DOCUMENTOS

ADMINISTRATIVOS
Docente :

Miguel ngel

Integrantes : Sofa Len Morales

Mara Chalco Lazo
Carlos vila Bjar
Escuela :

Ing. Comercial

1. Concepto :

Los documentos administrativos

son una comunicacin escrita de
carcter formal que se utiliza tanto
en la administracin publica como
en la privada, con el fin de permitir
el cumplimiento de obligaciones y
el goce de derechos reconocidos
por la (C.P.).Las leyes y las
normas internas de cada entidad o
institucin

2. Principios fundamentales que

rigen la redaccin de los D.A.

Formalidad: Los D.A. se redactan teniendo en cuenta

determinadas normas, pautas, o esquemas
establecidos con el fin de uniformizar su uso.
Simplicidad: Los D.A. deben ser elaborado lo mas
simple y breve posible, lenguaje sencillo y comn.
Racionalidad: Tener presente el principio de la
racionalizacin. Redactar documentos directos,
concretos y precisos .
Flexibilidad: Deber
prevalecer la razn y la
apreciacin de su contenido.
Eficacia: Todo documento debe ser capaz de
persuadir o inducir a la accin en el menor tiempo y
lograr sus objetivos.

3.Partes de los Documentos

Administrativos
Tiene varias partes las mismas segn su
ubicacin constituyen:
A.- Encabezamiento.- Es el extremo superior del
documento y comprende las siguientes partes:
Membrete: Inscripcin que identifica a la institucin

que remite el documento.

Nombre del Ao: Denominacin que da el gobierno a
cada ao calendario
Lugar y Fecha: Donde y cuando se elabora el
documento; comprende la localidad, el da, mes y ao.

Cdigo: Parte que individualiza el documento eh

identifica a la institucin destinataria.

Compuesto por:
Nombre completo del documento: OFICIO
N correlativo del documento integrado por 3 digitas (025).
Las 2 ultimas cifras del ao calendario entre guiones - 10 Las siglas de la Inst. separado por /.

Destinatario: Parte que identifica a la persona,

dependencia o Inst.. a quien se remite el documento.

Asunto : Es la sntesis del contenido de un documento

o del motivo que le origen.

Referencia : Ha ce mencin a los antecedentes del

documento que se elabora.

Destinatario: Parte que identifica a la persona, dependencia

o Inst.. a quien se remite el documento.

Asunto : Es la sntesis del contenido de un documento o del

motivo que le origen.

Referencia : Ha ce mencin a los antecedentes del

documento que se elabora.

B.-Texto.- Parte central y principal de todo documento cuya

cantidad y denominacin depende de cada clase o tipo de
documento.

C.-Termino.- Extremo inferior del documento integrado

por las siguientes partes
Antefirma : Es la palabra o frase que se emplea cuando
se a concluido la redaccin de un texto.
Firma :
Comprende el nombre, apellido y la rubrica.
Pos Firma : Parte que identifica al responsable de la
comunicacin.
Sello : Instrumento que autentica o legaliza el
documento que se enva.
Anexo : Se emplea nicamente cuando al documento
que remitimos se acompaa con otros ( recibos,
facturas, etc..)
Con copia : Menciona a las autoridades a quienes se enva
copia del documento.
Pie de Pagina : Identifica a los responsables de la
elaboracin del documento.

EL OFICIO

El oficio es un documento protocolar. Se usa con la finalidad de

comunicar y coordinar acciones, invitar, pedir informacin,
contestar, remitir documentos, agradecer o tratar asuntos diversos
de trabajos administrativos.

Partes:
Membrete
Lugar y
Fecha
Cdigo
Destinatario
Asunto
Texto

Firma
Post Firma
Sello
Con Copia
Pie de
Pagina

Universidad Privada
de Tacna
Ao de la Consolidacin Econmica y Social del Per

OFICION 053 -10 UPT-FACEM

Tacna, Setiembre 08 del 2010
Seor: Ing. Ricardo Len Castillo.
Director de la Escuela de Ing. Comercial
de la Universidad Privada de
Tacna
Asunto:

