ic.

Ciencias de la Educac
Captulo I

Antes del Congreso

CAPTULO I (1raParte)

Antes del
Congreso

1. Seleccin del equipo de

trabajo
Las

personas deben contar con ciertas

cualidades.
El quipo ser dividido en tres grupos
bsicos.
Equipo organizador: encargados de delegar
responsabilidades equitativamente.
reas que facilitarn el control del congreso:
1. Ponentes
2. Tesorera
3. Logstica
4. Registro
5. Patrocinios

 6.

Diseo y publicidad
7. Difusin
8. Documentacin
9. Fiestas y eventos culturales
10. Actividades recreativas externas

Colaboradores: trabajarn
especficamente en alguna rea del
congreso.
Operativos: requerirn nicamente el
da del evento, ejecutarn
actividades sencillas pero muy
especficas.

2. Fechas, presdium
y calendarizacin
Reservacin

del

auditorio.
Fijar fechas para
cada ponencia
Seleccin de las
personas que
estarn en el
presdium de
inauguracin.

3. Distribucin
del presupuesto
Habilidad

con
los nmeros, que
sean
responsables,
puntuales,
dedicadas y con
facilidad para la
toma de
decisiones.

4. Seleccin de la temtica y
diseo de imagen
En

este punto an no se tiene

una idea concreta del rumbo
temtico del congreso.
Externo al pblico al que va dirigido:
personas contratadas
especficamente para organizar el
evento sin tener conocimiento
profundo o inters en los temas que
se tratarn
Miembro del pblico al que va
dirigido: personas involucradas

Por contexto global comn:

Por ponentes:

se

en

caracteriza por
incluir la mayor
parte de las ramas
de estudio de la
disciplina para la
que se est
desarrollando el
congreso

algunos casos las

disciplinas tienen
ciertas
personalidades, por lo
cual ajustamos el
tema a las personas
buscando algo en
comn que permita
desenvolver el
congreso con una
secuencia lgica.

Para elegir la temtica

Elaborar el diseo de la imagen

del congreso.
El

equipo del rea de diseo y publicidad se

encargarn exclusivamente de este rubro.
Cualidades: puntualidad en sus
entregas, responsabilidad,
compromiso, estar abiertos a la crtica
constructiva y de preferencia con
experiencia en trabajos de diseo
corporativo o de imagen.
coherencia con la temtica consiente de
toda la informacin referente a los
ponentes, el programa y el presupuesto.
Comunicacin.
Logotipo: debe ajustarse a todo tipo de

5. BSQUEDA DE PATROCINADORES
Todo

tipo de acuerdo con

patrocinadores debe estar acordado
por escrito y firmado, tener una
copia.
Estn prohibidos los acuerdos de
palabra.
Caractersticas
tener facilidad de palabra y persuasin,
saber redactar,
tener contactos,
de preferencia debern contar con auto propio,
tener flexibilidad de tiempo y que puedan ser
fcilmente localizables.

Tipos de patrocinios
EFECTIVO

ESPECIE

Cartas de patrocinio
Al redactar una carta se necesita ser conciso, a las empresas no
les atrae mucho el darle vueltas al asunto, debe estar incluida toda la
informacin que requiere para apoyarnos.
Presentacin

de la persona u organizacin que solicita el patrocinio.

Descripcin breve del evento (nombre, fecha, lugar, objetivo, magnitud del
evento y personalidades ms importantes que acudirn).
Tipos de medios de difusin masiva que se utilizarn (en caso de
proponer la publicidad como beneficio para la empresa).
Razn concreta por la que la empresa fue elegida como posible
patrocinador del congreso.
Beneficios que recibir (muy importante!)
Forma de contacto.
Despedida, nombre y firma de la persona que estar en contacto con ese
patrocinador en caso de aceptar la propuesta o de tener alguna duda.

6. CARTAS A PONENTES
El encargado de hacer las cartas
debe ser:
*Comprometido, *puntual,
*responsable, *saber redactar en
espaol y de preferencia tambin
en ingls, *tener paciencia para
investigar, *hablar ingls al
menos en un 60%, *no ser
acaparador o en el peor de los
Contacto
rpido
y
casos un
holgazn
que deje
todo
contino
hasta el final.

