Anlisis y descripcin de puestos

En las organizaciones existen diversos puestos, existen puestos directivos especializados en ciertas ramas que colaboran con otros para desempear su funcin principal.

Es por esto que es necesario especificar con claridad el trabajo de cada miembro de la organizacin desde el director hasta los obreros

Anlisis de puesto
Proceso sistematico que consiste en determinar las habilidades, deberes y conocimientos requeridos para desempenar trabajos especificos en una organizacin

Puesto:
Un grupo de tareas que se deben llevar a cabo para que una organizacin logre sus metas

Descripcin de Puesto
Un documento que proporciona informacin con respecto a las tareas, deberes y responsabilidades de un puesto

Proposito de la analisis de puestos

Que tareas mentales y fisicas desempena el trabajador? Cuando se realiza el trabajo Donde se llevara a cabo el trabajo Como realiza el empleado su trabajo Porque se realiza el trabajo Que competencias se necesitan para desempenar el trabajo

Razones para realizar el analisis de puesto

1) Conocer los puestos de cada unidad de trabajo. 2) Determinar los perfiles de los ocupantes. 3) Seleccionar el personal idneo para el cargo. 4) Orientar la capacitacin. 5) Realizar la evaluacin de desempeo. 6) Establecer un sistema adecuado de sueldos, salarios, remuneraciones y prestaciones.

BENEFICIOS DEL ANALISIS DE PUESTOS

Para los directivos de una organizacin, el anlisis y la descripcin de puestos representan la posibilidad de conocer con todo detalle en un momento dado las obligaciones y caractersticas de cada puesto Los supervisores conocen con certeza las labores encomendadas al personal a su cargo Los trabajadores realizaran mejor y con mayor facilidad su labores si conocen con detalle cada una de las operaciones que las conforman y los requisitos necesarios para efectuarlas bien Para el Dpto. R.H. es bsico el conocimiento preciso de las numerosas actividades que debes coordinar , ya sea con fines de seleccin, capacitacin o valuacin de puestos

SITUACIONES DONDE SE RECOMIENDA EL ANLISIS DE PUESTO

Cuando se funda una organizacin. Cuando se crean nuevos puestos. Cuando se modifican de manera significativa los puestos como resultados de nuevas tecnologas o procedimientos. Cuando se va a actualizar el sistema de compensacin y de salarios de una empresa.

OTRAS SITUACIONES DONDE SE RECOMIENDA...

Los empleados se quejan por no tener claras las tareas especficas que deben cumplir; con frecuencia se producen conflictos y malentendidos Se detecta duplicidad de mando, generando doble esfuerzos y conflictos ocasionales entre jefaturas La contratacin y seleccin son ineficaces; se asigna a empleados tareas para las cuales no tienen las condiciones necesarias. La mano de obra no est adecuadamente capacitada La productividad general de la organizacin no resulta aceptable para la administracin. La corriente de trabajo no es uniforme; padece de retrasos y es incompleta.

Redaccin de las descripciones de puestos

nforme escrito: Que es lo que se hace? Quien lo desempena? Como lo hace? En que condiciones realiza el trabajo? Esta informacin nos servira para decribir la especificacin del puesto

Especificacin del puesto

Conocimientos, aptitudes y habilidades necesarias para efectuar el trabajo de manera satisfactoria.

Necesidad legal
Al descripcin de puestos es un documento indispensable para cualquier tipo de organizacin
En este documento se precisa el trabajo que debe prestarse y la materia de la prestacin. La legislacin laboral establece que deber tenerse por escrito el servicio o servicios que deban prestarse, los que se determinaran con la mayor precisin posible

 La legislacin marca como obligacin de los trabajadores ejecutar el trabajo con la intensidad, el cuidado y esmero apropiados y en la forma, lugar y tiempo convenidos

Cuando se tiene una redaccin detallada, abundante y muy precisa, esta puede ser fuente de conflictos. Ya sea que los trabajadores se nieguen a realizar tareas que no estn descritas
O cuando es superficial o muy general que el patrn abuse e ello imponiendo al trabajador cualquier tarea

Necesidad social
Debido a que el hombre pasa el 50% de su tiempo diario en el trabajo, es necesario que su trabajo constituya una forma de realizacin de su potencial. Si las labores que desempea le causan ansiedad, monotona o le disgustan, se tendr a un hombre que ha sido rebajado a categora de componente de mquina.

 Es importante determinar el contenido de cada puesto, sus caractersticas y los requerimientos deseados, esto a fin de conjugar los intereses de quien va a ocupar el puesto con los requerimientos.

Necesidades de eficiencia, productividad, calidad y certificacin.

Para llegar a una autentica divisin de funciones y a una mayor productividad se requiere empezar con un estudio analtico del trabajo a nivel de los puestos que componen la organizacin.

