Kancelarijsko Poslovanje

ADMINISTRATIVNO I KANCELARIJSKO POSLOVANJE
Docent dr Slavica Luki
Literatura
Slavica Luki: Administrativno i kancelarijsko poslovanje udbenik Zakonski i podzakonski propisi iz oblasti administrativnog i kancelarijskog poslovanja
Sadraj predmeta
Prvo poglavlje - Kancelarijsko poslovanje Drugo poglavlje Organizacija prijema stranaka Tree poglavlje Upravni postupak i upravni spor etvrto poglavlje Peati Peto poglavlje Arhivska djelatnost esto poglavlje - Kulturna dobra Sedmo poglavlje Ovjeravanje potpisa, rukopisa i prepisa Osmo poglavlje Elektronsko poslovanje Deveto poglavlje Takseno poslovanje Deseto poglavlje Povremeni poslovi Jedanaesto poglavlje Odgovornosti u kancelarijskom poslovanju
Istorijat kancelarijskog poslovanja

Razvoj kancelarijskog poslovanja tekao sa razvojem drutva Postojalo je i prije donoenja propisa Prvi propis 1931.g. Poslovnik za opte upravne vlasti regulisan je cjelokupan postupak sa aktima Drugi svjetski rat je prekinuo kontinuitet razvoja

Uputstvo o uvoenju jednoobraznog djelovodnika za poslove opte administracije 1950.g. regulisao samo nain voenja djelovodnog protokola Elaborat Organizacija kancelarijskog poslovanja u dravnoj administraciji 1955.g. regulisao obavezu voenja pored djelovodnika i predmetnog registra, interne dostavne knjige, kurirske knjige i ekspedicione knjige

Prva Uredba o kancelarijskom poslovanju i uputstva za njeno izvrenje 1957.g. koje se usavrava razvojem drutva
Kancelarijsko poslovanje danas

Najvanija pomona djelatnost organa i organizacija Kancelarijsko poslovanje obuhvata: - evidentiranje - uvanje - klasifikovanje i arhiviranje materijala primljenog i nastalog u radu organa ili organizacija - kao i druge radnje, vezane za njihovo poslovanje

Za rad u dravnim organima Vlada je donijela: - Uredbu o kancelarijskom poslovanju republikih organa uprave - Uputstvo o sprovoenju kancelarijskog poslovanja republikih organa uprave

Kancelarijsko poslovanje je ureeno i drugim: Nearhivskim Arhivskim i Meunarodnim propisima

Nearhivski propisi u Republici Srpskoj su: Uredba o kancelarijskom poslovanju republikih organa uprave Uputstvo o sprovoenju kancelarijskog poslovanja republikih organa uprave Zakon o administrativnoj slubi u upravi RS Zakon o optem upravnom postupku

Zakon o republikoj upravi Zakon o peatima Zakon o ovjeravanju potpisa, rukopisa i prepisa Zakon o administrativnim taksama Zakon o posebnim republikim taksama Zakon o sudskim taksama

Nearhivski propisi na nivou BiH: Zakon o upravi Odluka o kancelarijskom poslovanju Zakon o upravnim sporovima BiH Uputstvo o nainu vrenja kancelarijskih poslova ministarstava, slubi, institucija i tijela Vijea ministara BiH Zakon o peatu institucija BiH

Arhivski propisi na nivou RS: Zakon o arhivskoj djelatnosti Zakon o kulturnim dobrima Pravilnik o optim uslovima uvanja dokumentarne grae u digitalnom obliku i posebnim uslovima uvanja specifine dokumentarne grae Pravilnik o uslovima i nainu primopredaje javne arhivske grae izmeu imaoca i Arhiva RS

Pravilnik o uslovima uvanja dokumentarne grae Pravilnik o prostornim, kadrovskim i finansijskim uslovima za osnivanje i poetak rada arhiva Pravilnik o optim i posebnim uslovima uvanja javne arhivske grae

Arhivski propisi na nivou BiH: Pravilnik o zatiti i uvanju arhivske grae u Arhivu BiH i registraturske grae u institucijama BiH

Meunarodni propisi o zatiti kulturnih dobara: UNIDROIT-ova konvencija o ukradenim ili nezakonito izvezenim kulturnim dobrima Konvencija za zatitu kulturnih dobara u sluaju oruanog sukoba
Organizacija kancelarijskog poslovanja

Kancelarijsko poslovanje vodi se po naelima: Obaveznosti Sveobuhvatnosti Urednosti Ekonominosti Jednostavnosti Tanosti Ekspeditivnosti Racionalnosti uvanja vitalne dokumentacije

U uem smislu kancelarijsko poslovanje obuhvata: Primanje akata - pote Otvaranje akata pote Pregledanje i rasporeivanje akata pote Zavoenje akata pote Zdruivanje akata i dostavljanje u rad Administrativno-tehniko obraivanje akata Otpremanje pote Razvoenje akata Arhiviranje i uvanje akata

Primanje akata Na jednom mjestu pisarnica U toku cijelog radnog vremena Putem knjige primljene i dostavljene pote

Knjiga primljene pote
r/br Datum upisa Akta Broj Preporu ke Poiljalac primalac Prezime i ime naziv Mjesto Potvrda prijema Datum Potpis

Pota moe da se prima: Neposredno od stranke Putem potanske slube Putem dostavljaa

Slubeniku je najjednostavnije primiti potu neposredno od stranke, jer moe odmah uvidjeti eventualne nedostatke, upoznati stranku s njima i uputiti stranku kako da otkloni nedostake.
Ako organ ili organizacija prima potu putem dostavljaa, slubenik je duan potvrditi prijem na dostavnici ili povratnici, dostavnoj knjizi, ili kopiji podneska iji se original prima upisivanjem datuma i tanog vremena prijema podneska. Ukoliko slubenik za prijem pote nije ovlaten za otvaranje pote prijem de potvrditi na koverti takve pote. Prijem pote putem potanske slube vri se po propisima za rad potansko-telegrafskog saobradaja. Prilikom primanja odnosno podizanja pote iz potanskog pregratka, ovladeni slubenik pisarnice ne smije podidi vrijednosnu ili preporuenu poiljku ako utvrdi da je ona otedena. U tom sluaju on de od odgovornih potanskih slubenika zahtijevati da se obim i vrsta otedenja komisijski utvrde i tek poslije toga de preuzeti poiljku.

Primjer obavjetenja ______________________________ (Naziv organizacije) _____________________________ (Broj i datum) OBAVJETENJE O POMJERANJU ROKA ZA RJEEVANJE ZAHTJEVA Va zahtjev broj: __________________________ od _________________g. radi ____________________________________________________________________ (Sadraj zahtjeva) Nee biti rijeen u roku oznaenom na potvrdi koju ste dobili prilikom predaje zahtjeva, ve najdue do ______________ iz slijedeih razloga _________________________ _______________________________________________________________________
Ako rjeenje ne dobijete do ovog roka, imate pravo podnijeti albu drugostepenom organu _____________________________ putem ovog organa organizacije.
Ovlateni slubenik: _________________________

Otvaranje pote Paziti da se ne oteti sadraj, ne pomijeaju prilozi i slino Provjeriti da li se oznake i brojevi napisani na koverti slau sa oznakama i brojevima primljenog akta Da li su priloeni prilozi naznaeni na aktu Da li se moe utvrditi poiljalac Za sve nedostatke sainiti slubenu zabiljeku

ZABILJEKA Prilikom otvaranja koverte upuene od _________________ utvreno je da se u koverti sa oznakom broj ______________ nalaze samo akti broj __________, a da nema akta broj _____. Koverta se prilae ovoj zabiljeci. _____________ (mjesto), datum ___________g. Ovlateni slubenik pisarnice: _______________________

Otvaranje pote Potu otvara slubenik nadlean za otvaranje pote Povjerljivu i strogo povjerljivu potu otvara starjeina organa ili organizacije ili slubenik koji je za to ovlaen Vrijednosne poiljke otvara slubenik odgovoran za materijalno-finansijsko poslovanje ili posebno ovlaen slubenik Pota u vezi sa licitacijama, konkursima i sl. otvara se na mjestu, u vremenu i na nain utvren posebnim propisom ili odlukom Pota naslovljena na linost neotvorena se upuuje licu kojem je upuena (ako se radi o slubenom aktu vraa se u pisarnicu radi evidentiranja) Elektronsku potu otvara slubenik ovlaen za pristup elektronske adrese organa ili organizacije

Pregled i rasporeivanje pote Akti se razvrstavaju na: Akte upravnog postupka Ostale akte akte neupravnog postupka

Pota se razvrstava na: Linu potu Neslubenu i slubenu potu Redovnu i hitnu potu Obinu i povjerljivu potu Predmete upravnog i predmete neupravnog postupka

