INTRODUCCIN

La empresa Almacenes Generales de Depsito Hersan, C.A., se encuentra ubicada en la Urbanizacin La Sorpresa, Calle la flecha entre avenida Andrs Eloy Blanco y avenida la Paz en Puerto Cabello, es una empresa destinada a la industria de servicios, de la mejor calidad, servicio y atencin a nuestros clientes conociendo sus necesidades, ofreciendo y garantizando a sus clientes un excelente servicio de entrega. Los bienes y servicios son productos de elaboracin de la empresa. La funcin productiva es el segmento de nuestra sociedad que crea los servicios. Para competir a nivel mundial, las compaas de servicios ahora requieren de polticas, practicas y sistemas que eliminen el desperdicio y logren crear valor para el producto, donde el valor es percibido por los clientes como una combinacin de costo, la calidad, disponibilidad del producto, servicio, confiabilidad, tiempo de entrega, entregas a tiempo, etc. Los captulos se encuentran estructuras de la siguiente manera: Captulo I: contiene el planteamiento del problema, objetivo general, objetivo especfico y la justificacin de la investigacin. Captulo II: lo conforma el marco terico, donde se plasman antecedentes de la investigacin, las bases tericas y las definiciones de trminos. Captulo III: marco metodolgico estableciendo el tipo de

investigacin y los procedimientos empleados.

Captulo IV: La propuesta cuyo contenido son los resultados obtenidos en la elaboracin y desarrollo de este proyecto de grado. En las conclusiones y recomendaciones se llega al final de la investigacin realizada donde se presentan algunas propuestas. Desde el punto de vista social la investigacin contribuir un aporte para mejorar el desembolso de las cuentas por cuanto se debe tener cuidado en las facturas de los mismo.

CAPTULO I

EL PROBLEMA

Contexto del Problema La empresa Almacenes Generales de Deposito Hersan, C.A., se encuentra ubicada en la Urbanizacin La Sorpresa, Calle la flecha entre avenida Andrs Eloy Blanco y avenida la Paz en Puerto Cabello. Esta organizacin es de las ms grandes en el ramo de Almacenaje de mercancas en contenedores secos y refrigerados. El estudio realizado en Almacenes Generales de Deposito Hersan, C.A., se bas en proponer un modelo viable a la situacin problemtica detectada en el proceso de los gastos reembolsables a travs de la auditoria interna para la optimizacin en el manejo de los mismos. De esta manera, se afirma que la misin de Almacenes Generales de Deposito Hersan, C.A. es satisfacer las necesidades de nuestros clientes, suplidores, accionistas y trabajadores a travs de nuestros servicios y de la gestin de nuestros negocios, garantizando los ms altos estndares de calidad, eficiencia y competitividad con la mejor relacin precios valor, alta rentabilidad y crecimiento sostenido, contribuyendo con el mejoramiento de nuestra comunidad y con el desarrollo del pas. En Almacenes Generales de Deposito Hersan, C.A., tambin asume la responsabilidad directa con respecto a los gastos reembolsables de acuerdo a la auditoria que se debe realizar empleando tcnicas seguras que garanticen el buen registro contables de dicha paridas.
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Los esfuerzos orientados en este sentido, permitirn mantener la empresa creciente, fuerte, competitiva y estable, satisfaciendo tanto las exigencias de los departamentos, a manera de cumplir con las necesidades requeridas. Su actividad econmica radica en el almacenaje de contenedores donde vienen las mercancas importadas, adems que la empresa cuenta con una infraestructura para poder almacenar contenedores refrigerados sin afectar la calidad de la mercanca de manera segura. Para esto dispone de un capital humano especialista en atender eficientemente a las necesidades de los clientes marcando la diferencia con la competencia en cuanto a la calidad y excelencia del servicio que presta. La poltica oficial declarada de Almacenes Generales de Deposito Hersan, C.A. tiene el compromiso de satisfacer y superar las expectativas de nuestros clientes, ofreciendo los ms altos estndares de calidad, eficiencia en los tiempos de entrega y la mejor relacin precio / valor a travs de la comunicacin permanente con el cliente y la participacin del personal en los procesos de mejora continua, logrando el xito de la organizacin.

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

En el mundo de los negocios, cualquier empresa moderna necesita mantener cada inversin trabajando a un mximo de eficiencia y ofreciendo a sus clientes, servicios que satisfagan sus necesidades. Adems, en esta poca tan competitiva se pone en manifiesto la necesidad de aplicar la auditoria interna en una empresa, a medida que sta aumenta en volumen, extensin geogrfica y complejidad, y hace imposible el control directo de los procedimientos, que anteriormente lo ejerca directamente la direccin de la empresa, por medio de un permanente contacto con sus mandos intermedios, y hasta con los empleados de la empresa. La empresa moderna esta peculiar forma de ejercer el control ya no es posible hoy da, y es por ello, la emergencia de la llamada auditoria interna. En Venezuela, la administracin de los gastos reembolsables es esencial para obtener xito. Es por ello, que las inversiones de cada empresa, deben estar dirigidas a la optimizacin de sus actividades. Contablemente, los gastos reembolsables tienen un papel

importante en las empresas que maneja estos tipos de egresos. La operacin se refleja en las actividades del departamento de tesorera al momento de realizar un pago por cuenta de un cliente y posteriormente el departamento de facturacin emite la factura para realizar el cobro al cliente, de all se deriva un buen servicio al cliente y la obtencin de los ingresos. Con esta situacin se presenta la necesidad de llevar un procedimiento estricto de auditoria interna tanto administrativo como contable a fin de lograr la eficacia y eficiencia del proceso.

Con el avance de la tecnologa se han diseado sistemas computarizados que poseen una serie de procedimientos, en cuanto a: registros contables, registro de facturas de compras y de ventas, emisin de cheques y control de los saldos bancarios, as como la elaboracin de las nominas del personal, entre otros, de acuerdo con los requerimientos de cada empresa, sin embargo, esto no representa la solucin a los problemas que se presentan en el proceso de los gastos reembolsables, puesto que la gestin en general debe ser concebida como un conjunto de planes administrativos como contables que deben ser organizados en el momento preciso, para as obtener resultados financieros confiables, basados en la razonabilidad de adecuados procesos de control interno. En la empresa Almacenes Generales de Deposito Hersan, C.A., a pesar de que posee un sistema automatizado denominado SIA (Sistema de Informacin en tiempo real para la Administracin de Empresas), se pudo observar que existen dificultades dentro de la administracin y control de los gastos reembolsables, motivado a que no se lleva a cabo un procedimiento que permita la realizacin de una auditoria para garantizar de que la empresa est facturando, todos los gastos que se pagan a diario para prestar un excelente servicio a los clientes. La falta de revisin de los componentes del proceso de los gastos reembolsables, tales como: registro de facturas y gastos que se deben cobrar a los clientes y la facturacin de dichos gastos, cumplimiento de responsabilidades para conciliar peridicamente lo pagado con lo facturado, entre otros, puede traer como resultado prdidas para la organizacin en cifras considerables. Asimismo, no permite a la Gerencia de Administracin y Finanzas poder fijar el total de los pagos efectuados por cuenta de los clientes y si estos pagos fueron cobraros en su oportunidad.

Dada la situacin del problema que acarrean las diferencias contables de los gastos reembolsables del Departamento de Administracin, rea de Contabilidad, los autores proponen una revisin exhaustiva del proceso a travs de la auditoria interna administrativo contable que optimizar el manejo de dichos gastos en el departamento.

OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIN

Objetivo General

Disear Procedimientos de Auditoria Interna para el manejo de los Gastos Reembolsables en el Departamento de Administracin, rea de Contabilidad de Almacenes Generales de Depsito Hersan, C.A.

