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FUNDAMENTOS DE

ADMINISTRACION

10 Octubre de 2009

DEFINICION:

La administracin es un proceso sistemtico que consiste en el


desarrollo de actividades de PLANEACION, ORGANIZACIN,
INTEGRACION, DIRECCION y CONTROL para lograr los
objetivos de una organizacin, a travs de un adecuado manejo
de los recursos existentes.
Es el proceso por medio del cual el hombre trata de dar orden,
direccin y control a las diversas instituciones de la sociedad para
lograr determinados objetivos, incluyendo en esto el bien comn

LA ADMINISTRACION CIENTIFICA
A fines del siglo XIX y principios del siglo XX aparecieron las
escuelas modernas de administracin:
a) Escuela Mecanisista: Nacida al amparo de los estudios de F.W.
Taylor sobre la eficiencia de los trabajadores de las relaciones
hombre-mquina, para elevar el rendimiento a partir del
estudio de tiempos y movimientos.
b) Escuela del proceso administrativo: Fundada por H. Fayol,
estableci un esquema conceptual de la administracin con
base en el proceso administrativo.
c) Escuela Psico-sociolgica (o de comportamiento humano)
Auspiciada por Elton Mayo y por estudios de un grupo de la
escuela de graduados en administracin de negocios de la
Universidad de Harvard

Naci cuando en una planta textil en Filadelfia no se pudo


resolver el problema de rotacin de personal, que se realiz con
un enfoque mecanicista, en donde se descubri que los grupos
informales constituyen una organizacin unida, de amistad y
solidaridad.
d) Enfoque sistemtico: La aplicacin de este enfoque presupone
el uso de tcnicas sustentadas en sistemas de informacin que
posibiliten el control de la gestin administrativa.
e) Teora Z: La filosofa y valores de la administracin japonesa:
Explica abiertamente su concepcin sobre polticas de persona,
empleo de por vida, entrenamiento horizontal, critica a los
grandes Egos, decisiones por consenso, anlisis profundo de los
problemas, entre otros.

PROCESO ADMINISTRATIVO

PROCESO ADMINISTRATIVO
1.- PLANEACION: Qu se va a hacer? Objetivos, polticas,
diagnstico, programas y presupuestos
2.- ORGANIZACIN: Cmo se dividir el trabajo? Unidades de
mando y procedimientos.
3.- INTEGRACION: Quin y con qu se va a hacer? Personal:
seleccin, contratacin, capacitacin, materiales, finanzas,
compras, produccin, entre otros.
4.- DIRECCION: Cmo se debe hacer? Autoridad, mando, toma
de decisiones, supervisin, delegacin, instrucciones y
comunicacin.
5.- CONTROL: Cmo se hizo? Evaluacin, comparacin,
determinacin de las desviaciones, correccin de fallas y
retroalimentacin.

PLANEACION
Definiciones:
Planear consiste en la definicin de objetivos, la ordenacin de
recursos materiales y humanos, la determinacin de mtodos y las
formas de organizacin, el establecimiento de medidas de tiempo,
cantidad y calidad, la localizacin especial de las actividades y
otras especificaciones necesarias para encausar racionalmente la
conducta de la persona o grupo.
La planeacin es trazar un curso concreto de accin para alcanzar
un objetivo
Planear es disear un mtodo para lograr una meta definida
Planear es decidir de antemano que hacer, cmo hacerlo, cundo y
quin deber llevarlo a cabo.

PRINCIPIOS DE LA PLANEACION
RACIONALIDAD: La accin ordenada con fines especficos.
PREVISION: La planeacin es previsin del futuro.
UNIVERSALIDAD: La planeacin y la programacin deben
abarcar las diferentes etapas del proceso econmico, social y
administrativo y prever las consecuencias que producir su
aplicacin.
UNIDAD: Que los planes y programas tengan unidad, que estn
integrados entre si y formen un todo organizado y compatible.
CONTINUIDAD: La planeacin y la programacin son un proceso
de duracin permanente.
INHERENCIA: La planeacin y programacin son necesarias en
cualquier actividad humana y son inherentes a la administracin.