Nakon razvrstavanje vri se signiranje Signiranje vri rukovodilac organa ili organizacije Na svaki akt u gornjeg desnom uglu prve stranice akta upisuje se oznaka organizacione jedinice ili radnog mjesta kojem e se akt dostaviti Organizaciona jedinica ili radno mjesto oznaavaju se arapskim brojevima od 01 na dalje koji su posebnim rjeenjem oznaeni

Zavoenje akata Akti se zavode istog dana kada su primljeni Ako nisu zavedeni istog dana onda najkasnije prvog narednog radnog dana, prije zavoenja nove pote Na akt se stavlja otisak prijemnog tambilja u gornjem desnom uglu prve stranice akta, ako nema mjesta na drugo slobodno mjesto da ne prekrije tekst Ako nigdje na prvoj stranici nema mjesta stavlja se na poleini akta u lijevom gornjem uglu Ako ni na poleini nema mjesta na posebnom komadu papira format A5 i privruje za akt Prijemni tambilj se ne stavlja na priloge Prijemni tambilj se stavlja i na primljene raune

Formati
Formati A0 Dimenzije u mm 841 x 1188
A1
A2 A3 A4 A5 A6 A7 A8 A9 A10
594 x 841
420 x 594 297 x 420 210 x 297 148 x 210 105 x 148 74 x 105 52 x 74 37 x 52 26 x 37

Raspored zavoenja Prvi se zavode hitni akti i akti sa rokovima rjeavanja Odmah po zavoenju dostavljaju se u rad Ostali akti se upisuju po redosledu primljenih akata

Knjige evidencije Djelovodnik predmeta i akata Djelovodnik za povjerljivu i strogo povjerljivu potu Upisnik prvostepenih predmeta upravnog postupka Upisnik drugostepenih predmeta upravnog postupka Arhivska knjiga Sve knjige se zakljuuju na kraju kalendarske godine

Pomone knjige evidencije Baza podataka Knjiga primljene i dostavljene pote Knjiga rauna Karton za dostavu slubenih listova i asopisa Imeniki registar Rokovnik Interna dostavna knjiga Knjiga otpreme pote Knjiga reversa

Djelovodnik
Broj Prenos Predmet Podbroj Datum Poiljalac Broj i Organiprijema datum zaciona jedinica Prezime i ime naziv i mjesto 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Razvod Datum Oznaka
Prenos

Ukoliko ima manje od 2000 predmeta godinje vodi se skraeni djelovodnik
Broj Organ. jedinica i datum upisa Poiljalac Kratka sadrina predmeta Kretanje predmeta Primjedba

Kartoteka Kartice su poprenog formata A6 u pet boja Bijela za akte koji nemaju svojstvo upravnog akta Zelena za prvostepene upravne predmete po zahtjevu stranke uta za prvostepene upravne predmete po slubenoj dunosti Crvena za drugostepene upravne predmete Plava za prvostepene i drugostepene upravne predmete u kojima su uloena vanredna pravna sredstva

Karton predmeta
Klasifikaciona ozaka ________________ Broj i godina __________ Ime i prezime (naziva) ____________________ Veza brojeva __________ Mjesto ______
Kratka sadrina predmeta ____________________________________ Podaci o kretanju predmeta

Klasifikaciona oznaka oznaava: Sadraj Mjesto Oblik i Vrijeme nastanka akta Klasifikaciona oznaka moe biti izraena: Numerikim Alfabetskim i Kombinovanim numeriko-alfabetskim znakom

Kao numeriki sistem koristi se: Niz prirodnih arapskih brojeva od 0 do 9 u raunovodstvu, matinim knjigama i sl. Sistem univerzalne decimalne klasifikacije u bibliotekarstvu Sistem obavezne decimalne klasifikacije propisan Uredbom o kancelarijskom poslovanju republikih organa uprave Proizvoljni numeriki sistem klasifikacije u preduzeima i ustanovama

Alfabetski sistem je zasnovan na azbunom ili abecednom redosledu kod imenika, pregleda, registara i sl. Kombinovani numeriko-alfabetski sistem kod telefonskih imenika i u pravosuu

Pregradni karton slui za razdvajanje kartica razliitih klasifikacionih onaka Za svaku klasifikacionu oznaku upotrebljava se poseban pregradni karton Pregradni karton je formata A6

Pregradni karton

Brojani karton slui za oznaavanje rednih brojeva pod kojima su na kartici evidentirani predmeti u okviru kalendarske godine format A6

Brojani karton
1 2 3 11 12 13 21 22 23 31 32 33 41 42 43 51 52 53 61 62 63 71 72 73 81 82 83 91 92 93
4
5 6 7 8 9 10
14
15 16 17 18 19 20
24
25 26 27 28 29 30
34
35 36 37 38 39 40
44
45 46 47 48 49 50
54
55 56 57 58 59 60
64
65 66 67 68 69 70
74
75 76 77 78 79 80
84
85 86 87 88 89 90
94
95 96 97 98 99 100

Zdruivanje i spajanje akata Poslije prijema akata u pisarnici i zavoenja u osnovne evidencije, slubenik pisarnice zdruuje akte sa predmetom u vezi sa kojim je i zaprimljen Na osnovu podataka iz kartoteke utvruje se gdje se predmet nalazi Dostavljanje novog akta OJ gdje se predmet nalazi vri se putem interne dostavne knjige Ako je u pitanju arhivirani predmet, prvo se izuzima arhivirani predmet iz arhive, njemu se prilae akt kojim se ponovo pokree postupak, a kartica se vraa u aktivnu kartoteku

Dostavljanje predmeta i akata u rad vri se istog, a najkasnije narednog radnog dana po njihovom zavoenju i zdruivanju Dostavljanje se vri putem interne dostavne knjige

Interna dostavna knjiga
Redni broj Datum upisa Broj akta Referent Datum Potpis Vradeno pisarnici Datum Potpis Primjedba

Administrativno-tehnika obrada akata Rjeava se hronolokim redom Upoznavanje sa predmetom Prikupljanje podataka i dokaza Sainiti zabiljeku o prikupljenim podacima ime i prezime osobe od koje su podaci dobijeni, opis podataka, datum kada je sainjena zabiljeka, potpis slubenika koji je sainio zabiljeku Pismeno obavijestiti stranku o nepotpunim podacima rok dostavljanja potrebnih podataka Donoenje odgovarajueg rjeenja

Razvoenje predmeta i akata Nakon donoenja rjeenja akt se vraa pisarnici Oznaiti akt ili predmet sa:
a/a i datum kada su akti zavreni i odlau se u arhivu
R i datum kada se akti upisuju u rokovnik i nastupom roka dostavljaju u rad Brojana oznaka OJ i datum ako se akt ustupa drugoj OJ I i datum kada je rije o izvornom rjeenju
Vraaju se takoe putem interne dostavne knjige Ispod sadraja teksta sa lijeve strane slubenik koji je akt obraivao unosi nain otpreme preporueno, hitno, avionom i td.

Rokovnik predmeta U rokovniku se vode nezakljueni predmeti prema datumu isteka roka u kojem bi trebalo da se rijei Na dan roka predmeti se dostavljaju u rad Ako je dan roka neradni dan dostavlja se jedan dan ranije Ako se akt koji pripada predmetu u rokovniku primi prije isteka roka, zdruuje se sa predmetom i odmah dostavlja u rad Rokovnik moe da bude fascikla ili orman sa oznaenim brojevima od 1 do 31 i ostali rokovi

Vraanje predmeta pisarnici i otpremanje Vraanje predmeta pisarnici se vri: - Putem knjige za otpremu pote putem dostavljaa - Putem knjige za otpremu pote putem potanske slube Otprema povjerljive i strogo povjerljive pote vri se zapeaena sa rastopljenim peatnim voskom i suvim igom Ukoliko se trai potvrda o prijemu pote dostavlja se dostavnica zajedno sa potom Predmeti ili akti koji se istog dana otpremaju na istu adresu stavljaju se u istu kovertu

Knjiga otpremljene pote
Redni broj Broj i datum otpreme 2 PRIMALAC Ime i prezime naziv 3 Mjesto Iznos potarine Potvrda prijema

Arhiviranje i uvanje akata Akti i predmeti uvaju se u OJ ili kod referenta Zatita akata od oteenja, nestanka ili neovlatenog uvida Organ je obavezan obezbijediti odgovarajuu prostoriju i opremu za smjetaj i uvanje dokumentacije Zavreni predmeti odlau se u prirunu arhivu, a pripadajua kartica u pasivnu kartoteku Arhivirani predmeti sreuju se hronolokim redom njihovog nastanka Povjerljivi i strogo povjerljivi predmeti uvaju se odvojeno od obine dokumentacije
Naela kancelarijskog poslovanja

Naelo tanosti Naelo ekspeditivnosti Naelo jednostavnosti Naelo preglednosti i urednosti Naelo ekonominosti Naelo budnosti
Osnovni pojmovi u kancelarijskom poslovanju

Akt Podnesak Predmet Prilog Dosije Fascikl Omot Pota Arhivska graa Registraturski materijal Arhiv Arhiva Arhivski depo Pisarnica Rokovnik predmeta Rjeenje Djelovodni broj Klasifikacioni znak