Objetivos Especficos 1. Diagnosticar la necesidad de Procedimientos de Auditoria Interna para el manejo de los Gastos Reembolsables en el Departamento de Administracin, rea de Contabilidad. 2. Establecer los procedimientos de Auditoria Interna administrativo contable que optimicen el manejo de los Gastos Reembolsables en el Departamento de Administracin, rea de Contabilidad de Almacenes Generales de Depsito Hersan, C.A.

3.

Elaborar los Procedimientos de Auditoria Interna para el manejo de los Gastos Reembolsables en el Departamento de Administracin, rea de Contabilidad de Almacenes Generales de Depsito Hersan, C.A.

JUSTIFICACIN DE LA INVESTIGACIN

En la labor que mantiene la Empresa Almacenes Generales de Deposito Hersan, C.A., de gran importancia en el mercado, se hace necesario establecer procedimientos de auditoria interna dirigidos a optimizar el manejo de los gastos reembolsables debido a que en la actualidad se presentan diferencias en los registros contables del mismo. A travs de esta investigacin, se pretende dar una solucin a la problemtica que se presenta en el Departamento de Administracin, rea de Contabilidad, por las deficiencias detectadas en el contable del mismo. Esto ayudar a la empresa a decidir sobre una confianza razonable generada por procedimientos adecuados a la exigencia organizativa y a los objetivos trazados en rea de contabilidad para mejorar significativamente el proceso de los gastos reembolsables. Para la empresa es importante adems por cuanto, segn

informacin suministrada por el Coordinador, en el rea de Contabilidad, se maneja un flujo de informacin importante para la realizacin de los registros contables y al no existir un control especfico y efectivo de verificacin, se ocasiona un descontrol en los registros contables. Es evidente que para la organizacin, es de gran inters llevar a cabo esta investigacin, la cual merece consideraciones y anlisis

especial, porque se hace necesario y preciso que los primeros pasos del anlisis estn dirigidos a diagnosticar la situacin para poder establecer los procedimientos que permitan solucionar al problemtica planteada. A travs de dichos procedimientos de auditoria interna, se podrn minimizar los errores en la contabilizacin, adems de establecer lneas de control al momento de generar un pago y que este sea monitoreado hasta el momento de que se emita de la factura al cliente, siendo de gran relevancia para los investigadores llevar a cabo la propuesta de auditoria interna que permita la optimizacin del manejo de los gastos reembolsables Contabilidad. Por lo antes expuesto, los procedimientos que se propondrn a partir del diagnstico de necesidades, permitirn la revisin de los gastos reembolsables y con ello obtener una informacin exacta de lo que sucede y precisar las correcciones necesarias dentro del proceso en general. De esta manera, la auditoria interna cumplir con su rol fundamental, es ayudar a la direccin en el cumplimiento de sus funciones y responsabilidades, proporcionndole anlisis objetivos, evaluaciones, recomendaciones y todo tipo de comentarios pertinentes sobre las operaciones examinadas. Proporcionar una seguridad razonable sobre la toma de decisiones a partir de estados financieros confiables con un proceso de auditoria interna que satisface los requerimientos de los registros contables de la cuenta de gastos reembolsables que es una de las cuentas importantes del activo. Pudiendo as propiciar el clima de confianza sobre la cual del Departamento de Administracin, rea de

descansar tanto el proceso administrativo como contable que en torno al manejo de gastos reembolsables se establezca. Obviamente que su utilizacin se extiende a todo el personal que guarda relacin directa con el rea antes mencionada, con la finalidad de que haya conocimiento del Qu hacer cuando sucedan estos acontecimientos?, Cmo hacerlo de manera ms satisfactoria posible?, Cundo hacerlo en el momento especfico?, y A quin dirigirse para buscar informacin? Por lo que a travs de los procedimientos propuestos la contabilizacin de los gastos reembolsables funcionar eficientemente, y se controlar el flujo de la informacin de acuerdo a la realidad, evitando de esta manera obtener resultados financieros poco confiables.

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CAPITULO II

MARCO TERICO

Antecedentes de la Investigacin.

La exploracin de antecedentes constituye un aspecto primordial en el desarrollo de una investigacin, pues lo mismo se utiliza de gua para detectar situaciones analgicas a la que estn planteadas en el trabajo a realizar. En sta investigacin se pudieron observar algunos trabajos de tesis de grados que tienen relacin directa o indirecta con la presente investigacin donde se puede tomar la mejor informacin en relacin a los procedimientos de auditora interna para el manejo de los gastos reembolsables en el departamento de administracin. Para Arvalo, M. (2004) en su trabajo de tesis de grado de la Universidad Lisandro Alvarado, Barquisimeto titulado Diseo de normas y procedimiento administrativo en la empresa ZM de Venezuela, C.A., para evitar las fallas en el departamento de administracin, concluye que no existe un procedimiento y normas adecuados para el departamento de administracin, por lo cual a veces se cometen errores, fallas u omisiones, al momento de realizar una operacin y esto afecta negativamente a la empresa. Es por ello que los pasos y procedimientos administrativos propuestos ordenan en forma lgica y secuencial las acciones a realizar por el personal en el departamento de administracin. En el proyecto se seala la necesidad que tiene el departamento de administracin de poseer normas y procedimientos donde las operaciones
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se realicen de manera cronolgicas y se puedan obtener resultados favorables y ptimos en las operaciones realizadas, esto con la imperiosa necesidad de obtener normas y procedimientos administrativos acorde a la operacin que se realiza en la empresa. Para Camacaro, A (2004) en su trabajo de tesis de grado de la Universidad Pedaggica Experimental, Caracas titulado Diseo de un manual de normas y procedimientos para el control Administrativo de egresos de la empresa Clarivel, S.A., Maracay Estado Aragua, con la finalidad de mejorar el proceso para el control de los egresos gastos, concluye en su aplicacin que los empleados pueden orientarse para llevar de manera secuencial y ordenada los procesos de control de egresos ya sean reembolsables no, de tal modo con ello se designa la responsabilidad que tiene cada empleado en cuanto a las actividades que debe llevar a cabo. En relacin al estudio se observa la necesidad de la empresa de controlar todos los egresos ya sean reembolsables no para una mejor administracin de los bienes de la empresa, esto con la urgencia que el caso requiere para obtener mejor beneficio en las operaciones diarias y de esta manera llevar un mejor control en los gastos reembolsables. Para Zabala, D. Antn M. (2003) en su trabajo de grado de la Universidad Central de Venezuela, Caracas, titulado Sistema de Control para Auditar los ingresos y egresos de materia prima en la empresa empresa es fundamental en determinar el Carosr, C.A., en su desarrollo de investigacin evala el nivel de funcionamiento de la descontrol de las materia prima causando mala informacin de parte del almacn al registrar la entrada y salida, adems un inadecuado almacenamiento del material, en dicho departamento generando as prdida de materia prima.

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Es imprescindiblemente importante en toda empresa el buen funcionamiento del almacn de reflejar realizar operaciones administrativas diaria para registrar los ingresos y egresos de materia prima, debido a que la informacin que suministre a la administracin, con relacin a la inversin de existencia sea exacta y con un margen de error mnimo, de sta forma la empresa tiene el conocimiento real de los ingresos y egresos de todo el material en almacn. Es all la importancia de las investigaciones anteriormente relacionadas con el tema, ya que se quiere corregir el descontrol en el departamento.

