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MANUALES
ADMINISTRATIVOS
Apuntes de Administracin II,
realizado con fines didcticos.
CONCEPTO DE MANUAL
Los
manuales
administrativos
son
documentos que sirven como medios de
comunicacin y coordinacin que permiten
registrar y transmitir en forma ordenada y
sistemtica,
informacin
de
una
organizacin
(antecedentes,
legislacin,
estructura, objetivos, polticas, sistemas,
procedimientos,
etc)
as
como
las
instrucciones y lineamientos que se
consideren necesarios para el mejor
desempeo de las tareas.
2
OBJETIVOS
Fijar por escrito y sistematizar las diversas
polticas y procedimientos de trabajo.
Servir de medios de comunicacin entre la
direccin y los empleados.
Facilitar la delegacin de funciones y la
autoridad
Simplificar y ordenar el trabajo.
3
CLASIFICACIN
1.
CLASIFICACIN
2. POR SU CONTENIDO
a) De organizacin
b) De normas y procedimientos
3.
POR AREAS
(Deptos.)
a) Direccin
b) Ventas
c) Produccin
d) Administracin
FUNCIONALES
MANUAL
DE
ORGANIZACIN
8
MANUAL DE ORGANIZACIN
Este tipo de manual contiene informacin
detallada referente a los antecedentes,
legislacin, atribuciones, estructura orgnica,
funciones, organigramas, niveles jerrquicos,
grados de autoridad y responsabilidad, as
como
canales
de
comunicacin
y
coordinacin de una organizacin.
CONCEPTO
El manual de organizacin es un conjunto de
referencias
de
organizacin
usados
frecuentemente por los directores, tienen
mucha
utilidad
como
instrumentos
administrativos para ayudar a realizar el
trabajo con mayor eficacia.
10
OBJETIVOS
Permiten conocer los medios personales e
instrumentales de que dispone la organizacin.
Facilitan el conocimiento de la estructura y
hacen posible la valoracin de los puestos que
la integran.
Posibilitan la accin directiva al establecer los
canales de comunicacin.
Fomentan la motivacin al proporcionar a cada
funcionario una visin global de la unidad, un
conocimiento completo de su papel dentro de
ella.
11
1.
2.
3.
4. Sancin
de
la
autoridad
superior:
aprobacin, Vo. Bo. o autorizacin de aplicacin
y uso del manual
5. Identificacin y presentacin: el manual debe
llevar su cartula e ndice de contenido
6. Aspectos de redaccin, limpieza y empastado.
Se aconseja utilizar hojas movibles que permitan
las modificaciones, cambios y mejoras.
13
DESCRIPCIN TECNICA DE
PUESTOS
I.
IDENTIFICACIN:
Cdigo del puesto
Ttulo del puesto
Ubicacin administrativa
Inmediato superior
Subalternos
14
I.
IDENTIFICACIN:
15
DESCRIPCIN TECNICA DE
PUESTOS
II. DESCRIPCIN
Naturaleza: (descripcin genrica del
puesto)
Atribuciones: (descripcin especfica del
puesto)
Relaciones de trabajo:
Autoridad:
Responsabilidades:
16
II
17
II
18
DESCRIPCIN TECNICA DE
PUESTOS
III.
19
III
20
III
21
EJEMPLO DE DESCRIPCIN
TECNICA DE PUESTO
I.
IDENTIFICACIN
Cdigo
Ttulo del puesto
Ubicacin administrativa
Jefe Inmediato superior
Subalternos
II.
I.
IDENTIFICACIN
Cdigo
Ttulo del puesto
Ubicacin administrativa
Jefe Inmediato superior
Subalternos
II.
1.
Naturaleza:
1.
Naturaleza:
2.
Atribuciones:
2.
Atribuciones:
3.
Relaciones de trabajo
3.
Relaciones de trabajo
4.
Autoridad:
4.
Autoridad:
5.
Responsabilidades:
5.
Responsabilidades:
III.
III.
1.
Acadmicos
1.
Acadmicos
2.
Experiencia
2.
Experiencia
3.
Habilidades y destrezas
3.
Habilidades y destrezas
4.
Otros requisitos
4.