Akt Akt je svaki pisani sastav kojim se pokree, dopunjava, mijenja, prekida ili zavrava neka radnja Razlikujemo: primljene i vlastite akte, itne i redovne akte Prema vrsti tajnosti podataka akti mogu biti oznaeni kao povjerljivi i strogo povjerljivi akti

Akt mora da sadri: Zaglavlje naziv organa ili organizacije, broj akta, mjesto i datum Naziv i adresu primaoca Kratak sadraj predmeta Sadraj akta Otisak slubenog peata Potpis ovlatenog lica Pored obaveznih dijelova akt moe da sadri: Vezu na broj ranijeg akta Broj ili naziv priloga Nain otpreme akta Kome se dostavlja akt

Forme slubenog akta Francuska ili evropska forma koristi se pri pisanju rjeenja i zakljuaka Amerika blok forma koristi se pri slubenoj prepici

Francuska forma slubenog akta
_________________ _________________ zaglavlje Razmak 1 1,5 cm Broj: _____________ Datum: ___________ Razmak 6 8 cm ______________ adresa primaoca ______________ mjesto Razmak od 2,5 3 cm PREDMET: ________________ VEZA: ____________________ _________________________________________________________________________________ _______________________ sadraj teksta slubenog akta PRILOGA: _______ navesti broj _______________ navesti nain otpreme (preporueno)
(M.P.)
Dostavljeno: 1.________ 2.________ 3.________
Funkcija i potpis: ______________

Amerika blok forma
_________________ _________________ Razmak 1 1,5 cm Broj: _____________ Datum: ___________ ______________ ______________ zaglavlje
adresa primaoca mjesto
PREDMET: ________________ VEZA: ____________________ Rastojanje 3 4 cm _______________________________________________________________________________________________ sadraj teksta slubenog akta PRILOGA: _______ navesti broj _______________ navesti nain otpreme (preporueno) (M.P.) Dostavljeno: 1.________ 2.________ 3.________ Funkcija i potpis: ______________

Pod podnescima se podrazumijevaju: Zahtjevi Obrasci za automatsku obradu podataka Prijedlozi Prijave Molbe albe Prigovori

Podnesak mora da sadri: Organ kome se upuuje Predmet na koji se odnosi Zahtjev odnosno prijedlog Ko je zastupnik ili punomonik Ime, prezime i adresu podnosioca podneska, zastupnika ili punomonika

Potvrda o prijemu podneska na zahtjev stranke NAZIV ORGANA ILI ORGANIZACIJE POTVRDA Potvruje se da je ____________________________ (ime i prezime naziv) dana __________g. podnio ovom organu organizaciji ponesak ________________ (naziv i sadraj podneska). Datum, _____________g. Izdao: __________________ (potpis slubenog lica)

Predmet je skup akata i priloga koji se odnose na pitanje ili zadatak i ine jednu cjelinu Prvostepeni predmeti upravnog postupka po slubenoj dunosti omot oznaen plavom bojom Prvostepeni predmeti upravnog postupka na zahtjev stranke omot oznaen zelenom bojom Drugostepeni upravni predmeti omot oznaen crvenom bojom Neupravni predmeti omot oznaen bijelom bojom

Prilog je dokument, tabela grafikon, crte, fiziki predmet i slino koji se prilae uz akt radi dopunjavanja, objanjenja ili dokazivanja sadrine akta

Dosije je skup vie predmeta koji se odnose na istu materiju ili isto pravno ili fiziko lice i koji se uvaju na istom mjestu Fascikl je omot, kutija, sanduk, korice i slino u koje je sloeno vie predmeta ili vie dosijea koji se uvaju u tim fasciklima Omot slui da se predmeti i akti sauvaju od oteenja i uvaju na jednom mjestu kouljica ili papirni omot sa ivicom u boji kartice

Arhivska graa je sav izvorni i reproducirani, pisani, crtani, tampani, fotografisani, filmovani, fonografisani ili na drugi nain zabiljeen materijal od znaaja za istoriju, kulturu i ostale drutvene potrebe Registraturski materijali su spisi, stenografski i fonografski snimci, knjige i kartoteke o evidentiranju tih spisa, zapisa i dokumenata, primljeni ili nastali u organu ili organizaciji, dok su od znaaja za njihov tekui rad ili dok se iz njega ne odabere arhivska graa

Pisarnica je OJ ili radno mjesto gdje se vri djelatnost: Prijema, otvaranja, pregledanja i rasporeivanja pote Evidentiranja i zdruivanja akata Dostavljanja akata u rad Otpremanja pote Razvoenja akata Arhiviranja i uvanja akata Pisarnica treba da bude u blizini ulaznih vrata Stranke u pisarnici se primaju svakodnevno u toku cijelog radnog vremena

Pod potom se podrazumijeva sve to je predmet prijema i otpreme u organu i organizaciji Pota se moe zaprimiti: lino od stranke, putem dostavljaa i putem potanske slube Pod potom se podrazumijevaju i slubeni glasnici ili asopisi, koji se zavode u karton sl.glasnika ili asopisa

Karton za dostavu sl.glasnika i asopisa
____________ (naziv organa) ___________________ (organizaciona jedinica) ____________ (glasnik asopis)
Broj primjeraka _______________ _______________ (godina)

Broj glasnika asopisa Potvrda prijema Datum Potpis Broj glasnika asopisa Potvrda prijema Datum Potpis

Arhiva je dio pisarnice gdje se uvaju arhivirani predmeti i akti do njihove predaje nadlenom arhivu na uvanje ili do unitenja Arhiv je ustanova u kojoj se prikuplja, uva, titi, obrauje, evidentira i izdaje na koritenje arhivska graa Arhivski depo je prostorija u kojoj se uvaju zavreni predmeti i akti poslije isteka roka Arhivski depo ne smije biti u blizini kotlovnice, trafostanice, pumpne stanice, velikih mokrih vorova Uslovi za uvanje arhivske grae u depoima i arhivama ropisani su propisima o arhivskoj djelatnosti

Forma rjeenja
____________________ ____________________ zaglavlje Broj: ________/____ Datum: __________g. ____________________________________________________________uvod
RJEENJE ________________________________________________________ dispozitiv

OBRAZLOENJE ___________________________________________________________________________ ______________________________________tekst obrazloenja ___________________________________________ uputstvo o pravnom lijeku MP (funkcija i potpis) ______________________
Djelovodni broj
Djelovodni broj je numerika oznaka koja oznaava broj i godinu nastanka predmeta Sastoji se iz: Klasifikacione oznake Rednog broja Dvije poslednje cifre godine nastanka predmete
Organizacija prostora i radnog vremena

Jasno definisati radno vrijeme Prijem stranaka svakodnevno u toku cijelog radnog dan Stranke treba da budu obavjetene o radnom vremenu i prijemu stranaka Rijeen pristup invalidnim licima Prostorije gdje stranke najee dolaze blie ulaznim vratima Slube iste OJ treba da su povezane radi lake komunikacije Spratovi se obiljeavaju rimskim brojevima Radne prostorije se obiljeavaju rednim brojevima Na vratima se itko istie: naziv organa ili organizacije, oznaka radnog mjesta, ime, prezime i funkcija radnika, radno vrijeme i vrijeme prijema stranke, vrijeme pauze Na oglasnoj ploi istaknuti osnovna obavjetenja
Sekretarski poslovi
Sekretar po funkciji Sekretar radno mjesto, najblii saradnik rukovodioca koji obavlja administrativne poslove Posao sekretara/sekretarice je raznovrstan
Sekretarski poslovi
Line osobine sekretarice: Sposobnost za saradnju Sposobnost brzog i lakog prilagoavanja novonastalim situacijama Sposobnost lakog navikavanja na promjene Sposobnost da prihvati dobronamjerne kritike Smisao za organizaciju Sposobnost da istovremeno izvrava vie poslova Zainteresovanost za rad organa ili organizacije Sposobnost za razlikovanje bitnog od nebitnog Sposobnost da pravilno i na vrijeme reaguje Urednost Efikasnost i ekspeditivnost Sposobnost uvanja slubene i poslovne tajne
Sekretarski poslovi
Sekretarica: Obavjetava rukovodioca o svim primljenim porukama Upoznaje rukovodioca o zakazanim sastancima Predoava rukovodiocu novine, asopise, primljenu potu Izvjetava rukovodioca o svim obavljenim poslovima koje je prethodnog dana uradila Prima od rukovodioca radne zadatke Vodi zabiljeke sa sastanaka Povezuje telefonske razgovore Prima telefonske pozive u odsustvu rukovodioca Predoava rukovodiocu na potpis uraene akte
Sekretarski poslovi
Obrazac o primljenim pozivima
Datum: ____________________ g. TELEFONSKA PORUKA ZA ________________________ Poruka primljena u _____________ asova Od _____________________ (ime, prezime i funkcija lica koje ostavlja poruku) ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ____________________ (tekst poruke)
Poruku primio: ___________________
Upravni postupak
Upravni postupak je regulisan Zakonom o optem upravnom postupku iz 2002., 2007. i 2010.g. Razlikujemo: Opti upravni postupak to su jedinstvena opta pravila ili skup pravila postupanja koja se tiu rjeavanja upravnih stvari, koja se mogu primjeniti za rad organa uprave i drugih republikih organa Posebni upravni postupak obuhvata posebna procesnopravna pravila kojima se regulie rad nekog organa ili materija u odreenoj upravnoj oblasti
Upravni postupak
Upravni postupak moe se pokrenuti pismenim putem po zahtjevu stranke ili se pokree po slubenoj dunosti Ako organ po zahtjevu strnke utvrdi da nema uslova za pokretanje upravnog postupka donijee zakljuak o odbacivanju zahtjeva Protiv rjeenja donesenog u prvom stepenu stranka ima pravo albe Prvostepeno rjeenje u upravnom postupku postaje pravosnano istekom roka za albu, ako alba nije izjavljena Ako se na rjeenje ne moe izjaviti alba niti pokrenuti upravni spor, ono postaje pravosnano izdavanjem rjeenja Stranka u postupku ima pravo da se slui svojim jezikom/putem prevodioca Protiv rjeenja domova Parlamentarne skuptine BiH, Vijea ministara BiH, Vlade, Narodne skuptine, Skuptine grada ili optina u prvom stepenu alba se ne moe izjaviti
Upravni postupak
U albi se mora navesti rjeenje na koje se ali, oznaavajui naziv organa koji ga je donio, broj i datum. alba se ne mora obrazlagati, ve samo izjaviti na koji dio rjeenja se ali iznosei injenice i dokaze i obrazloenje zato ih nije u prvom stepenu iznio alba se prilae u onoliko primjeraka koliko je stranaka u postupku Svakoj stranci u postupku se dostavlja primjerak albe uz rok u kojem se trebaju izjasniti ne krai od 8 i dui od 15 dana alba se predaje organu koji ga je donio
Rjeenje drugostepenog organa po albi

