Document Imaging Solutions Livre blanc

Nuance Power PDF

Scuriser les flux

documentaires grce
au
format PDF
Cration, dition et archivage scuriss
de documents

La gestion dimportants volumes de documentation

est inhrente la vie de toutes les socits. Mais
lorsque des documents sensibles tombent entre
de mauvaises mains, une entreprise sexpose
des problmes majeurs qui peuvent, dans les cas
les plus graves, provoquer sa disparition. Le format
PDF offre un cadre scuritaire qui assure une
gestion fiable des flux de documents, de leur
cration leur archivage ou leur suppression, en
passant par leur dition.

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Nuance Power PDF

2
Table des matires

3 Prsentation
3 Vos documents : un risque pour votre scurit
5 Le rle du format PDF dans la scurisation
des flux documentaires
Protection par mot de passe, pour limiter la
consultation et ldition de PDF
Intgration un SGD, pour une protection au niveau
dun groupe ou dun projet
Cration de PDF protgs depuis Microsoft Office
Algorithme de cryptage
Suppression dfinitive dinformations confidentielles
dun PDF
Comparaison de deux versions dun document
Signatures couples des certificats
9 Six bonnes raisons dutiliser Nuance Power PDF
10 Mise en pratique
Protection dun document
Biffure
Comparaison de documents

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Prsentation
Une rcente tude mene par Ponemon Institute a rvl que la perte de
donnes sensibles avait cot aux entreprises plus de 3,4 millions deuros au
cours des deux dernires annes. Mais en plus des pertes financires, les
entreprises risquent de voir leur rputation entache et de perdre grand
nombre de leurs clients lorsque leurs informations internes tombent entre
de mauvaises mains. Et les consquences peuvent tre dsastreuses en cas
de non-respect de leurs obligations lgales ; les tribunaux nhsitant pas
infliger de lourdes sanctions aux entreprises et leurs dirigeants. Il parat
illusoire de vouloir assurer une surveillance permanente de lensemble des
documents quune compagnie produit, distribue, manipule et stocke au cours
de ses activits. Une fois des documents imprims et distribus, il devient
totalement impossible den suivre le cheminement. Toutefois, une gestion
lectronique des documents, base sur le format PDF, offre une alternative
judicieuse, tant en termes defficacit que de scurit. Diffrentes solutions
PDF intgrent des fonctions de protection qui peuvent tre combines
dautres outils pour mettre en place un environnement scuris. Par exemple,
le format PDF autorise des mots de passe coupls un chiffrement, ainsi
que la dfinition de droits daccs dfinissant les actions que les utilisateurs
peuvent raliser sur des fichiers.
Ce livre blanc explique comment le format PDF et la solution Power PDF
de Nuance permettent de mettre en place, rapidement, efficacement et
moindre cot, des flux qui garantissent lintgrit de vos documents tout au
long de leur cycle de vie.

Vos documents : un risque pour votre scurit

Il devient de plus en plus difficile pour les entreprises dassurer la protection
de leurs donnes, particulirement une poque o les employs rclament
toujours plus de mobilit. Les quipes passent en effet toujours plus de temps
en dehors de leur bureau, accdant leurs documents de travail depuis les
quatre coins du monde, souvent laide de leurs priphriques personnels.
Cette tendance de fond, dnomme BYOD (pour Bring your own Device Apportez vos appareils personnels ) pose de rels problmes de scurit.
Ces risques ont t souligns par une tude mene par Ponemon Institute en
2014, auprs de 2.300 professionnels de linformatique et de la scurit, dans
18 secteurs dactivit et huit pays. Pour 58 pour cent des personnes interroges,
lutilisation de priphriques personnels prsente des risques pour la scurit. Les
experts estiment en effet que ces priphriques limitent lefficacit des initiatives
de protection de donnes, et entravent la mise en place de politiques de scurit.
Une mobilit accrue et le recours au Cloud pour stocker et changer des donnes
facilitent et acclrent la distribution et lexploitation de documents.
Mais cette indispensable flexibilit fait peser un risque accru sur la scurit
des donnes. En cas derreur dimpression ou de distribution, des documents
peuvent finir entre de mauvaises mains, ou tre supprims accidentellement
ou dlibrment par des employs ngligents ou mal intentionns. La fuite
la concurrence de projets de dveloppement, de devis, de contrats ou
dinformations confidentielles porte un prjudice vident une entreprise.
Mais la perte et le vol de donnes peuvent galement nuire gravement
son image et sa rputation, ou lexposer de lourdes sanctions pnales et
financires. De nombreuses rglementations (notamment plusieurs directives
europennes sur la vie prive et la conservation des donnes, et la loi
franaise Informatique, fichiers et libert ) prvoient des amendes, voire
des peines de prison, en cas de manquement aux obligations de protection
des donnes personnelles dusagers et de consommateurs.