Bases Tericas

Las bases tericas vienen a representar la recoleccin de fuentes primarias de vital importancia para la investigacin de los proyectos, la indagacin de diversos textos, revisiones bibliogrficas, manuales de procedimientos con sus aportes sostienen el desarrollo conceptual del tema tratado, sus aspectos tericos y los aspectos que la relacionan con la organizacin que es donde surge la importancia se requiere el tema en relacin. Segn Brcenas, P (2004) la Auditora: es una actividad independiente y objetiva de aseguramiento y consulta, concebida para agregar valor y mejorar las operaciones de una organizacin. Ayuda a una organizacin a cumplir sus objetivos aportando un enfoque sistemtico y disciplinado para evaluar y mejorar la eficacia de los procesos de gestin de riesgos, control y gobierno. William Y. (2003) en su trabajo de tesis de grado de la Universidad Santa Mara, titulado Propuesta de un plan de auditora dirigido al

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departamento de administracin de la empresa Rally, S.A. expresa que "... la auditoria es el examen de las demostraciones y registros administrativos. El auditor observa la exactitud, integridad y autenticidad de tales demostraciones, registros y documentos." deben ser suficientes pero no excesivos ya que estos acarrearan conflictos. deben poseer registros contables operaciones. Segn Williams L (2004) la auditoria administrativa se define como: " Un examen completo y constructivo de la estructura organizativa de la empresa, institucin o departamento gubernamental; o de cualquier otra entidad y de sus mtodos de control, medios de operacin y empleo que de a sus recursos humanos y materiales". Mientras que Fernndez A. J. (2003) sostiene que es la revisin objetiva, metdica y completa, de la satisfaccin de los objetivos institucionales, con base en los niveles jerrquicos de la empresa, en cuanto a si estructura, y a la participacin individual de los integrantes de la institucin. El aspecto distintivo de estos diversos usos del trmino, es que cada caso de auditora se lleva a cabo segn el sentido que tiene esta auditora para la direccin superior. Otras definiciones de auditora administrativa se han formulado en un contexto independiente de la direccin superior, a beneficio de terceras partes. Auditora Interna La auditora Interna es el examen crtico, sistemtico y detallado de un sistema de informacin de una unidad econmica, realizado por un profesional con vnculos laborales con la misma, utilizando tcnicas Las empresas para relacionar diariamente las

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determinadas y con el objeto de emitir informes y formular sugerencias para el mejoramiento de la misma. Estos informes son de circulacin interna y no tienen trascendencia a los terceros pues no se producen bajo la figura de la Fe Pblica. Las auditoras internas son hechas por personal de la empresa. Un auditor interno tiene a su cargo la evaluacin permanente del control de las transacciones y operaciones y se preocupa en sugerir el mejoramiento de los mtodos y procedimientos de control interno que redunden en una operacin ms eficiente y eficaz. Cuando la auditora est dirigida por Contadores Pblicos profesionales independientes, la opinin de un experto desinteresado e imparcial constituye una ventaja definida para la empresa y una garanta de proteccin para los intereses de los accionistas, los acreedores y el Pblico. La auditora interna es un servicio que reporta al ms alto nivel de la direccin de la organizacin y tiene caractersticas de funcin asesora de control, por tanto no puede ni debe tener autoridad de lnea sobre ningn funcionario de la empresa, a excepcin de los que forman parte de la planta de la oficina de auditora interna, ni debe en modo alguno involucrarse o comprometerse con las operaciones de los sistemas de la empresa, pues su funcin es evaluar y opinar sobre los mismos, para que la alta direccin toma las medidas necesarias para su mejor funcionamiento. La auditora interna solo interviene en las operaciones y decisiones propias de su oficina, pero nunca en las operaciones y decisiones de la organizacin a la cual presta sus servicios, pues como se dijo es una funcin asesora.

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Objetivos de la auditoria administrativa Entre los objetivos prioritarios para instrumentarla de manera consistente tenemos los siguientes: De control.- Destinados a orientar los esfuerzos en su aplicacin y poder evaluar el comportamiento organizacional en relacin con estndares preestablecidos. De productividad.- Encauzan las acciones para optimizar el aprovechamiento de los recursos de acuerdo con la dinmica administrativa instituida por la organizacin. De organizacin.- Determinan que su curso apoye la definicin de la estructura, competencia, funciones y procesos a travs del manejo efectivo de la delegacin de autoridad y el trabajo en equipo. De servicio.- Representan la manera en que se puede constatar que la organizacin est inmersa en un proceso que la vincula cuantitativa y cualitativamente con las expectativas y satisfaccin de sus clientes. De calidad.- Disponen que tienda a elevar los niveles de actuacin de la organizacin en todos sus contenidos y mbitos, para que produzca bienes y servicios altamente competitivos. De cambio.- La transforman en un instrumento que hace ms permeable y receptiva a la organizacin.

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De aprendizaje.- Permiten que se transforme en un mecanismo de aprendizaje institucional para que la organizacin pueda asimilar sus experiencias y las capitalice para convertirlas en oportunidades de mejora. De toma de decisiones.- Traducen su puesta en prctica y resultados en un slido instrumento de soporte al proceso de gestin de la organizacin.

Bases Legales.

La investigacin tiene su fundamento en lo establecido en: Ley de Ejercicio de la Contadura Pblica y su Reglamento.

Articulo 7 numeral C: Para auditar o examinar los estados financieros que los institutos bancarios, compaas de seguros, as como otras instituciones de crditos deben publicar o presentar, de conformidad con las disposiciones legales. Igualmente para dictaminar sobre dichos estados financieros; Artculo 11.- Los Colegios Federados podrn en cualquier momento, de oficio o a solicitud de parte interesada, declarar la Nulidad Absoluta de pleno derecho, de la inscripcin como Contador Pblico en el colegio respectivo, cuando la misma hubiere sido obtenida utilizando documentacin falsa, adulterada o inexacta.

Declaraciones

de

Normas

de

Auditora

Normas

Internacionales de Auditora. Artculo 2.- A los efectos de estas Normas se entiende por auditora de Estado el examen objetivo, sistemtico, profesional y posterior de las operaciones financieras, administrativas y

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tcnicas efectuadas por los organismos y entidades sealados en los numerales 1 al 6 del artculo 5 de la Ley Orgnica de la Contralora General de la Repblica, con las finalidades siguientes Promover el fortalecimiento del sistema de control interno del organismo o dependencia auditada
1.

Artculo 6.- El auditor debe poseer formacin profesional, capacidad tcnica y experiencia proporcionales al alcance y complejidad de la auditora que se le haya encomendado. Articulo 7.- El auditor deber observar una actitud objetiva y de absoluta independencia de criterio en el ejercicio de sus funciones, e inhibirse en los casos previstos en el artculo 36 de la Ley Orgnica de Procedimientos Administrativos y cuando exista sociedad de intereses con algunos de los responsables del rea u operacin auditada. Artculo 8.- El auditor ser responsable por la opinin que emita con ocasin de las actuaciones que practique. Adems, deber mantener el debido celo y diligencia profesional, tanto en la ejecucin de su trabajo como en la elaboracin del informe respectivo. Artculo 9.- El auditor deber ser respetuoso y corts con el personal del organismo, dependencia o rea donde practique la auditora, sin perjuicio de la necesaria firmeza y seriedad que deba imprimirle a sus actuaciones Cdigo de tica Profesional del Contador Pblico

Venezolano DNA - 0, Normas de Auditora de Aceptacin General. Artculo 2: Los Principios rectores y deberes bsicos que la profesin impone a todo Contador Pblico Colegiado, son: La probidad, la lealtad, la disciplina, el honor, la dignidad, la responsabilidad, la confraternidad, la independencia de criterio profesional y la delicadeza, que caracteriza al hombre honesto Decisin del Directorio Nacional Ampliado de la Federacin

Colegio de Contadores Pblicos de Venezuela. NIAs, Marco de Referencia Internacional para Trabajos para

