INDICADORES DE GESTIN LOGSTICOS KPI (Key Performance Indicators) GUA DEL USUARIO.

MEDIR, REQUISITO PARA MEJORAR I. ACERCA DE GS1 y GS1 Per. GS1 es una organizacin mundial que desarrolla estndares globales para la identificacin de productos, servicios y locaciones, lo que permite a las empresas mejorar la eficiencia de su cadena de abastecimiento y la de sus socios comerciales mediante la incorporacin de informacin til en el intercambio comercial. GS1 Per, junto con las otras 107 oficinas distribuidas en el mundo, configuran una red de apoyo a las empresas que, gracias al uso de estndares globales, rentabilizan su negocios al disminuir costos y aumentar las ventas. II. INTRODUCCIN Sabe usted cunto cuesta el proceso de devoluciones en su empresa? Conoce usted cuntas facturas son generadas con problemas en su compaa anual- mente, y cunto dinero estn representando? Sabe usted cuantos pedidos perfectos entrega su empresa, es decir, cuntos entrega a tiempo, completos y sin problemas en la documentacin? Si usted no conoce cmo se comportan estos indicadores al interior de su empresa y respondi negativamente a la mayora de las preguntas formuladas anteriormente, preocpese, necesita emprender estrategias encaminadas a conocer profundamente las operaciones y los resultados que est obteniendo su organizacin, para tomar decisiones encaminadas a alcanzar la excelencia logstica. Cmo obtener esta informacin? MEDIR ES LA RESPUESTA! Qu Es Medir? Es la actividad que permite calcular, evaluar, comparar y establecer un punto de partida, de llegada o parmetro sobre cualquier aspecto. Por qu y para qu medir? LO QUE NO SE MIDE, NO SE ADMINISTRA Al medir es posible identificar puntos deficientes, tomar decisiones sobre las prioridades de trabajo y valorar los resultados de las estrategias que ya se han implementado. Adicionalmente si se comparan estas mediciones con las de otros, es posible establecer un paralelo en cuanto a gestin, resultados y niveles de desarrollo, logrando conocer con mayor exactitud las fortalezas y debilidades frente a la industria. Cul es el objetivo de esta cartilla? El objetivo de esta cartilla es guiar a cualquier persona, equipo u organizacin en el desarrollo de un sistema de medicin para su proceso logstico basado en indicadores de gestin.

Para lograr lo anterior, encontrar la definicin de los conceptos bsicos de medicin, al igual que la descripcin de cada indicador con su nombre, definicin, forma de clculo y un ejemplo de aplicacin. Finalmente encontrar anotaciones relacionadas con diferencias que pueden existir en la aplicacin de dichos indicadores en algunos sectores. Igualmente esta cartilla busca que la empresa desarrolle una cultura de medicin que le permita participar en ejercicios de comparacin con otras organizaciones, al contar con un proceso de medicin diseado bajo parmetros estndares y un sistema de informacin que genere datos reales y oportunos. III. CONCEPTOS BSICOS Qu es cultura de medicin? Es una estrategia que busca desarrollar en la organizacin la habilidad de evaluar las diferentes reas de gestin, con el objetivo de conocer los puntos crticos de desempeo y generar planes de trabajo sobre las debilidades, oportunidades y fortalezas. Por qu contar con una cultura de medicin? En una empresa la cultura de medicin permite tener control y entendimiento profundo de cada proceso, producto o servicio, y su contribucin a los objetivos de la organizacin, de esta forma, facilita a la gerencia tomar decisiones ms acertadas y oportunas. Un proceso continuo de medicin permite a las compaas de forma oportuna identificar debilidades, oportunidades, fortalezas y amenazas e implementar estrategias y correctivos que permitan aprovechar al mximo las ventajas competitivas y superar los problemas sin generar mayores contratiempos a la compaa. Qu se debe medir? Se miden aquellos aspectos que permiten valorar qu tan bien se estn haciendo las cosas, y que tan eficiente es la utilizacin de los recursos para lograr hacerlas; as como el resultado de estrategias y cambios adoptados en cualquier gestin. Qu son los indicadores? Son relaciones de datos numricos que hacen posible evaluar el desempeo y los resultados en cada componente de gestin clave para la organizacin. Permiten determinar qu tan cerca se est del cumplimiento de las metas y objetivos trazados. Los indicadores pueden estar expresados en unidades de medida como horas, das, o como un porcentaje. Es indispensable que toda empresa desarrolle habilidades alrededor del manejo de los indicadores con el fin de poder utilizar la informacin que generan de forma oportuna. Qu Son Indicadores Logsticos? Son aquellos indicadores cuantitativos aplicados a la gestin del abastecimiento, incluyendo los procesos de recepcin, almacenamiento, inventarios, despacho, distribucin, entregas, facturacin y los flujos de informacin entre socios de negocios. Cul es su objetivo? Los indicadores logsticos buscan evaluar la eficiencia y eficacia de la gestin logstica de la organizacin, as como la utilizacin de la tecnologa y el manejo de la informacin, con el nimo de lograr un control permanente sobre las operaciones, tener un seguimiento al cumplimiento de metas y objetivos, contar con retroalimentacin que facilite el mejoramiento general de la cadena de abastecimiento.

