Universidad Autnoma de

San Luis Potos

Facultad de Psicologa

COMUNICACIN ORGANIZACIONAL

04/10/16
Procesos de grupo II
Mto. Carlos Hernndez Covarrubias

Equipo 5
Adriana Ortiz Hernndez
Brenda Rodrguez Cuevas
Mara Jos Mascorro Zarate

INTRODUCCIN
En el presente trabajo hablaremos de la comunicacin
organizacional, su definicin y su importancia dentro y fuera de una
organizacin, adems de los diferentes elementos que la componen.

OBJETIVO
Describir el propsito de la comunicacin y su proceso bsico.
Describir las tipos de comunicacin organizacional.
Explicar el flujo de la comunicacin en una organizacin.
Identificar las barreras e interrupciones a la comunicacin y sugerir
enfoques para mejorarla.

DEFINICIN DE COMUNICACIN ORGANIZACIONAL

La transferencia de informacin de un emisor a un receptor, siempre
y cuando el receptor comprenda la informacin.
As la comunicacin implica un objetivo, que generalmente es:
cambiar, reforzar o ensear el comportamiento, actitudes y
conocimiento de quien recibe estos mensajes.

La comunicacin es esencial para el funcionamiento interno de las

empresas porque integra las funciones gerenciales; es necesaria sobre
todo para:

1. Establecer y difundir las metas de una empresa.

2. Desarrollar planes para su logro.
3. Organizar los recursos humanos, y de otro tipo, de la manera ms
eficiente, efectiva y, por tanto, eficaz.
4. Seleccionar, desarrollar y evaluar a los miembros de la organizacin.
5. Liderar, dirigir, motivar y crear un clima en el que las personas quieran
contribuir.
6. Controlar el desempeo.

ELEMENTOS DE LA COMUNICACIN
La comunicacin es un proceso en el cual participan varios
elementos indispensables para que esta se lleve a cabo con
eficiencia.
Laswell nos dice que para resumir la comunicacin debemos
preguntarnos: Quin dice que a travs de que canal a quien
con que efectos?

Por otro lado, pero con ideas paralelas Shannon y Weaver plantean un modelo de comunicacin
compuesto de 7 elementos bsicos:
1. Emisor o fuente: una o varias personas con ideas, informacin y un propsito para comunicar.
2. Encodificacin: traducir la idea a comunicar en un cdigo, ya sean palabras orales o escritas u otros
smbolos que tengan un significado comn y fcil de comprender para el otro.
3. Mensaje: es la forma que se le da a una idea o pensamiento que el comunicador desea trasmitir al
receptor.
4. Medio o canal: es el vehculo por el cual viaja el mensaje del emisor al receptor.
5. Decodificacin: es cuando se traduce el cdigo a la idea propia que el emisor quiso transmitir.
6. Receptor: es quien o quienes reciben el mensaje enviado por el emisor.
7. Retroalimentacin: es precisamente la respuesta que el receptor dar al emisor acerca de si recibi
el mensaje y si lo interpreto de manera adecuada.

PROCESO DE COMUNICACIN
El proceso comunicativo general es aquel que se presenta en cualquier caso en el
que se pretenda establecer comunicacin.
Proceso de comunicacin segn Shannon y Weaver:
Emisor
Receptor

Encodificacin

Retroalimentacin

Mensaje

Medio

Decodificacin

EFECTOS DE LA COMUNICACIN
Cuando comunicamos algo, es porque esperamos una reaccin en
nuestro receptor. Es decir, deseamos que nuestro mensaje tenga un
efecto sobre el otro.
Los efectos son los cambios en el comportamiento, actitudes y/o
ideas del receptor como respuesta al mensaje que el emisor le ha
enviado.
Los cambios o modificaciones en el receptor dependen no slo de
los cdigos y canales, sino tambin de las habilidades de
comunicacin y viceversa.

 Estos cambios pueden ser de tres

tipos:
- Cambios en los conocimientos.
- Cambios en la actitud y opinin.
- Cambios en la conducta aparente.