ELEMENTOS DE LA PLANEACION
DIAGNSTICO: Investigar los problemas que se presentan y
que obstaculizan el logro de los objetivos de la organizacin.
OBJETIVOS: Son los fines o metas que se pretenden alcanzar ya
sea con la realizacin de una sola operacin de una actividad
concreta, de un procedimiento de una funcin completa o de todo
el funcionamiento de la institucin.
POLITICAS: Son lneas generales de accin que guan a los
miembros de una empresa.
PLANES: Entendemos como plan, un curso determinado de
accin que se considera el ms recomendable para el logro de un
objetivo, as mismo, es necesario que cada una de las funciones de
una organizacin tenga sus propios objetivos y de igual forma sus
planes.

PROGRAMAS: Un programa est destinado a cumplir las funciones de


una determinada entidad, por lo que se establecen objetivos o metas
cuantificables que se cumplirn a travs de la integracin de un conjunto
de esfuerzos, con recursos humanos, materiales y financieros asignados,
con un costo global y unitario determinado y cuya ejecucin en principio
queda a cargo de una unidad administrativa de alto nivel.
PRESUPUESTOS: El presupuesto consiste en planear numricamente
los resultados de una organizacin; incluye tres elementos principales.
1.- Se refiere a hechos futuros, lo que estimula a pensar en planes
concretos, valorando costos y beneficios
2.- Tiene fechas de desarrollo o de terminacin que estn relacionados con
el costo.
3.- Se mide en unidades econmicas, proporcionando estndares contra
los cuales se puede comparar.

ORGANIZACIN
Definiciones:
Organizacin es el arreglo de funciones necesarias para lograr un
objetivo con indicacin de la autoridad y la responsabilidad
asignadas a los puestos, que tienen a su cargo las ejecuciones de
las funciones respectivas.
Organizacin es el orden que guardan los diferentes rganos que
constituyen un grupo humano en cuanto a relaciones, de
responsabilidad, interdependencia jerrquica, comunicacin y
divisin del trabajo, necesarios.

DIVISION DEL TRABAJO


Es el desglose del trabajo en bloques, partes o unidades a fin de
que pueda ser realizado por las diversas personas que integran una
unidad administrativa, el trabajo se divide en:
-FUNCIONES: (generales, especficas, ejecucin,
asesora, complementarios, primarias, secundarias)
-ACTIVIDADES: (genricas, especficas)
-OPERACIONES: (fsicas, mentales)

apoyo,

FORMAS DE ORGANIZACIN

ORGANIZACIN FORMAL: Es la oficial, la terica y se apega


a las normas materializadas en organigramas, contratos colectivos
o individuales, reglamentos, manuales, polticas y procedimientos.

ORGANIZACIN INFORMAL: Es la extra oficial, representa


lo que realmente est sucediendo, es la resultante de las reacciones
individuales y colectivas entre la organizacin formal en busca de
satisfaccin a necesidades y deseos de pertenencia,
reconocimiento o amistad.

ESTRUCTURA ORGANICA

Es la forma en que estn ordenadas las unidades administrativas de


un organismo y la relacin que guardan entre si. Debido a la
necesidad de la divisin del trabajo y de los requerimientos de
especializacin, nace la divisin en donde determinan la forma en
que van a integrarse los diversos rganos o dependencias de una
institucin, relaciones de mando, niveles jerrquicos, procesos a su
cargo, tramos de control, equipos de administracin y mbito de
aplicacin.

MANUALES
Son las herramientas administrativas para transmitir conocimientos y
experiencias para documentar la tecnologa acumulada sobre un tema
especfico. Contienen informacin e instrucciones sobre la organizacin,
polticas y procedimientos de una empresa, que se consideran
necesarios para la mejor ejecucin de un trabajo.
Se clasifican en:
Manuales de Operacin
Manuales de Organizacin
Manuales de Procedimientos

INTEGRACION
En el proceso administrativo, se distingue una parte que se refiere a la
estructuracin y otra que es la actuacin en si, en la primera tenemos
la planeacin y la organizacin, en la segunda, la integracin, la
direccin y el control.
La integracin es el punto de contacto entre la parte esttica y la parte
dinmica del proceso administrativo.
Definicin:
Integracin es obtener y articular los elementos materiales y humanos
que la planeacin y la organizacin sealan como necesarios para el
adecuado funcionamiento de una organizacin.