Invitacin a una conferencia de Retail-Plaza Vea

Es grato dirigirme a Usd. Para hacer de su conocimiento que se llevara acabo la conferencia de RetailPlaza Vea en la Universidad Privada de Tacna en la Facultad
de Ciencias Empresariales el da 20 de octubre a las 6:30 pm. del presente ao.
Conocedor de sus tcnicas y proyectos hago propicia la invitacin para que pueda
asistir en dicha actividad como ponente en el tema de Marketing.
Espera de su amable respuesta y de antemano agradeciendo por su valiosa participacin en la
conferencia, me despido.
Atentamente.
Ing. Carlos vila Bjar
Director de la Escuela de
Inginieria Comercial

La Solicitud
Concepto:
Es un documento
por medio del cual
se pide el goce de
un derecho,
beneficio o servicio
que se considera
que puedes ser
atendido.

Partes :

La Sumilla.
Texto.
Lugar y fecha.
Firma y
Posfirma.

SOLICITO: Justificacin de Inasistencias

Srta.: Sofa Len Morales

Directora de la Escuela de Negocios Internacionales

Es grato dirigirme a usted para saludarla cordialmente, y manifestarle:

Que habindome encontrado delicada de salud y estado con descanso medico,
pido a usted pueda facilitarme el poder dar las evoluciones correspondientes a los
das no asistidos, agradeciendo su comprensin me despido.
Adjunto la copia de mi certificado medico.

Tacna,08 de Setiembre del 2010

Rosario Salas Rojas.

EL MEMORANDO
Es una comunicacin escrita en forma breve y diplomtica
de uso interno de las empresas o instituciones, en el que se
recuerdan hechos y razones para que se tengan presentes
en algn momento, ya sean instrucciones, informacin o
peticin. La mayora de las oficinas cuentan con formatos
especficos de memorndum, pero si no fuese as se
elaborar en media hoja con los siguientes elementos:
Membrete.
Fecha.
Destinatario
Asunto.
Firma.
Referencias finales

Tacna 12 de Setiembre del 2010

Memorando N 256 -10 - GV
Para :
Mauricio del Moral, Director General
De:
Mara Chalco Lazo
Asunto :
Reunin de Ventas
El rea de ventas llevar a cabo su reunin mensual el da 22
de Setiembre del 2010. En la reunin se discutirn los temas
referentes al incremento de ventas que se ha alcanzado en el
ltimo trimestre.
Es muy importante contar con su presencia.
Saludos a UD.
Atentamente
Mara Chalco Lazo
Gerente Ventas

EL INFORME

Es un documento por el cual se hace conocer el avance

o la culminacin de acciones encomendadas o la
ocurrencia de hechos considerado de inters
Clases de informes:

Ordinario
Extraordinario
Tcnico

Lima ,30 de agosto del 2010

Informe N 0007
SEOR DIRECTOR DEL COLEGIO Claretiano
ASUNTO : Dictado de charlas sobre desastres naturales.
Referencia : Plan operativo Anual de la Institucin.
Tengo a bien dirigirme a su digno despacho a fin de hacerle llegar el presente informe sobre las dos
charlas programadas en el mes de agosto, sobre Desastres Naturales.
Logros:
Se cont con la participacin desinteresada de parte del Ingeniero Alberto Valdivia Torres, distinguido
padre de familia de nuestra institucin Educativa, quien dicto dos charlas sobre los desastres naturales,
los das 15 y 20 de agosto.
Estuvieron a la altura del disertante, quien tambin proyecto dos videos referidos a los desastres
naturales.
Se cont con la participacin de todos lo seores profesores y del alumnado en general.
Es cuanto cumplo en informar para su conocimiento.
Atentamente:
John Valderrama Ampuero
Presidente de Defensa Civil.

EL CERTIFICADO

Es un documento que contiene la informacin o

acreditacin de un hecho real y que ha sido previamente
comprobado o verificado por la persona que lo expide.

LA CONSTANCIA
La constancia es un
documento similar al
certificado, los dos acreditan
la veracidad de hechos o
situaciones que se han
dado o se dan en la
realidad.

La constancia se usa en
las instituciones tanto
pblicas como privadas.
Se redacta en papel A4 o
en formulario preparado, o
propsito, para cada caso.
(Las constancias que se
expiden en formularios se
suelen enumerar
correlativamente).