Caractersticas de una
carta

Lugar y fecha

Saludo con el respectivo ttulo del ponente (Dr., Mtro. Lic.,

etc.)

Presentacin de la persona u organizacin que realiza el

congreso.

Descripcin del congreso (nombre, objetivo, lugar, fechas).

Mencin de algunos ponentes que hayan asistido a congresos

anteriores

para darle una idea ms clara del congreso.

Invitacin formal a que asista como ponente y razones por

las que se le

invita a participar.

Tema del cual nos gustara que hablara (debe mencionarse el

tiempo con

el que dispone y la flexibilidad que hay para cambiar el tema

propuesto).

7. DIFUSIN Y FACILIDADES DE
PAGO

puntualida
d,
responsabilid
ad,
compromiso,
facilidad de
palabra,
facilidad de
desplazamie
nto,
buena
presentacin
y
de
ser
posible tener
contactos en
eventos
relacionados.

Descuentos o
promociones

Actualizar la
pagina de internet

Contacto con
eventos o
congresos

 Descuento

por pertenecer a
la
Institucin
donde
se
llevar a cabo el
congreso.
Descuento por grupos. Este
puede ser de 10, 15, 20 o
ms personas, dependiendo
de lo que el rea de tesorera
diga que conviene.
Descuento
por
pago
adelantado. Entre primero
paguen ms descuento!
Descuento
a
los
organizadores de grupos.

8. ORGANIZACIN DE LGISTICA
Y TRADUCCIONES
Puntuales,
Responsables,
Comprometidas,
Organizadas,
Muy activas,
Con facilidad
Rapidez en la toma
de decisiones.

LOGSTICA
DE
MONTAJES

Se refiere a todo el
mobiliario requerido para
el congreso

LOGSTICA
TCNICA

sta abarca lo necesario

para el buen
funcionamiento del
sonido y la iluminacin

CAPTULO I

(2da

Antes
del
Congreso

Parte)

9.Viticos de Ponentes
Cuando los ponentes aceptan la
invitacin se les debe escribir
y
agradecerles para empezar a crear
un lazo de constante comunicacin.
rea de ponentes y el ponente:

Acceder: Es cuando aceptamos

sin objecin las condiciones del
ponente. Por ejemplo, acceder a
comprarle boletos en primera
clase aunque sabemos que habr
que sacrificar otras cosas para
solventar ese gasto.
Persuadir: Aqu tratamos de
darle a entender al ponente que
hay otras opciones que podran
convenir a ambos.
Negociar: Esta incluye las dos, es
decir, se puede acceder en
algunas cosas pero al mismo
tiempo darle a entender que no
todo se podr, proponiendo as
otras alternativas.

Dependiendo del nmero de

personas que tenga el rea

Este punto de viticos abarca

lo ms caro del congreso son
los
5
aspectos
ms
importantes

Boletos de avin

Transporte terrestre

Hospedaje

Comidas

Aspectos tcnicos

10. Paquetes de
congresistas
Normalmente, en todos los
congresos se le da un paquete
bsico al congresista para
que no le falte nada mientras
dure el evento.
4 cosas indispensables que
debe contener este paquete
son:
1. Programa.
2. Libreta, block o algo donde
escribir.
3. Pluma, lpiz o algo para
escribir.
4. Bolsa, portafolios, carpeta
o algo para transportar
todo lo anterior.

11.

Organizacin de
brindis, fiestas y eventos
recreativos.
Caractersticas de los miembros de
esta rea son:
Puntualidad
Responsables, de preferencia
debern contar con auto propio o
facilidad de desplazamiento,
Flexibilidad de tiempo y si tienen
contactos mejor
No se debe perder de vista y
adaptarse a las condiciones como:
Presupuesto
Horarios
Todo tipo de acuerdo (debe
quedar por escrito y con nombre
y firma del responsable)
Contacto con el rea de logstica

12. Dudas y contacto continuo

con los ponentes
El

rea de ponentes siempre debe estar al

pendiente de cualquier pregunta que surja
departe de ellos durante este proceso.
No se puede suponer que algo est hecho
o
dicho.
Todo
tipo
de
listas
y
requerimientos de cualquier tipo que
pasan de rea a rea deben estar por
escrito, la gente no se acuerda de
absolutamente todo y no ser culpa de
quien no escuch sino de quien no lo
escribi.

