ALCANCE DE

PROYECTO
PRESENTADO POR: Angie Noguera Enriquez
ELECTIVA PROFESIONAL, FORMULACION DE PROYECTOS EN INGENIERIA.
UNIVERSIDAD MARIANA

TABLA DE CONTENIDO

ALCANCE DE PROYECTO.

PROYECCIONES.

LIMITACIONES.

RIESGO.

TIEMPO

COSTO.

RECURSO.

ALCANCE DE PROYECTO
Es un aspecto clave en el desarrollo de proyectos, en donde se define de forma clara y objetiva
los objetivos que se plantean en el proyecto.
QUE SE DEBE TENER EN CUENTA A LA HORA DE DEFINIR EL ALCANCE:
Se debe manejar un criterio, SMART.

- S (specific). Definido sin ambigedades.

- M (measure). Medible, define parmetros cuantificables que permiten evaluar avance y

consecucin de objetivo.

- A (achievable). Tiene que existir una forma que posibilite su consecucin.

- R (realista). Su consecucin debe ser factible en la obtencin de recursos y plazos

disponibles.

-T (time-related). Tiene que tener una duracin determinada.

EJEMPLO ALCANCE DE PROYECTO

EJEMPLO ALCANCE DE PROYECTO

PROYECCIONES

Las proyecciones son metodologas que se implementan de segn las

especificaciones definidas del proyecto, de manera que con ellas se pueda definir
los insumos a utilizar y tambin encontrar la informacin requerida. La estimacin
de estas proyecciones se estima con el objetivo de poblacin y tambin con niveles
de desagregacin, el periodo de la proyeccin y el tiempo de desarrollo es la
misma.

PARA DETERMINAR LAS PROYECCIONES SE DEBE:

Determinar clara y especficamente los requerimientos de informacin.

Definir el escenario base.

PROYECCIONES
AYUADAN AL PROYECTO PARA:

Permitir que la informacin diagnostica relevante con miras al diseo e

implementacin de estrategias permitan disminuir impactos negativos que
generan problemtica.

Generan acciones participantes y conjuntas entre participantes.

Permitir establecer una lnea base de problemtica sobre el tema del

proyecto.

LIMITACIONES
Los alcances de un proyecto nos muestran lo que se espera de un
proyecto, de igual manera tambin nos muestra que aspectos se
esperaran alcanzar de este. Las limitaciones por el contrario nos indican
los aspectos que quedan fuera de la cobertura de este proyecto.
(las limitaciones jams se refieren a las dificultades de la realizacin,
ese termino es conocido como limite).

Las limitaciones que pueden haber en el alcance de proyectos son:

falta de registros profesionales de graduados.

Banco de datos incompletos y no actualizados de empresas.

EJEMPLOS DE LIMITACIONES

No obtener los recursos econmicos necesarios para poder financiar el

proyecto.

Falta de articulacin entre los actores involucrados en el proyecto.

Falta de equipos y materiales necesarios para la obtencin, recoleccin y

anlisis de la informacin.

Dificultades de acceso para obtener informacin secundaria o primaria por

parte de las instituciones responsables de su manejo.

EJEMPLO DE LIMITACIONES

RIESGOS

Los riesgos son eventos que no estn programados y que pueden presentarse
en el transcurso del desarrollo del proyecto y pueden afectar de manera
positiva o negativa en el cumplimiento.

GESTIN DE RIESGOS: Identifican problemas que podran representar amenazas

contra el proyecto, por tanto emprende acciones para el desarrollo de cada uno
de ellos.
GESTIN DE CONTROL DE RIESGOS: Es un proceso sistemtico de planificacin
que identifica, evala y establece posibles riesgos, teniendo en cuenta las
acciones preventivas para establecer posibles riesgos, aprovechando eventos
positivos o negativos estableciendo preventivas o correctivas para evitar o
atenuar los eventos negativos.

MANEJO DE LOS RIESGOS

Para el manejo de los riesgos se tiene que tener en cuenta:
Proceso: Nombre del proceso
Objetivo del proceso: se debe transcribir el objetivo que se ha definido para el proceso al
cual se le estn identificando los riesgos.
Riesgo: Representa la posibilidad de ocurrencia de un evento que pueda entorpecer el normal
desarrollo de las funciones de la entidad y afectar el logro de sus objetivos.
Causas (factores internos o externos): son los medios, las circunstancias y agentes generadores
de riesgo. Los agentes generadores que se entienden como todos los sujetos u objetos que
tienen la capacidad de originar un riesgo; se pueden clasificar en cinco categoras: personas,
materiales, Comits, instalaciones y entorno.
Descripcin: se refiere a las caractersticas generales o las formas en que se observa o
manifiesta el riesgo identificado.
Efectos (consecuencias): constituyen las consecuencias de la ocurrencia del riesgo sobre los
objetivos de la entidad; generalmente se dan sobre las personas o los bienes materiales o
inmateriales con incidencias importantes tales como: daos fsicos y fallecimiento, sanciones,
prdidas econmicas, de informacin, de bienes, de imagen, de credibilidad y de confianza,
interrupcin del servicio y dao ambiental.

