Project Management

Curso de Project Management Moderno

Gestión de los Costos

Curso de Project Management Moderno

El Gerente del Proyecto
antes y... después
 Gestión de los Costos
• Existen seis métodos de
estimación usadas en proyectos
(usualmente para duración de
actividades)
– Similaridad con otras actividades
– Data Histórica
– Consejo de un Experto
– Técnica de Delphi
– Técnica de los tres puntos
– Técnica de Delphi - versión amplia
Método de Delphi para Estimar la
Duración
 Método de Delphi para Estimar la
Duración

• Se usa cuando no hay consejos de expertos o

data histórica relevante
• Produce muy buenos estimados
• Se requiere un grupo de personas 5 o seis
• Y se realizan tres “corridas”, eliminando en cada
una de ellas a la mas alta y a la mas baja
estimación (25%)
Método Delphi (nueva versión amplia) - usando
la Técnica de los Tres Puntos

• De la Combinación de la técnica de Delphi con la de

Tres Puntos surge esta nueva versión del Método
Delphi (Versión amplia)

• En que consiste?:
– Del mismo grupo de persona,en lugar de estimar un solo
dato, estiman en cada corrida el valor optimista, pesimista
y el más probable para la duración de cada actividad
– Se van anulando en cada corrida las estimaciones mas
altas y más bajas, hasta llegar a la tercera de la cual se
obtiene el promedio. En este caso PONDERADO.
 Método Delphi (nueva versión amplia) y la
Aplicación de la Técnica de los Tres Puntos
La duración de una Actividad es una variable aleatoria.. Aunque sea posible repetir una misma
actividad bajo las mismas circunstancias, la duración variará.
Esta variación puede ser finamente agrupada alrededor de un dato o estar totalmente dispersa.
...Teniendo para el primer caso mucho mas información que para el segundo caso...

Al no saber donde caerá la

duración real de una
actividad…se realizan
estimaciones probabilísticas:
• O: Optimista
• P: Pesimista:
• M: Más probable

Estas técnicas se usan cuando no hay data histórica, pero si gente con
experiencia
 Estimación de Precisión Pl
an
ea
do

• Muchos de nosotros tenemos el hábito de

asumir que un número una vez escrito no
puede ser modificado, a pesar de las
circunstancias
• Sin embargo en la medida que el proyecto
avanza nos volvemos “más precisos o
inteligentes” y podemos estimar con mayor
precisión la duración del proyecto (u otros
estimados realizados)
 Recursos

… importante considerar que en las

operaciones...
 Los Recursos y sus Objetivos
RECURSOS

MANO DE OBRA OBJETIVOS

(PERSONAS)
MAQUINAS
(ACTIVOS PRODUCTIVOS) PLAZOS
MATERIALES CANTIDAD CONTROL
(DIRECTOS E INDIRECTOS)
METODOS CALIDAD TIEMPO OPERACIONES
(SISTEMAS/PROCEDIMIENTOS) (M7C3T)
MEDIO AMBIENTE COSTOS
(CLIMA ORGANIZACIONAL)
MENTALIDAD
(CULTURA ORGANIZACIONAL)
MONEDA
(DINERO)
 Los Enemigos, las Exigencias y
los Aliados de los Recursos
MURI = Excesos, sobrantes
ENEMIGOS MUDA = Desperdicios, mermas

MURA = Desbalances, inseguridades

Cero defectos
SEIRI = Necesarios
Cero inventarios
SELTON = Orden
Cero retrasos
SELSON= Limpieza
Cero papeles
EXIGENCIAS SHUKAN = Hábitos
Cero averías
ALIADOS
SHITSUKE = Disciplina
Cero sorpresas
SEIKETSU = Mantenimiento
Cero desprecio
Pues en Proyectos… Los Recursos
más usados son..
 Estimación de los demás Recursos
Las Técnicas usadas en para estimar la Duración de las actividades pueden usarse para estimar los
demás Recursos necesarios para el proyecto…
… Para este punto es importante basarse en la Información Histórica (archivos de otros proyectos)…y
en la experiencia..