MODELO DE CONSTANCIA DE TRABAJO

MABE PERU S.A

RUC N .20293670600
CERTIFICA
Que Carla Mendoza Dueas identificada con D.N.I. N 45545634, ha laborado en esta
empresa, desde el 06 de junio del 2006 hasta el 23 de mayo del 2009, ocupando el
cargo de Asesora de Ventas
La Srta. Carla Mendoza Dueas durante el tiempo de su permanencia, ha
demostrado puntualidad, honestidad y responsabilidad en las labores encomendadas.
Se expide el presente documento, de acuerdo a Ley, para los fines que
el
interesado crea conveniente.
Lima, 12 de junio de 2009

Representante Legal Julio Rojas Hidalgo

DNI 00789623

La Carta

Partes:

Concepto:

Es un documento de carcter
privado que se utiliza fuera
del estado y entre personas
naturales para tratar asuntos
de inters comn
relacionados con la vida
cotidiana

Membrete
Lugar y fecha
Cdigo
Destinatario
Asunto
Texto
Antefirma
Firma
Posfirma
Con copia
Pie de pagina

Clases de Cartas:

Carta por el Numero de

Destinatarios
Carta por el Tema que
Tratan
C. Administrativa
C. Comercial
C. Notarial
Otros tipos de Carta
C. Poder
C. Declaracin Jurada
C. Solicitud de empleo

Lima 08 de setiembre del 2010

Seorita
Sofa Len Morales
TACNA
Estimada Sofa :
Previo un cordial saludo, te ruego matricularme a la facultad de Ciencias
Empresariales de la Universidad Privada de Tacna, en el I semestre del ao
acadmico 2011 que esta por iniciar; cuyo para apto te otorgo poder amplio y
suficiente por medio de esta
carta.
Muchas gracias por todo. Ya pronto estar por ah, un abrazo.
Mara del Carme Chalco Lazo
45717772
Domicilio Jr. Los Helenio 3822
Las palmeras Los Olivos

El Aviso
Concepto

Es una nota breve para informar sobre las

actividades cotidianas que se realiza en
una determina institucin.

Institucin Educativa
Marcelino Champagnat
Tacna, 08 de Setiembre del 2010
Seor Padre de Familia:
Se me es grato dirigirme a Usd. para hacer de su conocimiento
que su menor hijo ser suspendido por el incumplimiento del
reglamento del colegio por 5 das empezando desde hoy.
Atentamente,

Mara del Carmen Chalco

Coordinadora de O.B.

El Dictamen
Concepto:
Es un documento
tcnico , ilustrativo
que esclarece
dudas ,precisa
conceptos,
proporciona
elementos de juicio
para la solucin de
problemas y facilita
la toma de
decisiones de los
rganos de
gobierno.

Partes
Lugar y Fecha
Cdigo
Destinatario
Asunto
Texto
Referencia

Antefirma
Firma
Post Firma
Sello
Con Copia
Pie de Pagina

La Constancia
Concepto
Es un documento
similar al certificado.
Los dos acreditan la
veracidad de hechos y
situaciones que se han
dado o se dan en la
realidad.

Universidad Privada
de Tacna
Constancia
La Secretaria de la Facultad de Ciencias Empresariales, que suscribe,
deja constancia de que el alumno Carlos Alberto vila Bjar con cdigo
2010035920 se encuentra matriculado actualmente en el 1er ciclo del
ao acadmico 2010.
Se expide la presente a peticin del interesado.
Tacna, 8 de Setiembre del 2010

Dr. Kinston Castaeda

Secretaria

Sofa Len Morales

Decano

La Credencial
Concepto:

Es un documento por
medio del cual se
acredita a una persona
para que ejecuta o
cumpla una accin

Clases:

Credencial para Ejercer

Funciones
Laborales con
Carcter Permanente.
Credencial para Cumplir Labor
Eventual.
Credencial
para
Ejercer
Presentacin de una Autoridad.
Credencial para Ejercer
Presentacin Poltica.
Credencial para Ejercer Cargo o
Mandato Legal.

