Brenda Natalia Vaca

Lpez
Laura Natalia Villalobos
Duarte

NORMAS TCNICAS COLOMBIANAS

VIGENTES PARA ELABORACIN DE
DOCUMENTOS
Citas textuales:
Prrafo ideas que se extraen un autor para
corroborar lo expresado
Cita indirecta:
Hace mencin de
ideas de un autor
con las palabras de
quien escribe

Cita directa o
textual:
En cual se hace
transcripcin de las
palabras textuales de
un autor

Cita de cita:
Se hace de un autor que
a su vez la ha tomado
de otro

TRANSCRIPCION
Es la
representacin
TEXTUAL
sistemtica de un
forma oral
mediante signos
escritos.
Las
transcripciones
textuales
registran alguna
impresin,
exclamacin,
sentimientos
indicios de

Transcripcin
palabra por
palabra:

Registra el texto tal y

como se habla pero se
eliminan las muletillas.

TRANSCRIPCION
GERNERAL:
En este tipo las
muletillas y las
interrupciones se
omiten y las palabras
mal pronunciadas se
corrigen.

NOTAS PIE DE
PAGINA
Sirve para hacer
aclaraciones o
proporcionar mayor
informacin acerca de
lo escrito.

Se indican el texto
con asterisco (*).
La sealizacin no
es consecutiva en
el texto sino que
corresponde a cada
pagina.

COTEJO
Cuando se habla de cotejo se estar
haciendo alusin a la comparacin de una
cosa con otra u otras.
El objetivo de un cotejo es
descubrir si en la comparacin
entre las cosas existen
diferencias, en caso de haberlas
cules son, y si no existen
diferencias, determinar por qu no
existen, entre otras alternativas.

RESERVACIN DOCUMENTAL

Son los procedimientos

que aseguran la proteccin
fsica De los documentos
del deterioro as como
el remedio de los
Documentos daados

ESTRATEGIAS:
Conservacin
Copias de
seguridad
Actualizacin

CONSERVACIN
DOCUMENTAL
DEFINICION
FACTOR QUE
Conjunto de
INCIDE
medidas
ElMedio ambientey
preventivas o
los mtodos de
correctivas
almacenamiento
adoptadas para
ejercen una gran
asegurar la
influencia en la
integridad fsica y
preservacin de
La primera
medida,
cuando los documentos
se reciben
funcional
de los
documentos.
en el rea
de admisin y registro, es revisarlos, para
documentos.
comprobar su estado fsico -buen estado o en estado
de contaminacin y deterioro.

CAUSA DE LOS
DAOS
Humedad absoluta (vapor
en el aire)
Insectos
Hongos
Roedores
Microorganismos
Bacterias
La incorrecta
manipulacin

FACTORES
EXTERNOS
Manipulaci
Temperatura
Temperatura
demasiado alta:
produce tasas
aceleradas de
deterioro en
compuestos
qumicamente
inestables.
Temperatura baja:
puede hacer que
ciertos materiales se

Las condiciones de
descuido, desorganizacin
y amontonamiento
producen rpidamente
daos evitables a las
colecciones

Desastres
Naturales
los desastres naturales

como el fuego, los

fenmenos atmosfricos
(ciclones o huracanes,
tornados, terremotos,

PROCEDIMIENTO, USOS
Y CONTROLES
Procedimiento:

Forma especifica
llevar a cabo una actividad o proceso.

Procedimiento

para

Documentado:

Documento que contiene las instrucciones

detalladas y las responsabilidades de las personas
involucradas en la realizacin de actividades, se
pueden registrar, y debe definir como mnimo
quin hace qu, dnde, cundo, por qu y cmo.

CONTROLES DEL
PROCESO:
Qu
Controlar?: Se describe el nombre del

elemento que se va controlar. (plan de accin)

Cmo controlar?: Se escribe la forma en que se va
realizar el control. (Reuniones Peridicas, comits,
seguimientos)
Quin controla?: Se escribe el nombre de la
persona que controla el elemento.
Frecuencia del control: Se escribe la frecuencia
con que se realiza el control (trimestral, 6 meses, 1
ao)

Control de
documentos

a) Aprobar los documentos en cuanto a su adecuacin

antes de su emisin.
b) Revisar y actualizar los documentos en cuanto a su
adecuacin antes de su emisin.
c) Asegurarse de que se identifican los cambios y el
estado de versin vigente de los documentos.
d) Asegurarse de que las versiones vigentes y pertinentes
de los documentos se encuentren disponibles en los
puntos de uso.
e) Asegurarse de los documentos permanezcan legibles y
fcilmente identificables.

CONSERVACIN DE
FUENTES DE
TRANSCRIPCIN
Proceso que convierte a
los documentos, de
diferentes formatos, de
una imagen real a una
electrnica digital con la
ayuda de un escner o
cmara digital que las
codifica segn sus
caractersticas
cromticas.

se almacenan en
soportes
electromagnticos u
pticos.

AUTORIDAD
Hace referencia a una potestad
que logra alguien, a un lder
legitimo y a alguien que obtiene
poderes o facultades sobre un
grupo de personas.

Autoridad
Jurdica
Es aquella que se
impone o determina
por obligacin.

Autoridad Moral
Es la que otorga a una
persona no solo
conocimientos sino
tambin prestigio o
posicin.

CONDUCTO
REGULAR

Es la cadena jerrquica para transmitir ordenes

disposiciones, solicitudes, informes y
Quienes
lo
reclamaciones.

hacen?
Las lneas de mando en
cada entorno donde se
lleve a cabo el conducto
regular. lo hacen?
Cundo
Se hace cuando la persona
incumple las normas de
forma constante en el
entorno donde ejerza una
actividad.

Cmo lo hacen?
De forma escrita o
verbal y en forma de
cadena jerrquica

Por qu lo
hacen?

Porque se necesitan
solucionar problemas
bajo las leyes del
lugar.

REPROGR
AFIA

Es un proceso que permite reproducir el material

que es resguardado por el Archivo General de la
Nacin mediante:
Digitalizacin de fondos documentales (Papel o
microfilm)
Impresin de archivo electrnico (Papel bond o
papel fotogrfico mate)
Sesiones de reprografa (previa cita)

IMPRESIN DE
DOCUMENTOS
Es el proceso y el resultado de reproducir texto
e imgenes, con tinta sobre papel.

Objetivos:

Examinar una o mas paginas de un

documento.
Editar texto antes de la impresin.
Insertar saltos de pagina.
imprimir el documento desde la
barra de herramientas Estndar y
los mens.