Gente Quienes realizan el trabajo. Es el Recurso más

difícil de programar
Lugar donde se lleva a cabo el Proyecto
Ambientes (salones,auditorios, salas de reuniones).
Verificar tipo de lugar requerido y cuando será
requerido (disponibilidad)
Similar a los Ambientes, es necesario definir
Equipos qué tipo de equipo y cuando será necesario

En este caso se detalla el Dinero necesario

Dinero para los Gastos propios del proyecto, como
viajes hospedajes, alimentación y materiales.
(usualmente se asigna una cuenta contable o
Todo
dineroaquello requerido
a rendir cuenta) parala fabricación del
Materiales producto (partes) y otros entregables físicos,
que forman parte del trabajo del Proyecto.
Estimación de los demás Recursos (cont.)
Las Personas, es el Recurso más difícil de programar
pues se tiene que especificar el Tipo de Habilidades
necesarias, Cuándo serán requeridos y Cuántos
(cantidad).
Gente
Se recomienda no asignar a las persona con nombre
propio (individualizar), pues es allí donde empiezan
los problemas.

...Existen pocas herramientas que nos

ayuden a la Asignación de Recursos ...
 Para Determinar el Tipo de
Habilidades… Usar la Matriz de
Inventario de Habilidades (cont.)
Es necesario realizar una Matriz de Inventario de
Habilidades: De lo que se REQUIERE vs. lo que HAY

Inventario de la Demanda de…

Habilidades necesitadas por las Tareas asociadas a Actividades

Inventario de la Oferta de…

Habilidades Actuales del Staff Profesional
 Matriz para Inventariar las
Habilidades (cont.)

Cant.
Actividades Habilidades Staff Cant. Habilidades
(aprox.)
Experiencia en
Presentación del Proyecto 2 Comunicación
Experiencia
Conocimiento Sector Ing. Sistemas 1 Cap. Análisis
Proyectos Similares proyectos similares
Experiencia en Capacidad Poca Experiencia en
Elaboración de Propuesta 2 Conocimiento Sector Ing. Industrial 1 Comunicación Conoc.Legales

+
proyectos similares Redacción proyectos
Experiencia en Conocimientos Conocimiento del
Elaboración del Contrato 2 Ing. Mecánico 1
proyectos similares Legales
Experiencia en Conocimiento del
Sector
Definición del Alcance 2
proyectos similares Sector Téc. Programador 1 Buena Experiencia
Experiencia en Capacidad de Conocimiento del
Elaboración de la WBS 3
proyectos similares Análisis Sector
Experiencia en Secretaria 1 Buena Redacción Dominio de Office
Determinación de tareas 2
proyectos similares
Experiencia en
Asignacion de responsables 2
proyectos similares
 Matriz para Inventariar las
Habilidades (cont.)
Proyecto Desarrollo de Sistemas para Empresa Metal Mecáninca

Actividades Presentación Elaboración de Elaboración del Definición del Elaboración de Determinación Asignacion de
Staff del Proyecto Propuesta Contrato Alcance la WBS de tareas responsables

Ing. Sistemas x x x x x x x

Ing. Industrial x x

Ing. Mecánico x x x x

Téc. Programador

Secretaria x
Estructura de Descomposición de los
Recursos (cont.)
(Resource Breakdown Structure)
Usada no solo para estimar recursos, sino también costos…
(presupuestos de recursos humanos)
 Ejercicio Práctico

Determina los Recursos que son

necesarios para tu proyecto,
partiendo de tu WBS
 Estimando Costos
Ahora sabemos la duración de las actividades (horas) y el volumen de recursos necesarios
para realizarlas…
...El Costo Unitario puede ser aplicado al volumen de recurso requerido para estimar el
Costo Total

Recomendaciones para la Planeación de Recursos:

No estar tentados en incrementar demasiados recursos para
disminuir tiempos. Puede incrementarse..
Usar a medio tiempo el personal asignado, puede dar
deficientes resultados… Recordar que desarrollar una tarea
es una tarea mental y se está trabajando con “profesionales
pensantes”... No se puede encender y apagar el proceso
mental como si nada…
No asignar a una persona a dos proyecto en un mismo día…
Lo que parece bien en el papel, no lo es en la realidad..
Muchas veces estaremos tentados a dejar “habilidad” por
“mejores costos”… Pero hacerlo puede tomarnos mas tiempo
.. Y a la larga mayores costos...
 Estimando Costos (cont.)
Cuando realizas un estimado, es importante recordar que Los Costos Estimados
son sólo eso, Estimados … Cuando Estimamos, estamos pronosticando el futuro, y
por ello estaremos frente a mucha incertidumbre… Debido a ello, muchos
Proyectos terminan por encima de lo presupuestado … Aún asi al “Estimador” mas
experto puede equivocarse...