QU ES LA COMUNICACIN ORGANIZACIONAL?
Segn Antonio Lucas Marn la comunicacin organizacional surge en las
necesidades tericas y practicas de las organizaciones, esto se debe a que las
empresas buscan mejorar las habilidades de comunicacin.
Es el medio que permite orientar las conductas individuales y establecer
relaciones interpersonales funcionales que ayuden a trabajar juntos para
alcanzar una meta

La comunicacin organizacional es el proceso mediante el cual un

individuo o una de las subpartes se pone en contacto con otro individuo u
otra subparte (MARTNEZ Y NOSNIK)

El siguiente paso seria la implementacin de un plan o una estrategia que busca la

mejora de la comunicacin a travs de un anlisis de objetivos y polticas de la
organizacin y la realidad actual.
De forma especifica, De Manchis describe el:
PLAN ESTRETGICO DE COMUNICACIN
1.- Anlisis- diagnostico.
Investigacin del pblico, tanto objetivo como potencial.
Investigacin interna, a travs de clima laboral y evaluacin del plan de
comunicacin interna.
Investigacin externa, evaluacin de la imagen de la empresa.
Investigacin de la competencia, para conocer qu es lo que les falta ofrecer, lo que
tienen que cambiar o lo que debemos explotar.

2.- Comit de comunicacin.

Crear un grupo de especialistas en la comunicacin (el jefe o director de
comunicacin de la propia empresa, un consultor externo entre otros) que evalu el
plan o estrategia, y que ayude a mentalizar la importancia de seguirlo.
3.- Objetivos de comunicacin.
Establecer las metas que se quieren conseguir a travs del plan.
4.- Estrategias.
De acuerdo a los resultados obtenidos de cada diagnstico y de acuerdo a los
objetivos propuestos, proponer estrategias que ayuden al logro de los mismos.
Estudiando tambin los puntos dbiles y fuertes de cada estrategia as como sus
oportunidades de triunfo y sus amenazas.

5.- Establecimiento de acciones concretas.

Conocer lo que se quiere hacer, como, cuando, donde, porque, a travs de que, etc.
(circunstancias, recursos, reas implicadas y resultados previstos).

6.- Calendario y presupuesto.

Fichar fechas para las acciones que se llevaran a cabo y dar a conocer cuanto
costaran.

7.- Herramientas de control.

Despus de determinado tiempo, revisar control de resultados.

TIPOS DE COMUNICACION ORGANIZACIONAL

La comunicacin organizacional no es un proceso que solo se lleva a cabo en el interior
de la empresa, si no tambin fuera de ella, pues el buen funcionamiento de sus redes
internas debe ser paralelo con las que se tiene con los miembros externos de la misma,
pues son las dos partes de quienes depende el verdadero xito organizacional.
Lo que nos lleva a diferenciar entre los tipos de comunicacin organizacional existentes:
Comunicacin ascendente
Comunicacin descendente
Comunicacin cruzada
Comunicacin interna
Comunicacin externa

COMUNICACIN ASCENDENTE
Viaja desde los subordinados hasta los superiores y sube por la jerarqua
organizacional.
La comunicacin ascendente es sobre todo no directiva y, por lo comn, se
encuentra en ambientes organizacionales participativos y democrtico. Un ejemplo
de esto sera:
Ombudsman: Persona que investiga las preocupaciones de los empleados y
proporciona, as, un valioso enlace de comunicacin ascendente.
Segn Planty y Machaver la comunicacin ascendente debe valorarse porque:

1) Indica la
receptibilidad del
medio para la
comunicacin
descendente

2) Alienta a los
empleados a
formar parte de la
toma de decisiones

3) Proporciona la
retroalimentacin

COMUNICACIN DESCENDENTE
Es aquella en la que los mensajes fluyen desde quienes estn en los niveles
superiores hasta los inferiores en la jerarqua organizacional.
Los supervisores juegan el rol de emisores y los subordinados son los receptores
(asumiendo que los mensajes son concernientes a las responsabilidades,
funciones y a la produccin que se lleva a cabo dentro de la organizacin).
Este tipo de comunicacin existe sobre todo en organizaciones con una
atmsfera autoritaria.
Los medios utilizados para la comunicacin descendente incluyen instrucciones,
discursos, reuniones, telfono, altavoces.

