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INTRODUCCIÓN
Las pequeñas empresas tienen menos controles que las grandes. Realizan
un trabajo más eficiente para fijar claramente objetivos y establecer sistemas
para medir la eficiencia de ventas.
Casi la mitad de las compañías no consigue comparar sus precios con los de
la competencia, analizar sus costos de bodega y de distribución, analizar las
causas de la mercancía devuelta, realizar evaluaciones formales de
efectividad publicitaria, y revisar los reportes de su fuerza de ventas.
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AUDITORIA II
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Plan de Auditoría PDA-1
Fecha de actualización: 1 MAYO 2010 Auditor: ASTRID CELIN
OBJETIVO
PASA PDA-2
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…VIENE DE PDA-1
A través de las ventas crear valor en el mercado que se desenvuelve para crear
ventajas competitivas sobre la competencia.
PASA PDA-3
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…VIENE DE PDA-2
PLAN A SEGUIR
1. Proponer los objetivos y aplicar las políticas establecidas para ventas, dentro
de los objetivos generales de la empresa y vigilar su cumplimiento.
Específicamente los objetivos pueden estar relacionados con el nivel de
servicio, el crecimiento de las ventas, su estabilidad, las ganancias, la
determinación de precios, el tipo de productos, la distribución, los canales de
venta, etc. las políticas pueden referirse al volumen y frecuencia de las ventas
las zonas, las remuneraciones al personal de ventas, etc.
2. Coordinar en forma eficiente los elementos materiales, técnicos y humanos
que integran la operación de ventas y proponer los cambios pertinentes.
3. Planear las actividades para que se vendan los productos adecuados, en el
lugar en que se necesitan, oportunamente, en las cantidades convenientes y
a los precios correctos.
4. Identificar las necesidades de los clientes en el campo de la acción de la
empresa y coordinar con los demás departamentos involucrados la posibilidad
de satisfacerlas adecuadamente. Para ello, debe aprovecharse el resultado
de investigaciones de mercado efectuadas para conocer sus preferencias y
las condiciones del mercado.
5. Conocer las características de sus competidores y las condiciones de venta
que ofrecen.
6. Participar en el establecimiento de las listas de precios.
7. Persuadir al cliente de que adquiera los productos de la empresa, surtirlos y
establecer las condiciones de pago.
8. Participar en el establecimiento de las políticas de crédito y respetar su
cumplimiento.
9. Vigilar la correcta secuencia de la venta desde el momento en que se coloca
un pedido, hasta que se hace la entrega del artículo en cuestión, con
oportunidad y a satisfacción del interesado. Esta secuencia incluye la
distribución física de los artículos y la selección de los canales más
adecuados.
10. Coordinar la operación de ventas con la operación de publicidad para
incrementar la efectividad de ambos.
PASA PDA-4
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Plan de Auditoría PDA-4
Fecha de actualización: 1 MAYO 2010 Auditor: ASTRID CELIN
…VIENE DE PDA-3
PASA PDA-5
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…VIENE DE PDA-4
NIT: 94.498.073-7
CRA 7 J BIS 76-03 ALFONSO LOPEZ
TELÉFONO: 6620654 FAX: 6632761
En este momentos somos una micro empresa con metas de ser una empresa.
PASA PDA-6
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…VIENE DE PDA-5
Internet
Minutos (Locales, Nacionales, Internacionales, Celulares)
Fax,
Fotocopias (Color y B/N),
Scanner
Transcripciones
Recargas (Tarjetas y Virtuales)
Reparación y mantenimiento de computadores.
Papelería
Snack y bebidas.
Anillado y laminado.
Servicio técnico de celulares.
Recarga de cartuchos.
Servicio técnico de celulares.
Venta de celulares.
Venta de planes, sim card prepago y post pago.
Servicio técnico especializado para pc`s de mesa y portátiles.
Instalación y venta de programas
Venta de accesorios tecnológicos. (partes para PC, memorias, cámaras
digitales etc.).
PASA PDA-7
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Plan de Auditoría PDA-7
Fecha de actualización: 1 MAYO 2010 Auditor: ASTRID CELIN
…VIENE DE PDA-6
Fue fundada agosto del 2006, por el señor José Villegas y Daianna Reyes,
después de analizar que en el sector no había negocios que prestaran dichos
servicios, al tener una universidad y varios colegios cerca surgió la idea para
suplir dicha necesidad.