Se recomienda:

☛ Tener información de referencia

para estimar costos
☛ Otra buena práctica es invitar a
un experto en el tema
 Estimando Costos (cont.)
Los
LosEstimados
Estimadostiene
tieneunaunaprobabilidad
probabilidadde deocurrencia
ocurrenciayy
con
conello
ellouna
unadesviación…
desviación…Por Porello
elloes
esimportante
importante
mencionar
mencionaraanuestros
nuestrossponsors
sponsorsooclientes
clientesque
queel
el
Estimado
Estimadopuede
puedeirirhacia
haciaarriba
arribaoohacia
haciaabajo,
abajo,
dependiendo
dependiendodel
deltipo
tipode
deestimado
estimadoquequesea...
sea...

Los Tipo de Estimaciones

3. Definitivo que se realizan son tres

2. Presupuesto

1. Orden de Magnitud
 Estimando Costos (cont.)
Los Tipo de Estimaciones
que se realizan son tres

Durante
Durante lala ejecución
ejecución del
del proyecto,
proyecto, nueva
nueva información
información
ayuda
ayuda aa mejorar
mejorar el
el estimado
estimado dede planeación.
planeación.
Este
3. Definitivo Este Estimado
Estimado eses el
el usado
usado para
para el
el resto
resto del
del proyecto
proyecto
5% por arriba y 10%% por debajo
5% por arriba y 10%% por debajo
Generado
Generado durante
durante elel proc.
proc. planeación
planeación proyecto
proyecto
Mayor detalle del trabajo a realizarse
Mayor detalle del trabajo a realizarse
2. Presupuesto
10%
10% por
por arriba
arriba yy 25%
25% por
por debajo
debajo
Usado
Usado al
al principio
principio del
del proceso.
proceso.
1. Orden de Magnitud Pocos Datos para Estimar
Pocos Datos para Estimar
25%
25% por
por arriba
arriba yy 75%
75% por
por debajo
debajo
 Presupuestando Costos (cont.)
➨ Esta Etapa es donde se asignan costos a
las tareas, y es tan solo fórmulas: Costo
10
9
8
11
12
1
2

4
3
Recursos x Tiempo
7 5
6

➨ Se multiplican los costos de los recursos

requeridos por el número de horas que
serán utilizados.
➨ Usualmente el Costo del Recurso es
correcto, lo que es difícil de predecir es el
total de horas que será utilizado
➨ El Resultado Final nos dará el Costo del
Proyecto. No olvidar que aún un
estimado.
 Control del Costo (cont.)

EL Gerente del Proyecto debe considerar dos

aspectos al controlar los costos:
➊ Cuán seguido se necesitan los
Reportes de Costos. Si bien tener
la información a tiempo real, suena
bien. En la práctica esto es muy
costoso y extenuante. Se
recomienda revisarlos cada semana,
si pasa mas de una semana, sería
quizás demasiado tarde para tomar Cuándo Tomar
una Acción?
una acción.
10%
máx.permitido
➋ Cómo se revisa la información.
El estimado final del costo vs. Lo
real, indicará si se necesita tomar
alguna acción
 Usando las Reuniones de Grupo
(JPP Sesions)
… De la Estimación de Duración durante la Reunión …

Recomendaciones para la Reunión:

✔ No demorar en establecer el estimado de
Duración… “¿Estas un 70% seguro que tu
estimado está en un 80% correcto?.. Si es así,
sigamos” …
✔ Gastar mas tiempo en establecer las Fechas de
Fin
✔ Si no hay serias objeciones al Estimado, seguir
adelante y Ahorrar Esfuerzo en Discutir...
Usando las Reuniones de Grupo (cont.)

(JPP Sesions)
...Luego de Desarrollar la WBS y Estimar la Duración de
Actividades, se continúa con la Estimación de los Recursos
Requeridos...

Determinando los Recursos Requeridos:

✔ Invitar a la Reunión al Representante del Area o
Departamento de Recursos Humanos
✔ Realizar una Lista de los Recursos Requeridos
✔ Una vez que el Cronograma Inicial del Proyecto está
hecho, entonces recién se inicia la revisión de la
disponibilidad de Recursos para modificar el Cronograma
Usando las Reuniones de Grupo (cont.)

