Front Office dan Recepcionist

Front office dapat diartikan sebagai seseorang yang bertugas

pada bagian depan suatu organisasi/instansi atau perusahaan
sebagai ujung tombak karena dialah orang yang pertama kali
dijumpai tamu perusahaan.

Seorang penerima tamu harus memenuhi syarat-syarat

sebagai berikut:
1. Berkepribadian tinggi

2. Sopan dan ramah

3. Cerdas
4. Bijaksana
5. Memiliki pengetahuan tentang struktur organisasi

Seorang yang bertugas di front office wajib untuk menanyakan

hal-hal berikut kepada tamunya:
1. Nama tamu
2. Nama perusahaan yang diwakilinya
3. Nama jabatan
4. Keperluan/tujuan
5. Nama pejabat yang ditemui
6. Tanggal kedatangan tamu perusahaan.

Ada beberapa hal yang harus diketahui saat melakukan

penerimaan tamu, yaitu:
1. Mengetahui maksud kedatangan para tamu
2. Memberikan pelayanan sebaik-baiknya kepada setiap tamu
3. Memberi kesan yang baik dan mendalam agar tercipta good will
4. Menjaga diri saat berbicara dengan tamu dan tahu apa yang
boleh dibicarakan dan tidak boleh di bicarakan
5. Memberi penjelasan sebaik-baiknya jika pimpinan tidak bias
menerima tamu sehingga tamu tidak tersinggung

6.
7.
8.
9.

10.

Mengusahakan tamu agar merasa nyaman apabila harus

menunggu
Menyediakan bahan bacaan di ruang tamu
Memberikan perhatian yang sebesar-besarnya kepada setiap
tamu
Berbicara dengan kata-kata yang baik, sopan, murah senyum
sehingga terkesan ramah
Mengambil keputusan dengan cepat dan tepat untuk
menghubungkan tamu kepada wali pimpinan jika pimpinan
tidak ada di tempat

Tamu dapat dibedakan menjadi:

1. Tamu dengan perjanjian
2. Tamu tanpa perjanjian
3. Tamu teman pimpinan
4. Tamu rutin atau relasi

1. Memberi ucapan salam kepada tamu

2. Mengisi daftar tamu
3. Mengantar tamu
4. Tamu dipersilahkan menunggu
5. Memberitahukan kepada pimpinan
6. Mengantar tamu kepada pimpinan
7. Mengantar tamu pulang

Receptionist adalah seseorang yang biasanya mengerjakan

pekerjaan dengan mesin operator. Sekretaris, supervisor,
sales representative, manajer, marketing representative
adalah orang-orang yang membuat first impression atau
pandangan pertama pada suatu perusahaan. Namun, ujung
tombak suatu perusahaan berawal dari pekerjaan yang
dilakukan oleh seorang receptionist.

Tugas utama receptionist adalah sebagai berikut:

a. Sebagai image perusahaan
b. Menerima dan membantu penelpon
c. Memenuhi kebutuhan penelpon
d. Memberikan pelayanan seperti booking dan memberikan
arahan kepada staf dan pengunjung
e. Bekerja sebagai pusat komunikasi dan membantu memberikan
informasi baik ke dlam maupun keluar organisasi/perusahaan

f.

Berfikiran positif yang berkaitan dengan keadaan darurat

dan kecelakaan pada suatu perusahaan

g. Memberikan perhatian yang baik yang berkaitan dengan

kesulitan pada penelpon atau pengunjung atau tamu tanpa

perjanjian terlebih dahulu atau penelpon dengan
permintaan khusus seperti penelpon yang tidak dapat
menggunakan bahasa Inggris atau bahasa lain secara
fasih

1.

Attentiveness : Perhatian terhadap tamu dan memiliki ketelitian

2.

Tack : Mengatakan serta melakukan segala sesuatu secara

benar saat melakukan pekerjaan

3.

Good Grooming : Berpenampilan yang rapi dan sopan

4.

Considerateness : Peka dan penuh pertimbangan

5.

Initiative : memiliki kepandaian dan inisiatif dalam melakukan pekerjaan

6.

Confidentiality : Mampu menjaga rahasia

7.

Loyalty : Loyalitas (kesetiaan)

8.

Dependability : Dapat dipercaya dan dapat diandalkan (bertanggung jawab)

9.

Positive Attitude : Memiliki sikap positif

Receptionist perlu memiliki kemampuan bisnis, khususnya

dalam bidang berikut:
1. Typing

2. Filing
3. Keeping Records
4. Handling Mail
5. Operating Business Machine

Receptionist perlu memiliki

diantaranya sebagai berikut:
1. Speaking

2. Telephoning
3. Listening

keterampilan

berkomunikasi