ANALISIS Y MEJORAMIENTO

DE PROCESO

esan

Las 5 fases de mejoramiento de los procesos

Organizacin para el mejoramiento:
Asegurar el xito mediante el liderazgo y compromiso.
Comprensin del proceso:
Comprender todas las dimensiones del actual proceso de la empresa.
Modernizacin:
Mejorar la eficiencia, efectividad, adaptabilidad del proceso de la empresa.
Mediciones y controles:
Poner en practica un sistema para controlar el proceso para un mejoramiento
de progresivo.
Mejoramiento continuo:
Poner en practica un proceso de mejoramiento continuo

esan

Preparacin de la Empresa

1. Formacin de un equipo de mejoramiento de procesos

2. Jerarqua de procesos (frugalizacin)
(Separar el macroproceso en sub procesos)

3. Educacin del equipo de mejoramiento de procesos

4. Liderazgo y compromiso
5. Identificacin de procesos crticos
6. Seleccin de los procesos a mejorarse
PRODUCTOS

INPUT

Proceso 1

Proceso 2

Proceso 3

Proceso 4

OUTPUT

RECURSOS

esan

MACROPROCESO

Visin General del Proceso

Se requiere comprender:
Quines son los proveedores de los inputs del proceso.
Quines son los clientes (internos y externos) de los outputs del
proceso.
Con qu otros procesos se interacta.
Materiales
Informacin / Clientes

Recursos
Transformados
INPUT

Empleados
Equipos / Facilidades
Recursos que
ayudan a la
transformacin

esan

OUTPUT

Producto
sy
servicios

Proceso Productivo
4

MAPEO DE PROCESOS

esan

Definicin del Alcance del Proceso

esan

Niveles de Anlisis de Procesos

MACROPROCESO

PROCESO
SUBPROCESO
SIN EMBARGO, TODOS SON PROCESOS !

esan

DIAGRAMAS DE FLUJO

esan

Diagrama de Bloque
Visin general, rpida y no compleja del

Inicio

Reconocer

proceso.
Evaluar

Principales smbolos son: el circulo alargado

que indica el inicio y el final del flujo, los

Definir

rectngulos representan actividades en frases

descriptivas y concisas y las flechas conectan

Presentar

los rectngulos y la direccin que tiene el flujo

de informacin

esan

Fin

10

Diagrama de Bloque
Inicio

Aplicaciones
Dentro de cada rectngulo se puede desarrollar
muchas actividades, por lo cual se puede
desagregar y desarrollar diagramas mucho mas
detallado.
Cada rotulo descriptivo de la actividad puede
empezar con un verbo, que permita definir
acertadamente la actividad de la empresa.
Las frases estandarizadas permiten acelerar la
comprensin
Los diagramas de bloque pueden fluir tanto
vertical como horizontalmente

esan

Reconocer

Evaluar

Definir

Presentar

Fin

11

Diagrama de Bloque e informacin

Es probable que un proceso
tenga
un
sistema
de
comunicacin
separado
y
diferente al flujo de actividades,
que se pueda elaborar y
comprender como parte integral
de las operaciones

esan

DPTO A

Dpto A1

Dpto A2

A 1.1

A 2.1

Dpto A3

A 3.1

A 3.2

12

Diagrama de Bloque e informacin

Aplicaciones
Organigrama
Otra forma de presentar el flujo
de la compaa es mediante
lneas
slidas,
y
los
de
comunicacin
por
lneas
punteadas.
Un
buen
sistema
de
comunicacin fluye en forma
ascendente,
descendente
o
lateral, como tambin con flechas
en ambos extremos, indicando
una comunicacin de doble va.

esan

DPTO A

Dpto A1

Dpto A2

A 1.1

A 2.1

Dpto A3

A 3.1

A 3.2

13

Diagrama de flujo geogrfico

Analiza
el
plano
geogrfico o flujo fsico de
las
actividades,
minimizando
el
desperdicio de tiempo
mientras la produccin
resultante de trabajo o
recursos se desplazan
entre actividades.

esan

Medico

Parqueo

Personal-2
Inicio
Fin
Prestaciones-3
Cafetera-6
Lobby

Ingeniera-7

Seguridad-5

Conferencias-4

14

Diagrama de flujo geogrfico

Aplicaciones
El anlisis de este diagrama
revela
el
desperdicio
de
tiempo y desplazamiento.
Es una herramienta til para
evaluar
el
plan
del
departamento, su flujo de
documentos y el flujo de
productos, identificando el
exceso y las demoras de
almacenamiento.
Sirve para analizar los
patrones de trafico en reas
muy congestionadas como
archivos,
computadoras
y
fotocopiadoras.

esan

Medico

Parqueo

Personal-2
Inicio
Fin
Prestaciones-3
Cafetera-6
Lobby

Ingeniera-7

Seguridad-5

Conferencias-4

15

Diagrama de
Flujo Funcional

Dpto.
de
persona
l

Gerente
Inicio

Candidato

Contralor
2

Si

No
3

Muestra el movimiento entre

diferentes unidades, lo que es
til particularmente en la
evaluacin de tiempos de
actividad y ciclo (recursos)

4
Si
5
6

El diagrama de flujo funcional

identifica
como
los
departamentos
funcionales
(verticalmente
orientados)
afectan un proceso (que fluye
horizontalmente) dentro de
una organizacin.

