se creó el 28 de abril de 1999.