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Mais les donnes ne gagnent pas seulement en accessibilit. Elles sont diffuses
toujours plus rapidement, et saccumulent un rythme vertigineux. Prs de
90 % des socits allemandes ayant particip une tude mene en 2014
par Bitkom (lassociation allemande des acteurs de lconomie numrique) ont
dclar que le volume de donnes quelles produisaient tait en progression
par rapport lanne prcdente (hausse de 22 %, en moyenne). En pratique,
des socits qui disposaient lanne passe dun ptaoctet de donnes devront
ajouter 220 To de despace complmentaire. Et selon la technologie choisie
(disques durs traditionnels ou support flash), les investissements ncessaires
au stockage de ces donnes slvent des dizaines, voire des centaines de
milliers deuros. Mais il ny a pas que les dpenses en matriels qui explosent.
La protection de ces informations contre une utilisation non autorise, quelle
soit interne ou externe, demande des moyens croissants. Et comme lindique le
rapport annuel Cost of Data Breach (Le cot des fuites de donnes) publi
par Ponemon Institute, les consquences des pertes de donnes sont de plus
en plus lourdes. Celui-ci a montr quen lespace de deux ans, le prjudice subi
par les entreprises suite la perte de donnes avait augment de 23 %, pour
culminer 3,4 millions deuros. Derrire les tats-Unis, lAllemagne occupe
la deuxime position au classement des pays o la perte dun document
est la plus coteuse (190 euros par document, en moyenne). Et ce chiffre ne
couvre pas les cots indirects en matire daltration de limage de marque.
Selon Ponemon, environ 3 % des consommateurs allemands disent ne plus
vouloir traiter avec une entreprise qui connat un incident impliquant la perte
de donnes. Et ce risque de perte de clientle est dautant plus fort dans les
secteurs de la sant, de la pharmacie et des services financiers. Le rapport de
Ponemon indique galement quentre 2014 et 2015, la perte de revenus cause
par de tels incidents avait augment de prs de 8 %, pour atteindre environ
1,4 million deuros.
Ltude Wirtschaftskriminalitt in Deutschland (Criminalit en cols blancs
en Allemagne) mene par KPMG indique que les entreprises allemandes ont
clairement conscience de ce danger. 87 % des participants cette tude
estiment que leur entreprise est expose un risque lev ou trs lev
de pertes ou de fuites de donnes. 34 % avouent avoir dj subi des pertes
suprieures ou gales 300.000 euros, et pour 35 %, les cots dinvestigation
et de correction de ces incidents se sont levs 75.000 euros ou plus.
Et contrairement aux ides reues, les documents papier noffrent pas plus
de scurit que leurs homologues lectroniques, bien au contraire. Ds quun
document a quitt le bac de collecte dune imprimante, la route quil emprunte
devient impossible suivre. Plus personne nest en mesure de savoir qui le lit,
et qui en fait des copies. Et les dconvenues risquent de se multiplier lors du
transport ou de la mise au rebut de documents.
Mais les pertes financires ne sont pas la seule consquence grave dune
fuite de donnes. Toute socit qui ne pourrait pas prouver quelle a pris
toutes les mesures pour protger ses donnes ou que sa responsabilit ou sa
ngligence ne sont pas engages en cas de perte ou de vol de ces donnes
sexposerait de lourdes sanctions juridiques.
La gestion de documents contenant des donnes caractre personnel est
rglemente par diffrents textes, dont la loi franaise Informatique et liberts
et la directive europenne 95/46/EC. En Europe, chaque pays dispose de
son arsenal de rglements rgissant la collecte, le traitement et la diffusion
des donnes dusagers ou de clients. Ces textes visent garantir que toute
opration de consultation, de modification et de distribution dinformations
peut tre enregistre et retrace.

