Gerenciamento Eletrnico de Documentos (GED)

Fabrcio Loureno e Felipe Andrade

Histrico
Segundo pesquisas realizadas pela Associao internacional para a Informao e Gesto de Imagem, 92% das informaes dos EUA estavam em papel (dcada de 90).

Histrico
COM (Computer Output to Microfilm) OCR (Optical Character Recognition) COLD (Computer Output to Laser Disk) ERM (Enterprise Report Management)

Conceito
O GED um sistema que converte informaes em voz, texto ou imagem para a forma digital, permitindo acesso rpido informaes.

Objetivos
Possibilitar a digitalizao e armazenamento seguro dos documentos, bem como a construo de uma base de informaes que permita o acesso centralizado e facilitado a todos os documentos.

Caractersticas
Escaneamento ou Digitalizao Indexao (tags) Armazenamento Consulta Acesso

Aplicabilidade
Abrangncia quase que ilimitada, devendo ser projetado para cada caso especfico.

Setor de Documentao

Setor de Financeiro

Setor de Compras Entre vrios outros...

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Aplicabilidade
Geram documentos ou pastas que devem tramitar entre diversos departamentos para processamento. Possuem arquivos de que contm vrios tipos de informaes que precisam ser examinadas. Necessitam recuperar informaes precisas, atualizadas e completas com muita rapidez.

Aplicabilidade
Mantem documentos em arquivo ativo em longo prazo, enquanto so constantemente consultados e atualizados. Necessitam de acesso simultneo a uma variedade de informaes para tomada de decises. Trabalham com documentos que precisam ser especialmente relacionados a locaes geogrficas especificas.
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Vantagens
Permite a recuperao da empresa aps desastres. Reduo de custos com cpias, j que h disponibilizao dos documentos em rede. Absoluto controle no processo de negcio. Alta velocidade e preciso na localizao de documentos. Aproveitamento de espao fsico. Evitar extravio ou falsificao de documentos.

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Vantagens
Disponibilizao instantnea de documentos sem limites fsicos. Ilimitadas possibilidades para indexao e localizao de documentos. Obteno de vantagem competitiva sustentvel.

Tecnologia viabilizadora de outras, como ERP e CRM.

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Desvantagens
Alm de problemas com a parte financeira pois implantar um sistema GED exige um alto investimento existem outros problemas como: Exige um determinado espao fsico. Falta de infraestrutura apropriada

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Desvantagens
Falta de padronizao no formato de armazenamento. Falta de aspectos legais para o formato digital. Resistncia a uso. Obsolescncia da tecnologia.

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Estudo de Caso
Empresa: A ZM S.A. uma empresa fundada em 25 de abril 1983, situada na cidade de Brusque, Santa Catarina, composta por capital totalmente nacional. Tem como objetivo a fabricao de Solenides para motores de partida de automveis

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Estudo de Caso
Fazer um diagnstico que visa definir critrios para a seleo da soluo mais adequada para instituio, para isso necessrio estudar os alguns pontos como:
Fluxo de gerao das informaes de cada unidade Elaborao, publicao, e disseminao das informaes. Forma de circulao nos setores. Tramitao dos documentos a serem armazenados.

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Estudo de Caso
Tipos de documentos gerados na empresa:
Administrativos; Tcnicos; Bibliogrficos; Documentos no convencionais ou especiais.

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Estudo de Caso
Dificuldades encontradas no projeto
Resistncia do usurio. Documentos Antigos.

Levantamento de alternativas do mercado.

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Estudo de Caso
Critrios de Escolha
Tecnologia; Confiabilidade; Aderncia as necessidades; Custos; Suporte Tcnico.

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Estudo de Caso
Processo Piloto; Anlise de resultados; Mensurao de custos. Deciso.

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Referencias
http://www.iterasolucoes.com.br/Site/images/stories/Itera/SalaLeitura/ge d_gerenciamento_eletronico_de_documentos.pdf http://www.idoc.inf.br/curiosidades.php http://www.techoje.com.br/site/techoje/categoria/detalhe_artigo/235 Sergio Rubens Fantini, Aplicao do Gerenciamento Eletrnico de Documentos: Estudo de Caso de Escolha de Solues. Florianpolis, Universidade Federal de Santa Catarina, 03/04/2001. Aparecida Puerta, Adriana; Morato do Amara, Ronilberto, Gerenciamento Eletrnico de Documentos (GED) justificativa para implementao do GED e tecnologias correlatadas ferramentas de hardware e software, XXIV Congresso Brasileiro de Biblioteconomia Documentao e Cincia da Informao, Sistema de Informao, Multiculturalidade, e Incluso Social, Macei, Alagoas, 10/08/2011.
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