Drugostepeni organ e albu: Odbiti Ponititi prvostepeno rjeenje u cjelosti ili djelimino Izmjeniti rjeenje alba e se odbiti ako drugostepeni organ utvrdi da je prvostepeno rjeenje zasnovano na zakonu, a alba neosnovana Ako drugostepeni organ utvrdi da je prvostepeno rjeenje nepotpuno, da je dispozitiv nejasan ili u proturjenosti sa obrazloenjem, on e upotuniti postupak i otkloniti nedostatke ili vratiti prvostepenom organu na ponovni postupak Drugostepeni organ koji je rijeio upravnu stvar, svoje rjeenje sa spisima predmeta vraa prvostepenom organu radi dostave stranci
alba kad prvostepeno rjeenje nije doneseno

Drugostepeni organ e traiti obrazloenje zato rjeenje nije doneseno Ako rjeenje nije doneseno iz opravdanih razloga odredie rok prvostepenom organu, ne dui od 30 dana Ako prvostepeni organ nije donio rjeenje iz neopravdanih razloga moe se naloiti prvostepenom organu da donese rjeenje ili traiti spis predmeta i sam donijeti rjeenje
Upravni spor
Pokretanje spora pred nadlenim sudom stranka i organ koji je donio rjeenje Spor se pokree protiv konanog rjeenja u upravnom postupku Sud rjeava upravni spor rjeenjem ili presudom Presudom tuba se uvaava ili odbija kao neosnovana (presuda je obavezujua i konana) Rjeenjem tuba se odbacuje kao neblagovremena Ako tuilac odustane od spora u toku postupka sud e rjeenjem obustaviti postupak
Peati, tambilji, faksimili

Peatom se potvruje autentinost javne isprave i slui za ovjeru vjerodostojnosti slubenog akta Peati, igovi i tambilji su pomona sredstva u kancelarijskom poslovanju Peat se stavlja s lijeve strane pored potpisa ovlatenog lica Ako organ ili organizacija imaju vie peata, oni moraju biti istovjetni a svaki primjerak oznaen arapskim brojem uvanje peata onemoguiti nezakonitu upotrebu O peatu se stara rukovodilac organa ili organizacije ili ovlateno lice (zapisnik) Nestanak se prijavljuje nadlenom organu unutranjih poslova i oglasiti u Slubenom glasniku U sluaju kasnijeg pronalaska unitava se Novi peat mora biti posebno oznaen Izrada peata ovlatena peatoreznica na osnovu potrebne dokumentacije Oblik i tekst peata definisan osnivakim aktom (statut)

tambilji se koriste za otiskivanje teksta, potvrde, kratke zabiljeke i sl. Najee je u upotrebi prijemni tambilj dimenzija 60x20 mm
Naziv organa ili organizacije Primljeno: Organizaciona jedinica Broj Prilog Vrijednost

Daktilografi koriste daktilografski tambilj
Primljeno Prepisano Sravnjeno Otpremljeno Datum Potpis

Otisak tambilja kod ovjere potpisa ili rukopisa ___________________________ (Organ nadlean za ovjeravanje) Ov. broj ____________ datum _________ __________________________________ (prezime i ime) __________________________________ (adresa) Svojeruno je potpisao-la ovu ispravu priznao-la je za svoj potpis rukopis na ovoj ispravi. Identitet je utvren na osnovu _________________________________________________________. Napomena: _______________________________ Taksa: ___________________________________ (M.P.) Ovjeravanje izvrio: _________________________

Otisak tambilja kod ovjere prepisa
___________________________ (Organ nadlean za ovjeravanje)
Ov. broj ____________ datum _________ Ovaj prepis istovjetan je sa njegovim ______________ napisanim ___________ koji se sastoji od _______ stranica, a nalazi se kod _______________________. Napomena: _______________________________ Taksa: ___________________________________ (M.P.) Ovjeravanje izvrio: _________________________

Faksimil je poseban peat sa potpisom i koristi se potpisivanje akata u veem broju Faksimil ne moe zamijeniti svojruan potpis lica
Peati sa grbom ili amblemom Republike Srpske

Republika Srpska Predsjednitvo, Narodna skuptina, Vlada RS Republiki organi, izvrni organi, optinski organi i upravne organizacije Sudovi, javna tuilatva, javna pravobranilatva i sudovi za prekraje Drugi organi i organizacije kada vre poslove dravne uprave koje im povjerava RS

Tekst peata sa grbom ili amblemom RS ispisuje se irilicom i latinicom, srpskim jezikom ijekavskog ili ekavskog izgovora Tekst se ispisuje u koncentrinim krugovima oko grba RS spoljni krug RS, sledei unutranji krug naziv organa, sjedite se ispisuje u dnu peata Peat RS se utiskuje na zakone i druge akte koje odredi zakon Oblik kruga prenika 50 mm, u sredini grb RS Peat RS uva se u Narodnoj skuptini RS odgovoran sekretar Narodne skuptine

Peat predsjednika, narodne skuptine i Vlade RS oblik kruga prenika 50 mm Peat ostalih organa i organizacija prenika 35 mm MUP vodi evidenciju o izradi peata sa grbom ili amblemom RS
Peati institucija BiH

Regulisan Zakonom o peatu institucija BiH Oblik kruga sa tekstom: BiH, naziv institucije napisan latininim pismom ijekavskog izgovora i irilinim pismom ekavskog izgovora u koncentrinim krugovima oko grba BiH, prenika 50 i 30 mm Moe biti i prenika 20 mm
Peati institucija BiH

Odgovorno je Ministarstvo civilnih poslova i komunikacija BiH Peat institucija BiH koristi se u slubenoj prepisci lanova: Predsjednitva Vijea ministara i ministarstava Parlamentarne skuptine BiH Ustavnog suda BiH Stalnog komiteta za vojna pitanja Komisije za ljudska prava Centralne banke Stalne izborne komisije Ministara pojedinano i zamjenika ministara Ostalih slubenih lica koji su pod upravom institucija BiH
Istorijat arhivske djelatnosti u BiH

Arhivska djelatnost u BiH ustrojena je nakon Drugog svjetskog rata Dravni arhiv BiH osnovan je 1947.g. Gradski arhivi Sarajevo - 1948., Banja Luka - 1953., Mostar, Tuzla, Doboj i Travnik 1954., Biha 1982. Foa 1983.g.
Istorijat arhivske djelatnosti u BiH

Arhiv grada Banja Luka prerasta u Sreski arhiv BL, nadlean za BL i Prijedor 1963.g. prerasta u Arhiv Bosanske Krajine nadlean za srezove BL i Biha U zgradu u kojoj se danas nalazi smjeten je 1973.g. 1992. prerasta u Arhiv Srpske Republike BiH Danas nosi naziv Arhiv Republike Srpske i u nadlenosti je Ministarstva prosvete i kulture
Osnovni pojmovi arhivske djelatnosti