 En trminos generales, la descripcin de puestos permite identificar las tareas, conocer el contenido de la delegacin de funciones, definir los deberes, responsabilidades y relaciones entre empleados.

Como se obtiene la informacin

Para elaborar el anlisis y la descripcin de puestos, existen cinco mtodos bsicos de obtencin de la informacin.

Observacin
Consiste en que un analista debe observar y anotar las actividades de un trabajador durante el desempeo de su puesto. Se toman notas de lo observado y posteriormente se redacta un informe que servir para dar cuerpo a la descripcin.

Entrevista

Son usuales para obtener los datos del anlisis de puesto. Pueden ser entrevistas individuales, grupales y con supervisores.

Cuestionarios
Algunos cuestionarios son listas verificacin muy estructurados. En el extremo opuesto existe el cuestionario abierto en el que solo se le pide al empleado que describa las responsabilidades ms importantes de su puesto.

Comits
Este mtodo se emplea cuando aun no se tienen empleados que realicen el trabajo, pues la empresa est en fase de diseo. En este caso se renen expertos en el trabajo quienes describen y redactan el deber ser del puesto.

Mtodos mixtos
Es comn utilizar cualquiera de los mtodos descritos y combinarlos con fines de verificacin.

Descripciones

Genrica o Global

Especifica

Descripcin genrica o global.

Definen el contenido de un puesto en grandes rasgos sin identificar detalladamente las tareas y competencias comprendidas.

Descripcin Especifica
Sealan los deberes y tareas precisas de un puesto, indican claramente los aspectos en que este se relaciona con otros puestos y muestran los mtodos de trabajo utilizados, deberes y limites de responsabilidad.

Especificaciones del puesto

Se consignan los requisitos mnimos para desempear con eficiencia el puesto.

Categoras
Habilidades.
Conocimientos, experiencia Destreza manual

Esfuerzo.
Atencin continua

 Responsabilidad.
Calidad y cantidad de trabajo Manejo de datos confidenciales

Condiciones de trabajo.
Medio ambiente.

Beneficios
Para la empresa. Define cargas de trabajo, responsabilidades, factores crticos, sistema escalafn, etc. Es indispensable para la valuacin de puestos Para los supervisores. -Conocimiento preciso y completo de las actividades del puesto Ayuda a distribuir trabajo, capacitacin al trabajo, bsqueda del empleado adecuado.

 Para los trabajadores.

Responsabilidades, conocer puntos fuertes y reas a desarrollar personales, identificar necesidad de capacitacin y entrenamiento.

Para Recursos Humanos.

Calificar adecuadamente el desempeo, fundamenta un sistema de salarios e incentivos, facilita la conduccin de entrevistas, etc.

Lineamientos generales para redactar una descripcin de puestos

Claridad Sencillez Conciso Precisin Viveza

Formas escritas
Descripcin libre Lista verificable

Contenido
Fecha Nombre del ocupante Titulo del puesto Localizacin Pertenencia Dependencia del puesto Organigrama Descripcin genrica o misin del puesto

 Descripcin especifica: responsabilidades y funciones, indicando que se hace y para que. Relaciones internas Relaciones externas Requisitos

El anlisis de puestos en un mundo sin trabajo El trabajo se define como un conjunto de actividades relacionadas que se ejecutan a cambio de un pago

El mundo moderno est al borde de otro gran salto en cuanto a creatividad y productividad, pero el trabajo no va a ser parte de la realidad econmica del maana. An existe y siempre existir una cantidad enorme de trabajo por hacer, pero no va a estar concluido en las envolturas familiares que llamamos trabajos. En realidad, hoy da muchas organizaciones se encuentran rumbo a no tener puestos definidos (Bridges)

Puestos indefinidos
Causas cambios

Negocios Tecnologa Productos Competencia global Desestabilidad

Los cambios organizacionales

Demandas del entorno para ser competitivas Organizaciones planas Subordinados con ms tareas, ms responsabilidades Significado de trabajo difuminado

Ms subordinados, menos tiempo para supervisarles

Descripcin de puesto
Datos de identificacin
Nombre del puesto Titular del puesto (actual) Puesto al que se reporta Nmero de plazas Horario Nombre del analista (quien hizo el anlisis del puesto) Fecha del anlisis

 Descripcin genrica

en qu consiste el trabajo? qu funcin llena? qu fin tiene? Actividades diarias y constantes Actividades peridicas Actividades eventuales tiene el puesto otras obligaciones o responsabilidades?