13. Organizacin y logstica

de documentacin.
El documentar el congreso no
slo deja un beneficio econmico,
ni nicamente
la satisfaccin de tener una
evidencia de lo sucedido en esos
das
El documentar el congreso no
slo deja un beneficio econmico,
ni nicamente
la satisfaccin de tener una

Esta

rea tambin debe estar en

contacto con logstica,
principalmente si realizarn el
video.

14. Impresiones finales y

preparacin de registro.
Tal

como lo dice el ttulo de este

punto, las impresiones finales
ms comunes a estas alturas son:
Programa
Diplomas
Letreros (para registro, ponentes,
talleres, avisos, etc.)
Alguna otra cosa del paquete de
conferencistas que se haya
retrasado

Contar

con colaboradores trabajadores

Tener todos lo materiales preparados
El rea de registro es la que empieza a
trabajar ms en esta recta final. Ya es
hora de llamar a los operativos de esta
rea. Se encargarn de registrar y
entregar los paquetes a los
conferencistas. Una forma de organizar
a los colaboradores son las siguientes:
1. Inscripcin
2. Entrega de paquetes
3. Dudas

Organizar

la inscripcin de los
conferencistas, depende del tipo de
asistentes y sobretodo de lo que se te haga
mas fcil y ordenado. Se pueden realizar las
listas correspondientes en Excel.
Nadie puede andar cambiando listas o
pasarlas de computadora a computadora ya
que despus no sabrn cul es la que est
actualizada.
Ese da llegarn todos los que ya estn
inscritos y los que an no, lo que menos
queremos es que se amontonen as que los
colaboradores deben mecanizar el proceso
de registro

En

la entrega de paquetes es ms fcil

cuando pasan directamente a recoger
su paquete despus de su inscripcin
a tener que controlarlo por medio de
boletos, cupones o algo parecido.
Los colaboradores que participarn
aqu su actividad es slo entregar los
paquetes ya hechos.
En el rea de dudas o informacin hay
que tener en cuenta que la(s)
persona(s) que se encuentren a cargo
deben estar completamente enteradas
de casi todos los mbitos.

15. Aplicacin de logstica,

montaje, recordatorios y otros
detalles.

Cada rea sigue trabajando en lo suyo y slo

falta afinar algunos detalles, recoger
impresiones de ltima hora, practicar algunas
cosas del registro y armar los paquetes
correspondientes.
Hay que montar el escenario que
utilizaremos, ya sea podium, sala, mesa o
lo que sea. Unos das antes tambin
debemos probar el sonido, el can,
checar las pantallas y todos esos
aspectos importante

Tambin

debemos realizar algunos recordatorios,

como a la gente que estar en el presidium,
decirles que contamos con su asistencia.
Los ponentes tambin necesitan recordatorios.
Tambin hay que estar seguros de que todas las
reas estn conscientes de lo que cada una
realizar el da del congreso, sus horarios y
actividades.
Hay que entregarle al maestro o maestra de
ceremonias el guin correspondiente para que
pueda practicarlo y aclarar todo antes del
congreso.

16. Llegada de
ponentes!
Ellos

siempre llegan en distintas fechas, ya

sea das antes o el da exacto de su
ponencia, depende mucho de su
disponibilidad de tiempo.
Aunque nosotros tengamos un nmero
aproximado de asistentes nunca sabemos
exactamente cunta gente puede llegar, es
por esto que hay que tener lugares
disponibles.

Tambin

debemos estar en
contacto continuo con el
traductor por si an nos falta
algn ponente por confirmar ya
que eso puede variar los precios,
asimismo necesitarn logstica
tanto de montaje como tcnica
de la que hay que estar al
pendiente.

GRACIAS