TIPOS DE INTEGRACION

A) DE PERSONAL

B)

DE MATERIALES

a) Reclutamiento
b) Seleccin y

a)
b)
c)
d)
e)

Finanzas
Compras
Produccin
Mantenimiento
Comercializacin o
prestacin de
servicios

c)
d)
e)
f)

contratacin
Induccin
Capacitacin
Desarrollo
Carrera
institucional

DIRECCION
La eficiencia con la cual puede ser operada cualquier organizacin
depender, en gran medida, de la forma en que se utilice y administre
a sus trabajadores.

Definicin:
Es el elemento mas dinmico del proceso administrativo que implica la
responsabilidad que tiene todo jefe de dirigir, conducir, motivar,
ordenar e impulsar al personal subordinado, a la mejor realizacin de
sus funciones, con el mximo de eficiencia y colaboracin.

IMPORTANCIA DE LA DIRECCION
Algunos autores consideran que es el elemento mas importante y
complejo de la administracin, puesto que se ponen en juego
aspectos relacionados con el comportamiento individual y de grupo.

En la direccin se ejerce el mando, se delega la autoridad, se toman


decisiones, se coordinan y supervisan las actividades y todo ello a
travs de un proceso de comunicacin que ya de por si es complejo.

PRINCIPIOS DE LA DIRECCION
COORDINACION: Lograr coordinar los intereses individuales y
grupales.
IMPERSONALIDAD DEL MANDO: Cuanto ms se impersonalice la
orden, ser mejor obedecida.
RESPETO A LA LINEA JERARQUICA: Al transmitirse una orden
deben asegurarse los conductos previamente establecidos y jams
saltarlos sin razn.
RESOLUCION DE CONFLICTOS: Debe procurarse que los conflictos
se resuelvan lo ms pronto posible de modo que, sin lesionar la
disciplina, puedan producir mayor tranquilidad a los implicados en el.

ALGUNAS CARACTERISTICAS DE LA
DELEGACION DE AUTORIDAD

- Puede ser general o especfica


- Puede ser temporal o ilimitada
- Puede ser individual o colectiva
- Aumenta la eficacia administrativa
- Favorece la especializacin
- Permite que las decisiones sean tomadas con mayor base sobre la
realidad

MANDO
Si la autoridad es la capacidad de mandar y el derecho a ser obedecido,
el mando es el ejercicio de ese derecho y de esa capacidad.
El poder mandar, incluye tres elementos:
Determinar lo que debe hacerse
Establecer como debe hacerse
Propiciar y vigilar que lo que debe hacerse se haga
Algunos autores identifican a estas tres funciones como sigue: Directiva
la primera, propiamente administrativa, la segunda y supervisora de
ejecucin la tercera.

La toma de decisiones es un factor esencial de la funcin directiva, ya


que, con base en ellas se marca el cambio a seguir de la organizacin.
El proceso de la toma de decisiones es como sigue:
- Diagnosticar el problema: Definir el problema
- Definir las alternativas ms adecuadas
- Analizar las alternativas y compararlas
- Seleccionar la alternativa ms conveniente

PRINCIPIOS DE SUPERVISION
El concepto actual de la supervisin, supone un mbito de
responsabilidad ms amplio y complejo que el de la administracin
tradicional basada nicamente en la autoridad y el conocimiento del
trabajo, sino que adems ubica como fundamental la satisfaccin del
usuario y el desarrollo personal.
- Satisfaccin del cliente o usuario: Es la nica razn de la
organizacin
- Rentabilidad: Costo vs. Rendimiento de las operaciones cotidianas
- Desarrollo de Personal. Mediante oportunidades y aprendizaje
- Aceptacin del cambio: Trabajar en la resistencia al cambio
- Actitud crtica constructiva: Comunicar juicios e ideas
- Excelencia en la persona: Calidad de vida y trabajo

CONTROL
La etapa de control no existira si la planeacin y organizacin se
ajustaran impecablemente a la integracin y a la fase directiva, sin
embargo, an en planeaciones cuidadosas, surgen algunas
necesidades de ajuste, correcciones o modificaciones a lo
programado.

