Verslag ICTO-ICT

donderdag 8 september om 10 uur in vergaderlokaal 3 (3e verd) Aanwezig: Ann Langenakens, Patrick Ongena, , Anneleen Verckens, Magali Gillard, Hans de Bisschop, Arnout Horemans, Eduard Vossen, David De Vits, Steven Van Loo (verslag) Verontschuldigd: Jethro Seghers, Kimberly Vanvaeck, Gautier Ryckeboer Afwezig: Jethro Seghers? Agenda 1) De verdere programmatie van applicaties in Chamilo (document vereisten Chamilo 20112012 en bijkomend draaiboek implementatie Chamilo en implementatie Chamilo) 2) Het organiseren van de helpdesk voor Chamilo vanaf maart 2012 (opstart opleidingen voor de docenten) (document implementatie Chamilo, deel helpdesk-policy)

1. Prioriteiten invoering Chamilo.

De volgende documenten worden gebruikt: - Chamilo 2 projectduur - Vereisten Chamilo - Implementatie Chamilo - Draaiboek Chamilo De ambities en verzuchtingen van de business-kant van Chamilo (het verstrekken van onderwijs) worden aangebracht. De minimumverwachtingen die aan Chamilo gesteld moeten worden, worden opgelijst. Basisidee: Chamilo moet minstens evenveel kunnen bieden als Dokeos en de gebruiker mag niet ontmoedigd worden door gebreken aan Chamilo. De gewenste functionaliteiten worden opgelijst. Deze wensen worden vergeleken met de verwachte tijdsinvestering bij ICT Deze oplijsting geeft het te investeren aantal VTE weer, dat nodig is om een perfect werkende leeromgeving met de vereiste basisfunctionaliteiten te realiseren. Deze lijst bestaat uit 2 delen: het verwachte programmeerwerk aan Chamilo aan de ene kant, het werk aan de noodzakelijke ICT-basisvoorwaarden aan de andere kant. Vaststelling: met de beschikbare resources (VTE) bij ICT kunnen de ambities niet waargemaakt worden. Er zijn de volgende opties: 1. Uitstellen van de invoering van Chamilo. Deze optie kan niet weerhouden worden. Ze maakt weer andere tijdsinvesteringen noodzakelijk, bijv. m.b.t. Dokeos. 2. Bijstellen van de verwachtingen m.b.t. tot de perfectie. Een daling van 90% perfectie naar 80% wordt aanvaard. Er mogen geen essentile of storende tekortkomingen meer zijn. . Dit zorgt voor een halvering in de verwachte tijdbesteding van dienst ICT. 3. Bijstellen van de verwachtingen m.b.t. de vereiste functionaliteiten: enkel cursusmodule en assessment worden nog als prioritair beschouwd. De andere functionaliteiten worden daarna dan zo snel mogelijk afgewerkt en toegevoegd.

4. Bijstellen van de basisvoorwaarden op ICT-gebied onderliggend aan Chamilo. Reduceren tot de essentie en anders faseren zodat Chamilo zo vroeg mogelijk als testversie operationeel kan zijn. Bijgevolg wordt geopteerd voor het instellen van de volgende deadlines 1. 9 November zal de virtualisatie in die mate afgerond zijn, dat een volledig operationele testversie van Chamilo kan draaien. Deze testversie zal ook op 9 november operationeel zijn. De betrokken opleiders hebben op 9 november toegang tot de testversie. 2. Begin februari kan een intensieve en diepgaande Chamilo-opleiding gegeven worden aan de depatementale ict-verantwoordelijken. Ook de aan de opleidingen deelnemende departementale ict-verantwoordelijken hebben toegang tot de testversie. Naar hen toe wordt duidelijk gecommuniceerd dat er nog gewerkt wordt in een testversie en dat deze dus nog niet perfect is. 3. Eind februari draaien binnen Chamilo zeker de cursusmodule en de daarbijhorende assessment, zodat een opleidingsprogramma voor alle docenten van start kan gaan. De op te leiden docenten hebben toegang tot Chamilo en kunnen er in oefenen. De dienst ICT gaat het engagement aan, deze deadlines te halen. Hiervoor zijn 1,5 VTE beschikbaar. Er wordt afwogen welke taken deze medewerkers kunnen doorschuiven naar andere medewerkers van de dienst ICT, om zich zodoende op Chamilo te kunnen focussen. Indien daardoor de andere medewerkers van de dienst ICT overbelast te raken, dan kan overwogen worden, enkele van hun taken te outsourcen. Het outsourcen van Chamilo-opdrachten wordt niet opportuun geacht. De ICT-medewerkers die aan Chamilo werken, maken een duidelijke planning op en zorgen voor regelmatige terugkoppeling naar alle betrokkenen. Dhr. Ongena wenst op de hoogte gehouden te worden via e-mail van de vorderingen en eventuele problemen in de planning. De dienst ICT gaat het engagement aan de gemelde tekortkomingen onverwijld aan te pakken.

2. Helpdesk Chamilo.
Dat de Dienst Onderwijs gesprekken start met de departementen over het opzetten van departementale eerstelijn-helpdesks voor Chamilo wordt principieel goedgekeurd. Het voorstel dat zal gedaan worden aan de departementen is: - dat de departementen zorgen voor de eerstelijn-helpdesk voor Chamilo. Er wordt voor opleidingen gezorgd door CA (intensieve opleiding Chamilo in februari). - Dat de departementale eerstelijn-helpdesks enkel de problemen die ze zelf niet kunnen oplossen aan de centrale helpdesk doorgeven (via een vaste procedure wat betreft communicatie met de probleemsteller). - Er moet dan nog uitgeklaard worden wie op centraal de tweede lijn en de derde lijn van de helpdesk vormt (tweede lijn: triren tussen ICT-technisch probleem en onderwijs/kennisprobleem) - (dat indien geen overeenstemming bereikt kan worden over de eerste twee punten, dat dan de centrale helpdesk de gemelde problemen zal opvolgen. In dat geval volgt een facturatie naar de departementen toe.)