TAKLIMAT PERSEDIAAN

AUDIT AUTONOMI
8 November 2015

Profesor Dato Dr Hj Ibrahim Che Omar, FASc

Pengerusi
JK Induk Persediaan Audit Autonomi
Universiti Malaysia Kelantan
Audit Autonomi Universiti Malaysia Kelantan
Guide to assessing GOOD GOVERNANCE in
Malaysian Universities (2011)

Tarikh Pengauditan : 16 18 November 2015

Perlu melibatkan seluruh warga universiti untuk

menjelaskan hal ehwal pengurusan dan
pentadbiran universiti dalam 4 perkara: Tadbir
urus, Kewangan, Sumber Manusia dan Akademik

CUGG Code of University Good Governance

UGGI University Good Governance Index (0-4)
(dari lemah (0) hingga cemerlang (4))
Adakah anda mengenali universiti anda?
Sejarah UMK
Visi dan Misi Universiti
Objektif Universiti
Teras Pembangunan
Nilai Teras Pembangunan (Kreatif dan Inovatif, Progra
kesediaan untuk berubah, bersikap profesional) m
Bidang Tujahan (Entrepreneurship is our thrust) Induksi
Agenda Keusahawanan Universiti Staf
Pembangunan Sumber Manusia (akademik dan bukan
akademik, bilangan staf )
Progra
Pembangunan Akademik m
(Fakulti/pusat/program/prasiswazah dan pasca
Kenali
siswazah, Enrolmen pelajar)
UMK
Penyelidikan dan Inovasi
Hal Ehwal Pelajar
Pembangunan Fisikal Universiti (Kampus)
Struktur Organisasi Universiti Program
Transformas
i Minda
 Jawatan Kuasa Utama
Pengurusan Universiti
Lembaga Pengarah Universiti (LPU)
Jawatan Kuasa Pengurusan Universiti (JPU)
Senat Universiti
Pengawai Kanan Universiti
Pengurusan Kewangan dan Akaun dan (JPKA)
Majlis Pembangunan Sumber Manusia (MPSM)
Pemandu ICT
Sebut harga dan Perolehan B & A
 Takrif autonomi universiti
Ditakrifkan sebagai kuasa dan autoriti sesebuah
institusi untuk melaksanakan hal ehwal institusi tanpa
dipengaruhi atau arahan daripada kerajaan.

Autonomi memerlukan akauntabiliti untuk mengendali

dan mengurus sumber dalam 4 perkara/bidang:
i. Autonomi institusi
ii. Autonomi kewangan
iii. Autonomi sumber manusia
iv. Autonomi akademik
Autonomi institusi
Merujuk kepada kuasa UA untuk menformulasikan polisi/dasar, membangun peraturan
dan membuat keputusan dalam memastikan visi dan misi dapat dicapai melalui struktur
tadbir urus yang jelas dab berakauntabil.

Autonomi kewangan
Merujuk kepada kuasa UA untuk menformulasikan polisi/dasar, membangun peraturan
dan membuat keputusan dalam pengurusan kewangan dan penjanaan kekayaan yang
didokong oleh oleh akauntabil yang tinggi, berintegriti dan mengamalkan tadbir urus
kewangan yang baik

Autonomi sumber manusia

Merujuk kepada kuasa UA untuk menformulasikan polisi/dasar, membangun peraturan
dalam pembangunan organisasi, penggajian dan sistem pembangunan pekerja yang
bertujuan untuk menarik, membangun dan mengekalkan bakat terbaik.

Autonomi akademik
Merujuk kepada kuasa UA untuk menformulasikan polisi/dasar tentang hal ehwal
akademik termasuk penubuhan fakulti baru, pembangunan, pelaksanaan dan jaminan
kualiti akademik, penyelidikan dan inovasi serta pemindahan pengetahuan.
Autonomi Institusi
Lembaga Pengarah menjaga kepentingan pemegang taruh dan kemandirian universiti
pada satu jangka masa yang lama.

Dalam autonomi, keputusan yang dibuat pada peringkat agensi pusat diperturunkan
kuasa kepada Lembaga Pengarah.

Proses penurunan kuasa ini akan meningkatkan akauntabiliti Lembaga Pengarah

melalui amalan tadbir urus yang baik.

Kuasa Lembaga Pengarah terbit daripada UUCA 2009 dan Perlembagaan Universiti.

