Contabilidad II. Unidad I. Generalidades de los libros de contabilidad Introduccin.

Para toda entidad que lleva a cabo actividades comerciales es importante realizar registros contables a fin de conocer su situacin financiera y cumplir as con las obligaciones fiscales, entre las que se puede mencionar el pago a los impuestos para contribuir con el gasto pblico. Algunas de estas obligaciones estn determinadas por el cdigo de comercio que en su artculo 33 seala que la contabilidad se debe registrar en por lo menos tres libros que son: Libro mayor. Libro diario. Libro inventarios y balances. Adems en el cdigo fiscal se establecen sanciones econmicas a quienes incurran en omisiones o alteraciones en los registros contables; por ejemplo: Cuando no se lleva la contabilidad se incurre en una multa; o bien, cuando no se lleva un registro correctamente tambin nos hacemos acreedores a una sancin econmica. Por esta razn existen procedimientos que nos auxilian para registrar adecuadamente y/o hacer correcciones en los documentos elaborados especficamente para ello como son el libro diario y el libro mayor. En este fascculo se describen, en primer lugar, el CATLOGO DE CUENTAS Y LA GUA CONTABILIZADORA, analizando sus caractersticas, concepto, utilidad y cmo se registran los datos. Posteriormente encontrars las DISPOSICIONES LEGALES y su relacin con el empleo de los libros contables, esto ya lo viste en el Fascculo 1 de Contabilidad I.

Propsito.
Con el estudio de este fascculo vas a manejar algunos elementos de la Contabilidad, porque sus caractersticas, nos sirven de apoyos para llevar un control analtico de los cargos y los abonos, entre stos cabe mencionar: Los auxiliares Subcuentas Movimientos y saldos de cada una de las cuentas.

Para lograrlo manejars varios instrumentos como: EL CATLOGO DE CUENTAS Y LA GUA CONTABILIZADORA. Esto te servir para cumplir con las DISPOSICIONES LEGALES respecto a la obligacin de llevar registros contables que debern realizar las entidades comerciales.

1. CUENTAS COLECTIVAS
Ahora que ya sabes aplicar la Teora de la partida doble, as como registrar en las diferentes cuentas de Mayor, de activo, pasivo, capital y de resultados, pasaremos a ver en que consisten las cuentas colectivas. CONCEPTO Primero recordaremos que las cuentas llamadas de Mayor, expresan un saldo global, totalizador, las cuales t ya has manejado, es decir, que este saldo se integra con la suma de dos

Contabilidad II. Unidad I. Generalidades de los libros de contabilidad

o mas saldos de cuentas particulares a las cuales llamaremos subcuentas o auxiliares, por esta razn a las cuentas de mayor, con frecuencia se les llama tambin CUENTAS COLECTIVAS. DEFINICIN Con la lectura del prrafo anterior, tienes ya elementos para comprobar la siguiente definicin de cuenta colectiva: Es aquella cuenta cuyo nombre representa una pluralidad y su saldo se forma por las sumas de una o ms saldos de cuentas particulares, cuyos nombres suelen ser diferentes (nicos, individuales), al concepto que las integra en esa pluralidad. Para que ubiques mejor esta definicin, mencionaremos los siguientes ejemplos de cuentas colectivas: Bancos Almacn Clientes Documentos por cobrar Deudores diversos Proveedores Acreedores diversos Documentos por pagar Gastos del departamento de ventas Gastos del departamento de administracin Y ya introducidos en el concepto de subcuentas y auxiliares de mayor, tal ves te preguntes en dnde se inicia el registro y control de estas subcuentas. Pues bien el registro lo estars haciendo en el libro diario, que ser el primer registro o bien en las plizas de registro contable, para esto ya estars recordando la forma o presentacin del libro diario, que se forma con las columnas de fecha, nmero de cuenta, concepto, parcial, (donde registrars los dbitos o crditos de las subcuentas o auxiliares de mayor) debe y haber, (para cargos y abonos en las cuentas de mayor). Para que puedas visualizar esto sigue el ejemplo que ms adelante se te propone. Por qu se deben manejar subcuentas o cuentas auxiliares de mayor? En la actualidad, en la mayora de las entidades, cada da se ven en la necesidad de efectuar operacionesque un mayor nmero de personas o entidades, lo que le obliga a manejar subcuentas o auxiliares de mayor, para controlar sus operaciones econmicas en forma analtica e individual, para ejemplificar esto, tomamos como cuenta colectiva la de clientes, (por ser una de las ms representativas), ya que sta suele captar a un nmero muy elevado de clientes cuando las ventas son a crdito, sin otorgar garanta documental especfica (letras de cambio o pagars), veamos un ejemplo grficamente. CUENTA DE MAYOR Y/O COLECTIVA DE CLIENTES CLIENTES

Contabilidad II. Unidad I. Generalidades de los libros de contabilidad

S) 130.00 SUBCUENTAS O MAYOR AUXILIAR DE CLIENTES

Nota: Observars que el resultado de la suma de los tres saldos de las subcuentas o auxiliares, es igual al saldo de la cuenta de mayor Clientes. Para que interpretes este ejemplo, tienes que recordar que la suma de movimientos deudores menos la suma de movimientos acreedores, es igual al saldo deudor o acreedor y que la suma de los saldos de las subcuentas es igual al saldo del mayor, siempre deber ser as de lo contrario, si el resultado de la suma de los auxiliares y el saldo del mayor fueran diferentes, esto quiere decir que existe error en las sumas de los movimientos auxiliares o en la suma de los movimientos en el mayor, lo que tendra que hacer para localizar el error, es un anlisis del saldo de cada una de las cuentas, tanto de las auxiliares como del mayor y hacer los asientos contables de traspaso correspondientes, para justificar el importe de los dos correctos. CLASIFICACIN Ahora veamos la clasificacin de las cuentas, ya hemos comentado que las entidades realizan cada da un mayor nmero de transacciones econmicas y que una de las actividades de la contabilidad es organizar las operaciones, los contadores han dado en clasificar las cuentas colectivas con base en sus caractersticas mas simples como: Cuentas Colectivas Personales y Cuentas Colectivas Impersonales. DEFINICIN DE: Cuentas Colectivas Personales.- como su nombre lo indicas: son cuentas que controlan el saldo de las subcuentas cuyo nombre representa a personas fsicas o morales. Como ejemplo de esta clasificacin tenemos: Bancos, Clientes, Deudores diversos, Proveedores, Acreedores diversos, Doctos. por pagar,. por cobrar, (estas dos ltimas cuentas se agrupan en esta clasificacin ya que el pagar o letra de cambio, son documentos mercantiles nominativos, por los que responde una persona fsica o moral llamados girado, girador y suscriptor). Cuentas Colectivas Impersonales.- son aquellas cuentas que controlan el saldo de las subcuentas cuyo nombre representa a cosas o conceptos que no se refieren a personas. Como ejemplo de esta clasificacin tenemos: Almacn, Impuestos por pagar, Gastos del departamento de ventas, Gastos del departamento de administracin. Auxiliares de Mayor: Es el documento o listado donde se controlan analtica y sistemticamente los movimientos de cargo, abonos y saldo de cada una de las subcuentas (nombre que representa una individualidad) que integran el saldo del mayor. Como comentario, existen autores que siendo contadores simplemente las clasifican como Cuentas de Control ms importantes. Ejemplo mayor auxiliar y/o tabulares auxiliares, como registro y control de las subcuentas. El empleo de hojas tabulares o tarjetas o bien el uso de sistemas electrnicos, para procesar la informacin de las subcuentas, depender de la versatilidad y oportunidad que tenga la entidad.

Contabilidad II. Unidad I. Generalidades de los libros de contabilidad

Cada uno de estos sistemas tendr sus ventajas y desventajas, en esta unidad, solo te mostraremos las tarjetas y las hojas tabulares como ejemplo tipo universal. El formato de tarjetas o auxiliares de mayor para las subcuentas, los puedes conseguir en el mercado o tener tu propio diseo, teniendo entre otra informacin para subcuentas personales la siguiente. Encabezado: 1. El logotipo, nombre o razn social de la entidad. 2. Nmero y Nombre de la cuenta de mayor. 3. Nmero y nombre de la subcuenta. 4. Datos generales como: domicilio, telfono referente al nombre de la subcuenta. 5. Folio, nmero de la tarjeta, en caso de usar mas de una tarjeta para una subcuenta. En el cuerpo de la tarjeta, columnas para: 6. Fecha. 7. Referencia (nmero de asiento en el diario o nmero de pliza en su caso). 8. Concepto. (espacio parauna nota de referencia). 9. Debe. Para anotar el importe de cargo. 10. Haber, para anotar el importe de abonos. 11. Saldo, para anotar el importe del saldo deudor o acreedor segn la naturaleza de la cuenta. Ejemplo: de auxiliar personal.