CLASIFICASIN DEL RIESGO

RIESGO ESTRATGICO: Es la forma en que se administra la Entidad teniendo en cuenta su manejo enfocndose a
asuntos globales relacionados con la misin y el cumplimiento de los objetivos estratgicos, clara definicin de
polticas, diseo y conceptualizacin de la entidad por parte de la alta gerencia.
RIESGOS OPERATIVOS: Son los riesgos de la parte operativa y tcnica de la entidad, incluye riesgos de
deficiencias en los sistemas de informacin, definicin de los procesos, estructura de la entidad, desarticulacin
entre dependencias, conduciendo a ineficiencias, oportunidades de corrupcin e incumplimiento de los
compromisos institucionales.
RIESGOS FINANCIEROS: Es el manejo de los recursos de la entidad incluyendo, ejecucin presupuestal,
elaboracin de los estados financieros, pagos, manejos de excedentes de tesorera y manejo de bienes de cada
entidad. De igual forma la eficiencia y transparencia del manejo de los recursos, y su interaccin con las dems
reas depender en gran parte el xito o fracaso de toda entidad.
RIESGOS DE CUMPLIMIENTO: Es la capacidad de la entidad para cumplir con los requisitos legales,
contractuales, tica pblica y en general con su compromiso para la comunidad.
RIESGOS DE TECNOLOGA: Es la capacidad de la Entidad para que la tecnologa disponible satisfaga las
necesidades que sean actuales y futuras en la entidad y adems den soporte al cumplimiento de la misin, esta
etapa busca que la entidad obtenga estos resultados:
- Determinar las causas es decir los factores internos o externos de las situaciones identificadas como riesgos
para la entidad.
- Describir los riesgos identificados con sus caractersticas.
- Precisar los efectos que los riesgos puedan ocasionar a la entidad.

GESTIN DE CONTROL DE RIESGOS

Procesos relacionados con la gestin del control de riesgo.

1.

PLANIFICASIN DE RIESGO: Es el como planificar la gestin de riesgo en actividades que sean de

carcter principal para el proyecto.

2.

IDENTIFICASIN DE RIESGOS: Son los riesgos que pueden afectar al proyecto junto con sus
caractersticas.

3.

ANLISIS CUANLITATIVO DE RIESGOS: Establece una prioridad en la gestin de riesgo teniendo en

cuenta como funcin la probabilidad de ocurrencia de impacto.

4.

ANLISIS CUANTITATIVO: Estima la probabilidad de ocurrencia en trminos cuantitativos y su

efecto en objetos de proyecto, teniendo en cuenta que tiempo de herramientas se va a utilizar
(Ej. rbol de decisiones) .

5.

PLAN DE ACCIN FRENTE AL RIESGO: Eleccin de alternativas de accin las cuales aprovechan
oportunidades para reducir amenazas, teniendo en cuenta quien asume las responsabilidades y
que recursos son necesarios.

6.

SEGUIMIENTO Y CONTROL DEL RIESGO: Se tiene en cuenta como se monitorea la ejecucin del
plan de accin de riesgos priorizados, cual ha sido su efectividad y que otros riesgos se
identifican.

ANLIS DE RIESGOS
Para identificar los riesgos es necesario ordenarlos en funcin de su importancia relativa
por medio de herramientas de anlisis cualitativo o cuantitativo.
HERRAMIENTA CUALITATIVA: Matriz cualitativa de riesgo probabilidad- impacto, la cual se
elabora de acuerdo a una valoracin subjetiva que combina impacto riesgo sobre el
proyecto (Alto, medio y bajo), versus la probabilidad de ocurrencia del riesgo (Alto,
medio y bajo).
Matriz cualitativa de riesgo-probabilidad de impacto.

IMPACTO RIESGO

Bajo

Medio

Alto

Alto

Moderado

Alto

Alto

Medio

Bajo

Moderado

Alto

Bajo

Bajo

Bajo

Moderado

ANLISIS DE RIESGOS

Otra manera de cuantificar los riesgo puede ser asignando valores a cada
categora como: Alto:3, medio 2, bajo 1.

Se elabora una tabla que es resultado de multiplicar el valor del impacto de

ocurrencia.