INSTITUTO NACIONAL DE ESTADISTICA

E INFORMATICA

EL JEFE DEL INSTITUTO NACIONAL DE ESTADISTICA E INFORMATICA QUE

SUSCRIBE OTORGA LA PRESENTE
CREDENCIAL
Al Ing. Carlos vila Bjar, Jefe de la Unidad de Procesos Informticos, quien viaja a la ciudad de
Cusco en comisin de servicio, a fin de participar en acciones de capacitacin para el personal de
la Municipalidad Regional de Cusco.
Se expide la presente credencial para que se le reconozco como tal y se le brinde las facilidades
del caso
Tacna, 8 de Setiembre del 2010

Dr. Mara del Carmen Chalco

Jefe

La Citacin
Concepto:
Documento breve por el que
se cita o llama formalmente
a una persona o a varias a
asistir a toda clase de reunin
y sesiones

Partes :
Nombre del
documento
Destinatario
Texto
Lugar y Fecha
Firma y Pie de
pagina

Municipalidad Provincial
de Tacna
Citacin
Seor : Ing. Ricardo Len Castillo
Regidor
Por disposicin del Alcalde, cita a Usted a sesin ordinaria del consejo municipal, a
realizar el da martes 14 del presente a las 16:00 en el Local de costumbre, para
tratar la siguiente agenda:
1.- Aprobacin ejecucin de obras; y
2.-A probacin de informes de investigacin
Tacna 10 de setiembre del 2010
Abg.. Carlos vila Bjar
Secretario General

El Acta
Concepto:

Es un Documento
que
contiene
el
testimonio de las
acciones
mas
importantes que han
acontecido en la
relacin formal de
determinados actos
administrativos

Clases :
Acta de trabajo
Acta de sesin
Estaciones o
momentos
de la sesin

Partes
* Titulo
* Texto
* Firma
* Post Firma
* Con copia
* Pie de pagina

DIRECC. GRAL. DE ADMON.

ACTA DE ENTREGA-RECEPCIN
Siendo las 10 hrs. del da 21 de abril del 2010, reunidos en el 5o. piso del edificio marcado con el nmero 67
de la Calle de Magnolia, Colonia Guerrero, en Mxico, D.F., el Lic. Ral Caballero Borja, Ex director
General de Administracin , Lic. Gabriel Espinosa Guerrero, designado por el C. Oficial Mayor a partir
del 16 de abril de , Director General de Administracin, as como los CC. Licenciados Luis Snchez Prez
y Carlos Labastida Ochoa, quienes fungen como Testigos de asistencia, se procedi al levantamiento de la
Presente Acta de Entrega-Recepcin de los bienes y recursos de la Direccin General de Administracin:
--------RECURSOS FINANCIEROS. Se entrega Informe Financiero al 15 de abril de y efectivo por la cantidad de
$10,600.00 depositados en la cuenta No. 542320-7 del Banco Nacional de Mxico, segn Estado de Cuenta
anexo. ----------RECURSOS MATERIALES. Se entrega inventario de mobiliario y equipo de oficina, relacin del parque
vehicular
e
informe
de los bienes inmuebles propiedad de la Direc. Gral. de Admn.
RECURSOS HUMANOS. Se entrega plantilla de recursos humanos al servicio de la Direccin Gral. de
Amn. ------DECLARACIONES: ----------------El Lic. Gabriel Espinosa Guerrero, declara que recibe los recursos .objeto de esta Acta con las reservas
de Ley, para que si procede, hacer valer sus derechos en su oportunidad. - -El Lic. Ral Carballido Borja,
declara que entrega todos y cada uno de los bienes sin excepcin con la situacin que guardan a la fecha de
su renuncia como Director Gral. de Admn.
Se cierra la presente acta a las 18 horas del da de la fecha firmando al calce los que en ella intervinieron.
ENTREGA
Lic. Ral Carballido Borja

RECIBE
Lic. Gabriel Espinosa Guerrero

TESTIGOS
Lic. Luis Snchez Prez
Lic. Carlos Labastida Ochoa

La Declaracin Jurada
Documento por el cual una
persona declara formalmente
que lo que dice en el es
verdadero
y
que
debe
considerarse como tal mientras
no se pruebe lo contrario

P
a
r
t
e
s

Titulo
Identificacin
Texto
Lugar y fecha
Firma
Pos Firma del
declarante

DECLARACION JURADA

Yo, JOSE ANTONIO CARRANZA QUISPE, identificado con DNI No 09303688; declaro bajo juramento de Ley, la veracidad de mis
datos personales consignados a continuacin conforme a mi partida de nacimiento en los Registros del Estado Civil del Concejo
Distrital de la Victoria, Provincia de Lima, Repblica del Per.
1.-Fecha de Nacimiento:

8 de Mayo de 1980.