AUXILIARES TABULARES IMPERSONALES

Contabilidad II. Unidad I. Generalidades de los libros de contabilidad

Estos auxiliares, por su versatilidad de tamao y por el nmero de columnas que lo forman, son empleados para controlar los diferentes gastos de los departamentos de ventas y de administracin. Su diseo y presentacin, tambin estar dado por las necesidades y capacidad tcnica de la entidad o bien utilizar formatos comerciales que se apeguen a sus caractersticas. Te proponemos el siguiente ejemplo de Auxiliar de mayor, tabular. Encabezado. 1. Logotipo, nombre, razn social de la entidad. 2. R.F.C. de la entidad. 3. Folio, nmero de la hoja en caso de utilizar mas de una. 4. Nmero y nombre de la cuenta de mayor. Cuerpo del formato, columnas para: 5. Fecha. 6. Referencia, nmero del asiento contable o nmero de la pliza. 7. Concepto, nota breve indica cmo se liquid el importe del gasto. 8. Total. del control del gasto, (en ocasiones, con un cheque se liquidan diferentes gastos). 9. Diferente nmero de columnas, en el encabezado de stas se anotar el nombre del gasto, ejemplo: sueldos, telfono. etc. y en el cuerpo de la columna el importe de ese gasto. 10. El ltimo rengln de la hoja tabular, lo dejars para totalizar el importe de cada columna, esto para obtener sumas iguales, con la columna no. 8 de Total. Ejemplo de auxiliar de cuenta colectiva impersonal.

Contabilidad II. Unidad I. Generalidades de los libros de contabilidad

MAYOR AUXILIAR DE ALMACN Este auxiliar as como los anteriores, su diseo contendr informacin similar a los anteriores como sigue: Encabezado: 1. El logotipo, nombre o razn social de la entidad. 2. Nmero y nombre de la cuenta de mayor. 3. Nmero y nombre de la subcuenta de mayor. 4. Folio nmero progresivo de la tarjeta, en caso de usar mas de una. Cuerpo de la tarjeta columna para: 5. Fecha. 6. Referencia. (para el nmero de asiento en el diario o nmero de pliza. 7. Concepto. (para factura no. requisicin de salida, etc.) 8. Debe. 9. Haber. 10. Saldo. Ejemplo de mayor auxiliar de almacn.

TARJETA AUXILIAR DE ALMACN Te presentamos el ejemplo mas comn de tarjeta auxiliar que por lo general podr ser usado en el almacn, como medio de control para el almacenista, quien en este caso sera el encargado de determinar los costos de la mercanca a travs del sistema U.E.P.S., P.E.P.S. o P.P., y reportarlos al departamento de contabilidad para su registro contable. Su diseo y presentacin, tambin se har de acuerdo a las posibilidades tcnicas y econmicas de la entidad o bien, utilizar el formato comercial, tarjeta que podra ser con el diseo siguiente. Encabezado:

Contabilidad II. Unidad I. Generalidades de los libros de contabilidad

1. Logotipo, nombre o razn social de la entidad. 2. Nmero y nombre de la cuenta de mayor. 3. Nmero y nombre del artculo (con datos tcnicos para identificar plenamente el artculo como por ejemplo: modelo, color, etc.) 4. Nmero clave (en algunos casos nmero de clave que disea la entidad para identificar plenamente el artculo de otros del mismo tipo). 5. Ubicacin topogrfica (lugar dentro del almacn donde deber localizar el artculo en cuestin). 6. Espacio para MNIMOS Y MXIMOS (cantidad de artculos mnimos para solicitar su reposicin y mximos entre otras razones, para no saturar el almacn con inversiones muy elevadas que finalmente produzcan prdidas). 7. Fecha (de vigencia de revisada la existencia). Nota: este encabezado pudiesecontener mayor informacin, esto lo determinara las necesidades de la entidad. Cuerpo de la tarjeta (columnas para). 8. Fecha. 9. Referencia, nmero del asiento en el libro diario o nmero de la pliza en su caso. 10. Espacio para artculos, dividida en: entradas. salidas. existencia. (saldo en unidades).

11. Costo (se reporta el valor de ingreso de los artculos). 12. Costo de salida. ( U.E.P.S., P.E.P.S. o P.P.segn el mtodo de valuacin de las mercancas que se adopten). 13. Debe. 14. Haber. 15. Saldo. (valor de los artculos en existencia). Ejemplo de tarjeta auxiliar de almacn.

Contabilidad II. Unidad I. Generalidades de los libros de contabilidad

REGISTRO AUXILIAR DE DOCUMENTOS POR COBRAR Y/O POR PAGAR Resulta tambin prctico, en algunas entidades, utilizar formatos de tarjetas, para llevar el control analtico de estos documentos mercantiles (letra de cambio, pagar), stos como los otros formatos anteriores, se disean de acuerdo a las necesidades de cada entidad, su presentacin es la siguiente. Encabezado: 1. Logotipo. Nombre o razn social de la entidad. 2. Datos generales de la entidad. 3. Nmero de folio de la tarjeta (en caso de utilizar ms de una). 4. Nmero y nombre de la cuenta de mayor. 5. Fecha Cuerpo de la tarjeta (columnas para) 6. Fecha. 7. Referencia. (nmero de asiento en el libro diario o nmero de pliza). 8. Tipo de documento. (letra de cambio o pagar y nmero del documento). 9. Observaciones. (datos sobre las caractersticas o convenio del documento). 10. Girador. 11. Girado 12. Fecha de vencimiento.

Contabilidad II. Unidad I. Generalidades de los libros de contabilidad

13. Importe. Ejemplo del registro auxiliar de Documentos por Cobrar.

Ejemplo del registro auxiliar de Documentos por pagar.

Para que puedas comprobar grficamente el uso y aplicacin de las tarjetas y hojas auxiliares de las subcuentas, a continuacin te presentamos un ejemplo, en el cual vers el uso del Libro Diario, que es la fuente de informacin, en la columna de parcial, encontrars los cargos o abonos que indique el registro en el MAYOR, para concentrarlos en los auxiliares o subcuentas correspondientes. A travs del procedimiento de registro de una operacin, mediante el sistema manual que ya has venido practicando en el curso anterior, ms el empleo de los auxiliares y subcuentas que ahora ya conoces, quedara ilustrado como sigue:

Contabilidad II. Unidad I. Generalidades de los libros de contabilidad

Ejemplo de operaciones econmicas. El da 8 la entidad VJ. S.A., realiza cobros a sus clientes: El cliente Luis Prez, paga a cuenta de su adeudo N$150.00, importe que se deposita en Bancomer S.A. segn ficha de depsito. El cliente Rubn Garca, paga a cuenta de su adeudo N$200.00, importe que se deposita en cuenta de cheques de Bancomer S. A. segn ficha de depsito. El cliente Lino Meja, paga a cuenta de su adeudo N$300.00, importe que se deposita en cuenta de cheques segn ficha de depsito de Banorte S.A. Ejemplo de registro contable en libro diario.

Las concentraciones o pases al mayor, (slo para ilustrar este caso, emplearemos esquemas de mayor, ya que stos sustituyen los formatos para efectos prcticos). CUENTAS COLECTIVAS O DE MAYOR. AUXILIARES DE MAYOR O SUBCUENTAS (ver en el libro diario, la columna de parcial).

(ver en el libro diario las columnas de DEBE Y HABER).

10

Contabilidad II. Unidad I. Generalidades de los libros de contabilidad

S) Saldo inicial de la cuenta de clientes de mayor y sus respectivas subcuentas.

