Procesos y seguimiento de la compra. Costos asociados a la gestin de las compras.

Ventas Compras Produccin Presupuestacin Cierre Contable

Es un conjunto de actividades que realiza el Comprador o rea de Compras para efectuar una adquisicin de un insumo, material, producto o servicio, tomando en cuenta la calidad, precio, tiempo y cantidad en el mismo

Usar medios eficientes en la tramitacin de Compras

Conceptos Modernos de Administracin de Compras Alberto Montoya Palacio
1a Edicin. Bogot 2002

Es una Actividad dentro del Proceso de Programacin y por consiguiente, dentro del Proceso de Adquisicin cuyas decisiones afectan en forma directa al flujo de bienes o servicios dentro de un canal logstico, la misma que requiere del desempeo integral de todas las reas de la empresa
Logstica, Administracin de la Cadena de Suministro. Ronald Ballou

Individuo cuyas funciones pueden incluir: Abastecer, seleccionar, negociar, dar rdenes, hacer un seguimiento al abastecedor, medir y controlar el trabajo realizado por el abastecedor, analizar y evaluar el valor de nuevos materiales y procesos. En algunas compaas las funciones de colocacin de rdenes y seguimiento a proveedor son manejadas por el Analista o Programador de Abastecimiento.
Diccionario de Logstica y Negocios Internacionales Rubn Muoz y Luis Mora
2a Edicin. Bogot 2006

Trato con diferentes personas y dependencias

Recepcin de Pedidos de materiales o artculos

Bsqueda y seleccin de Proveedores

Contacto con organizaciones con sistemas propios

Pedidos por Recibir Actividades

Funciones / Organizacin

Capacidad de Pago

Productos o Servicios

Visin, Misin, Objetivos

Espacio Fsico

Conocer la Empresa para la cual est trabajando

Administracin de Compras, Alberto Montoya,
Ed. Norma. Bogot 2002

Necesidades de Compra

Caractersticas

Polticas

Saber algo del Cliente es tan importante como saberlo todo acerca del Producto
Nade con los tiburones, sin ser comido vivo Harvey Mackay

El Comprador y la empresa deben usar todos los Mtodos eficientes que aceleren los aspectos rutinarios de la funcin, sin que por ello se deje de controlar. El Proceso de Compras debe servir con efectividad a la direccin de compras y dar al comprador el tiempo suficiente para dedicarlo a la parte tcnica de su tarea.
Simplificacin Administrativa

=
Compras efectivas

Estudiante que compra cuadernos en una librera

Identificacin del Cliente? Identificacin de las entradas del Proceso? Identificacin de las actividades principales del proceso? Identificacin de las salidas/resultados del proceso?

CLIENTE ENTRADAS

Estudiante Consulta de precios, pedido de cuaderno

ACTIVIDADES SALIDAS o RESULTADOS

Hacer nota de pedido, entregar al estudiante, cobrar, contabilizar Informacin de precios, boleta, cuadernos

Requerimiento de compra de papel para fabricar cuadernos. (trabajo individual 5 minutos)

Si no hay en Stock, Almacn solicita a Compras Un operario solicita a Almacn, papel para hacer cuadernos

Compras pide cotizaciones y resuelve a quin comprar

Das despus el proveedor entrega el papel y la Factura

Tesorera emite el cheque correspondien te

Contadura le ordena a Tesorera que pague la factura

Fbrica recibe el papel y Contadura la factura

CLIENTE

Fbrica, proveedor

ENTRADAS

Pedido de papel, presupuesto del proveedor, factura

Solicitar a Almacenes, recibir presupuestos, decidir adjudicacin, realizar compra. Pedido de cotizacin, papel, cheque.

ACTIVIDADES

SALIDAS o RESULTADOS

Los procesos atraviesan reas o unidades (departamentos) dentro de una empresa. Varias reas o unidades de una empresa pueden realizar actividades de un mismo proceso. Los procesos son annimos.

