Document Output Management pour SAP MM

Quel besoin nous est remonté ?

 Impression du formulaire de commande d’achat, puis recherche sur le réseau des documents relatifs à la commande d’achat :
 Conditions d’achat  Spécifications produits  Nomenclatures articles  Dessins contractuels pour la réalisation de la

commande  Constat : Impression un a un des documents, puis assemblage de ces documents avec la commande d’achat.
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Notre métier

La solution de Document Output Management de SEAL Systems permet d’optimiser les diffusions de documents liés aux processus métiers SAP.

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DIFFUSION AUTOMATIQUE DE DOSSIERS D’ACHAT

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Mécanismes de diffusion sans SEAL

SAP offre la possibilité de lier des documents à des processus métiers (module SAP DMS) mais il n’existe pas de solution standard de diffusion de ces documents dans SAP.

Sans la solution DOM de SEAL Systems, vos commandes d’achat SAP sont imprimées sans y associer les documents SAP DMS rattachés.

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Mécanismes de diffusion sans SEAL

Sans la solution SEAL Systems, le processus de diffusion est manuel :
 Recherche manuelle de documents  Ouverture et impression des documents un à un  Tri & assemblage manuel des documents

C’est une tâche non sécurisée & le risque d’erreur est élevé :
 Oubli de documents critiques  Impression de la mauvaise version d’un document  Assemblage des documents dans le mauvais ordre

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Pourquoi utiliser SEAL ?
Vos processus DOIVENT être conformes aux :

 Règles d’hygiène et de sécurité

 Respecter des normes ISO de distribution de documents

 Autres exigences
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Notre solution

Fonctions pour SAP MM
Source des documents :  Nomenclatures articles

Les documents peuvent être liés à :  Une commande d’achat  Une demande d’achat  Un contrat  Un appel d’offre  Etc.

Configuration  Définition des paramètres de recherche de documents et d’éclatement de nomenclature  Bordereau d’envoi / Tampons / Estampillages
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Certification SAP

 SEAL Systems est le seul partenaire certifié SAP proposant ce type de solutions  Nos développeurs travaillent en collaboration avec les développeurs SAP Intégration totale dans l’environnement SAP  les mises à jour des solutions SEAL Systems suivent celles de SAP

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SEAL Systems – La société

 Entreprise allemande  Expérience de plus de 20 ans  Leader dans le Document Output Management  Couverture mondiale - bureaux en Allemagne, aux Etats-Unis, en France et en Australie; agents dans les autres régions du monde  Expérience étendue avec 1,000 installations dans 35 pays

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Gamme de produits

SEAL Systems dispose de solutions pour

 L‘impression et la diffusion de documents d‘entreprise  La conversion  La publication  La gestion des entrées / sorties en environnement SAP
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Quelques références

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Irish Rail

Quelques références en France

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Gamme de produits

SEAL Systems dispose de solutions pour

 L‘impression et la diffusion de documents d‘entreprise  La conversion  La publication  La gestion des entrées / sorties en environnement SAP
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Solution DOM de SEAL Systems
Notre solution permet de créer des dossiers d’achats en récupérant les formulaires de commande d’achat et tous les documents liés…
 Dans la bonne séquence  Vers n’importe quelle imprimante  Assemblés dans une seule requête de sortie

Et ce, peu importe …
 Le format du document  Et où celui-ci est archivé
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Solution DOM de SEAL Systems

Modes de diffusion
 Impression / Diffusion par E-mail / par Fax / Publication web

Fonctions dans SAP
 Impression unitaire ou en masse de documents SAP DMS, via la fonction ‘Imprimer l’original’ ou ‘Processus’  Impression à partir de la structure produit  Impressions liées aux processus métiers : dossiers d’achats, dossiers de maintenance, dossiers clients, dossiers de fabrication, etc.  Impression dans l’ordre : Assemblage de formulaires SAPScript / Smartform / Adobe forms et documents gérés dans SAP DMS

