TAKLIMAT

PENGURUSAN SISTEM FAIL

UNIT SPBT
JABATAN PELAJARAN NEGERI
JOHOR

MS ISO 9001:2008

PENGENALAN

Sistem fail adalah amat penting di

dalam sesebuah organisasi bagi
memastikan kelicinan perjalanan
perkhidmatan organisasi tersebut.

Sistem fail yang berkesan terhasil

dari perancangan dan pengurusan
yang teliti dan sistematik.

DEFINISI PEMFAILAN
suatu proses menyusun, mengatur,
mengasingkan, mengagihkan serta
menyimpan surat dan dokumen di
tempat yang selamat.
memberi kemudahan semasa
membuat rujukan.
perlu di kemaskinikan dari semasa
ke semasa mengikut kaedahkaedah yang tertentu.

KEPENTINGAN
PENGURUSAN FAIL

Surat / dokumen yang diterima dan

diwujudkan hendaklah dimasukkan
dalam satu fail yang didaftarkan
menggunakan fail yang ditetapkan.
Maklumat yang disimpan dapat
dikawal dan diuruskan dengan
cepat/tepat apabila diperlukan.
Diurus mengikut piawaian / prosedur
pengurusan rekod yang ditetapkan
oleh Jabatan Arkib Negara.

KEPERLUAN FAIL

Bahan rujukan
Kemudahan rekod kepada tindakan
yang diambil
Keputusan yang diperolehi
Sumber penyiasatan
Bahan bukti
Bahan penyelidikan
Mengekalkan ingatan

KLASIFIKASI

Penyusunan fail-fail di dalam

kumpulan-kumpulan yang mempunyai
perkara yang sama dan fail-fail ini
dikenali dengan identiti yang
tersendiri.

Identiti ini termasuklah kod nombor,

kod warna, kod abjad, kod perkara dan
lain-lain lagi.

PENGKELASAN FAIL

Fail-fail ini boleh dikategorikan kepada 3 iaitu :

a) Urusan Am ( house keeping files ).
Contoh : surat / dokumen yang berkaitan dengan hal
pentadbiran, bangunan dan harta, kelengkapan dan
bekalan, kewangan dan personel.
b) Urusan Fungsian ( functional files ).
Contoh : surat / dokumen yang berkaitan dengan
fungsi dan aktiviti asas jabatan.
c) Fail Terperingkat
Fail yang perlu diberi peringkat pengkelasan mengikut
peringkat keselamatan selaras dengan Arahan
Keselamatan.

WARNA KULIT FAIL

Terhad
Sulit
Rahsia

Rahsia Besar

Putih(catatan
TERHAD)
Hijau (catatan SULIT)
Merah Jambu
Berpalang Merah
(catatan RAHSIA)
Kuning Berpalang
Merah (catatan
RAHSIA BESAR)

JENIS-JENIS FAIL

Terhad Hanya Boleh dilihat dan

dibawa dalam kawasan jabatan sahaja.
Sulit Hanya boleh lihat oleh pegawai
yang berkenaan sahaja.
Rahsia - Jika didedahkan akan
menjejaskan maruah jabatan atau
negara
Rahsia Besar - Jika didedahkan kepada
pihak luar akan mengancam
keselamatan dan kesetabilan negara.

TARAF KESELAMATAN
RB
- Rahsia Besar
R
- Rahsia
S
- Sulit
TIADA
- Terhad / Terbuka

NO. RUJUKAN FAIL

Rujukan Pertama
- Kod
Ringkas
Organisasi
Rujukan Kedua
- Kod Subjek
Rujukan Ketiga
- Kod
Pecahan
Subjek
Rujukan Keempat - Kod Subjek
Kecil

KOD RINGKAS ORGANISASI

KOD SEKOLAH ( JEA/JBA )

JPN

- Jabatan Pelajaran Negeri

PPD

- Pejabat Pelajaran Daerah

JBA0001 - Sekolah ( Kod Sekolah )

CONTOH PENULISAN
KOD FAIL ( Kulit Fail )

JBA3025/02/10/001
Kod Sekolah
Kod HEM
Kod SPBT
Kod Perkara

JBA3025/02/10/001

Enrolmen Murid/Murid Layak dan Tidak

Layak
12.04.2009

PROSEDUR
PENDAFTARAN FAIL

Pendaftaran
(Rujuk Daftar Fail Induk Sekolah)

Pergerakan

Penyimpanan

Penutupan

PROSEDUR PENGURUSAN
FAIL
PEMBUKAAN FAIL
a) Dokumen diterima / diwujudkan dan
fail belum ada, maka fail baru dibuka.
b) Tajuk, no. rujukan dan tarikh perlu
dicatat di atas kulit fail. Fail ini
hendaklah didaftarkan dalam daftar
fail jabatan.
c) Setiap fail ada kertas minit dan
kandungan surat / dokumen disusun
mengikut tarikh transaksi.

d) Setiap kandungan diberi nombor

dan direkod di atas kertas minit.
e) Dakwat merah bagi dokumen /
surat yang diterima dan dakwat
biru / hitam bagi surat keluar.
f) Kertas minit sebelah kiri dan
surat-surat sebelah kanan.
g) Kertas minit ditebuk.