APLICACIN PRCTICA DEL USO DE TARJETAS Y HOJAS TABULARES PARA EL CONTROL DE LAS SUBCUENTAS Ejercicio. La entidad Gama S. A. contabiliza sus operaciones econmicas por el mes de marzo del presente, presentando Balanza de comprobacin 28 de febrero del presente.

Poner razones de impresin en la estructuracin de los cuadros, algunos de stos no tienen los centavos; en la prctica siempre deben aparecer. Como un ejercicio puedes anotrselos. GAMA S.A. Relacin de saldos al 28 de Febrero de 19___

11

Contabilidad II. Unidad I. Generalidades de los libros de contabilidad

Ahora ya tenemos nuestra relacin de cuentas y saldos. Por ahora ya ests listo para registrar el asiento de apertura, lo cual puedes consultar en el ejemplo siguiente de libro diario. Podrs observar en esta relacin de saldos y cuentas, cmo se integra el saldo de Bancos, que tambin aparece en la Balanza de comprobacin. Ejemplo: El saldo del Mayor Bancos que es de N $25 000.00, est integrado por la suma de los saldos de:

Saldos que pueden confirmar en la relacin de saldos y cuentas. Las actividades econmicas de esta entidad, fueron reportadas durante el mes de marzo de 19___. Como siguientes: 1. El da 2 de marzo nos reportaron que el cliente Luis Garca liquid parte de su adeudo por N $ 500.00 segn ficha de depsito de Bancrecer S. A.

12

Contabilidad II. Unidad I. Generalidades de los libros de contabilidad

2. El da 5 de marzo el departamento de ventas, reporta haber vendido a crdito a los siguientes clientes segn facturas:

Nota: El contador de la entidad, nos pide registrar el costo de las mercancas vendidas a travs del control de U, E.P.S. 3. El da 10 de marzo el departamento de almacenes, reporta haber recibido mercancas por concepto de compra segn factura No. 081 de MIR. S.A.como sigue.

4. El da 12 de marzo se reporta el cheque no. 17 por N$ 5000.00 a favor de MIR, S.A. para cubrir parte de nuestro adeudo. 5. El da 14 de marzo, nos reportar la primera quincena del mes de marzo por concepto de sueldos por N$ 1 200.00; por instrucciones del contador se aplicar el 70% para el departamento de ventas y el 30% para el departamento de administracin: se retiene a los trabajadores N$90.00 de I.S.R. y N$35.00 por concepto de cuotas de seguridad social (IMSS). Por el neto se expide el cheque no. 10 de Bancrecer S.A. 6. El da 20 de marzo se expide cheque no. 18 de Banpas S.A. por N$1 001.00, para cubrir el pago de diferentes gasto segn recibos.

Nota: El contador indica aplicar el gasto como sigue: 70% para el departamento de ventas. Y el 30% para el departamento de administracin.

13

Contabilidad II. Unidad I. Generalidades de los libros de contabilidad

7. El da 28 de marzo reportan la segunda quincena de marzo por n$1 100.00, se retienen a los trabajadores n$ 65.00 de I.S.R. y n$ 30.00 de cuotas de seguridad social (IMSS). Por el neto se expide el cheque no., 11 de Bancrecer. Nota segn rdenes el gasto de la nmina se aplicar el 70% para el departamento de ventas y el 30% para el departamento de administracin. Procedimiento: 1. Lee cada una de las operaciones aqu propuestas en forma independiente, y consulta el registro correspondiente (asiento), en el libro diario. 2. Revisa tu libro diario y tus auxiliares al mismo tiempo, para que compruebes que la columna de parcial dio origen a las subcuentas o auxiliares de mayor, con cargo o abono correspondiente y. 3. Verifica que el saldo en esquemas de mayor, con la suma de los saldos auxiliares son iguales. 4. Checa la balanza de comprobacin y el libro diario, en la columna total de movimientos deudores y acreedores con el importe acumulado del diario, deben ser iguales. 5. Por ltimo, observa el reporte, relacin de cuentas de mayor y subcuentas, para comprobar que los registros fueron asentados correcta y oportunamente.

14

Contabilidad II. Unidad I. Generalidades de los libros de contabilidad

15

Contabilidad II. Unidad I. Generalidades de los libros de contabilidad

16

Contabilidad II. Unidad I. Generalidades de los libros de contabilidad

Para que tengas una estructura general de este ejemplo, te mostraremos el uso prctico de los auxiliares en la siguiente presentacin. Cuenta Colectiva de Mayor:

17

Contabilidad II. Unidad I. Generalidades de los libros de contabilidad

A continuacin te presentamos una serie de tarjetas imprimels y llnalas a partir del libro diario. CLIENTES

18

Contabilidad II. Unidad I. Generalidades de los libros de contabilidad

ALMACN

19

Contabilidad II. Unidad I. Generalidades de los libros de contabilidad

PROVEEDORES

20

Contabilidad II. Unidad I. Generalidades de los libros de contabilidad

ACREEDORES

21

Contabilidad II. Unidad I. Generalidades de los libros de contabilidad

IMPUESTOS POR PAGAR

22

Contabilidad II. Unidad I. Generalidades de los libros de contabilidad

I.V.A. TRASLADADO

23

Contabilidad II. Unidad I. Generalidades de los libros de contabilidad

Nota: Ahora te toca a ti, elaborar y presentar tu relacin de saldos (subcuentas), que anexars a tu Balance General, recuerda que la suma de las subcuentas de Mayor checan con esta Balanza de comprobacin. CATLOGO DE CUENTAS Estars de acuerdo que hasta este momento, ya identificas plenamente el Estado de situacin financiera y el Estado de Resultados, de una entidad comercial y que para elaborarlos, clasificaste y organizaste las cuentas, primero por rubros como son: Activo circulante

24

Contabilidad II. Unidad I. Generalidades de los libros de contabilidad

Activo diferido Activo fijo Pasivo a corto plazo Pasivo a largo Pasivo diferido Capital contable Capital social Utilidad Prdidas Y ya clasificadas y organizadas las cuentas, de acuerdo con la presentacin comnmente aceptada, siempre las presentars con cierto orden, incluyendo las subcuentas, ahora que ya conocer de ellas. Estas ltimas cuentas las organizaste primero en orden numrico y posteriormente en orden alfabtico. Estas listas las llamars Catlogo de Cuentas, que te servir para procesar la informacin contable, en forma sistemtica, a travs de procedimientos y mtodos que te facilitarn alcanzar los objetivos contables como son la informacin financiera. Ejemplo de la integracin del catlogo numrico de cuentas: Como base de organizacin tomaremos el siguiente Estado de Situacin Financiera, que nos dar los parmetros de la clasificacin numrica.

Codificando los rubros del Estado de Situacin Financiera anterior, quedara como sigue: Nmero. Rubros. 1.- Activo.

25

Contabilidad II. Unidad I. Generalidades de los libros de contabilidad

11.- Circulante. 12.- Fijo. 13.- diferido. 14.- Otros. 2.- Pasivo. 21.- Corto plazo. 22.- Largo plazo. 23.- Diferido. 3.- Capital Contable 31.- Capital social. 32.- Utilidad del ejercicio. 33.- Prdida del ejercicio. 34.- Utilidad de ejercicios anteriores. Ahora ya tienes tu base numrica, para organizar las cuentas de mayor, de la balance o Cuentas Colectivas, que se irn integrando como sigue:

26

Contabilidad II. Unidad I. Generalidades de los libros de contabilidad

Como podrs ver, en esta base de clasificacin numrica, tienes hasta cuatro dgitos (espacios), para identificar una cuenta de mayor o subcuenta, en algunos textos de contabilidad podrs encontrar una base de clasificacin de seis o mas dgitos de clasificacin, dependiendo de las necesidades del departamento de contabilidad, considerando el tamao de la entidad. Tomando como base la informacin anterior, el siguiente es un ejemplo de Catlogo de cuentas numrico. GAMA S.A. R.F.C.. . . . . Direccin . . . . . CATLOGO NUMRICO DE CUENTAS. Autorizado por: _______revisado por: __________Fecha. _____________ Nmero 1.- Activo. 11.- Circulante. 111.- Caja. 112.- Bancos. Cuentas

27

Contabilidad II. Unidad I. Generalidades de los libros de contabilidad

1121.- Banpas S.A. 1122.- Bancrecer, S. A. 113.- (espacio para integrar una cuenta). 114.- Clientes. 1141.- Luis Garca 1142.- El Roble S. A. 1143. Antonio Prez. 115.- Documentos por cobrar. 1151.- Pagars. Amalia Gonzlez. 1152.- Letras de Cambio. La Central S. A. 116.- Deudores diversos. 1161.- Jos Zurita. 1162.- Ariel S. A. 117.- I.V.A. Acreditable. 118.- Almacn 1181.- Televisiones. 1182.- Radios. Nota. (La informacin de estas subcuentas, se apoyan en el registro o tarjetas auxiliares del almacn, que son el soporte para determinar los costos de cada uno de los artculos. 12.- Activo fijo. 121.- Mobiliario y equipo de oficina. 1121.- Sillones de oficina. 1122.- Escritorios. 122.- Equipo de reparto 1121.- Combi 1122.- Ford. F150. 123.- Edificios. 13.- Diferido.