A sus inicios el proceso de ventas era lenta ya que la empresa tenía un portafolio
de servicios limitado, con el pasar del tiempo la empresa vio la necesidad de
incrementar sus servicios, desarrollando un sistema de servicios al cliente
haciéndola más popular dentro del sector.
PASA PDA-8
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Plan de Auditoría PDA-8
Fecha de actualización: 1 MAYO 2010 Auditor: ASTRID CELIN
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MISIÓN
VISIÓN
OBJETIVO GENERAL
PASA PDA-9
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Plan de Auditoría PDA-9
Fecha de actualización: 1 MAYO 2010 Auditor: ASTRID CELIN
…VIENE DE PDA-8
LIMITES/
ACCIÓN OBJETO DESCRIPCIÓN/CANTIDAD DONDE CUANDO CONDICIONES
A través de
excelencia en
la calidad de
Nuestra
Como la mejor opción para Barrio la atención y
empresa en A finales
POSICIONAR la atención en Alfonso estrategias
la mente de del 2015
comunicación. López innovadoras
los usuarios.
de
posicionamien
to.
Buscando
programas
Equipos Con la tecnología más De 2011a
DISPONER Empresa con más
actualizados. moderna. 2012
índice de
demanda.
Reconociendo
el desarrollo
de los
empleados
con e
Personal A partir
FORTALECER En forma permanente. Empresa incentivos
capacitado. de 2010
laborales de
acuerdo a
resultados del
desempeño y
la calidad.
Especialmente
La En todos
Para aquellas que
satisfacción los
MANTENER Arriba del 95%. finales son más
de los servicios
del 2014 difíciles de
clientes. ofrecidos.
actualizar.
PASA PDA-10
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…VIENE DE PDA-9
OBJETIVOS ESTRATÉGICOS
POLÍTICAS
VALORES
PASA PDA-11
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Plan de Auditoría PDA-11
Fecha de actualización: 1 MAYO 2010 Auditor: ASTRID CELIN
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ORGANIGRAMA
Gerente
General
Capacitacion
es Soporte Mesa de
Técnico ayuda
Contabilidad Ventas
Servicios al
Personal Mantenimien
to
Planeación
de R.H
Telecomunic
a-ciones
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FUNCIONES
GERENTE GENERAL
*Representante Legal
*Ofrecer incentivos para el buen desempeño de las labores de cada uno de los
empleados.
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Plan de Auditoría PDA-12
Fecha de actualización: 1 MAYO 2010 Auditor: ASTRID CELIN
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ANALISTA DE SISTEMAS
*Actualización de programas.
SECRETARIA VENDEDORA
*Atención al público
*Encargada de ventas.
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Plan de Auditoría PDA-13
Fecha de actualización: 4 MAYO 2010 Auditor: ASTRID CELIN
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*No existe un control interno, que sirva para vigilar el total cumplimiento de los
objetivos generales de la empresa.
DIAGNOSTICO
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…VIENE DE PDA-13
• Creación de la organización.
La empresa está registrada en la cámara de comercio bajo la estructura de una
persona natural como régimen simplificado, tiene dos sedes en la ciudad.
b.- INFRAESTRUCTURA
• Esquema de operación.
Desempeño registrado.
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Plan de Auditoría PDA-15
Fecha de actualización: 4 MAYO 2010 Auditor: ASTRID CELIN
…VIENE DE PDA-14
PASA PDA-16
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…VIENE DE PDA-15
CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
* No existe un Se requiere
VENTAS método o una verificar con
estrategia en mayor
* Saber el cual se énfasis:
cuáles son conozcan las
las necesidades * Buscar una
necesidades de los clientes. estrategia
del cliente * No hay un publicitaria
plan que aumente
* Mercadeo y publicitario las ventas.
