FORMULARIOS E INFORMES EN ACCESS 2010 Luis Paredes Computacin Avanzada INFORME
Un informe es un objeto de base de datos que se usa para
mostrar y resumir datos. Los informes proporcionan una manera de distribuir o archivar instantneas de los datos, ya sea mediante su impresin, su conversin a archivos PDF o XPS, o su exportacin a otros formatos de archivo. Qu pueden ofrecer los informes? Los informes pueden ofrecer detalles sobre registros individuales, resmenes de varios registros o ambos. Tambin se pueden usar los informes de Access para crear etiquetas para correo u otros fines.
Es posible crear informes no enlazados que no muestren
datos, pero para el objeto de este artculo, se dar por sentado que un informe est enlazado a un origen de datos como una tabla o consulta. Informes con base de datos web. Access 2010 proporciona una nueva caracterstica que permite crear una "base de datos web" mediante la publicacin de una base de datos de Access en un servidor de SharePoint que ejecuta Servicios de Access. Al crear una base de datos web, los informes de Access se representan en el explorador mediante SQL Server Reporting Services. Esta conversin presenta algunas limitaciones en las caractersticas que se pueden usar en los informes que desea representar en el explorador. Sin embargo, si no le preocupa la representacin del informe en el explorador, puede usar el conjunto completo de caractersticas proporcionado por el diseador de informes de Access. Elementos del Informe. En Access, el diseo de los informes se divide en secciones. En una base de datos cliente, se puede ver el informe en vista Diseo para mirar sus secciones. En vista Presentacin, las secciones no son tan obvias, pero siguen ah y se pueden seleccionar mediante el uso de la lista desplegable en el grupo Seleccin de la ficha Formato. Para crear informes tiles, debe comprender cmo funciona cada seccin. Por ejemplo, la seccin en la que eligi colocar un control calculado determina cmo calcula Access los resultados. En la lista siguiente se muestra un resumen de los tipos de seccin y sus usos:
Encabezado del informe: Esta seccin se imprime una
vez al principio del informe. El encabezado del informe se usa para ofrecer informacin que normalmente aparecera en una pgina de portada, como un logotipo o un ttulo y una fecha. Cuando se coloca un control calculado que usa la funcin de agregado de suma en el encabezado del informe, el resultado de la suma se calcula para todo el informe. El encabezado del informe se imprime antes del encabezado de pgina. Encabezado de pgina: Esta seccin se imprime al principio de cada pgina. Por ejemplo, para repetir el ttulo del informe en todas las pginas se utiliza el encabezado de pgina. Encabezado de grupo: Esta seccin se imprime al principio de cada nuevo grupo de registros. Use el encabezado de grupo para imprimir el nombre del grupo. Por ejemplo, en un informe que se agrupa por producto, use el encabezado de grupo para imprimir el nombre del producto. Cuando se coloca un control calculado que usa la funcin de agregado de suma en el encabezado de grupo, la suma se calcula para el grupo actual. Puede tener varias secciones de encabezado de grupo en un informe, en funcin de cuntos niveles de agrupacin haya agregado. Para obtener ms informacin sobre cmo crear encabezados o pies de pgina de grupo, vea la seccin Agregar agrupaciones, ordenaciones o totales. Detalle: Esta seccin se imprime una vez por cada fila del origen de registros. En ella se colocan los controles que constituyen el cuerpo principal del informe. Pie del grupo: Esta seccin se imprime al final de cada grupo de registros. Los pies de grupo se usan para imprimir informacin de resumen para un grupo. Puede tener varias Pie de pgina: Esta seccin se imprime al final de cada pgina. Los pies de pgina se utilizan para imprimir nmeros de pgina o informacin sobre cada pgina. Pie del informe: Esta seccin se imprime una vez al final del informe. Los pies del informe se utilizan para imprimir totales de los informes u otra informacin de resumen de todo el informe. Crear un nuevo informe. Paso 1: Elegir un origen de registros El origen de registros de un informe puede ser una tabla, una consulta con nombre o una consulta incrustada. El origen de registros debe contener todas las filas y columnas de datos que se vayan a mostrar en el informe.
Si los datos deseados se incluyen en una consulta o tabla
existente, seleccione la tabla o consulta en el panel de navegacin y contine con el Paso 2: Elegir una herramienta de informe. Si el origen de registros no existe an, siga uno de estos procedimientos: Contine con el Paso 2: Elegir una herramienta de informe y use la herramienta Informe en blanco, o bien Cree las tablas o consultas que contienen los datos que desea usar, seleccinelas en el panel de navegacin y contine con el Paso 2: Elegir una herramienta de informe. Para obtener ms informacin sobre cmo crear tablas o consultas, vea los artculos Introduccin a las tablas o Introduccin a las consultas. Paso 2: Elegir una herramienta de informe Las herramientas de informes se encuentra en la ficha Crear de la cinta de opciones, en el grupo Informes. En la siguiente tabla se describe brevemente la funcin de cada una de estas herramientas:
Informes compatibles con web
Los informes creados mediante estas herramientas son compatibles con la caracterstica Publicar en Servicios de Access y se representarn en un explorador. Tenga en cuenta que los objetos compatibles con web se indican por medio del globo en el icono del objeto. Paso 3: Crear el informe Haga clic en el botn de la herramienta que desea usar. Si aparece un asistente, siga los pasos en l y haga clic en Finalizar en la ltima pgina.
Access muestra el informe en vista Presentacin.
Aplique formato al informe hasta que obtenga el aspecto deseado: Para cambiar el tamao de los campos y etiquetas, seleccinelos y arrastre los bordes hasta que alcancen el tamao deseado. Para mover un campo, seleccinelo (as como su etiqueta, si est presente) y, a continuacin, arrstrelo a la nueva ubicacin. Haga clic con el botn secundario en un campo y use los comandos del men contextual para combinar o dividir celdas, eliminar o seleccionar campos, as como para realizar otras tareas de formato. Formularios de Access Los formularios sirven para definir pantallas generalmente para editar los registros de una tabla o consulta Formulario: consiste en crear automticamente un nuevo formulario que contiene todos los datos de la tabla, consulta o informe seleccionado en el Panel de Navegacin
Diseo del Formulario: abre un formulario en blanco en
la Vista de Diseo y tenemos que ir incorporando los distintos objetos que queremos que aparezcan en l Pasos para crear un Formulario 1. Para crear un formulario debes hacer clic enCrear, este botn esta en la barra de opciones. 2. Luego debes hacer clic enMas formulariosy luego enAsistente paraformularios. 3. En la pantalla aparecer una nueva ventana, en esta ventana podrs escoger los campos que deseas incluir en el formulario. Los campos pueden ser de mas de una consulta tabla. 4. Has clic enSiguiente. 5. Luego podrs elegir la distribucin el orden que desea aplicar al formulario. 6. Has clic enSiguiente 7. Luego podrs elegir el estilo que deseas aplicarle a tu formulario. 8. Has clic enSiguiente 9. Luego podrs cambiarle el titulo y despus hacer clic enFinalizar. 10. El formulario ya esta creado ahora lo puedes guardar y ponerle un nombre.