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Procesos y seguimiento de la compra. Costos asociados a la gestión de las compras.

Ventas Compras Producción Presupuestación Cierre Contable …

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precio. tiempo y cantidad en el mismo Usar medios eficientes en la tramitación de Compras Conceptos Modernos de Administración de Compras Alberto Montoya Palacio 1a Edición. producto o servicio. Bogotá 2002 . material. tomando en cuenta la calidad.Es un conjunto de actividades que realiza el Comprador o Área de Compras para efectuar una adquisición de un insumo.

Ronald Ballou . dentro del Proceso de Adquisición cuyas decisiones afectan en forma directa al flujo de bienes o servicios dentro de un canal logístico.Es una Actividad dentro del Proceso de Programación y por consiguiente. la misma que requiere del desempeño integral de todas las áreas de la empresa Logística. Administración de la Cadena de Suministro.

seleccionar. negociar.Individuo cuyas funciones pueden incluir: Abastecer. dar órdenes. Diccionario de Logística y Negocios Internacionales Rubén Muñoz y Luis Mora 2a Edición. hacer un seguimiento al abastecedor. Bogotá 2006 . En algunas compañías las funciones de colocación de órdenes y seguimiento a proveedor son manejadas por el Analista o Programador de Abastecimiento. analizar y evaluar el valor de nuevos materiales y procesos. medir y controlar el trabajo realizado por el abastecedor.

Trato con diferentes personas y dependencias Recepción de Pedidos de materiales o artículos Búsqueda y selección de Proveedores Contacto con organizaciones con sistemas propios .

Objetivos Espacio Físico “Conocer la Empresa para la cual está trabajando” Administración de Compras. Norma. Alberto Montoya. Misión. Bogotá 2002 . Ed.Pedidos por Recibir Actividades Funciones / Organización Capacidad de Pago Productos o Servicios Visión.

sin ser comido vivo” Harvey Mackay .Necesidades de Compra Características Políticas “Saber algo del Cliente es tan importante como saberlo todo acerca del Producto” “Nade con los tiburones.

Simplificación Administrativa = Compras efectivas . sin que por ello se deje de controlar.El Comprador y la empresa deben usar todos los Métodos eficientes que aceleren los aspectos rutinarios de la función. El Proceso de Compras debe servir con efectividad a la dirección de compras y dar al comprador el tiempo suficiente para dedicarlo a la parte técnica de su tarea.

Estudiante que compra cuadernos en una librería Identificación del Cliente? Identificación de las entradas del Proceso? Identificación de las actividades principales del proceso? Identificación de las salidas/resultados del proceso? .

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pedido de cuaderno ACTIVIDADES SALIDAS o RESULTADOS Hacer nota de pedido. cobrar. entregar al estudiante. boleta. cuadernos .CLIENTE ENTRADAS Estudiante Consulta de precios. contabilizar Información de precios.

Requerimiento de compra de papel para fabricar cuadernos…. (trabajo individual 5 minutos) .

papel para hacer cuadernos Compras pide cotizaciones y resuelve a quién comprar Días después el proveedor entrega el papel y la Factura Tesorería emite el cheque correspondien te Contaduría le ordena a Tesorería que pague la factura Fábrica recibe el papel y Contaduría la factura . Almacén solicita a Compras Un operario solicita a Almacén.Si no hay en Stock.

cheque. decidir adjudicación. Pedido de cotización. presupuesto del proveedor. factura Solicitar a Almacenes. realizar compra.CLIENTE Fábrica. proveedor ENTRADAS Pedido de papel. recibir presupuestos. papel. ACTIVIDADES SALIDAS o RESULTADOS .

. Los procesos son anónimos.Los procesos atraviesan áreas o unidades (departamentos) dentro de una empresa. Varias áreas o unidades de una empresa pueden realizar actividades de un mismo proceso.

inspección y entrega • Visación de Facturas • Informar sobre su funcionamiento 9 10 .1 2 3 4 5 6 7 8 • Requisición • ¿Qué? y ¿Cuánto? comprar • Condiciones del Mercado en Funcion a la Compra • Escoger Fuentes de Aprovisionamiento • Obtener Cotizaciones y seleccionar al proveedor • Elaborar y Enviar la Orden de Compra • Coordinaciones operativas con Proveedor • Recepción.

cumpliendo además con las especificaciones de calidad. fecha y lugar de entrega . precios.Gestionar las compras de insumos y materiales necesarios para realizar las actividades de la empresa. en tiempo y forma.

Tiene 2 orígenes: Almacén Cualquier otra dependencia .

compromiso del proveedor .Descripción de los Artículos con su simbología Cantidad nesaria y unidad Fecha de disponibilidad en Almacén Cuenta a cargar Utilización del artículo Existencia disponible y consumo pasado y presente Punto de entrega en la entidad Datos del Proveedor : Fecha de expedición y firmas Nombre y Dirección Precio y Condiciones de Pago Forma de Embarque y embalaje Peso aproximado Número y fecha de pedido Fecha de entrega aproximada.

Originada en Cualquier Dependencia Originadas en Almacén .

etc. Cotización Selección del Proveedor Distribución de Requisición y Solicit Cotización . formas de entrega. tiempo. proveedor más Solicitud de conveniente.Se usa para determinar los mejores precios.

Inspección de Artículos solicitados . Descripción del artículo con especifs. Cantidad que se solicita 3. Plazo de Entrega de la Mercadería 7. Punto de Entrega 6. Unidad de despacho 4. Fecha de Expedición 2. 5. 8.Contactos entre Comprador y Proveedor Se determinan: Mejores precios Mejor Tiempo Forma de entrega Proveedor más conveniente Datos: 1. Fecha de Vencimiento Cotizacs.