10

11

Si

12

No
No 14

13

Si
15

16

Fin

esan

17

Flujo de Procesos e Indicadores

PROCESO: AFILIACION
AFILIADO

PROMOTOR

SUPERVISOR

OPERACIONES

INICIO

PUNTO DE
CONTROL

1 h/da
Consulta
sobre
al sistema

Asesora
sobre el SPP
y AFP UNION

Revisin y
Regularizacin

Digitacin
Recepcin de
Informacin

15/ cont
TIEMPO DEL
PROCESO

500 cont/sem

Se
Afilia
?

NO

SI

Rechazo

% cont/sem
rechazados

SI

Elabora
Contrato de
Afiliacin

NO
PRODUCCION

Contrato de Afiliacin
1

esan

FIN

INSUMO / PROD
DEL PROCESO

INDICADOR DEL
PROCESO

Diagrama de
informacin

Inicio

Datos

Los diagramas de informacin

siguen el recorrido de la
informacin a lo largo de un
proceso.
Muestra el intercambio de
informacin entre las unidades
de una organizacin y el
procesamiento de la misma.

O1

F1

D1

P1

D2
D1

O2

D2

F2

P3

P4

DBF

D3

Fin

esan

19

EJEMPLOS DE MACROPROCESOS
1. MACROPROCESO PRODUCTIVO DE AVES
Despresado

Pollo
Vivo

Recepcin

Faenamiento

Empaque

Despacho

Productos

2. MACROPROCESO COMERCIALIZACIN ELCTRICA

Pedido del Servicio

esan

Proceso de
Conexin

Facturacin

Recaudaciones

20

Procesos internos de almacn

esan

Diagrama de flujo
Describe el flujo de informacin, clientes, personal, equipo y materiales a
travs de un proceso

Visible
Cliente deja el
automvil

Mecnico
realiza
diagnstico

Se discute
el trabajo
necesario

No visible
Disponibilidad
de partes

Pedido de
Partes

Cliente lleva el
automvil

Pago

Notificacin
al Cliente

Crtic
o
Falla
s

esan

Realiza
Trabajo

Inspeccin
prueba

Trabajos
de correccin

22

ANLISIS DE PROCESOS
Macroproceso de Crdito

Solicitud
Solicitud
de
deCrdito
Crdito

Anlisis
Anlisis
de
deRiesgo
Riesgo

CARACTERSTICAS GENERALES DEL

PROCESO:
CantidadPorcentaje
Operaciones
82
44.6%
Inspecciones
16
8.7%
Transporte
45
24.5%
Demora
34
18.5%
Almacenamiento
7
3.8%
Total de Actividades
184
100.0%
Agregan Valor
No Agregan Valor
Total de Actividades

esan

59
125
184

32.1%
67.9%
100.0%

Aprobacin
Aprobacin
de
deCrdito
Crdito

Administracin
Administracin
yyDesembolso
Desembolso

Cantidad
Documentos originales que se generan
42
Copias que se generan
11
Total de Documentos
53
Personas que participan en el proceso
13
Sistemas Informticos que utilizan
3
Entes externos que participan en el proceso 10

23

ANLISIS DE PROCESOS
PROCESO DE COMPRAS

Requerimiento de
Materiales

Verificacion de
Material en Bodega

Aprobacion para
compra del Material

Compra de Material

Recepcion de
Materiales

Despacho del
Material

Pago a Proveedores

Caratersticas Generales del Proceso

Operaciones
Inspecciones
Transporte
Demora
Almacenamiento
Total de Actividades

Cantidad Porcentaje
45
28,5%
17
10,8%
65
41,1%
22
13,9%
9
5,7%
158
100,0%

Agregan Valor
No Agregan Valor
Total de Actividades

Cantidad Porcentaje
29
18,4%
129
81,6%
158
100%

esan

Cantidad
Documentos originales que se generan
15
Copias que se generan
20
Total de Documentos
35
Personas que participan en el proceso
27
Sistemas Informticos que utilizan
3

24

ANLISIS DE VALOR AGREGADO

Actividad
Si

Contribuye a los
requerimientos
del cliente?
Si
Valor
Agregado
real
Registrar la orden
Completar la pliza
Investigar los datos