Descripcin especfica

Observaciones generales

 Ubicacin

Posicin en el organigrama

Puestos que le reportan Principales retos del puesto

Departamento y funcin en especfico

 Relaciones internas

Con qu departamentos se reporta y funcin Instancias gubernamentales o no gubernamentales y especificacin de trmites que se realizan Personas a cargo

Relaciones externas

dimensiones

Perfil del puesto

Puesto_____________ Edad: ______ Sexo: _______ Estado Civil: __________ Idioma: _________ Hablado: ___% Escrito ____% Traducido ____% Habilidades: (grado de estudios y especializacin) Experiencia: _________________ Actitudes: __________ __________ __________ Aptitudes: __________ __________ __________

Analisis de puesto
Tamien es llamado:cdula de descripcin de puesto. tiene 2 partes una descripcin de lo que debe hacer el trabajador y la especificacin del perfil que debe cubrir.

Revisin de analisis de puesto

es un documento que debe ser modificado de manera peridica, cada ao o al revisar el contrato del trabajador elimine las funciones que no sean vigentes e incluya las funciones que no haban sido inscritas.

DESCRIPCIN DEL PUESTO

Nombre de la organizacin
se debe identificar el nombre de la organizacin o institucin en la que se labora, la pregunta a responder es Cul es el nombre de la institucin en la que labora?

Nombre del puesto y ubicacin dentro de la estructura organizacional

DIRECCIN: General SUBDIRECCIN: Subdireccin administrativa. DEPARTAMENTO: Departamento de Recursos Humanos. REA: rea de Capacitacin. PUESTO: Instructor Interno. UBICACIN DEL PUESTO: Subdireccin Administrativa Departamento de Recursos Humanos rea de Capacitacin

Ubicacin del puesto

Clave del puesto

Es un cdigo alfanumrico arbitrario que muchas organizaciones establecen para identificar y clasificar con mayor rapidez los puestos de una organizacin. Para obtener esta informacin la pregunta a realizar es Existe algn cdigo que tenga asignado su puesto CLAVE DEL PUESTO: CAP01 ?

Nivel Salarial
Se establece la categora salarial que tiene asignado en trabajador en la organizacin: profesor titular, profesor auxiliar, etc. En algunas organizaciones el nivel salarial es tambin representado con un cdigo alfanumrico

Relaciones de Autoridad
En este punto nos interesa saber quien supervisa y a quienes supervisa este puesto dos son las preguntas a responder A quin reporta usted los resultados de las actividades que realiza? y A quin supervisa usted en sus labores? las repuestas se presentara de la siguiente forma: REPORTA A: Responsable del rea de capacitacin. SUPERVISA A: Ninguno

Relaciones de Trabajo
La pregunta que se formula es Con quin tiene que mantener comunicacin como parte de su trabajo dentro y fuera de la empresa? y la informacin se presentara de la siguiente manera: RELACIONES INTERNAS CON: Instructores, participantes en curso RELACIONES EXTERNA CON: Capacitadores externos

Salario
La pregunta a formular es Cunto es su ingreso mensual, semanal, o por las actividades que realiza? En la cdula la informacin se plasmara como sigue: SALARIO: $10,000.00 mensuales

CATEGORIA
Qu tipo de funciones desempea de direccin, de coordinacin u operativas? y se presenta de acuerdo con el ejemplo

CATEGORA: Operativo, mando medio o directivo

HORARIO
La pregunta a formular es En qu horario desempea usted sus actividades? y se obtiene el siguiente dato HORARIO: 9:00 a 16:00 hrs.

DESCRIPCIN GENERICA
Cul es la funcin o funciones generales que usted desempea dentro de esta organizacin? y se presentara la informacin en la cdula de la siguiente manera DESCRIPCIN GENRICA: Planear, organizar, ejecutar y evaluar el desarrollo de acciones de capacitacin

DESCRIPCION ESPECIFICA
Cules son las funciones especficas que desarrolla usted dentro de la organizacin?, obtenindose informacin como la que se ejemplifica Funciones administrativas(una x una) Funciones Generales (una x una) Actividades de coordinacin, etc.

ESPECIFICACIN DEL PUESTO

Conocimientos y habilidades requeridas que el trabajador debe poseer para ocupar el puesto Qu conocimientos debe poseer para desarrollar apropiadamente sus funciones? y Qu habilidades debe poseer para desarrollar apropiadamente sus funciones?.