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Le rle du format PDF dans la scurisation

des flux documentaires
Mme sil est en principe plus facile dassurer le contrle de fichiers
numriques que de documents imprims, les formats numriques reprsentent
toujours un risque de scurit pour les entreprises. Comme le montre ltude
cite prcdemment, la scurit documentaire est un composant essentiel
que les entreprises doivent placer au cur dune stratgie de scurit
globale. Selon cette tude, 72 % des experts interrogs dclarent quun
environnement documentaire scuris contribue garantir la confidentialit,
lintgrit, lauthenticit, laccessibilit, la disponibilit et la facilit dexploitation
des donnes.
Le format PDF est devenu le standard incontest pour la diffusion et larchivage de
documents. En vous dotant dune solution PDF complte, vous pouvez protger
vos documents en dfinissant des paramtres de protection, qui reprsentent un
aspect important selon les participants ltude Ponemon. Avec un score moyen
de 1,65 (sur une chelle de 1 4, allant du facteur le plus important au moins
important), lutilisation de techniques de protection de documents parat plus
essentielle que la formation et la sensibilisation des employs, que la destruction
scurise des documents ou que la conformit rglementaire.
En pratique, les PDF peuvent tre protgs diffrents niveaux :

Protection par mot de passe, pour limiter

la consultation et ldition de PDF
Une solution PDF doit offrir diffrents niveaux dautorisation pour la cration,
ldition, lenregistrement, limpression ou la consultation du PDF. Lidal est
de pouvoir dfinir ces droits individuellement, pour chaque fichier (manuellement ou laide de profils de scurit prdfinis) ou par la dfinition de rles
et de groupes dutilisateurs dans des systmes tels quActive Directory Rights
Management de Microsoft.
Dans le cadre dune protection par mot de passe, deux options sont possibles :
Autorisation douverture Lorsquun PDF est protg par mot de passe
(et surtout si ce mot de passe est coupl un chiffrement), il bnficie dune
bonne protection contre des consultations non autorises.
Autorisation ddition Mme si le format PDF a t lorigine conu pour
lchange de documents, il autorise toutefois les modifications. Les solutions
PDF professionnelles comme Power PDF permettent leurs utilisateurs
dapporter facilement des modifications aux textes, images et mises en page
de PDF. Pour interdire ces modifications, vous pouvez dfinir un mot de passe
complmentaire, dit de permissions , qui vous permettra notamment de
dterminer si :
Votre document peut tre imprim et si oui, quelle rsolution.
des pages peuvent tre supprimes, ajoutes, insres ou pivotes ;
vos destinataires seront autoriss remplir des formulaires et apposer
leur signature numrique dans les champs correspondants ;
vos destinataires seront autoriss ajouter des commentaires.
La protection contre louverture nest pertinente que si vous avez clairement
identifi les destinataires qui sont autoriss consulter votre document. En
pratique, si vous envoyez un document confidentiel par e-mail sans chiffrement
PGP ou S/MIME, quiconque aura accs votre message pourra consulter votre
document. En revanche, si votre document est protg par un mot de passe
douverture, seules les personnes qui vous aurez communiqu le mot de
passe (par tlphone ou par SMS, par exemple) pourront le consulter.

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Les mots de passe de permissions jouent un rle complmentaire lorsque

vous devez collaborer avec des partenaires internes ou externes, ou avec
des clients. Si vous supervisez un projet, vous pourrez par exemple souhaiter
que les membres de votre quipe puissent consulter, imprimer et annoter vos
documents de travail, mais pas y ajouter ou en supprimer des pages. Et si
vous envoyez un contrat un client, vous pourrez faire en sorte que celui-ci
puisse uniquement remplir des champs de formulaire et signer le document,
mais pas en modifier le contenu.