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Atestiguar. Adems de lo establecido en el Cdigo de Comercio vigente de la Repblica Bolivariana de Venezuela y en los principios de contabilidad generalmente aceptados. De la contabilidad mercantil Artculo 32. Todo comerciante debe llevar en idioma castellano su contabilidad, la cual comprender, obligatoriamente, el libro Diario, el libro Mayor y el de Inventarios. Podr llevar, adems, todos los libros auxiliares que estimara conveniente para el mayor orden y claridad de sus operaciones. Artculo 33. El libro Diario y el de Inventarios no pueden ponerse en uso sin que hayan sido previamente presentados al Tribunal o Registrador Mercantil, en los lugares donde los haya, o al Juez ordinario de mayor categora en la localidad donde no existan aquellos funcionarios, a fin de poner en el primer folio de cada libro nota de los que ste tuviere, fechada y firmada por el Juez y su Secretario o por el Registrador Mercantil. Se estampar en todas las dems hojas el Sello de la oficina. Artculo 34. En el libro Diario se asentarn, da por da, las operaciones que haga el comerciante, de modo que cada partida exprese claramente quin es el acreedor y quin el deudor, en la negociacin a que se refiere, o se resumirn mensualmente, por lo menos, los totales de esas operaciones siempre que, en este caso, se conserven todos los documentos que permitan comprobar tales operaciones, da por da. No obstante, los comerciantes por menor, es decir, los que habitualmente slo vendan al detal, directamente al consumidor, cumplirn con la obligacin que impone este artculo con slo asentar diariamente un

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resumen de las compras y ventas hechas al contado, y detalladamente las que hicieran a crdito, y los pagos y cobros con motivo de stas. Artculo 35. Todo comerciante, al comenzar su giro y al fin de cada ao, har en el libro de Inventarios una descripcin estimatoria de todos sus bienes, tanto muebles como inmuebles y de todos sus crditos, activos y pasivos, vinculados o no a su comercio. El inventario debe cerrarse con el balance y la cuenta de ganancias y prdidas; sta debe demostrar con evidencia y verdad los beneficios obtenidos y las prdidas sufridas. Se har mencin expresa de las fianzas otorgadas, as como de cualesquiera otras obligaciones contradas bajo condicin suspensiva con anotacin de la respectiva contrapartida. Los inventarios sern firmados por todos los interesados en el establecimiento de comercio que se hallen presentes en su formacin. Se prohbe a los comerciantes: 1. Alterar en los asientos el orden y la fecha de las operaciones descritas. 2. Dejar blancos en el cuerpo de los asientos o a continuacin de ellos. 3. Poner asientos al margen y hacer interlineaciones, raspaduras o enmendaduras. 4. Borrar los asientos o partes de ellos. 5. Arrancar hojas, alterar la encuadernacin o foliatura y mutilar alguna parte de los libros.

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CAPITULO III

MARCO METODOLOGICO

Tipo de Investigacin.

Este trabajo est enmarcado en la modalidad de proyecto factible segn el manual de trabajos de grado de la Universidad Pedaggica Experimental UPEL (2003), define proyecto factible como aquel que consiste en la elaboracin de una propuesta de un modelo operativo viable o una solucin posible a un problema de tipo prctico, para satisfacer necesidades de una institucin o grupo social. La UPEL nos indica en su definicin de proyecto factible que consiste en la elaboracin de la propuesta para una posible solucin al problema, es aqu donde los autores se identifican con el concepto, motivado a la propuesta de procedimientos de Auditora Interna para el Manejo de los gastos reembolsables en el departamento de administracin, rea de contabilidad de Almacenes Generales de Depsito Hersan, C.A.., donde se logre la solucin al problema planteado esto con la necesidad que se tiene de crear procedimientos de auditoras internas. Cabe destacar, que Rodrguez V. (2003), seala: Un proyecto factible es una proposicin sustentada en un modelo operativo factible orientado a resolver un problema planteado o a satisfacer necesidades en una institucin, empresa o campo de inters nacional (p.79)
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Una vez obtenidos los indicadores de los elementos tericos y definido el diseo de la investigacin, ser necesario definir las tcnicas de recoleccin de datos para construir los instrumentos que nos permitan obtenerlos de la realidad. Un instrumento de recoleccin de datos es cualquier recurso de que se vale el investigador para acercarse a los fenmenos y extraer de ellos informacin.

Poblacin y Muestra.

Poblacin.

La poblacin constituye el objeto de la investigacin, es decir es el centro de ella y de la misma se extrae la informacin requerida para su respectivo estudio; en efecto. Arbelay (2005) afirma que la poblacin se entiende como un conjunto finito de personas, casos o elementos que presentan caractersticas comunes pg. 137. En este proyecto denominado propuesta de procedimientos de

Auditora Interna para el Manejo de los gastos reembolsables en el departamento de administracin, rea de contabilidad de Almacenes Generales de Depsitos Hersan C.A., la poblacin en estudio est constituida por un conjunto de personas que laboran en los diferentes niveles de la organizacin que se encuentran vinculado en la funcin y responsabilidades en las labores de auditoras internas. Segn Chourio J. (2004), plantea que la poblacin est constituida por un conjunto de elemento o datos que representan caractersticas

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comunes muy parecidas, se puede decir tambin que es el conjunto sobre el cual interesa realizar una investigacin, la poblacin puede ser finita infinita. Poblacin en estadstica va ms all de lo que comnmente se conoce como tal. Una poblacin se precisa como un conjunto finito o infinito de personas u objetos que presentan caractersticas comunes.

Cuadro de distribucin de poblacin Cuadro No. 1 Cargo Gerente General Gerente de Administracin Auditores Internos Analista Asistente Administrativos Total Numero de Sujetos 01 01 01 05 02 10 Departamento Administracin Administracin Administracin Administracin Administracin

Fuente: Gonzlez - Romero

Ao: 2009

Muestra

Cadenas (2004), define muestra de esta manera: "Una muestra debe ser definida en base de la poblacin determinada, y las conclusiones que se obtengan de dicha muestra solo podrn referirse a la poblacin en referencia", Ejemplo; Una muestra representativa contiene las caractersticas relevantes de la poblacin en las mismas proporciones que estn incluidas en tal poblacin.

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Segn lo establecido por Len, A (2003) en su texto Material de apoyo para la solucin de problemas, reafirma Cuando se est ante un caso numero de sujetos, no ser necesario extraer una muestra, se trabaja con el 100% de la poblacin representando una muestra censal. Sabino C (2002) en su texto proceso de la investigacin define la muestra: una muestra en un sentido, amplio no es ms que eso una parte de todo lo que llamamos universo y que sirve para representarlo (Pg. 83). En este caso la muestra est conformado por 10 personas las cuales intervienen de manera directa durante el proceso de almacenaje y representa un porcentaje de 100% de la poblacin. Una muestra es un conjunto de unidades, una porcin del total que representa la poblacin. Una muestra, en un sentido amplio, no es ms que eso, una parte de todo que se llama poblacin y que sirve para representarlo. Cuando un investigador realiza en ciencias sociales un experimento, una encuesta o cualquier tipo de estudio, trata de obtener conclusiones generales acerca de una poblacin determinada. Para el estudio de este grupo, tomara un sector, al que se conoce como muestra. El total de persona que tomamos como muestra para realizar esta investigacin fueron de 10 empleados de diferentes ocupaciones de esta empresa eso nos da 100% de la poblacin total. Tcnicas e instrumentos de recoleccin de Datos A travs de la recopilacin en revisiones bibliogrficas y textos se puede decir que las tcnicas de recoleccin de datos, utilizadas para el procesamiento de datos obtenidos a la parte de la aplicacin del instrumento de medicin, fue la tcnica de anlisis porcentual, los cuales fueron presentados en grficos de tortas.