L a magnitud de riesgo varia entre (1-9) y se pueden establecer escalas de

variacin de manera: Bajo 1-2, riesgo medio3-5, Riesgo alto 6-9.
Matriz cualitativa de riesgo- probabilidad de impacto
IMPACTO DE
RIESGO

Bajo (1)

Medio (2)

Alto (3)

Alto (3)

Medio (2)

Bajo (1)

ANLISIS DE RIESGOS
Despus de ser identificados, cuantificados y priorizados, se implementa el plan
de accin esto a fin de mirar que posibilidades hay de que ocurra este riesgo,
posteriormente :
Se lo transferir a terceros.
Se evitara el riesgo.
Se mitigara los efectos negativos.
Se compartir el riesgo.
Activar un plan de contingencias.
Se asumir el riesgo.
Se reducir el riesgo.

Mapa de riesgos
Riesgo: posibilidad de ocurrencia de un evento que pueda entorpecer el desarrollo de las funciones de la entidad y impidan el
logro de sus objetivos.
Impacto: son consecuencias que ocasionan a la organizacin la materializacin del riesgo.
Probabilidad:
Posibilidad de ocurrencia del riesgo, puede ser medida con criterios de Frecuencia, si se ha materializado por ejemplo:
Numero de veces en un tiempo determinado, o de Factibilidad teniendo en cuenta la presencia de factores internos y externos
que propiciar el riesgo, aunque ste no se haya materializado.
Evaluacin del Riesgo: Resultado obtenido en la matriz de calificacin, evaluacin y respuesta a los riesgos.
Controles existentes: Es el control que la entidad tiene implementado para combatir, minimizar o prevenir el riesgo.
Valoracin del Riesgo: Es el resultado de determinar la vulnerabilidad de la entidad al riesgo, despus de confrontar la
evaluacin del riesgo con los controles existentes.
Opciones de Manejo: opciones de respuesta ante los riesgos que se pueden evitar, reducir, dispersar o transferir el riesgo; o
asumir el riesgo residual
Acciones: es la aplicacin de las opciones de manejo del riesgo para prevenir a reducir el riesgo y harn parte del plan de
manejo del riesgo.
Responsables: son las dependencias o reas encargadas de adelantar las acciones propuestas.

GESTIN DE TIEMPO
Orienta a que un conjunto de actividades se realicen en el tiempo acordado entre
el contratista (ejecutor) y el contratante (que puede ser pblico o privado).
Para la realizacin una buena gestin de tiempo se debe tener en cuenta:
-Que actividades son necesarias para la realizacin de un proyecto.
-Se debe establecer su secuencia.
-Los recursos requeridos para cada actividad.
-Definir los mecanismos para actualizar cambios en el proyecto.
METODOS PARA PROGRAMAR ACTIVIDADES Y REALIZAR PLANIFICASIONES.

Mtodo de ruta critica.

El PERT (Program and evaluation review technique).

El diagrama de Gantt.

TIEMPO

La definicin oportuna de del tiempo que va a durar el proyecto (fecha de inicio, y fin de cada
actividad), adems de tener el conocimiento de el atraso o el desfase de la realizacin de cada una
de las tareas individuales que hacen parte del proyecto.

Los atrasos de las actividades pueden traer incidencias directas sobre los costos.

MTODOS DE PLANIFICASIN:
MTODO PERT: Este mtodo permite fijar objetivos, buscar y organizar los medios que sean necesarios
para alcanzar los objetivos previamente fijados y controla la concordancia entre el plan fijado y el que
se esta realizando.
DIAGRAMA DE GANTT Este mtodo incorpora dos variables: actividades y tiempos. y es utilizado para
representar grficamente actividades de un proyecto, planeacin de actividades, determinacin de la
ruta crtica, asignacin de recursos, supervisin del progreso de las actividades y consta de:
a)

Enumerar el total de actividades que integran al proyecto y ordenarlas en funcin del momento en
que habrn de ser desarrolladas.

b)

b) Estimar el tiempo necesario para el desarrollo de cada una de las actividades as como los recursos
vayan a ser requeridos para tal efecto (financieros, humanos, tecnolgicos, materiales, entre otros).

c)

c) Por ltimo, es necesario construir el esquema considerando la inclusin de barras horizontales

(una por cada actividad incluyen el tiempo necesario para realizarla).

EJEMPLO DE METODOS PARA PLANIFICAR

U ORGANIZAR ACTIVIDADES.

EJEMPLO DE GESTIN DE TIEMPO

COSTOS
Los costos se basan en procesos requeridos para lograr que un proyecto se realice
junto con el presupuesto previsto.
ETAPAS DE COSTOS SEGN EL PROYECTO:
PRE INVERSIN: Se refiere a todo lo que tiene que ver con: mano de obra,
alquileres, edicin diseo de planos.
EJECUCIN: Mano de obra materiales, transporte, imprevistos.
FUNCIONAMIENTO: Mano de obra, materias primas, insumos, servicios pblicos,
publicidad.