Mensajes que frecuentemente se transmiten en la comunicacin descendente:

1) INSTRUCCIONES LABORALES:
se explica cmo deben realizarse tareas especficas, obteniendo en el futuro un
referente del desempeo del empleado.

2) EXPOSICIN RAZONADA DE LOS TRABAJOS:

donde se explica el propsito
de actividades determinadas y cmo se
relacionan con otras y con los objetivos de la organizacin.

3) PROCEDIMIENTOS Y PRCTICAS:
los mensajes que buscan familiarizar a los

subordinados con las polticas,

regulaciones, costumbres, beneficios, etc., de la organizacin.

4) RETROALIMENTACIN:
informacin dada a los empleados con el fin de comunicar

su desempeo

laboral.

5) ADOCTRINAMIENTO DE OBJETIVOS:
mensajes diseados para motivar a los

trabajadores dndoles a conocer la

misin, visin y dems elementos de la cultura organizacional.

COMUNICACIN CRUZADA
La comunicacin cruzada combina el flujo horizontal de informacin, con el flujo diagonal.
Flujo horizontal: informacin entre personas del mismo nivel organizacional o uno similar.
Flujo diagonal: informacin entre personas de diferentes niveles que no tienen relaciones
de reporte directas entre ellas.
Los grupos que se crean pueden ser:
Formales: lo que se dedican al trabajo resolucin de problemas o toma de decisiones.
Informales: creados en base a la amistad o cierto inters en comn.
Este tipo de comunicacin se utiliza para acelerar el flujo de informacin, mejorar la
comprensin y coordinar los esfuerzos para el logro de los objetivos organizacionales. Hay
mucha comunicacin que no sigue la jerarqua organizacional, sino que cruza la cadena de
mando.

COMUNICACIN INTERNA
La comunicacin interna son los procesos comunicativos que se llevan a cabo
dentro de la organizacin.
Es decir, aquella que busca el logro de los objetivos organizacionales a travs de
mensajes que fluyan de manera eficiente en el interior, de relaciones satisfactorias
entre sus miembros, un ambiente de trabajo agradable, entre otras cosas.

As, los subsistemas a travs de la comunicacin,

se sienten identificados y motivados para realizar su labor
y de esta manera obtener los resultados que el sistema requiere.

LAS RESPONSABILIDADES, OBJETIVOS Y FUNCIONES DE LA COMUNICACIN INTERNA:

RESPONSABILIDADES:

- Establecer objetivos y estrategias comunicativas.

- Establecer prioridades comunicativas.
- Establecer un sistema de acceso a la informacin, determinando los flujos de la
comunicacin.
- Establecer los elementos de la comunicacin, estableciendo cmo funcionar
el sistema.

OBJETIVOS:

- Implicar a los miembros de la organizacin en la visin y misin de la organizacin,

inculcando su confianza y lealtad.
- Proyectar una imagen positiva de la empresa.
- Implicar al personal en el proyecto de la empresa.
- Consolidar un estilo de direccin.

FUNCIONES:

1) Investigar
2) Orientar
3) Informar
4) Animar y coordinar
5) Organizar campaas
6) Formar

REDES DE COMUNICACIN

En la comunicacin se transmiten mensajes que siguen

determinados caminos para llegar a su receptor, las
llamamos
REDES DE COMUNICACIN
Pueden ser formal o informal.

RED FORMAL
Cuando los mensajes fluyen siguiendo los cambios oficiales
dictados por la jerarqua o su funcin laboral especificadas en
el organigrama de la empresa, las redes de comunicacin son
formales.
Su objetivo es coordinar de manera eficiente todas las
actividades distribuidas en la estructura de la organizacin.
En las redes formales, los mensajes circulan de manera
descendente, ascendente u horizontal.