PRECIO CANTIDAD CALIDAD TIEMPO PROVEEDOR IDEAL RELACIONES COMERCIALES EFECTIVAS .

.Cotización A Cotización B Cotización C COMPRAS Cotización B ORDEN DE COMPRA Tener presente lo siguiente: Cuando menos se deben solicitar 3 cotizaciones Se deberá elaborar el Cuadro Comparativo de ser el caso.

PROVEEDOR COMPRADOR Documento formal de la compra de un producto o servicio que origina un Compromiso. . Obligación o Beneficio. Su finalidad es autorizar al Proveedor para que envíe y cargue al comprador las mercaderías o materiales específicados en ella.

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email. ZONA 4 INSTRUCCIONES REFERENTES AL ENVIL ZONA 4 CONDICIONES GENERALES DE LA COMPRA ZONA 6 PARA SOLICITAR LOS MATERIALES ZONA 7 FIRMAS . pag. pag. teléfono. email. ZONA 1 dirección. Web.Formato Standard de una Orden de Compra ZONA 2 DATOS SOBRE EL COMPRADOR Razón Social. Web. teléfono. etc. dirección. etc. DATOS DE INTERES PARA EL ZONA 3 COMPRADOR Y EL PROVEEDOR DATOS DEL PROVEEDOR Nº de la Orden /Fecha Razón Social.

Proceso de Control de la Compra hasta la entrega de los Productos o Servicios Lograr la promesa de entrega compatible con necesidades Obtener Acuse de Recibo de Proveedor Comprobar con Proveedor los Progresos del Cumplimiento de pedido Procurar que la Promesa obtenida se cumpla .

Orden de compra Segui miento de orden Recepci ón de los materiales . envi an requi si ci ones Almacen Exi stenci a Si No Se surten las requisi ciones a los deptos Cotización a proveedores Comparación de coti zac.Necesidad de materi ales Deptos.

Se puede rentabilizar mucho más cualquier negocio o empresa si el ejecutivo de Compras llega a identificar eficientemente cada costo. etc. Conocer los COSTOS DE COMPRAS permite identificar los elementos que los componen y relacionarlos con las utilidades que pueden generar a través de Adquisiciones oportunas y a precios adecuados o mediante la disponiblidad de inventarios. materiales a tiempo. .

López de Sá…” Está compuesto por divesos elementos que se agrupan en: MATERIAS PRIMAS MANO DE OBRA DIRECTA GASTOS INDIRECTOS DE FABRICACION . como lo establece el Profesor Brasileño A.“… Es el Conjunto de gastos realizados para obtener un producto. una mercadería o un servicio.

1. Costo Unitario Representado por el Precio de compra más los gastos relacionados con los fletes. etc. aduana. transporte a destino. (En materiales importados) Es el Precio de los artículos puestos en los almacenes de la empresa (En materiales nacionales) .

Suma de gastos propios del abastecimiento de materiales en el tiempo (1 año) dividido entre el Nº de Ordenes de Compra Gasto de Ordenar Gasto de Seguimiento Gastos Diversos .

Son expresados en Porcentaje ya que cuesta a la empresa una fuerte cantidad en diversas actividades relacionadas con el mantenimiento y control de los materiales Cantidad Almacenada > Costo Annual de posesión de materiales > .

Se mantiene dinero ocioso Gastos de Riesgo Tener materiales implica el riesgo de perderlos por robo. deterior. mientras no tiene movimiento. Los inventarios forman gran parte del capital invertido en la empresa. no produce intereses. incendio. etc. Las empresas aseguran sus existencias % sobre valor promedio de inventario .Gastos de Inversión Intereses sobre el capital invertido en existencias. al transformarse en materiales.

cuidado o protección de materiales en almacén. Gestionar la obsolescencia y acumulación de materiales sin movimiento.Gastos de Cuidado Gestión de seguridad. . Esto origina horas hombre El Valor del espacio es medido Impuestos La influencia que tiene sobre los resultados hay que valorizarlos para establecer que porcentaje del impuesto que se paque se debe al monto convertido en materiales. economizar espacios.

.La falta de un artículo o materia prima cuando la empresa lo requiere tiene un costo que podría llegar a ser considerable. la falta de este material puede interrumpir la producción. elevando el Costo de Fabricación o a veces realizando compras de “Ultimo momento” a un mayor precio que el que pudo obtenerse de tener existencias en almacén. generando Maquinaria. Mano de Obra y Equipo ociosos.

Transporte a Empresa. etc) Mas alto mientras Menor sea la cantidad pedida POSESION . Seguro.Costos Unitarios Mas alto mientras Menor sea la cantidad pedida $ RENOVACION GASTOS DE ORDENAR + GASTOS DE SEGUIMIENTO + GASTOS DIVERSOS GASTOS DE INVERSION + GASTOS DE RIESGO + GASTOS DE CUIDADO + GASTOS DE IMPUESTOS COSTO ROTURA DE STOCK VALORIZACION DEL EFECTO QUE TIENE LA FALTA DE STOCK SOBRE LAS OPERACIONES % 1000 – 900 – 800 – 700 – 600 – 500 – 400 – 300 – 200 – 100 – Precio de Compra + Gastos para que artículos lleguen a la empresa (Flete.

SIMULANDO LA EJECUCION DEL MISMO EN CUALQUIER TIPO DE EMPRESA Y USANDO LAS HERRAMIENTAS BRINDADAS EN EL MODULO HASTA HOY IDENTIFIQUE DOS COSTOS LIGADOS A LA LOGISTICA EN SU EMPRESA Y DE QUE FORMA PODEMOS REDUCIRLOS DE ACUERDO A LO ESTUDIADO .ELABORE UD. UN PROCESO DE COMPRAS COMPLETO INDICANDO TODOS SUS PASOS.