ELABORADO POR: MARIA ALEJANDRA GMEZ DAZ

Ajuste es el asiento contable necesario para llevar el saldo de una cuenta a su valor correcto. Al finalizar el periodo contable, las cuentas deben presentar su saldo correcto, por cuanto estos valores servirn de base para preparar los estados financieros. Cuando los saldos de las cuentas presentan diferencias, es necesario ajustarlos, mediante un registro contable llamado asiento de ajuste.

Son los asientos que se realizan, con frecuencia, en una empresa en cada periodo contable para llevar el saldo de una cuenta a su valor correcto. Como soporte se elabora una nota de contabilidad. Este tipo de ajustes afecta, entre otras las siguientes cuentas
Caja Bancos Provisiones y deudas de difcil cobro Inventario de mercanca Depreciacin acumulada Gastos pagados por anticipado y cargos diferidos Ingresos recibidos por anticipado Ingresos por cobrar Costos y gastos por pagar Provisiones para obligaciones laborales

Al verificar la existencia de valores en caja, esto es al realizar arqueo, debe compararse su valor con el saldo en libros. Al efectuar esta comparacin pueden presentarse los siguientes casos:

1. El valor total del arqueo de caja puede ser menor que el saldo en libros. a) Faltante ocasionado por dineros entregados por el cajero y no registrados en libros. b) Faltante por dineros dispuestos por el cajero pagados de ms. 2. El valor total del arqueo de caja puede ser mayor que el saldo en libros. a) Ingresos recibidos por el cajero no registrados. b) Otros valores sobrantes en la caja. 3. El valor total del arqueo de caja coincide con el saldo en libros

Para hacer este ajuste es necesario realizar una conciliacin, o sea, comparar el saldo del libro de bancos de la empresa con el saldo del extracto bancario. Extracto bancario es el documento que elaboran mensual o trimestralmente los bancos para sus clientes por cuenta corriente o de ahorros, respectivamente, en el que relacionan de forma parcial y total el movimiento de la cuenta.

Al conciliar cada cuenta bancaria, se identifican los ajustes que es necesario realizar por cada diferencia encontrada, las ms frecuentes pueden ser: 1. Transacciones contabilizadas por la empresa y no registradas por la entidad bancaria

2. Por valores que aparecen en el extracto y que an no se han registrado en la empresa. En este caso la empresa debe realizar ajustes, as: Por notas dbito: el banco enva nota debito por concepto de cheques devueltos, chequeras, comisin de remesas, intereses por sobregiros, intereses sobre prstamos y otros servicios bancarios Por notas crdito: el banco enva notas crdito por concepto de prstamos abonados en cuenta corriente, consignaciones de clientes, rendimientos financieros producidos por los saldos en cuentas bancarias.

Por errores en libros al registrar el valor de una consignacin, por este concepto se presentan dos casos: Cuando el valor registrado es menor que el valor de la consignacin, se debita bancos por el menor valor registrado. Cuando el valor registrado es mayor que el valor de la consignacin, se acredita en bancos por el mayor valor registrado.

Por error en libros al registrar el valor de un cheque, se presentan dos casos: Cuando el cheque se registra por una cantidad menor que el valor girado, es necesario acreditar en bancos al menor valor registrado. Cuando el cheque se registra por una cantidad mayor que el valor girado, se debita bancos por el mayor valor registrado. Modelos de conciliacin bancaria

El valor de cartera est constituido por los saldos que adeudan los clientes por venta de mercancas a crdito. Estos saldos deben aparecer en el balance por su valor correcto, teniendo en cuenta que algunas deudas no se pueden recaudar por fallecimiento de clientes, insolvencia, cambios de domicilio, incendios y otros casos fortuitos, por tanto, es necesario estimar como incobrable una parte del saldo de cartera, y en el balance general, en la seccin de activos, presentar el valor neto a cargo de los clientes.

La provisin en cartera es la apropiacin que la empresa debe calcular para proteger la cartera de difcil cobro o recuperacin. Su valor constituye un gasto que disminuye al activo

Provisin individual de cartera: se acepta como provisin individual hasta 33% anual del valor nominal de cada deuda con ms de un ao de vencida. Provisin general: con base en el vencimiento de los saldos por cobrar de cada cliente, este mtodo consiste en determinar la provisin por medio de porcentajes variables, de acuerdo con la fecha de vencimiento.