1.
2.
3.
4.
5.

KANDUNGAN YANG PERLU

ADA DI KERTAS MINIT:
Bilangan
No. Rujukan / Perkara
Tarikh Terima / Tarikh Keluar
Penerima/Pengirim
Tarikh Kandung / Tarikh
Hantar

CONTOH PENULISAN
KERTAS MINIT
BIL

NO. RUJUKAN DAN PERKARA

TARIKH
MASUK /
KELUAR

PENGIRIM /
PENERIMA

TARIKH
KANDUNG/
TARIKH
HANTAR

6 Jan 2009

JPN Johor

6 Jan 2009

JBA3025/02/10/001(1)
Maklumkan enrolmen murid Tahun
2010

JPNJ/HEM(BT)/1471/(51)/Jld.03/(27)
Taklimat Pengisian BTBT190
Kegunaan 2010

15 Feb 2009

JPN Johor

22 Feb 2009

BBT: KP.BT.8945/Jld.21/(15)
Lawatan Pemantauan Pelaksanaan
eMATEKS

31 Mac 2009

BBT

1 April 2009

JBA3025/02/10/001(4)
Status Kelayakan Murid

5 April 2009

PPD

5 April 2009

j) Surat rasmi yang didaftar tidak

boleh dikeluarkan daripada
kandungan fail kecuali lampiran
yang ketebalannya melebihi 4
sentimeter. Contohnya : laporan atau
terbitan.
k) Atau memerlukan pemeliharaan
yang berbeza. Contohnya : lukisan,
peta, pelan.

l) Lampiran yang dikeluarkan

mestilah dicatatkan kod fail dan
no lampiran yang berkenaan.
m)
Slip pengganti hendaklah
dikandungkan ke dalam fail yang
tercatat maklumat tempat
simpan dokumen tersebut.

CONTOH PENULISAN
NOMBOR BIL. SURAT

JBA3025/02/10/001( 1 )
Kod Sekolah
Kod HEM
Kod SPBT
Kod Perkara
Kod Siri Kes
(Bil. Surat)

FAIL- FAIL
SPBT
9 Jenis Fail
Utama

Fail Pertama
JBA3025/02/10/001
Nama Fail :
Enrolmen Murid/Murid Layak dan
Tidak Layak
Kandungan Fail :
Senarai enrolmen murid mengikut
Tahun / Tingkatan termasuk murid
layak dan tidak layak

Fail Kedua
JBA3025/02/10/002
Nama Fail :
BTBT190, BTBT170 dan BTBT460

Kandungan Fail
1. Borang BTBT190, BTBT170
2. Penyata BTBT460
3. Dokumen berkaitan
permohonan /
pemesanan tambahan

Fail Ketiga
JBA3025/02/10/0
03

Nama Fail :
Sijil Akuan Penerimaan / Invois
dan Nota serahan
Kandungan Fail :
1. Salinan Sijil Akuan Penerimaan
(SAP)
2. Salinan Invios
3. Salinan Nota Serahan

Fail Keempat
JBA3025/02/10/004
Nama Fail :
Pekeliling SPBT
Kandungan Fail :
1. Surat Pekeliling Ikhtisas berkaitan
SPBT
2. Surat Pekeliling berkaitan SPBT

Fail Kelima
Kelim
JBA3025/02/10/00
5
Nama Fail :
Surat Menyurat dengan BBT / JPN /
PPD / JAIN berkaitan dengan SPBT
Kandungan Fail :
1.Surat-surat edaran daripada
BBT/JPN/PPD/JAIN
2.Salinan surat makluman/tindakan/
jawapan daripada sekolah ke
BBT/JPN/PPD/JAIN

Fail Keenam
JBA3025/02/10/006
Nama Fail :
Rekod Pinjaman Buku Teks
Kandungan Fail :
Borang SPBT G

Fail Ketujuh
JBA3025/02/10/007
Nama Fail :
Pelupusan Buku Teks SPBT
Kandungan Fail :
1.Surat menyurat berkaitan
pelupusan
2. Salinan Borang Kew.PA-17
3. Salinan Borang Kew.PA-18
4. Salinan Borang Kew.PA-19

Fail Kelapan
JBA3025/02/10/0
08
Nama Fail :
Rekod Buku Hilang/Rosal dan
Gantian
Kandungan Fail :
Dokumen, penyata dan laporan
kehilangan, musnah dan gantian
buku teks SPBT