Definicin:
Control es un conjunto de disposiciones incluidas en las estructuras y
en las normas de trabajo de una empresa, para que en el desarrollo
de las actividades se produzca una comprobacin, previniendo
errores y fallas, para proveer informacin segura, proteger los bienes
de la empresa y promover la eficiencia en la operacin y la adhesin
a las polticas administrativas.

TRES PASOS EN EL PROCESO DE CONTROL


1.- Establecimiento de
normas o estndares de
ejecucin

Define el estado de equilibrio o eficiencia que se


desea lograr
La administracin enfocada a procesos se basa en
mejorar procesos ms que en perfeccionar
funciones
Con este enfoque se marcan estndares que
comprenden sistemas, procedimientos, mtodos de
trabajo, seguimientos operacionales y auditoras
que deben formar parte de un sistema de calidad

2.- Medicin de la ejecucin


real en relacin con los
estndares establecidos

Requiere que la informacin sea procesada,


interpretada y comparada con los estndares de
ejecucin a fin de establecer conclusiones sobre la
ejecucin real.

3.- Aplicacin de la accin


correctiva

Requiere una tomas de decisiones sobre


modificaciones o ajustes a los recursos de la
empresa, para esto es necesario conocer las
causas de desviacin

CARACTERISTICAS DE UN BUEN CONTROL

- Seleccin de los criterios de control


- Recoleccin, concentracin y procesamiento de datos
- Interpretacin de los resultados
- Elaboracin de reporte de resultados
- Utilizacin del mismo, para aplicar las medidas correctivas

EL CONTROL CONSTA DE CUATRO ETAPAS

Evaluacin de resultados
Comparacin de los resultados con lo planeado
Determinacin de las causas de desviacin
Retroalimentacin

INDICADORES

Son los instrumentos cuya aplicacin nos muestra la tendencia y la


desviacin de una actividad sujeta a influencias internas y externas con
respecto a una unidad de medida convencional.
En la administracin y evaluacin por procesos, los indicadores
fortalecen la autonoma de gestin, en virtud de que a travs de la
medicin que realicen los responsables en los niveles de operacin,
conocern de manera inmediata la situacin en que se desarrollan sus
servicios y pueden tomar oportunamente las medidas correctivas o de
preferencia preventivas, que mejoren su actuacin y resultados.

Los indicadores deben contar con las tres caractersticas siguientes:

CONGRUENCIA: Caracterstica de la informacin que la hace coincidir


en su forma y tamao.
CONSISTENCIA: Caracterstica de la informacin estadstica
mediante la cual los datos se basan en los mismos principios y reglas
particulares de cuantificacin.
CONFIABILIDAD: Caracterstica de la informacin que el usuario
acepta y utiliza para tomar decisiones basndose en ellas.

TIPOS DE INDICADORES
INDICADORES DE EFICIENCIA

Son los que permiten determinar cuantitativamente


el grado de cumplimiento de las metas en un
perodo determinado

INDICADORES DE PRODUCTIVIDAD

Se utilizan para determinar el rendimiento de los


insumos empleados en la consecucin de una meta
o en la ejecucin de una tarea, en una unidad de
tiempo.
La productividad puede medirse en funcin de los
recursos humanos, materiales y financieros, sin
embargo, no es siempre necesario utilizar las tres
relaciones. El indicador se seleccionar en funcin
del insumo mas relevante a considerar en el
proceso que mida.

INDICADORES DE CALIDAD

Los indicadores de calidad persiguen dimensionar o


cuantificar valores de tipo cuantitativo, es decir,
manifiestan el grado de satisfaccin de las
expectativas o requerimientos de nuestros usuarios
internos y externos, tales como: tiempos de espera,
oportunidad, atencin y solucin a quejas,
satisfaccin por el otorgamiento del servicio,
tiempos de traslado, etc.
Se dice que un producto o servicio es de calidad
cuando satisface plenamente al usuario