CONOCIMIENTOS REQUERIDOS
CONOCIMIENTOS EN NEGOCIOS Y ADMINISTRACIN Administracin y direccin Sistemas administrativos de personal Economa y contabilidad Ventas y marketing Servicio al cliente y proveedor Personal y recursos humanos FABRICACIN Y PRODUCCIN Produccin y procesos Produccin de alimentos INGENIERA Y TECNOLOGA Computacin y electrnica Ingeniera y tecnologa Diseo Construccin Mecnica MATEMTICAS Y CIENCIA Matemticas Fsica Qumica Biologa Psicologa Sociologa y antropologa Geografa

SERVICIOS DE SALUD Medicina y odontologa Terapia y asesora EDUCACIN Y CAPACITACIN Educacin y capacitacin ARTES Y HUMANIDADES Espaol Lengua extranjera Bellas artes Historia y arqueologa Filosofa y teologa LEY Y SEGURIDAD PBLICA Seguridad pblica Ley, gobierno y jurisprudencia COMUNICACIONES Telecomunicaciones Comunicaciones y multimedia TRANSPORTACIN Transportacin

Habilidades basicas
Contenidos mnimos Lectura de comprensin Escucha activa Escritura Hablar Matemticas Ciencia

Habilidades Sociales
Percepcin social Coordinacin Persuasin Negociacin Instruccin Orientacin al servicio

Habilidades Tcnicas
Anlisis de operaciones Tecnologa del diseo Seleccin de equipos Instalacin Programacin Monitoreo Operacin y control Mantenimiento de equipo Solucin de problemas Reparacin Control de calidad

Escolaridad
La pregunta que se formula es Qu nivel de estudios se requiere para poder realizar el trabajo? Nivel Superior: Licenciatura con ttulo (Obligatorio) o comprobar experiencia en el rea en que impartir cursos. Postgrado: Maestra y/o Doctorado (Preferentemente) Especialidad o diplomados (Deseables

Equipo
Qu equipo o mquinas manejar como parte de sus actividades? MANEJO DE EQUIPO: Manejo del equipo de cmputo y audiovisual (proyector de acetatos, proyector de can, cmara de video, DVD)

Idiomas Adicionales
Qu idiomas necesita dominar para desarrollar su trabajo? IDIOMA: Preferentemente Lectura en ingls.

Experiencia
Qu experiencia (en cuanto a la tarea, el puesto y la organizacin) necesita tenerse para poder desarrollar estas funciones? EXPERIENCIA: Mnima en el campo profesional relacionado con la materia: 1 ao. Mnima en actividades de capacitacin: 1 Ao o haber tomado el curso de formacin de instructores OTRO TIPO DE EXPERIENCIA PROFESIONAL: Preferentemente haber recibido cursos de capacitacin (20 horas en el ltimo ao) Preferentemente hacer impartido cursos de capacitacin (20 horas en el ltimo ao) Etc

Responsabilidad
De qu valores monetarios, materiales, bienes muebles e inmuebles, equipo, actividades y trmites es responsable? RESPONSABILIDAD: A) En cuanto a valores monetarios: Ninguna. B) En cuanto a materiales: Es responsable del manejo de listas de asistencia, exmenes, audiovisuales y materiales para el desarrollo del curso. C) En cuanto a bienes muebles e inmuebles: Es responsable del cuidado de las instalaciones y del mobiliario que se encuentran en el aula durante la imparticin del curso.

CONDICIONES DE TRABAJO
CONDICIONES FISICAS DE TRABAJO Interior en medio ambiente controlado Interior en medio ambiente no controlado Exterior expuesto al clima Exterior con proteccin En un vehculo o equipo abierto En un vehculo o equipo encerrado Proximidad fsica con otras personas

Condiciones Ambientales
Sonidos, niveles de ruido o distraccin poco confortables Altas o bajas temperaturas Extremadamente brillante o con iluminacin inadecuada Expuesto a contaminantes Estrecho espacio de trabajo o posiciones incmodas Expuesto a vibraciones

Ejemplo
El instructor se desempea en aulas con suficiente ventilacin y luz. Las aulas cuentan con luz elctrica, y estn acondicionadas con escritorio, sillas, mesa y pintarrn Asimismo se desempea en biblioteca y sala audiovisual cuando este lo requiera

Equipor de seguridad
Qu equipo de seguridad debe manejar en su trabajo? Equipo de seguridad que maneja : Ninguno

RIESGOS DE TRABAJO
Expuestos a radiacin Expuestos a enfermedades o infecciones Expuestos a lugares altos Expuestos a lugares peligrosos Expuesto a equipo peligrosos Expuesto a quemaduras menores, cortes, mordeduras, picaduras

Ejemplo de redaccin
RIESGOS DE TRABAJO: Existe un riesgo de presentar accidentes de trnsito en el traslado a las sus actividades de capacitacin y laringitis crnica con nudosidades en las cuerdas vocales.

ESFUERZO FISICO
Sentado Parado Subiendo escaleras o andamios Caminando o corriendo De rodillas, en cuclillas, encorvados o arrastrndose Manteniendo el equilibrio Utilizando las manos para manipular, controlar o sentir objetos Flexionando o torciendo el cuerpo Realizando movimientos repetitivos

En qu consiste la actividad fsica que realiza como parte de sus tareas?. ESFUERZO FSICO: Parado durante sus labores de instruccin, sentado durante la planeacin de sus actividades.