Arhivske prostorije: pisarnica i arhivski depo Arhivska oprema: fascikle, registratori, registraturske jedinice uvanja, metalne police, ormari, kase, vodootporni sanduci, termometri, protivpoarni aparati
uvanje dokumentarne i arhivske grae

uva se u prostorijama sa klimatskim, hemijskobiolokim i fiziko-tehnikim uslovima uvanja Uslovi uvanja propisani su Pravilnikom o uslovima uvanja dokumentarne grae Arhivski depoi u kojima se uva graa moraju biti: suvi i zrani, zatieni od sunane svjetlosti, odvojeni od ostalih prostorija, udaljeni od izvora otvorenog plamena i lako zapaljivih materija, opremljeni sistemom za automatsku dojavu poara, obezbjeeni opremom za gaenje poara, zatieni od neovlatenog pristupa, vlage, zraenja, praine, mikroorganizama, glodara, insekata itd.
uvanje dokumentarne i arhivske grae

Osvjetljene obinom sijalicom snage 60W ili neonskom rasvjetom (obina sijalica manje UV zraenje) Temperatura vazduha od 13 do 18 stepeni C (u Arhivu BiH od 10 do 15 stepeni C) Vlanost od 55 do 65% (u Arhivu BiH od 50 do 60%) U elektronskom obliku graa se uva u najmanje dva primjerka, a presnimavanje se vri najmanje svake pete godine
Rukovanje arhiviranim predmetima

Ovlateni slubenik arhivar Predmeti iz arhiva se izdaju na revers, osim ako im se treba pridruiti akt primljen poslije njihovog arhiviranja Arhivirani predmeti mogu da se iudaju na koritenje drugim organima
Javna arhivska graa

To je graa koja je nastala radom republikih, zakonodavnih, izvrnih i sudskih organa, organa jedinica lokalne samouprave, privrednih drutava i drugih pravnih i fizikih lica koja vre javna ovlatenja JAG je vlasnitvo Republike JAG koja je u nadlenosti arhiva jedinica lokalne samouprave je vlasnitvo jedinica lokalne samouprave JAG predaje se nadlenom arhivu u roku ne duem od 30 godina od njihovog nastanka JAG predaje se u originalu, sreena, popisana, tehniki obraena JAG ne moe se otuiti, ali se moe privremeno iznijeti u inostranstvo po odobrenju Arhiva Republike JAG od izuzetnog znaaja moe se privremeno iznijeti u inostranstvo uz saglasnost ministra, na prijedlog Arhiva Republike
Privatna arhivska graa

Privatna dokumentarna i arhivska graa nastala djelovanjem pravnih i fizikih lica, ali nije nastala obavljanjem javne slube i nije u dravnom vlasnitvuvlasnik PAG duan je da obavijesti nadleni arhiv o posjedovanju grae, preduzme mjere zatite, uvanja, sreivanja, evidentiranja, konzervacije i restauracije i o svim promjenama u vezi sa tom graom Vlasnik PAG moe da pohrani, pokloni, zavjeta ili proda grau nadlenom arhivu Vlasnik PAG moe da je privremeno ili trajno izveze, ali na osnovu odobrenja Arhiva Republike U sluaju trajnog izvoza duan je nadlenom arhivu omoguiti njihovo kopiranje Arhiv Republike ima pravo pree kupovine PAG U sluaju prodaje PAG nadlenom arhivu vlasnici su osloboeni plaanja poreza
Nain odabiranja arhivske grae i izluivanja bezvrijedne registraturske grae

Iz registraturskog materijala vri se odabir arhivske grae na osnovu liste kategorija registraturske grae sa rokovima uvanja Listakategoriia dijeli se na opte, resorske i pojedinane Razlikujemo: Pozitivnu listu arhivska graa koja podlijee trajnom uvanju Optu listu utvruju se rokovi uvanja Jedinstvenu listu cjelokupan registraturski materijal koji se trajno uva ili je ogranien rok uvanja Godinu dana nakon isteka roka uvanja izluuje se bezrijedna registraturska graa Komisija sastavlja popis bezvrijedne grae i predaje je nadlenom arhivu Graa koja podlijee arhiviranju predaje se najkasnije 50 godina od njenog natanka
Voenje evidencija i knjiga

Evidencije o arhivskoj grai uvaju se trajno Knjiga ulaznog inventara
Zapisnik o prijemu Red.broj 1 Broj 2 Datum 3 4 5 6 7 Naziv fonda Raspon godina Od koga je Smjetaj do primljen preuzimanja
Koliina 8i9
Stepen sreenosti 10
Otkup poklon 11
Smjetaj 12
Kategorija 13
Primjedba 14

Karton fonda
Broj i Od koga datum je fond zapisnika preuzet o prijemu Sadraj i koliina Granine Sreenost godine od -do Oznaka kategorije Smjetaj Primjedba

Azbuni indeks
Redni broj 1 Naziv fonda / zbirke 2 Raspon godina (od-do) 3

Knjiga depozita
Red. broj Broj zapisnika o deponovanju Prezime, ime naziv deponenta Zanimanje djelatnost adresa deponenta Naziv i sjedite stvaraoca Sadraj depozita granine godine koliina Smjetaj Datum deponovanja Vrijeme uvanja Biljeke
10

Knjiga otkupljene i poklonjene grae
Redni broj Broj 1 2 Zapisnik Datum 3 Naziv fonda Primljeno ili zbirke otkupljeno od 4 5 Raniji smjetaj 6
Koliina
Vrsta
Stepen
Otkupna vrijednost
Smjetaj
Primjedbe
10
11
12

Arhivska knjiga
Redni broj Datum upisa Godina nastanka (od-do)
Registraturski materijal
Klasifikacioni znak Sadraj Koliina Smjetaj
Primjedba

Knjiga evidencije arhivske i registraturske grae
Naziv i sjedite imaoca Naziv fonda Granine godine fonda Ime, prezime i zvanje zaduenog lica Osnovne serije grae Stanje sreenosti Izluivanje BRG Kontrolni pregledi Primjedbe

Knjiga registra arhiva
Redni broj upisa 1 Naziv i sjedite arhiva 2 Naziv i sjedite osnivaa 3 Prijava upisa Broj 4 Datum 5 Rjeenje upisa Broj 6 Datum 7 Osnivaki akt Broj 8 Datum 9
Podruje
Registarski organ
Broj i datum akta o registraciji
Zadaci i namjena arhiva
Broj fondova
lanovi organa upravljanja
Zaposleni radnici Broj Klasifikaciona struktura
Pravni status
Primjedbe
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
Rokovi uvanja dokumentacije

Organ ili organizacija utvruje rok uvanja za svaku jedinicu dokumentacije Ako se uva vie primjeraka, za pojedine primjerke moe da se utvrdi krai rok uvanja Izluivanje dokumentacije iji je rok istekao vri se jednom godinje Izluivanje se vri komisijski O izluivanju se sainjava zapisnik Unitavanje izluenog materijala vri se na nain kojim se obezbjeuje zatita tajnih podataka
Primopredaja arhivske grae nadlenom arhivu Obavlja se komisijski 3 predstavnika imaoca grae i 2 predstavnika Arhiva Graa se predaje sreena, popisana, kompletna i tehniki opremljena Popis grae vri se po godinama, vrsti i koliini O primopredaji sainjava se zapisnik
Koritenje arhivske grae

Pristup javnoj arhivskoj grai je slobodan i besplatan Daje se na koritenje u slubene, naune, kulturne, obrazovne i druge svrhe Odobrenje o koritenju izdaje se na osnovu pisanog zahtjeva Ako bi moglo doi do oteenja grae na koritenje e se izdati kopija Arhiv vodi evidenciju o korisnicima grae

Knjiga evidencije o korisnicima i koritenoj arhivskoj grai
Redni broj Datum podnoenja zahtjeva
Odobrenje
Broj Datum
Ime i prezime korisnika
Broj identifik. dokumenta
Adresa
Dravljanstvo
Profesija i zanimanje
Svrha istraivanja
Naziv teme
Signatura
Broj arhivske jedinice
Datum koritenja
Datum vradanja
Naruene usluge
Prijem tampanog teksta
10
11
12
13
14
15
16
17

JAG koja od svog nastanka nije bila namjenjena javnosti postaje dostupna po isteku roka od 30 g. po nastanku JAG koja sadri podatke koja se odnose na odbrambena i meunarodna pitanja, dravne i javne bezbjednosti, ije je javno objavljivanje protivno interesima Republike, postaje dostupna po isteku roka od 50 godina od njenog nastanka JAG koja sadri osjetljive line podatke pojednica postaje dostupna nakon 70 godina ili 10 godina po smrti lica na koje se ti podaci odnose

