CAPITULO 2

Iniciando la Auditora y
Preparacin de las
Actividades de Auditora

Cuando se inicia la auditora, la responsabilidad de la realizacin de la

auditora se mantiene con el Auditor Lder asignado hasta que se haya
completado la auditora

ESTABLECIENDO CONTACTO
INICIAL CON EL AUDITADO
1. Estableciendo comunicacin con
el representante de la organizacin
a auditar

2.Confirmar informacin de objetivos de

auditora, alcance, mtodos y
composicin del equipo auditor

3.Solicitar el acceso a los

documentos y expedientes
pertinente a efectos de
planificacin
4.Determinar los requisitos legales,
contractuales y otros requisitos
aplicables

5.Confirmar el acuerdo en relacin al

alcance de la divulgacin y
tratamiento de la informacin
confidencial

ESTABLECIENDO CONTACTO
INICIAL CON EL AUDITADO
6.Hacer los acuerdos de la
auditora, incluyendo las
fechas de auditora

8.Acuerdos en la asistencia
de observadores y las
necesidades de guas

7.Determinar
cualquier
requisito especifico de la
organizacin para acceso,
seguridad, saludo, etc.

9.Determinar
cualquier
rea de inters
preocupacin en relacin
a la auditora

DETERMINAR LA FACTIBILIDAD DE
LA AUDITORA
Informacin suficiente y adecuada para la planeacin y realizacin
de la auditora
Cooperacin adecuada de auditado
Tiempo y recursos adecuados para llevar a cabo la auditora

PREPARACIN DE LAS
ACTIVIDADES DE LA AUDITORA

Desarrollo de la revisin documental en la preparacin de la auditora.

Reunir informacin para preparas las actividades de la auditora, y los
documentos de trabajo aplicables, ejemplo: en procesos, funciones, etc.
Establecer una visin general de la extensin de la documentacin del
sistema para detectar posibles inconsistencias

PREPARAR EL PLAN DE AUDITORA

Basndose en la informacin contenida en el programa de auditora y la

documentacin proporcionada por el auditado
Las tcnicas de muestreo apropiadas
La composicin del equipo auditor y su competencia colectiva
El riesgo para la organizacin creada por la auditora

EL PLAN DE AUDITORA DEBE

CUBRIR LO SIGUIENTE:
Objetivos de la auditora
Alcance de la auditora
Criterio de la auditora y cualquier documento de referencia
Lugar, fechas, tiempo esperado y duracin
Mtodos de auditora
Rol y responsabilidades de los miembros del equipo auditor, as como de los
guas y observadores.
Asignacin de recursos adecuados a las reas criticas de la auditora

PLAN DE AUDITORA TAMBIN

PUEDE CUBRIR
Identificacin del representante de auditora
Lenguaje de trabajo y reporte
Tpicos del reporte de auditora
Logstica y arreglos de comunicacin
Asuntos relaciones con la seguridad y confidencialidad de la informacin
Seguimiento de las acciones de las auditoras previas
Actividades de seguimiento sobre la auditora planificada
Coordinacin con otras actividades de auditora, en el caso de una
auditora conjunta

ASIGNACIN DE TRABAJO AL
EQUIPO AUDITOR
La independencia y competencia de los auditores
El efectivo uso de recursos
Diferentes roles y responsabilidades
Reuniones del equipo auditor

PREPARACIN DE LOS
DOCUMENTOS DE TRABAJO
Listas de verificacin
Planes de muestreo de auditora
Formas para el registro de la informacin

CHECKLIST DE LA AUDITORA

Que buscamos para establecer la auditora:

1.

Intento

2.

Implementacin

3.

Eficacia

4.

Adopcin de los 8 principios de la calidad

BENEFICIOS DE LAS LISTAS DE

VERIFICACIN
Mantener claros los Objetivos de la auditora
Evidencia de planeacin
Mantiene ritmo y la continuidad de la
auditora
Reduce el sesgo auditor
Reduce la carga de trabajo durante la
auditora
Registro de muestra de auditora
Proporcionar un flujo para preguntar

FUENTE DE INFORMACIN PARA LAS

LISTAS DE VERIFICACIN:

Estndar ISO 9001:2008

-Define los criterios de las preguntas

Poltica de la organizacin
Descripciones de proceso/diagramas de flujo
Objetivos y metas
Manual de calidad
Especificaciones del cliente/literatura de la empresa
auditoras previas
No conformidades
-Externas
-Internas