COSTOS
ESTRUCTURA DE PRESUPUESTO:
Establece lneas bases para calcular y graficar los costos acumulativos en el
horizonte del tiempo.
Esta grafica es conocida como: LINEA BASE O LINEA S. Esta lnea ayuda a
analizar el comportamiento de los costos y posible presupuestales.

As se haya planificado siempre va a ver un riesgo, y es que no se cumpla con

los costos estimados.

- la gerencia de proyectos puede utilizar tcnicas de gestin como: Tcnica

de valor agregado, agenda de proyecto, clculo en funcin del costo
presupuestado, el costo real y el valor del trabajo realizado.

COSTOS A TENER EN CUENTA

COSTOS DIRECTOS: Se identifican fcilmente con todo lo que tiene que ver con : productos,
servicios, procesos o departamento; ejemplo de esto son: la mano de obra, materiales,
equipo, entre otros. Esto debido a que son destinados completamente al desarrollo de cada
actividad en especfico, de manera que el proyecto deber generar flujos de efectivo
suficientes para cubrirlos eventualmente.
COSTOS INDIRECTOS: Este tipo de costos no se pueden identificar o cuantificar de manera
precisa con una actividad en especfico pero adems de esto tambin constituyen salidas de
efectivo de manera que la organizacin o el dueo del proyecto deber considerarlos.
COSTOS INDIRECTOS DE ADMINISTRACIN Y GENERALES: Son costos que tiene la
organizacin pero estos no estn asociados directamente con algn proyecto en particular.
Este tipo de costos se encuentran presentes durante toda la vida del proyecto, ejemplo de
esto son los costos de organizacin para todos los proyectos y productos, como: publicidad,
contabilidad y alta administracin, los cuales se ubican por encima del nivel del proyecto.
COSTOS SEMIVARIABLES: Son los que tienen un componente fijo y un elemento variable,
sufren alteraciones importantes cuando se presentan determinados cambios en el volumen
de produccin o venta.

COSTOS A TENER EN CUENTA

MANO DE OBRA: Tiempo q va a trabajar el operario.

INSUMOS Y MATERIAL A UTILIZAR: tener en intervalo de 1 a 2 mese si son

productos nacionales o de 5 a 6 si son internacionales.

ALQUILER DE EQUIPOS: Poco uso

CONSULTAS: Terceras personas.

VIAJES: Entrevistas, consultas, conferencias.

VEHICULOS: Movilizacin interna y externa.

MUEBLES: Oficinas y bodegas.

PRESATACIONES: Costo laboral: cesantas, primas, vacaciones, pago parafiscal

GASTOS DE FABRICASIN:

INVERSIONES DIFERIDAS: Son las compras de servicios o derechos para poner en

marcha al proyecto: Estudios tcnicos, econmicos y juridicos., patentes,
capacitaciones,

COSTOS
ALGUNOS METODOS PARA LA ESTIMACIN DE COSTOS:

MTODO DE ESTIMACIONES DE INGENIERIA INDUSTRIAL: Tambin conocido como

mtodo de medicin y trabajo. Es la relacin de insumo y producto terminado.

MTODO DE DISTRIBUCIN: Es utilizado cuando los proyectos siguen de cerca

proyectos previos y similares en ciertos aspectos y costos. Ayuda a inferir
comportamientos futuros.

MTODO DE CONSENSO: Estima las funciones de costos considerando el anlisis y

opiniones acerca de los costos y sus causales recopilados en los diferentes
departamentos de una empresa.

MTODO DE ANLISIS DE CUENTAS: Clasifica las cuentas de costos como variables,

fijas o mixtas con respecto de las actividades identificadas.

EJEMPLO CARTILLA costos

Recursos

Los recursos en la generacin de proyectos es la base clave para la realizacin

de este, puesto que sin este habran incumpliendo en los plazos de estrega de
este.

Cada proyecto tiene que tener un director el cual debe estar pendiente de
que cada etapa cumpla con su fin en un determinado tiempo establecido con
anterioridad.

GESTIN DE RECURSOS HUMANOS

1.

Planificacin de recursos humanos

2.

Vinculacin de recursos humanos

3.

Consolidacin del equipo de trabajo

4.

Seguimiento y evaluacin del equipo de trabajo.

Recursos
Recursos tecnolgicos:
Es una ayuda precisa y oportuna que provee un soporte a la hora de formular y
administrar el proyecto, este recurso ayuda con el uso de herramientas
computacionales la estimacin de los tiempos, y costos.
ESTE RECURSO TAMBIEN AYUDA A:
Coordinar equipos de trabajo a distancia.
Disminuir costos (optimizacin de recursos).
Perfeccionar los mecanismos de control.
Reducir tiempos de espera.