Graa se izdaje na revers
REVERS Potvrujem da sam iz arhive _________________________________ (naziv organa) Preuzeo akt predmet dosije, evidencioni broj ___________ /______ Preuzeti akt predmet dosije vratiu do _______________________
___________________ (datum izdavanja)
Izdao: _____________
Primio: _____________
Kulturna dobra
Regulisano zakonom o kulturnim dobrima RS Kulturna dobra su stvari i tvorvine materijalne i duhovne kulture od interesa za dravu i uivaju posebnu zatitu Kulturnim dobrima se smatraju pokretna i nepokretna dobra spomenici kulture, umjetnosti ili istorije, arheoloka mjesta, graevine od istorijskog ili umjetnikog znaaja, rukopisi, knjige, objekti u kojima se uvaju pokretna kulturna dobra muzeji, biblioteke, arheoloka skladita
Kulturna dobra
Nepokretna kulturna dobra spomenici kulture, objekti, freske i ikone, vajarska djela, prostor gdje se nalazi vie nepokretnih dobara, arheoloka nalazita Pokretna kulturna dobra umjetnika djela i istorijski predmeti, arhivska graa, filmska graa, stare i rijetke knjige
Kulturna dobra
Ralikujemo: Kulturna dobra od izuzetnog znaaja koja imaju poseban znaaj za istoriju i kulturni razvoj naroda i manjina Kulturna dobra od velikog znaaja koja su znaajna za jedno podruje ili jedan period Ostala kulturna dobra
Institucije zatite kulturnih dobara

Zavod i Arhiv Republike Srpske Muzej RS Muzej savremene umjetnosti RS JU Kinoteka RS Narodna i univerzitetska biblioteka RS
Meunarodni dokumenti koji se odnose na zatitu kulturnih dobara UNIDROIT-konvencija o ukradenim i nezakonito izvezenim kulturnim dobrima Konvencija za zatitu kulturnih dobara u sluaju oruanog sukoba
Ovjeravanje potpisa, rukopisa i prepisa

Regulisano Zakonom o ovjeravanju potpisa, rukopisa i prepisa Vri se u prostorijama jedinice lokalne samouprave Ovjeravanje potpisa i rukopisa podrazumijeva potvrivanje autentinosti potpisa i rukopisa Ovjeravanje prepisa podrazumijeva potvrivanje istovjetnosti prepisa sa originalom ili ovjerenom kopijom, ali se ne potvruje istinitost sadraja Autentinost potpisa i rukopisa vri se potvrivanjem pred slubenim licem da je potpis ili rukopis autentian

Ovjera isprave na stranom jeziku vri se uz prevod ovjeren od strane sudskog tumaa Ovlateno lice vri identitet osobe, osim ako ga lino poznaje, uvidom u neki identifikacioni dokument ili svjedoenjem dva punoljetna svjedoka U potvrdi o ovjeri unosi se nain identifikacije Ovjera prepisa vri se uporeivanjem dokumenta sa izvornim dokumentom Ako prepis ima vie listova oni moraju biti povezani Ovjeravanje isprava koje su namijenjene za upotrebu u inostranstvu vre osnovni sudovi

Upisnik za ovjeravanje
Broj Predmet ovjeravanja Naziv isprave na kojoj se vri ovjeravanje, imalac isprave, broj i datum 3 Ime, prezime i adresa lica iji se potpis ili rukopis ovjerava, svojeruni potpis tog lica 4 Nain na koji je utvren identitet lica, iji se potpis ili rukopis ovjerava 5 Napomena Iznos takse ili razlog oslobaanja takse Potpis ovlatenog radnika
Takseno poslovanje
Regulisano Zakonom o administrativnim taksama, Zakonom o posebnim republikim taksama i Zakonom o sudskim taksama Za spise i radnje u postupku pred organima uprave plaaju se takse po tarifi republikih administrativnih taksi prihod budeta RS Za spise i radnje u postupku kod jedinica lokalne samouprave taksa se plaa po tarifi administrativne takse skuptine jedinice lokalne samouprave prihod budeta jedinice lokalne samouprave Slubeno lice koje prima taksiran podnesak duno je ponititi taksenu markicu
Takseno poslovanje
Za rjeenje za koje je taksa plaena navodi se iznos i tarifni broj po kojem je taksa plaena Ako je isprava koja se izdaje osloboena plaanja takse mora se oznaiti na osnovu kojeg propisa se oslobaa plaanja takse i u koje svrhe Posebnu republiku taksu plaaju pravna lica RS, predstavnitva pravnih lica ije je sjedite izvan RS i domaa i strana fizika lica koja u RS obavljaju preduzetniku djelatnost Sudska taksa se plaa za spise i radnje pred sudovima Konzularna taksa se plaa za spise i radnje pred konzularnim predstavnitvima
Nain plaanja administrativne takse

Taksenim markicama u apoenima od 1,2,5,10 i 50 KM Nalogom na raun Nadlenost Ministarstvo finansija Taksena tarifa je sastavni dio zakona i sastoji se od taksenih brojeva
Takseni obveznik
Lice po ijem se zahtjevu pokree postupak Ako postoji 2 ili vie taksenih obveznika njihova obaveza je solidarna Na jedan zahtjev bez obzira koliko je lica podnijelo zahtjev plaa se jedna taksa
Kada se plaa administrativna taksa?

U trenutku nastanka taksene obaveze: - za pismene podneske u trenutku predaje podneska, - na usmeno saoptenje datu u zapisnik u trenutku sastavljanja zapisnika, - za rjeenja, dozvole i druge isprave u trenutku podnoenja zahtjeva, - za upravne radnje u trenutku podnoenja zahtjeva za izvrenje tih radnji Ako se isprava za koju se plaa taksa po zahtjevu stranke izdaje u dva ili vie primjeraka za drugi i svaki sledei primjerak plaa se taksa kao za prepis ili ovjeru prepisa
Oslobaanje od plaanja administrativne takse

Taksa se ne plaa za: spise i radnje u postupcima koji se vode po slubenoj dunosti, podneske upuene organima za prestavke i pritube, molbe za pomilovanja i rjeenja po tim molbama, spise i radnje u postupku za povrat nepravilno naplaenih dabina, spise i radnje u postupku usvojenja i u postupku za postavljanje staraoca, spise i radnje u postupku za ostvarivanje zakonom priznatih poreskih olakica, spise i radnje za dodjelu socijalne pomoi i za ostvarivanje drugih oblika socijalne zatite, spise i radnje u postupku za ostvarivanje prava boraca, spise i radnje u postupku za ostvarivanje prava porodica poginulih boraca, a u svrhu rjeavanja socijalnih, zdravstvenih, stambenih i potreba prekvalifikacije, dokvalifikacije i ostalog kolovanja, spise i radnje u postupku za ostvarivanje prava invalida, spise i radnje u postupku ostvarivanja prava na penziju i prava iz zdravstvene zatite, spise i radnje u postupku osnivanja vatrogasnih drutava i njihovih jedinica, spise i radnje u postupku za ostvarivanje prava nosilac odlikovanja, spise i radnje u postupku za ostvarivanje prava na dodatak za djecu,

spise i radnje u vezi sa prijemom poklon-paketa od dobrotvornih organizacija iz inostranstva, ako su upueni dobrotvornim organizacijama u Republici Srpskoj, spise i radnje u vezi sa vojnim evidencijama, spise i radnje u vezi sa priznavanjem prava na povlaenu vonju graanima kojima to pravo pripada po vaeim propisima, spise i radnje u postupku podravljenja nekretnina po osnovu nacionalizacije, eksproprijacije, arondacije, komasacije i drugih vidova podravljenja, spise i radnje u postupku ostvarivanja prava pree kupovine nepokretnosti u korist Republike Srpske, originale diploma, svjedoanstava i drugih isprava o zavrenom kolovanju ili klasifikaciji, osim njihovih duplikata i prevoda, spise i radnje u vezi sa zatitom spomenika kulture, spise i radnje u postupku za sahranu umrlih, spise i radnje u postupku za ispravljanje greaka u upravnim i drugim aktima, sve vrste prijava i uvjerenja o registraciji i odjavi registracije obveznika kod poreskog organa i spise i radnje u postupku usklaivanja evidencija poreskih obveznika kod Poreske uprave.

Pravna lica osloboena plaanja takse: Republika Srpska i jedinice lokalne samouprave; fondovi ustanove u oblasti obrazovanja, nauke, kulture, fizike kulture i socijalne zatite za spise i radnje u vezi sa obavljanjem svoje djelatnosti; pravna lica u oblasti fizike kulture, osim sportskih organizacija u kojima su ulanjeni profesionalni sportisti; organizacije Crvenog krsta; pravna lica osnovana radi borbe protiv alkoholizma, narkomanije i drugih oblika zavisnosti, raka i distrofije za spise i radnje u vezi sa obavljanjem svoje djelatnosti; pravna lica osnovana za zatitu lica sa fizikim i psihikim nedostacima i poremeajima za spise i radnje u vezi sa obavljanjem svoje djelatnosti; savezi gluvih i savezi slijepih i njihove organizacije u poslovima u vezi sa rehabilitacijom gluvih i slijepih; invalidske organizacije, osim u poslovima u vezi sa vrenjem privredne djelatnosti; vatrogasna drutva i vatrogasne jedinice; strana diplomatska i konzularna predstavnitva u vezi sa obavljanjem diplomatskim i konzularnim poslovima, pod uslovom reciprociteta.