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Cuadro Metodolgico Objetivos especficos Variable Dimensiones Indicadores

Diagnosticar la necesidad de Procedimientos de Auditora Interna para el manejo de los Gastos Reembolsables en el Departamento de Administracin, rea de Contabilidad. Establecer los procedimientos de Auditora Interna administrativo contable que optimicen el manejo de los Gastos Reembolsables en el Departamento de Administracin, rea de Contabilidad de Almacenes Generales de Depsito Hersan, C.A. Elaborar los Procedimientos de Auditora Interna para el manejo de los Gastos Reembolsables en el Departamento de Administracin, rea de Contabilidad de Almacenes Generales de Depsito Hersan, C.A.

Nmero de reembolsables

gastos Econmica

Cantidad recibidas

de

facturas

Poltica Normas Normativas Acciones

Cantidad de facturas canceladas Nmeros de auditoras por realizar. Estrategias para normalizar los procedimientos

Procedimientos

Normativas

Nmero de pasos a realizar

Acciones

Desarrollo procedimientos

de

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Confiabilidad del instrumento

PASO 1 M a triz d e c o n fia b ilid a d d e l c u e s tio n a rio A , M o d e lo A L F A D E C R O N B A C H
P re g u n t a 1 P r e g u n ta 2P re g u n t a 3P r e g u n ta 4P re g u n t a 5P r e g u n ta 6P re g u n ta 7P r e g u n ta 8T o ta le s

S u je to 1 S u je to 2 S u je to 3 S u je to 4 S u je to 5 S u je to 6 S u je to 7 S u je to 8 S u je to 9 S u je to 1 0 si no

1 1 1 1 1 0 1 1 0 1 8 2

1 1 0 1 1 1 0 0 1 1 7 3 1 0

1 1 1 1 0 1 1 1 1 0 8 2

0 1 1 1 0 1 1 1 0 1 7 3

1 1 1 0 1 1 0 1 1 1 8 2

1 0 1 1 1 0 1 1 1 1 8 2

1 1 1 1 0 1 0 1 1 1 8 2

1 1 1 1 1 0 1 1 0 1 8 2

7 7 7 7 5 5 5 7 5 7 62

S i la re s p u e s ta e s S I= S i la re s p u e s ta e s N O =

P ASO 2 C L C U L O D E P O R C IO N E S 1 P Q P .Q 0 ,8 0 0 ,2 0 0 ,1 6 2 0 ,7 0 0 ,3 0 0 ,2 1 3 0 ,8 0 0 ,2 0 0 ,1 6 4 0 ,7 0 0 ,3 0 0 ,2 1 5 0 ,8 0 0 ,2 0 0 ,1 6 6 0 ,8 0 0 ,2 0 0 ,1 6 7 0 ,8 0 0 ,2 0 0 ,1 6 8 0 ,8 0 0 ,2 0 0 ,1 6

1 ,3 8

26

PASO 3 C L C U L O D E L A M E D I A A R IT M E T IC A X =S u m a R e s p u e s t a s A f irm a tiv a s N m e ro d e S u je to s PASO 4 C L C U L O D E V A R IA N Z A X 7 7 7 7 5 5 5 7 5 7 X 6 ,2 0 6 ,2 0 6 ,2 0 6 ,2 0 6 ,2 0 6 ,2 0 6 ,2 0 6 ,2 0 6 ,2 0 6 ,2 0 X 0 ,8 0 0 ,8 0 0 ,8 0 0 ,8 0 -1 ,2 0 -1 ,2 0 -1 ,2 0 0 ,8 0 -1 ,2 0 0 ,8 0 (X - X ) 0 ,6 4 0 ,6 4 0 ,6 4 0 ,6 4 1 ,4 4 1 ,4 4 1 ,4 4 0 ,6 4 1 ,4 4 0 ,6 4 9 ,6 0

2

X=

62 10

6 ,2 0 V a l o r P r o m e d io d e la R e s p u e s t a A f i r m a t i v a

S2T = ( X - X ) N -1 S2T = 9 ,6 0 8- 1 1 ,3 7 1 ,3 7

ST=

KR=

K K - 1

1 -

P .Q S2T

KR=

3 3 -1 1 ,5

1 -

1 ,3 8 1 ,3 7

1 ,0 1

KR= E s c a la d e V a lo r e s 0 ,0 0 y 0 , 6 4 P o c o C o n f ia b le 0 ,6 4 0 1 y 0 ,7 5 C o n f ia b le 0 ,7 5 0 1 y 1 A lt e m e n t e C o n f ia b le KR=

0 ,0 1 0 , 0 0 9 3 7 5 0 ,9 4%

0 ,0 0 9 X 1 0 0 % = 4

V a lo r e s e n tre V a lo r e s e n tre V a lo r e s e n tre

S e g u n la E s c a la d e V a lo re s e s R E S P U E S T A D E A C U E R D O A L A T A B L A

En el anlisis de confiabilidad del instrumento arroja como resultado que es altamente confiable motivado a que en la escala de valores se encuentra en 0.94% siendo esta cantidad altamente confiable el instrumento utilizado. Limitaciones De acuerdo a lo expuesto con anterioridad y como anlisis o sntesis de ello se puede establecer que las limitaciones tendran su fundamento razonable en la disponibilidad de conocer con certeza lo siguiente. La imputacin de los resultados del ejercicio en funcin de la realidad.

27

Presentacin de los resultados Cuadro No. 2 Procedimiento de Auditoria Item s 01 Muestra Si % No 02 % 20%

La empresa Almacenes Generales de Depsito Hersan, C.A.., posee 08 60% procedimientos de Auditoras interna? Grafico No. 01 Procedimiento de Auditoria

Fuente: Gonzlez - Romero Anlisis

Ao: 2009

Al consultar a las personas encuestadas en relacin a que si en la empresa Almacenes Generales de Depsito Hersan, C.A.., posee procedimientos de auditoras internas, el 60% opinaron que s posee

28

procedimientos de auditoras internas mientras que el 20% restante dijo que no posee procedimientos de auditoras internas. Cuadro No. 3 Auditoria Interna Item s 02 Muestra Sabe usted que es auditora interna? Grafico No. 02 Auditoria Interna Si % No 03 % 30%

07 70%

Fuente: Gonzlez - Romero

Ao: 2009

Anlisis En este tems los encuestados respondieron con respecto que es auditora interna el 70% tienen conocimientos de auditora interna mientras que el otro 30% restante que no conocen que es auditora interna.

29

Cuadro No. 4 Gastos Reembolsables Item s 03 Conoce reembolsables? Grafico No. 03 Gastos Reembolsables Muestra usted que son gastos Si 08 % 80% No 02 % 20%

Fuente: Gonzlez - Romero

Ao: 2009

Anlisis

30

En sta pregunta el 80% de los encuestados respondi que s conoce que son gastos reembolsables mientras que el 20% restante dijo que no conoce cuales son los gastos reembolsables. Cuadro No. 5 Control de los Gastos Reembolsables Item s 04 Muestra Si % No 03 % 30%

Existe un control de los gastos reembolsables en la empresa Almacenes 07 70% Generales de Depsito Hersan, C.A.? Grafico No. 04 Control de los Gastos Reembolsables

Fuente: Gonzlez - Romero

Ao: 2009

Anlisis

31

El 30% de los encuestados respondieron que si existe un control en los gastos reembolsables, mientras que el 70% responde que no existe un control de los gastos reembolsables. Cuadro No. 6 Reembolsos a tiempo Item s 05 Muestra Los reembolsos de los gastos se realizan a tiempo? Grafico No. 05 Reembolsos a tiempo Si 08 % No % 20%

80% 02

Fuente: Gonzlez - Romero

Ao: 2009

Anlisis

32

El 80% de los encuestados respondieron que si se realizan a tiempo los gastos reembolsables, mientras el 20% restante respondieron que no se realiza a tiempo los reembolsos.