28

Contabilidad II. Unidad I. Generalidades de los libros de contabilidad

131.- Gastos de Organizacin. 1311.- Asesora contable. 1312.- Asesora en mercadotecnia. 132.- Gastos de Instalacin. 1311.- Asesora contable. 1312.- Asesora en mercadotecnia. 132.- Gastos de instalacin. 1321.- Sistemas de iluminacin 1322.- Sistemas de ambientacin. 2.- Pasivo. 21.- A corto plazo. 211.- Proveedores. 2111.- La Nacional S. A. 2112.- El Fuerte S.A. 212.- Documentos por Pagar. 2121.- Letra de cambio, La Central S.A. 2122.- Pagar. La Oriental, S.A. 213.- Impuestos y cuotas por pagar. 2131.- I.S.R. a cargo. 2132.- I.S.R. retenido. 214.-Acreedores diversos. 2141.- Bancrecer, S. A. 2142.- La Nacional, S. A. 215.- I.V.A. Trasladado 2151.- 10% I.V.A. 2152.- 6% I.V.A. 216.- I.V.A. por pagar. 22.- A largo plazo.

29

Contabilidad II. Unidad I. Generalidades de los libros de contabilidad

221.- Acreedores hipotecarios. 2211.- Banorte, S.A. 223.- Documentos por pagar a largo plazo 2231.- Pagars. Comercial Monterrey S. A. 23.- Diferido. 231.- Rentas cobradas por anticipado. 3.- Capital Social.31.- Socios. 311.- Pedro Garza. 312.- Noe Salas. 32.- Utilidad del ejercicio. 33.- Prdida del ejercicio. 4.- Ingresos. 41.- Ventas 411.- Vtas. al 10% 412.- Vtas. al 6% 413.- Vtas. al 0% 42.- Productos financieros. 43.- Otros productos. 44.- Otros ingresos. 5.- Egresos 51.- Costo de Ventas. 52.- Gastos del Departamento de Ventas. 53.- Gastos del Departamento de administracin. 54.- Gastos Financieros 55.- Otros Gastos. 6.- Cuentas complementarias. 61.- Estimacin para cuentas incobrables.

30

Contabilidad II. Unidad I. Generalidades de los libros de contabilidad

62.- Amortizacin acumulada de gastos de instalacin. 63.- Amortizacin acumulada de gastos de organizacin. 64.- Depreciacin acumulada de equipo de transporte. 65.- Depreciacin acumulada de equipo de reparto. 66.- Depreciacin acumulada de equipo de oficina. Subcuentas de Egresos. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. Agua. Amortizacin de gastos de instalacin. Amortizacin de gastos de organizacin Depreciacin de edificios. Depreciacin de equipo de reparto. Depreciacin de equipo de transporte. Depreciacin de equipo de oficina. Descuentos. Estimacin para cuentas incobrables. .Comisiones. Gasolina. Honorarios. Lubricantes. Luz. Materiales de aseo y limpieza Materiales para mantenimiento de unidades. Pasajes. Publicidad. Primas de seguro. Sueldos. Telfono. ...

Nota: Observa que en este catlogo, las subcuentas de egresos (gastos) llega al nmero 21, quedando abierta la numeracin, para integrar ms subcuentas. Adems del catlogo numrico de cuentas, existe otro catlogo con estas mismas cuentas pero ordenado en forma alfabtica y que estos catlogos se irn incrementando de acuerdo a las necesidades y que la clasificacin en base a cuatro, seis o ms dgitos (espacios) depender de los requerimientos de la entidad.

31

Contabilidad II. Unidad I. Generalidades de los libros de contabilidad 2. GUA CONTABILIZADORA

En todas las actividades profesionales, donde interviene la mano del hombre, se requiere de ensear a otros, por lo que resulta necesario contar con una gua, que sera aqul que conduce y ensea pues es el que sabe ms. A falta de esa gua, es conveniente elaborar un manual de registro de operaciones contables, adems del catlogo de cuentas, un manual que recopile y presente en forma resumida lo fundamental de la actividad contable, manual que muy bien podramos llamarlo GUA CONTABILIZADORA. Concepto de Gua contabilizadora. Atendiendo la lectura de introduccin, podemos decir que la gua contabilizadora, es el documento que ensea y conduce cmo registrar contablemente las operaciones econmicas de una entidad, indicando en forma analtica la operacin, mencionando los documentos que intervienen y sealando las cuentas que se afectarn de cargo o abono. Y que entre otros propsitos deber llenar lo siguiente: 1.- Sistematizar la informacin financiera. 2.- Establecer polticas de operacin dependiendo del giro de la entidad. Su presentacin podra ser en forma tabular o en redaccin relacionada. Para que tengas una idea de este documento, te presentamos el siguiente ejemplo de Gua Contabilizadora: Ejemplo: TIR.S.A. Giro de la entidad: Compra venta de artculos para el hogar. GUA CONTABILIZADORA Vigente a partir de: __02-11-2004_ Revisado por: C.P. _____________Autorizado por: C.P.__________

32

Contabilidad II. Unidad I. Generalidades de los libros de contabilidad

Asterisco o nota al calce del documento gua contabilizadora que dice: Los documentos comprobatorios del registro contable, debern reunir los requisitos fiscales que se indican en el art. 29 del Cdigo Fiscal de la Federacin fracciones: I.- Contener impreso el nombre, denominacin o razn social, domicilio y clave del registro federal de contribuyente de quien lo expida (cdula de identificacin fiscal). II.- Contener impreso el nmero de folio. III.- Lugar y fecha de expedicin. IV.- Clave del registro federal de contribuyente de la persona a favor de quien se expida. V.- Cantidad y clase de mercancas o descripcin del servicio que amparen.

33

Contabilidad II. Unidad I. Generalidades de los libros de contabilidad

VI.- Valor unitario consignado en nmero e importe total consignado en nmero y letra, as como el monto de los impuestos que en los trminos de las disposiciones fiscales deban trasladarse, en su caso. VII.- Nmero y fecha del documento aduanero, as como la aduana por la cual se realiz la importancin, tratndose de ventas de primera mano de mercancas de importacin. CFR: 1993. Nota: Este ejemplo de Gua contabilizadora, slo muestra una pequea parte del mismo, si observas su contenido, te debe servir de gua para realizar tu trabajo contable y en este ejemplo, describe una actividad con la cualya ests familiarizado y ya practicaste en el curso anterior, en caso de duda, este documento te servir de consulta.

3. DISPOSICIONES LEGALES
A continuacin vers los ordenamientos legales que rigen a la contabilidad, mismos que han venido sufriendo adecuaciones a travs del tiempo, con la idea de simplificar y modernizar el cumplimiento de las obligaciones fiscales. Si bien la Contabilidad se ha aplicado en las entidades comerciales con imperativos administrativos, existen ordenamientos legales que la hacen obligatoria, de ah que todos los sistemas o procedimientos contables que se utilizan para el registro de las operaciones comerciales, se derivan de un mismo sistema que fue el primero en emplearse, llamado SISTEMA DE DIARIO CONTINENTAL el cual funciona con base en la teora de la partida doble. Para continuar analizaremos estos conceptos, que su comprensin te ser muy til en tus estudios y actividades contables. Recuerda que SISTEMA, es un conjunto de elementos relacionados con la entidad comercial e interrelacionados entre si para lograr el objetivo definido por el propio sistema que es el de proporcionar informacin financiera tanto para los propietarios de la entidad econmica para proteger su patrimonio, como para Estado fijar las bases fiscales, sobre las que deben determinarse y pagarse los impuestos, y el Sistema o procedimiento Continental, requiere de un Libro llamado Diario Continental o Diario General, en el cual se van registrando una a una las operaciones efectuadas, basndose en los documentos comprobatorios relativos a dichas transacciones. Como podrs ver solo mencionaremos las principales leyes y los artculos que regulan el empleo de los sistemas de contabilidad (lectura que hiciste en el curso de Contabilidad I) A continuacin te presento el resumen de las distintas disposiciones legales referente a los libros de contabilidad.

