USM CONSULTOR PYME

Valparaso, diciembre 2011

Situacin actual

Intervencin

Situacin futura

Cmo conocer la situacin actual?

Diagnstico

El

Es un proceso de anlisis, medicin e interpretacin que ayuda a identificar situaciones problemas y los factores causales implicados, con el fin de obtener los antecedentes necesarios para planificar y orientar situaciones.

Un diagnstico debe cumplir con al menos tres funciones principales:

Funcin Descriptiva Permite conocer las caractersticas de la situacin que se quiere modificar. Deben sealarse las caractersticas ms significativas de la situacin problema.

Funcin Explicativa Nos hace ver las relaciones tipo causal existente entre los tipos de problemas que determinan la situacin negativa, es decir, explican cuales son los problemas.

Funcin Predictiva Permite extrapolar la situacin problema, con o sin la intervencin del proyecto.

Exposicin del problema

Redefinicin del problema

Visin clara y simple de lo que sucede

Como se maneja el problema

Problema tcnico/comercial

Consejo

El flujo de diagnstico y consultora es el siguiente:

Paso 1: Estudio preliminar Informacin general de la empresa. Nmero de empleados rea de negocios Tipos de productos Modo de pensar del empresario Paso 3: Anlisis de los Factores Internos (1) Diagnstico de los factores internos de la empresa (Gerencia, marketing, finanzas, operaciones, etc,) (2) Identificacin de las fortalezas y debilidades de la empresa

Paso 2: Anlisis de los Factores (1) Recopilacin de informacin sobre factores externos. a) Factores macroeconmicos b) Factores sociales c) Factores de mercado
(2) Identificacin de las oportunidades y amenazas para el negocio.

Paso 4: Anlisis FODA F (Fortalezas del negocio) D (Debilidades del negocio) O (Oportunidades para el negocio) A (Amenazas para el negocio)

Paso 5: Identificacin de los Factores Claves de xito Fin del diagnstico integral

Reunir informacin en tres niveles de observacin, para entender la exposicin del

problema y problemas subyacentes.

Evaluar el clima de la organizacin en el que se recibirn los consejos. Enfrentar la resistencia del cliente a compartir la informacin. Considerar la entrevista como una forma activa que comienza a solucionar el
problema.

Reducir los datos a una cantidad manejable de temas.

Recopilar y analizar los datos de manera exacta y objetiva.

La entrevista permite recopilar datos, pero muchas veces es compleja de manejar. Todo problema que enfrenta a personas u organizaciones tiene distintas capas.
La exposicin del problema surge en forma de una preocupacin expresada en trminos de organizacin.
Cul es el problema tcnico o comercial que experimentan?

Capa Superior

Segunda Capa

Percepciones de la persona acerca de cmo los dems contribuyen al problema. Qu otros individuos provocan el problema?

Cmo una persona considera su propia manera de contribuir al problema Tercera Capa Cul es su papel en este problema?

Concepto de Problema

Se refiere a un estado o situacin insatisfactoria, que no puede ser resuelta, en forma autnoma, por los afectados

En la especificacin del problema se le debe definir en cada una de sus dimensiones o caractersticas fundamentales. Todo problema se compone de las siguientes dimensiones:
Poseen identidad; poseen informacin que describe qu ocurre

Posee una ubicacin; poseen informacin que define dnde ocurre

Posee una temporalidad; poseen informacin que define cundo ocurre

Poseen una magnitud; poseen informacin que define su grado

El rbol de Problemas es un modelo explicativo, un esquema simplificado de la realidad que se elabora mediante aproximaciones sucesivas.

Es una tcnica que tiene por objeto identificar las causas sustanciales y directas del problema central, es decir, a la base del problema sealado como central, cules son las causas originarias directas.