1 2 3 4 5 6 7 8

Requisicin Qu? y Cunto? comprar Condiciones del Mercado en Funcion a la Compra

Escoger Fuentes de Aprovisionamiento

Obtener Cotizaciones y seleccionar al proveedor Elaborar y Enviar la Orden de Compra Coordinaciones operativas con Proveedor

Recepcin, inspeccin y entrega

Visacin de Facturas Informar sobre su funcionamiento

9 10

Gestionar las compras de insumos y materiales necesarios para realizar las actividades de la empresa, en tiempo y forma, cumpliendo adems con las especificaciones de calidad, precios, fecha y lugar de entrega

Tiene 2 orgenes:

Almacn Cualquier otra dependencia

Descripcin de los Artculos con su simbologa Cantidad nesaria y unidad Fecha de disponibilidad en Almacn Cuenta a cargar Utilizacin del artculo Existencia disponible y consumo pasado y presente Punto de entrega en la entidad Datos del Proveedor : Fecha de expedicin y firmas Nombre y Direccin Precio y Condiciones de Pago Forma de Embarque y embalaje Peso aproximado Nmero y fecha de pedido Fecha de entrega aproximada, compromiso del proveedor

Originada en Cualquier Dependencia

Originadas en Almacn

Se usa para determinar los mejores precios, tiempo, formas de entrega, proveedor ms Solicitud de conveniente, etc. Cotizacin

Seleccin del Proveedor

Distribucin de Requisicin y Solicit Cotizacin

Contactos entre Comprador y Proveedor Se determinan: Mejores precios Mejor Tiempo Forma de entrega Proveedor ms conveniente Datos: 1. Fecha de Expedicin 2. Cantidad que se solicita 3. Unidad de despacho 4. Descripcin del artculo con especifs. 5. Punto de Entrega 6. Plazo de Entrega de la Mercadera 7. Fecha de Vencimiento Cotizacs. 8. Inspeccin de Artculos solicitados

PRECIO

CANTIDAD

CALIDAD

TIEMPO

PROVEEDOR IDEAL

RELACIONES COMERCIALES EFECTIVAS

Cotizacin A
Cotizacin B Cotizacin C COMPRAS

Cotizacin B ORDEN DE COMPRA

Tener presente lo siguiente: Cuando menos se deben solicitar 3 cotizaciones Se deber elaborar el Cuadro Comparativo de ser el caso.

PROVEEDOR

COMPRADOR

Documento formal de la compra de un producto o servicio que origina un Compromiso, Obligacin o Beneficio. Su finalidad es autorizar al Proveedor para que enve y cargue al comprador las mercaderas o materiales especficados en ella.

Formato Standard de una Orden de Compra

ZONA 2 DATOS SOBRE EL COMPRADOR Razn Social, ZONA 1 direccin, telfono, pag. Web, email, etc. DATOS DE INTERES PARA EL ZONA 3 COMPRADOR Y EL PROVEEDOR DATOS DEL PROVEEDOR N de la Orden /Fecha Razn Social, direccin, telfono, pag. Web, email, etc. ZONA 4 INSTRUCCIONES REFERENTES AL ENVIL ZONA 4 CONDICIONES GENERALES DE LA COMPRA ZONA 6 PARA SOLICITAR LOS MATERIALES

ZONA 7 FIRMAS

Proceso de Control de la Compra hasta la entrega de los Productos o Servicios

Lograr la promesa de entrega compatible con necesidades

Obtener Acuse de Recibo de Proveedor

Comprobar con Proveedor los Progresos del Cumplimiento de pedido

Procurar que la Promesa obtenida se cumpla

Necesidad de materi ales

Deptos. envi an requi si ci ones

Almacen

Exi stenci a Si No

Se surten las requisi ciones a los deptos

Cotizacin a proveedores

Comparacin de coti zac.