Cuadro No. 7 Diferencias de Gastos Item s 06 Muestra Existe diferencias en los gastos reembolsables? Grafico No. 06 Diferencias de Gastos Si 0 5 04 50% No 05 % 50%

Fuente: Gonzlez - Romero

Ao: 2009

33

Anlisis En sta pregunta los encuestados respondieron en un 80% que existe diferencia en los gastos reembolsables. Cuadro No. 8 Procedimiento de Reembolso de los Gastos Item s 07 Muestra Si % 80% No 02 % 20%

El tiempo de reembolso de los gastos ser ms rpido con un 08 procedimiento? Grafico No. 07

Procedimiento de Reembolso de los Gastos

Fuente: Gonzlez - Romero

Ao: 2009

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Anlisis En un 80 % estuvo de acuerdo que con un procedimiento el tiempo de reembolso se realizar ms rpido mientras que el 20% restante opin que no.

Cuadro No. 9 Limites de Gastos Item s 08 Muestra Existe lmite para los gastos reembolsable en la Almacenes Generales de Depsito 08 80% Hersan, C.A..? Grafico No. 01 Limites de Gastos 02 20% Si % No %

Fuente: Gonzlez - Romero

Ao: 2009

35

Anlisis En este tems el 80% de los encuestados respondieron que s existe lmite para los gastos reembolsables, mientras que el 20% restante opin que no existe lmite.

CAPITULO IV

PROPUESTA

Presentacin

En relacin al estudio realizado dentro de la empresa, se recomienda Crear Procedimientos de auditora interna para el manejo de los gastos reembolsables en el departamento de administracin, rea de contabilidad de la empresa Almacenes Generales de Depsito Hersan, C.A., Puerto Cabello Estado Carabobo, para que los gastos reembolsables diarios tengan un mayor control y su cancelacin sea en un tiempo determinado adems se realice de una manera idnea bajo los principios de contabilidad establecidos dentro de las auditoras internas..

Objetivos de la Propuesta

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Controlar los gastos reembolsables. Minimizar el tiempo de cancelacin de los gastos reembolsables. Reducir los gastos reembolsables en la empresa. Poseer un verdadero control de los gastos reembolsables.

Desarrollo de la propuesta Despus de iniciar las investigaciones dentro de la empresa, y entrevistar a los diferentes empleados que all laboran adems de revisiones bibliogrficas, libros y comparaciones existentes se llega a proponer los procedimientos de auditora para los gastos reembolsables para optimizar el control interno de los mismos y de sta manera desarrollar lo propuesto, inicialmente la empresa debe implementar una auditora interna, para verificar exactamente los reembolsos, y de esta manera se evidencie lo que realmente se tiene como gastos reembolsables. Esto con la finalidad de proceder a contactar lo que realmente existe y as poder implementar un mayor control de los gastos reembolsables, donde adems de saber lo que se encuentra fsicamente se tenga la disponibilidad de un eficiente manejo de los gastos reembolsables y mayor control interno de los mismos..

Administracin de la Propuesta

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A todo el personal que labora dentro de la empresa Almacenes Generales de Depsito Hersan, C.A., Puerto Cabello Estado Carabobo, especficamente al departamento de administracin, rea de contabilidad, a las personas encargadas de Auditar y controlar los gastos reembolsables.

Factibilidad Econmica Los procedimientos de auditora interna propuestos para la Almacenes Generales de Depsito Hersan, C.A., Puerto Cabello Estado Carabobo, es factible econmicamente por qu se puede minimizar los gastos reembolsables y tiempo a la empresa. Factibilidad Tcnica Es factible tcnicamente motivado a que la empresa Almacenes Generales de Depsito Hersan, C.A., Puerto Cabello Estado Carabobo, posee sistema computarizados, software, calculadoras, fax, etc., que se requieren para el control de los procedimientos de auditora interno; adems de poseer un personal altamente calificado para fortalecer las actividades. Factibilidad Operativa Almacenes Generales de Depsito Hersan, C.A., Puerto Cabello Estado Carabobo, posee personal calificado y con un gran firmeza para la implementacin de la propuesta, adems de poseer las nociones propias

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para el control de los gastos reembolsables.

CONCLUSIONES

La elaboracin del proyecto de grado, ha servido para adquirir conocimientos tericos prcticos, que forman parte del proceso de aprendizaje y sirve de gua para utilizarlo en el amplio campo de las organizaciones industriales, mercantiles y tecnolgica, adems se presenta la circunstancia de interactuar con el personal de la empresa tomando decisiones y buscando alternativas para mejorar la organizacin. Del estudio realizado y con el objetivo de Crear procedimientos de auditora interna para el manejo de los gastos reembolsables en el departamento de administracin, rea de contabilidad de Almacenes Generales de Depsito Hersan, C.A., Puerto Cabello Edo. Carabobo, en funcin de los objetivos especficos de la investigacin se concluye que: Requiere de un manual de procedimientos donde se organice progresivamente, adems de minimizar de gastos reembolsables. La Almacenes Generales de Depsito Hersan, C.A., Puerto Cabello Edo. Carabobo; no cuenta con un manual de normas y procedimiento manera rpida y eficaz, los

39

auditora interna para el manejo de los gastos reembolsables en el departamento de administracin, rea de contabilidad que ayude a normalizar los gastos reembolsables del departamento de administracin con un plan para mejorar la organizacin. Almacenes Generales de Depsitos Hersan, C.A, por ser una organizacin donde se efectan muchas operaciones contables relacionadas con su objeto requiere con urgencia la creacin de procedimientos para mantener un mayor control de los gastos reembolsables y de esa manera mantener de forma correlativa, y ordenada datos confiables de todos los ingresos y egresos de la misma; en relacin al proyecto se requiere controlar los gastos reembolsables donde se mantenga una relacin fsica y contable para visualizar exactamente los gastos, ya sean requeridos con urgencias o sean gastos necesarios para el mantenimiento de las operaciones diarias de la empresa. La informacin recolectada a travs del cuestionario con el personal del rea de administracin, como la documentacin, informacin y observacin, constituye la base fundamental sobre la cual se cre los procedimientos para garantizar su utilidad y mejorar las condiciones de los gastos reembolsables y as obtener una mayor, rentabilidad para la empresa.

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RECOMENDACIONES

Conforme a la investigacin realizada y a las conclusiones obtenidas se hacen las siguientes recomendaciones a la empresa Almacenes Generales de Depsito Hersan, C.A. Organizar el mantenimiento que se va a realizar. Realizar un inventario fsico en el almacn. Tener un mayor control en la mercanca que entra y en la que sale. Tener un mejor sistema contable administrativo para el control de inventario. Crear Manual de Normas y Procedimientos para Optimizar la Entrada y Salida de Mercanca Existente en el almacn. Cumplir con el control de inventario.

41

Capacitar para mantener en ptimas condiciones el inventario de mercanca.

BIBLIOGRAFIA

Cadenas (2004), define muestra: "Una muestra debe ser definida en base de la poblacin determinada, y las conclusiones que se obtengan de dicha muestra solo podrn referirse a la poblacin en referencia. Camacaro, A (2004) Diseo de un manual de normas y procedimientos para el control Administrativo de egresos de la empresa Clarivel, S.A.,

Chourio J. (2004), la poblacin est constituida por un conjunto de elemento o datos que representan caractersticas comunes muy parecidas, se puede decir tambin que es el conjunto sobre el cual interesa realizar una investigacin. Cdigo de Comercio vigente en la Repblica Bolivariana de Venezuela Cdigo de tica Profesional del Contador Pblico Venezolano DNA - 0, Normas de Auditora de Aceptacin General

42

Fidias G. Proyecto de investigacin. 5ta Edicin. Editorial Episteme. Ao 2006. p.81.