El rbol de problemas muestra los efectos de un problema as como sus causas profundas. Posee la siguiente estructura:

Con esta herramienta, es posible identificar las verdaderas races de una situacin insatisfactoria existente. Sus principales etapas son:
Identificar los principales problemas en la situacin que se est analizando Formular en pocas palabras el problema central Anotar las causas y efectos del problema central Elaborar un esquema que muestre las relaciones de causa efecto en forma de un rbol de problemas Revisar el esquema completo y verificar su validez e integridad

En el 1er paso, se debe identificar el o los problemas en forma clara y precisa describindola como una situacin. El problema es una situacin insatisfactoria y abarca: Necesidades insatisfechas o que pueden llegar a serlo Situaciones directamente percibidas como negativas Causas de las insatisfacciones: despilfarros, conflictos, escasa inversin, etc.

Al definir el problema, se debe describir la situacin sin caer en ideas preconcebidas sobre el futuro proyecto Problema bien formulado
Es una sola idea (descomponer las ideas) Es expresado como una situacin negativa Combina una percepcin subjetiva (parcial) y una realidad objetiva

Problema mal formulado

Constata las limitaciones por causas naturales (lluvia insuficiente) No es una falta de soluciones particulares cuando existen otras (ejemplo: sealar la falta de agua es aceptable, pero no la falta de agua mineral) Son problemas menores o individuales

A partir de este ncleo inicial el problema se analiza en base a necesidades y no a

las posibilidades de intervencin.
En este segundo paso se busca

Identificar, de manera progresiva, las causas y consecuencias de estos problemas iniciales

Superar las capacidades de intervencin, incluir ms problemas de los que podemos resolver (al elaborar el proyecto se establece cuales son las causas con que se pretende trabajar y cuales no)

No hay pesticidas La cosecha es destruida por plagas

INCORRECTO

CORRECTO

En el 3er paso de esta herramienta, se identifican las relaciones de causa-efecto

Se establecen criterios para representar estas relaciones:

Consecuencias

Causa X

Causa Y

Las Consecuencias se colocan en la parte superior Las Causas van en la parte inferior Las flechas indican las relaciones directas Se debe comprobar la coherencia en las relaciones directas e indirectas Comprobar en cada nivel si la totalidad de los problemas causas provocan el problema consecuencia Preguntarse sobre la existencia de otros problemas no mencionados que provocan directamente el problema consecuencia

PASO 1: IDENTIFICAR EL O LOS PROBLEMAS DESCRIPCION DE LA SITUACION

PASO 2: IDENTIFICAR CAUSAS Y CONSECUENCIAS DE ESTOS PROBLEMAS PASO 3: IDENTIFICAR RELACIONES CAUSA - EFECTO

Siguiendo esta metodologa se obtiene el rbol de problemas con el que se entiende con mayor profundidad el problema. Problema Central

Causa Directa 1

Causa Directa 2

Causa Directa 3

Causa Indirecta 1

Causa Indirecta 2

Causa Indirecta 3

Causa Indirecta 6

Causa Indirecta 7

Causa Indirecta 5

Causa Indirecta 4

Luego se construyen los efectos del problema central, estableciendo las relaciones pertinentes.
Efecto Final Efecto Indirecto Efecto Indirecto Efecto Directo Efecto Directo Efecto Indirecto

Problema Central

De esta forma se obtiene el rbol de problemas

Ejemplo: Problemas en cosecha percibidos por una comunidad de agricultores:

1
Maquinas recolectoras deficientes 2 Obreros maltratan la fruta al recogerla

3
Contaminacin por frutas daadas

4 Proliferacin de plagas y malos olores 7 Mantenimiento deficiente de cosechadoras

5 Menores ingresos de los agricultores 8 Mquinas recolectoras obsoletas

6 La fruta se deteriora en la recoleccin 9 Prdidas en cosecha

10 Obreros mal capacitados para recoleccin

4 Proliferacin de plagas y malos olores 3 Contaminacin por frutas daadas 6 La fruta se deteriora en la recoleccin 1 Maquinas recolectoras deficientes

5 Menores ingresos de los agricultores 9 Prdidas en cosecha

2 Obreros maltratan la fruta al recogerla 8 Mquinas recolectoras obsoletas

7 Mantenimiento deficiente de cosechadoras

10 Obreros mal capacitados para recoleccin