34

Contabilidad II. Unidad I. Generalidades de los libros de contabilidad

En el siguiente cuadro sinptico, observars las principales leyes que se mencionaron as como sus relaciones con los sistemas de contabilidad.

35

Contabilidad II. Unidad I. Generalidades de los libros de contabilidad

Estos datos se anotarn regularmente en la primera hoja del Diario, anteriormente lo haca un empleado de la oficina Federal de Hacienda cuando era obligatorio pedir la autorizacin de los Libros de contabilidad. Para 1993 esta disposicin legal se derog con la finalidad de hacer ms expeditos los trmites fiscales. An en la actualidad, sigue siendo obligatorio el uso de los Libros de contabilidad por parte de las entidades comerciales. En el Libro Diario, se describen una serie de datos que son de carcter informativo, en los cuales el nombre de las cuentas de cargo y abono debern aparecer. 1. 2. 3. 4. Fecha de operacin. Nmero de orden de la operacin (nmero de asiento). Nombre de las cuentas que intervienen y de sus auxiliares correspondientes. Descripcin de los documentos que amparan la operacin: Facturas, Notas de remisin, Pagars, Letras de cambio, recibos entre otros que cumplan con los requisitos fiscales y fecha de vencimiento en su caso. 5. Condiciones de pago en la operacin: en efectivo, parte en efectivo, a crdito y parte a crdito.

36

Contabilidad II. Unidad I. Generalidades de los libros de contabilidad

Se debern mencionar estos datos que identifiquen claramente la operacin al registrarla en el Libro Diario. Con esto se cuenta con la informacin que sirve de base para tomar medidas administrativas y sobre todo se cumple con las disposiciones fiscales. A las hojas del Libro Diario se le da una presentacin que se puede considerar como universal; es decir presentar pequeas diferencias, pero que finalmente cumplen con los objetivos de registro, para lo cual te proponemos la siguiente presentacin:

A este formato se le conoce con el nombre de rayado de Diario continental. A continuacin describiremos el uso de las columnas que integran este formato. Fecha: En esta columna anotars la fecha que reporta el documento a registrar contablemente, es decir la fecha de operacin. Folio de Mayor: En esta columna anotars el nmero que le corresponda a cada una de las cuentas del asiento, segn su folio en el Libro Mayor, o el nmero de pgina en que aparecen dichas cuentas, o el nmero que le corresponda segn el catlogo de cuentas a su organizacin. Concepto (Redaccin): En esta columna anotars el siguiente orden: 1. 2. 3. 4. Nmero de asiento (registro contable). El nombre de la o las cuentas de cargo. El nombre de la o las cuentas de abono. La redaccin, es una leyenda breve que describe la operacin completa, considerndola como indicacin de la operacin y documentos que comprueben dicha operacin y condiciones de pago.

Parcial: En esta columna anotars la cantidad de las diversas subcuentas o auxiliares que conforman el total de cargo o abono de la cuenta mayor. Debe o Cargo: En esta columna anotars la cantidad para cada una de las cuentas de mayor. Haber o Abono: en esta columna anotars la cantidad para cada una de las cuentas de mayor. Ejemplo del uso de rayado de Diario se describe a continuacin la presentacin que deben tener los asientos en el Libro Diario y el uso de la inicial A. El nmero del asiento lo registraremos al centro de la columna (concepto) en medio de dos lneas horizontales, una de cada lado del nmero, esto con el objeto de separar los asientos. La lnea de la izquierda empezar despus de la columna para folio y terminar al centro de la misma columna, y la otra lnea de la derecha inicia despus de este nmero y termina antes de llegar a la columna de parcial.

37

Contabilidad II. Unidad I. Generalidades de los libros de contabilidad

En los siguientes renglones anotars, el nombre de la o las cuentas de cargo junto a la columna de folio, en los siguientes renglones, el nombre de la(s) cuenta(s) de abono, se anotar dejando un espacio (sangra) de uno a dos centmetros de la columna folio. Cuando tengas que afectar las cuentas colectivas de control mismas que se llevan en el Libro mayor, y que su saldo expresa el total de una serie de cuentas controladas en Libros o registros y tarjetas, llamados mayor auxiliar o subcuentas. A manera de recordar el nombre de las cuentas colectivas mencionaremos: Bancos, Clientes, Proveedores, Acreedores entre otros y como ejemplo de cuentas auxiliares o subcuentas de Bancos: Banco Nacional de Mxico, S.A. Bancomer S. A. entre otros; de clientes: Juan Ruiz, Luis Snchez, entre otros; de Proveedores: Sony S. A., RCA. S.A. y de Acreedores: Industria Electrnica de Monterrey S. A. y comercializadora Aurrera S. A. entre otros. Anotars el nombre del auxiliar o Subcuenta debajo del nombre de la cuenta de Mayor a que pertenece, esto facilita su localizacin y tener un control eficiente para proporcionar informacin. La redaccin debe ser breve pero concisa, la anotars enseguida del ltimo rengln que ocupaste para la cuenta de abono (de Mayor o Subcuenta), puedes ocupar uno o ms renglones pero slo en la columna de concepto (redaccin). Las caractersticas mnimas que deber presentar la redaccin ser: a) Para hacer referencia al tipo de operacin como ejemplo anotars: Ventas, Compras, Gastos, entre otros. b) Para hacer referencia a la documentacin fuente, anotars segn factura nmero X, segn cheque nmero, segn nota nmero X, segn escritura pblica X, entre otros. Como puedes observar, es necesario mencionar el nombre del documento y su nmero de control. c) Con referencia a la forma de pago, anotars: de contado, a crdito, contado y crdito. Otras de las normas que debes observar es el de ocupar todos los renglones uno a uno, en otras palabras no debes dejar renglones en blanco, si esto sucede debers cancelar dicho rengln con la lnea horizontal o con una quebrada llamada zeta. Si al final de tu hoja con su nmero de folio te quedara uno o ms renglones, porque el registro contable (asiento) no quedara completo, es preferible cancelarlos con una lnea, sin olvidar anotar las sumas en el ltimo rengln, indicando que pasan al folio nmero X, y anotar tu asiento en la siguiente pgina, anotando en el primer rengln las sumas iguales que vienen de tu pgina anterior, acompaado de la leyenda DEL FOLIO Nmero ya que estas sumas comprobarn la teora de la partida doble. Despus de haber seguido estas indicaciones, tendrs que pasar al Libro Mayor; es decir, anotars la cantidad en ese Libro, indicando en tu Diario en la columna de folio, el nmero de cuenta de catlogo o con una seal para evitar omisiones o el duplicar cantidades en tu Libro Mayor que ms adelante comentaremos. Para que tengas una mayor comprensin de lo antes dicho, a continuacin presentaremos diferentes Libros de Diario que se ocupan en la actualidad, esto para que tengas un panorama amplio y puedas integrante con ms rapidez en el proceso contable. Recuerda que no existe un modelo de formato nico, ya que cada unidad econmica, de acuerdo a su capacidad y a sus necesidades de informacin financiera, determinar el diseo de formato del Libro Diario. Algunos ejemplos de rayado de Libro Diario son.