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Solution DOM de SEAL Systems– Autres fonctions
Support des codes barres

Ajout d’estampillages

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Solution DOM de SEAL Systems– Autres fonctions

 Support de tout type d’imprimantes  Bordereau d’envoi pour délimiter les lots  Requête de sortie enregistrée dans SAP pour une manipulation ultérieure

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Solution DOM de SEAL Systems – Nomenclature article
Eclatement de nomenclature article Rechercher les documents liés aux articles de la nomenclature Créer une requête de sortie avec les documents liés à la commande d’achat

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Solution DOM de SEAL Systems – Commande d’achat
Ex : transaction me2xn Interface derrière le contrôle de messages Créer une requête de sortie avec les documents liés à la commande d’achat

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Solution DOM de SEAL Systems

Transactions SAP pour : Rechercher les documents Créer une requête de sortie Soumettre la requête Une requête de sortie SEAL Systems est composée de trois objets SAP : Liste de documents Paramètre de sortie Liste de destinataires Filtres sur les documents : Types Statut version Suppression des doublons Contrôles d’impression Sélection des paramètre d’impression Impression immédiate

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Solution DOM de SEAL Systems
Le module DMS Repro Server permet de soumettre les requêtes de sortie de SAP vers le serveur d’impression SEAL Systems (PLOSSYS)
PM / PP / PS / MM SAP DMS

SAP

DMS Repro GUI ® for SAP

Accès aux fichiers

ContentServer
Accès aux fichiers

Impression

DMS Repro Server® PLOSSYS®

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WEB

Impression sur n’importe quelle imprimante ou via un moyens de diffusion électronique

SAP Document Management System – SAP DMS
SAP Document Management System est un module interapplications SAP permettant de : Lier des documents à des objets techniques SAP
 Documents liés à une commande d’achat, un appel d’offres, une nomenclature article.

Une Fiche Info document (FID) est un objet SAP contenant
 Des métadonnées :
  

De base (nom du document, type, version, partition) Cycle de validation (réseau de statuts) Lien vers les fichiers originaux stockés dans le ContentServer SAP

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SAP Document Management System dispose de toutes les fonctions nécessaires à une gestion documentaire

Etapes d’implémentation
 Installer DVS Repro dans SAP (ordres de transport)  Installer le serveur d’impression PLOSSYS  Adapter les programmes d’impression SAP pour appeler les BAPIs SEAL  Configurer DVS Repro GUI

Estampillages, propriétés d’imprimantes Définir les filtres de recherche de documents SAP DMS liés aux commandes d’achat Définir les types de documents à récupérer

 Configurer l’interface avec SAP MM
 

Mise en production généralement réalisée en quelques jours !
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Solution DOM de SEAL Systems - Résultat

 Dossiers d’achats triés dans le bon ordre …

En UN seul clic!

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Autres applications de la solution DOM

La solution peut être étendue à d’autres processus métiers :  Ordres de fabrication  Projets (OTP)  Avis Qualité  Commandes clients  Ordres de maintenance  Ou plus généralement partout où vous pouvez lier des documents aux processus métiers SAP!
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Bénéfices

Réduction des risques et erreurs
 Processus sécurisés par filtrage automatique de documents (dernière version du document validé)  Diffusion de documents directement dans l’environnement du processus métier SAP  Ajout d’estampillages sur les sorties papier (statut du document, numéro de commande client, utilisateur, date et heure)  L’effort de collecte et d’impression de documents est considérablement réduit puisque automatique
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Bénéfices

Réduction de temps
 Impression automatique  Recherche automatique des documents  Tri et assemblage automatique  Impression en mode batch  Diffusion intégrée dans l’environnement SAP  Exploitation de l’information sécurisée
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Pour résumer

L’impression n’est plus une tâche “manuelle”

Diffusion de documents au bon moment, au bon endroit, sous le bon format !

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SEAL Systems

Pour toute information :
Info@sealsystems.fr – +33 (0)143976966

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