Cmo debe iniciarse un proceso de medicin? Conocer la misin, la visin y los factores crticos de xito del negocio; as como lo que debe aportar cada rea funcional, proceso, proyecto o equipo de trabajo a su cumplimiento. Identificar los procesos crticos que, al ser mejorados, aportan un excelente valor agregado para la empresa y/o los procesos que se deben controlar o evaluar por ser de gran importancia e impacto para la organizacin. Definir los indicadores que se van a utilizar, de acuerdo con los aspectos que se desean controlar y teniendo en cuenta aquellos que tengan una amplia utilizacin en el mercado. Establecer los datos necesarios para calcular los indicadores, manteniendo sistemas de medicin estndar utilizados por diversos sectores. Determinar el origen de los datos. Si actualmente se cuenta con ellos, establecer la fuente de esta informacin; de lo contrario, desarrollar mecanismos para que el sistema de informacin los genere de forma automtica. Establecer un cronograma de medicin y un responsable para controlar el proceso. Factores Claves De xito De Un Proceso De Cultura De Medicin. Para que un proceso de cultura de medicin tenga xito y produzca resultados al interior de la organizacin debe contar con un conjunto de condiciones: Las polticas, procedimientos y sistemas de medicin deben ser estndares a travs de la organizacin y en lo posible, hacia afuera. Todo indicador debe ser comparable contra los objetivos y metas para establecer niveles de cumplimiento. El desempeo establecido a travs del proceso de medicin debe relacionarse con el sistema de evaluacin y compensacin. La informacin obtenida debe ser utilizada para el anlisis y generacin de planes y acciones. Los funcionarios deben reconocer en el sistema una herramienta de autocontrol y soporte al proceso de toma de decisiones. Los indicadores utilizados deben ser sencillos y fciles de entender. La informacin generada debe ser til, oportuna, exacta y no ms de la necesaria.

Qu Es Benchmarking? Benchmarking es el proceso continuo de medicin de los indicadores de procesos, productos y servicios frente a los de los competidores o a los de aquellas compaas reconocidas como los lderes, permitiendo identificar y adoptar prcticas exitosas. Los procesos de Benchmarking exigen cambios dentro de la organizacin. La informacin recolectada debe permitir identificar prcticas excelentes y ver el modo de adaptarlas, a la propia empresa. Por Qu Trabajar En Benchmarking? Para comparar los resultados de la gestin con otras organizaciones. Realizar un seguimiento a las mejores prcticas y al desarrollo logstico de la industria. Lograr mayor satisfaccin de las necesidades de los clientes, al trabajar en los factores que afectan directamente la calidad del servicio ofrecido. Obtener una medida real de la productividad, al conocer la relacin existente entre la manera como se est operando, los costos, el tiempo consumido en los procesos y el servicio percibido por el cliente.

Fijar objetivos y metas de acuerdo con variables medibles y definitivas, acordes con la misin y visin de la organizacin. Planear estratgicamente, con base en informacin real de la empresa y del mercado. Definir alianzas estratgicas que permitan el desarrollo y optimizacin de los procesos compartidos. Gestionar la recompensa al personal, teniendo en cuenta la calidad de su desempeo. Por qu benchmarking en logstica? En los procesos logsticos se encuentra concentrada, en gran parte, la respuesta a los objetivos exigentes de satisfaccin de los clientes y de la cadena de abastecimiento, reduccin de niveles de inventario y de costos operativos, los cuales son ingredientes crticos del mercado competitivo actual. Por lo anterior es indispensable medir y analizar permanentemente los indicadores logsticos con el objeto de emprender las acciones necesarias para mantener la participacin de mercado deseada. IV. INDICADORES LOGSTICOS. Para un estudio de benchmarking se recomienda, en lo posible, trabajar con periodos de tiempo largos, que contengan picos y bajas en la demanda debidas a eventos y comportamientos propios de algunos meses del ao. No obstante, lo realmente importante, es que las empresas trabajen bajo los mismos parmetros de tiempo para que los datos sean comparables. Para procesos internos es conveniente tener facilidades para poder, en cualquier momento, consultar el comportamiento acumulado de los indicadores en el tiempo transcurrido del ao o del mes. En general, es muy importante estudiar el desempeo de cada mes, teniendo en cuenta los eventos que de alguna manera puedan haber afectado el comportamiento del indicador. Los indicadores logsticos que encontrar a continuacin se encuentran clasificados de acuerdo con las siguientes actividades o procesos. (VER E IMPRIMIR MATRIZ RESUMEN DE INDICADORES) Fuente: http://www.gs1pe.org/