Otros requisitos
22
CONTENIDO
1. ndice o contenido
2. Introduccin
3. Antecedentes de la empresa, unidad
administrativa y manual.
4. Marco jurdico institucional, bases legales
que sustentan el origen de la institucin o
empresa: (acuerdos, acta de constitucin,
escritura pblica, estatutos, reglamentos)
5. Objetivos del manual
6. Organigramas: general, especfico, de
funciones y nominal o de puestos
7. Descripcin de puestos
8. Glosario
9. Anexos
23
MANUAL
DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
24
CONCEPTO
Instrumento administrativo de carcter
informativo en el que se presenta la
secuencia procedimental para la ejecucin
de las actividades propias de las funciones
de una unidad administrativa o de una
empresa en su conjunto, normatizando las
obligaciones para cada puesto de trabajo y
limitando su rea de aplicacin y la toma de
decisiones
en
el
desarrollo
de
las
actividades.
25
CAMPO DE APLICACIN
Es el conjunto de unidades administrativas,
puestos, niveles jerrquicos que tienen
relacin con los procedimientos, as como el
rea fsica en la que se desarrollan las
actividades.
26
OBJETIVOS GENERALES
Es la descripcin clara y concreta del fin
ltimo que pretende alcanzar el manual,
especialmente para uso en la orientacin del
trabajo que debe llevar a cabo el empleado.
27
NORMAS GENERALES
Es la descripcin de los lineamientos que
rigen o guan la conducta del ejecutor
(unidad administrativa, puesto de trabajo)
para su actuacin externa e interna en la
realizacin de las actividades que integran
el procedimiento.
Autoriza algo basado en leyes, reglamentos,
estatutos y otros instrumentos legales,
tambin prohbe cualquier accin que
contradiga la normalizacin del quehacer en
las operaciones necesarias.
28
SIMBOLOGIA
Los smbolos son una especie de lenguaje
convencional con los que se designan o
representan ideas, conceptos, acciones, etc.,
La ms comn para la elaboracin de los
diagramas es de la forma ANSI (American
National Standard Institute) Ha preparado
una simbologa para representar flujos de
informacin del procesamiento electrnico
de datos, de la cual se han adoptado algunos
smbolos
para
diagramas
de
flujo
administrativos.
29
SIMBOLOS DE LA NORMA
ANSI
INICIO O FIN
OPERACIN,
ACTIVIDAD O
PROCESO
INSPECCIN,
REVISIN O
VERIFICACIN
CONECTOR
FUERA DE
PAGINA
ARCHIVO FINAL
ARCHIVO
TEMPORAL
DOCUMENTO
TRANSFERENCI
A
ARCHIVO DE
DOCUMENTOS
CONECTOR
DENTRO DE
PAGINA
MULTIDOCUMENT
O
DECISIN
30
ELEMENTOS DEL
PROCEDIMIENTO
1.
2.
3.
Puesto
Paso No.
Actividad
Empresa:
Procedimiento:
Fecha:
No. de Pasos:
Titulo:
No. de Forma:
Elabor:
Empresa:
Hoja:
Procedimiento:
No. de Pasos:
Titulo:
PUESTO
No. de Forma:
PASO No.
Fecha:
Hoja:
Elabor:
ACTIVIDAD
DEFINICIN:
OBJETIVOS ESPECIFICOS:
NORMAS ESPECIFICAS:
33
Empresa:
Procedimiento:
No. de Pasos:
Fecha:
Hoja:
Aspirant
eo
Solicita
nte
Junta Directiva
INICIO
Titulo:
No. de Forma:
Elabor:
Gerente de
RR.HH
Gerente
de
RR.HH
Junta Directiva
Aspirante o
Solicitante
SI
NO
5.1
5.2
FIN
34
CONTENIDO
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
ndice o contenido
Introduccin
Campo de aplicacin
Objetivos generales del manual
Normas generales del manual
Simbologa
Descripcin de los procedimientos
- Objetivos y normas especficas del
procedimiento.
- Descripcin del procedimiento (pasos)
- Flujograma o diagrama de flujo
8.
Glosario
9.
Anexos
35
ALTO
No lo olvides:
La mejor forma de aprender es
poner en practica los
conocimientos adquiridos
GRACIAS
POR TU ATENCIN!