Intgration un SGD, pour une protection

au niveau dun groupe ou dun projet
La mise en place de flux documentaires standardiss permet aux entreprises
de se protger contre les risques financiers et juridiques, et de bnficier dune
base stable pour un suivi prcis. Mais il ne sagit pas l des seuls avantages.
Les socits qui ont lhabitude de classer et darchiver leurs documents de
manire organise ont un avantage indniable sur leurs concurrents. Par
exemple, un atelier de fabrication pourra suivre plus facilement et prcisment
les modifications apportes ses produits, un cabinet darchitecture pourra
accder des plans et les retravailler tout moment, et un avocat pourra
consulter en quelques clics lensemble des pices dun cas sur lequel il
travaille. En outre, le travail en quipe est grandement facilit, car chaque
collaborateur peut savoir qui a cr ou modifi un document, et quel moment.
Et le contrle des versions permet dannuler des modifications non pertinentes,
et dvaluer facilement limpact des diffrentes versions dun document.
une poque o les PDF jouent un rle toujours plus important, il paratrait
judicieux quune entreprise puisse intgrer sa solution PDF son systme de
gestion documentaire existant, tel que HP WorkSite, Microsoft SharePoint
ou OpenText eDocs. Cette intgration se fait gnralement par lutilisation de
connecteurs qui permettent louverture directe de fichiers depuis ces systmes.
Lors de ces changes, il devrait tre possible de convertir en PDF des fichiers
aux formats dapplications comme Microsoft Office ou WordPerfect, des
images ou des fichiers XPS (le format dchange XML de Microsoft), et de
convertir directement des PDF dans des formats ditables.
Bien videmment, une solution PDF doit galement fonctionner dans le sens
inverse, et permettre lenregistrement de fichiers vers ces systmes. Elle doit
galement permettre lintgration de documents au SGD, et la cration directe de
PDF en dehors et au sein mme du SGD. En pratique, lutilisateur doit pouvoir :
Slectionner au sein de linterface du SGD un fichier qui nest pas au
format PDF, et le convertir au format PDF sans quitter le SGD. Le fichier
source reste inchang. Le PDF prend le nom du fichier source et est
enregistr par dfaut dans le mme dossier.
Slectionner sur son ordinateur un fichier qui nest pas au format PDF, le
convertir en PDF et lenregistrer dans le SGD, dans le dossier en cours ou
un emplacement dfini.
Dans les deux cas, la conversion se fait sans quil soit ncessaire de dfinir
des paramtres additionnels.

Cration de PDF protgs depuis Microsoft Office

Lorsquils crent des PDF, les utilisateurs doivent tre en mesure de dfinir leurs
paramtres de protection directement depuis leur application Microsoft Office. Au
moment denregistrer un courrier, par exemple, un directeur commercial pourra
indiquer que son destinataire pourra imprimer, mais pas diter le document.

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Une solution PDF doit permettre dajouter des mots de passe (douverture et
de permissions) aux PDF gnrs depuis Microsoft Office, mais galement
dinterdire certaines actions telles que limpression, lextraction de contenu ou
ldition. Lors de la dfinition de droits, des profils de paramtres prdfinis
peuvent aider rpondre rapidement aux cas de figure les plus courants,
et dappliquer les paramtres appropris selon quun document est partag
avec un collgue, envoy un partenaire externe, ou diffus au grand public.

Algorithme de cryptage
Pour interdire totalement la consultation de fichiers par des personnes non
autorises, il convient de leur appliquer un cryptage. En pratique, une solution
PDF doit prendre en charge le standard AES (Advanced Encryption Standard)
avec une longueur de cl de 256 bits, un algorithme de cryptage dfini par
le NIST (American National Institute of Standards and Technology) et utilis
mondialement. Les fichiers doivent galement pouvoir tre chiffrs selon les
standards dfinis par RSA Security.
Mais mme avec les plus hauts niveaux de scurit, des problmes peuvent
survenir, car le cryptage pourra ne pas tre reconnu par les applications PDF
les plus anciennes. Cest pourquoi la solution retenue doit prendre en charge
des standards plus anciens, qui sont certes moins scuriss, mais compatibles
avec danciens logiciels. Idalement, lutilisateur doit avoir le choix entre les
options suivantes :
Cryptage RC4 40 bits Prise en charge par les versions 1.1 et ultrieures
du format PDF (rvision de scurit n2)
Cryptage RC4 128 bits Prise en charge par les versions 1.4 et ultrieures
du format PDF (rvision de scurit n3)
Cryptage AES 128 bits Prise en charge par les versions 1.6 et ultrieures
du format PDF (rvision de scurit n3)
Cryptage AES 256 bits Prise en charge par les versions 1.7 et ultrieures
du format PDF (rvision de scurit n3)