Kuasa meliputi formulasi polisi, memantau perancangan strategik universiti dan

pengurusan sumber manusia dan kewangan

Akauntabiliti
dikukuhkan melalui pemantauan yang kuat, pengurusan risiko dan
mekanisme kawalan dalaman bagi semua aktiviti berdasarkan KPI yang ditetapakan

Amalan baik melibatkan 2 aspek: (1) peranan dan tanggung jawab LPU (2) struktur
Lembaga

.
 Amalan tadbir Urus yang baik: Institusi (1)
1. Peranan dan tanggung jawab Lembaga Pengarah UMK :
Untuk
Membimbing dan bersama memiliki perancangan strategik
Penglibatan LPU dalam menentukan halatuju strategik
Menilai KPI & KIP dan sasaran Menetapkan KPI dan KIP,
menentukan KPI yang lebih mencabar,
Menilai pencapaian KPI Laporan pencapaian, bidang yang perlu
diberi perhatian, tempoh masa untu dicapai
Memantau pembangunan bakat Perancangan sumber manusia
meliputi strategi keseluruhan, polisi dalam penggajian, penguruan
pencapaian, imbuhan dan penamatan
Merancang pelan penggantian kepimpinan Universiti Meluluskan
polisi pelan penggantian danpengurusan bakat
Menilai pencapaiaan Pengurusan Tertinggi UMK Pencapaian NC
selaras dengan visi dan misi UMK, pencapaian pengurusan tertinggi,
pelantikan dikaitkan pencapaian
 Amalan tadbir Urus yang baik: Institusi (2)
1. Peranan dan tanggung jawab Lembaga Pengarah UMK : Untuk
Membuat keputusan berdasarkan pertimbangan analisis risiko Polisi
pengurusan risiko, mengambil kira analisis risiko dalam membuat keputusan,
peracnagan mitigasi untuk semua risiko
Meluluskan polisi dan perancangan kewangan universiti Perancangan
dan polisi kewangan, mekanisme kawalan untuk menjamin akauntabiliti dan
ketelusan, proses kelulusan yang segera
Memastikan sistem penyampaian yang berkesan
Menjamin keberkesan sistem
Mengekalkan suasana kerjasama antara pengurusan universiti dengan
Senat Aktiviti akademik dan penyelidikan selaras dengan visi dan misi
universiti, implikasi kewangan, kerjasama antara NC dan LPU, kuasa dan
peranan NC dan lembaga
Melaksanakan mesyuarat dengan berkesan Jadual mesyuarat, mesyuarat
khas, perbincangan sebelum mesyuarat antara pengerusi dan NC, membuat
keputusan, penglibatan ahli secara produktif dan berkesan, komunikasi dalam
keputusan
Berpegang teguh kepada etika dan integriti tidak berkepentingan,
keberkesanan LPU,
Amalan tadbir Urus yang baik: Institusi
2. Struktur Lembaga
Mempunyai komposisi yang seimbang dengan
pengetahuan, kemahiran dan pengalaman yang
bersesuaian
Mempunyai polisi, kriteria dan peraturan dalam
mencadangkan, melatih dan memperbaharui ahli
Lembaga Pengarah (perlu ambil kira keperluan semasa
dan masa depan UMK)

Mewujudkan jawatan kuasa khusus

Jawatan kuasa dengan terma rujukan (TOR) yang jelas
dengan keahlian yang mempunyai keuapayaan dan
kepakaran untuk membuat keputusan
 Komposisi Ahli Lembaga Pengarah UMK dan
Jawatan Kuasa di bawah LPU
Pengerusi : Ybhg Tan Sri Dato Sri Hamad
Kama Piah Che Othman (PNB)
Ahli/Pengerusi JK Tetap LPU
I. Ybhg Profesor Dato Mortaza Mohamed Naib Canselor
II. Ybhg Dato Ahmad Pardas Senin (Wakil Syarikat Swasta/bukan Kerajaan) JK
Tetap Kewangan dan JK Pengurusan Risiko
III. Ybhg Dato Mohd Faudzi Hj Che Mamat (SUK Negeri Kelantan, Wakil
Masyarakat) JK Pembangunan Universiti
IV. Ybhg Tan Seri Dr Mohd Irwan Serigar bin Abdullah (Wakil Kementerian
Kewangan)
V. Ybhg Dato Hanapi Mamat (Wakil Masyarakat/Pemegang Taruh) - Ahli
Lembaga UMKBV
VI. Ybhg Dato Hafsah Hashim (SME Corp, Wakil Swasta) JK Mencipta
Perbezaan UMK
VII. Ybhg Dato Mohamed Hussain (KPM) JK Audit dan JK Rayuan Tata Tertib
VIII.Setiausaha : Pendaftar
Wakil Senat
IX. Ex-officio : semua TNC
Wakil Alumni
(Belum lantik belum mempunyai
calon yang sesuai
Autonomi Kewangan
Mempunyai pengawalan yang mencukupi dalam pengurusan kewangan dan
penjanaan kekayaan dengan memenuhi keperluan masyarakat, melaksanakan
perancangan strategik dan bertahan untuk jangka masa yang lama

Penurunankuasa dengan meningkatkan akauntabiliti sistem tadbir urus

kewangan menggunakan polisi, peraturan serta kaedah pengurusan kewangan
dalaman.