Orden de compra Segui miento de orden

Recepci n de los materiales

Se puede rentabilizar mucho ms cualquier negocio o empresa si el ejecutivo de Compras llega a identificar eficientemente cada costo. Conocer los COSTOS DE COMPRAS permite identificar los elementos que los componen y relacionarlos con las utilidades que pueden generar a travs de Adquisiciones oportunas y a precios adecuados o mediante la disponiblidad de inventarios, materiales a tiempo, etc.

 Es el Conjunto de gastos realizados para obtener un producto, una mercadera o un servicio, como lo establece el Profesor Brasileo A. Lpez de S Est compuesto por divesos elementos que se agrupan en: MATERIAS PRIMAS MANO DE OBRA DIRECTA GASTOS INDIRECTOS DE FABRICACION

1. Costo Unitario
Representado por el Precio de compra ms los gastos relacionados con los fletes, aduana, transporte a destino, etc. (En materiales importados) Es el Precio de los artculos puestos en los almacenes de la empresa (En materiales nacionales)

Suma de gastos propios del abastecimiento de materiales en el tiempo (1 ao) dividido entre el N de Ordenes de Compra

Gasto de Ordenar

Gasto de
Seguimiento

Gastos Diversos

Son expresados en Porcentaje ya que cuesta a la empresa una fuerte cantidad en diversas actividades relacionadas con el mantenimiento y control de los materiales

Cantidad Almacenada

>

Costo Annual de posesin de materiales

>

Gastos de Inversin

Intereses sobre el capital invertido en existencias. Los inventarios forman gran parte del capital invertido en la empresa, al transformarse en materiales, no produce intereses, mientras no tiene movimiento. Se mantiene dinero ocioso

Gastos de Riesgo

Tener materiales implica el riesgo de perderlos por robo, incendio, deterior, etc. Las empresas aseguran sus existencias % sobre valor promedio de inventario

Gastos de Cuidado

Gestin de seguridad, cuidado o proteccin de materiales en almacn, economizar espacios. Gestionar la obsolescencia y acumulacin de materiales sin movimiento. Esto origina horas hombre El Valor del espacio es medido

Impuestos

La influencia que tiene sobre los resultados hay que valorizarlos para establecer que porcentaje del impuesto que se paque se debe al monto convertido en materiales.

La falta de un artculo o materia prima cuando la empresa lo requiere tiene un costo que podra llegar a ser considerable, la falta de este material puede interrumpir la produccin, generando Maquinaria, Mano de Obra y Equipo ociosos, elevando el Costo de Fabricacin o a veces realizando compras de Ultimo momento a un mayor precio que el que pudo obtenerse de tener existencias en almacn.

Costos Unitarios

Mas alto mientras Menor sea la cantidad pedida

RENOVACION GASTOS DE ORDENAR + GASTOS DE SEGUIMIENTO + GASTOS DIVERSOS

GASTOS DE INVERSION + GASTOS DE RIESGO + GASTOS DE CUIDADO + GASTOS DE IMPUESTOS

COSTO ROTURA DE STOCK VALORIZACION DEL EFECTO QUE TIENE LA FALTA DE STOCK SOBRE LAS OPERACIONES

1000 900 800 700 600 500 400 300 200 100

Precio de Compra + Gastos para que artculos lleguen a la empresa (Flete, Seguro, Transporte a Empresa, etc)
Mas alto mientras Menor sea la cantidad pedida

POSESION

ELABORE UD. UN PROCESO DE COMPRAS COMPLETO INDICANDO TODOS SUS PASOS, SIMULANDO LA EJECUCION DEL MISMO EN CUALQUIER TIPO DE EMPRESA Y USANDO LAS HERRAMIENTAS BRINDADAS EN EL MODULO HASTA HOY IDENTIFIQUE DOS COSTOS LIGADOS A LA LOGISTICA EN SU EMPRESA Y DE QUE FORMA PODEMOS REDUCIRLOS DE ACUERDO A LO ESTUDIADO