38

Contabilidad II. Unidad I. Generalidades de los libros de contabilidad

Recuerda que el formato de Libro Diario que te proponemos utilizar en este fascculo es el siguiente:

39

Contabilidad II. Unidad I. Generalidades de los libros de contabilidad

Y para que verifiques lo hasta aqu expuesto te proponemos el siguiente ejemplo. La entidad Electrnica J.V.C., S.A. con direccin en Av. Madero no. 7 Col. Centro y con registro federal de contribuyentes EVC 600920 CCR, con giro de compra venta de aparatos electrnicos realiza las operaciones del mes de mayo, presentando su Balance General al 30 de abril de 1993. Electrnica J.V.C., S.A. Balance General al 30 de abril de 1993.

ELECTRNICAJ.V.C.,S.A. RELACIN DE SALDOS AL 30 DE ABRIL DE 1993.

40

Contabilidad II. Unidad I. Generalidades de los libros de contabilidad

Ahora de acuerdo a las operaciones realizadas por Electrnica JVC. S.A. por el mes de mayo te presentaremos los registros en el Libro Diario. El da 10 de Mayo de 1993 se expide el cheque nmero 005 por N $ 200.00 del Banco del Atlntico S.A. a favor de Sony S.A. a cuenta de nuestro adeudo. El da 11 de Mayo de 1993. El cliente Juan Aguilar, realiz un pago segn recibo nmero 095 de N $ 250.00 mismo que se deposit en cuenta de cheques del Banco Nacional de Mxico S.A. El da 12 de Mayo se realizaron compras de mercancas a crdito, para su venta segn facturas:

Factura No. 008 de Sony S.A. por dos Televisiones a N $ 600.00 c/u, ms el 10% de I.V.A. Factura nmero 010 de Radio JVC S.A. por una Radiograbadora de $ 300.00 ms el 10% de I.V.A. El da 13 de Mayo de 1993, se report la nmina de la Primera quincena del mes por N$ 850.00, determinando el 60% para el departamento de ventas y el 40% para el departamento de Administracin: se retienen N$ 17.00 de cuotas IMSS yN$ 25.00 de I.S.P.T. por el neto se expide el cheque no. 011 del Banco del Atlntico S.A. El da 14 de Mayo de 1993 Se expide el cheque no. 10 del Banco Nacional de Mxico S.A. por $ 200.00 para el pago del pagar 2/3 a favor de Radio JVC. S.A. ELECTRNICA J.V.C., S.A.

41

Contabilidad II. Unidad I. Generalidades de los libros de contabilidad

DIRECCIN: AV. MADERO No. 7 COL.: CENTRO CD. R.F.C.: COMPRA VENTA DE APARATOS ELECTRNICOS. DIARIO No. ________, MAYO DE 1993. FOLIO No. 1

ELECTRNICA J.V.C., S.A. DIRECCIN: AV. MADERO No. 7 COL.: CENTRO CD. R.F.C.: COMPRA VENTA DE APARATOS ELECTRNICOS. DIARIO No. ________, MAYO DE 1993. FOLIO No. 2

42

Contabilidad II. Unidad I. Generalidades de los libros de contabilidad

Como ves el encabezado, menciona ser Libro diario, los datos de la entidad como son, el nombre o razn social, direccin, registro federal de causantes y giro, Libro Diario No._____, la fecha y nmero de folio correspondiente, el mes al que corresponde y en este caso el asiento compuesto, el nmero de la cuenta, los importes de cargo y abono a las cuentas de mayor, debidamente agrupadas y el concepto motivo del asiento, total de cargos y abonos del folio, comprobando con esto la teora de la partida doble y por ltimo la indicacin de Pasa al folio nmero______. Para la medida de la hoja generalmente se usa el tamao carta.

43

Contabilidad II. Unidad I. Generalidades de los libros de contabilidad

Como se observa, en el Libro Diario se organizan cronolgicamente las operaciones econmicas realizadas. En este registro se encuentra toda la informacin para cumplir con las disposiciones legales, no se daran problemas en caso de equivocaciones u omisiones en el registro del Diario, si fuera posible borrar, alterar el orden cronolgico, dejar huecos, entrerrenglones, hacer raspaduras o enmiendas, tachar o arrancar hojas. Sin embargo, como ninguna de las acciones anteriores es permitida por las Ley, las equivocaciones que se cometen se deben corregir por medio de anotaciones o asientos especiales que reciben el nombre de contrapartidas. Estas omisiones o errores que se cometan en el Libro Diario o en el Libro mayor, en el momento que se detectan se deben hacer las contrapartidas como se indica: a) Detectar el error Para que tengas una idea de los errores y omisiones ms comunes te presentamos su clasificacin: Cargar o abonar ms de lo debido. Cargar o abonar menos de lo debido. Cargar o abonar una cuenta que no corresponde. Invertir el orden de las cuentas. O equivocarse en la redaccin.

b) Una vez conocidas estas omisiones o errores ms comunes te indicaremos una serie de mtodos para corregirlos. 1.-Cuando se carga o abona ms de lo debido: El error se corrige haciendo un asiento de contrapartida por el sobrante. Ejemplo: se reportan ventas de mercancas segn factura nmero 20 por N $ % 1,000.00 ms IVA 100, importe que se deposit en cuenta de cheques el da 18 de mayo de 1993. Ejemplo de registro con error en el Libro Diario.

Para corregir la cantidad cargada y/ abonada de ms, se propone hacer un asiento de contrapartida como sigue:

Con esta correccin al pasar las cantidades al Mayor efectivamente reportaran un saldo real. Si el error fuera de ms, slo en la columna de cargos, se abona en la cuenta correspondiente la cantidad cargada de ms.

44

Contabilidad II. Unidad I. Generalidades de los libros de contabilidad

Si es en la columna de abono, se carga en la cuenta correspondiente la cantidad abonada de ms Analiza por ejemplo dnde se carga y abona menos de lo debido: El da 19 de mayo de 1993 se paga con el cheque nmero 019 Por N 1,000.00 el adeudo con nuestro proveedor. Ejemplo de registro con cantidad registrada de menos en el Libro Diario.

Para corregir este error se har un asiento complementario:

Al pasar estos asientos al Libro Mayor, las cuentas quedarn con la cantidad que efectivamente les corresponde. Se reportan ventas de mercancas con la factura nmero 35 por N $ 550.00 ms el I.V.A., otorgando crdito a clientes el da 20 de mayo de 1993. Ejemplo de registro afectando una cuenta indebida en el Libro Diario.

Cuando se detecta el error antes de pasar al Libro Mayor la correccin se puede hacer como sigue:

45

Contabilidad II. Unidad I. Generalidades de los libros de contabilidad

Correccin a la cuenta registrada indebidamente en el Libro Diario.

Observa que en el mismo registro adicionamos el parntesis y agregamos el nombre de la cuenta correcta de cargo, si el error se cometi en cuentas de abono la correccin sera adicionando el parntesis y el nombre correcto de la cuenta de abono. Si el error ya se pas al Libro Mayor, la correccin ser haciendo un asiento de contrapartida en el Libro Diario, que anule la cuenta en este caso Deudores. Ejemplo de correccin utilizando la contrapartida.

Con este asiento en el Libro Diario al pasarlo a Mayor, el importe a Deudores quedar cargado y abonado cancelando dicha cantidad. En el caso de error cometido en cuentas de abono, se carga la cantidad a la misma cuenta y se abona a la cuenta correcta., Pero qu hacer cuando se invierte el orden de las cuentas, como en el siguiente caso: El da 22 de mayo de 1993 se reportan cobro a clientes por N$400.00 segn recibo nmero 50, importe que se deposita en cuenta de cheques. Ejemplo de registro invirtiendo las cuentas.

46

Contabilidad II. Unidad I. Generalidades de los libros de contabilidad

Si se advierte el error en ese momento (antes de pasar al Libro Mayor) podrs corregirlo como sigue: Ejemplo de correccin.

Observa que se registra un nuevo asiento, invirtiendo el error, pero en seguida anotars el asiento correcto como sigue: Ejemplo de asiento correcto.

Como podrs observar, el asiento nmero 17 cancela al asiento nmero 15 en el Libro Mayor, quedar vigente el asiento nmero 18 pero tambin el asiento nmero 15 podras corregirlo con el siguiente asiento. Otro ejemplo de correccin.