Suppression dfinitive dinformations confidentielles

dun PDF
Il est impratif deffacer les donnes personnelles ou confidentielles que
contiennent vos documents avant de les diffuser. Ce procd porte le nom
de biffure . Mais il ne suffit pas de placer un cadre noir sur les informations
que vous souhaitez masquer, car celles-ci figureront toujours dans le
document et pourront facilement tre rcupres par un utilisateur aguerri.
Ces informations doivent tre masques et supprimes de manire totale et
irrversible. Les biffures sont couramment utilises par ladministration et les
organismes publics, que la loi oblige protger les donnes personnelles de
leurs usagers, et informer ceux-ci que des sections des documents quils
consultent ont t biffes.
De la mme manire, toutes les entreprises prives qui manipulent des
donnes personnelles doivent en assurer la protection pour viter quelles ne
soient transmises des tiers. Ces donnes peuvent comprendre des numros
de scurit sociale ou de cartes bancaires, des adresses e-mail, des dates
de naissance, ou des informations personnelles concernant les convictions
religieuses ou politiques, ou lorientation sexuelle. Une solution PDF doit donc
permettre de supprimer dfinitivement ces informations, manuellement ou
automatiquement, et dune manire qui peut faire lobjet dun suivi. Mais en plus
de ces informations directement visibles, le programme doit galement tre en
mesure deffacer les mtadonnes associes, qui sont souvent masques.

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Idalement, il doit permettre de traiter aussi bien des PDF individuels que
des lots, des porte-documents ou des rpertoires complets. En complment,
des masques de recherche pourront savrer trs utiles pour rechercher et
biffer automatiquement des informations rpondant un format standard, tels
que numros de carte bancaire, des numros de tlphone ou des adresses
e-mail. Mais quelle que soit la technique utilise, lutilisateur devra toujours
parcourir son document pour sassurer que toutes les informations sensibles
ont bien t masques, particulirement sur les pages constitues dimages.

Comparaison de deux versions dun document

Une solution PDF doit permettre de comparer deux versions dun document,
afin daider lutilisateur savoir rapidement si des corrections ont t apportes
son fichier, ou si celui-ci a t manipul son insu. Et la comparaison doit
permettre dafficher distinctement les modifications apportes aux textes, aux
objets et aux graphiques. Le programme doit pouvoir fournir les informations
de comparaison suivantes :

Nombre de mots ajouts ou supprims, et nombre de mots inchangs

Nombre de mots prsentant uniquement des diffrences de mise en forme
Nombre de pages identiques
Nombre de pages prsentant des diffrences
Nombre de pages ajoutes ou supprimes

En cas de diffrences entre les documents, leurs pages doivent pouvoir tre
affiches cte cte pour tre inspectes rapidement, et les diffrences
doivent tre clairement visibles. Par exemple, les mots supprims doivent tre
barrs, ceux ajouts souligns, et les graphiques modifis entours, etc. Pour
les besoins de la comparaison, des pages blanches sont ajoutes au document
le plus court pour que les deux documents aient le mme nombre de pages.