PROCESO DE ELABORACIN DE LA LISTA

DE VERIFICACIN

Lista de verificacin
de auditora

Criterios de la
Lista de
verificacin

Preguntas sobre la
auditora
Investigaciones de
Auditora (Hechos)

Hallazgos
(Conclusiones)

Criterios de la
lista
de verificacin
(respuestas)

Estndar
(ISO9001/ISO
14001)

PREPARACIN DE LA LISTA DE
VERIFICACIN
o Mantenerse simples
o Reflejar entendimiento de las necesidades del negocio
o Planeacin del flujo de las preguntas
o Reflejar descripcin del proceso de la actividad
o Reflejar los debe de la norma

LISTAS DE VERIFICACIN

Define la Muestra y esta necesita ser significativa

LISTAS DE VERIFICACIN

Beneficios y Limitaciones de la
Muestra
Beneficios
1.-Reduce las das
auditor, por

Limitaciones
1.-Posibilidades de que
ciertos
aspectos importantes del
lo tanto reduce costo de
SGC
auditora
pudieran perderse
2.- Reduce
2.- Posibilidad de que el
inconvenientes
auditado
y/o interrupciones
perciba un sesgo si

no hay base estadstica

3.- Ayuda a que los
hallazgos
3.- Si no se manejan
son basados en hechos y
adecuadamente, los
no
auditores
por supuestos.
pueden verse obligadas a

AYUDA DE MEMORIA

Cules son las cosas cotidianas que un departamento hace?

Cales son las cosas especiales o diferentes que el departamento hace?
Cmo lidiar con las cosas que van mal?

VERIFICANDO EL PROCESO DE SATISFACCIN

DEL CLIENTE (8.2.1)
CON EL ENFOQUE BASADO EN PROCESOS

Etapa 4
Etapa 1
Buscar hacia:
Etapa de
recoleccin de
datos

Etapa 2
Buscar para:
Metodologa
Definida
Efectiva
recoleccin de
datos

Buscar para:
Presentacin como
partes de los indicadores
de la compaa
Anlisis de tendencias

Etapa 3
Buscar hacia:
Anlisis de datos

LO QUE DEBE DE INCLUIR EL FORMATO DE

LISTA DE VERIFICACIN

Identificar que es lo que se va a examinar

Ser conciso
Proporcionar espacio para registro de hallazgos
Evitar preguntas cerradas
Cubrir los requerimientos relevantes de los documentos principales

Nota: Aunque la lista de verificacin es una buena gua, no esta restringida durante la
entrevista de auditora.

CONFIRMAR ARREGLOS CON LA

EMPRESA

El plan de auditora puede ser revisado y aceptado por el

Cliente a ser auditado y deber ser presentado a el
auditado antes de su auditora de sitio

PREPARACIN DE LA
AUDITORA CON ENFOQUE DE
PROCESOS
Identificar los Procesos Orientados al Cliente
Son aquellos procesos que las entradas son definidas por el cliente

 Identificar lo Procesos de Soporte

Son aquellos procesos que ayudan a los Procesos orientados al cliente
a ser eficientes y eficaces.

 Identificar los Procesos de Gestin

Son aquellos procesos que ayudan a los Procesos orientados al cliente y los
de Soporte se administren de forma eficiente

 Identificar las interfaces entre los Procesos

Son aquellas actividades o documentos los cuales relacionan a los procesos.

ELABORACIN DEL DIAGRAMA DE TORTUGA

PROCESO DE COMPRAS
Con quien?
Con que?
Comprador
Jefe de compras
Inspector de
calidad
Ingeniero de
calidad
Entradas
Requerimientos de compras
Especificaciones
Muestras

Cuanto?

Proceso
De compras

Resultados
Orden de
compras
Entrega del proveedor
Evaluacin de
proveedores
Producto cumpla Req. De
compras

Como?