47

Contabilidad II. Unidad I. Generalidades de los libros de contabilidad

En este asiento de contrapartida y correccin, estars cargando y abonando el doble. Con lo cual tu mayor quedar con el valor que le corresponde. Otro posible error es en la redaccin, como en el siguiente ejemplo: El da 24 de mayo de 1993 se compraron mercancas para su venta, segn factura nmero 100 por N150.00 ms el 10% del I.V.A. pagando con el cheque nmero 011. Ejemplo de error en la redaccin.

Como en este caso el error de redaccin se advierte antes de registrar otro asiento, lo que hicimos fue encerrar en un parntesis la redaccin de error y adicionar la redaccin correcta, pero si ya registramos mas asientos contables y nos damos cuenta de ese error, la correccin sera como sigue. Otro ejemplo de correccin a la redaccin.

Otro procedimiento de correccin de errores ser el de la contrapartida en tinta roja, entre parntesis o en su caso signo negativo (-).

48

Contabilidad II. Unidad I. Generalidades de los libros de contabilidad

Siendo que todos los registros en contabilidad se harn con tinta negra o azul, resulta la tinta roja un indicador de la cantidad como un importe negativo o disminucin a las cantidades registradas en negro o azul, si carecemos del color de la tinta roja bastar con marcar la cantidad de cargo entre parntesis, que tambin ser seal de una cantidad negativa o contrapartida. En el caso de utilizar sistemas electrnicos para elaborar estos Diarios, existen programas que utilizan el signo negativo ( - ) indicado que es una cantidad en rojo o entre parntesis. Por ltimo te daremos un ejemplo de correccin con parntesis: El da 28 de mayo de 1993 se reportaron ventas de mercancas de contado, segnfactura nmero 065 por N $ 80.00 mas el 10% de I.V.A.. Ejemplo del registro en el Libro Diario, observa las sumas iguales al final de la hoja.

Ejemplo de la continuidad de sumas iguales en el Libro Diario, de un folio a otro.

En este ejemplo podrs observar el empleo del parntesis (o si fuera necesario el signo ), lo que te indica que los importes de cargo y abono en negro (expresin utilizada en la actividad contable), se anulan con las cantidades de cargo o abono entre parntesis (en rojo), repitiendo el asiento correcto, o agregando la letra R porque en las copias no sale el rojo. En tu Libro Mayor se reflejan estos registros, sin alterar la suma de movimientos deudores o acreedores, quedando solo acumulado el importe correcto.

49

Contabilidad II. Unidad I. Generalidades de los libros de contabilidad

Por lo que en la prctica diaria este procedimiento de correccin de errores en parntesis o en rojo es el ms prctico por su rpida interpretacin y manejo. LIBRO MAYOR Como se mencionaron en las disposiciones legales, el Libro Mayor, es obligatorio llevarlo, lo cual est reglamentado en el Cdigo de Comercio, Cdigo Fiscal y Ley del I.S.R.. El Libro Mayor es aqul en el que se abre una cuenta especial para cada concepto de Activo, Pasivo, Capital y de Resultados. A este libro tambin se le conoce como libro de segunda anotacin, ya que los datos primero se registran en el Libro Diario del cual se traspasan los datos contables al Libro Mayor, al que pasan por orden progresivo de fechas, el nmero de asiento, las cuentas, su nmero de catlogo y los valores. Cuando empleas sistemas manuales de registro, el pase se har generalmente al finalizar los registros del mes, pero si se emplean sistemas de cmputo, estos pases lo haran automticamente al registrar en el Libro Diario, segn el programa que se est empleando, bastar solicitarlo al equipo. Las entidades econmicas podrn disear el Libro Mayor, acorde a sus necesidades, es por esto que encontrars diferentes tipos de rayado (diseo) como por ejemplo:

Las columnas de este diseo tendrn los siguientes nombres: 1. Fecha 2. Nmero de asiento de diario. 3. Nmero de folio de la cuenta relativa o contracuenta de Mayor o en su caso nmero de catlogo. 4. Concepto: Nombre de la cuenta relativa o contracuenta. 5. Cargos: El importe correspondiente y/o Saldo Deudor. 6. Abono: El importe correspondiente y/o Saldo Acreedor. En este diseo se utilizan dos hojas al libro abierto, para una sola cuenta. Otro diseo de una hoja para cada cuenta, ejemplo:

50

Contabilidad II. Unidad I. Generalidades de los libros de contabilidad

En este diseo se adicionan columnas. 5. Cargos. El importe correspondiente (En su caso el Saldo). 6. Abonos. El importe correspondiente (en su caso el Saldo). Para tener columnas con informacin especfica se agregan ms columnas, ejemplo:

El uso de las columnas quedara como sigue: 5. Cargos. El importe correspondiente. 6. Abonos. El importe correspondiente. 7. Saldo. Deudor o acreedor. Y si dividimos el espacio en ms columnas para cada concepto, quedara como sigue:

51

Contabilidad II. Unidad I. Generalidades de los libros de contabilidad

7. Saldo Deudor. 8. Saldo Acreedor. Estos formatos, cubren las necesidades de control y satisfacen las disposiciones fiscales. Podrs encontrar otra combinacin de diseo, pero siempre debern capturar toda la informacin contable. Una de las caractersticas del Libro Mayor, en el manejo de la columna concepto (4), donde anotars el nombre de la cuenta o contracuenta relativa, que es aquella que completa el asiento por partida doble. Nota: Vers el registro de la operacin en el libro diario y en el Libro Mayor. Ejemplo: Apertura: Se constituye la entidad con las siguientes aportaciones; dinero en efectivo que se deposita en cuenta de cheques por N $ 2,000.00, sillones, escritorios y mquinas de escribir valuadas en N $ 1,500.00, una deuda correspondiente a la aportacin de los escritorios por N $ 500.00, se constituye as el capital social de la entidad por N $ 3,000.00 segn acta constitutiva. Ejemplo de registro en el Libro Diario.

Al pasar el cargo y el abono en el libro mayor a cada una de las cuentas, se anotar la palabra varios, ver ejemplo ms adelante. Ejemplo:1.- Se expide un cheque por N $ 100.00, para cubrir parte de nuestro adeudo a los acreedores. Ejemplo del registro en el libro diario.

52

Contabilidad II. Unidad I. Generalidades de los libros de contabilidad

En este asiento, Acreedores en contracuenta de Bancos y Bancos en contracuenta de Acreedores, ver el mayor mas adelante. Ejemplo 2.- Se vende mercanca a crdito por N $ 300.00 ms I.V.A. N $ 30.00 Ejemplo de registro en el libro diario.

Al hacer el pase o concentracin de cargo al Libro Mayor en el mayor Clientes, se anotar la palabra varias en lugar de Ventas o I.V.A. por pagar y al pasar el abono el mayor de Ventas e I.V.A. trasladado, se anotar en cada una de ellas la palabra Clientes. Ejemplo del ltimo registr en el libro diario y presentacin de las sumas iguales, para comprobar la teora de la partida doble, que ya conoces y verificar la balanza de comprobacin.

Al pasar los cargos al Mayor de Almacn e I.V.A. Acreditable, se anotar en cada una de ellas el nombre de la contra cuenta Bancos y el abono en el Mayor Bancos se escribe la palabra Varios. Veamos, con estos ejemplos, como queda registrado el Libro Mayor, Ejemplo Mayor de:

53

Contabilidad II. Unidad I. Generalidades de los libros de contabilidad

Ejemplo Mayor de:

Ejemplo Mayor de:

Ejemplo Mayor de:

Ejemplo Mayor de:

Ejemplo Mayor de:

54

Contabilidad II. Unidad I. Generalidades de los libros de contabilidad

Ejemplo Mayor de:

Ejemplo Mayor de:

Ejemplo Mayor de:

Como puedes observar, en el Libro Mayor que aqu diseamos, encuentras toda la informacin contable que se proces durante el ejercicio, el uso de las columnas y el empleo de los conceptos comnmente aceptados, como en el caso de las columnas de cargo y abono que presentan sumas en el ltimo rengln y que la parte incompleta de algunas de las columnas se debern cancelar los renglones con una lnea zeta.