REDES INFORMALES
Los mensajes que NO fluyen siguiendo los canales formales de comunicacin.
La comunicacin informal es:
- El intercambio de informacin que se establece entre las personas en una
organizacin, independientemente de los puestos que ocupan en ella.
- La que no sigue canales ni procedimientos establecidos formalmente.
- La que toca elementos de trabajo, sin tener la legitimidad de las autoridades
correspondientes en esa rea.
- Las conversaciones que tienen los empleados sobre
relacionado con el trabajo.

algn tema, sea o no

CUESTIONES NEGATIVAS DE LAS REDES INFORMALES:

(Regularmente transmiten noticias y comentarios.) Pero

ocasiones, arrastra el rumor.
El rumor es conocido como la parte
que daa esta red de comunicacin,
pues en general es ambigua, carece
de fundamentos y en su difusin las
personas que los transmiten filtran y
seleccionan aquellos sucesos que
mayor
impacto
les
causan,
distorsionando el sentido del mensaje
original.

tambin, en muchas

 CUESTIONES POSITIVAS DE LAS REDES INFORMALES:

An cuando puede ser peligrosa para la empresa, la comunicacin informal cuenta
tambin con caractersticas que la benefician:

Brinda retroalimentacin sobre el desempeo.

Traduce rdenes formales
accesible.
Hace
saber
relevancia.

un lenguaje ms

extraoficialmente

Es ms rpida y flexible.

mensajes

de

COMUNICACIN EXTERNA
Es el conjunto de mensajes emitidos por cualquier organizacin hacia sus diferentes
pblicos externos, encaminados a mantener o mejorar sus relaciones con ellos,
proyectar una imagen favorable o a promover sus productos.
Va de la mano con la mercadotecnia pues se comunica mediante sus productos y/o
servicios para lograr la imagen deseada.
Se encarga de:
Relaciones publicas.
Publicidad.
Publicidad institucional.

RELACIONES PUBLICAS
Las relaciones publicas buscan crear una imagen
favorable hacia la empresa entre sus propios
productos, empleados, accionistas y el publico en
general y su labor es permanecer en constante
comunicacin con el publico, creando una actitud
positiva del consumidor y una buena predisposicin
hacia la empresa.
Las relaciones publicas son las encargadas de romper
las barreras en el entorno de las empresas, pues
refuerzan el prestigio de los servicios, productos,
adems de que se encargan de lidiar con las relaciones
de su espacio: clientes, sociedad en general, clientes
potenciales, etc.

 Dentro de las relaciones publicas tambin encontramos las relaciones con los medios de
comunicacin, cuyo objetivo es que los medios se acostumbren a contar con la informacin
que les damos y que la soliciten cuando la necesiten, es decir, que nos vean como una
fuente veraz y fiable. As podremos transmitir los mensajes que queremos hacer llegar a
nuestro pblico externo.
Estas relaciones deben ser:
Humanas: pues requiere un contacto directo, personalizado y peridico.
Cordiales: consecuencia de la periodicidad y la interdependencia entre ambos.
Profesionales: pues ellos saben lo que tienen que hacer y el departamento de
comunicacin tambin.
Permanentes: en otras palabras, constantes y no solo cuando nos interesa o nos conviene.

PUBLICIDAD

Es una forma pagada de comunicacin impersonal

sobre una organizacin, sus productos, o ambas cosas,
que se transmite a una audiencia seleccionada como
meta mediante un medio masivo.
Schultz plantea a la publicidad como un mecanismo
para transmitir

informacin. Y la distingue como un

subconjunto de la mercadotecnia que se basa en la

evolucin y coordinacin de la estrategia centrada en el
producto y el consumidor.
As menciona sus objetivos:
presentar un producto a una

porcin del mercado y

animar a los compradores a aceptarlos, as como tratar de

posicionar la marca, informando y
mercado meta con sus beneficios.

persuadiendo al

PUBLICIDAD INSTITUCIONAL
Se basa en promover la imagen de la organizacin, as como su reputacin o ideas,
y no en el producto en si.

Adems de mejorar las relaciones con los clientes, otras organizaciones, miembros
actuales, empleados o publico en general.