ofrecimiento para el
del producto. producto. * Instalación
Astrid
* No existe un de un
Celin,
* Atención de diseño de programa
Daianna
los posibles pronóstico de que arroje un 01 30 23
FORMATO Reyes,
compradores. ventas. pronóstico Ene Abril Abril
100 Natalie
* No existen de ventas. 2010 2010 2010
Torres y
* Realización procedimientos
Lina
y cierre de la de ventas. * Elaborar un
Echeverry
venta. * No se manual de
maneja un funciones.
manual de
funciones. * Elabora un
*No existe un cronograma
diseño de de
planeación de actividades.
las actividades
*No existe un *Implementar
control interno. un sistema
de control
interno
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Programa de Auditoría PRO-1
Fecha de actualización: 4 MAYO 2010 Auditor: ASTRID CELIN
PROGRAMA DE AUDITORIA
PASA PRO-2
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Programa de Auditoría PRO-2
Fecha de actualización: 4 MAYO 2010 Auditor: ASTRID CELIN
…VIENE DE PRO-1
1.1. Evalúe que todas y cada una de las ventas realizadas tengan facturación.
Hecho Referencia de
por: papeles de
trabajo
1. De la selección determinada en el alcance
proceda a realizar lo siguiente:
PASA PRO-3
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Programa de Auditoría PRO-3
Fecha de actualización: 4 MAYO 2010 Auditor: ASTRID CELIN
…VIENE DE PRO-2
ANÁLISIS SECTORIAL
PASA PRO-4
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Programa de Auditoría PRO-4
Fecha de actualización: 4 MAYO 2010 Auditor: ASTRID CELIN
…VIENE DE PRO-3
negocios por parte de las empresas está determinado por los recursos y
las capacidades que cada una posee.
Este negocio cuenta con una variedad amplia de servicios, y de destaca por
brindarlos con calidad, cuenta con equipos buenos, y sus instalaciones cómodas,
personal capacitado para satisfacer las necesidades de los clientes siendo su
objetivo principal el excelente servicio y prestarle a los clientes toda la ayuda
necesaria, explicación, capacitación, una ayuda gratuita.
En esta etapa se pueden detectar fallas tales como la carencia de los aspectos
que se pretendan estudiar; la falta de adecuación de los objetivos específicos
de ventas con los generales de la empresa; la no actualización de ellos, etc.
A) FAMILIARIZACIÓN:
En esta etapa se pueden detectar fallas tales como la carencia de los aspectos
que se pretendan estudiar; la falta de adecuación de los objetivos específicos de
ventas con los generales de la empresa; la no actualización de ellos, etc.
PASA PRO-5
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Programa de Auditoría PRO-5
Fecha de actualización: 4 MAYO 2010 Auditor: ASTRID CELIN
…VIENE DE PRO-4
a. Los productos que vende la empresa; los mercados que surte; sus
competidores; la porción del mercado que absorbe; sus canales de
distribución; el número promedio de clientes que maneja,
PASA PRO-6
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Informe de Auditoría INA-1
Fecha de actualización: 4 MAYO 2010 Auditor: ASTRID CELIN
RECOMENDACIONES
RIESGOS Y RECOMENDACIONES
Factor Riesgos Recomendaciones
* La inexistencia de un análisis que indique
los pro y los contra pueden conllevan a
decisiones poco acertadas por parte de la
gerencia.
* Los planes no documentados son
fácilmente descuidados, conllevando a la
* Elaborar un plan
perdida de oportunidades.
estratégico detallado
* Los planes no documentados conllevan a
que indique: Plan de
* Inexistencia de una mayor susceptibilidad a ser mal
acción secuencial que
un Plan interpretados u olvidados por parte del
defina objetivos, etapas,
Estratégico personal.
tiempos, responsables y
* Se reduce la posibilidad de evaluar
un presupuesto
resultados al no contar con una
determinado.
especificación de responsabilidades
documentadas.
* Se pierde la posibilidad de obtener
financiamientos debido a que el plan indica
la seriedad de la empresa por cumplir sus
objetivos.
* Establecer una
estrategia/visión de
mercadeo más agresivo
* Puede percibirse como una resistencia en tomando en cuenta:
acatar las preferencias de los clientes- preferencias de clientes
* Estudio eficiente
conllevando a la pérdida de clientes. actuales y clientes
y formal del
* Perdida de la ventaja competitiva sobre el potenciales, aumentar
mercado
mercado conllevando a la pérdida de publicidad
clientes potenciales. paralelamente para
expandir el mercado
meta y no limitarse a
clientes actuales.