2.-Distrito : La Victoria
3.-Provincia : Lima
4.-Departamento : Lima
5.-Pas : Per
6.-Domicilio Actual : Jr. Los Amancayes 387, Callao.

Asumo plena responsabilidad de la exactitud de los datos consignados, acogindome al marco legal vigente y de Procedimientos
Administrativos en general.
Callao, 12 de diciembre del 2007.

---------------------------------------------------JOSE ANTONIO CARRANZA QUISPE

DNI No 09303688

El Contrato

rea de difusin
Enlace
Formulacin
Visacin
Y firma de contrato

Documento que contiene los

acuerdo a lo que han llegado dos
o ms personas naturales o
jurdicas, para regular o modificar
una relacin jurdica patrimonial

P
a
r
t
e
s

Titulo
Texto
Lugar y fecha
Pie de pagina
Firma y pos firma

EJEMPLO DE CONTRATO:
CONTRATO DE ARRENDAMIENTO: DEL DEPARTAMENTO TRES (3) DEL INMUEBLE
MARCADO CON EL NMERO CIENTO OCHENTA Y DOS (182) DE LA CALLE DE LAGO
DE LA COLONIA NATIVITAS DE LA DELEGACIN BENITO JUREZ DE ESTA CIUDAD,
CDIGO POSTAL 03500 QUE CELEBRAN COMO ARRENDADOR EL (LA) SR (A) LUIS
ANTONIO MEJA Y COMO ARRENDATARIO (A) EL (LA) SR (A) LAURA HERNNDEZ Y
QUE
SUJETAN
A
LAS
SIGUIENTES:
CLUSULAS
PRIMERA.- El (la) Arrendatario(a) pagar al (la) Arrendador (a) o a quien sus derechos
represente una renta mensual adelantada de $2100.00 (DOS MIL CIEN PESOS 00/100 M
N. los das CUATRO de cada mes, en el domicilio del (la) Arrendador (a), ubicado en
LAGO CIENTO OCHENTA Y DOS INTERIOR TRES COL.NATIVITAS MEXICO D.F. De
acuerdo con lo dispuesto por el artculo 2427 y fraccin I del artculo 2425 del Cdigo
Civil, que comenzar a contarse desde la fecha en que se firma este contrato. Toda
mensualidad ser pagada ntegra an cuando el (la) Arrendatario (a) ocupe la localidad
parte del mes, para cuyo efecto renuncia a lo dispuesto por el artculo 2429 de Cdigo
Civil. Conviene expresamente el Arrendatario (a) en que si no cubre la renta dentro de
los cinco das naturales siguientes al da CUATRO de cada mes, pagar un 10% (diez
por ciento) ms por cada mes natural o fraccin de retraso por concepto de intereses
moratorios.
SEGUNDA.- No se entender novado este contrato porque el (la) Arrendador (a) reciba
las rentas en fechas distintas a la estipulada, ni porque reciba los pagos en un lugar
distinto
del
convenido.
TERCERA.- El (la) Arrendatario (a) seala como su domicilio convencional, de acuerdo
con lo dispuesto en el artculo 34 del Cdigo Civil, el departamento materia de este
contrato v/o para todo lo relacionado con este contrato, incluso para emplazamiento a

El Currculum Vitae
Concepto:
Clases:
Es un documento que contiene
informacin sobre las acciones
mas sobresalientes de una
persona .

Por presentarse con

documentos Sustentarios o
sin ellos.
C.V. Documentado
C.V. Sin Documentar
Por su grado de complejidad
C.V. Bsico
C.V. Fines Profesionales
C.V. Fines Acadmicos

La Invitacin
Concepto:

Es un documento
protocolar y breve por
medio del cual se invita a
una persona a asistir a
un o actividad de inters.

Clases:

Invitacin Simple.
Invitacin Especial.

Invitacin
Seor: Carlos vila Bjar
Es grato dirigirme a usted para hacer propicia la
invitacin al da familiar que se llevara acabo en la
Institucin Educativa CHAMPAGNAT que se realizara
en el patio del nivel secundario el da martes 15 de
setiembre a horas 10:00 am.
Agradeciendo su gentil asistencia me despido.
Sofa Len Morales
Directora Acadmica