MODELO DE ANLISIS DE CARTERA

FACTUR A N 6139 7510 7438 5573 6024 4890 7455 4816 VALOR FACTURA 1.000.000 800.000 400.000 700.000 550.000 655.000 503.000 298.000 503.000 298.000 550.000 655.000 800.000 400.000 700.000 VENCIMIENTOS EN MESES

CLIENTE
GERMAN ERAZO GLORIA LOPEZ FABIO LUNA JAIME MARTINEZ LUZ DARY MUOZ MARA PAREDES PAULA SALAS ROSA SANTANDER

0-3

3-6
1.000.000

6-12

+ DE 12

SANDRA VILLOTA

5631
TOTALES

395.000
5.301.000 1.703.000 1.550.000

395.000
1.095.000 953.000

% PROVISION
VALOR PROVISION TOTAL PROVISION

0%
0

5%
77.500 329.950

10%
109.500

15%
142.950

Debe tenerse en cuenta que el valor de la provisin representa un gasto operacional para la empresa. Una vez calculado el valor de la provisin por cualquiera de los procedimientos anteriores, se compara este valor con el saldo de la cuenta provisiones y se realiza el ajuste necesario; se aumenta o disminuye el valor del gasto y la provisin, segn el caso que se presente.

a)

b)

Si la cuenta provisiones no tiene saldo, se realiza el ajuste por el valor resultante de calcular la provisin; para ello, se aumenta y se debita la cuenta de gastos , y se aumenta y se acredita la cuenta provisiones. Si al comparar el saldo anterior de la cuenta provisiones ste es menor que el valor resultante de calcular la provisin en el periodo actual, debe realizarse un ajuste por el valor de la diferencia; para ello, se aumenta la cuenta de gastos y se aumenta la cuenta provisiones por este valor, o sea, debita la primera cuenta y acredita la segunda.

c)

Si el saldo anterior de la cuenta 1399 (provisiones) es mayor que el valor resultante de calcular la nueva provisin, se debe realizar el ajuste por el valor de la diferencia; por ello, se debita la cuenta provisiones y se acredita una cuenta de ingresos que es la 425035, que corresponde a recuperacin de provisiones.

Cuando el valor de las facturas que adeudan los clientes no ha sido recaudado en el plazo pactado, se traslada a la cuenta deudas de difcil cobro. Cuando se hayan agotado las gestiones de cobro, se procede a castigar esta cuenta contra provisiones Reclasificacin de la deuda por difcil cobro Castigo de la deuda por incobrable

Al comparar el valor total del inventario fsico de mercancas con el saldo en libros, pueden presentarse los siguientes casos:

Cuando por error los proveedores entregan ms mercancas o en caso contrario, a los clientes se les despacha menos, y no habiendo reclamo, se presenta un sobrante y debe realizarse un ajuste por la diferencia; para ello, se debita la cuenta mercancas no fabricadas por la empresa y se acredita una cuenta de ingreso.

En este caso se presenta un faltante y es necesario realizar el ajuste por la diferencia; para ello, se acredita la cuenta 1435 y se debita la cuenta segn la razn que haya ocasionado el faltante as: o Porque las mercancas perdieron su peso de forma natural, ya sea por deshidratacin, evaporacin o algn caso fortuito. o Perdida de mercancas por irresponsabilidad del almacenista: en este caso, el valor del faltante se carga a la cuenta del empleado

La depreciacin es el gasto en que incurre una empresa a medida que sus activos fijos tangibles se desgastan durante la vida til. Vida til es el lapso durante el cual se espera que la propiedad, plante y equipo contribuir a la generacin de ingresos. Para su determinacin es necesario considerar la vida til legal reglamentada por el Estatuto Tributario o una vida til tcnica fijada de acuerdo con las especificaciones de fbrica.

De acuerdo con la legislacin tributaria colombiana el tiempo de vida til y porcentaje de desgaste establecidos para efectos de la depreciacin anual, son los siguientes.
VIDA TIL 20 AOS 10 AOS

ACTIVO DESPRECIABLE CONSTRUCCIONES Y EDIFICACIONES MAQUINARIA Y EQUIPO

% DEPRECIACIN ANUAL
5% 10%

EQUIPO DE OFICINA EQUIPO DE COMPUTACIN Y COMUNICACIN

FLOTA Y EQUIPO DE TRANSPORTE

10 AOS
5 AOS 5 AOS

10%
20% 20%

La depreciacin se calcula sobre el costo de los bienes, constituido por el precio de adquisicin, incluye impuesto a las ventas, de aduana y otros, adems de adiciones y gastos necesarios para ponerlo en funcionamiento. Existen varios mtodos para determinar el valor de la depreciacin que sufren los activos fijos; los ms importantes y los de uso mas frecuente son:

a)

Mtodo de la lnea recta: la depreciacin se liquida por un valor constante para los aos de vida de los activos. La frmula utilizada para calcular el valor de la depreciacin es:

depreciacin anual = costo del activo/ vida til asignada

depreciacin mensual = costo del activo * N meses/ vida til asignada * 12 meses Depreciacin diaria = Costo del activo * N das/ Vida til asignada * 360 das

b)

c)