* Documentación formal
* Inexistencia de la y detallada de la
documentación de * Ineficiencia productiva por parte de los asignación de
Asignación de empleados. responsabilidades y la
Responsabilidades autorización por parte
del gerente.
PASA INA-2
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Informe de Auditoría INA-2
Fecha de actualización: 4 MAYO 2010 Auditor: ASTRID CELIN
…VIENE DE INA-1
1. GERENCIA
PASA INA-3
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Informe de Auditoría INA-3
Fecha de actualización: 4 MAYO 2010 Auditor: ASTRID CELIN
…VIENE DE INA-2
Con respecto de la Junta Directiva, la ley determina que ‘puede’ ser creada a
través de los estatutos, y en caso contrario las funciones de administración y
representación legal corresponderán en su totalidad al representante legal.
Ahora, con respecto a la elección de los miembros de la Junta, la ley menciona
que se podrán elegir mediante cualquier sistema de votación, con lo que los
accionistas podrán escoger el sistema que mejor les permita sentirse
representados sin necesidad de estar atados al famoso cociente electoral.
PASA INA-4
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Informe de Auditoría INA-4
Fecha de actualización: 4 MAYO 2010 Auditor: ASTRID CELIN
…VIENE DE INA-3
PASA INA-5
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Informe de Auditoría INA-5
Fecha de actualización: 4 MAYO 2010 Auditor: ASTRID CELIN
…VIENE DE INA-4
PASA INA-6
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Informe de Auditoría INA-6
Fecha de actualización: 4 MAYO 2010 Auditor: ASTRID CELIN
…VIENE DE INA-5
PASA INA-7
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Informe de Auditoría INA-7
Fecha de actualización: 4 MAYO 2010 Auditor: ASTRID CELIN
…VIENE DE INA-6
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AUDITORIA II
Conclusión:
Las capacitaciones se tendrían que dar al nuevo personal que ingresa a la
compañía debido que esto con lleva a un buen desenvolvimiento del trabajo
a realizar.
Recomendación:
Conclusión:
Recomendación:
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AUDITORIA II
Conclusión:
Recomendación:
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AUDITORIA II
Papeles De
Trabajo
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AUDITORIA II
Entrevistado: Fecha:
N° Pregunta SI NO COMENTARIOS
1.- ¿Se facturan diariamente los ingresos en su x
totalidad?
2.- ¿Se contabilizan los ingresos totales de acuerdo a lo x
facturado en el mes?
3.- ¿Se archivan en forma correlativa los documentos x
de la facturación?
4.- ¿Se registran los documentos de la facturación en x
los libros de ventas correspondientes?
5.- ¿Poseen los documentos de facturas y crédito fiscal x
las firmas de elaborado y autorizado?
6.- ¿Se realizan los documentos fiscales x
correspondientes para las rebajas y devoluciones
sobre ventas en su oportunidad?
7.- ¿Las ventas al crédito se registran diariamente en el x
libro auxiliar de clientes?
8.- ¿Se reflejan las ventas totales del mes en el estado x
de resultados?
9.- ¿Los impuestos declarados son los x
correspondientes de acuerdo a las ventas del mes?
10.- ¿Se registran y archivan los documentos anulados x
de facturas y crédito fiscal con sus respectivas
copias?
Firma de Responsable:
Observaciones:
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AUDITORIA II
GLOB@L NET
AUDITORIA DE GESTION
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PAPELES DE TRABAJO
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PAPELES DE TRABAJO
4 ¿Personal capacitado, 5 6
que resuelve dudas del
cliente?
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AUDITORIA II
CONCLUSIÓN
El contacto que se tuvo con la empresa fue a través de visitas continuas para
fomentar el diálogo y la confianza entre el personal de ésta y el equipo
investigador. Por medio de la comunicación con ellos, se verificó la información
proporcionada en los cuestionarios, y por lo tanto tener más elementos de
comparación entre uno y otro empleado y así presentar datos lo más acercados
a la realidad posible.
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AUDITORIA II
RECOMENDACIONES
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