55

Contabilidad II. Unidad I. Generalidades de los libros de contabilidad

En los casos de cuentas de Mayor con muchos movimientos y que requiera del empleo de mas hojas, es necesario que los totales por columna se pasen con la leyenda Pasa al Folio No.___ y en el siguiente folio, en el primer rengln, se anotar Del Folio No. - - - y los importes de la columna de cargo y abono, y en su caso el saldo. El libro Mayor al contener todos los saldos de las cuentas de Mayor de Balance y de Resultados, sirve de base para elaborar la Balanza de Comprobacin y sta, para elaborar la hoja de trabajo. El Estado de Situacin Financiera, (Balance General), el Estado de Resultados, (Prdidas y Ganancias) y la comprobacin de los movimientos y saldos de los Mayores Auxiliares (Subcuentas). Ejemplo de la Balanza de Comprobacin en base a los mayores anteriores.

Nota: Verifica que las sumas de movimientos deudores u acreedores sean iguales que las sumas de cargos y abonos en el libro diario del ejemplo anterior. En el Libro Mayor conocemos el movimiento y saldo de cada una de las cuentas en forma global y agrupada, lo que nos permite tener informacin base para toma de decisiones por parte del personal encargado. En este Libro Mayor tambin llegan aparecer errores u omisiones debido a: Errores u omisiones cometidos en el Libro Diario. Los errores u omisiones que se cometen en el momento de traspasar datos del Libro Diario al Mayor. Los errores u omisiones en el Libro Diario y las contrapartidas de stos, al pasarlos al Libro Mayor ste queda automticamente corregido. Los errores u omisiones que se cometen con ms frecuencia en el traspaso de los asientos del Diario al mayor y que deben corregirse en este ltimo son los siguientes. 1. 2. 3. 4. 5. Cargar en vez de abonar a una cuenta o viceversa. Cargas o abonar a una cuenta por otra Cargas o abonar una cantidad mayor o menor que la verdadera Repetir un asiento. Anotar las fechas, folios o contracuentas que no son los correspondientes.

56

Contabilidad II. Unidad I. Generalidades de los libros de contabilidad

Estos errores se corrigen por medio de la contrapartida, con nmeros escritos con tinta roja o entre parntesis y en su caso, anteponiendo a la cantidad de cargo o abono el signo negativo, indicando con esto, que son cantidades que se restarn a la suma de las cantidades de la columna en que se encuentran. Otras formas de corregir los errores en el Libro Mayor, ejemplo: Supongamos el siguiente asiento en el Libro Diario: Ejemplo: Se expide un cheque por N$60.00, para cubrir el adeudo con los proveedores. Ejemplo de registro en el diario.

Al pasar del Diario al Mayor se carga indebidamente una cuenta en vez de abonarla. Ejemplo del error cometido y corregido en el mayor.

Esta forma de corregir al doble, por contrapartida, slo en el Mayor, la mitad del abono nulifica el cargo indebido y la otra mitad del mismo abono, queda vigente. Otra forma de corregir en el mayor. Ejemplo.

57

Contabilidad II. Unidad I. Generalidades de los libros de contabilidad

La sola expresin de correccin y la cantidad entre parntesis en la columna del error, significa que sta se resta a los cargos en negro (trmino utilizado en los registros correctos), anulando as el rengln #4, quedando vigente el abono en negro. El parntesis o el empleo del signo negativo (-), sustituye a la tinta roja. Esta forma de correccin tiene la ventaja de no alterar la suma de los movimientos de las cuentas. Otro tipo de error en el Libro Mayor, en cuanto se carga o abona a una cuenta equivocada. Ejemplo: Se expide un cheque por N$80.00 para cubrir parte del adeudo con los acreedores. Ejemplo del registro en el diario.

Al pasar al Mayor este asiento, se afecta incorrectamente a: Ejemplo del error pasado en el Mayor de PROVEEDORES, debiendo ser en el de ACREEDORES.

58

Contabilidad II. Unidad I. Generalidades de los libros de contabilidad

El error de cargo, se corrige abonando la misma cantidad o bien: Otro ejemplo de correccin en el Mayor.

Esta forma de correccin con la cantidad en parntesis (rojo) anula el cargo correspondiente. En la cuenta se registra el traspaso, quedando como sigue: Ejemplo del pase al mayor correcto.

Otro de los errores que se encuentra en el Mayor, es cargar o abonar una cantidad mayor que la verdadera. Ejemplo. Los clientes liquidan parte de su adeudo, reportado en ficha de depsito en cuenta de cheques, por N$100.00

59

Contabilidad II. Unidad I. Generalidades de los libros de contabilidad

Ejemplo del registro en el diario.

Al pasar este asiento de Diario al Mayor, por error se carg de ms. Ejemplo del error cometido en el mayor y su correccin.

El error se corrigi abonando el importe de ms, o bien: Otro ejemplo de correccin en el mayor.

Con este tipo de correccin, se carg la diferencia de ms en rojo, o anotando la cantidad entre parntesis o bien con el signo negativo, que se antepone a la cantidad (-900.00), quedando as slo la cantidad de cargo correcta. Tambin podrs hacer una combinacin de estos procedimientos para corregir el error, se abona la cantidad cargada de ms; en el caso del error abonado de ms, la correccin se hara en los mismos trminos, abonando el importe de ms en rojo o entre parntesis o empleando el signo negativo o bien esta misma cantidad cargndola, quedando as el abono correcto.

60

Contabilidad II. Unidad I. Generalidades de los libros de contabilidad

Veamos ahora los errores de cargos o abonos con cantidades menores que la verdadera, supngase el siguiente asiento en el Libro Diario. Ejemplo: Se expide un cheque por $150.00, para liquidar parte de nuestro adeudo con los proveedores. Ejemplo del registro en el diario.

Al pasar este asiento al Mayor Bancos, se registra de menos, se percibe el error y se corrige: Ejemplo del error en el Mayor y correccin.

Para corregir este tipo de errores, slo se anota la cantidad faltante en la columna y en la cuenta correcta. Este tipo de correccin siendo el ms sencillo, solo se hace notar en el concepto el rengln donde se cometi el error. Otro de los errores en el Libro mayor, cuando la cantidad la llevamos manualmente, es el repetir un asiento y ste se corrige o bien abonando a la misma cuenta la cantidad duplicada en el cargo. Ejemplo: El empleado a quien se le haba prestado, liquida parte de su adeudo por N$300.00, segn ficha de depsito en cuenta de cheques. Ejemplo del registro en el diario.

61

Contabilidad II. Unidad I. Generalidades de los libros de contabilidad

Al pasar al Libro Mayor el cargo se duplic: Ejemplo del error y correccin en el mayor.

O bien la cancelacin del error, a travs de un nuevo cargo en rojo, utilizando el parntesis. Otro ejemplo de correccin en el mayor.

Con este nuevo cargo en rojo, se anula el cargo duplicado quedando slo un cargo por los $300, este procedimiento de cancelacin, tambin procede con los errores de los abonos. Como las normas para manejar estos libros nos prohiben, borrar, tachar, hacer raspaduras o enmiendas y se cometen errores o equivocaciones al pasar los datos, como la fecha, el folio, contracuentas que nocorresponden al asiento original correcto del Libro Diario, estos errores se corrigen en el Mayor, con el uso del parntesis, por ejemplo: Ejemplo de error localizado y corregido en el Mayor.

62

Contabilidad II. Unidad I. Generalidades de los libros de contabilidad

En este ejemplo, se muestra informacin encerrada en un parntesis, indicando que son errores detectados y que la informacin que queda fuera de ese parntesis es la correcta. Caractersticas: Por medio del Libro Diario, se puede conocer la fecha, los valores, las cuentas y los dems detalles de cada operacin pero no la acumulacin de movimientos deudores, acreedores y el saldo de cada una de las cuentas. En el Libro Mayor se conoce la acumulacin de movimientos deudores, acreedores y saldo de cada una de las cuentas, pero no las operaciones econmicas ordenadas y ampliamente detalladas como en el Libro Diario, pero si se localiza en el Mayor, en una o ms hojas, ya que se trata de un documento que concentra la informacin econmica.

Recapitulacin General.
Analiza cuidadosamente el siguiente cuadro, en l se sintetiza la informacin ms importante que ya estudiaste.

Fuentes consultadas.
SUREZ, Alberto: Contabilidad General, Primer Curso. Mxico. McGraw Hill p.p. 49-68 ELIZONDO, Arturo:El proceso contable, primer nivel. Ecasa. p.p. 165-169

63