Fernndez A. J. (2003) sostiene que es la revisin objetiva, metdica y completa, de la satisfaccin de los objetivos institucionales, con base en los niveles jerrquicos de la empresa, en cuanto a si estructura, y a la participacin individual de los integrantes de la institucin.

Ley de Ejercicio de la Contadura Pblica y su Reglamento.

Len, A (2003) Material de apoyo para la solucin de problemas. Mirian A. Proyecto de investigacin. 6ta Edicin. Consultores

Asociados. Ao 2006. p.125.

Normas Internacionales de Auditoras.

Sabino C, hay que sealar que el diseo documental es el tipo de investigacin que permite obtener conocimiento a partir del anlisis de datos que han sido recolectados de distintas fuentes de consulta. Ao 2002. p.36 Rodrguez V. (2003), Un proyecto factible es una proposicin sustentada en un modelo operativo factible orientado a resolver un problema planteado o a satisfacer necesidades en una institucin, empresa o campo de inters nacional (p.79).

43

 Universidad Pedaggica Experimental UPEL (2003), proyecto factible como aquel que consiste en la elaboracin de una propuesta de un modelo operativo viable o una solucin posible a un problema de tipo prctico, para satisfacer necesidades de una institucin o grupo socia. www. Monografas. Com

www.sunai.gob.ve/pdf/jlinares.pdf webdelprofesor.ula.ve/.../sistemasyprocedimientoscontablestema2

William Y. (2003) Propuesta de un plan de auditora dirigido al departamento de administracin de la empresa Rally, S.A Williams L (2004) la auditoria administrativa. Zabala, D. Antn M. (2003) Sistema de Control para Auditar ingresos y egresos de materia prima en la empresa Carosr, C.A. los

44

45

ANEXO A MODELO DE ENCUESTA Tabla de Encuesta realizada a los empleados de la empresa Almacenadora Hersan, C.A. tems 01 02 03 04 Muestras La empresa Almacenes Generales de Depsito Hersan, C.A, posee procedimientos de Auditoras interna? Sabe usted que es auditora interna? Conoce usted que son gastos reembolsables? Existe un control de los gastos reembolsables en la empresa Almacenes Generales de Depsito Hersan, C.A? Los reembolsos de los gastos se realizan a tiempo? Existe diferencias en los gastos reembolsables? El tiempo de reembolso de los gastos ser ms rpido con un procedimiento? Existe lmite para los gastos reembolsable en la Almacenes Generales de Depsito Hersan, C.A Si % No %

05 06 07 08

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ANEXO B

GLOSARIO DE TERMINOS

Activos: Es el conjunto de bienes que tiene o posee una empresa, as tambin, las deudas a favor de esta. Es decir es todo lo que tiene o posee. Arancel Aduanero: Impuesto cobrado sobre los bienes que se intercambian comercialmente a nivel mundial. De acuerdo al producto, el porcentaje cobrado sobre el valor total es variable Almacn: Espacio delimitado en donde se guardan elementos, bienes o mercancas de consumo o devolutivos, los cuales han de suministrarse a las dependencias que conforman una entidad para que esta cumpla los objetivos propuestos. Balance General: Estado financiero que refleja la situacin econmica de una empresa comparando sus activos contra sus pasivos y patrimonio durante un lapso de tiempo determinado, que por lo general es anual. Costos: Egresos y Cargos asociados con la adquisicin o la produccin de los Bienes o la Prestacin de los Servicios. Control Interno: Es un proceso continuo realizado por la direccin, gerencia y, el personal de la entidad; para proporcionar seguridad razonable, respecto a si estn logrndose los objetivos siguientes: Promover la efectividad, eficiencia y economa en las operaciones y, la calidad en los servicios Distribucin: Distribucin es la accin y efecto de distribuir. Aplicado a diferentes campos puede referirse a: * Distribucin de la renta es la forma en que reparte la riqueza entre los estratos socio econmicos.

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Estante: Armario con anaqueles o entrepaos y por lo general sin puertas. Factura Comercial: Documento que muestra el valor de la mercanca expedida. La logstica internacional adopta en algunas ocasiones este documento como contrato de venta, pues enuncia y describe al vendedor y al comprador con todos los datos necesarios y las clusulas incluidas en la transaccin comercial. Estados Financieros: Documentos contables que muestran la situacin econmica y financiera de la empresa. El Balance General y el Estado de Ganancias y Prdidas son los ms utilizados para este anlisis. Estudio de Factibilidad: Conocido tambin como estudio de viabilidad, es aquel que se realiza con el objetivo de analizar las posibilidades de xito de una labor futura por parte de una empresa o entidad, estudiando diferentes escenarios posibles y los recursos y herramientas necesarios para la consecucin de la misma labor Flete: Valor pagado por el trasporte de mercancas a un agente de carga u operador de transporte logstico Garantia: Mecanismo utilizado para dar seguridad al demandante acerca de sus derechos sobre los activos adquiridos. Inventario: Es un listado de todos los bienes muebles (computadores, escritorios, etc.) o inmuebles (maquinaria, equipo, lotes, edificios, etc.) que la tiene la entidad en un momento determinado. Investigacin de Mercado: Anlisis especifico de las caractersticas de un mercado actual o futuro para el campo de accin de una empresa. De acuerdo a las necesidades particulares de una organizacin, los puntos a evaluar son diferentes de acuerdo a los datos y a la informacin que habr de obtenerse mediante la investigacin.

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Investigacin Cuantitativa: Aquella cuyos resultados se miden en trminos palpables o tangibles, usualmente numricos, que describen con mayor exactitud los resultados obtenidos. Comnmente pueden generar ndices estadsticos. Investigacin Cualitativa: Aquella cuyos resultados se basan en observaciones y estudios perceptibles, no necesariamente palpables. Su medicin no suele ser numrica, puesto que son resultados caractersticos intangibles, y son ms empleados como herramienta de estudio de variables culturales y comportamiento del consumidor. Impuesto: Monto de dinero al que las empresas e individuos estn obligados a pagar al estado para la financiacin de los gastos del mismo por diferentes conceptos establecidos por ley. Inflacin: Aumento continuo y sostenido del nivel general de precios de la economa. ndice de precios: Dato que ilustra la variabilidad en los niveles medios de los precios de los bienes y servicios, tomando los ms comunes Letra de Cambio: Ttulo negociable que obliga al emisor a pagar una monto determinado de dinero a una fecha explcita, segn lo contemplado en el texto. Logstica: Proceso que controla las labores de entrada, transformacin (caja negra) y salida en los procesos productivos de una empresa. En trminos comerciales y de distribucin nacional e internacional es un proceso mediante el cual se controla el flujo de bienes detalladamente desde un lugar de origen hasta su destino Material: Los materiales son elementos agrupados en un conjunto el cual es, o puede ser, usado con algn fin especifico. Mercado: En economa es cualquier conjunto de transacciones, acuerdos o intercambios de bienes y servicios entre compradores y vendedores. En

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contraposicin con una simple venta, el mercado implica el comercio regular y regulado, donde existe cierta competencia entre los participantes. Producto: Cualquier cosa que puede ofrecerse a un mercado para su atencin, adquisicin, uso o consumo y que podra satisfacer una necesidad o deseo. Producto Interno Bruto PIB: Dato monetario obtenido a partir de la sumatoria de los bienes y servicios producidos en un pas, sea por parte de residentes nativos o por parte de extranjeros residentes. Este dato se toma como los ingresos del pas, y con base en l se analizan la capacidad de pago, el nivel de gastos sobre ingresos y otras variables econmicas. Por lo general se analiza la cifra anualmente, pero puede estudiarse en cualquier periodo de tiempo. Producto Nacional Bruto PNB: Dato monetario obtenido a partir de la sumatoria de la produccin de bienes y servicios por parte de personas de nacionalidad y residencia del pas estudiado, an cuando los factores productivos con los que se generan se encuentran fuera de los lmites territoriales del mismo pas, lo cual lo diferencia del PIB. De la misma forma, suele calcularse anualmente, sin que esto signifique que no pueda efectuarse cada periodo de tiempo extraordinario

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ANEXO c

MANUAL DE NORMA Y PROCEDIMIENTO

Procedimiento: Auditora Interna

Dpto. de Administracin
CD: PR-ADM-001 Rev-D: 000 Fecha: 01/07/2009 Pag: 51/6

I.