Ini akan menjamin kelestarian kewangan, ketelusan, kecekapan dan integriti.

Mengukuhkan keupayaan keberhasilan dan penjanaan pendapatan bagi

menjamin kebebasan kewangan.

3 aspek tadbir urus dalam kewangan

i.Penjanaan pendapatan dan kekayaan
ii.Polisi dan kaedah dalam pengurusan kewangan
iii.Perancangan pengawalan, pelaporan dan pemantauan kewangan,
.
 Amalan tadbir Urus yang baik:
Kewangan
1. Polisi, peraturan dan kaedah dalam pengurusan kewangan
dan kelestarian
Sistem perolehan dan pembayaran yang luas diguna pakai di
seluruh UMK, penggunaan teknologi
Nilai untuk wang inisiatif penjimatan, kontrak projek modal,
Pelaporan kewangan polisi rahsia, telus, amalan
penggunaan peraturan
Pengurusan perbendaharaan dan pengurusan kecairan
kewangan polisi, strategi, pelaksanaan dan pemantauan
Mendokumentasikan dan merekod serta pemerolehan kepada
maklumat maklumat perakaunan & kewangan, mekanisme
keselamatan, kerahsiaan dan privasi rekod kewangan
Pewujudan dan pemantauan perniagaan yang diceburi polisi
penubuhan perniagaan, pemantauan dan penilaian aktiviti
pengkomersialan
2. Perancangan, Pengawalan, pelaporan dan pemantauan
kewangan
Perancangan kewangan menyokong perancangan strategik, kelulusan
Pengawalan dan pemantauan kewangan Sistem dengan
kebolehpercayaan, berkesan dan cekap, perbelanjaan dan pendapatan yang
dipersetujui, jaminan perniagaan bermutu, menjaga kepentingan aset
universiti, pelaksanaan pengurusan risiko
(Dokumen : Perancangan strategik Kewangan, Arahan Perbendaharaan)

3. Penjanaan kewangan dan kekayaan

Struktur yuran penetapan dan pemakluman serta implikasi
Pembiayaan luar (geran penyelidikan dan penyelidikan kontrak) -
geran kerajaan, kelestarian pembiayaan, perancangan memperoleh geran luar
Kepelbagaian sumber pendapatan (pengkomersialan, perundingan,
pelaburan dan tabung endowment) sumber pendapatan, strategi,
kelestarian untuk jangka masa yang panjang
(Pendekatan penjanaan pendapatan: Ko-operasi dan UMKBV)
Autonomi Sumber Manusia
Keupayaan universiti untuk mengawal pengurusan sumber manusia
(PSM)bagi memenuhi objektif strategik bagi memperkukuhkan daya saing
dan kelestarian.

Penurunan kuasa dengan meningkatkan akauntabiliti sistem PSM dalam

pengambilan, pelantikan, pembangunan, kenaikan pangkat, pengekalan
staf dan penamatan perkhidmatan.

Akauntabiliti
dipertingkatkan dengan menggunakan polisi, peraturan dan
kaedah yang menjamin ketelusan,kecekapan, keadilan dan integriti bagi
memperoleh kepercayaan dan motivasi staf.

3 aspek amalan baik dalam PSM adalah seperti berikut:

i.Perancangan sumber manusia,
ii.Menarik dan mengekalkan bakat
iii.Pembangunan kepimpinan
Amalan tadbir Urus yang baik: Sumber manusia

1. Perancangan Sumber Manusia

Pelarasan aktiviti Sumber Manusia dengan matlamat strategik
UMK - cara perancangan sumber manusia dibangunkan

Polisi dalam PSM dimaklumkan kepada semua staf

2. Menarik dan mengekalkan bakat

Kaedah dan peraturan dalam pengambilan , dan pemilihan staf
dan kenaikan pangkat kriteria, keadilan, telus dan mudah

Pengurusan pencapaian - deskripsi kerja, sistem penilaian (LNPT)

yang komprehensif , budaya pencapaian tinggi

Pembangunan bakat - sistem maklumat staf, latihan dan

pengalaman, perkongsian bakat, insentif dan imbuhan, penilaian
kekuatan staf, ahli persatuan profesional
3. Program Kepimpinan
Pembangunan kepimpinan
(Untuk menyediakan barisan
kepimpinan yang kompeten dan
berkesan)
(Dokumen Pengurusan Bakat)

Pelan penggantian
(Inisiatif pelan penggantian sebagai
pelapis dalam kepimpinan)
(Dokumen Pelan Penggantian Perjawatan)
Autonomi Akademik
Keupayaan Senat universiti untuk melaksanakan peranan serta kuasa di
bawah UCCA 2009 seperti penubuhan entiti akademik, piawaian, pendekatan
dalam pembelajaran dan pengajaran dan program penyelidikan peranan dan
tanggung jawab senat

Kuasa bertujuan menegakkan kesarjanaan, kebebasan akademik, etika,

profesional, cemerlang dan berinovasi.