Depreciacin de activos con vida til diferente: cuando una empresa compra computadores, maquinaria y equipo de tecnologa, puede fijarles un tiempo de vida til menor que el establecido por la legislacin, considerando nicamente la naturaleza del activo, su capacidad de produccin o su obsolescencia inminente. Mtodos de suma de los dgitos de los aos de vida del activo: es un sistema de depreciacin acelerada, segn el cual de los activos fijos se deprecian ms durante los primeros aos de vida y menos durante los ltimos aos. La frmula utilizada en este mtodo es: Depreciacin= Costo* factor de depreciacin

Para contabilizar la prdida de valor que sufren las propiedades, la planta y el equipo, por representar un gasto para la empresa, en el asiento de ajuste se debita la cuenta de gastos 5160 5260, depreciaciones, y se acredita la cuenta 1592 depreciacin acumulada.

Para determinar la utilidad o prdida en la enajenacin de activos se procede as: o Se determina el valor en libros Costo en libros = Costo de adquisicin + adiciones + ajustes por inflacin depreciacin acumulada ajustada por inflacin. o se calcula la utilidad o prdida: Utilidad o prdida = precio de venta costo ajustado Si el precio de venta es mayor que el real, hay utilidad; si es menor, hay prdida.

Los gastos diferidos representan aquellos recursos que la empresa ha comprado para consumirlos en periodos futuros y los servicios pagados de forma anticipada, contabilizados en la cuenta 1705 denominada gastos pagados por anticipado. Una caracterstica de los activos diferidos es que a medida que se causan disminuyen y se convierten en un gasto; al contabilizar el ajuste se debita la cuenta de gastos y se acredita la cuenta del diferido. Deben contabilizarse hasta que el beneficio econmico est consumido en su totalidad

Los pasivos diferidos representan los ingresos recibidos por adelantado. As como una empresa puede pagar por anticipado, tambin puede recibir dinero cobrado anticipadamente por servicios, arrendamientos, comisiones y otros. Una caracterstica de los ingresos diferidos es que a medida que transcurre el tiempo disminuyen y se convierten en cuenta de ingreso. Al contabilizar el ajuste se debita la cuenta de diferido y se acredita la cuenta de ingreso

Cuando una empresa ha devengado una renta y no se ha cobrado, debe realizar un ajuste por el valor correspondiente. El valor del ingreso ya causado se convierte en un derecho de la empresa; por ello, debita una cuenta de activo denominada ingresos por cobrar y acredita la cuenta respectiva de ingresos.

Cuando en una empresa se ha incurrido en un gasto y no se ha contabilizado, debe realizarse un ajuste por el valor correspondiente. El valor del gasto ya causado se convierte en un pasivo para la empresa; para ello, al contabilizar debita la cuenta de gastos y acredita la cuenta costos y gastos por pagar

Con el fin de cuantificar el valor real de las prestaciones sociales, al finalizar el periodo contable deben hacerse los clculos y asientos de ajuste por este concepto, el procedimientos es el siguiente: Se liquidan las prestaciones causadas por cada trabajados con el respectivo periodo y se compara el valor total de la liquidacin con el valor registrado en libros, en la cuenta 2610 Si el valor de la liquidacin es mayor que el saldo en libros, se elabora el ajuste por el valor de la diferencia; se debita la cuenta de gastos y se acredita la cuenta 2610 para obligaciones laborales

 al cierre del periodo contable deben consolidarse las prestaciones sociales, con un dbito en la cuenta 2610 para obligaciones laborales, y un crdito en la cuenta correspondiente, del grupo 25, denominada obligaciones laborales, por las prestaciones sociales consolidadas.

Al finalizar el periodo contable, es necesario calcular el costo de ventas para determinar la utilidad bruta en ventas; este valor se obtiene mediante el siguiente proceso:

Acreditar el saldo de la cuenta 6205, de mercancas (compras) y debitar la cuenta 6135, comercio al por mayor y menor (costo de ventas) Debitar la cuenta 6225 (devoluciones en compras) y acreditar la cuenta 61351 comercio al por mayor y menor (costo de ventas) por el valor del saldo en libros. Acreditar la cuenta 1435 (mercancas no fabricadas por la empresa) por el valor del inventario inicial y debitar la cuenta 6135 por este mismo valor. Debitar la cuenta 1435 por el valor del inventario final de mercancas y acreditar la cuenta 6135 por el mismo concepto.

TASA DE CAMBIO: los valores representados en moneda extranjera como divisas, ttulos, derechos, depsitos, inversiones, deudores, proveedores, deben ajustarse con base en la tasa de cambio de la respectiva moneda, a la fecha del cierre. COTIZACIN DE LA UVR: los valores de la UVR se ajustarn con base en su cotizacin al final del mes o del ao respectivo, con cargo a gastos, o abono a ingresos financieros, segn el caso; salvo cuando deba capitalizarse.