Signatures couples des certificats

Les documents peuvent tre signs laide dune identit numrique, ce
qui quivaut une signature manuscrite sur un document papier. Ds lors
que des modifications non autorises ont t apportes un document
aprs quil ait t sign, sa signature numrique devient non valide . Un
document peut tre sign plusieurs fois, et par des personnes diffrentes.
Au moment de choisir une solution PDF, prfrez une application qui permet
non seulement de signer numriquement vos documents, mais galement dy
apposer un tampon horodat authentifi numriquement. Un tel tampon
tablit lexistence dun contenu donn une date et une heure prcises, et
permet de garantir que ce contenu na pas t modifi depuis. En gnral, les
tampons horodats manent dune autorit tierce et saccompagnent dun
certificat approuv par cette autorit.
Mais en plus de lauthentification des documents, une identit numrique
permet galement de les protger. Ce procd, connu sous le nom de
certification , permet au propritaire dun document dy appliquer en une
opration une signature et une protection. Il pourra verrouiller compltement le
document, ou autoriser uniquement certaines actions, comme le remplissage
de formulaires ou lajout de commentaires. De nombreuses organisations ont
recours cette fonctionnalit avant de distribuer des documents officiels.
Au moment de crer votre signature numrique, vous pouvez choisir entre
lutilisation dune ID numrique existante ou la cration de votre propre identit.
Chaque ID numrique comprend une cl prive et une cl publique
. Pour permettre dautres utilisateurs de vrifier lauthenticit de votre
signature et lintgrit de votre document, vous devrez leur envoyer votre cl
publique, quils pourront stocker dans leur magasin didentits approuves.

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Six bonnes raisons dutiliser Nuance Power

PDF
Nuance Power PDF regroupe au sein dune interface conviviale lensemble
des outils de scurit pour la cration, la diffusion et ldition de fichiers
PDF. Power PDF offre de nombreux avantages pour la mise en place de flux
numriques scuriss :
1.Dfinition simple et rapide dautorisations de lecture, ddition et dimpression
Power PDF permet de dfinir des droits daccs pour chaque fichier,
par le biais de profils de scurit, ou par laffectation de droits daccs
individuels via un systme de gestion de droits numriques (DRM), tel que
Microsoft Active Directory Rights Management. Power PDF Advanced
est galement compatible avec lensemble des paramtres de protection
FileOpen. Fonctionnalits exclusives de Power PDF Advanced : Prise
en charge du service de gestion des droits numriques AD RMS (Active
Directory Rights Management Services) de Microsoft. Cette fonction
permet aux administrateurs de dfinir des droits daccs dans linterface
AD RMS, et de les appliquer des fichiers PDF. Ces droits daccs
peuvent tre appliqus directement avec Power PDF, mais aussi au sein de
flux de travail SharePoint. Il sagit l dune mthode efficace pour protger
vos PDF contre un accs non autoris.
2.Chiffrement renforc Power PDF utilise le standard de chiffrement
industriel AES, avec des longueurs de cls de 128 ou de 256 bits, ainsi
que le standard PKCS#12 (Public Key Cryptography Standard), tout en
garantissant une rtrocompatibilit avec les standards plus anciens,
jusqu la version 1.1 du format PDF. Power PDF permet galement de
protger des documents Word au moment de leur enregistrement en PDF.
3.Suppression manuelle ou automatique de donnes sensibles Avec Power
PDF, des donnes sensibles, telles que des dates de naissance, des
adresses e-mail, des numros de scurit sociale ou de carte bancaire,
peuvent tre recherches et automatiquement noircies lors de la numrisation de documents papier. Dautres informations sensibles et souvent
masques peuvent galement tre supprimes avant la diffusion de PDF.
4.Signatures numriques et certificats Power PDF permet de signer et
dauthentifier des documents afin den garantir lintgrit. Il prend en
charge les standards de cryptographie PKCS#7 et CAdES pour la signature
et la certification de documents.
5.Dploiement rapide et intgration directe des systmes existants
Power PDF permet de produire des PDF scuriss depuis des applications
bureautiques comme Microsoft Office, et il sintgre en toute transparence
aux flux de travail des systmes de gestion documentaire les plus rcents,
comme HP WorkSite, Microsoft SharePoint ou OpenText eDOCS.
6.Comparaison de deux versions dun document Power PDF permet
de comparer diffrentes versions dun mme document, en affichant
clairement les modifications apportes.

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10
Mise en pratique
Protection dun document
Voyons comment protger un document contre un accs non autoris.
Ouvrez un document dans Power PDF et affichez le ruban Scurit. Cliquez
sur Protection du document, puis slectionnez Proprits de protection.