Akauntabilitidipertingkatkan dengan tadbir urus akademik yang baik melalui

polisi yang meningkat keupayaan untuk bersaing, kelestarian dan
membudaya pertukaran ilmu pengetahuan.

Tadbirurus akademik yang baik akan memenuhi kehendak masyarakat

yang berkaitan dengan kerelevanan, ekuiti, diversiti dan jaminan kualiti.

2 aspek amalan baik dalam tadbir urus akademik (1) struktur senat dan
komposisi (2)peranan dan tanggung jawab senat
Amalan tadbir Urus yang baik: akademik
1. Struktur Senat dan komposisi
Mempunyai pengetahuan yang mencukupi, kemahiran dan
pengalaman
Mewujudkan jawatan kuasa Khusus Senat

Struktur dan komposisi Jawatan Kuasa Tetap Senat

Senat UMK UMK

Pengerusi : Naib Canselor JK Pra-siswazah

Keahlian :
Semua TNC
Semua Dekan/PTJ akademik
20 orang profesor dipilih
5 ahli yang dilantik oleh NC
Setiusaha: Pendaftar
Ex-officio: Ketua Pustakawan
dan Bendahari
JK Peperiksaan & Pencalonan
Hadiah Akademik
JK Penyelidikan, Inovasi &
Pengkomersialan
JK Pengajian Siswazah Universiti
JK Perpustakaan & Pengurusan
Ilmu
 Menjalankan mesyuarat dengan berkesan
(Takwin tetap untk mesyuarat senat, agenda
ditetapkan oleh NC selaku Pengerusi,
kerjasama dalam membuat keputusan,
keputusan disampaikan kepada pengurusan
dan Lembaga dengan baik)

Berpegang kepada etika dan integriti

(UMK mempunyai polisi dan kaedah menangani
isu berkaitan konflik pendapat, ketidakadilan,
salah guna, salah maksud/tujuan, pengaruh
dalaman, penyalah gunaan kuasa)
2. Peranan dan tanggung jawab Senat
Memberi panduan dalam halatuju perancangan strategik
akademik UMK
(Penubuhan entiti akademik, program akademik selaras dengan
perancangan strategik Universiti)
Membangun polisi, peraturan dan kaedah
(Rangka kerja yang sah dan menerima amalan baik)
Mengekalkan kualiti dan integriti akademik
(Penilaian pelajar, pemanatauan program akademik, pengiktirafan
pada peringkat kebangsaan dan anatarabangsa, salah laku
akademik, kebesan akademik dan kecemerlangan profesional)
Menarik pelajar terbaik
(Kepelbagaian dan kesama rataan akademik)
Memupuk budaya penyelidikan dan inovasi
(Meningkat aktiviti penyelidikan dan inovasi dalam dalan luar UMK,
perancangan strategik, penyelidikan dan inovasi)
Sistem skor
Skor
Komponen Sebenar Jumlah %

Tadbir Urus N1 56 N1/56 x 100

institusi
Kewangan N2 44 N2/44 x 100

Pengurusan N3 36 N3/36 x 100

Sumber Manusia
Tadbir urus N4 36 N4/36 x 100
akademik
Skor keseluruhan N5 172 N5/172 x 100
(N(1+2+3+
4)
Bersedia menjadi Universiti autonomi :

i.Sekurang-kurangnya 80% bagi setiap komponen

ii.Sekurang-kurangnya 80% skor keseluruhan
iii.Sekira skor keseluruhan > 80% tapi terdapat komponen <80%,
autonomi separa akan diberikan
 Peringatan
Sentiasaberfikiran positif tentang perkembangan
yang berlaku di UMK dan bangga dengan UMK

Berusaha untuk mendapat maklumat sekira tidak

mengetahui dalam aspek yang berkaitan dengan
tadbir urus universiti, hal ehwal kewangan,
pengurusan sumber manusia dan akademik.

Berkeyakinantinggi dalam memberi penjelasan

kepada auditor

Insyaallah
UMK akan diberi autonomi dengan
sokongan semua