PROPSITO: Establecer los objetivos primordial de la revisin de las cuentas de gastos reembolsables de Almacenes Generales de Depsito Hersan, C.A. de Puerto Cabello.

II. ALCANCE: Este procedimiento es aplicable para todas las unidades de la Almacenes Generales de Depsito Hersan, C.A. de Puerto Cabello. III. REFERENCIAS:

IV. NORMAS:

No se acepta enmienda en ningn documento.

Se aplicara debidamente los artculos previstos en la Ley de Procedimientos Administrativos Se aplicara debidamente los artculos previstos en la Ley Orgnica de la Contralora General de la Repblica y su reglamento.

V. DEFINICIONES:
Elaborado por: Dpto. de Administracin CF:DO-002 Revisado por: Oficina de Auditoria Autorizado por: Presidencia. Rev-F: 000 28/04/2009

51

MANUAL DE NORMA Y PROCEDIMIENTO

Procedimiento: Auditora Interna

Dpto. de Administracin
CD: PR-ADM-001 Rev-D: 000 Fecha: 01/07/2009 Pag: 2/6

Proceso: Consiste en una reasignacin de crditos entre partidas y sub partidas genricas, especficas y subespecificas de un mismo programa o distintos programas que no afectan el total de los gastos previstos en el presupuesto. Hoja: Cronograma de auditora
VI. PROCEDIMIENTO: RESPONSABLE Nro
1. Gerente General. 1.1 1.2 1.3

ACCIONES Descripcin de la Accin

Determina las necesidades y alcance de las auditoras internas de la calidad. Elabora cronograma de las auditoria a las dems areas funcionales Distribuye a los responsables de las reas funcionales, as como a los auditor interno lder de la calidad Convoca, cardina y dirige la reunin de apertura con el gerente general, los responsable de areas funcionales a ser auditada(auditados) y los auditores internos para: Informar y explicar el objetivo, alcance, plan y programa de la auditora interna a realizarse, Confirmar la fecha de la reunin de cierre.
Autorizado por: Presidencia. Rev-F: 000 28/04/2009

2. Auditor Interno Lder

2.1

Elaborado por: Dpto. de Administracin CF:DO-002

Revisado por: Oficina de Auditoria

52

MANUAL DE NORMA Y PROCEDIMIENTO

Procedimiento: Auditora Interna

Dpto. de Administracin
CD: PR-ADM-001 Rev-D: 000 Fecha: 01/07/2009 Pag: 3/6

2.2

Coordina y dirige la realizacin de la auditora interna. Reciben la notificacin de la prxima auditoria. Asisten a la reunin de apertura de la auditora interna. Recaba los documentos y dems material de apoyo para la realizacin de la auditora interna, registro completo y detallado en forma de papeles de trabajo, debidamente agrupados y referenciados, con las evidencias de la auditora practicada, los cuales, de acuerdo a sus caractersticas, formarn parte del archivo permanente o transitorio, segn corresponda. Revisa los informes de anteriores auditoras realizadas en el rea funcional a la cual va auditar. Durante la conduccin de la auditora interna, examina al personal del rea funcional asignada y recolecta evidencia objetiva a travs de: Entrevistas, Verificacin de existencia e implantacin efectiva de los procedimientos e instrucciones de trabajo establecida. Observacin fsica, Adecuado manejo de los registros.
Autorizado por: Presidencia. Rev-F: 000 28/04/2009

3. Auditados y Auditores Internos

3.1 3.2

4. Auditor Interno

4.1

4.2

4.3

Elaborado por: Dpto. de Administracin CF:DO-002

Revisado por: Oficina de Auditoria

53

MANUAL DE NORMA Y PROCEDIMIENTO

Procedimiento: Auditora Interna

Dpto. de Administracin
CD: PR-ADM-001 Rev-D: 000 Fecha: 01/07/2009 Pag: 4/6

4.4 4.5

4.6 4.7

4.8 4.9

Registra los resultado en el cuestionario de evolucin auditoria internas . Para los casos especficos de auditora internas de documentos y registros utilizado como cuestionario Informa al auditado los hallazgos y desviaciones detectadas. Concluida la auditoria, solicita la firma de confirmacin por parte del responsable del rea funcional auditada. Elabora el reporte de auditora interna. Va memo interno, dirigido al auditor interno lder, reporta otros aspectos complementarios y relevantes detectados durante la auditora interna Recibe los memos internos con las observaciones complementarias y dems documentos resultante de la auditora interna realizada al rea funcional asignada a cada auditor interno. Revisa y analiza la magnitud de los hallazgos y determina la no conformidad. Activando el procedimiento de acciones correctivas y preventivas. Se rene con el gerente general y entrega los reporte de no conformidad

5. Auditor Interno Lder

5.1

5.2 5.3 5.4

Elaborado por: Dpto. de Administracin CF:DO-002

Revisado por: Oficina de Auditoria

Autorizado por: Presidencia. Rev-F: 000 28/04/2009

54

MANUAL DE NORMA Y PROCEDIMIENTO

Procedimiento: Auditora Interna

Dpto. de Administracin
CD: PR-ADM-001 Rev-D: 000 Fecha: 01/07/2009 Pag: 5/6

6. Gerente General

6.1

6.2

Revisa, discute y verifica con el auditor interno lder la aplicabilidad de cada no conformidad. Prepara los reporte de no conformidad y sus respectivos registros para su entrega a los responsables de las reas funcionales Prepara el informe de auditora interna. Dirige la reunin de cierre en presencia de los responsables de las reas funcionales auditada, de los auditores internos y del gerente general y notifica los resultados de la auditora interna concluida. Entrega copia del informe de auditora y de los registros segn el tipo de auditora. Recibe copia del informe de auditora interna, as como de los registros. Revisa las no conformidad detectada en la auditoria y procede a revisar y actualizar los registros observados o hallazgos reportados.

7. Auditor Interno Lder

7.1 7.2

7.3

8. Auditado

8.1 8.2

VII. DOCUMENTOS:
CODIGO Registro LIBRO DOCUMENTOS Y ANEXOS Comprobantes de diarios Documentos de asientos contables PAGINAS CANTIDAD ORIGINAL 1 1 1 1 COPIA

55

Elaborado por: Dpto. de Administracin CF:DO-002

Revisado por: Oficina de Auditoria

Autorizado por: Presidencia. Rev-F: 000 28/04/2009

MANUAL DE NORMA Y PROCEDIMIENTO

Procedimiento: Auditora Interna

Dpto. de Administracin
CD: PR-ADM-001 Rev-D: 000 Fecha: 01/07/2009 Pag: 6/6

VIII. DISTRIBUCIN: Unidades o reas Funcionales,

56