La bote de dialogue Proprits du document apparat.

La liste des actions autorises sur le document saffiche.

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Choisissez un des modes de protection proposs dans la liste droulante

Mthode de protection. Vous pouvez bien videmment crer un PDF sans aucune
protection. Mais si vous prfrez opter pour une protection par mot de passe :

Power PDF prend en charge lensemble des niveaux de protection PDF,

jusqu la version 1.7 du format PDF avec cryptage AES 256 bits.

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Vous pouvez dfinir un mot de passe qui sera exig pour ouvrir le document.
Mais soyez prudent, si vous le perdez, vous ne pourrez plus rouvrir le document !

Vous pouvez en plus dfinir un mot de passe de permissions, qui contrle

laccs aux paramtres de protection. Dans notre exemple, nous choisirons
Non pour indiquer quaucune modification nest autorise tant que le mot de
passe de permissions na pas t saisi.

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Nous allons dfinir un mot de passe de permissions, de sorte que le

document et les permissions qui lui sont appliques ne puissent tre
modifis que par les personnes qui disposent de ce mot de passe.

Pour protger le document laide dun mot de passe de permissions, cliquez

sur OK.
Une fentre apparat pour que vous puissiez confirmer le mot de passe
prcdemment dfini. Entrez le mot que vous avez choisi, puis cliquez sur OK.

Une fentre vous invite enregistrer le document pour appliquer vos

paramtres de scurit. Cliquez sur OK.

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Enregistrez le document sous un nom indiquant quil sagit dune version

protge, par exemple Contrat_protg.pdf .

Ouvrez le document que vous venez denregistrer en cliquant deux fois

dessus. Ce document tant protg, il ne pourra tre modifi quaprs saisie
dun mot de passe.

Ainsi, si vous tentez de lditer (par exemple, en le convertissant en document

Word), une fentre vous invitant saisir son mot de passe apparatra.

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Entrez le mot de passe, puis cliquez sur OK pour pouvoir travailler sur le
document.

Le document souvrira dans Word. Vous pouvez le consulter et le modifier

selon vos besoins.

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Nuance Power PDF

Biffure
Power PDF propose diffrentes mthodes permettant de masquer de faon
totale et irrversible certaines informations de vos documents. Vous pouvez
marquer manuellement des sections biffer, ou utiliser loutil de recherche
pour trouver et biffer automatiquement certaines expressions.
Attention : la fonction de biffure de texte (par slection manuelle ou par
recherche) ne fonctionne que sur des PDF standard ou autorisant les
recherches. Si votre PDF est constitu uniquement dimages, utilisez loutil de
biffure manuelle de zones.
Pour marquer des parties dun document et les biffer dfinitivement, affichez le
ruban Scurit, puis cliquez sur Proprits de biffure dans le groupe Biffure.

La bote de dialogue Proprits de biffure apparat.

Vous pouvez y dfinir les couleurs utilises pour biffer le texte. Dans cet
exemple, nous avons utilis la couleur standard : le noir. Cliquez sur OK.

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Nuance Power PDF

Slectionnez prsent loutil Marquer pour biffure. Cet outil vous permet de
slectionner le contenu que vous souhaitez masquer dfinitivement.

Il peut sagir de texte slectionn laide de la souris, ou de nimporte quel

autre lment sur une page. Dans notre exemple, nous avons indiqu quune
image devait tre biffe. Pour ce faire, il suffit de placer le curseur sur cette
image. Lorsque le symbole + apparat la place du curseur, tracez un
rectangle couvrant la zone biffer.

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Nuance Power PDF

Positionnez le pointeur sur la zone marque pour biffure afin de visualiser

lapparence de votre biffure une fois applique.

Cliquez avec le bouton droit sur une zone marque pour biffure, puis
slectionnez Appliquer dans le menu contextuel pour appliquer dfinitivement
la biffure. Pour biffer dfinitivement tous les contenus marqus pour biffure,
slectionnez Appliquer tout.

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Une bote de dialogue vous invite confirmer votre intention. Cliquez sur Oui.