Fizika lica osloboena plaanja takse: invalidi rata, invalidi rada i civilne rtve rata za spise i radnje u vezi sa kolovanjem u svim kolama; invalidi koji su osloboeni plaanja godinjih naknada za upotrebu motornih vozila, u postupku strunog pregleda tih vozila radi registracije; lica koja nisu u radnom odnosu za prijavu na konkurs za zasnivanje radnog odnosa; graani za spise i radnje u vezi sa ostvarivanjem i zatitom prava iz radnog odnosa; uenici i studenti za sve spise i radnje u vezi sa kolovanjem do navrenih 26 godina ivota; radioamateri ulanjeni u Savez radioamatera Repubike Srpske; graani koji poklanjaju svoju imovinu u korist Republike Srpske ili se odriu prava vlasnitva, kao i za prenos vlasnitva.
Zastarjevanje plaanja takse i povrat vika uplaene takse

Pravo na naplatu takse zastarjeva u roku od dvije godine od roka kada je taksu trebalo platiti Ako je plaeno vie takse ili ako je lice platilo taksu a nije bilo duno ima pravo povrata Zahtjev za povrat podnosi se Poreskoj upravi Pravo na povrat zastarjeva u roku od dvije godine od dana kada je taksa plaena
Posebne republike takse

PRT za pravna lica i poslovne jedinice plaa se u godinjem iznosu PRT se plaa: Za djelatnost bankarstva, elektroprivrede, potanske i telekomunikacione usluge, osiguranje imovine i lica i drugo finansijsko posredovanje 5.000 KM Za djelatnost trgovine, osim trgovine na malo prehrambenim proizvodima 2.500 KM Za ostale djelatnosti i predstavnitva 500 KM Za preduzetnike advokatska, apotekarska, ugostiteljska i trgovinska djelatnost 250 KM, a ostale djelatnosti 50 KM
Posebne republike takse

PRT ne plaaju: Republiki organi uprave i organizacije Jedinice lokalne samouprave Ustanove koje se finansiraju iz budeta i doprinosa za obavezno socijalno osiguranje Organizacije crvenog krsta i druge organizacije koje se bave pruanjem humanitarne pomoi Udruenja i fondacije, osim onih koji se bave djelatnou radi sticanja dobiti
Sudske takse
Sudsku taksu plaaju: lica po ijem zahtjevu ili u ijem interesu se preduzimaju radnje u sudskom postupku, lica na iji zahtjev se sastavlja zapisnik za podneske i zapisnike koji zamjenjuju podneske, tuilac, odnosno predlaga za odluku prvostepenog suda, a za sudsko poravnanje taksu su dune da plate obje stranke, ukoliko sudskim poravnanjem nije drugaije ugovoreno, podnosilac albe, odnosno lice u ijem interesu je pokrenut postupak po vanrednom pravnom sredstvu za odluku drugostepenog suda i za odluku po vanrednom pravnom sredstvu.
Sudske takse
Taksena obaveza nastaje: za tubu i podneske danom podnoenja tube, odnosno podnesaka, za sudske odluke danom donoenja sudske odluke, a ukoliko jedna od stranaka nije prisustvovala glavnoj raspravi, od dana dostavljanja pisanog obavjetenja o datumu donoenja odluke, odnosno danom dostavljanja odluke, za sudsko poravnanje kada se sudsko poravnanje zakljui, za paualnu taksu u postupku raspravljanja zaostavtine danom donoenja rjeenja o nasljeivanju, u postupsku steaja danom donoenja rjeenja o glavnoj diobi u postupku steaja, u postupku likvidacije danom donoenja rjeenja o zakljuenju likvidacionog postupka, za sudske prepise kada se zatrai od suda i za ostale radnje kada se zatrai njihovo preduzimanje.
Oslobaanje od plaanja sudske takse

Od plaanja sudske takse osloboeni su: Republika Srpska i njeni organi koji se finansiraju iz budeta Republike Srpske i nisu upisani u sudski registar, Jedinice lokalne samouprave, Izdravana lica u postupcima utvrivanja i ostvarivanja prava po osnovu zakonskog izdravanja, Lica koja poklanjaju svoju imovinu organima koja se finansiraju iz budeta Republike Srpske i jedinicama lokalne samouprave, socijalno-humanitarnim, naunim ili kulturnim organizacijama, ustanovama ili fondacijama, za podneske i radnje vezane za poklanjanje imovine i Lica u sporovima u vezi sa ostvarivanjem njihovih prava iz radnog odnosa.
Oslobaanje od plaanja sudske takse

Sudska taksa se ne plaa: Na podneske i odluke suda u svim sudskim postupcima u ostvarivanju prava i statusa porodica poginulih boraca Vojske Republike Srpske, kao i porodica, civilnih rtava rata, Na podneske i odluke suda kojim ratni vojni invalidi vode postupak za ostvarivanje prava iz borako-invalidske zatite i Na podneske kojim se trai izdavanje uvjerenja i na uvjerenje radi ostvarivanja prava iz zdravstvenog i penzijsko-invalidskog osiguranja i uvjerenja potrebnog za zasnivanje radnog odnosa.
Povrat sudske takse i zastarjevanje

Pravo na naplatu sudske takse zastarjeva u roku od dvije godine od nastanka taksene obaveze Zahtjev za povrat takse pokree se u roku od 30 dana od plaanja takse, a najkasnije u roku od dvije godine
Povremeni kancelarijski poslovi

Organizovanje sastanaka Voenje zapisnika na sastancima
Sastanci
Formalni propisani aktima donose se zakljuci ili odluke Neformalni neformalni skupovi sveanosti, proslave, sportska takmienja, izleti
Sastanci
Prema cilju organizovanja sastanke dijelimo na: Diskusione Informativne Radne Anketne
Faze organizacije sastanka

Pripremna faza pozivanje uesnika na sastanak, priprema potrebne dokumentacije, priprema prostorije u kojoj e se sastanak odrati Voenje sastanka
Poziv na sastanak
Pismeno usmeno 3 dana 7-8 dana Poziv treba da sadri: Naziv organa i organizacije koji poziva na sastanak, Ime, prezime i zvanje lica koje se poziva na sastanak, Mjesto i vrijeme odravanja sastanka, sa tanim nazivom adrese (po potrebi broj sale, sprat na kome se nalazi sala itd.), Prijedlog dnevnog reda, Ime, prezime i funkciju lica koje saziva sastanak i Po potrebi obavijest o putnim trokovima, smjetaju, dnevnicama i slino.
Poziv na sastanak
(Naziv organa organizacije) Broj: _________ Datum: ___________ Za __________________________________ Na osnovu lana ____ stav ___ Statuta ______ i lana ___, stav ___ Pravilnika ______ sazivam __ sjednicu ________ Za sjednicu predlaem sljedei: DNEVNI RED 1. Usvajanje zapisnika sa prethodne sjednice 2. _______________________________ 3. Razno Sastanak e se odrati dana _______ sa poetkom u ___ asova. Sastanak e se odrati u prostorijama ___________, ulica ___________________, broj ___. Prsustvo sastanku je obavezno. Eventualno odsustvo sa sastanka duni ste javiti ______________ na telefon _______ ili e-mail adresu ____________. Uz poziv se dostavljaju materijali za predloene take dnevnog reda. Priloga: _____ Na osnovu Pravilnika ____________, lan ___ imate pravo na putne trokove u iznosu od ________ KM i plaeni smjetaj u hotelu ____________, adresa _____________________, u vremenu od ________ do ___________. Predsjedavajui: Ime, prezime i funkcija osobe koja sazaiva sastanak ________________
Voenje sastanka
Sastankom rukovodi predsjedavajui Tri faze otvaranje sastanka, diskusija i rasprava i donoenje zakljuaka Uvodni dio utvrivanje kvoruma, imenovanje zapisniara, uvrivanje dnevnog reda Rasprava i diskusija upoznavanje sa takama dnevnog reda Donoenje zakljuaka glasanjem javo ili tajno zavretak sastanka
Voenje zapisnika na sastanku

ZAPISNIK Sa ________ (broj) sjednice ______________________ (naziv organa odnosno tijela) iz ___________ (mjesto) odrane __________ (datum i vrijeme) u prostorijama _________________________ (navesti prostorije u kojima se odrava sjednica) Prisutni lanovi: __________________________ (naziv tijela, imena i prezimena prisutnih lanova)
Opravdano odsutni lanovi: __________________________ (naziv tijela, imena i prezimena lanova koji su opravdali svoje odsustvo i navesti njihove razloge)

Neopravdano odsutni lanovi: ___________________________ (naziv tijela, imena i prezimena lanova koji nisu najavili svoje odsustvo) Pored lanova _____________________ (naziv tijela) sjednici prisustvuju ___________________________ (navesti imena i prezimena ostalih prisutnih lica i u kom svojstvu)
Sjednicom predsjedava: ______________________________ (navesti ime i prezime lica koje predsjedava sjednicom i u kom svojstvu)
Zapisnik sa sjednice vodi: _____________________________(navesti ime lica koje vodi zapisnik) Sjednica je poela sa radom u ___________ asova.