Seis Caractersticas del Proceso (POC)

c
c
c
c
c
c

Tiene Dueo
Est Definido
Est Documentado
Relaciones Establecidas
Se mide
Mantiene Registros

POC

Proceso de
soporte

Proceso
de
Gestin

Ubicaci
n

Indicacione
s

Clusul
a

Referenci
as

Seis Caractersticas del Proceso (POC)

c
c
c
c
c
c

Tiene Dueo
Est Definido
Est Documentado
Relaciones Establecidas
Se mide
Mantiene Registros

POC

Proceso de
soporte

Proceso de
Gestin

Ubicacin

Indicaciones

Clusula

Oficina de
Compras

Tiempo de
respuesta

7.4

Recursos
Humanos

Oficina de
Recursos
Humanos

Competencia del
personal

6.2.2

Descripcin de
puestos

Sistemas

Oficina de
Sistemas

Tiempo de
atencin de
fallas

6.3

Programa de
Mantenimiento

Servicios
Generales

Mantenimiento

Tiempo de
atencin de
fallas

6.3

Programa de
Mantenimiento

Rev. Gerencial

Direccin
General

Cumplimiento de
objetivos de
Calidad

5.6

Registros de
Revisiones por la
direccin

Control de
Documentos

Oficinas
Generales

Distribucin
oportuna

4.2.3

Procedimiento

Compra
s

Referencias

FORMATO DE UNA LISTA DE VERIFICACIN

Proceso: _____ auditora No. ___
No

Elemento
normado

Punto a revisar

Auditor: _________ Fecha: _________

Evidencia objetiva
Procedimiento/
documento
relacionado

Registro o
evidencia de la
actividad

Ruta de
auditora

FORMATO DE UNA LISTA DE VERIFICACIN

Proceso: _____ auditora No. ___
No

Elemento
normado

Punto a revisar

Auditor: _________ Fecha: _________

Evidencia objetiva
Procedimiento/
documento
relacionado

7.4.1

Descripcin del
Proceso de
Compras

7.4.2

Como se
comunican las
necesidades de
una compra

Registro o
evidencia de la
actividad

Ruta de
auditora

No

Elemento
normado

Punto a revisar

Procedimient
o/
documento
relacionado
Cuales son los criterios
para evaluar un
proveedor?
Cuales son los criterios
con los que la
organizacin reevala a
los proveedores?

4.2.4

8.4
3

7.4.1

Evidencia objetiva

Mantiene registros de
las evaluaciones
anteriores? Cuales son?
Como asegura que el
desempeo de los
proveedores es
monitoreado
Cuales son los criterios
para evaluar un
proveedor?

Registro o
evidencia de
la actividad

Ruta de
auditora

No

Elemento
normado

Punto a revisar

Evidencia objetiva
Procedimient
o/
documento
relacionado

Registro o
evidencia de
la actividad

Ruta de
auditora

Verificar la aplicacin de los criterios que el auditado present

4

6.2.2

El personal que realiza

las compras esta
calificado

4.2.3

Los documentos de
compras, esta
controlada su
distribucin

8.2.3

Cuales son los

indicadores de
desempeo para el
proceso de compras

8.2

Se mantiene y se
respalda la informacin
de la base de datos de
forma programada

PREPARACIN PARA EL PROGRAMA DE AUDITORA

Reunin de Apertura el primer da

Duracin de cada proceso y el miembro del equipo auditor responsable de la auditora

Perodo de comidas
Reuniones de revisin del equipo auditor
Reuniones de retroalimentacin a la empresa cuando la auditora dura ms de un da
Reunin de cierre el ltimo da
Nota: Los procesos indicados en el plan de Auditora deben ser aquellos identificados por la
Organizacin

EJEMPLO DE PROGRAMA DE AUDITORA

Empresa:

GSPM CONSULTORIA

Direccin:

IGNACIO SALAZAR

Auditor
Lder:

SINAI CANALES

Fecha:

29 y 30 de Nov del 2014

Alcance:

Diseo, desarrollo e implantacin de SGC

Turnos:
HORA

8:00 -18:00

Auditores: FCO. Y DANIEL

Proceso

Auditor

Contacto

Da 1
9:0010:00

Reunin de Apertura

Todos

Staf

10:0013:00

Proceso de diseo

GUILLERMO

Gerente de
ingeniera

10:0013:00

Proceso de
implantacin

SINAI

Gerente de
produccin

13:0014:00

Comida

Todos

Staf

14:0014:15

Reunin de auditores

Todos

14:1518:00

Proceso de

18:0018:30

Reunin de
comentarios

Todos

Staf

Proceso de

Da 2
9:0011:00

REUNIONES DEL EQUIPO

El auditor lder debe llevar a cabo al menos una reunin inicial y una final
con el equipo auditor.
El equipo auditor debe comentar los detalles y los acuerdos en la
asignacin de trabajos y criterios de satisfaccin, deben revisar las
listas de verificacin preparadas y resolver cualquier detalle confuso