BARRERAS E INTERRUPCIONES A LA COMUNICACIN

Las barreras pueden estar en el emisor, en la transmisin del mensaje o en el
receptor.
A continuacin se analizan las barreras especficas a la comunicacin:
Falta de planeacin.
Distorsin semntica.
Mensajes mal expresados.
Barreras a la comunicacin en el ambiente internacional.
Prdidas en la transmisin y mala retencin.
Atencin deficiente y evaluacin prematura.
Comunicacin impersonal.
Desconfianza, amenaza y temor.
Periodo insuficiente para ajustarse al cambio.
Sobrecarga de informacin.

HACIA LA COMUNICACIN EFECTIVA

La comunicacin efectiva es la responsabilidad de todas las personas de la
organizacin.
Las siguientes pautas superan las barreras de comunicacin:
1.- Aclarar el propsito del mensaje.
(Dentro de los primeros pasos, es aclarar el propsito del mensaje y hacer un plan para
lograr el fin deseado).
2.- Utilizar una codificacin tangible.
(Se deben evitar palabras tcnicas innecesarias que solo son inteligibles para expertos).

3.- Consultar los puntos de vista de los dems.

(Un gerente le pide a un colega que lea un memo importante antes de distribuirlo en la
organizacin).
4.- Considerar las necesidades de los receptores.
(Recortar la semana de trabajo ser ms aceptable si se establece con claridad que la
accin fortalecer la posicin competitiva de la compaa a largo plazo y evitar
despidos).
5.- Utilizar el tono y lenguaje apropiados para asegurar la credibilidad.
(Un gerente desptico que ordena a los supervisores subordinados que practiquen la
administracin participativa crear una duda de credibilidad que ser difcil de superar).

6.- Obtener retroalimentacin.

(La comunicacin slo se completa cuando el receptor comprende el mensaje, y el
emisor nunca sabe si lo comprendieron).
7.- Considerar las emociones y motivaciones de los receptores.
(La funcin de la comunicacin va ms all de transmitir informacin).
8.- Escuchar.

ORGANIGRAMA
Un organigramaes unesquemade laorganizacinde unaempresa, entidad o de una
actividad. El trmino tambin se utiliza para nombrar a larepresentacin grficade las
operaciones que se realizan en el marco de un proceso industrial o informtico.
Un organigrama permite analizar laestructurade la organizacin representada y cumple
con un rol informativo, al ofrecer datos sobre las caractersticas generales de la
organizacin.
Los organigramas pueden incluir los nombres de laspersonasque dirigen cada
departamento o divisin de la entidad, para explicitar las relaciones jerrquicas y
competencias vigentes.
De esta manera, los organigramas deben representar de forma grfica o esquemtica los
distintosniveles de jerarquay la relacin existente entre ellos. No tienen que abundar en
detalles, sino que su misin es ofrecerinformacinfcil de comprender y sencilla de utilizar.

DIAGRAMA DE FLUJO
Un diagrama de flujo es una
representacin grfica que
desglosa un proceso en cualquier
tipo de actividad a desarrollarse
en empresas y en los
departamentos, secciones u reas
de su estructura organizacional.
Son considerados en la mayora de
las empresas como uno de los
principales instrumentos en la
realizacin de cualquier mtodo o
sistema.

CONCLUSION
El auge de la comunicacin en las organizaciones como parte del xito empresarial es indiscutible.
Poco a poco los directores y gerentes se han dado cuenta de que el buen funcionamiento y logro de
objetivos de su compaa, sea cual se su giro, se basa no solo en la calidad de su producto o servicio
sino tambin en el buen funcionamiento y adecuada estructura de sus redes de comunicacin.
Cada compaa debe preocuparse por analizar lo que sucede dentro de ella realizando peridicas
evaluaciones del desempeo y actitud laboral de cada uno de sus empleados, y de este modo poder
diagnosticar los aciertos y fallas de la empresa para poder corregir o cambiar lo que sea necesario
para que el personal haga lo que le corresponde gustosamente, incrementando as la produccin y
utilidades de la misma.
Pero las empresas tambin deben de poner atencin en lo que sucede fuera de ella, deben saber cual
es el entorno que los rodea, conocer a su competencia, a sus clientes proveedores, socios, etc. Y de
este modo tambin lograr buenas relaciones comunicativas con ellos, ya que tambin son parte
fundamental de la misma.