PACTO DE REAJUSTE: cuando los ttulos, derechos o inversiones y deudas tengan un pacto de reajuste, deben ajustarse por el valor del porcentaje pactado. ACTIVOS EN MONEDA EXTRANJERA O POSEDOS EN EL EXTERIOR: el valor del ajuste es igual al valor del activo re expresado segn la tasa de cambio, menos el valor del activo segn libros. ACTIVOS EN UVR O CON PACTO DE REAJUSTE: cuando el valor del activo se encuentre re expresado en UVR, o cuando sobre los mismos se haya pactado un reajuste de su valor, se reajustarn con base en la UVR o en el porcentaje de ajuste pactado.

Los pasivos no monetarios registrados en ltimo da del ao o periodo como pasivos en moneda extranjera, en UVR o pasivos para los cuales se haya pactado un reajuste, deben ajustarse con base en la tasa de cambio al cierre del ao en la moneda para la cual fueron pactados, en la cotizacin de la UVR en la misma fecha, o en el porcentaje de reajuste que se haya convenido dentro del contrato, registrando el ajuste como mayor o menor valor del pasivo y como contrapartida un dbito en gastos financieros, o un crdito en ingresos financieros segn el caso.

Es el documento que resume los ajustes correspondientes a un periodo contable. Las partes y el proceso de elaboracin son los mismos del comprobante de contabilidad. Por contener nicamente asientos de ajuste, se le denomina comprobante de ajustes y se traslada a la columna de ajustes de la hoja de trabajo, como ajustes

Se traslada a la columna de la hoja de trabajo y a los libros de contabilidad, para que las cuentas reflejen su saldo correcto, as: A los libros auxiliares, los valores de la columna parciales. Al libro diario, el total de los dbitos y crditos de cada cuenta. Al libro mayor como un movimiento.

DESCRIPCIN: es un documento til, pero no indispensable ni obligatorio , sino un paso adicional para verificar los saldos de las cuentas dentro del ciclo contable. Se utiliza en contabilidad para organizar la informacin, con el fin de preparar los asientos de ajuste, el estado de resultados, los asientos de cierre y el balance general.

Encabezamiento: formado por la razn social, el NIT, el nombre del documento y la fecha del periodo por el cual se elabora. Secciones:
a) b) c) d) e) f) g) h) Nmero de orden de las cuentas Nombre de las cuentas Cdigo de cuentas Balance de comprobacin con dbitos y crditos Ajustes con dbitos y crditos Balance ajustado con dbitos y crditos Ganancias y prdidas con dbitos y crditos Balance general con dbitos y crditos

La hoja de trabajo se desarrolla as: o En la columna de cuentas y cdigo: se registran ordenadamente los nombres y el cdigo de las cuentas principales, tomando como referencia el orden establecido en el catlogo de cuentas y con los datos del libro mayor. o Balance de comprobacin o balance de prueba: a esta seccin se trasladan los saldos de las cuentas del libro mayor, antes de llevarse a cabo los ajustes del periodo contable.

o Ajustes: a esta seccin se trasladan los dbitos y los crditos de las cuentas que fueron ajustadas; si se requieren nuevas cuentas se escriben al final de la hoja de trabajo y se adicionan igualmente en el libro mayor. En la suma de esta columna, deben comprobarse la igualdad entre el total de dbitos y el de crditos. o Balance ajustado: para diligenciar esta seccin se procede de igual forma que en la columna saldos siguientes del libro mayor y balances as: o Las cuentas no tuvieron movimientos en la seccin de ajustes se trasladan directamente del balance de comprobacin a la seccin del balance ajustado, a su respectiva columna segn sea dbito o crdito

o Las cuentas que no tuvieron saldo en la seccin del balance de comprobacin y movimiento en la seccin de ajustes, se suman y pasa un solo valor con saldo dbito o crdito al balance ajustado. o Ganancias y prdidas: a esta seccin se trasladan los saldos de las cuentas nominales como van a quedar en la cuenta de ganancias y prdidas; esto es, al debe las cuentas con saldo dbito, o sea, las cuentas de costo y gastos; al haber las cuentas con saldo crdito, o sea, las cuentas de ingresos o rentas.

o Peridico: se incluye la cuenta mercancas no fabricadas por la empresa, inventario inicial como costo y el inventario final como ingreso. o Permanente: el valor de la cuenta mercancas no fabricadas por la empresa que aparece en el balance de comprobacin es el inventario final de mercancas, por lo que pasa directamente al balance general como cuenta de activo. Balance general: a esta seccin se trasladan los valores de las cuentas reales que aparecen en el balance ajustado. As, en el debe se registran las cuentas de activo, sin olvidar incluir el inventario final de mercancas y no registrar el inventario inicia; adems, la prdida del ejercicio, cuando se presente.