Actividades
Actividades que
que se
se deben
deben
realizar
para
satisfacer
realizar para satisfacer los
los
requerimientos
del
cliente
requerimientos del cliente

esan

Necesaria para
generar el
output?
No
Actividades
discrecionale
s

No

Si

Valor agregado
para la empresa
Registrar la fecha de recibo
Formato de pedidos
Preparar informes financieros

Contribuye a las
funciones de la
empresa?
No
Sin valor
agregado
Revisin y aprobacin
Transporte y movimiento
Archivo y almacenamiento
Repeticin de trabajo
Demoras

Actividades
Actividades que
que no
no contribuyen
contribuyen aa satisfacer
satisfacer los
los
requerimientos
del
cliente.
Estas
actividades
se
requerimientos del cliente. Estas actividades se
podran
del
podran eliminar
eliminar sin
sin afectar
afectar la
la funcionalidad
funcionalidad 25
del
producto/servicio
producto/servicio

Anlisis del Tiempo

Tiempo Activ. + Tiempo Espera = T. Ciclo
Tiempo Actividad, tiempo de procesamiento con valor
agregado para el producto o servicio.
Tiempo de Espera, colas, almacenamiento en espera,
archivos. Actividades que no generan valor agregado
Tiempo de Ciclo, suma de todos los tiempos de
actividad y de espera. (percibido por el cliente interno o
externo)

esan

26

Mejora del Proceso

La calidad se orienta a redisear la empresa por
procesos completos con valor hacia el cliente.

esan

27

esan

esan

MEJORAMIENTO DE PROCESOS
Criterios para el anlisis y mejoramiento de procesos:
Simplificar burocracia. Eliminar tareas administrativas,
aprobaciones y papeleos innecesarios.
Eliminacin de la duplicacin.
Evaluacin del valor agregado. Eliminar las actividades
que no agreguen valor y optimizar las que agreguen valor
Eliminacin
de
copias,
datos,
Simplificacin.
manipulaciones, reuniones, cuellos de botella
Reduccin del tiempo de ciclo del proceso
Prueba de errores
Eficiencia en la utilizacin de equipos y sistemas
Lenguaje simple. Compresin sencilla en los documentos
Estandarizacin
Alianzas con los proveedores
Ventanilla nica
Automatizacin y/o mecanizacin

esan

30

HERRAMIENTAS PARA REDUCIR EL TIEMPO

Algunas formas tpicas para reducir el tiempo de ciclo
son:
Actividades en serie vs. actividades en paralelo
Cambiar la secuencia de las actividades
Reducir el nmero de interrupciones
Mejorar polticas de tiempo de procesamiento
Analizar la localizacin
Establecer prioridades

esan

31

Cmo seleccionar la mejor

Alternativa ?

esan

32

Definicin de la Solucin
DEFINICION PROBLEMA: Qu esta mal
DEFINICION OBJETIVO: Qu deseo alcanzar
DEFINICION SOLUCION: Que har para solucionar el
problema y alcanzar el objetivo

esan

33

12 / 22

Anlisis Costo Beneficio

Considerar:
Cualquier costo de implementacin
Ahorros de operacin (dinero, horas, materiales, espacio..)
Beneficios intangibles:
Incremento de la motivacin en el personal
Mejora de la comunicacin
Reducir tensin laboral
Mejorar calidad de vida del trabajador
Mejorar clima organizacional

esan

34

13 / 22

SELECCIN DEL PROYECTO DE MEJORA

Esfuerzo

Alto

Bajo

esan

Impacto

Alto

35

El Proceso Actual
vs
El Proceso Mejorado

esan

36

 Comparar mtricas !
Proceso actual vs. Proceso mejorado

esan

PROCESO ACTUAL

PROCESO MEJORADO

Costo

Costo

$ 30

$ 100

Prdidas

12%

Prdidas

0.5 %

Tiempo

30 das

Tiempo

2 das

Servicio

20 %

Servicio

100 %

N. Sigma

1.8

N. Sigma

5.2

Cp

0.5

Cp

1.1

Gua de Documentacin de Procesos

1. Nombre del proceso
2. Objetivo del proceso
3. Clientes internos / Clientes externos
4. Indicadores de Gestin
5. Normativa del proceso
6. Resumen de actividades (tiempos de actividad, tiempo de ciclo)

esan

38

Gua de Documentacin de Procesos

8. Diagrama de Flujo Actual (Bloques / Funcional etc.)
Mejora
9. Anlisis para el mejoramiento de procesos
10. Eliminacin actividades no agregan valor
11. Uso creativo T.I
Proceso Mejorado
12. Resumen de actividades proceso mejorado
13. Diagrama de Flujo del Proceso Mejorado (Bloques /funcional)
14. Comparacin del proceso actual Vs. el mejorado
15. Capacitacin al personal involucrado.- Implementacin

esan

39