RINCIAN WAKTU KEGIATAN ADMINISTRASI SURAT MENYURAT

STAF ADMINISTRASI RSI AISYIYAH NGANJUK

ALOKASI WAKTU
UNIT KERJA KEGIATAN
Disposisi Kesekretariat Diajukan ke Direktur Kembali ke Staf Admin Pendistribusian
Agenda Surat Masuk 5 - 10 Menit 5-10 Menit < 1 Jam > 1 Jam 30 menit - 1 jam
Staf Administrasi Agenda Surat Keluar 5-10 menit 30 menit - 1 jam
Arsip Surat 30 menit -1 Jam

Mulai surat Membuat Setelah di Untuk surat Pada saat di Pengarsipan Surat yang Untuk waktu
diterima surat keluar buatkan keluar perlu ajukan ke surat telah di ajukan pendistribusian
(dari pos / (SPPD,SPT,S disposisi, di ajukan Direktur, surat - membutuhkan ke Direktur surat cukup
email) rata urat surat terlebih surat perlu di waktu yang dan telah di membutuhkan
rata surat Keterangan,S kemudian dahulu ke teliti dan di cukup lama teliti dan waktu
yang urat di serahkan direktur pelajari oleh dikarenakan dipelajari, dikarenakan
diterima per Undangan,Su ke unit untuk Direktur terlebih jumlah surat akan dalam hal
hari nya rat Sekretariat disetujui. dahulu sebelum yang di terima dikembalikan pendistribusian
minimal 5 Balasan,Dll) untuk di Waktu yg di kembali ke serta ke Staf Admin surat yg telah di
surat. Butuh untuk surat ajukan ke butuhkan sekretariat atau situasional di melalui Unit disposisi harus di
waktu sekitar keluar bisa Direktur. tergantung ke administrasi. unit Sekretaris arsipkan terlebih
5 - 10 menit dibuat situasi dan Oleh karna itu Administrasi. untuk di dahulu oleh staf
untuk melalui kondisi waktu yg distribusikan admin sebelum
membuat administrasi Direktur. dibutuhkan ke unit-unit di distribusi kan
disposisi dan unit cukup lama. terkait. ke unit-unit
surat-surat sekretariat. Selain itu juga Bila surat terkait di RS.
tersebut. Untuk surat situasional dan diterima siang Bila surat yang di
keluar perlu kondisi hari atau sore disposisi banyak,
ada kesibukan dari hari akan maka waktu
koordinasi Direktur. kembali ke yang di butuhkan
dari unit admin besuk untuk mengarsip
sekretariat harinya. surat dan
dan dikarenakan mendistribusikan
administrasi situasional di surat cukup
unit terkait. lama.
C6: Mulai surat diterima (dari pos / email) rata rata surat yang diterima per hari nya minimal 5 surat. Butuh waktu sekitar 5 - 10 menit untuk membuat disposisi surat-
surat tersebut.
D6: Setelah di buatkan disposisi, surat kemudian di serahkan ke unit Sekretariat untuk di ajukan ke Direktur.
D7: Membuat surat keluar (SPPD,SPT,Surat Keterangan,Surat Undangan,Surat Balasan,Dll)
untuk surat keluar bisa dibuat melalui administrasi dan unit sekretariat.
Untuk surat keluar perlu ada koordinasi dari unit sekretariat dan administrasi
E6: Pada saat di ajukan ke Direktur, surat - surat perlu di teliti dan di pelajari oleh Direktur terlebih dahulu sebelum kembali ke sekretariat atau ke administrasi. Oleh
karna itu waktu yg dibutuhkan cukup lama. Selain itu juga situasional dan kondisi kesibukan dari Direktur.
E7: Untuk surat keluar perlu di ajukan terlebih dahulu ke direktur untuk disetujui. Waktu yg di butuhkan tergantung situasi dan kondisi Direktur.

F6: Surat yang telah di ajukan ke Direktur dan telah di teliti dan dipelajari, akan dikembalikan ke Staf Admin melalui Unit Sekretaris untuk di distribusikan ke unit-unit
terkait.
Bila surat diterima siang hari atau sore hari akan kembali ke admin besuk harinya. dikarenakan situasional di unit terkait.
F8: Pengarsipan surat membutuhkan waktu yang cukup lama dikarenakan jumlah surat yang di terima serta situasional di unit Administrasi.

G6: Untuk waktu pendistribusian surat cukup membutuhkan waktu dikarenakan dalam hal pendistribusian surat yg telah di disposisi harus di arsipkan terlebih dahulu
oleh staf admin sebelum di distribusi kan ke unit-unit terkait di RS.
Bila surat yang di disposisi banyak, maka waktu yang di butuhkan untuk mengarsip surat dan mendistribusikan surat cukup lama.