Il est impossible dannuler une opration de biffure, et de rcuprer des zones

biffes. Pour viter toute erreur, effectuez une copie du PDF dorigine avant
dappliquer des biffures, ou enregistrez le PDF biff dans un nouveau fichier,
sous un autre nom et/ou emplacement.

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Power PDF vous permet de marquer manuellement des informations biffer,

mais vous pouvez utiliser loutil de recherche pour biffer automatiquement
des mots ou des expressions spcifiques.
Ouvrez le document contenant les parties que vous souhaitez biffer. Dans
notre exemple, nous allons noircir tous les numros de scurit sociale qui
apparaissent dans un contrat.

Pour retrouver automatiquement les informations biffer, ouvrez le ruban

Scurit, et slectionnez Rechercher et biffer dans le groupe Biffure.

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Power PDF vous rappelle que certains documents contiennent du texte qui ne
peut pas faire lobjet de recherches, et qui ne peut donc pas tre biff. Avant
de diffuser votre document, examinez-le attentivement pour vous assurer que
tout le contenu confidentiel a correctement t biff. Cliquez sur OK.

Une bote de dialogue vous invite indiquer le document, le porte-documents

ou mme le dossier sur lequel doit porter votre recherche.

22

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Slectionnez Numros de scurit sociale, tats-Unis dAmrique.

Cliquez sur Rechercher et biffer. La liste de tous les numros de scurit

sociale trouvs dans le document est affiche.

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Cliquez sur Slectionner tout. Toutes les occurrences trouves sont

slectionnes.

Cliquez sur Marquer les occurrences slectionnes pour biffure.

Les occurrences sont marques comme devant tre biffes.

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Nuance Power PDF

Un message vous informe que les biffures ne peuvent pas tre annules une
fois appliques.

Une fois les biffures appliques, Power PDF vous demandera si vous
souhaitez supprimer dautres lments du document.
Cette procdure permettra de supprimer dautres lments qui peuvent
toujours tre lis en arrire-plan aux numros de scurit sociale, et qui doivent
galement tre protgs. Cliquez sur OK. Toutes les informations associes
aux numros de scurit sociale ont prsent t supprimes du document.

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Comparaison de documents
Pour comparer deux documents, ouvrez votre document original dans
Power PDF, puis cliquez sur le bouton Comparer du ruban Accueil.

La bote de dialogue Comparaison de documents apparat.

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Nuance Power PDF

Slectionnez le document modifi que vous souhaitez comparer votre

original. Pour ce faire, cliquez sur le bouton Parcourir sous Document modifi.
La bote de dialogue Ouvrir apparat.

Recherchez la nouvelle version du document comparer, puis cliquez sur

Ouvrir. Les deux documents sont affichs cte cte : la version originale
gauche, celle modifie droite.

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Les documents peuvent tre compars de manire diffrencie (lun ct de

lautre), soit de manire fusionne (au sein dun mme document composite).
Dans la liste Type de rapport, conservez loption Diffrenci slectionne,
puis cliquez sur OK. La premire page du document de comparaison
prsente un rsum des diffrences releves.

Faites dfiler le document de comparaison. Les pages suivantes rpertorient

en dtail les diffrences entre les deux versions du document. Les sections
modifies sont mises en surbrillance.

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Si vous prfrez afficher un document de comparaison fusionn (avec

marques de rvision), slectionnez Fusionn dans la liste Type de rapport.

Cliquez sur OK. Les modifications sont prsent affiches au sein dun
document unique, et non cte cte.

propos de Nuance Communications, Inc.

Nuance Communications rinvente la relation entre lhomme et la technologie. Avec son portefeuille unique de
solutions vocales, Nuance permet des interactions plus naturelles et intuitives entre les utilisateurs et de nombreux
systmes, priphriques, appareils lectroniques, applications et services. Chaque jour, des millions dutilisateurs et
des milliers dentreprises vivent lexprience Nuance par le biais de systmes intelligents capables dcouter, de
comprendre, dapprendre et de sadapter leur style de vie et leurs mthodes de travail. Pour plus dinformations,
rendez-vous sur nuance.fr.

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