Fail Kesembilan
JBA3025/02/10/009
Nama Fail :
Penyeliaan/Pemantauan dan Aduan
Kandungan Fail :
Dokumen atau surat Laporan,
teguran hasil penyeliaan dan
pemantauan
BBT/JPN/PPD/JAIN/Nazir/Audit serta
aduan ibu bapa

Fail-fail Tambahan
JBA3025/02/10/010
Nama Fail :
Mesyuarat SPBT
Kandungan Fail :
1.Surat panggilan mesyuarat
2.Daftar kehadiran mesyuarat
3.Minit mesyuarat

Fail-fail Tambahan
JBA3025/02/10/011
Nama Fail :
Kelab SPBT
Kandungan Fail :
1.Surat panggilan mesyuarat
2.Daftar kehadiran mesyuarat
3.Minit mesyuarat
4.Senarai AJK Kelab
5.Senarai Nama Ahli Kelab
6.Takwim Kelab
7.Aktiviti Kelab

PERGERAKAN
FAIL

Pergerakan/pengedaran fail adalah seperti

berikut:

Semua pergerakan fail diedarkan oleh

Pembantu Tadbir Fail kepada pegawai
atau kakitangan yang menggunakannya.
Catatan perlulah dibuat di muka hadapan
kulit fail berkenaan.
Perkara-perkara yang perlu dicatat ialah:
-Nama jawatan
-Tarikh fail diedarkan

KEGAGALAN
MEMULANGKAN FAIL

Adalah perlu diawasi, bahawa pegawai

yang membawa fail menyerahkan
kepada pegawai yang sepatutnya dan
meminta menandatangani penerimaan
fail berkenaan.

Jika fail-fail yang dipinjamkan hilang,

maka kelalaian pegawai berkenaan
patutlah dikenakan tindakan tatatertib
kerana kecuaian.

Kad Rekod Pergerakan Fail

PENYIMPANAN
FAIL

JENIS, PENYIMPANAN DAN

PERGERAKAN FAIL

Fail terbuka / sulit - disimpan

dikabinet besi yang berkunci.

Fail Rahsia disimpan dikabinet besi

dan dipasang dengan palang besi
berkunci.

Fail Rahsia Besar disimpan dalam

bilik kebal dan seelok-eloknya
dipasang dengan kunci tatakira.

PENUTUPAN
FAIL

a) Fail yang mengandungi 100

kandungan / ketebalan 4 sentimeter
hendaklah ditutup dan dibuka fail
baru.
b) Atas kulit yang ditutup hendaklah
dipalang dengan dakwat merah dan
dicatat
DITUTUP JILID 2
DIBUKA dengan dakwat biru/hitam.
c) Di atas kulit baru fail dicatat tajuk
dan no. rujukan sama beserta Jilid
2 (Jld. 2)

JBA3025/02/10/001

Tarikh kandung surat

pertama

Enrolmen Murid/Murid Layak dan Tidak

Layak
12.04.2009

TU
U
T
DI

26.10.2009

P
Rujuk Jilid 2

Tarikh kandung surat

akhir

JBA3025/02/10/001Jld.2

Enrolmen Murid/Murid Layak dan Tidak

Layak
27.10.2009

FAIL SEMENTARA
-

Fail sementara boleh dibuka apabila :

i) surat / dokumen diterima memerlukan tindakan
segera sedangkan fail yang berkenaan tidak dapat
dikesan.
ii) lebih dari seorang pegawai perlu ambil tindakan
dengan menggunakan fail yang sama.
No. rujukan fail dan tajuk mesti sama dengan fail ini.
Isi kandungan serta kulit fail ini hendaklah dimasukan
kembali jika fail asal telah dijumpai sebagai kandungan
fail.
Jika fail asal tidak dijumpai sehingga satu tempoh
tertentu fail baru hendaklah dibuka.

BENGKEL
Pembukaan Fail Baru
Pengurusan Proses Daftar Fail
Pengurusan Kertas minit

ISU-ISU

Tiada buku peredaran / pergerakan fail;

Sistem tidak tekal;
Fail berpindah bersama guru;
Bawa balik ke rumah;
Tiada pemantauan dokumen secara
berterusan;
Dokumen tidak dimasukkan ikut tajuk.

RUMUSAN
Setiap organisasi memerlukan sistem penyimpanan
rekod yang baik.
Sekolah yang berkualiti adalah sekolah yang dapat
menampilkan imej pengurusan yang bermutu tinggi
melalui pendokumentasian maklumat dan rekod.
Sistem Fail adalah salah satu kriteria kualiti yg mesti
bersistem, mudah dirujuk, mudah diperolehi dan
selamat.

Kita mesti berubah

Biasakan yang betul

Betulkan yang biasa

SEKIAN
TERIMA KASIH