Predsjedavajui konstatuje da sjednici prisustvuje dovoljan broj lanova za rad (kvorum) te predlae sledei: DNEVNI RED 1. Razmatranje i ovjeravanje zapisnika sa prethodne ____ sjednice _____ odrane _________ 2. __________________ 3. __________________ (navesti take dnevnog reda koje je predloio predsjedavajui) Dnevni red je jednoglasno prihvaen bez dopuna i izmjena. Taka 1. Razmatranje i ovjeravanje zapisnika sa prethodne sjednice ____________________ (navesti naziv tijela) odrane ___________g. predsjedavajui obavjetava prisutne da je zapisnik sa prethodne _________ (navesti broj) sjednice __________ (navesti naziv tijela) odrane _________g. dostavljen svim lanovima uz poziv za sjednicu te poziva lanove da stave eventualne primjedbe na zapisnik. Predsjedavajui konstatuje da nije bilo primjedbi i da je zapisnik sa _____ sjednice ________________ jednoglasno prihvaen.

Taka 2. Predsjedavai obavjetava prisutne lanove da su uz poziv za sjednicu primili i informaciju o __________________ (navesti koje vrste je informacija i ko ju je pripremio. Uvodno izlaganje je podnio ________ (navesti ime i prezime i funkciju) Poslije podnesenog uvodnog izlaganja predsjedavajui postavlja pitanje lanovima da li neko eli uputiti neko pitanje podnosiocu uvodnog izlaganja. Poto pitanja nije bilo (ili jeste na koje je dobijen odgovor) predsjedavajui otvara raspravu o informaciji.
U raspravi uestvuju: _____________________ (navesti ime i prezime uesnika u raspravi i kratak sadraj diskusije) ____________________ ____________________

Poslije zavrene rasprave predsjedavajui stavlja informaciju o ____________ na glasanje a zatim konstatuje da je informacija o _______________ jednoglasno (ili sa koliko glasova) prihvaena pa je donesena sledea ODLUKA Usvaja se informacija o _______________ koju je pripremio _____________ sa svim predloenim mjerama sadranim u informaciji. Zaduuje se _______________ da pristupi provoenju mjera sadrnih u informaciji i o tome obavijesti __________ najkasnije do ___________ . Taka 3. (odnosno poslednja taka) Poto je dnevni red iscrpljen, predsjedavajui konstatuje da je rad sjednice zavren. Sjednica je zavrila sa radom u __________ asova. ZAPISNIAR: _____________ PREDSJEDAVAJUI: ______________
Odgovornost u kancelarijskom poslovanju Odgovornost u kancelarijskom poslovanju moe biti: Krivina odgovornost, Prekrajna odgovornost i Disciplinska odgovornost.
Disciplinska odgovornost
Regulie se Pravilnikom o disciplinskoj odgovornosti zaposlenih za: Neizvravanje, nesavjesno izvravanje ili neblagovremeno izvravanje radnih dunosti, Nedostojno, uvredljivo ili neprimjereno ponaanje prema strankama, Nezakonito raspolaganje materijalnim sredstvima, Zloupotrebu slubenog poloaja ili prekoraenja ovlatenja, Dolazak na rad u pijanom stanju ili konzumiranje alkohola ili drugih opojnih sredstava na radnom mjestu itd.
Disciplinske mjere mogu biti: Usmena opomena, Pismena opomena, Udaljavanje sa posla od dva dana do est mjeseci, Obustavljanje plate u iznosu do 50%, Prestanak radnog odnosa ili otkaz.
Povrede radnih dunosti slubenika u dravnoj upravi su: neizvravanje, nesavjesno, odnosno neblagovremeno izvravanje radnih dunosti; izraavanje ili zastupanje politikih opredjeljenja u izvravanju zadataka i poslova u organu dravne uprave; nedostojno, uvredljivo ili na drugi nain neprimjereno ponaanje prema graanima, pravnim i fizikim licima i drugim strankama u postupku pred organom dravne uprave; odbijanje davanja podataka ili davanje netanih podataka organima dravne uprave, pravnim i fizikim licima, ako je davanje podataka propisano zakonom ili propisom donesenim na osnovu zakona; zloupotreba slubenog poloaja ili prekoraenje ovlatenja; nezakonito raspolaganje materijalnim sredstvima; radnje koje ometaju graane, pravna lica i druge stranke u ostvarivanju njihovih prava i interesa u postupku kod organa dravne uprave; odbijanje poslova radnog mjesta na koje je zaposleni rasporeen ili odbijanje naloga funkcionera koji rukovodi organom dravne uprave; neopravdano izostajanje sa posla pet radnih dana u toku est mjeseci ili neopravdano izostajanje s posla tri dana uzastopno; dolazak na rad u pijanom stanju ili uivanje alkohola ili drugih opojnih sredstava koji smanjuju radnu sposobnost u toku radnog vremena.
Za povrede radnih dunosti dravni slubenik moe biti disciplinski kanjen: pismenim ukorom; suspenzijom prava uea u javnim konkurencijama u dravnoj slubi u period od dvije godine; obustavljanjem isplate plate u iznosu od 20% u trajanju do 6 mjeseci, i prestanak radnog odnosa. U sledeim sluajevima starjeina donosi odluku o suspenziji sa posla: ako je protiv njega pokrenut krivini postupak za djelo uinjeno u vrenju njegovih zadataka i poslova; ako se dravni slubenik nalazi u pritvoru; ako je protiv dravnog slubenika pokrenut krivini postupak za tee krivino djelo.

Kancelarijsko Poslovanje

Uploaded by

Document Information

Original Title

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

Kancelarijsko Poslovanje

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

ADMINISTRATIVNO I KANCELARIJSKO POSLOVANJE

Docent dr Slavica Luki

Istorijat kancelarijskog poslovanja

Istorijat kancelarijskog poslovanja

Istorijat kancelarijskog poslovanja

Kancelarijsko poslovanje danas

Kancelarijsko poslovanje danas

Kancelarijsko poslovanje danas

Kancelarijsko poslovanje danas

Kancelarijsko poslovanje danas

Kancelarijsko poslovanje danas

Kancelarijsko poslovanje danas

Kancelarijsko poslovanje danas

Kancelarijsko poslovanje danas

Kancelarijsko poslovanje danas

Organizacija kancelarijskog poslovanja

Organizacija kancelarijskog poslovanja

Organizacija kancelarijskog poslovanja

Organizacija kancelarijskog poslovanja

Organizacija kancelarijskog poslovanja

Organizacija kancelarijskog poslovanja

Organizacija kancelarijskog poslovanja

Organizacija kancelarijskog poslovanja

Organizacija kancelarijskog poslovanja

Organizacija kancelarijskog poslovanja

Organizacija kancelarijskog poslovanja

Organizacija kancelarijskog poslovanja

Organizacija kancelarijskog poslovanja

Organizacija kancelarijskog poslovanja

Organizacija kancelarijskog poslovanja

Organizacija kancelarijskog poslovanja

Organizacija kancelarijskog poslovanja

Organizacija kancelarijskog poslovanja

Organizacija kancelarijskog poslovanja

Organizacija kancelarijskog poslovanja

Organizacija kancelarijskog poslovanja

Organizacija kancelarijskog poslovanja

Organizacija kancelarijskog poslovanja

Kratka sadrina predmeta ____________________________________ Podaci o kretanju predmeta

Organizacija kancelarijskog poslovanja

Organizacija kancelarijskog poslovanja

Organizacija kancelarijskog poslovanja

Organizacija kancelarijskog poslovanja

Organizacija kancelarijskog poslovanja

Organizacija kancelarijskog poslovanja

Organizacija kancelarijskog poslovanja

Organizacija kancelarijskog poslovanja

Organizacija kancelarijskog poslovanja

Organizacija kancelarijskog poslovanja

Organizacija kancelarijskog poslovanja

Organizacija kancelarijskog poslovanja

Organizacija kancelarijskog poslovanja

Organizacija kancelarijskog poslovanja

Organizacija kancelarijskog poslovanja

Organizacija kancelarijskog poslovanja

Naela kancelarijskog poslovanja

Osnovni pojmovi u kancelarijskom poslovanju

Osnovni pojmovi u kancelarijskom poslovanju

Osnovni pojmovi u kancelarijskom poslovanju

Osnovni pojmovi u kancelarijskom poslovanju

Osnovni pojmovi u kancelarijskom poslovanju

Funkcija i potpis: ______________

Osnovni pojmovi u kancelarijskom poslovanju

Broj primjeraka _ _ (godina)