AUDITER SES FOURNISSEURS

Techniques de lIngnieur

tape 1 : quel moment dclencher laudit fournisseur ?

Laudit fournisseur a pour objectif de dvelopper les relations mutuellement bnfiques avec les fournisseurs (cf. Les huit principes de management de la qualit). Laudit fournisseur peut survenir diffrents stades de la relation :

pour slectionner un fournisseur ; pour aider un fournisseur en difficult (technique le plus souvent) ; pour reporter tout ou partie des contrles rception chez le fournisseur ; pour accompagner le fournisseur dvelopper de nouveaux produits ou volumes.

Les donnes de sortie de laudit fournisseur doivent permettre de :

dfinir un plan dactions avec le fournisseur dont les lments sont suivis par le mme auditeur (si possible, les prochains audits seront raliss par le mme auditeur) ; dfinir les lments ncessaires la mise en place dun cahier des charges ou disposition quivalente.

Laudit fournisseur peut donc tre dclench de multiples moments de la relation avec le fournisseur mais sera, dans tous les cas, planifi en accord avec chaque fournisseur. A noter Idalement, la possibilit daudit doit tre prvue dans les clauses du contrat liant le fournisseur lentreprise. FAQ Doit-on auditer tous ses fournisseurs ? Bien videmment non. Les audits fournisseurs se limiteront aux fournisseurs stratgiques ayant un impact significatif sur la qualit des produits/prestations livrs aux clients. Que faire si un fournisseur refuse dtre audit ? La premire chose vrifier est la prsence dans le contrat qui vous lie ce fournisseur dune clause prvoyant la ralisation daudit. Si tel est le cas, rappelez-lui cette exigence contractuelle quil a accepte en signant le contrat. Si tel nest pas le cas, ajoutez cette clause en expliquant les enjeux de laudit. Il ne sagit pas de le juger mais de mettre en place une relation gagnant-gagnant, quilibre.

tape 2 : Comment prparer laudit fournisseur ?

Dfinir lquipe daudit

La ralisation de laudit fournisseur ne concerne pas que le service qualit. Dautres acteurs doivent galement y participer, parmi lesquels :

les acheteurs ; le responsable de production ; les techniciens ; la direction ; le responsable qualit.

Le choix de lquipe daudit se fait en tenant compte de la connaissance des acteurs du domaine audit et des interactions entre leurs activits et celles du fournisseur.
Effectuer la revue documentaire

Comme un audit interne, laudit fournisseur se prpare. Quelques connaissances pralables sont ncessaires aux auditeurs :

politique dachat (conjoncturelle ou partenariale) vis--vis du fournisseur ; besoins de lentreprise vis--vis du fournisseur ; connaissances techniques (de faon gnrale) des activits audites ; informations gnrales sur le fournisseur (par le biais de son manuel qualit, plaquette commerciale, ou autres documents) ; connaissance du ou des rfrentiels applicables (souvent le rfrentiel appliqu par lentreprise).

Certains documents doivent tre rclams au fournisseur. Pour les documents dont lentreprise dispose, il faut prendre le soin de sassurer de la pertinence des versions et de vrifier auprs du fournisseur si ses dispositions ont volues.
Raliser le plan daudit

Conformment aux modalits prvues pour raliser un plan daudit interne, le plan daudit fournisseur doit tre prpar et envoy au fournisseur au moins 15 jours avant la date de laudit sur site. Ce dlai permet au fournisseur de se prparer ou de vous faire part des ventuels changements apporter. Le plan daudit doit reprendre les lments suivants :

dates de laudit ; sujets/processus audits ; rfrence aux rfrentiels (exigences normatives, aux cahiers des charges, etc.) ; crneaux horaires par sujets ; les noms des auditeurs et audits (si connus).

Prparer la grille daudit

Selon les objectifs de laudit et le moment auquel il intervient, les aspects auditer chez le fournisseur varient :

Une fois les points auditer identifis, une grille daudit (comme celle figurant en modle ) peut tre labore pour faciliter la ralisation de laudit. En cas de doute Une runion prparatoire peut tre dclenche avant laudit si le domaine audit est mal connu afin davoir une prsentation plus claire de lactivit et de lever les zones dombre.

FAQ Doit-on auditer tous ses fournisseurs ?

Bien videmment non. Les audits fournisseurs se limiteront aux fournisseurs stratgiques ayant un impact significatif sur la qualit des produits/prestations livrs aux clients.
Que faire si un fournisseur refuse dtre audit ?

La premire chose vrifier est la prsence dans le contrat qui vous lie ce fournisseur dune clause prvoyant la ralisation daudit. Si tel est le cas, rappelez-lui cette exigence contractuelle quil a accepte en signant le contrat. Si tel nest pas le cas, ajoutez cette clause en expliquant les enjeux de laudit. Il ne sagit pas de le juger mais de mettre en place une relation gagnant-gagnant, quilibre.

tape 3 : Comment raliser laudit fournisseur ?