(JPP Sesions)
Lista de los Recursos Requeridos para el Proyecto
Proyecto: Consultoría a Empresa Minera
No indicar
Nombres

Posición o Nivel de Habilidades Comentarios

Gerente de Proyecto 1 Preparar propuesta y revisarla, Supervisar el proyecto y el personal…
Jefe de Proyecto 1 Responsable de la ejecución, supervisar equipo asignado
Consultor 1 Preparar Actas de Reunión y documentos de trabajo, Levantamiento información…
Relación de Equipo de Trabajo
- Ing. Mecánico 3 Levantar inf ormación, Sugerir Solución de problemas y mejoras
- Ing. Industrial 2 Levantar inf ormación, Sugerir Solución de problemas y mejoras
- Ing. Geólogo 3 Levantar inf ormación, Sugerir Solución de problemas y mejoras
- Ing. Metalúrgico 1 Levantar inf ormación, Sugerir Solución de problemas y mejoras
- Ing. Químico 1 Levantar inf ormación, Sugerir Solución de problemas y mejoras
- Ténico Mecánico 4 Desarrollar trabajo asignado
- Contador 1 Asignar Partidas Presupuestales, y manejo de Caja Chica
- Psicológa 1 Evaluación de personal, Velar por asuntos legales - personal
- Secretaria 2 Apoyo de oficina a Equipo d eTrabajo, Entrega de Materiales
 Usando las Reuniones de Grupo (cont.)
(JPP Sesions)
Determinando el Costo
☛ El Equipo debe tener Acceso a una Tabla de
Costos Estándares de los Recursos
☛ Esta Tabla debe indicar todos los recursos
requeridos, su medida unitaria y el costo de
recursos por unidad, pudiendo determinar el
Costo Total del Proyecto
Finalmente se podrá asignar estos Costos a la
☛ - Ing . Q uím ic o
WBS, para tener una WBS desagregada y
detallada Pudiendo determinar el Costo de
cada actividad y el Costo Total del Proyecto
L is ta d e lo s R e c u r s o s R e q u e r id o s p a r a e l P r o y e c to
P ro y e c to : C o n s u lto r ía a E m p re s a M in e r a
N o in d ic a r
N o m b re s
P o s ic ió n o N ive l d e H a b ilid a d e s
G e re nte d e P ro ye c to
J e fe d e P ro ye c to
C o m e nta rio s
1 Pr e p a r a r p r o p u e s ta y r e v is a r la , S u p e r v is a r e l p r o y e c to y e l p e r s o n
1 R e s p o n s a b le d e la e je c u c ió n , s u p e r v is a r e q u ip o a s ig n a d o
C o ns ulto r
R e la c ió n d e E q uip o d e T ra b a jo
1 Pr e p a r a r A c ta s d e R e u n ió n y d o c u m e n to s d e tr a b a jo , L e v a n ta m ie n t
- Ing . M e c á nic o
- Ing . Ind us tria l
- Ing . G e ó lo g o
3 L e v a n ta r in f o r m a c ió n , S u g e r ir S o lu c ió n d e p r o b le m a s y m e jo r a s
2 L e v a n ta r in f o r m a c ió n , S u g e r ir S o lu c ió n d e p r o b le m a s y m e jo r a s
3 L e v a n ta r in f o r m a c ió n , S u g e r ir S o lu c ió n d e p r o b le m a s y m e jo r a s
- Ing . M e ta lúrg ic o 1 L e v a n ta r in f o r m a c ió n , S u g e r ir S o lu c ió n d e p r o b le m a s y m e jo r a s
- Té nic o M e c á nic o
1 L e v a n ta r in f o r m a c ió n , S u g e r ir S o lu c ió n d e p r o b le m a s y m e jo r a s
4 D e s a r r o lla r tr a b a jo a s ig n a d o
- C o n ta d o r
- P s ic o ló g a
1 A s ig n a r Pa r tid a s Pr e s u p u e s ta le s , y ma n e jo d e Ca ja Ch ic a
1 Ev a lu a c ió n d e p e r s o n a l, V e la r p o r a s u n to s le g a le s - p e r s o n a l
- S e c re ta ria 2 A p o y o d e o f ic in a a Eq u ip o d e T r a b a jo , En tr e g a d e M a te r ia le s
 FIN

Muchas Gracias