Eventos y

Banquetes

ETAPAS
DE UN
EVENTO
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ETAPAS DE UN EVENTO

PREEVENTO

EVENT
O

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Banquetes

POSTEVENTO

Eventos y
Banquetes

Las tres etapas de un Evento se

corresponden con las funciones bsicas del
proceso gerencial:

Etapas de
un Evento

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INVESTIGACIN

PRE - EVENTO

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1.- Se debe efectuar un briefing con el

cliente para establecer sus
necesidades y expectativas.
2.- El organizador de eventos debe
efectuar un anlisis diacrnico
(pasado, misin original, su
desarrollo) sincrnico (misin actual,
estilo gerencia, la estructura, su
tecnologa y el clima organizacional).

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 PLANIFICACIN

PRE - EVENTO

Eventos y
Banquetes

3.- Seleccionar la fecha: sta no debe

coincidir con das feriados y/o festivos, ni
con otros eventos importantes prximos
a realizarse, tomando en cuenta la
disponibilidad de los participantes y/o
invitados especiales.

4.- Seleccionar el(los) lugar(es) de

realizacin (espacio fsico), teniendo en
cuenta la capacidad, la comodidad,
iluminacin, equipos de sonido,
proximidad, etc.

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PRE - EVENTO

Eventos y
Banquetes

PLANIFICACIN

5.-Seleccionar transporte, alojamiento,

alimentos y bebidas de los invitados,
ponentes y/o participantes
6.- Definir:
Los Objetivos y polticas del evento: es
esencial la fijacin comprensiva de los
objetivos para determinar el tema, el
alcance y el programa.
Tipo de Tcnica y nombre del evento de
acuerdo a los fines y a la naturaleza del
mismo.

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PRE - EVENTO

Eventos y
Banquetes

organizACIN

7- Nombrar al Comit Organizador

Coordinador General: es el responsable
de coordinar, planificar y dirigir a los
integrantes de evento.
Las Comisiones: son equipos de trabajo
que contribuyen a cumplir los pasos del
evento sistematizadamente.
8.-Fijar sede provisional del comit
organizador.

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PLANIFICACIN

PRE - EVENTO

Eventos y
Banquetes

9.-Seleccionar el temario, temas o

puntos definidos que se trataran en el
evento a desarrollar.
10.-Determinar el nmero y el perfil de
los asistentes al evento: invitados
especiales, participantes, ponentes y
acompaantes. (se estimar tomando
en cuenta la magnitud y las
posibilidades tanto del espacio fsico
como de recursos financieros)

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ORGANIZACIN

PRE - EVENTO

Eventos y
Banquetes

11.- Elaborar el Cronograma General de

Actividades y el Programa para Damas y
Acompaantes.
12.- Estimar los Recursos Humanos,
Materiales y Tcnicos (Inventario
Hipottico de Recursos).
13.-Elaborar el Presupuesto (estimacin
de costos y gastos que genere la
realizacin del evento, mas un 10% de
gastos imprevistos).

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Eventos y
Banquetes

EVENTO

Desarrollo y Direccin

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 EVENTO
Es donde se van a ejecutar
todas las actividades que se
planificaron durante el PreEvento.
Va a consistir en la reunin
de
todas
las
personas
involucradas en el mismo, en
el
lugar y hora estimada
guiadas por la programacin
que el comit organizador
prepar como evento.
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Eventos y
Banquetes

Eventos y
Banquetes

POST - EVENTO
Se realiza el cumplimiento de
los compromisos adquiridos.
Se
cancelan
pendientes.

los

pagos

Se reproduce y se hace el
envo del material y de las
conclusiones del evento.
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Eventos y
Banquetes

POST - EVENTO
Se redactan y envan cartas de
agradecimiento a todas las personas
que hicieron posible la realizacin del
evento.
Se evala el evento, a travs de la
medicin de los resultados generales,
para medir si lo planificado se cumpli
o no.
Se recopila y archiva la informacin
correspondiente al evento (memoria y
cuenta).
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BIBLIOGRAFIA

Eventos y
Banquetes

FLEITMAN, Jack. Eventos y Exposiciones una

Organizacin Exitosa. Editorial McGraw-Hill.
Mxico 1997.
GHERARDI, Eliana: Cmo Hacer Eventos Exitosos.
Coleccin Quiron N36, Los Libros del Nacional.
Editorial CEC, S.A. Venezuela. 2000.
GMEZ, Carlos y VISLA, Oswaldo: La Gerencia de
Eventos Especiales en las Relaciones Pblicas.
Editorial Panapo. Venezuela. 1995.
GMEZ, Carlos y Oswaldo Visla: La Gerencia de
Eventos Especiales en las Relaciones Pblicas.
Editorial Panapo. Venezuela. 1995.

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