Mme sil existe des spcificits pour laudit fournisseur, la mthode daudit est quasi similaire celle dploye en audit interne.
La runion douverture

Il sagit, lors de la runion douverture, de ddramatiser laudit (tape encore plus importante quen audit interne), dexpliquer les objectifs de laudit (cf. Les objectifs dfinis au moment de dclencher laudit fournisseur) et les modalits de ralisation de laudit :

rpartition des rles des auditeurs ; dure de laudit (validation du plan daudit) ; dfinition des activits post audit (plans daction, rponse aux carts, etc.).

Laudit terrain

Lobjectif de laudit fournisseur est dobtenir des lments de preuves permettant davoir confiance en la facult de ce dernier respecter les exigences de lentreprise. Durant les entretiens, il convient donc dtre observateur et attentif aux dispositions prises par le fournisseur ainsi qu son organisation. Pour ce faire, la manire la plus naturelle est de suivre le flux de production mis en uvre par le fournisseur : direction commercial traitement des commandes tudes production contrles achats expditions maintenance SAV. La cartographie des processus, si le fournisseur en dispose, doit normalement permettre de mettre en exergue ce flux. Lors des entretiens, il faut veiller questionner les responsables, mais aussi les oprateurs pour sassurer de la comptence relle des quipes du fournisseur. lissue des phases dentretien, vous devez avoir observ suffisamment dinformations pour statuer sur :

le fonctionnement des oprations et les conditions relles du travail ; les raisons des dysfonctionnements et les actions entreprises ; la comptence des oprateurs ; lapplication des consignes, le rangement, la propret, etc.

La runion de clture

Si les observations releves le permettent, la runion de clture peut se tenir lissue des phases dentretien. En cas de doute, il faut se laisser le temps danalyser les informations obtenues pour prparer un rapport constructif et factuel. Dans tous les cas, la tenue dune runion de clture, mme courte, est indispensable. Cette runion rassemble lquipe daudit autour de laquelle sont convis les principaux responsables audits, garants des actions qui devront tre entreprises suite laudit. La runion de clture est loccasion de valider les constats daudit et de trouver avec les audits des solutions concrtes pour y rpondre, de valider un plan daction.

FAQ Doit-on auditer tous ses fournisseurs ?

Bien videmment non. Les audits fournisseurs se limiteront aux fournisseurs stratgiques ayant un impact significatif sur la qualit des produits/prestations livrs aux clients.
Que faire si un fournisseur refuse dtre audit ?

La premire chose vrifier est la prsence dans le contrat qui vous lie ce fournisseur dune clause prvoyant la ralisation daudit. Si tel est le cas, rappelez-lui cette exigence contractuelle quil a accepte en signant le contrat. Si tel nest pas le cas, ajoutez cette clause en expliquant les enjeux de laudit. Il ne sagit pas de le juger mais de mettre en place une relation gagnant-gagnant, quilibre.

tape 4 : Comment suivre les rsultats de laudit fournisseur ?

La rdaction du rapport daudit

Le rapport daudit doit comprendre :

les rfrences de laudit (entit audite, date, auditeur(s), personnes audites) ; la description dtaille de chaque constat ; une synthse comprenant : les pistes de progrs, les points sensibles, les points forts, les non-conformits (cf. Hirarchiser les constats daudit) ; une conclusion sur laptitude du fournisseur satisfaire les besoins de lentreprise.

Le rapport doit tre impartial, concis, constructif, valid par lquipe daudit et les audits.
La mise en place du plan daction

La finalit de laudit de fournisseur est de dfinir un plan dactions, dans la mesure du possible prventives, pour limiter les risques auprs des fournisseurs stratgiques. Ce plan daction est la charge du fournisseur. La validation du plan daction est la charge de lentreprise qui audite le fournisseur. Le plan daction peut tre labor conjointement. Pour valuer la qualit/efficacit de laudit ralis et du plan daction conscutif, il est intressant de dfinir des indicateurs spcifiques :

nombre de non-conformits/nombre de produits livrs ; nombre de livraisons hors dlais/nombre total de livraisons ; nombre dcarts au cahier des charges/nombre de produits livrs.

FAQ Doit-on auditer tous ses fournisseurs ?

Bien videmment non. Les audits fournisseurs se limiteront aux fournisseurs stratgiques ayant un impact significatif sur la qualit des produits/prestations livrs aux clients.
Que faire si un fournisseur refuse dtre audit ?

La premire chose vrifier est la prsence dans le contrat qui vous lie ce fournisseur dune clause prvoyant la ralisation daudit. Si tel est le cas, rappelez-lui cette exigence contractuelle quil a accepte en signant le contrat. Si tel nest pas le cas, ajoutez cette clause en expliquant les enjeux de laudit. Il ne sagit pas de le juger mais de mettre en place une relation gagnant-gagnant, quilibre.